第一篇：駐外辦事處財務管理制度

駐外辦事處財務管理制度

隨著公司業務的日益發展，外地辦事處亦之健立，為了加強財務管理，特制定如下規定：

1、由總經理指定辦事處的經理為“備用金”借款人、借款人對“備用金”的安全負責，如有短缺借款人如實賠償。

2、“備用金”暫定為3000元，由借款人按程序辦理借款手續。如業務急需，臨時要加大借款，借款人在不能回公司的情況下，借款單以電子書寫方式，請示總經理批準后，財務按批準的金額由銀行匯到其指定的賬戶。

3、建立財務收支兩條線，外地辦事處的 “營業收入”，統一進入公司提供的賬戶。如需要辦理現金收款時，由總經理指定專人辦理。

4、發生營業費用時，經辦人要索取合格的原始發票，并簽注事由，有實物的驗收人要清點相符并簽字確認，費用報銷執行公司《財務報銷制度》。

5、辦事處經理對招待費的支出，月控制額在500元以內，憑實際發票報銷。如當月有特殊情況需要增加的，以電子表形式請示總經理批準。

6、手機通訊費月報銷標準：辦事處經理200元，銷售工程師100元，辦公室的固定電話按“傳真話單”、寬帶費、房租水電費憑發票如實報銷。

7、辦事處駐勤餐費補助執行每人8元/天的標準，不享受公司員工中餐補貼。

8、因公辦事，一律乘公交車，如急需時可乘的士，單程不得超過20元，并備注地點及事項。需要到辦事處外出差的，填寫電子出差申請單，請示總經理批準，報銷執行公司《差旅費用補貼標準及出差制度》。

9、如需購買辦公用品等，由辦事處經理以電子表報公司行政部批準后當地購買。

10、當月的費用要及時報銷，如不能回公司的，可將粘貼好報銷憑證快遞到公司財務，財務按實際報銷額匯款到指定的賬戶，如不及時報銷者，不得申請追加“備用金”。

11、辦事處經理登記本處的“備用金”《現金日記》賬本，每月一號將《公司駐外辦事處營銷費用月報表》上報公司財務。

第二篇：駐外辦事處管理制度手冊

公司駐外辦事處管理制度

第一條 總則

公司駐外辦事處是隨著公司業務的發展，客戶的需要而設立，是公司銷售窗口的延伸。為不斷加強辦事處業務隊伍建設，完善現代營銷手段，建立有效的競爭激勵機制，整合公司內外可用的資源，實現公司、個人的效益最大化，優勝劣汰、獎優罰劣，充分調動辦事處的積極性和創造性，特制定本辦法。

第二條 第二條辦事處組織結構和人事管理

1.各辦事處實行主管負責制，并在滿足公司全面銷售管理工作的前提下，負責辦事處的一切事宜。

2.辦事處工種及人員的設置，初期按上述標準，后續以辦事處實際情況可予以增減（審批權在公司銷售部總經理或公司總經理）。

3.辦事處人員的招聘：辦事處主管和庫管由公司總部負責委派或聘任，其他人員由銷售總經理和辦事處主管根據實際情況在公司或辦事處所在地招聘。辦事處人員不管在何處招聘，都必須按公司人事管理流程辦理好入職手續，并將入職手續交公司行政部存檔。招聘方式可參照公司《員工招聘和離職管理辦法》的相關條款。

4.辦事處人員離、退職（含自動離職和被公司辭退）：

1）滿足公司《員工招聘和離職管理辦法》離退職部分的相關條款；

2）辦事處主管、業務人員、庫管、司機或其他特殊工種人員的離職時間同管理人員，搬運工的離職時間同一般員工； 3）滿足本規定的其他離職要素。

第三條 第三條辦事處人員崗位職責

1.辦事處主管：

1）負責辦事處的日常工作；

2）負責辦事處所有人員的管理和考勤； 3）負責辦事處的收款工作；

4）協助并督導辦事處的業務銷售和倉庫管理工作； 5）負責辦事處與公司之間的產品調撥和下單工作； 6）負責辦事處的報銷審核和把關工作；

7）負責辦事處與公司各部門及客戶的聯系溝通工作； 8）負責辦事處車輛的管理工作；

9）負責辦事處財產和安全的管理及督察工作； 10）11）12）2.庫管：

1）負責辦事處倉庫所有產品的入出庫工作，產品出庫要符合先進先出的原則； 2）負責辦事處倉庫成品的堆碼、管理和整理工作，成品堆放要橫平豎直，便于人員及車輛的進出；

3）負責辦事處倉庫帳的建立和登錄，數據要真實可靠，要及時入賬； 4）負責辦事處倉庫的安全和衛生工作，及時消除安全隱患； 5）做好辦事處倉庫的盤點和“安全庫存”工作； 6）負責編制倉庫月報表，并與公司財務部門及時核對； 負責辦事處制度的擬定和執行，公司管理制度的傳達； 負責公司報表、報告的編寫填制，并及時上報公司各相關部門； 負責與辦事處相關的其他工作或公司交代的臨時工作 7）做好倉庫內良品和不良品的分類工作，不良品在條件合適的前提下，要及時返回公司；

