第一篇：人文學院畢業論文-論秘書的協調職能

論秘書的協調職能

前言：

秘書的工作具有參謀、管理、協調三大職能，其中協調關系是秘書工作最重要的職能之一。在實際工作中，領導親自協調具有極強的權威性和有效性，但是領導工作主要在于企業發展規劃，主要任務有決策，不可能事必躬親，這就需要秘書在工作中的發揮完美的協調職能，首先協調內部關系，搞好基礎，使領導與領導、同事之間相處融洽，保證企業穩定、快速發展；協調好外部關系，真誠對待客戶，順應政府發展，友善對待媒體，樹立企業良好形象，保證企業健康，長久的發展。所以秘書協調職能的強弱直接影響著領導工作和部門工作。

關鍵詞：秘書 協調 職能

一、秘書協調職能的作用

協調從字面上理解即是指協商、溝通、調和、調解、調節等。從管理學角度看，協調是指管理者從系統整體利益出發，運用各種手段，正確妥善地處理系統之間、人們之間的各種關系，為實現系統目標而共同奮斗的—種管理職能。

秘書協調是指在其職責范圍內，或在領導的授權下，調整和改善組織之間、工作之間、人際關系之間的關系，促使各項活動趨向同步化與和諧化，以實現共同目標的過程。而其基本要素包括：協調者、協調對象、協調意圖、協調目標、協調環境。秘書協調是領導工作的延伸，是秘書部門的重要職責，是秘書人員的基本素質和能力，是秘書工作的基本職能，是推動秘書工作向深度和廣度發展的重要保障。

二、秘書協調工作的分類

（一）關系協調

關系協調，從廣義上來講它一方面包括創造一個親密合作、團結一致的內部環境；另一方面包括爭取一個共同發展的外部環境，使組織與它面臨的內部和外部公眾之間的關系處于一個和諧的狀態，讓組織在與公眾的溝通、協調中建立和發展良好的形象。專就秘書職業來講，它指同一組織機構中協調部門與部門間的各種關系，同事關系以及上下級關系等。從協調方式來看，關系協調又可分為縱向協調和橫向協調。

縱向協調，又稱為上下級協調，就是同一組織系統中不同層次之間的各種關系的協調。其中以下行協調較多，而且難度較大。由于縱向協調是上下級關系的協調，秘書人員應該按組織之間的隸屬關系，正確對待上下級，謹慎處理各種矛盾。如協調下級正確理解上級決策意圖，反復與下級部門協商修改報告、請示，再重新上報上級機關等。（如圖1）

圖1 縱向協調圖

橫向協調，亦稱為外部協調。就是不同組織或不相隸屬組織之間的各種關系的協調。這種協調工作主要有兩類，一是秘書部門講本機關與相關機關的事項進行協調。（如圖2）這類情況常見的是聯合機關的上行文或聯合機關的下行文。二是同級機關為實現目標采取行動前與秘書部門先行進行協商、制定預案，比如同級機關聯合召開會議的會前協商準備。

圖2 橫向協調圖

（二）工作協調

工作協調，是秘書工作的一個重要組成部分，很多人過分強調秘書職業的協調作用，單純的將秘書工作是為組織機構的潤滑油，起到調和上下級，同級，內外組織之間的關系，提高組織機構運作效率，這樣的理解雖不是錯誤，但有些以偏概全之意。

秘書在領導部門除了消除關系矛盾的作用外，在日常的工作傳達中，要避免簡單的傳聲筒式重復工作，這樣不僅使自身感到無聊乏味，也會使下級部門感到反感，同時也不能完整傳達上級精神。

在傳遞任務時，首先要做到自身對任務的理解領會，這樣才能更好地幫助下級部門完成任務，同時也要關注任務進展情況，及時向上級匯報反饋任務進度，使上下級、各部門間建立高效聯動橋梁，這樣才能成為一名優秀的秘書人才。

三、秘書協調職能的特點及原則

（一）秘書溝通協調的特點

在管理體系內，秘書沒有法定的支配權利，所以秘書的溝通協調工作與領導的不同，具有以下特征。

1、附屬性

（1）附屬性是秘書溝通協調工作的首要特點。

（2）秘書的溝通協調，往往是領導授權去處理矛盾。

（3）秘書的溝通協調，尤其是協調行為，必須受領導活動的制約。

2、全面性

（1）主要指本單位各項工作的全面協調。

（2）表現為多方面、多層次、多領域。要協調的工作無大小、內外之分。

3、中介性

秘書的協調一般只起溝通、聯絡、協商、調節作用，不如領導協調時具有權威性。

（二）秘書協調工作的原則

在實際工作中，協調原則是我們從事秘書工作時必須遵循的基本準則。主要有以下幾點。

1、從屬原則

秘書部門是為領導機關服務的，它必須在同級機關的領導下進行工作，這種從屬性決定了秘書協調是一種非權力性的協調，須遵循從屬原則。對領導授權協調的事項，要準確領會領導意圖，不能自行其事，另搞一套。當然這不是說秘書人員只能消極地等待和處理協調事項，但秘書人員的地位 決定了他們的工作必須做到盡職盡責又不越權。

2、依法原則

依法原則是文秘人員從事管理活動的基本要求，在理論上往作為行為的基本原則來看待。在執行工作時也要考慮合法性原則和行政合理性原則。雖然秘書工作不具有獨立性、權威性，但是依然要對自身行為負有相應的責任。

3、調查研究原則

注意調查研究，堅持實事求是，一切從實際出發，是協調處理問題的基礎，也是做好協調工作的基本功。“正如毛澤東說的：沒有調查就沒有發言權，協調工作要切忌“下車伊始”就哇嘞哇呲地發議論提意見。毛主席說這種人十個有十個要失敗的。”所以調查研究是協調工作的前提與基礎，只有情況明是非，協調才能依照客觀實際實事求是的進行。

4、平等協調原則

平等協商原則是指秘書部門在協調中要平等待人，始終以平等協商的態度進行對話。秘書部門作為綜合部門介入協調工作，它與協調對象之間的關系并非領導與被領導的關系。因此，協調工作應立足于“協商”，要以平等的態度同各方面進行溝通和商量，力求處事公正，合情合理。

5、分級負責原則

即協調事項所涉及的內容，應根據部門職責進行分工，按照各負責的辦法，明確責任，分工落實。該由哪一層次負責協調，不要把矛盾上交。上級領導也不要越級處理屬于下級職能范圍的問題，免得下面遇到問題時都把眼睛盯在領導人身上，而且口味越來越高，非找主要領導人不能解決問題。

四、秘書協調職能的實際應用

（一）與領導群體關系的協調

面對領導，既是一件令人頭痛的事情，又是一件令人感到十分有意思的事情，關鍵在于以什么心態，懷著什么目的去面對領導。凡是以工作為重、不計較一時一事得失的人，在面對領導時都會以一種放松、自然、得體的態度積極配合領導的工作；而凡是以工作為輕、處處事事計較個人得失的人，在面對領導時，必然會以一種緊張、做作、夸張的態度迎合領導的言行。前一種人，因為不為私心所累，所以工作起來也許一時得不到什么實惠，但開心、愉快、奮進，最終會為領導信任和重用的；后一種人，因為私心太重，所以工作起來雖然眼前能得到很多好處，但猥瑣、緊張、不思上進，最終是要被人唾棄的。由此總結，秘書在與領導相處時應當注意以下四種基本態度：

