第一篇：駐外辦事處經費規定

國內駐外辦事處（點）經費管理規定 總則

1.1為適應公司進一步拓展國內產品市場、服務市場而設立駐外辦事處（點）的需要，結合公司實際情況制定本規定。

1.2 本規定主要規范公司國內駐外辦事處（點）的各項經費管理。1.3 本規定所指經費主要包括駐外辦事處（點）的籌辦費、日常費用、人員補助等。其他不屬于經費范圍的如床上用品、廚房用品及日常個人用品等由個人承擔，業務接待費、禮品費等由申請設立駐外辦事處（點）的單位承擔。

1.4 本規定“以內”、“以下”含本數，“以外”、“以上”不含本數。

1.5本規定適用于公司和本公司。2經費使用原則

經費使用應以精簡、節約、滿足辦事處（點）工作基本需要為原則。3經費管理

3.1籌辦費開支范圍及標準

籌辦費開支范圍包括辦公所需必要的電腦、傳真機（帶復印功能）、打印機等，籌辦費控制在5000元以內，納入辦事處經費預算。3.2日常費用開支范圍及標準 3.2.1日常費用開支范圍包括房屋租賃費（含房屋租金，物業管理費、網費、收視費等每月固定費用，房屋、家具、電器等的維修費，其他費用）、水電氣暖費、固定電話費、辦公用品費等。

3.2.2房屋租賃費標準見附錄A，在租房費用金額標準以內可適當放寬租房面積標準。要求租用的房屋應根據需要開通電視、電話、網絡、水電氣暖等，家具電器應齊全。公司不購置除籌辦費開支范圍以外的任何物品。租賃費原則上要求憑發票、協議在預算內據實報銷，若確實不能提供發票，應提供租賃方收款收據、身份證復印件等資料。3.2.3水電氣暖費、固定電話費要節約使用，憑發票在預算內據實報銷；各種預存費收據及白條不能作為水電氣暖費、固定電話費報銷依據。若確實要用預存費收據或白條報銷，只能在單位基金列支。3.2.4辦公用品費含辦公設備耗材、辦公紙品、辦公文具等，經公司辦公室同意后可以在公司當年鎖定的限價范圍以內自行采購，在綜合庫房辦理一進一出手續，到資產財務部報銷后列支領用單位辦公費。3.3人員補助

駐外辦事處（點）人員在辦事處所在地不視為公出，可按附表A標準根據考勤及往來交通費報銷情況計發異地工作包干補助，屬于銷售、服務編制人員的異地工作包干補助按附錄A標準上浮50%計發；回公司述職等不予補助；到其他地公出按《國內公出人員差旅費管理辦法》規定的公出所在地標準計發補助。4經費預算審批 4.1公司布點設立駐外辦事處（點）時應統籌兼顧考慮產品及服務的營銷安排、管理需要，按程序同意設立駐外辦事處（點）后，設立單位應及時將同意設立駐外辦事處（點）的批復及辦事處的設立方案、人員編制、工作職責等復送資產財務部預算管理辦公室，同時將駐外辦事處（點）經費預算報預算管理辦公室審查，其中的日常費用開支預算要求按月度計算、按年度申報。

4.2申報單位對駐外辦事處（點）的經費預算應盡可能詳細，按要求填寫《駐外辦事處（點）經費預算審批表》（見附錄B），經審批程序批準后方可實施。

4.3申報單位必須持有按程序批準的《駐外辦事處（點）經費預算審批表》，在預算金額以內方可請款。5附則

5.1 本規定由**起草并解釋。

5.2本規定發布前已經設立的駐外辦事處（點），租房標準按原協議約定執行，協議約定到期后按本規定標準執行，其他經費標準（含補助）按本規定執行（含利用公司或集團公司房屋設立的辦事處（點））。5.3本規定經公司辦公會批準后發布，自發布之日起施行。公司其他規定與本規定相沖突的按本規定執行。

第二篇：駐外辦事處檔案管理規定

駐外辦事處檔案管理規定（暫行）

一、目的

為加強駐外銷售部檔案管理，做好收集、建檔、保管、借閱、統計等工作，特制定本規定。

二、適用范圍

適用于所有駐外銷售部。

三、檔案管理

駐外銷售部經理是檔案管理的第一責任人。

四、檔案范圍

1、公司總部下達的各種文件（含制度、規定、通知、通報等）

2、駐外銷售部向總部提報的各種文件

3、駐外銷售部財務文件及帳簿

4、駐外銷售部銷售資料（含銷售單據）

5、影像資料（商超促銷照片、產品照片等屬于辦事處保存的影像資料）

6、其他屬于駐外銷售部保存的檔案資料

五、檔案立卷歸檔管理

1、凡是具有查找、利用、保存價值的上述文件資料，駐外銷售部的相關負責人必須收集齊全立卷歸檔。

2、歸檔的資料、文件，不得隨意更改。

3、對各類文件由相關負責人按時間順序進行分類歸檔。如下：

3.1.1產品檔案類別：產品價格類、新產品上市方案類、老產品調整類、標簽類（新標簽印刷及舊標更換），以上要求分類別、分存檔。

3.2.1促銷檔案類別：促銷申請類、促銷評估類、月度促銷規劃類，以上要求分類別、分月、分銷售部進行歸檔，每月對以上文件進行裝訂、存檔；

六、檔案收發傳閱

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查找利用價值的各類文件，都要齊全完整地收集，建立文件收發傳閱制度，具體包括以下各項：