8）及時完成辦事處主管或公司其他部門交代的其他工作。3.業務員：

1）服從辦事處主管和公司領導的工作安排； 2）負責所轄區域內的市場開拓工作；

3）通過相關的市場調查（通過網絡、走訪客戶等），熟悉并掌握所轄區域的資源狀況，了解各產品在當地的市場份額及主要競爭對手等，確定在當地的市場開發目標。

4）挖掘客戶信息，進行有效過濾；與客戶溝通，建立關系；對有意向客戶進行跟蹤，以便完成營銷任務；

5）在合同（或訂單）執行過程中認真跟進，同辦事處或公司相關人員進行有效的信息溝通，隨時了解合同（或訂單）完成的進度及效果，以求為客戶提供優質服務；

6）負責催收所屬客戶貨款，及時查詢是否到賬，以保證公司在規定的時間內足額收款；

7）執行公司規定的銷售政策，并根據市場反饋，提出合理改進意見。

8）收集區域市場信息，掌握區域市場動態、特點和趨勢，并將所收集到的有用信息反饋給相關部門以便作為決策參考資料。

9）不斷學習行業知識，不斷提高業務素質，以便完成各項任務指標，擴大公司市場影響，增強國內市場競爭能力，提高企業的知名度。10）11）遵守業務規范及公司其他規章制度，努力完成公司下達的銷售指標； 及時完成辦事處主管或公司其他部門交代的其他工作。

4.搬運工：

1）服從辦事處主管和庫管的管理和工作安排，工作時間必須呆在工作崗位； 2）搬運貨物上下車時要輕拿輕放，嚴禁損壞貨物；

3）協助庫管做好庫存產品的堆放工作；中午不得飲酒，時刻注意搬運貨物時的人身安全，嚴禁胡干蠻干；

4）按當天出貨情況多少配合加班送貨；

5）辦事處主管可根據需要安排調整其工作，不得以各種理由拒絕； 6）及時完成辦事處主管或庫管交代的其他工作。7）司機：

8）服從辦事處主管的管理和工作安排，工作時間必須呆在工作崗位； 9）辦事處車輛的安全（油、水、電）、保養與維護工作； 10）11）12）13）做好辦事處貨物的運輸工作，辦事處主管可根據情況對車輛進行調配； 做好辦事處車輛的清潔衛生工作； 根據業務量合理安排行駛路線；

工作期間嚴禁飲酒，駕車時要小心謹慎，注意安全，嚴禁開意氣車、賭氣車； 14）15）16）協助搬運工完成上下貨物較高或長尺寸的，并注意人身安全； 按當天出貨情況多少配合加班送貨；

及時完成辦事處主管或公司其他部門交代的相關工作。

5.其他工種：待工種確定后，再予以明確和規范。

第四條 第四條辦事處人員薪資及作息時間（特殊情況另行呈報公司核準）

（一）辦事處人員薪資（含各種福利）：

1.辦事處主管：3000元月 2.業務員：1000元月 3.庫管：1500元月 4.司機：1800元月 5.搬運工：2000元月

6.其他工種：面談確定后報公司核準

7.試用期基本工資按本條對應之基本工資的80%-90%核算試用期時間為1-3個月（時間長短由辦事處主管綜合評估后報公司核準）

（二）二、辦事處人員正常作息時間：

1.辦事處業務員每周上班6天，辦事處其他人員每月上班28天。

2.辦事處所有人員的休息前提條件是不影響辦事處工作的正常開展，不影響客戶的的交貨和配合。辦事處主管要做好辦事處人員休息的合理安排和管控。

第五條 第五條辦事處銷售管理

1.營銷計劃：業務人員根據辦事處下達的個人年銷售指標制定月或周銷售計劃計劃，經辦事處主管審核同意后實施；該計劃包括銷售指標分解，及開拓市場、增加銷售量的設想和措施； 2.營銷過程：

1）業務人員根據業務開展情況真實完整的填寫“工作日報表”和“客戶檔案表”，次月5號前針對上月業務開展情況進行書面工作總結；辦事處主管每月匯總“客戶檔案表”，在次月10日前提交公司銷售部總經理。

2）各業務員開發的客戶須及時向辦事處主管備案，如同一區域內市場出現“碰車”現象，由辦事處主管以“先入為主”原則予以協調。若出現跨區域的“碰車”現象，由公司銷售部以“先入為主”原則予以協調。

3）銷售時，原則上要經過辦事處主管對合同評審后簽訂經濟合同，合同簽訂后辦事處要對合同歸檔備查；對信譽較好的老客戶經辦事處主管同意后，可由用戶負責人簽字的采購單為訂貨依據；合同額五萬元以上的原則上要有預付款。4）銷售價格低于公司報價底線的經濟合同或銷售行為必須要通過公司銷售部總經理同意后決定。

5）業務人員負責合同履約，并按約定回收合同款項（包括質保金）；因業務人員個人原因不能收回貨款、形成呆壞帳造成公司損失的，由業務人員付連帶賠償責任。

3.銷售價格：

1）業務人員必須按照公司銷售部確定的產品銷售指導價向客戶報價（銷售指導價由公司銷售部門制定，當產品成本增減幅度在5%以上，指導價將予以變動）。2）業務員對外報價前應先弄清客戶的貨款結算方式、月銷售量、競爭程度、是否開票、是否送貨到廠及與辦事處倉庫路途遠近等要素，再根據產品銷售指導價對外報價。

3）客戶還價低于公司銷售指導價，須報公司銷售部主管批準。4）公司銷售指導價屬公司秘密，嚴禁對外泄漏，違者追究相關責任。4.貨款結算方式：

1）客戶月銷售金額在2萬元以下，實行現金收款。超過2萬元以上，才能實行月結，月結期限最長不能超過一個月。

2）月結客戶若信譽不好，發生付款不及時的現象，應轉為現金收款。3）實行特案處理價格較低的客戶，實行現金收款。4）情況較為特殊的客戶，經總經理批準可予以靈活處理。5.銷售回款：

1）辦事處客戶的收款除直接匯到公司指定的賬戶外，一律由辦事處主管負責收款。2）業務員不得私自收取任何客戶貨款，并要告知客戶無公司專印的正式收款收據（上有蓋公司財務專用章）不得付款給任何人，否則造成的損失由客戶承擔。3）業務員要負責催收所屬客戶的付款，及時向辦事處主管或公司查詢款項是否到賬。