1、謙虛而不傲上凌下

秘書都是經過挑選而派任的，一般都是老老實實工作，很守本份，對上尊重，對下謙虛。但是也不乏個別人自以為地位重要，對下口大氣粗、盛氣凌人，性格急躁，自以為正確，有時甚至會同領導人頂撞、爭吵起來。這樣的人必定不會令人喜歡，甚至可被炒魷魚。三國時有個人叫禰衡，此人很有才能，很會寫文章，但是性格怪僻、傲慢無羈。他見曹操，嫌禮遇不厚就把曹操大罵一頓；到劉表那里，又多次冒犯劉表；再到江夏太守黃祖處當秘書，黃祖重用他，很佩服他的文采，但終究在下棋時又把黃祖罵了，導致不可收拾的后果。禰衡雖然很有才華，但是卻因為高傲而失去了多個施展才華的機會。而作為秘書人員，做事做人都應當謙虛、本分、實實在在，這樣才能得到領導的贊同與欣賞，從而使工作順利，與領導關系融洽，個人的價值也能得到很好的體現。

2、公正而不搬弄是非

秘書在領導人身邊工作，隨時隨地需要向領導人匯報情況，提供對事物的看法。這種工作條件就要求秘書公正、客觀，涉及人事，絕不可借工作之便挾私向領導人說別人的壞話。其實，如果是挾私、有偏見，說別人的“好”話，也是不應當的。這不僅是一條美德，也是秘書應該遵循的一條紀律。

3、主動而不越權

在工作中，秘書始終是處于輔助地位的，秘書必須找準自己的位置，不能越位越權。“越位”，就是犯規。在行政管理中，不準“越位”是為了避免混亂，不干擾上級層次的工作、不影響下級層次的各種關系。當今社會，秘書工作已經成為一種廣泛的社會職業，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務范圍不斷擴大，服務領域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強，主動服務的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當，就不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權越位的現象發生。在領導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領導表態，秘書不能隨意表態，秘書只有在領導授權的情況下才可以表態。在傳達領導指示時，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領導的指示區別開來，領導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。所以，一個稱職的秘書應時時刻刻替領導著想,做好領導的“二傳手”,積極為領導出謀劃策,但又不越權越位,做到只參謀,不決策,讓領導自己拍板決定,對領導已作出的決策、方案,要帶頭貫徹執行。

4、忠誠而不作假弄權

做秘書，根本的一條就是踏踏實實、盡心盡責地工作。鄧穎超同志曾經為《秘書工作》雜志寫過一篇文章，說秘書的高尚可貴之處，恰恰在他的獻身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業的精神、不計較報酬待遇的精神。誠，是指對待我們服務的領導人而言。設想秘書對領導人有所虛假，那還有什么好關系可言！有個別秘書傳假旨，冒用領導人名字批條子、簽字等，就是做假弄權的行為，已構成違反紀律，情節嚴重的還有可能構成犯罪。

（二）與同事關系的協調

首先，要強調的是秘書處理與同事的人際關系的總的原則就是實現原則性、全局性和靈活性的統一。實現工作效率的最大化。具體原則如下：

1、積極配合而不越位擅權

秘書無論是高級、中級還是低級秘書必須做到屬于別人職能范圍的事，決不干預，屬于自己的責任也絕不推卸，在有能力和必要幫助他人工作時，一定要掌握好分寸和尺度，掌握好時機和方法，避免產生負效應。

2、明辨是非而不斤斤計較

秘書之間要顧全大局，從維護團結的良好愿望出發，堅持做到“是非問題弄清楚，一般問題不在乎”。涉及大是大非問題，一定要堅持原則不妥協，不讓步。但要講究方式方法，避免言辭激烈，傷害對方的感情。對一些無關緊要的“小事”，應該采取不細究，不計較的態度，對己嚴，待人寬，謙和忍讓，豁達大度。

3、見賢思齊而不嫉賢妒能

處理好同級處理好同級關系，不僅要有容人之短的度量，而且要有容人之長的胸懷，見賢思齊，不怕別人超過自己。要虛心學習別人的長處，增長才干，共同進步。

4、相互溝通而不怨恨猜忌

實踐證明，善于溝通的秘書，就容易被對方理解和信任，彼此之間的“心理防線”也容易迅速消除。相反，若彼此之間缺乏相互溝通的精神、彼此“各踹心腹事”，最容易發生心理沖突，怨恨猜忌，造成“僵局”。只要經常注意溝通思想，就可以減少矛盾，消除不必要的猜忌，增進感情，增進團結。

5、支持幫助而不攬功推過

同級之間，常常會遇到一些工作上的交叉，也會有一些需要共同處理的交叉事務。對這些交叉工作，同級之間應當互相支持、互相配合。其他秘書在工作中遇到困難時，也要主動幫助排憂解難；當對方出現失誤和差距時，應當主動補臺，不能看人家的笑話，更不要落井下石，趁機拆臺。不能好大喜功，有了功勞往自己身上攬，有了過錯往別人身上推。

（三）與部門單位關系的協調

從某種意義上來看，一個企業就像一支軍隊，企業的工廠、銷售部、市場部等職能部門像戰斗在一線的作戰部隊，而秘書部門則像軍隊的參謀作戰室，為前線的部隊提供信息、給養等方面的服務。因此，為了能在激烈的市場競爭中取得勝利，秘書部門應當與各職能部門搞好關系，相互配合，相互支持。

1、甘當小學生

秘書部門是個綜合部門，對于整個公司的運營狀況和業務流程，秘書可能比職能部門的人了解得多一些，但是具體到某一個部門的業務，秘書就不一定比人家占優勢了，所以，在與職能部門的人溝通時，你最好先抱著當學生的態度多學習，多了解，多詢問，多做功課。

2、有求必“應”

由于秘書的特殊位置，經常會有人求你幫忙辦事。無論是對公司內部的職員，還是對公司外面的客人，不合理的或自己做不到的請求，當然要拒絕，但是在拒絕之前，最好先要耐心聽對方把話說完，不讓人覺得你在敷衍搪塞。對于有些人的要求，你雖然拒絕了，但可以針對他的情況，提出自己的建議。如果是能提出有效建議或替代方案，對方一樣會感激你。另外，拒絕時除了提出替代建議，還可以每隔一段時間，去問問對方情況，讓他們也了解自己的苦衷與立場，這樣就可以減少因拒絕而帶來的負面影響。如果只是敷衍了事，對方其實心里也清楚，這樣，不僅會讓人覺得你不誠實，也會堵死自己的后路。

從表面上看，確實是人家求你的時候多，你求人家的時候少。但實際上這個“求”是雙向對等的，你的工作也需要各職能部門的配合與支持。比如，上司要你給他整理一份關于明年市場預測的材料，你就要“求”市場和銷售這兩個部門給你提供素材；又比如上司外出辦事，你就要“求”行政或總務部門提供車輛等方面的配合。可以說，你用什么方式回復他，下次他就會用同樣的方式回復你。

