第一篇：駐外辦事處合同管理規定[大全]

駐外辦事處合同管理規定

1.目的

加強銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，減少失誤，提高公司經濟效益，保障公司經營工作的健康發展。2.適用范圍

銷售分公司駐外辦事處 3.執行

銷售分公司駐外辦事處人員 4.職責

銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業務員簽訂，駐外辦事處經理審核，銷售分公司經理批準。5.制度

5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前，必須認真了解對方當事人的情況，主要包括：對方當事人主體資格、經營權限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權限等。做到既要考慮我方的經濟利益，又要考慮對方的履約條件和能力，確保所簽合同有效、有利。5.2營銷人員應加強學習《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同，必須嚴格遵守國家的法律、法規、政策及其它有關規定。簽訂合同時，必須以維護公司的合法權益和提高經濟效益為宗旨，嚴禁借簽訂銷售合同假公濟私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實、不公，造成我方經濟損失的，應按其過失或故意所造成的損害后果，承擔相應的行政責任，經濟賠償責任甚至法律責任。

5.3 銷售合同在正式簽訂前，必須按規定執行公司的合同管理辦法、程序與權限，以各種方式（書面、電話、傳真、電子郵件等）上報審查，經銷售分公司經理批準后，方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付，必須執行公司的《財務管理辦法》。5.4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責任人，對合同的履行、款項的回收承擔責任，負責到底。責任人必須完整地收集合同執行過程中產生的全部書面憑證，并妥善保管。5.5 如合同履約過程中出現困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式（包括當事人雙方往來的函電等），執行合同簽訂的審批程序，獲得批準后，方可執行。5.6如合同履行過程中，出現糾紛的，經雙方協商達成一致意見的，簽訂書面協議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經協商仍無法解決的，由公司指派專人負責提交仲裁機構或人民法院依法處理。

5.7經濟合同專用章應嚴格按授權范圍使用，不準濫用、代用或借用，嚴禁在空白合同文本上蓋章。經濟合同專用章應由專人妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢和向公安機關報案外，還要追究有關責任人的經濟責任和行政責任。

5.8綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個公司統一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協議（包括文本、函電）等，均應妥善保管，如有丟失，公司將追究有關人員責任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯系人、聯系電話 及用戶的自然情況等。6 管理

6.1 綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案，由分公司統一編號，檔案內容包括： 6.1.1 合同正本、副本、附件。6.1.2文本簽收記錄。

6.1.3 變更、補充、解除合同的協議。

6.2 綜合管理部/駐外辦事處應按用戶/客戶建立用戶檔案，內容包括。6.2.1 用戶名稱、地址、聯系人、通訊方式。6.2.2 用戶自然情況。

6.2.3 我公司提供產品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。6.2.4 履行合同情況

6.2.5 質量/技術問題處理情況（表格）

6.3 綜合管理部按產品/備件建立管理臺帳一式 二份，一份于次月5日前上報財務部，一份銷售分公司保管備查，內容包括： 6.3.1 合同號 6.3.2 合同標的

6.3.3 簽約日期，結算日期，經辦人。6.3.4 用戶名稱

6.3.5 產品/備件名稱，數量/明細

6.4 合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密，嚴禁有意或 無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應嚴格保密，未經允許，無關人員不得查閱。

6.5 公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業績考核范圍。任何人私自轉讓合同，一經發現，公司對有關責任人給予開除處理，并追究其法律責任。7 本規定發布之日起執行。

第二篇：駐外辦事處合同管理規定

1． 目的加強銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，減少失誤，提高公司經濟效益，保障公司經營工作的健康發展。

2． 適用范圍

銷售分公司駐外辦事處

3． 執行

銷售分公司駐外辦事處人員

4． 職責

銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業務員簽訂，駐外辦事處經理審核，銷售分公司經理批準。

5． 制度

5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前，必須認真了解對方當事人的情況，主要包括：對方當事人主體資格、經營權限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權限等。做到既要考慮我方的經濟利益，又要考慮對方的履約條件和能力，確保所簽合同有效、有利。

5.2營銷人員應加強學習《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同，必須嚴格遵守國家的法律、法規、政策及其它有關規定。簽訂合同時，必須以維護公司的合法權益和提高經濟效益為宗旨，嚴禁借簽訂銷售合同假公濟私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實、不公，造成我方經濟損失的，應按其過失或故意所造成的損害后果，承擔相應的行政責任，經濟賠償責任甚至法律責任。

5.3 銷售合同在正式簽訂前，必須按規定執行公司的合同管理辦法、程序與權限，以各種方式（書面、電話、傳真、電子郵件等）上報審查，經銷售分公司經理批準后，方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付，必須執行公司的《財務管理辦法》。

5.4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責任人，對合同的履行、款項的回收承擔責任，負責到底。責任人必須完整地收集合同執行過程中產生的全部書面憑證，并妥善保管。

