第一篇：駐外辦事處財務管理流程規定（最終版）

駐外辦事處財務管理流程規定

為了加強XXX辦事處的財務管理工作，統一財務程序及規定，現結合公司的具體情況，特制定本制度：

第一條 公司財務收支執行一支筆審批制，即總經理審批或總經理授權XXX辦事處負責人審批，全體職工必須嚴格遵守執行，財務人員要堅持原則嚴格把關，對于不符合制度規定，未經審批人簽字同意的，財務人員不得辦理財務收支事項。

第二條 每月25日之前申報次月的費用預算，需要認真填寫《費用預算表》，特殊的費用需要寫明使用用途；填寫完畢后上報到XXXXX總經理處審批。

第三條 對于批準的預算內的開支，按第四條報銷規定流程辦理；預算外的費用，需報總經理審批。

第四條

簽字同文 秘 家 園意

現金報銷規定如下：

填寫《請款單》

1、費用使用流程：費用申請人 XXX辦事處負責人 財務處領錢辦理。

2、對員工實行現金周報制度。上周發生的各項現金報銷費用，應于本周內一次性填寫《請款單》辦理報銷手續，一般不允許跨月報銷。報支差旅費者，必須在出差回來后一星期內，到財務部辦理報銷手續。

3、報銷申請人首先將所有發票整理分類。

1)定額小尺寸發票（如車票）應分類粘貼在一張或多張票據粘貼單上，并在粘貼單上注明該類發票的張數及金額。

2)車票/機票上應注明起訖地點、時間；

3)所有接待、應酬費用必須每次結賬，不可以月結形式付款，發票應注明時間、地點、事由，并逐一列出參加人員及其所屬部門；

4)其他發票也應注明開支內容、時間、地點等。

4、整理之后填寫“請款單”包括：姓名、部門、用途、金額、附件張數等，經辦事處負責人審核后，送財務部出納員辦理報銷手續。

5、出納員應及時通知報銷申請人領款，付款時收款人應在“支出憑證單”收款欄簽名及填寫日期。

第五條 購買任何物品必須需要填寫《采購單》，單據需填寫完整，不得有遺漏項目；購買物品后需要進行收貨，填寫《收貨單》，方可入帳。

第六條 員工領用物品（包括固定資產/低值易耗品/辦公用品），需在物品領用單上簽字確認。

第七條 XXX辦事處負責人于每月5日前將上月的現金、銀行明細帳(流水賬)通過郵件的形式發送至總經理。

第二篇：辦事處財務管理流程規定

為了加強天津辦事處的財務管理工作，統一財務程序及規定，現結合公司的具體情況，特制定本制度：

第一條 公司財務收支執行一支筆審批制，即總經理審批或總經理授權天津辦事處負責人審批，全體職工必須嚴格遵守執行，財務人員要堅持原則嚴格把關，對于不符合制度規定，未經審批人簽字同意的，財務人員不得辦理財務收支事項。

第二條 每月25日之前申報次月的費用預算，需要認真填寫《費用預算表》，特殊的費用需要寫明使用用途；填寫完畢后上報到某總經理處審批。

第三條 對于批準的預算內的開支，按第四條報銷規定流程辦理；預算外的費用，需報總經理審批。

第四條

簽字同文 秘 家 園意

現金報銷規定如下：

填寫《請款單》

1、費用使用流程：費用申請人 天津辦事處負責人 財務處領錢辦理。

2、對員工實行現金周報制度。上周發生的各項現金報銷費用，應于本周內一次性填寫《請款單》辦理報銷手續，一般不允許跨月報銷。報支差旅費者，必須在出差回來后一星期內，到財務部辦理報銷手續。