3、切忌狐假虎威考試通

作為一個秘書，一定要對自已的身份有清醒的認識，上司分管的工作不是自己分管的工作，上司的部下不是自己的部下；秘書本身并沒有任何權力，自已僅僅是執行上司的指令。因此，秘書在跟各部門打交道時，千萬不能用上司的口吻說話。

由于秘書經常代理上司行使職權，一些秘書常常會產生一種錯覺，以為自己和上司一樣擁有實權，因而自我良好的感覺。特別是在代理上司處理一些矛盾和糾紛的時候，擁有良好自我感覺的秘書就會迷信壓服的方式，認為只有采取“高壓”，別人才能俯首貼耳。久而久之，他就會養成了飛揚跋扈、欺上瞞下的習慣，最終給自己帶來四面“楚歌”。

代理就是代理，代理絕對不是實權！秘書部門是個綜合協調部門，因此，除非情況緊急，非動用上司賜予的“尚方寶劍”不可，在協調和解決各種矛盾時，應該盡量采取疏導說明、商量互讓的“軟”手段解決問題。

4、相互體諒

由于看問題的角度不同，秘書部門與其他部門發生一些矛盾，造成一些誤會是正常的。在實際工作中，有些秘書只要聽到別人在背后議論自已幾句，就馬上針鋒相對，將正常的工作矛盾轉化為個人恩怨，人事糾紛，使事情越來越復雜；一旦有機會就假公濟私，給對方“穿小鞋”。

即使是在本公司內部，許多人也不一定了解秘書部門的工作。他們以為各種報告批不批，領導想見誰不想見誰，都是秘書部門說了算，所以，一些人見不到領導或自己的申請報告得不到批復，就認為是秘書從中作梗，所以，他們老朝秘書部門發火。當然，也有人知道這并不是秘書部門的責任，但是他們又不好直接朝領導發火，所以只好把秘書部門當作出氣筒。

5、遠離是非

在公司內部，人事關系是最為復雜、最為敏感的關系。如果在一些同事之間出現了是非漩渦，除非與自己有關，作為秘書，最好遠離這種漩渦，而且離得越遠越好。如果你摻和進去，即使你保持不偏不倚的態度，憑良心發表自己的看法或辦事，也有可能被人曲解；如果有人說你是在替某某說話，你跟某某是一伙的，那事情就會變得更加復雜雜。在實際工作中，確實也有些秘書喜歡利用這種錯綜復雜的人際關系拉幫結伙，私仇公報，混水摸魚。所以，一般的領導都討厭自己的秘書卷入單位內部的人事糾紛，免得給自己幫倒忙，添亂子。公司的利益永遠高于個人的利益，這是作為職業秘書必須遵守的起碼準則。

五、總結

總而言之，一個單位的各部門、各方面方面在工作過程中產生意見分歧和各種各樣的矛盾是難以避免的，有其存在的客觀必然性。作為這個組織的一員，特別是處于特殊位臵的秘書人員，只要強化自身的角色意識，明確自身角色定位，適當選擇協調方式，講究協調藝術，加強自身協調能力，協助領導更好地進行協調工作，就能夠有效化解矛盾，消除分歧與隔閡，實現組織內部的團結與協作，營造一個和諧融洽的組織氛圍，以促進組織機關又好又快地健康發展。由此看來，協調工作對秘書工作和組織機構來說是十分必要和重要的。

第二篇：論秘書的協調職能

淺析秘書的協調職能

專業:農業推廣

姓名：曹洪彬

學號：2013110271

論秘書的協調職能

摘 要：協調是管理學的重要職能之一，而協調關系是秘書的重要工作。秘書協調在領導工作、機關工作和秘書工作中都占有重要地位，具有重要的現實意義。在實際工作中，領導親自協調具有很強的權威性和有效性，但領導者的主要任務是搞決策，因而不可能事無巨細，事必躬親。這就需要秘書人員發揮其參謀助手作用，參與或領導授權承辦協調任務。秘書協調就是領導活動的延伸與補充，有利于領導工作的正常運行。秘書部門處于機關的樞紐位臵，承擔協調任務，輔助領導化解矛盾，理順關系，可以提高機關工作質量和效率，也拓寬了秘書工作的領域，有利于提高秘書工作的水平，強化秘書部門的參謀助手作用，推動秘書工作向深度和廣度發展，更好地為社會主義四化建設服務。關鍵詞：工作 秘書 協調職能

秘書工作是一個圍繞領導活動的需求和目標而開展的輔助性工作。在新時期我國秘書工作的指導思想在圍繞黨的基本路線，搞好“三個服務”的同時，工作方式出現了“四個轉變”：即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀獻策；從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息；從單純憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理；從被動服務轉變為力爭主動服務。

協調關系是秘書的重要職能之一。特別在當前新的歷史時期，隨著社會主義市場經濟的迅猛發展，秘書工作的內涵和外延必將不斷得到加

深和拓寬，并直接影響機關工作的質量和效率。秘書協調職能的強化，在當前已成為秘書工作的一項重要任務。

任何管理工作，特別是現代管理工作，都需要有效的協調。協調是指在其職責范圍內，或在領導的授權下，調整和改善組織之間、工作之間、人際關系之間的關系，促使各項活動趨向同步化與和諧化，以實現共同目標的過程。

協調活動是一種復雜的管理過程，它由諸多相互聯系，相互作用的要素構成，包括協調者、協調對象、協調意圖、協調目標和協調環境。協調工作是一個內涵很寬泛的概念。由于其工作所涉及的主、客體都是公共關系機構，所以它又具有處理和調解公共關系機構之間的工作的某些功能。從協調要素看，協調工作應包含以下三層意思：

1．協調必須是雙方或多方的，一方無所謂協調。如一個人對某項活動作為事前事后產生不同的或者是相反的看法，這只是人的頭腦思維過程，是人腦的自我調節。

2．協調必須通過主客體之間的內力作用。必須是雙方或多方發生關聯。

3．協調的目的是使雙方或多方意見盡量達成統一。

由于秘書協調的政務事務工作又屬于領導管理科學的范疇，因此，它又包含有管理科學的方法和藝術。可以說協調是公共關系和領導藝術相結合的具有獨立特點的綜合職能。秘書協調在領導工作、機關工作和秘書工作中都占有重要地位，具有重要的意義。

首先，從領導工作來看。領導親自協調具有很強的權威性和有效性，但領導者不可能事無巨細，事必躬親，即使重大事項的協調，也不必包攬其中的事務性工作。這就需要秘書人員發揮參謀助手作用，參與或由

領導授權承辦協調任務。從這個意義上講，秘書協調就是領導活動的延伸與補充，有利于領導工作的正常運行。

其次，從機關工作上看。由于專業分工需要，組織機構一般由領導機關和職能部門組成統一工作整體。而任何一項機關工作又都涉及到許多部門和個人，這就需要相互支持與合作。在實際工作中，因目標上的不一樣，認識不一致和行動上的不統一，往往會發生各種各樣的矛盾。秘書部門處在機關的樞紐位臵，承擔協調任務，輔助領導化解矛盾，理順關系，可以提高機關工作質量和效率。