1、駐外銷售部草擬的文件由駐外銷售部經理提報，分管大區審核，營銷副總簽批后，對簽批文件進行執行、存檔，存檔的同時將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚。

2、公司總部簽發的文件，由駐外銷售部相關責任人進行接收、傳閱并歸檔。

3、保密文件，提報人應注明“保密”字樣，確定報送范圍，并由專人復印、報送。保密文件的傳閱必須辦理登記、簽收手續。

七、檔案利用借閱

1、借閱駐外銷售部檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

2、歸還檔案時，由管理人當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

八、檔案保存期限

辦事處檔案保存期限為三年。特殊情況需要延長保存期的，由總部相關部門臨時通知，確定具體保存期限。

九、檔案銷毀

到期檔案需要銷毀的，必須由銷售部經理指定2人以上負責銷毀，銷售部經理必須同時在場監督銷毀工作，并做好銷毀登記記錄，以備總部檢查。

十、附則

本規定自2010年7月7日制訂，于2010年7月14日發布實施，不明之處由行政中心負責解釋。

第三篇：駐外辦事處合同管理規定

1． 目的加強銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，減少失誤，提高公司經濟效益，保障公司經營工作的健康發展。

2． 適用范圍

銷售分公司駐外辦事處

3． 執行

銷售分公司駐外辦事處人員

4． 職責

銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業務員簽訂，駐外辦事處經理審核，銷售分公司經理批準。

5． 制度

5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前，必須認真了解對方當事人的情況，主要包括：對方當事人主體資格、經營權限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權限等。做到既要考慮我方的經濟利益，又要考慮對方的履約條件和能力，確保所簽合同有效、有利。

5.2營銷人員應加強學習《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同，必須嚴格遵守國家的法律、法規、政策及其它有關規定。簽訂合同時，必須以維護公司的合法權益和提高經濟效益為宗旨，嚴禁借簽訂銷售合同假公濟私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實、不公，造成我方經濟損失的，應按其過失或故意所造成的損害后果，承擔相應的行政責任，經濟賠償責任甚至法律責任。

5.3 銷售合同在正式簽訂前，必須按規定執行公司的合同管理辦法、程序與權限，以各種方式（書面、電話、傳真、電子郵件等）上報審查，經銷售分公司經理批準后，方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付，必須執行公司的《財務管理辦法》。

5.4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責任人，對合同的履行、款項的回收承擔責任，負責到底。責任人必須完整地收集合同執行過程中產生的全部書面憑證，并妥善保管。

5.5 如合同履約過程中出現困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式（包括當事人雙方往來的函電等），執行合同簽訂的審批程序，獲得批準后，方可執行。

5.6如合同履行過程中，出現糾紛的，經雙方協商達成一致意見的，簽訂書面協議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經協商仍無法解決的，由公司指派專人負責提交仲裁機構或人民法院依法處理。

5.7經濟合同專用章應嚴格按授權范圍使用，不準濫用、代用或借用，嚴禁在空白合同文本上蓋章。經濟合同專用章應由專人妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢和向公安機關報案外，還要追究有關責任人的經濟責任和行政責任。

5.8綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個公司統一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協議（包括文本、函電）等，均應妥善保管，如有丟失，公司將追究有關人員責任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯系人、聯系電話 及用戶的自然情況等。管理

6.1 綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案，由分公司統一編號，檔案內容包括：

6.1.1 合同正本、副本、附件。

6.1.2文本簽收記錄。

6.1.3 變更、補充、解除合同的協議。

6.2 綜合管理部/駐外辦事處應按用戶/客戶建立用戶檔案，內容包括。

6.2.1 用戶名稱、地址、聯系人、通訊方式。

6.2.2 用戶自然情況。

6.2.3 我公司提供產品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。

6.2.4 履行合同情況

6.2.5 質量/技術問題處理情況（表格）

6.3 綜合管理部按產品/備件建立管理臺帳一式 二份，一份于次月5日前上報財務部，一份銷售分公司保管備查，內容包括：

6.3.1 合同號

6.3.2 合同標的6.3.3 簽約日期，結算日期，經辦人。

6.3.4 用戶名稱

6.3.5 產品/備件名稱，數量/明細

6.4 合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密，嚴禁有意或 無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應嚴格保密，未經允許，無關人員不得查閱。