4）任何人不得以任何方式挪用公司貨款。6.產品運輸：

1）在同客戶確定價格時，業務員必須明確是否送貨到廠。

2）同一客戶月銷售量在2萬元以上，且單次訂貨在3000元以上，辦事處才送貨到廠。

3）辦事處要樹立成本意識，在不增加成本或對成本降低有幫助的前提下，可實行拼車或請客戶返空車協助運輸。

4）零星購買的散戶必須要求其到公司倉庫自行提貨。

5）若有特殊情況或有潛力的客戶在辦事處主管全盤考慮和衡量做特案處理后予以送貨到廠。

第六條 辦事處倉庫管理

1.收到從總公司或客戶退回的實際貨物和相關的貨物明細后，辦事處庫管員應進行清點和核對，做到數量、規格型號等準確無誤,并簽收入庫單，及時做好入庫登記。2.貨物入庫要按照不同的型號、材質、規格和要求分類、分別放入適宜的儲存，保證貨物的安全。

3.貨物入庫要數量準確、規格型號準確，做到帳、物相吻合。發生問題不得隨意更改，應查明原因，是否有漏入庫，多入庫。

4.每次入庫的送貨單庫管員都要做相應的保留備案。

5.物品出庫，庫管員要做好記錄。出庫單由辦事處主管簽字后方可生效。如若遇到相關責任人外出不能及時簽字的，應有電話口頭的方式授權，貨物方可出庫。負責人外出返回公司后，應及時補上簽字。

6.物品出庫，規格型號和數量要準確，要按照先進先出原則發貨，做到帳物一致。7.庫管員要及時做好出庫登記，并保證發貨的正確性，及時供貨，保證合同的完整履行。8.庫管員要做好庫房的賬目管理工作，保證賬物一致。每天做好相應的庫存更新，在每月末編寫《辦事處倉庫報表》。

9.辦事處倉庫每月底要進行一次庫房盤點工作，對出現盤虧或盤盈的現象要分析原因，報公司批準后處理。

10.庫房要做好安全管理，若有安全隱患，要從快從速予以消除。第七條 第七條辦事處車輛管理：參照司機崗位職責部分的相關車輛管理條款 第八條 第八條辦事處費用管理

1.差旅費：公交車費憑車票報銷，市內的士車費必須說明原因后方可報銷（辦事處要加強管制），長途汽車票、火車票、飛機票等必須事先向公司申請批準后予以報銷。2.通訊費：

1）手機費補貼：辦事處主管和業務員每月100元，司機每月50元。用公司配置手機者，公司將代為繳納手機費，超過部分公司將從其當月工資中扣除。個人自配手機者，手機費補貼將同工資一起發放（手機必須每天24小時開機，如有發現關機者，每發現一次扣款20元）。

2）固定電話和網絡費：據實實報實銷（辦事處主管要嚴格管制，長話短說，杜絕與公司業務無關的通話）。辦事處主管每月打印電話清單到公司，若查為私人電話，將由個人承擔。

3.生活費：辦事處業務人員每人每月150元。

4.辦公費：實報實銷（單項費用超過100元須事先向公司申請）。5.房租費：公司統一承租，費用由公司承擔。

6.車輛使用費：若為外租車輛，按相關協議執行。若為公司配置送貨車輛，則相關費用實報實銷。

7.業務招待費、傭金回扣、禮品禮金等費用須事先向公司申請并得到批準后才能報銷。8.時機成熟后，銷售費用按銷售額實行費用提成制（比例另訂）。第九條 第九條辦事處業務獎金及提成

1.業務員按每月的銷售額核算業務提成，業務提成的發放以業務員每月收回的實際貨款為準，業務提成多少與貨款收回時間長短掛鉤。

2.業務員若月銷售額低于10萬元，將不予提成。超過10萬元，業務員的提成=當月收款額業務提成比例收款時間比例系數。業務提成比例表：

收款時間長短比例表：

3.不管何原因導致客戶退貨、補數、扣款都應扣除業務員相應的提成。對公司造成損失的，將由相關責任人承擔。

4.銷售提成同次次月工資一起發放（即5月的提成同7月工資一起發放）。第十條 第十條辦事處單據管理

1.辦事處的專用收款收據（蓋公司的財務專用章方為有效），辦事處主管必須妥善保存和使用，嚴禁遺失和毀損。收款收據若有作廢，必須三聯同在并注明作廢字樣。收款收據用完后，存根聯要移交給公司財務部。2.辦事處的所有出貨都必須有出貨單據，出貨單在客戶簽章后必須當天內傳真公司。

3.客戶若有退貨或扣款的單據，必須在當天內傳真公司。

4.辦事處人員因公發生的各項支出，必須在兩天內據實填寫報銷單呈辦事處主管審核（相關的單據附在報銷單后），無誤后方可報銷。辦事處的報銷單據在次月5日之前必須快遞至公司。

5.辦事處若簽有業務合同等其他相關銷售單據，也必須在當天內傳真公司備案。

6.辦事處《倉庫報表》《辦事處銷售、收款、匯款明細表》《辦事處考勤表》、、等各種報表必須在次月5號前傳真至公司。《辦事處業務員每月銷售及收款明細表》必須在次次次月5號前傳真至公司。7.客戶的質量投訴單也必須當天傳真公司并只會相關部門。