5.5 如合同履約過程中出現困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式（包括當事人雙方往來的函電等），執行合同簽訂的審批程序，獲得批準后，方可執行。

5.6如合同履行過程中，出現糾紛的，經雙方協商達成一致意見的，簽訂書面協議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經協商仍無法解決的，由公司指派專人負責提交仲裁機構或人民法院依法處理。

5.7經濟合同專用章應嚴格按授權范圍使用，不準濫用、代用或借用，嚴禁在空白合同文本上蓋章。經濟合同專用章應由專人妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢和向公安機關報案外，還要追究有關責任人的經濟責任和行政責任。

5.8綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個公司統一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協議（包括文本、函電）等，均應妥善保管，如有丟失，公司將追究有關人員責任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯系人、聯系電話 及用戶的自然情況等。管理

6.1 綜合管理部按業務部門分別建立合同檔案，由分公司統一編號，檔案內容包括：

6.1.1 合同正本、副本、附件。

6.1.2文本簽收記錄。

6.1.3 變更、補充、解除合同的協議。

6.2 綜合管理部/駐外辦事處應按用戶/客戶建立用戶檔案，內容包括。

6.2.1 用戶名稱、地址、聯系人、通訊方式。

6.2.2 用戶自然情況。

6.2.3 我公司提供產品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。

6.2.4 履行合同情況

6.2.5 質量/技術問題處理情況（表格）

6.3 綜合管理部按產品/備件建立管理臺帳一式 二份，一份于次月5日前上報財務部，一份銷售分公司保管備查，內容包括：

6.3.1 合同號

6.3.2 合同標的6.3.3 簽約日期，結算日期，經辦人。

6.3.4 用戶名稱

6.3.5 產品/備件名稱，數量/明細

6.4 合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密，嚴禁有意或 無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應嚴格保密，未經允許，無關人員不得查閱。

6.5 公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業績考核范圍。任何人私自轉讓合同，一經發現，公司對有關責任人給予開除處理，并追究其法律責任。本規定發布之日起執行。

第三篇：駐外辦事處檔案管理規定

駐外辦事處檔案管理規定（暫行）

一、目的

為加強駐外銷售部檔案管理，做好收集、建檔、保管、借閱、統計等工作，特制定本規定。

二、適用范圍

適用于所有駐外銷售部。

三、檔案管理

駐外銷售部經理是檔案管理的第一責任人。

四、檔案范圍

1、公司總部下達的各種文件（含制度、規定、通知、通報等）

2、駐外銷售部向總部提報的各種文件

3、駐外銷售部財務文件及帳簿

4、駐外銷售部銷售資料（含銷售單據）

5、影像資料（商超促銷照片、產品照片等屬于辦事處保存的影像資料）

6、其他屬于駐外銷售部保存的檔案資料

五、檔案立卷歸檔管理

1、凡是具有查找、利用、保存價值的上述文件資料，駐外銷售部的相關負責人必須收集齊全立卷歸檔。

2、歸檔的資料、文件，不得隨意更改。

3、對各類文件由相關負責人按時間順序進行分類歸檔。如下：

3.1.1產品檔案類別：產品價格類、新產品上市方案類、老產品調整類、標簽類（新標簽印刷及舊標更換），以上要求分類別、分存檔。

3.2.1促銷檔案類別：促銷申請類、促銷評估類、月度促銷規劃類，以上要求分類別、分月、分銷售部進行歸檔，每月對以上文件進行裝訂、存檔；

六、檔案收發傳閱

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查找利用價值的各類文件，都要齊全完整地收集，建立文件收發傳閱制度，具體包括以下各項：

1、駐外銷售部草擬的文件由駐外銷售部經理提報，分管大區審核，營銷副總簽批后，對簽批文件進行執行、存檔，存檔的同時將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚。

2、公司總部簽發的文件，由駐外銷售部相關責任人進行接收、傳閱并歸檔。

3、保密文件，提報人應注明“保密”字樣，確定報送范圍，并由專人復印、報送。保密文件的傳閱必須辦理登記、簽收手續。

七、檔案利用借閱

1、借閱駐外銷售部檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

2、歸還檔案時，由管理人當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

八、檔案保存期限

辦事處檔案保存期限為三年。特殊情況需要延長保存期的，由總部相關部門臨時通知，確定具體保存期限。

九、檔案銷毀

到期檔案需要銷毀的，必須由銷售部經理指定2人以上負責銷毀，銷售部經理必須同時在場監督銷毀工作，并做好銷毀登記記錄，以備總部檢查。

十、附則

本規定自2010年7月7日制訂，于2010年7月14日發布實施，不明之處由行政中心負責解釋。

第四篇：駐外辦事處經費規定

國內駐外辦事處（點）經費管理規定 總則

1.1為適應公司進一步拓展國內產品市場、服務市場而設立駐外辦事處（點）的需要，結合公司實際情況制定本規定。

1.2 本規定主要規范公司國內駐外辦事處（點）的各項經費管理。1.3 本規定所指經費主要包括駐外辦事處（點）的籌辦費、日常費用、人員補助等。其他不屬于經費范圍的如床上用品、廚房用品及日常個人用品等由個人承擔，業務接待費、禮品費等由申請設立駐外辦事處（點）的單位承擔。