3、報銷申請人首先將所有發票整理分類。

1)定額小尺寸發票（如車票）應分類粘貼在一張或多張票據粘貼單上，并在粘貼單上注明該類發票的張數及金額。

2)車票/機票上應注明起訖地點、時間；

3)所有接待、應酬費用必須每次結賬，不可以月結形式付款，發票應注明時間、地點、事由，并逐一列出參加人員及其所屬部門；

4)其他發票也應注明開支內容、時間、地點等。

4、整理之后填寫“請款單”包括：姓名、部門、用途、金額、附件張數等，經辦事處負責人審核后，送財務部出納員辦理報銷手續。

5、出納員應及時通知報銷申請人領款，付款時收款人應在“支出憑證單”收款欄簽名及填寫日期。

第五條 購買任何物品必須需要填寫《采購單》，單據需填寫完整，不得有遺漏項目；購買物品后需要進行收貨，填寫《收貨單》，方可入帳。

第六條 員工領用物品（包括固定資產/低值易耗品/辦公用品），需在物品領用單上簽字確認。

第七條 天津辦事處負責人于每月5日前將上月的現金、銀行明細帳通過郵件的形式發送至總經理。

第八條 此規定從XX年1月1日開始實行。

第三篇：駐外辦事處檔案管理規定

駐外辦事處檔案管理規定（暫行）

一、目的

為加強駐外銷售部檔案管理，做好收集、建檔、保管、借閱、統計等工作，特制定本規定。

二、適用范圍

適用于所有駐外銷售部。

三、檔案管理

駐外銷售部經理是檔案管理的第一責任人。

四、檔案范圍

1、公司總部下達的各種文件（含制度、規定、通知、通報等）

2、駐外銷售部向總部提報的各種文件

3、駐外銷售部財務文件及帳簿

4、駐外銷售部銷售資料（含銷售單據）

5、影像資料（商超促銷照片、產品照片等屬于辦事處保存的影像資料）

6、其他屬于駐外銷售部保存的檔案資料

五、檔案立卷歸檔管理

1、凡是具有查找、利用、保存價值的上述文件資料，駐外銷售部的相關負責人必須收集齊全立卷歸檔。

2、歸檔的資料、文件，不得隨意更改。

3、對各類文件由相關負責人按時間順序進行分類歸檔。如下：

3.1.1產品檔案類別：產品價格類、新產品上市方案類、老產品調整類、標簽類（新標簽印刷及舊標更換），以上要求分類別、分存檔。

3.2.1促銷檔案類別：促銷申請類、促銷評估類、月度促銷規劃類，以上要求分類別、分月、分銷售部進行歸檔，每月對以上文件進行裝訂、存檔；

六、檔案收發傳閱

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查找利用價值的各類文件，都要齊全完整地收集，建立文件收發傳閱制度，具體包括以下各項：

1、駐外銷售部草擬的文件由駐外銷售部經理提報，分管大區審核，營銷副總簽批后，對簽批文件進行執行、存檔，存檔的同時將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚。

2、公司總部簽發的文件，由駐外銷售部相關責任人進行接收、傳閱并歸檔。

3、保密文件，提報人應注明“保密”字樣，確定報送范圍，并由專人復印、報送。保密文件的傳閱必須辦理登記、簽收手續。

七、檔案利用借閱

1、借閱駐外銷售部檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

2、歸還檔案時，由管理人當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

八、檔案保存期限

辦事處檔案保存期限為三年。特殊情況需要延長保存期的，由總部相關部門臨時通知，確定具體保存期限。

九、檔案銷毀

到期檔案需要銷毀的，必須由銷售部經理指定2人以上負責銷毀，銷售部經理必須同時在場監督銷毀工作，并做好銷毀登記記錄，以備總部檢查。

十、附則

本規定自2010年7月7日制訂，于2010年7月14日發布實施，不明之處由行政中心負責解釋。

第四篇：駐外辦事處經費規定

國內駐外辦事處（點）經費管理規定 總則

1.1為適應公司進一步拓展國內產品市場、服務市場而設立駐外辦事處（點）的需要，結合公司實際情況制定本規定。

1.2 本規定主要規范公司國內駐外辦事處（點）的各項經費管理。1.3 本規定所指經費主要包括駐外辦事處（點）的籌辦費、日常費用、人員補助等。其他不屬于經費范圍的如床上用品、廚房用品及日常個人用品等由個人承擔，業務接待費、禮品費等由申請設立駐外辦事處（點）的單位承擔。

1.4 本規定“以內”、“以下”含本數，“以外”、“以上”不含本數。

1.5本規定適用于公司和本公司。2經費使用原則

經費使用應以精簡、節約、滿足辦事處（點）工作基本需要為原則。3經費管理

3.1籌辦費開支范圍及標準

籌辦費開支范圍包括辦公所需必要的電腦、傳真機（帶復印功能）、打印機等，籌辦費控制在5000元以內，納入辦事處經費預算。3.2日常費用開支范圍及標準 3.2.1日常費用開支范圍包括房屋租賃費（含房屋租金，物業管理費、網費、收視費等每月固定費用，房屋、家具、電器等的維修費，其他費用）、水電氣暖費、固定電話費、辦公用品費等。