第三，從秘書工作看。隨著形勢的發展，秘書工作的轉變，協調工作日益突出，已成為秘書工作的重要職能之一。它既拓寬了秘書工作的領域，又提高了秘書工作的水平，從而強化了秘書部門的參謀助手作用，推動秘書工作向深度和廣度發展。一般說來，秘書協調的范圍有以下三個方面：

1．內向協調，亦稱內部協調。它是同一組織機構中部門與部門之間各種關系的協調，如協調同一政府內各部門之間的各種關系。內向協調是秘書協調的重點。由于這類協調屬于平行協調，秘書人員應在相互溝通，有利于工作的前提下，通過協商解決矛盾。

2．縱向協調。又稱上下級協調，就是同一組織系統中不同層次之間各種關系的協調。其中以下行協調較多，而且難度較大。由于縱向協調是上下級關系的協調，秘書人員應按組織之間的隸屬關系，正確對待上下級，謹慎處理各種矛盾。如協調下級正確理解上級決策意圖，反復與下級部門協商修改報告、請示，再重新上報上級機關等。

3．橫向協調，亦稱外部協調。就是不同組織或不相隸屬組織之間各種關系的協調。這種協調工作主要有二類，一是秘書部門將本機關與

相關機關的事項進行協調。這類情況常見的是聯合機關的上行文或聯合機關的下行文。二是同級機關為實現目標采取行動前與秘書部門先行協商、制定預案，比如同級機關聯合召開會議的會前協商準備。

隨著社會主義市場經濟的發展，橫向協調在秘書協調中日益增多，特別是在黨政職能分開的今天顯得更加重要。由于這類協調具有較強的開放性和動態性，秘書人員應通過良好的信息交流和公關藝術，去處理矛盾，建立合作關系。

秘書協調范圍的廣泛性決定了秘書協調內容的多樣性。縱觀各類秘書部門的協調活動，其主要內容有：

1．決策協調。科學決策，特別是宏觀決策往往涉及到許多機構和人員，可以說是一項系統工程，在管理體制上它需要各機關的統一行動；在管理職能上，它需要各組織的密切配合；在管理主體上，它需要員工們的共同努力。實踐證明，通過秘書部門的決策協調，將各種機構、各種力量和各種活動和諧有序地統一起來，才能取得滿意的決策效益。

2．政策協調。由于政策的形成、生效和終止，關系到許多組織、集團和個人利益，因此某項政策的制定和執行，常常會產生各種矛盾乃至沖突，這就需要秘書人員做好政策要素、政策系統、政策沿革和政策環境的協調活動，才能維護和增強政策的權威性、完整性、可行性和實效性。

3．計劃協調，也就是協調編制和執行工作計劃過程中的各種關系，如計劃、中心工作計劃和決策實施計劃的協調。

4．事務協調。就是協調所做或要做事情的各種關系，它主要包括(1)辦文方面的協調，如聯合行文、聯合承辦、聯合催辦的協調；(2)辦會方面，如會議議題、文件、會議活動的協調；

(3)辦事方面的協調，如大型調查的協調，規模督查的協調及來訪接待的協調等等，此外，還有臨時交辦事項和突發性事項的協調。

5．人際協調。即協調公務活動中人與人之間的各種關系。它包括秘書與公務人員或其他社會成員之間所形成的關系；協調同事關系；協調同級關系和協調領導者關系。協調人際關系，可以建立良好的人際環境，能夠消除人們之間的矛盾，融洽人們之間的關系，從而為領導工作和秘書工作創造和諧的人際環境。通過協調人際關系，可以消除領導與被領導之間，同級和同事之間的分歧或沖突，進一步調動各方面的積極性，發揮機關工作的整體功能。同時，協調人際關系還能和諧人際關 系，激發人的創造性，最大限度地發揮人的潛能。

由此看來，協調好人際關系，對于建立改善良好的人際環境，提高領導效能，維護領導形象，推動秘書工作和促進秘書成長等都有著重要的實踐意義，也是秘書協調的重要內容。

協調工作是有一定嚴格程序的，這個程序主要包括以下內容： 1．受托。即秘書部門接受他人委托的協調任務。其內容包括受托者、受托日期、受托內容、受托要求、受托處理。它是協調工作的起點，也是秘書協調的依據。

2．審理。就是對受托項目進行審議，以決定是否受理和如何受理。審理是協調工作的“關口”，其目的在于限制協調范圍，控制協調數量，為此，秘書部門應制定協調的職責和受理的標準，從制度上規定秘書協調的范圍和任務。

3．核查。對已受理的協調事項進行調查、核實和研究，以便統一認識和行動。秘書人員在該階段的主要任務是收集協調對象的背景材料，查閱有關政策規定，進行必要的實地調查，聽取主管部門意見和要

求。核查是協調工作的前提和基礎。

4．協商。將受理問題的方案同協調各方見面，并通過共同商量以取得一致意見。協商是協調工作的關系環節，也是秘書協調的原則。秘書人員應以平等、謙和的態度，善于同協調各方商量問題，形成共識，解決矛盾。

5．受理。就是在充分協商的基礎上，對協調各方一致接受的受理意見作出決定并付諸實施。受理是秘書工作的終結環節，從協調到受理這一環節，協調過程基本結束，任務也基本完成。事物都有一定的規律。在機關事務工作中，任何事情都要遵循一定的原則，否則就干不好工作。行政機關特別是黨政機關的協調工作具有很強的政治性、政策性，協調人員要順利完成協調工作必須遵循下列原則：

(一)信息溝通原則。信息是協調的基礎，協調的過程就是信息溝通的過程。秘書人員在協調中，一要收集與協調內容有關的信息，熟悉協調對象的歷史與現狀，并及時向領導者報告有關情況；二是要收集協調對象的現實態度、情緒和要求，及時在被協調者之間傳遞；在結束階段，還要收集協調對象對受理決定的貫徹執行情況，并向領導反饋。(二)整體優化原則。任何社會組織都是一個特定的系統，有它的整體性。秘書協調的根本目的，就是通過正確受理局部與全局的關系，充分發揮組織系統的整體功能，努力實現組織的總體目標。這就要求秘書人員在協調時，要以全局為重，引導協調各方自覺地服從全局利益。(三)平等協商原則。秘書協調的性質和特點要求秘書人員必須堅持平等協商的原則。即把自己與協調對象擺在平等的位臵上，待人以誠，商量共事，公平合理地受理各種矛盾。切不可擺出“二首長”架式，做強加于人的事情，同時也要防止協調中不講原則，避免“各打五十大板” 的現象發生。

(四)利益均衡原則。在社會生活中，特別是在當今改革開放時期，矛盾主要表現為：國家、集體、個人三者利益之間的矛盾，矛盾的焦點又多是經濟利益。這就要求秘書人員在協商受理問題時，既要說服協調各方顧全大局，并以局部利益服從全局利益，同時也要引導協調各方堅持合法利益，并以法維護和滿足他們的正當要求。正確的結論應該是：統籌兼顧，利益均衡。