1.4 本規定“以內”、“以下”含本數，“以外”、“以上”不含本數。

1.5本規定適用于公司和本公司。2經費使用原則

經費使用應以精簡、節約、滿足辦事處（點）工作基本需要為原則。3經費管理

3.1籌辦費開支范圍及標準

籌辦費開支范圍包括辦公所需必要的電腦、傳真機（帶復印功能）、打印機等，籌辦費控制在5000元以內，納入辦事處經費預算。3.2日常費用開支范圍及標準 3.2.1日常費用開支范圍包括房屋租賃費（含房屋租金，物業管理費、網費、收視費等每月固定費用，房屋、家具、電器等的維修費，其他費用）、水電氣暖費、固定電話費、辦公用品費等。

3.2.2房屋租賃費標準見附錄A，在租房費用金額標準以內可適當放寬租房面積標準。要求租用的房屋應根據需要開通電視、電話、網絡、水電氣暖等，家具電器應齊全。公司不購置除籌辦費開支范圍以外的任何物品。租賃費原則上要求憑發票、協議在預算內據實報銷，若確實不能提供發票，應提供租賃方收款收據、身份證復印件等資料。3.2.3水電氣暖費、固定電話費要節約使用，憑發票在預算內據實報銷；各種預存費收據及白條不能作為水電氣暖費、固定電話費報銷依據。若確實要用預存費收據或白條報銷，只能在單位基金列支。3.2.4辦公用品費含辦公設備耗材、辦公紙品、辦公文具等，經公司辦公室同意后可以在公司當年鎖定的限價范圍以內自行采購，在綜合庫房辦理一進一出手續，到資產財務部報銷后列支領用單位辦公費。3.3人員補助

駐外辦事處（點）人員在辦事處所在地不視為公出，可按附表A標準根據考勤及往來交通費報銷情況計發異地工作包干補助，屬于銷售、服務編制人員的異地工作包干補助按附錄A標準上浮50%計發；回公司述職等不予補助；到其他地公出按《國內公出人員差旅費管理辦法》規定的公出所在地標準計發補助。4經費預算審批 4.1公司布點設立駐外辦事處（點）時應統籌兼顧考慮產品及服務的營銷安排、管理需要，按程序同意設立駐外辦事處（點）后，設立單位應及時將同意設立駐外辦事處（點）的批復及辦事處的設立方案、人員編制、工作職責等復送資產財務部預算管理辦公室，同時將駐外辦事處（點）經費預算報預算管理辦公室審查，其中的日常費用開支預算要求按月度計算、按申報。

4.2申報單位對駐外辦事處（點）的經費預算應盡可能詳細，按要求填寫《駐外辦事處（點）經費預算審批表》（見附錄B），經審批程序批準后方可實施。

4.3申報單位必須持有按程序批準的《駐外辦事處（點）經費預算審批表》，在預算金額以內方可請款。5附則

5.1 本規定由**起草并解釋。

5.2本規定發布前已經設立的駐外辦事處（點），租房標準按原協議約定執行，協議約定到期后按本規定標準執行，其他經費標準（含補助）按本規定執行（含利用公司或集團公司房屋設立的辦事處（點））。5.3本規定經公司辦公會批準后發布，自發布之日起施行。公司其他規定與本規定相沖突的按本規定執行。