6.5 公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業績考核范圍。任何人私自轉讓合同，一經發現，公司對有關責任人給予開除處理，并追究其法律責任。本規定發布之日起執行。

第四篇：駐外辦事處

關于酒店設立住外辦事處的建議

一、鲅魚圈酒店業的形式分析

目前鲅魚圈酒店業正在蓬勃發展，兩年內將有4 至5家與我們皇家園林酒店相近或超過規模的酒店，以及國內外知名品牌酒店落成投入使用，硬件設施和地理位置有過之而無不及，同時更加優惠的營銷政策（內部激勵、外部促銷、資源橫縱向組合等），更具競爭的營銷手段（高投入的廣告推廣等）將充斥鲅魚圈市場，而且人才的競爭、服務的競爭也將更加激烈。因此，我們酒店在立足鲅魚圈市場的同時，必須走出去，鲅魚圈的市場是有限的，而外圍的市場是無限的，舉例沈陽和大連旅游市場來說，每年的旅游消費都在50幾個億，到鲅魚圈消費旅游的也要有幾個億。而與我們酒店簽署協議的旅行社和單位，向酒店輸送的客流量始終不能滿足酒店的實際可容納數量，并且始終保持著平均數量，并沒有較大的客源數量和質量飛躍。營銷部本著為提高酒店的客房、會議室、餐飲、康樂野浴、石門漂流等主營營業收入，酒店就必須要在沈陽、大連、鞍山、撫順等省內主要城市設立駐外辦事處，辦事處要有針對性的開發培育地區性旅游及會議培訓市場，為酒店廣結客源廣招財路，并且可以最大限度的樹立酒店品牌形象，挖掘潛在客源市場，為酒店進一步提高收益奠定穩定的市場基礎。

二、駐外辦事處職能：

①擴展省內市場規避當地行業競爭風險

在目標城市設立辦事處，避免了與當地酒店的價格戰，避免了行

業之間的惡性競爭，主動出擊尋找客源開拓市場揚長避短，是未來生態休閑度假型酒店進一步發展的基礎。在目標城市設立辦事處，避免了酒店與目標城市的距離因素，使收集信息拜訪客戶更加直接，具有非常高的運作效率與即時性。酒店辦事處得到當地信息后，辦事處工作人員即可馬上與其取得聯系建立溝通，可以高效率的促成協議的簽訂。辦事處職員應選擇當地營銷業務熟練對當地市場了解的人員，可以更事半功倍的完成工作，也可以節省住宿和其他補助方面的開支。②各地皇家園林辦事處可以直接拜訪當地政府機關、金融保險教育衛生事業單位、國家大型企業，可以直接接受當地散客及團體預訂

目前酒店已經在各旅游網上架構訂房系統，同時與部分旅行社建立了協議關系，但是同時還有大量的散客資源不在網上訂房或參加旅行社團（旅行社以自身利益為重，總是引導顧客去他們能夠掙錢的旅游目的地）等因素導致資源流失。但我們自己的辦事處可有效地的宣傳自己的產品，組織并將其運送至酒店，有效的避免因旅行社的引導導致的客源流失。③宣傳推廣及時性

酒店有最新的活動動態時，辦事處可將酒店的資料及時的匯報給協議客戶，并且通過當地媒體進行宣傳推廣，做到信息的及時性公布。④廣告拓展

通過辦事處可與當地媒體及電視臺建立合作關系，并向社會發布廣告，避免了因地域差異導致的媒體選擇不當，并且予以監督等避免發布時間不符、發布效果不佳等不利因素的產生。⑤當地同行業信息的掌握

辦事處可通過各種關系獲得其他同行業的相關內部信息，從而第一時間發送至酒店參考研究，使酒店做到酒店與時俱進，超越其他同行業。⑥酒店文化滲透

酒店可通過當地電視臺或傳媒公司聯合承辦各類活動，將酒店信息通過軟性植入的形式滲透給當地各階層人士，起到更為全面的宣傳作用，屆時辦事處可作為與當地媒體合作平臺。

三、風險分析

①以沈陽為例門市租金約每天投入80元，包括加上水、電、寬帶等年費用大約3萬元

②以3人為準，人員工資交通通訊開支成本每天400元；年費用大約14.5萬元。（此項費用在營運一年之后，可以一大包的形式包干）③電腦、打印機、傳真機、辦公用品、裝修、雜費等一次性投入約2萬元