(五)分級負責原則。要求秘書人員在協調中按照科學管理的等級原理，哪一級的協調，就由哪一級負責。凡是部門之間能夠自行協商解決的問題，或由綜合職能部門出面能夠協商解決的問題，就不要上推；凡是能夠協調而沒有協調的問題，或者是未能先行協調的問題，上級組織特別是秘書部門，也不應予以受理，以防止推諉、扯皮等不良作風發生，從而提高機關工作質量和效率。秘書協調的方法分為基本的協調方法和具體的協調方法。基本的協調方法按其內容有以下四種方法：(一)行政方法。是指秘書人員依靠行政組織通過行政渠道，運用行政手段進行協調的一類方法。這類方法憑借組織之間的隸屬關系，常采取下達命令、指示和指令，或運用行政法規規章和行政措施等形式，以保障協調工作的正常運行。行政方法具有較強的權威性，強制性效果也很顯著，但秘書人員必須要把握住自己的職業角色，不可以領導者身份發號施令。秘書的任務只是傳達命令，并協助和監督行政命令的貫徹執行。

(二)經濟方法。它是秘書人員依靠經濟規律運用經濟手段和經濟形式進行協調的一類方法。如利用價格、工資、利潤、稅收、利息、資金和罰款等手段，以及經濟合同、經濟責任制等等管理形式，使被協調者 的行為與經濟利益相聯系，從而促進協調工作的成功。采用經濟方法進行協調，要求秘書人員必須懂得經濟理論、經濟規律和現行政策。

(三)法律方法。它是秘書人員依靠現行的法律、法令和法規，運用經濟司法和行政司法手段進行協調的一類方法。如利用國家權力機關和國家行政機關制定并頒布的計劃法、統計法、經濟合同法、企業法、水法、稅法、土地法等來規范被協調者行為，如土地糾紛，在協調中必須以土地法規為準則，依法辦事，才能保證協調結果的正確性。對此，要求秘書人員必須懂法知法，熟悉司法程序，具備良好的依法辦事的能力。

(四)疏導方法。是指秘書人員依靠思想教育，運用各種疏導性措施，進行協調的一類方法。如利用引導，即帶領被協調者向協調目標行動。勸說，即用啟發、忠告、說理來說服被協調者而激勵其通過肯定、批評來滿足被協調者的某種需求。疏導方法在協調上下級人員關系時較為普遍。在運用該法時應做到既要實事求是，又要注意針對性，富有感染力，做到合情合理。在一定意義上說，秘書協調就是一個連續疏導過程。協調工作是有一定的藝術的。藝術是一個文學概念。藝術被借用到協調工作中，是指富有創造性的協調工作的方式和方法。各種藝術現象普遍存在于我們的工作之間，比如，同樣是用召開會議方法協調事件，有的 協調人員主持會議，與會者發言踴躍，緊圍中心，很快達成協議。有的協調會議則話說一堆，但不明含意，發言不著邊際，與會者不滿，協調者喪氣。上下對比，就可以看出這方面個人的協調藝術是有差別的。那么協調藝術主要包括哪些內容呢? 首先是溝通藝術。從管理學角度看，溝通是前提，協調是結果。因此，學會運用溝通藝術，可以促進有效的協調。溝通藝術包含以下幾方面要素：

(一)善于觀察。秘書人員通過觀察、傾聽，了解被協調者所表露出的各種語言和非語言信息，并加以判斷、分析，來確定協調各方的態度和傾向，如誰贊成什么和為何贊成，以及協調各方必保的目標、爭取的目標和讓步的目標等都可以通過觀察找到根據。

(二)巧用幽默。當協調氣氛呈現緊張狀態時，秘書人員可使用雙關語、軼事、故事、格言、警句、反語等幽默形式，從而給協調對象帶來歡樂和喜悅，以沖淡或消除彼此間的對立、僵持、爭執等消極情緒。可以說，幽默是調節人際關系的特殊良方，會產生一種積極的力量。(三)私下交往。私下交往的形式有拜訪、游玩、娛樂、宴請、探病等。私下交往的主體可以是協調者本人，也可以委托他人，通過私下交往，可以增進友情、互通信息、消除隔閡，起到正式溝通所起不到的作用。

其二是應變藝術。針對事物發展變化的動態過程，協調者必須根據變化了的情況，隨時對協調的內容、程序、目的和協調方式等作出相應的調整。應變藝術主要有：

(一)一鼓作氣。某些協調活動，由于協調內容單一，或被協調者有誠意或協調者經驗豐富常出現順利局面，無須按原計劃進行，這時，秘書人員應見機行事，一鼓作氣，盡快結束協調活動。

(二)迂回前進。當協調遇到難題而出現僵局時，協調者應避重就輕，迂回前進，如當協調受阻時，可先就被協調者樂于接受的方案進行協調，待條件成熟時，再回過頭來攻關，這在協調中應靈活掌握。(三)變通執行。在行政事務中，經常會出現按現行政策行事，出現矛盾而難以解決，協調無法進行的情況。這就需要秘書人員從實際出發，作出非原則性的變動，以促進協調的成功。變通的方法有：沿用慣例、比照辦理、折衷行事，特殊情況下，也不妨破例行事。

第三，駕馭藝術。所謂駕馭藝術，就是協調中的控制之術。控制是協調不可分割的組成部分。協調者掌握了駕馭之術，就等于掌握了協調的主動權。

(一)捕捉時機。常言道，機不可失，時不再來。任何事物的發展變化都存在著時機，協調是一種動態的管理過程，也同樣存在時機。由于時機因人、因地、因事而異，秘書人員要能及時發現問題，把握戰機，認準形勢，當機立斷，在捕捉時機時要看準“火候”，學會“察顏觀色”。當領導人正為某事不高興時，你去協調他與其他人的關系，非砸鍋不可。同時還應具備隨機應變、等待時機等應變本領。

(二)把握環境。協調環境是協調活動賴以存在和發展的空間條件，大凡成功的協調，都與協調者把握環境有關。把握環境，首先要熟悉組織概況、社會動向和協調中可能發生變化等背景因素。其次要合理利用視覺空間，正確安排聽覺空間和掌握情感空間。第三還要因地制宜，采取不同的辦法。只有這樣，才能創造一個良好的協調環境。

(三)留有余地。為減少非常規性協調的盲目性，應付協調環境的意外變化，要求協調者在確定協調目標、擬定協調方案、實施協調計劃和商定處理意見等方面，都要留有余地，做多種打算，這種“留一手”的協調藝術，可以增加協調工作的主動性，使協調者立于不敗之地。

第四，調和的藝術。調和是緩和矛盾、化解矛盾的常規方法，也是一種協調藝術。有效的調和不僅能淡化和平息對立情緒，為協調創造和諧氣氛，而且能促進協調各方作出一定妥協或讓步，重歸于好，作為秘書人員應成為調和的能手。調和的主要手法有：

(一)長于勸說。為防止矛盾的擴大和激化，秘書人員就要運用技巧，如說長不道短，重提舊情等對協調對象進行勸導、勸告和勸阻，做到以理服人，達到協調的目的。

(二)模棱兩可。對無關大局的是非問題，協調者宜采取模棱兩可的策略，在語言上，多用模糊語句，轉變話題和佯裝不知等技巧，這并非回避矛盾，而是避免糾纏枝節問題以便解決主要矛盾。