第五篇：駐外辦事處管理細則

駐外辦事處管理細則

為進一步開拓市場，使駐外辦事處的各項管理規范化、合理化，特制定管理細則如下： 第一條

辦事處行政管理

1.辦事處直接歸屬()管理,日常管理由公司授權領導直接負責。辦事處組織結構實行垂直管理,業務上接受公司指示。辦事處職責：

1）負責當地與周邊市場的開拓，客戶資源的開發與管理。承擔公司下達的訂貨任務。

2）負責收集、整理、反饋市場信息及競爭動態。與客戶進行業務上的聯絡與協調。

3）負責辦事處市場信息的管理與保護，嚴禁泄露任何商業類信息。

4）積極向公司匯報工作，提出有利于開拓市場的建議與意見。

2.辦事處應加強財務管理，建立收、支賬本，如實反映財務收支情況。每季度由公司財務部進行審計，并交公司主管副總經理審核、公司總經理審批。

3.加強辦事處硬件管理,如傳真、打印復印機、電話等設施，盡量節約用紙實行無紙化辦公。第二條 加強辦事處紀律

1.為加強出勤監督,辦事處工作人員早晚報到,即每日早晚用

固定電話向主管領導報到，全天未報道者視為曠工。2.辦事處的人員派遣由公司決定, 辦事處工作人員只有建議權。

3.任何病、事假均明確記錄在考勤上。事假、病假需提前一天向主管領導郵件請示,準假后方可休假。

4.外出辦事如不能當天回到辦公室或跨城市商務旅行需提前一天郵件通知主管領導,經批準同意后方可外出。5.辦公場所、會議場所、集體宿舍內禁止吸煙、賭博，如有發生,每人次罰款50元。辦事處寢室無特殊情況晚11:30必須熄燈,并謝絕任何無關人員來訪,如有特殊情況(限員工親屬),需提前向領導請示。

6.辦事處內禁止大聲喧嘩，以防周圍鄰居反感，一經發現，罰款100元，并主動向鄰居道歉。

第三條 辦事處設施日常維護

1.辦事處內的基礎設施: 空調、冰箱、洗衣機、電視及各種電器為公用設施, 需精心維護，不得人為損壞,如發現設施損壞需及時聯系相關人員進行維修,為其他駐辦公室人員提供便利。

2.辦事處內衛生應保持整潔,每周打掃灰塵,并進行清理。修理工作應由駐辦公室人員完成。個人臥室也應保持整潔、衛生, 并由所住人員負責。

3.辦事處內辦公設備應精心愛護,如發現人為損壞辦公設備,須按規定賠償。

4.對于廚房用品、食物及晾曬衣物應放在指定區域,不得亂擺亂放。廚房用品應放在廚房;三餐應在餐桌上就餐,餐后及時清理,晾曬衣物應放在陽臺。

第四條 辦事處人員按照值班表輪流值日

1.周一至周五檢查各寢室無人狀態下的各種帶電設備的關閉情況。

2.值班人員每晚睡覺前負責打掃公共區域桌面、地面、廚房衛生。

3.值班人員負責匯報公共場所及各寢室損壞設備情況?？己? 1.主觀原因損壞設備照價賠償,如故意損壞，除賠償設備費用外每次罰款100元。

2.打掃衛生遺漏或不認真,罰連續值日三天。

3.如因住宿人員個人或非全體人員做飯,用餐等事宜造成衛生狀況不良,則當事人自行打掃,否則當事人全部連續值日三天。

4.公用物品(設備,器具)使用完畢后放回原固定地點, 如系多人共用,追究最后使用人責任。第五條 附則

1.本規定自 年 月 日起實施。2.本規定解釋權歸公司

辦事處費用管理規定

1.此辦事處僅為進出口公司海外常駐人員提供住宿，其他人員如需借宿，請提前聯系進出口公司領導予以批準，方可進駐。2.每人每日按照標準收取40美金住宿費（含床位費、水電費，提供辦公電話、辦公網絡及基本食材、廚具、清潔的床單、枕巾），由辦事處管理人員在外來人員離開時按照此標準收取費用，并開具收據。辦事處管理人員應建立健全收支帳本，沒季度交由公司財務部進行審計。

3.辦公場所、會議場所、集體宿舍內禁止吸煙、賭博，如有發生,每人次罰款50元。

4.損壞設備（空調、冰箱、洗衣機、電視等各種電器及廚具等）照價賠償,如故意損壞，除賠償設備費用外每人次罰款100元。5.本規定解釋權歸公司。

辦事處設備使用規則

1.洗衣機：按照設備指示進行使用，不得違規使用，損壞設備。2.冰箱：按量存放事物，要求每次辦公室人員離開前肉類及易腐爛食物必須被清理一空，不得殘留在冰箱內。

3.無線網絡：名稱： 密碼： 連接后請注意，該網絡為工作用網絡，每月有流量限制，不得用于娛樂及游戲用途。4.電話：電話號碼為：撥打規則為：

辦事處衛生管理規定

1.辦事處人員需要每日對日常衛生負責，并監督檢查外來人員衛生情況，并按照此規則進行獎懲。

2.日用品要求擺放整齊，用過之后必須放回原位。

3.注意保持廚房衛生，使用廚房后必須馬上清理，恢復原狀，使用者用必餐具后須及時清理。

4.個人床鋪每日必須清理一次，每周辦事處安排人員對床單被褥等用品進行一次清洗及消毒處理。

5.浴室衛生由使用人負責清理，洗浴后必須及時清理，以便他人使用。

6.日常垃圾每日必須傾倒一次，由管理員負責監督并匯總進行傾倒，不得將垃圾殘留在屋內或樓道內，必須傾倒至指定垃圾堆放處。

7.洗衣服后按照指定地點進行晾曬，并對洗衣機進行及時清理。8．本規定解釋權歸公司。