第一篇：萬科集團新員工試用及轉正管理辦法

萬科集團新員工試用及轉正管理辦法（MHKG-RL-ZD-008）

試用期轉正流程（集團總部）試用期人員A各用人單位/部門B總部人力資源部C外部招聘流程（總部）總部業務分管副總D總部人事行政副總E總裁F簽訂勞動合同勞動合同管理流程安排工作并進行考核考核不合格定期將考核結果與試用人員溝通是否滿意Y根據考核結果改善工作提出提前轉正申請并上報材料 外派人員考核外派人員考核結果溝通試用期滿提出轉正申請并填寫《員工轉正申請審批表》審核試用期結束前15個工作日，向其直接上級遞交N通知試用人員并發放《員工轉正申請審批表》撰寫轉正述職報告試用人員的直接上級進行初審審核并與其直接上級溝通，提出意見對經理和副經理級人員進行審核 復核并提出意見審批并提出意見提出解除勞動合同未通過離職管理流程（總部）匯總意見并與試用人員溝通審批通過結束 1.目的 為了實現萬科集團人力資源戰略，幫助新員工理解和接受萬科文化，達到勝任崗位的要求，進一步規范新員工的試用期管理與轉正程序，特制定本管理辦法。2.適用范圍

本辦法適用于萬科控股集團有限公司所有處于試用期間的員工。各子公司參照本辦法制定相應規定。

3.術語和定義

無

4.職責 4.1.集團總裁 具有對試用期員工轉正的最終審批權。

4.2.人事行政副總裁

4.2.1.指導試用期與轉正管理的全面工作； 4.2.2.具有對試用期員工轉正的審核權。4.3.副總裁 具有對新員工（部門經理和副經理）轉正的審核權。

4.4.萬科集團人力資源部

4.4.1.負責組織新員工試用期與轉正的組織管理工作； 4.4.2.負責試用期中新員工的培訓工作； 4.4.3.負責外派人員的試用期轉正考核工作； 4.4.4.負責新員工轉正過程中的審批組織工作。4.5.用人部門 具有對新員工轉正的審核權。

5.程序和內容 5.1.新員工試用期期限 根據《勞動合同法》和《北京市勞動合同規定》，公司聘用的新員工根據勞動合同的期限不同，試用期也不同（根據勞動合同約定）。5.2.試用期勞動合同管理

5.2.1.萬科集團須在新員工入職后一個月之內與新員工簽訂勞動合同； 5.2.2.試用期間員工均可隨時以書面形式提出解除勞動合同，但應按照公司的要求辦理工作交接。

5.2.3.試用期間公司在經過考核之后，若認為不符合公司相關崗位的要求，根據合同約定有權解除勞動合同。5.3.試用期薪酬福利 應屆大中專畢業生見習期為一年，見習期新員工薪酬福利待遇詳見《萬科集團薪酬管理制度》。5.4.新員工試用期薪酬福利 新員工試用期崗位工資為基數的80%，轉正后進行能力素質測評，并計算出崗位綜合勝任度，與崗位工資相結合。住房公積金轉正后次月繳納，社會保險到職后當月繳納。

5.5.試用期新員工融入計劃 試用期間，公司開展相應活動對新員工進行培訓，使新員工盡快融入到公司氛圍中來。

5.6.試用期員工考核評估 各管理上級對試用期員工的工作進行指導與考核，通過工作計劃與定期談話對新員工的績效與能力進行深入了解；在新員工轉正審批時主管上級提出考核結果與轉正意見； 對于外派人員的新員工，由人力資源部組織對新員工進行專門的試用期考核，包括任務績效考核與“德能勤廉”考核兩部分，各占50%權重。5.7.試用期溝通反饋 新員工在試用期間，人力資源部和主管上級應通過各種溝通方式幫助新員工盡快適應環境，進入角色，發揮作用，并對其績效與能力進行反饋。5.8.新員工轉正 試用期員工須在試用期結束前15個工作日，向其直接上級遞交《萬科集團員工轉正申請審批表》。5.9.轉正程序

5.9.1.試用期員工須圍繞本部門與崗位的職責撰寫轉正述職報告，重點應包括：實際工作成果與不足，對公司企業文化的理解，轉正后的工作思路等。5.9.2.試用期員工的直接上級應對《員工轉正申請審批表》的內容進行初審，提交人力資源部進行復核；

5.9.3.人力資源部與申請人的上級進行溝通，人力資源部審核通過后，請人事行政副總裁進行復核。

5.9.4.人事行政副總裁審核后由總裁進行審批。

5.9.5.根據各方審核與審批意見，由人力資源部對新員工進行溝通，指出優點與不足。5.10.提前轉正 公司可根據新員工的工作表現提前予以轉正。提前轉正時，應由試用期員工所在部門負責人將相關情況做出書面說明，報人力資源部；經人力資源部審核后，由人力資源部通知試用期員工，并發放《員工轉正申請審批表》，實施正常的轉正流程；

5.11.新員工試用期轉正不能通過審批的公司將與其終止勞動關系。人力資源部應在決定做出后，試用期結束前通知試用期員工所在部門和其本人，并辦理離職手續，詳見《萬科集團離職管理辦法》。5.12.附則