(三)略試中庸。在協調各方固執己見，相持不下時，適當采取不偏不倚、調和及折中的態度和作法，可以打破僵局，給協調帶來轉機。

綜上所述，可以看出，協調工作是秘書工作的一項重要職能，它不僅涉及的范圍廣泛，對秘書人員要求高，而且對整個秘書工作有極大影響，也是行政工作中的一項重要環節。隨著我國行政體制改革的不斷深化，對秘書人員的素質和能力要求也在不斷提高，做為秘書人員應全面系統地掌握運用協調職能，理順和協調公務活動中存在的各種矛盾和問題，保證和促進行政活動的順利進行，充分發揮參謀和助手作用，不斷提高工作效率，促進依法行政，使行政活動日趨科學化、規范化、制度化，更好地為改革開放和經濟建設服務。

第三篇：論秘書和輔助職能

摘要：秘書，在我國主要是指黨政機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位。秘書工作概括起來，就是輔助管理，綜合服務。在組織結構體系中，秘書是組織活動的中介，秘書的有效職能活動，能夠使人們的工作效力、生產和管理成果得到有效的提高。秘書的職能活動不能脫離社會，具有鮮明的對立統一性。總的來說，秘書就是為領導服務。

在秘書的工作實踐中，充分發揮著參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協調、工作效益和執行效益等重要作用，真正達到管理機關對秘書工作的要求。

關鍵詞：秘書的職能活動、輔助職能

一、秘書工作有輔助性被動性，決定秘書對領導的從屬地位

1.綜合輔助是秘書活動的顯著特點

秘書活動的綜合輔助特點，要求秘書在職能活動中充分發揮參謀咨詢、輔佐決策和檢查督辦的重要作用。

秘書部門被稱為綜合辦公部門，秘書工作的要旨，是為領導工作提供服務。秘書的實踐活動，大多帶有綜合輔助性。綜合輔助既是秘書活動的顯著特點，又是指導秘書工作的重要原理。在組織運轉中，下級各方面的情況，需要通過秘書調查研究、接待來訪和處理來信，將下級各方面的請示、匯報、報表，收集起來并進行綜合，提供給領導，以輔助其了解下情。同時，秘書通過撰擬情況簡報、通報，組織各類會議，授權傳達上級指示等活動，綜合上級各項指示和要求，使下級能夠正確地理解上級領導的各項活動意圖，理解長遠的計劃和近期的安排，在行動上徹底貫徹執行。

2.輔佐決策在秘書職能活動中具有重要作用。

秘書的輔佐決策作用，體現在日常的調查研究，處理來信來訪，收集處理信息，參與討論起草工作計劃等實務中。秘書的參謀咨詢活動，很大程度上也是對領導決策的有效輔佐。秘書在領導機關工作，上傳下達，溝通四方，便于領會決策意圖，檢驗決策執行效果，收集反饋意見，對決策的形成、實施、修正、補充和優化，能夠起到重要的作用。因為秘書職能工作大多與領導決策有著密切聯系，因此便于在各方面為決策提供有效的依據。秘書在決策執行中的各項職能活動，能夠有效地加速決策的進程，保證決策的實施。在優化決策和實施決策的過程中，秘書能夠起到不可低估的作用。

秘書要發揮綜合辦公的職能優勢，全面系統地輔佐決策，不僅從可行性，還可以從組織內外環境條件的發展的角度，考慮決策執行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協助領導人進行科學決策，系統地跟蹤決策目標實現全過程，是秘書輔助決策的一大特點。秘書全面系統地輔佐決策，又具體體現在其日常工作中發現問題，協助領導人分析問題和解決問題的隨機事件中。在這個全過程的具體工作中，無論發現哪一方面、某個因素出現問題，便能立即協助領導人分析和解決問題，這就形成了秘書全面系統地輔佐決策與隨機性地輔佐決策的有機結合。

秘書既要為決策形成提供各方面的服務，又要具體參與決策實施工作，在實施中為領導指揮、協調和控制決策實施過程，確保決策目標的實現。這種對決策的形成輔佐與實施輔佐的結合，有利于秘書在形成決策的輔佐中，更具體的從實施決策的各步驟、各環節和各項具體措施，深入細致地考慮決策方案的科學性、可行性和可受性；在決策實施的輔助中，完整全面地考慮實施方向與決策目標的一致性，決策要求與實施效果的統一性。

3.溝通協調是秘書部門和秘書人員的重要職責。

溝通協調是保持組織機能的整體性的重要手段，是秘書部門和秘書人員的重要職責。現代組織系統結構復雜，分工密細，必須以有效的溝通協調維系其整體性。

秘書部門是組織內外信息集散的重要樞紐，秘書在處理信息的過程中，能夠及時發現組織管理中的局部失調現象和潛在的失調危險，然后有的放矢地加強信息溝通，使各相關方面了解事情的真相，促進相互的理解和信任，就可以消除誤解，化解矛盾，解決不少失調問題，從而促進各相關方面的相互配合與合作，維系組織和諧運轉。

秘書既能全面地領會領導決策層對工作的總體計劃和各個階段的工作重點；又能比較充分執行基層的具體情況以及實際存在的困難和要求。因此，當上下出現矛盾和失調時，秘書有著從中溝通協調的便利條件，促進上情下達，下情上達。在領導機關的各職能部門中，秘書既能了解每個部門的業務要求和運轉狀態，又能了解各部門間的相互配合關系。當職能部門間出現事權交叉、事權沖突的失調狀況時，秘書能夠及時發現問題，及時向領導人報告有關情況，協助領導人進行協調和仲裁。

秘書部門代表領導機關辦理組織管理中的各項工作事務，在辦理過程中不僅與各子系統、各相關方面，能保持密切的聯系，而且能取得各相關方面的信任和支持，這是秘書為各相關方面提供辦公辦事的服務所取得的效果。當有關方面出現某些矛盾分歧等失調現象

第四篇：論秘書如何做好協調工作

論秘書如何做好協調工作

摘要：協調關系是秘書工作的一項重要職能和長期任務，如何正確認識協調關系在工作中重要性，并采用怎樣的方法開展協調工作，是秘書工作不可缺少的重要內容。文章就秘書具體協調的工作內容和方法進行了討論，淺析了新時期秘書如何去認識協調關系和開展協調工作。

關鍵字：秘書；協調能力；協調工作

隨著市場經濟的深入，新的運作機制沖擊著傳統秘書工作體制，協調工作作為秘書工作的重要職能之一，越來越受到人們的關注。所謂協調，,指事物相互適應和有序的關系狀態。而文中所說的協調,是指通過協商和調解,減少和化解各類錯綜復雜的矛盾,使各相關方面形成共識,有序配合,以利于推進工作,實現共同目標。協調是公共關系的基礎,是秘書工作的一個重要組成部分。秘書通過具體的協調行為,運用協調藝術,使社會組織與相關公眾的關系達到良好狀態,以利于組織更好地生存與發展。