8.辦事處的單據除報銷單外，都必須有留底備存，保存期限至少在3年以上，若要銷毀，也必須先報經公司總經理同意。9.辦事處若還有其他單據或報表等，比照上述方式處理。

第三篇：駐外辦事處

關于酒店設立住外辦事處的建議

一、鲅魚圈酒店業的形式分析

目前鲅魚圈酒店業正在蓬勃發展，兩年內將有4 至5家與我們皇家園林酒店相近或超過規模的酒店，以及國內外知名品牌酒店落成投入使用，硬件設施和地理位置有過之而無不及，同時更加優惠的營銷政策（內部激勵、外部促銷、資源橫縱向組合等），更具競爭的營銷手段（高投入的廣告推廣等）將充斥鲅魚圈市場，而且人才的競爭、服務的競爭也將更加激烈。因此，我們酒店在立足鲅魚圈市場的同時，必須走出去，鲅魚圈的市場是有限的，而外圍的市場是無限的，舉例沈陽和大連旅游市場來說，每年的旅游消費都在50幾個億，到鲅魚圈消費旅游的也要有幾個億。而與我們酒店簽署協議的旅行社和單位，向酒店輸送的客流量始終不能滿足酒店的實際可容納數量，并且始終保持著平均數量，并沒有較大的客源數量和質量飛躍。營銷部本著為提高酒店的客房、會議室、餐飲、康樂野浴、石門漂流等主營營業收入，酒店就必須要在沈陽、大連、鞍山、撫順等省內主要城市設立駐外辦事處，辦事處要有針對性的開發培育地區性旅游及會議培訓市場，為酒店廣結客源廣招財路，并且可以最大限度的樹立酒店品牌形象，挖掘潛在客源市場，為酒店進一步提高收益奠定穩定的市場基礎。

二、駐外辦事處職能：

①擴展省內市場規避當地行業競爭風險

在目標城市設立辦事處，避免了與當地酒店的價格戰，避免了行

業之間的惡性競爭，主動出擊尋找客源開拓市場揚長避短，是未來生態休閑度假型酒店進一步發展的基礎。在目標城市設立辦事處，避免了酒店與目標城市的距離因素，使收集信息拜訪客戶更加直接，具有非常高的運作效率與即時性。酒店辦事處得到當地信息后，辦事處工作人員即可馬上與其取得聯系建立溝通，可以高效率的促成協議的簽訂。辦事處職員應選擇當地營銷業務熟練對當地市場了解的人員，可以更事半功倍的完成工作，也可以節省住宿和其他補助方面的開支。②各地皇家園林辦事處可以直接拜訪當地政府機關、金融保險教育衛生事業單位、國家大型企業，可以直接接受當地散客及團體預訂

目前酒店已經在各旅游網上架構訂房系統，同時與部分旅行社建立了協議關系，但是同時還有大量的散客資源不在網上訂房或參加旅行社團（旅行社以自身利益為重，總是引導顧客去他們能夠掙錢的旅游目的地）等因素導致資源流失。但我們自己的辦事處可有效地的宣傳自己的產品，組織并將其運送至酒店，有效的避免因旅行社的引導導致的客源流失。③宣傳推廣及時性

酒店有最新的活動動態時，辦事處可將酒店的資料及時的匯報給協議客戶，并且通過當地媒體進行宣傳推廣，做到信息的及時性公布。④廣告拓展

通過辦事處可與當地媒體及電視臺建立合作關系，并向社會發布廣告，避免了因地域差異導致的媒體選擇不當，并且予以監督等避免發布時間不符、發布效果不佳等不利因素的產生。⑤當地同行業信息的掌握

辦事處可通過各種關系獲得其他同行業的相關內部信息，從而第一時間發送至酒店參考研究，使酒店做到酒店與時俱進，超越其他同行業。⑥酒店文化滲透

酒店可通過當地電視臺或傳媒公司聯合承辦各類活動，將酒店信息通過軟性植入的形式滲透給當地各階層人士，起到更為全面的宣傳作用，屆時辦事處可作為與當地媒體合作平臺。

三、風險分析

①以沈陽為例門市租金約每天投入80元，包括加上水、電、寬帶等年費用大約3萬元

②以3人為準，人員工資交通通訊開支成本每天400元；年費用大約14.5萬元。（此項費用在營運一年之后，可以一大包的形式包干）③電腦、打印機、傳真機、辦公用品、裝修、雜費等一次性投入約2萬元

第一年約投入：20.5萬元

以后每年投入會少于20.5萬元 酒店客房均價約488元； 以20.5萬元÷488元/房=420間/年 由此數據可以看出，（以沈陽為例）駐外辦事處一年內訂房只需有420間（平均每天訂房1.1間）就可以達到收支平衡，如預測全年訂房4550間，那么只客房一項就可帶來：4550*488=222萬元的收益。如果再加上餐飲、康樂野浴、會議室、漂流等項目的收益，全年至少可以帶來400萬元以上的收益。

四、結

論

駐外辦事處，每天只需為酒店帶來1.1間的訂房率，便可達到其

收支平衡，并且考慮辦事處其他的職能和附加效益，當我們形成了一定的營銷網路之后，可以進行多種旅游產品的推廣銷售，因此此計劃可行性極高，并且沒有經營風險性。

五、切入點

我們本著“點動成線，線動成面，面動成體”的戰略方案。

1、點動成線

可以先以我們親屬同學朋友現有的人脈基礎、以協議單位、旅行社等為我們前期切入點，在當地各地區扶持起為酒店做專線的旅行社，推薦他們成立1日游、2日游等團隊，同時我們的營銷經理可以對當地政府機關、金融保險教育衛生事業單位、國家大型企業直接拜訪形成銷售，可以直接接受當地散客及團體預訂，在沈陽、大連地區采取“逐個擊破”的策略，推薦我們酒店自行整合的鲅魚圈當地旅游資源，從1日游、2日游3日游到更長時間的游玩線路、會議等，讓老客戶知道我們的新產品，讓新客戶知道、了解生態皇家園林酒店的優勢等。