3.2.2房屋租賃費標準見附錄A，在租房費用金額標準以內可適當放寬租房面積標準。要求租用的房屋應根據需要開通電視、電話、網絡、水電氣暖等，家具電器應齊全。公司不購置除籌辦費開支范圍以外的任何物品。租賃費原則上要求憑發票、協議在預算內據實報銷，若確實不能提供發票，應提供租賃方收款收據、身份證復印件等資料。3.2.3水電氣暖費、固定電話費要節約使用，憑發票在預算內據實報銷；各種預存費收據及白條不能作為水電氣暖費、固定電話費報銷依據。若確實要用預存費收據或白條報銷，只能在單位基金列支。3.2.4辦公用品費含辦公設備耗材、辦公紙品、辦公文具等，經公司辦公室同意后可以在公司當年鎖定的限價范圍以內自行采購，在綜合庫房辦理一進一出手續，到資產財務部報銷后列支領用單位辦公費。3.3人員補助

駐外辦事處（點）人員在辦事處所在地不視為公出，可按附表A標準根據考勤及往來交通費報銷情況計發異地工作包干補助，屬于銷售、服務編制人員的異地工作包干補助按附錄A標準上浮50%計發；回公司述職等不予補助；到其他地公出按《國內公出人員差旅費管理辦法》規定的公出所在地標準計發補助。4經費預算審批 4.1公司布點設立駐外辦事處（點）時應統籌兼顧考慮產品及服務的營銷安排、管理需要，按程序同意設立駐外辦事處（點）后，設立單位應及時將同意設立駐外辦事處（點）的批復及辦事處的設立方案、人員編制、工作職責等復送資產財務部預算管理辦公室，同時將駐外辦事處（點）經費預算報預算管理辦公室審查，其中的日常費用開支預算要求按月度計算、按申報。

4.2申報單位對駐外辦事處（點）的經費預算應盡可能詳細，按要求填寫《駐外辦事處（點）經費預算審批表》（見附錄B），經審批程序批準后方可實施。

4.3申報單位必須持有按程序批準的《駐外辦事處（點）經費預算審批表》，在預算金額以內方可請款。5附則

5.1 本規定由**起草并解釋。

5.2本規定發布前已經設立的駐外辦事處（點），租房標準按原協議約定執行，協議約定到期后按本規定標準執行，其他經費標準（含補助）按本規定執行（含利用公司或集團公司房屋設立的辦事處（點））。5.3本規定經公司辦公會批準后發布，自發布之日起施行。公司其他規定與本規定相沖突的按本規定執行。

第五篇：駐外辦事處

關于酒店設立住外辦事處的建議

一、鲅魚圈酒店業的形式分析

目前鲅魚圈酒店業正在蓬勃發展，兩年內將有4 至5家與我們皇家園林酒店相近或超過規模的酒店，以及國內外知名品牌酒店落成投入使用，硬件設施和地理位置有過之而無不及，同時更加優惠的營銷政策（內部激勵、外部促銷、資源橫縱向組合等），更具競爭的營銷手段（高投入的廣告推廣等）將充斥鲅魚圈市場，而且人才的競爭、服務的競爭也將更加激烈。因此，我們酒店在立足鲅魚圈市場的同時，必須走出去，鲅魚圈的市場是有限的，而外圍的市場是無限的，舉例沈陽和大連旅游市場來說，每年的旅游消費都在50幾個億，到鲅魚圈消費旅游的也要有幾個億。而與我們酒店簽署協議的旅行社和單位，向酒店輸送的客流量始終不能滿足酒店的實際可容納數量，并且始終保持著平均數量，并沒有較大的客源數量和質量飛躍。營銷部本著為提高酒店的客房、會議室、餐飲、康樂野浴、石門漂流等主營營業收入，酒店就必須要在沈陽、大連、鞍山、撫順等省內主要城市設立駐外辦事處，辦事處要有針對性的開發培育地區性旅游及會議培訓市場，為酒店廣結客源廣招財路，并且可以最大限度的樹立酒店品牌形象，挖掘潛在客源市場，為酒店進一步提高收益奠定穩定的市場基礎。

二、駐外辦事處職能：

①擴展省內市場規避當地行業競爭風險

在目標城市設立辦事處，避免了與當地酒店的價格戰，避免了行

業之間的惡性競爭，主動出擊尋找客源開拓市場揚長避短，是未來生態休閑度假型酒店進一步發展的基礎。在目標城市設立辦事處，避免了酒店與目標城市的距離因素，使收集信息拜訪客戶更加直接，具有非常高的運作效率與即時性。酒店辦事處得到當地信息后，辦事處工作人員即可馬上與其取得聯系建立溝通，可以高效率的促成協議的簽訂。辦事處職員應選擇當地營銷業務熟練對當地市場了解的人員，可以更事半功倍的完成工作，也可以節省住宿和其他補助方面的開支。②各地皇家園林辦事處可以直接拜訪當地政府機關、金融保險教育衛生事業單位、國家大型企業，可以直接接受當地散客及團體預訂