秘書的協調能力，對于秘書從業者高效地進行工作，快捷地解決問題、把握機會、建立一個群策群力、生產力高的團隊十分重要。這種能力推動著秘書從業者與組織內不同職位的人員進行友好合作并開展有建設性的工作。而合理的協調事務作為人類一種極為普遍的社會活動，自古有之。伴隨著中國經濟高速、平穩地駛入市場經濟快車道，協調即可作為通過溝通消除分歧、創造價值的有效手段，已經滲透到現代社會的各個領域。我們可以這樣說，溝通協調能力是秘書從業人員必不可少的基本技能之一。

一、秘書協調工作的地位和作用

秘書同普通干事不一樣，要適應角度轉換，用一半的精力搞協調，一半的精力搞文字。作為一名秘書，必須充分認識到協調工作的地位和重要作用。

（一）協調是秘書部門的首要職責

從一定意義上講，秘書部門就是協調部門。協調工作的質量如何，直接關系到領導工作的成效，關系到整個機構能否高效運轉。協調不及時不行、不到位不行、不周全也不行，稍有差錯就可能使領導工作陷入被動，有時甚至會影響領導之間、領導與部門之間的默契； 而且協調環節一旦出了問題、造成損失，再努力也很難彌補、很難挽回。因此，一名稱職的秘書應把協調工作作為首要職責，時時事事想到協調工作，盡心盡力做好協調工作。

（二）協調是領導工作的延伸

工作中的一些重點難點問題，只有領導親自出面協調，才能得到及時、妥善的處理。但在日常工作中，領導不可能事必躬親，大量的協調工作還是要由秘書人員來做。秘書人員只有自覺地主動地做好協調工作，才能為領導分憂，為領導工作分流。

（三）協調是秘書人員的基本功

寫材料、抓業務是秘書人員的基本功，搞協調、辦事務，同樣是秘書人員的基本功。秘書人員只有具備一定的協調能力，掌握一定的協調方法和技巧，才能理順上下左右的關系，確保每一項任務的圓滿完成。

二 如何做好秘書的協調工作

（一）秘書協調工作的原則

為了做好協調工作，一個合格的秘書必須把握以下原則： 1.通覽全局的原則。

秘書部門處于中樞地位，在一定意義上代表著領導行使各種職能。無論是參與服務，還是管理事物，只有胸裝全局，才能保證協調工作忙而不亂、緊張有序。秘書尤其要有大局意識、中心意識，一言一行都要為中心服務。在國內外形勢異常復雜、矛盾眾多、新生事物層出不窮的當下，只有把握全局，才能協調各方面利益，為共同的目標而奮斗。2.尊重事實的原則。

協調工作不能靠主觀臆斷。只有在充分掌握事實的基礎上，才能把握矛盾的重要方面，準確找到協調工作的主攻點。3.公道正派、一視同仁的原則。

公道正派，是做好協調工作的靈魂。在協調工作中，必須堅持按照黨的政策、國家的法規辦事，做到以事實為依據，以規章制度為準繩；不可人云亦云，更不能感情用事。應在實事求是、深入調查的基礎上，確定協調的性質，找到解決問題的辦法；只有堅持原則、以理服人并人性化操作，才會得到各方滿意的結果。4.分層推進的原則。

調協工作必須堅持按程序辦事，先辦什么，后辦什么，應遵循一定的程序規范。按程序規范辦事，明確輕重緩急，工作才會有條理；絕不能眉毛胡子一把抓，讓工作陷入被動。每項工作都應該由表及里、抓住重點

（二）做好秘書協調工作的具體內容 1.要有全局觀念

是否了解和把握全局，對能否搞好協調至關重要。把握了全局，才能掂量出每件事情的分量；想到全局，才能與領導的思維同頻共振。要做到胸有全局，首先就要善于捕捉關系全局的重要信息。這樣，協調工作的立足點就高了，想問題就會更深刻、更全面；其次，要自覺維護大局、服從大局，真正從大局出發，把增進領導之間、領導與部門之間、部門之間的團結作為協調的出發點和落腳點。2.要講究策略

從本質上講，秘書部門的協調是一種非權力性的“軟”協調，是一種說服式、商量式的協調。這就要求秘書人員在協調中謙虛謹慎、擺正位置、掂身量言，不能“扛牌”，不要動不動就搬出領導壓人，要學會商量、學會處事，慎用指示性、命令性語言，即使是傳達領導的意見也要注意態度，口氣不能太硬。對于好辦的事情要商量，不好辦的事情更要商量；應該辦的事情要商量，可辦可不辦或需要變通處理的事情更要商量。這里講究語言藝術十分重要，總的要求是語言不能太急、太沖，口氣不能太大、太硬，而且要做到，能當面講的不要用電話，能電話講的不要用條子，能親自登門處理的不要讓別人轉達。3.要注重時效

當秘書要學的第一件事就是有效管理時間。協調中的秘書許多問題往往就出在對時間的把握上。實踐證明，對工作時間的協調，按部就班不行，滿打滿算也不行，一定要提早介入，留有余地；要善于捕捉時機，把握火候，在適當的時間做適當的事情。4.要嚴謹細致

在協調工作中，既要想宏觀也要抓具體，要抓大不忘小，特別對那些可能影響全局的小環節、小細節、小事情、小部位要格外重視。要主動不盲動，保持清醒的頭腦，要嚴謹細致，沉著應付，防止忙中出錯，要到位不越位，自覺按程序搞好協調工作。

三、提高秘書協調能力，做好協調工作

（一）提高自身的理論知識水平

協調工作在多數時候是一種說服疏導工作，特別是在化解矛盾和沖突的時候更是如此。秘書只有提高理論知識水平，才能在勸導中站得高、看得遠，說得深切有力，說得豐富感人。

（二）要提高自身的政策水平

秘書開展協調工作，有著鮮明的政策性，離開了政策這一尺度，協調工作就寸步難行。因此，秘書不僅要熟悉國家有關的路線方針政策法規等常識，還要領會其精神，這樣秘書在協調工作中才能做到自覺按政策辦事。

（三）提高各種相關能力

協調工作具體復雜、靈活多變，是一種具有很強的行動特點的工作，要求秘書要有精干的能力，如調研能力、口語表達能力、交際能力、組織能力、應變能力等。秘書要提高協調能力，做好協調工作還應掌握協調技巧。

首先，要善于捕捉時機，靈活行事。被協調人情緒好的時候是協調的最佳時機。其次，在協調時要做到冷靜謙和、耐心細致。協調是在人與人之間進行，由于人與人的素養不同、情況不同，會產生語言、態度上的差異，態度蠻橫，出言不遜的情況時有發生，作為協調者的秘書應保持冷靜，給個好態度，遇到上司發脾氣，不可輕易動怒或甩手走人。協調時要做耐心細致地說服勸慰工作，在勸慰時做到均衡勸慰，彌合縫隙、消除矛盾、加強團結，而不能從中摻合，擴大矛盾。

再次，發揮人緣和情感作用。要搞好協調工作，秘書應充分發揮人緣優勢，有人緣，做起事來會一通百通。有了友情，有了人緣，再利用高超的語言藝術，針對不同的協調者采用不同的語氣、不同的話語，協調工作就順利多了。