2、線動成面

當辦事處在沈陽、大連行成一定的人脈網，酒店達到一定的知名度的時候，我們就可以借助老客戶來接觸沈陽或沈陽以外的新客戶，為開辟新客戶、新市場打下了堅實的基礎，同時建議在沈陽、大連各縣區培育一級旅行社的代辦處，由辦事處直接指導溝通其工作。這樣酒店除了一些穩定客源意外，還可以不斷的吸引新客源。

3、面動成體

當酒店的知名度達到比較理想的程度之后，我們便可以推出更多種靈活的經營理念，營銷方案，屆時便是從賣服務、賣環境、轉換為賣品牌、賣品質。這樣酒店才可以實現全方位立體化的營銷，接納各個階層、成為可以提供多元化服務的綠色生態型度假勝地。

營銷部

直愛武

2011/1/22

第四篇：辦事處財務管理制度

駐外辦事處財務管理制度

隨著公司業務的不斷發展，外地辦事處的建立，為了加強財務管理，特制訂如下規定：

1、有總經理指定的辦事處的負責人為“備用金”的借款人，借款人對“備用金”安全負責，如有短缺借款人如實賠償。

2、“備用金”暫定為5000元，由借款人按程序辦理借款手續，對于辦事處搬遷新場地或住所，需購大宗貨物的，需提前申請備用金，借款人不能回公司的情況下，借款單以電子書寫方式并附上用款明細，請示總經理批準后，財務按批準的金額由銀行匯款至指定的賬戶。

3、經負責人審批同意發生的各項費用，經辦人要索取合格的原始發票，并簽注事由，有實物的驗收人要清點相符并簽字確認。

4、關于辦公用品的購買，辦事處負責人以電子表的形式報給行政部，行政部批準后當地購買或行政部統一進行網購快遞至辦事處。

5、當月的費用要及時報銷，如不能回公司的，可將寫好的報銷單及原始發票快遞到公司財務，財務按實際報銷金額匯款到指定賬戶，如不及時報銷，不得申請追加“備用金”。（注：報銷單據到財務領取）

6、建立財務收支兩條線，辦事處的營業收入必須進入公司提供的統一的收款賬戶。

7、辦事處負責人登記本處的現金賬，每月一號將上個月《辦事處費用登記表》上報給公司財務。

8、分公司所有人員的工資由總公司發放，負責人每月一號將上個月《考勤報表》發給公司人事部門。

附則：財務部將根據公司業務發展，運營情況的需要即時對本制度的進行調整及修改！

*************有限公司

財務部

2016年1月1日

第五篇：營銷公司駐外分公司(辦事處)管理制度

http://www.tmdps.cn

營銷公司駐外分公司（辦事處）管理制度

第一章 工作職能與崗位職責

一、編制設置原則：

分公司：營銷經理、市場推廣經理、用戶中心主任、財務專員，其中財務專員由營銷公司委派；可設導購代表、營銷代表若干人(由分公司根據實際情況確定，有關費用按分公司費用分解及目標協議書約定執行)；

辦事處：營銷經理、用戶中心主任、綜合管理員，其中綜合管理員工資由營銷公司負責；可設營銷代表若干人。

二、分公司／辦事處工作職能

各分公司／辦事處是樂華空調營銷公司的駐外銷售機構，是企業向市場延伸的重要窗口，其管理直屬于樂華空調營銷公司。分公司／辦事處代表公司的利益履行如下職能：

1．分公司／辦事處根據公司的營銷方案，承擔公司下達的銷售任務，并組織銷售人員的二次任務分配。

2．分公司／辦事處根據公司的任務指標，可按要求報招聘計劃，經審批后，由分公司／辦事處負責組織、招聘、培訓所需要的營銷代表。

3．分公司／辦事處負責當地市場的開拓、客戶資源開發和管理；

4．分公司／辦事處代表公司負責與當地客戶的聯系協調和銷售業務的往來。

5．分公司／辦事處負責對所轄區域樂華空調產品的售前、售中、售后服務，處理客戶和用戶的投訴。

6．分公司／辦事處負責組織、策劃、執行公司在當地市場的產品宣傳、品牌宣傳、企業形象宣傳，提升晶牌和企業在當地的知名度。

7．分公司／辦事處負責對當地職能部門的聯系、協調，處理好公司在當地的公共關系，確保銷售業務工作的順利進行。

8．分公司／辦事處行使對公司在當地的財產的保護管理權，確保公司的財產安全。·

9．負責收集、整理、反饋當地市場信息及同行競爭晶牌的營銷動態。

10．根據公司的有關規定，執行和負責各項資金回籠、費用結算工作。

三、分公司／辦事處崗位職責(一)分公司／辦事處經理的職責： 1．對本區域銷售工作的管理

? 代表分公司／辦事處，接受公司分配給該區域的全年銷售任務，并確保如期完成。? 分公司／辦事處經理在接受公司分配的任務后，要認真分析研究市場，并對所負責區域進行合理細分。

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? 負責作出全年銷售工作計劃，并對本區域的銷售任務進行二次分配。將本區域的營銷代表分區域、定任務，以書面形式呈交營銷管理部作為全年工作考核依據。落實二次承包方案，作為工資核算依據。

? 各分公司／辦事處經理負責公司有關政策精神的傳達和安排執行，督促本區域營銷代表的工作，定期完成公司下達的各項工作指標，同時指導、幫助營銷代表提高業務水平。? 各分公司／辦事處經理行使對該分公司／辦事處的管理權，按有關規定統籌好分公司／辦事處的營銷代表的工作，負責分公司／辦事處人員的工作安排調動。對該區域的促銷費用進行區域和階段合理計劃分配。