目前酒店已經在各旅游網上架構訂房系統，同時與部分旅行社建立了協議關系，但是同時還有大量的散客資源不在網上訂房或參加旅行社團（旅行社以自身利益為重，總是引導顧客去他們能夠掙錢的旅游目的地）等因素導致資源流失。但我們自己的辦事處可有效地的宣傳自己的產品，組織并將其運送至酒店，有效的避免因旅行社的引導導致的客源流失。③宣傳推廣及時性

酒店有最新的活動動態時，辦事處可將酒店的資料及時的匯報給協議客戶，并且通過當地媒體進行宣傳推廣，做到信息的及時性公布。④廣告拓展

通過辦事處可與當地媒體及電視臺建立合作關系，并向社會發布廣告，避免了因地域差異導致的媒體選擇不當，并且予以監督等避免發布時間不符、發布效果不佳等不利因素的產生。⑤當地同行業信息的掌握

辦事處可通過各種關系獲得其他同行業的相關內部信息，從而第一時間發送至酒店參考研究，使酒店做到酒店與時俱進，超越其他同行業。⑥酒店文化滲透

酒店可通過當地電視臺或傳媒公司聯合承辦各類活動，將酒店信息通過軟性植入的形式滲透給當地各階層人士，起到更為全面的宣傳作用，屆時辦事處可作為與當地媒體合作平臺。

三、風險分析

①以沈陽為例門市租金約每天投入80元，包括加上水、電、寬帶等年費用大約3萬元

②以3人為準，人員工資交通通訊開支成本每天400元；年費用大約14.5萬元。（此項費用在營運一年之后，可以一大包的形式包干）③電腦、打印機、傳真機、辦公用品、裝修、雜費等一次性投入約2萬元

第一年約投入：20.5萬元

以后每年投入會少于20.5萬元 酒店客房均價約488元； 以20.5萬元÷488元/房=420間/年 由此數據可以看出，（以沈陽為例）駐外辦事處一年內訂房只需有420間（平均每天訂房1.1間）就可以達到收支平衡，如預測全年訂房4550間，那么只客房一項就可帶來：4550*488=222萬元的收益。如果再加上餐飲、康樂野浴、會議室、漂流等項目的收益，全年至少可以帶來400萬元以上的收益。

四、結

論

駐外辦事處，每天只需為酒店帶來1.1間的訂房率，便可達到其

收支平衡，并且考慮辦事處其他的職能和附加效益，當我們形成了一定的營銷網路之后，可以進行多種旅游產品的推廣銷售，因此此計劃可行性極高，并且沒有經營風險性。

五、切入點

我們本著“點動成線，線動成面，面動成體”的戰略方案。

1、點動成線

可以先以我們親屬同學朋友現有的人脈基礎、以協議單位、旅行社等為我們前期切入點，在當地各地區扶持起為酒店做專線的旅行社，推薦他們成立1日游、2日游等團隊，同時我們的營銷經理可以對當地政府機關、金融保險教育衛生事業單位、國家大型企業直接拜訪形成銷售，可以直接接受當地散客及團體預訂，在沈陽、大連地區采取“逐個擊破”的策略，推薦我們酒店自行整合的鲅魚圈當地旅游資源，從1日游、2日游3日游到更長時間的游玩線路、會議等，讓老客戶知道我們的新產品，讓新客戶知道、了解生態皇家園林酒店的優勢等。

2、線動成面

當辦事處在沈陽、大連行成一定的人脈網，酒店達到一定的知名度的時候，我們就可以借助老客戶來接觸沈陽或沈陽以外的新客戶，為開辟新客戶、新市場打下了堅實的基礎，同時建議在沈陽、大連各縣區培育一級旅行社的代辦處，由辦事處直接指導溝通其工作。這樣酒店除了一些穩定客源意外，還可以不斷的吸引新客源。

3、面動成體

當酒店的知名度達到比較理想的程度之后，我們便可以推出更多種靈活的經營理念，營銷方案，屆時便是從賣服務、賣環境、轉換為賣品牌、賣品質。這樣酒店才可以實現全方位立體化的營銷，接納各個階層、成為可以提供多元化服務的綠色生態型度假勝地。

營銷部

直愛武

2011/1/22