四、結語

總之，秘書協調的內容復雜，范圍寬廣，本身固有的內在的若干特征，要求秘書人員采取靈活多樣的協調方法和技巧，由此對秘書提出了很高的要求。并且隨著改革開放的進一步深入，中國經濟與世界經濟的聯系越來越緊密，新的形勢，新的要求下，秘書的協調內容將會更豐富、更復雜，這就要求秘書人員要不斷學習，加強自身修養，立足國情，立足自身的工作特點，采取更為靈活多樣的協調技巧去處理各種紛繁復雜的工作，只有這樣，才會使秘書工作開展得富有生氣、佳績不斷，從而推動所在單位的各項事業又好又快地向前發展。

參考文獻：

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LUOYANG NORMAL UNIVERSITY

管理文秘期中論文作業

論秘書如何做好協調工作

院（系）名稱 專 業 名 稱 學學指導教生姓

名 號 師

管理科學系 行政管理專業

董 蕾 091424026 王曉燕老師 2010年5月28日 完 成 時 間

第五篇：論新形勢下秘書協調工作

傳統的秘書的協調工作在我國計劃經濟的不同時期以及由計劃經濟向市場經濟轉軌的過程中對推進部門的職能工作起到過重要作用。但是隨著我國市場經濟的深入，特別是中國加入WTO以來，在新的形勢和新的要求下，我國秘書協調工作面臨著新的挑戰。

（1）立足傳統的協調工作觀念，端正心態，正確對待企業工作中的新的協調工作。

秘書協調工作的作用、秘書協調工作的內容與特點、秘書協調工作的方法與形式以及協調工作對秘書人員的素質要求，這些作為我國秘書工作的經典部分，作為秘書人員要融會貫通，運用自如，但是隨著中國加入WTO，中國與世界各國交往更加頻繁，部門的職能工作將由過去“主內”轉變為“內外兼顧”。由過去以管理職能為主，而今變為以引導和服務職能為主，例如：計劃經濟時期，政府為了貫徹自己的行政意圖總是通過各種會議，利用各種行政公文，采取行政干預手段對基層以及所屬企事業單位的運轉和經營進行指令性調控，要求基層和所屬企事業單位嚴格按照自己的意圖行事。這樣造成自上而下的遵循、服從，由此造成各種權力牢牢地控制在政府手里，嚴格制約著基層和組織的經本文來自文秘之音，更多精品免費文章請登陸www.tmdps.cn查看營自主權，隨著中國加入WTO，市場經濟的成份更加完善，部門權力下放，基層特別是企業單位按照經濟規律，依據國家法律自主經營的成分更多、更廣，由此，秘書人員的角色在轉變，秘書協調工作的內容和方式也在轉變，那種傳統的行政命令的會議和公文傳達的行政管理手段應該逐漸以政策引導和積極服務方式來代替，引導外商來投資，引導自己的企業納入國際競爭，走向國際市場。為國內外企業的生產經營作好服務，提供優質的市場環境。

（2）秘書人員要懂經濟，懂法律，懂管理，懂國際慣例，使中國秘書協調工作逐步與世界接軌

中國加入了WTO，一方面體現的是中國的經濟與世界各國經濟的滲透與融合，另一方面體現的是中國與世界各國的全方位的交往，政府職能部門作為維護國家的利益，促進商貿往來的主體，其秘書人員勢必有大量的協調工作要做。

首先要懂經濟，熟悉經濟學原理，能夠運用會計手段，對各項經濟事務進行及時、準確、有效的監控和預測，以便爭取中方經濟的更大利益，避免由于政府人員的失察，失職，造成國有資產的流失和中方經濟的損失；其次，秘書人員要懂中國的現行法律，特別是各國與各地區的法律和國際法。同時還要認識并了解到中國現有法律條文和外商交往過程中相抵觸的部分而又未重本文來自文秘之音，更多精品免費文章請登陸www.tmdps.cn查看新立法的新情況新問題，立足中方利益，靈活協調；再次，秘書人員在協調過程中要懂管理，系統掌握管理學，財政金融學，會計學，生產管理、市場營銷管理、國際工商管理以及戰略管理等相關管理學科的知識，合理組織、領導、決策、規劃并執行，使企業行為更適應市場經濟規律，使中外企業在政府的宏觀調控和直接引導下，各項經濟工作有序運轉；再次，熟悉國際慣例，國際慣例是長期以來，世界各國在公共交往過程中逐漸形成的而成為習慣性的處理事務方式的一些先例。在紛繁復雜的往來過程中，往往存在許多棘手問題，作為秘書協調工作往往需要熟悉國際慣例，按國際公共準則行事。

（3）秘書人員要迅速充實自己，提高協調工作的能力

傳統的協調工作中掌握政策尺度，利用靈活的協調技巧手段，在應對一般政府職能工作中起到過重要作用，然而，隨著市場經濟的深入，我國與世界各國交往日益頻繁，在各種協調工作中，秘書人員要熟練運用語言，應準確無誤的利用語言進行書面表達和口頭表達。用外語進行廣泛的協調工作，過去我們外事活動較少，政府專門設置了外事機構協調，那是以外事活動單一且數量版權所有:文秘知音較少為前提的，而今面臨的是外事活動驟增，我們所面臨的是全方位的多空間的外事往來，那么，單靠外事機構人員來處理紛繁復雜的外事活動是不夠的，企業秘書人員在協調過程中運用外語進行公文制作和傳遞，進行外文翻譯的文字工作和口頭表達能力尤為重要。除了外語能力外，計算機技術的應用也很重要，秘書人員在處理各種政務工作中，可以利用計算機使其有序化，更主要的是進行遠距離傳輸和存貯，由此節約時間、節約經費、提高效益。

（4）加強修養，不卑不亢，樹立中國政府秘書人員良好形象。

近代中國，由于中國的落后，中國人民受盡了西方列強的欺壓，中國政府成了西方列強的傀儡政府，洋人成了統治中國的太上皇，政府人員成了洋人的奴才。新中國成立后，中國人民站起來了，但是幾十年來，我們幾乎是半封閉狀態，十版權所有:文秘知音一屆三中全會以后，我們逐漸打開了國門與更多的國家進行交往。而今我們面臨的是中國與世界各國的接軌與融合，企業的事務日益國際化，秘書人員將處理日益紛繁復雜的國際事務，由此，秘書人員必須加強自身修養，協調內外事務熱情大方，注重效率，維護國家利益。尤其是對外不卑不亢，實事求是，樹立中國政府秘書人員良好形象，樹立中國人民的良好形象。

總之，秘書的協調工作的作用是更好地貫徹落實黨的路線方針政策，完成具體工作任務的必要手段，實現思想統一、政策統一、步調統一的有效方式。秘書協調的內容復雜，范圍寬廣，本身固有的內在的若干特征，要求秘書人員采取靈活多樣的協調方法和技巧，由此對秘書提出了很高的要求。然而，隨著改革開放的深入，市場經濟的形成，特別是中國加入了WTO，中國經濟與世界經濟正逐步接軌，新的形勢，新的要求下，秘書的協調內容將會更豐富、更復雜，這就要求秘書人員要不斷學習，加強自身修養，立足國情，放眼世界，洋為中用，采取更為靈活多樣的協調技巧去處理各種紛繁復雜的工作，這是新時期秘書工作要研究的一個非常緊迫的問題。