? 管理、監控、指導分公司／辦事處所有人員對公司規定的各項管理辦法流程的執行，杜絕違反公司規定及損害公司利益的違法行為發生，如有違反公司管理規定造成公司利益蒙受損失的，經理要承擔直接管理責任和經濟處罰。

? 負責對分公司／辦事處的各項費用的計劃、分配、監控，合理、公開、公平地開支各項費用。

? 負責對分公司／辦事處各項固定資產辦公用品管理和保護，保證公司財產不受損失。? 每月根據分公司／辦事處人員的工作表現，進行工作成績和業務能力的考核，填寫“月度評分表”，配合公司對分公司／辦事處人員的工資核算及定級考核工作。? 負責建立分公司／辦事處的銷售臺帳，對各經銷單位的投款和提貨情況隨時檢查，嚴格執行現款現貨的政策。

? 每月必須組織駐外人員召開一次業務會議，并負責組織營銷代表按時完成“本月工作總結、下月工作計劃”，以及所有公司要求反饋的各項報表。

2．與各部門的協調管理

? 分公司／辦事處經理要與公司市場、營銷管理、用戶服務等部門密切配合，確保銷售工作的順利開展。

? 協同用戶服務中心主任處理好與當地各職能部門的關系。

? 協助廣告代表公司的廣告員、廣告執行人員，合理進行廣告投放，配合經銷單位共同策劃促銷活動，并監督形象廣告的執行情況。? 協同用戶服務中心主任，組織營銷代表加強對本區域的安裝維修服務網點的建設和管理工作，處理好客戶的投訴以及與商業單位的關系。

? 協助營銷管理部，監督和管理好中轉倉的貨物進、出、存，每月督促中轉倉保管員做出當月的進、出、存月報表，發現問題及時追查處理。

3．分公司／辦事處經理的權限：

? 行使分公司／辦事處的銷售任務的計劃分配權。? 行使分公司／辦事處人員的定崗分區，調動權。? 行使分公司／辦事處聘用人員的招聘權。

? 行使分公司／辦事處人員的考核和解聘、建議調離權。? 行使分公司／辦事處的各項費用計劃、開支、監督使用權。? 行使分公司／辦事處人員的工資考核、分配建議權。? 行使促銷方案的計劃、審核權，品牌廣告建設執行權。? 行使售后、售前服務的處理和建，議處理權。? 行使分公司／辦事處財產的管理、控制保護權。? 行使分公司／辦事處所需貨源的計劃調度權。

(二)、用戶服務中心主任的工作職責：

1．協助分公司／辦事處經理開展分公司／辦事處的各項管理工作，為搞好本區域的銷售工作，共同領導和組織分公司／辦事處人員開拓市場，服務市場、培育市場。

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2．負責分公司／辦事處服務人員的組織、領導工作，并對本區域內的售后服務工作全面負責。

3．負責監控管理中心所轄網點的安裝維修質量，按公司的有關規定進行考核。

4．積極配合營銷代表開拓市場，對符合建點條件的單位按程序及時設置特約維修安裝點。

5．負責分公司／辦事處售后服務員工的工作安排及工作考核，對嚴重違紀的員工有申請調離權(對公司員工)和解聘權(對聘用員工)。

6．負責轄區內的經銷網點的技術指導，定期進行技術培訓，提高各經銷網點技術人員的技術水平和服務素質。

7．結合實際需要制定配件安全庫存量，定期提交合理的配件需求計劃，保證零配年的及時供應。

8．完善配件及周轉機的管理，建立健全領用臺帳，每月定期盤點，確保帳、物、卡相符。

9．嚴格控制網點零配件的領用情況，防止零配件流失。

10．組織人員認真審核下屬網點安裝維修單的真實性、規范性，并做好用戶回訪工作。

11．及時處理用戶或有關部門委托處理的投訴事件，及時組織對特殊用戶的上門服務，并跟蹤結果，最大限度防止惡性投訴事件的發生。

12．每月及時收集產品信息和服務信息，按要求反饋用戶服務部，并對轄區內產品質量信息和維修技術難點，及時以書面形式反饋。

13．及時向網點傳達公司下發的安裝、維修工藝文件及通知，并按要求對網點進行指導。

14．以不符合要求或違反公司規定的網點提出整改建議。經批準后負責網點撤銷的善后工作。

15．加強與消費者協會、用戶委員會、技術監督局等職能部門和各種傳媒的聯系，確保樂華產品的有利地位。

16．了解競爭對手的情況和新舉措，并及時反饋部門。

17．負責每月按用戶服務部和分公司／辦事處要求提供各種報表、帳目及工作總結。

(三)、營銷代表的工作職責：

1．營銷代表必須全力配合分公司／辦事處經理、用戶服務中心主任開展銷售及售后服務工作，如期完成本區域分配的銷售任務。

2．在接受公司分配的任務和區域內二次分配任務后，必須擬定一份全年工作計劃，交分公司／辦事處經理審核，并呈交營銷管理部作為工作考核依據。

3．必須按公司要求努力開拓目標市場，協調好各商業單位的關系，管理好所負責區域的市場價格，監督所轄區域內的貨物流向，并負責處理所轄地區的用戶服務工作。

4．每月25號做出“當月工作總結及下月工作計劃”，交分公司經理審核，并作為工作考核。

5．營銷代表要嚴格執行公司的營銷方案，堅持現款現貨的原則，對收到的匯款、銀行承兌，要認真檢查，去當地銀行辨別真偽，50萬元以上的匯票要求向開出行查詢，確保貨款安全。

6．對商業單位的來款匯票，必須當天傳真回公司財務科，在傳真件上簽名確認收訖日期。并做好分類登記，詳細記錄，如：投款日期、匯票日期、匯票號碼、金額、承兌匯票到期時間及承兌期幾個月等。