第一年約投入：20.5萬元

以后每年投入會少于20.5萬元 酒店客房均價約488元； 以20.5萬元÷488元/房=420間/年 由此數據可以看出，（以沈陽為例）駐外辦事處一年內訂房只需有420間（平均每天訂房1.1間）就可以達到收支平衡，如預測全年訂房4550間，那么只客房一項就可帶來：4550*488=222萬元的收益。如果再加上餐飲、康樂野浴、會議室、漂流等項目的收益，全年至少可以帶來400萬元以上的收益。

四、結

論

駐外辦事處，每天只需為酒店帶來1.1間的訂房率，便可達到其

收支平衡，并且考慮辦事處其他的職能和附加效益，當我們形成了一定的營銷網路之后，可以進行多種旅游產品的推廣銷售，因此此計劃可行性極高，并且沒有經營風險性。

五、切入點

我們本著“點動成線，線動成面，面動成體”的戰略方案。

1、點動成線

可以先以我們親屬同學朋友現有的人脈基礎、以協議單位、旅行社等為我們前期切入點，在當地各地區扶持起為酒店做專線的旅行社，推薦他們成立1日游、2日游等團隊，同時我們的營銷經理可以對當地政府機關、金融保險教育衛生事業單位、國家大型企業直接拜訪形成銷售，可以直接接受當地散客及團體預訂，在沈陽、大連地區采取“逐個擊破”的策略，推薦我們酒店自行整合的鲅魚圈當地旅游資源，從1日游、2日游3日游到更長時間的游玩線路、會議等，讓老客戶知道我們的新產品，讓新客戶知道、了解生態皇家園林酒店的優勢等。

2、線動成面

當辦事處在沈陽、大連行成一定的人脈網，酒店達到一定的知名度的時候，我們就可以借助老客戶來接觸沈陽或沈陽以外的新客戶，為開辟新客戶、新市場打下了堅實的基礎，同時建議在沈陽、大連各縣區培育一級旅行社的代辦處，由辦事處直接指導溝通其工作。這樣酒店除了一些穩定客源意外，還可以不斷的吸引新客源。

3、面動成體

當酒店的知名度達到比較理想的程度之后，我們便可以推出更多種靈活的經營理念，營銷方案，屆時便是從賣服務、賣環境、轉換為賣品牌、賣品質。這樣酒店才可以實現全方位立體化的營銷，接納各個階層、成為可以提供多元化服務的綠色生態型度假勝地。

營銷部

直愛武

2011/1/22

第五篇：駐外辦事處財務管理流程規定（最終版）

駐外辦事處財務管理流程規定

為了加強XXX辦事處的財務管理工作，統一財務程序及規定，現結合公司的具體情況，特制定本制度：

第一條 公司財務收支執行一支筆審批制，即總經理審批或總經理授權XXX辦事處負責人審批，全體職工必須嚴格遵守執行，財務人員要堅持原則嚴格把關，對于不符合制度規定，未經審批人簽字同意的，財務人員不得辦理財務收支事項。

第二條 每月25日之前申報次月的費用預算，需要認真填寫《費用預算表》，特殊的費用需要寫明使用用途；填寫完畢后上報到XXXXX總經理處審批。

第三條 對于批準的預算內的開支，按第四條報銷規定流程辦理；預算外的費用，需報總經理審批。

第四條

簽字同文 秘 家 園意

現金報銷規定如下：

填寫《請款單》

1、費用使用流程：費用申請人 XXX辦事處負責人 財務處領錢辦理。

2、對員工實行現金周報制度。上周發生的各項現金報銷費用，應于本周內一次性填寫《請款單》辦理報銷手續，一般不允許跨月報銷。報支差旅費者，必須在出差回來后一星期內，到財務部辦理報銷手續。

3、報銷申請人首先將所有發票整理分類。

1)定額小尺寸發票（如車票）應分類粘貼在一張或多張票據粘貼單上，并在粘貼單上注明該類發票的張數及金額。

2)車票/機票上應注明起訖地點、時間；

3)所有接待、應酬費用必須每次結賬，不可以月結形式付款，發票應注明時間、地點、事由，并逐一列出參加人員及其所屬部門；

4)其他發票也應注明開支內容、時間、地點等。

4、整理之后填寫“請款單”包括：姓名、部門、用途、金額、附件張數等，經辦事處負責人審核后，送財務部出納員辦理報銷手續。

5、出納員應及時通知報銷申請人領款，付款時收款人應在“支出憑證單”收款欄簽名及填寫日期。

第五條 購買任何物品必須需要填寫《采購單》，單據需填寫完整，不得有遺漏項目；購買物品后需要進行收貨，填寫《收貨單》，方可入帳。

第六條 員工領用物品（包括固定資產/低值易耗品/辦公用品），需在物品領用單上簽字確認。

第七條 XXX辦事處負責人于每月5日前將上月的現金、銀行明細帳(流水賬)通過郵件的形式發送至總經理。