7．營銷代表必須定期與公司儲運、財務科核對帳目，確保與經銷商的經濟帳目準確。

8．根據當地市場特點，配合經銷商及廣告代理公司共同策劃促銷活動，并負責對市場推廣部提供的廣告發布方案進行有效論證，提出適合當地的市場情況的合理化建議。

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9．認真執行經市場推廣部論證后的廣告促銷策劃方案和廣告代理公司制定的媒介組合計劃，搞好當地的促銷工作。

10．負責本區域的專柜、專賣店的設

置、申請報批，及樣機、宣傳資料的需求計

劃制定、分發登記及使用跟蹤等。

11．負責對本區域內發布的廣告進行監控，要求促銷活動每次一小結，并將書面報告反饋回市場推廣部。

12．密切與當地新聞媒介的關系，負責當地的動態新聞宣傳工作。

13．協同分公司／辦事處經理，對導購代表進行招聘面試，將初試合格的詳細資料(身份證復印件，個人簡歷，學歷證書，·《導購代表聘用登記表》傳真回市場推廣部審核，并報營銷辦公室批準。

14．每月對導購代表的工作進行考核，根據導購代表的銷售實績定期填報《導購代表底薪及獎金匯總表》，經導購人員簽名，分公司／辦事處經理確認后，連同《商場銷售報表》傳真回市場推廣部，以便結算導購代表的工資和獎金。

15．負責專柜、專賣店的管理工作，做到樣機擺放規范、POP充足，確保按照公司統一的瓤形象進行現場布置。

16．通過各種信息渠道，積極收集當地市場信息，并及時將信息反饋回公司市場推廣部。

17．對符合建點條件的單位按規定程序報請用戶服務中心主任，設置特約維修安裝點，并監控網點的安裝維修質量，按公司的有關規定進行考核。

18．及時了解和統計經銷商售中壞損機情況，提出處理意見，并根據批準的處理方案進行處理。

19．及時處理用戶的或有關部門委托處理的投訴事件，并跟蹤處理結果。

(四)市場推廣經理的職責

1．直接接受市場推廣部部長的領導，并接受分公司經理的日常工作的管理。

* 依據公司整體市場推廣計劃，在市場推廣部的統一指揮下，執行市場推廣部全國統一的市場推廣計劃。結合當地市場特點，制定本地區的市場推廣計劃，報市場推廣部備案。

* 配合地區媒介執行對媒體的購買，并進行地區媒介監測。

* 配合分公司經理根據當地情況，及廣告費分配情況制訂階段性的促銷計劃及區域專賣店／專柜發展計劃，并報市場部備案。

2．負責促銷現場的布置、監督以及促銷材料的管理。

* 按公司的CI要求，負責指導促銷現場的布置，并對宣傳、促銷效果進行監督，確保達到應有廣告質量。

* 負責市場推廣部統一制作的POP與促銷計劃材料的申領與發放工作。

．

* 負責提出本地區辦事處產品樣機、POP與促銷材料制作需求計劃，報市場推廣部備案，并對制作成本、制作質量加以控制。

3．負責區域導購人員的招聘、培訓與管理：

* 協助市場推廣部、分公司經理

對區域導購人員進行招聘、培訓、考核。

* 依據市場部整體工作要求，指導導購人員的日常工作(賣場標準化陳

列、導購人員行為規范、信息反饋等)

* 建立地區導購人員管理檔案并報市場推廣部備案。

4．市場信息的收集與反饋：

* 密切關注競爭對手的市場動態，承擔區域市場的市場信息收集、匯總和分類整理工作，并及時反饋給分公司經理和市場推廣部。

* 建立地區市場推廣費用分類登記臺帳并上報市場推廣部。

(五)、分公司財務人員工作職責：

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1、組織與職責：

1)、分公司財務人員由營銷公司直接委派，行政上接受所在分公司領導，業務上接受營銷公司財務科領導；

2)、貫徹執行營銷公司財務管理制度和銷售管理政策；

3)、根據營銷公司財務管理制度和銷售管理政策，協助經理制定分公司各項管理制度；

4)、主管分公司日常財務會計業務，協助分公司經理搞好銷售財務管理，參與分公司的銷售管理；

5)、對于營銷公司的調入的各類存貨建立進、出、存管理制度，完善手續，保證公司資產的安全、完整、增值；負責分公司客戶往來帳目的核對、清收。

6)、協助分公司經理，制定銷售回款回籠計劃，組織銷售貨款回籠營銷公司；

7)、協助經理制定費用管理制度，正確劃分費用種類，控制各項費用額度，嚴把費用開支關；

8)、按時向營銷公司填報各類報表及提供其他信息；

9)、負責分公司財務資料的審核，對分公司日常業務進行監控；

11)、配合營銷公司各項業務審 12)、保管分公司各種財務資料；

13)、完成營銷公司臨時交給其他任務。

2、權限：

1)、對分公司銷售管理實施財務監督；

2)、對營銷公司制定的財務管理制度和銷售管理政策享有實施權。

3、工作要求：

1)、正確設置和使用會計科目，組織安排分公司會計核算工作；

2)、嚴格執行營銷公司存貨管理規定，負責存貨出庫單據的填開、保管；

3)、嚴格執行分公司費用管理制度，履行費用報銷審核權，對違反公司財務管理規定的行為及時制止、糾正，對重大問題提出處理建議并上報營銷公司；

4)、按存貨的品種、型號、數量建立商品調撥明細帳。

5)、按客戶提貨型號、數量、金額及回款等明細內容設置應收帳款明細帳，并及時與各客戶核對。

6)、建立并登記現金收支日記帳，掌握分公司費用基金的使用情況。

7)、每月底與倉庫對帳，并實施實地盤點，確保帳實相符。

8)、按公司規定，設置客戶待開發票登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具增值稅發票之數據資料。

9)、設置客戶銀行票據登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具的銀行票據的傳遞情況。

10)、按時向營銷公司報送各類報表。

11)、嚴守公司秘密，維護公司利益。

12)、定期與營銷公司核對各個會計科目，并將核對情況反饋營銷公司。13)、月底費用備用金流水帳復印件，寄回營銷公司審核、備案。

14)、協助分公司經理處理日常業務。

(六)、辦事處綜合管理員工作職責：

1．負責分公司／辦事處的文件管理工作。

2．負責分公司／辦事處發貨開單工作。

3．做好經銷商檔案、安裝維修網點檔案、職能部門檔案、媒體檔案、用戶檔案等工作。

4．協助營銷代表做好宣傳資料的分發登記工作。

5．協助分公司／辦事處經理做好人員考勤及辦公用品購買及發放。

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6．做好經銷商的貨款登記及銷售臺帳工作。

7．做好分公司／辦事處向公司信息反饋的組織督促工作。

<七)、導購代表工作職責：

1．根據分公司／辦事處和所在售點確定的銷售計劃，通過推介，達成銷售目標。

2．不斷提高自身素質，充分利用分公司／辦事處提供的資源，努力達到預期的銷售成果。

3．充分了解所在地區的銷售特性及競爭品牌的優劣勢，抓住每一個銷售機會，有效地擴大導購范圍。

4．根據分公司／辦事處的物流管理系統要求，做好銷售臺帳工作，按時按質做好信息的反饋。

5．及時將競爭市場信息和銷售中出現的問題與困難反饋給市場推廣經理或營銷代表及分公司／辦事處相關人員。

6．及時將售點的樣機、宣傳資料等的上柜率和數量反饋給分公司／辦事處，以便得到補充。

7．負責售點的日常維護工作。

8．遵守分公司／辦事處及上場有關管理規定，杜絕違紀現象。

9．注重個人形象，提高個人素質，突出分公司／辦事處及品牌形象。

第二章

分公司／辦事處日常事務管理

一、分公司／辦事處地點設立條件

1．各分公司／辦事處應在各省的省會城市或直轄市設立。

2．為樹立樂華空調良好的公眾形象，要求所有分公司／辦事處的選址和裝修必須符合下列條件：

* 分公司／辦事處應選在市區交通便利，有停車地點的地方；

* 分公司的門面裝修必須符合公司的CI設計要求；

* 分公司人員生活區必須與辦公地點分離，住宿地點設在分公司附近。

二、分公司／辦事處文明辦公規定

1．上下班紀律：

* 分公司／辦事處全體人員必須嚴格按規定時間上下班(8：00—18：00)，不遲到、不早退，不得無故曠工(包括開會、學習培訓等)。

* 各分公司人員每日上班必須按要求著裝和佩戴工作牌；

* 在辦公區域要精神飽滿，積極工作，不打瞌睡，坐立要端正，不準有坐在桌面上、腳放在桌面上等不雅觀行為。

* 不準在辦公場所進行娛樂活動，做與工作無關的事。

* 辦公場所要保持環境清潔，不隨地吐痰、亂丟廢棄物、辦公用品擺設整齊(包括門口一帶的環境清潔及門口通道不堵塞)。

* 必須遵守崗位操作規程，履行崗位職能，未經分公司經理同意不能代崗，確保工作質量。

2．禮儀：

* 接待客人時，服務要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意個人形象及保證環境干凈舒適。

* 分公司／辦事處經理、業務員會見客戶時要著裝得體、注意形象、禮貌待客、言行舉止大方得體等。

* 要按約定時間赴約，不遲到、不失約，如有特殊情況不能準時到約定地點，則要向對方事先聲明并道歉。

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3．電話用語規范

* 電話三聲鈴響要接聽，禮貌用語要牢記。接電話：“喟!您好，樂華空調XXX辦事處，??”；打電話：“喟!您好，我是樂華空調XXX辦事處的XXX，請問??”掛電話：“??好的，謝謝您!再見”等

* 語言要清晰，當遇到對方電話聽不清楚時，要禮貌地向對方聲明，確保通話質量。

4．回廠考勤規定：

* 駐外人員在回公司第二天必須到營銷辦公室報到；返回辦事處的前一天到營銷辦公室登記。

* 差期或奉命回廠參加會議、培訓等期間按公司規定時間上下班、不得缺席；會議結束后必須及時返回分公司／辦事處，途中不得逗留。

5．信息傳遞制度：

* 分公司／辦事處經理分公司／辦事處經理負責有關政策的傳達和貫徹執行每月必須召開例會，傳達公司精神，分析總結上月工作情況，下達本月工作計劃并布置工作任務，各 員工不得缺席，違者按分公司／辦事處有關規定扣罰。

* 關心、支持下屬工作并虛心聽取下屬的意見；員工有意見必須以誠懇的態度向上級反饋，不得無禮指責或辱罵上級。違者視情節輕重作扣罰或調離崗位的處理。

三、分公司／辦事處文件檔案管理內容

1．銷售臺帳(總臺帳、分區分類臺帳)、庫存報表；

2．承包項目臺帳(工資、費用)；

* 做好每月的工資分配臺帳(包括內聘與外聘人員)；

* 做好每月分公司／辦事處及各區域的費用臺帳。

3．基礎資料檔案：

* 公司提供的各類產品的證書資料；

營業執照(復印件)； 價格表及營銷方案； 各類報告； 各類合同協議； 公司各類文件檔案

4．分類目管理存放，文件查找、檢索，確保文件的齊全及機密。

四、制度適用范圍

本管理制度適用于樂華空調器營銷公司分公司／辦事處。編制：營銷辦公室 審核： 批準：

日期：2000年08月30日