5.12.1.本管理辦法自發布之日起執行。5.12.2.本管理辦法歸集團人力資源部負責解釋。

6.支持性文件

6.1.《萬科集團離職管理辦法》

7.相關記錄

7.1.《員工轉正申請審批表》

MHKG-RL-ZD-009

MHKG-RL-BD-034

第二篇：新員工試用轉正管理辦法

新員工試用轉正管理辦法

一、總則

（一）為使本公司招聘到位的新員工盡快了解公司，規范員工的試用期管理，讓新員工明確崗位職責，盡快適應工作環境和工作要求，并對新員工進行考核鑒定，為新員工的去留及轉正提供依據，特制定本辦法。

（二）本辦法適用于公司所有新報到入司的員工。

二、新員工入司及培訓

（一）新進員工應在簽訂勞動合同時約定試用期，試用期限根據勞動合同管理相關規定確定；針對特別引進的人才，經總經理批準可以不約定試用期。

（二）新員工入司后，人事部門應組織進行相關入崗前培訓，培訓內容包括集團簡介、企業文化、公司基本人事制度、行政管理相關制度、行為規范及其他相關要求等。有關培訓的組織、簽到、考核等具體辦法按公司的《培訓管理制度》的規定實施。

（三）培訓結束后，培訓專員組織對新進員工進行入職培訓書面筆試考核。培訓考核不合格者，可經過再培訓，通過再培訓考核仍不合格者，作辭退處理。

（四）新進人員教育訓練完畢后，由各部門助理引領其至錄用部門就職，并為新進人員安排入職引導人，介紹其他同事與準備相關物品。

（五）用人部門負責人在新員工入司三日內應與其進行入司面談，在角色定位、工作標準要求、部門培訓安排、試用期主要工作及試用期鑒定要求等方面與新進人員溝通清楚，形成共識，促使新員工盡快適應公司、進入角色。部門負責人應按《新員工入職面談表》內容作事前準備，面談在用人部門與新員工間形成共識后，報公司人事部門，以便跟蹤督查。（針對基層一線如生產操作崗位，此條規定可省略）

三、試用期管理與鑒定

（一）公司各用人部門應給予新員工制訂較為詳細的試用期實習計劃，并負責新員工實習計劃執行情況的監督與考核。

（二）試用期滿前，用人部門對新員工綜合素質與能力應作簡要的鑒定，以決定新員工的去留。

（三）試用期鑒定內容：除入司培訓內容需進行考試外，還應結合以下幾方面的鑒定意見，綜合評價其是否符合崗位按期轉正要求。

（四）自我總結鑒定：鑒定時間內員工本人針對素質能力表現作書面的自我總結鑒定，用人部門可通過其自我總結鑒定來評判其自知能力、對工作的心態取向及未來期望追求；

（五）試用期工作鑒定：通過對其試用期工作任務的開展及完成情況，了解其實際分析問題、解決問題的綜合能力；

（六）綜合素質鑒定：從遵章守紀，工作態度，工作作風，角色適應，思路創新等方面評價，要突出本人優勢與不足。

四、試用期鑒定要求：

（一）用人部門填寫《試用期員工轉正考核表》，并將自我總結鑒定、相關測試等材料，于試用期結束前10天一同提交給公司人事部門。

（二）鑒定結果的運用：根據試用期鑒定結果，可做出提前轉正、按期轉正、延長其試用期、或終止試用解除勞動合同等處理方式。

（三）新員工在試用期內出現以下情形，用人部門須立即書面報告，符合試用中止條件的立即中止：

1、發現當事人使用假證件或資料、虛填個人簡歷或曾有違法犯罪行為記錄故意隱瞞者；

2、多次違反行為規范或工作紀律；

3、不能勝任本崗位工作或工作效率較低、主動性責任心明顯不夠的；

4、上班考勤上出現以下情況：遲到早退累計5次以上，或無故曠工1天以上，或非特殊情況的事假3天以上的。

（四）試用期內，因工作能力突出和工作表現優秀或受到其他重大表彰時，可由本人或部門申請，提前結束試用時間。

（五）員工試用期考核鑒定合格轉正后，公司人事部門應及時向員工反饋。

五、特殊薪資處理：

（一）新員工上班不滿七個工作日提出辭職，不計算薪資。

（二）員工在試用期內提出辭職，應提前三個工作日提出申請。

（三）試用期內，員工待遇由約定薪資和福利組成，不參與獎金的分配，薪酬和福利按員工薪酬管理程序和員工福利管理程序的規定執行。

六、附則

（一）本辦法由行政部人事科制訂或修改，并負責解釋。

（二）本辦法經總經理批準后生效執行。

第三篇：萬科集團保密管理辦法

萬科集團保密管理辦法（MHKG-ZG-ZD-013）

1.目的

為了保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。2.適用范圍

萬科控股集團有限公司及下屬各控股子公司。3.術語與定義

公司秘密是關系公司權利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。4.職責： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負責公司保密工作的宣傳教育。

4.1.2.負責對各部門保密工作的開展進行監督檢查。5.程序和內容：

5.1.保密工作的方針和義務

5.1.1.公司附屬組織、分支機構以及職員都有保守公司秘密的義務。5.1.2.公司保密工作，實行即確保秘密又便利工作的方針。5.2.保密范圍和密級確定

5.2.1.公司秘密包括下列秘密事項：

5.2.1.1.公司重大決策中的秘密事項。公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。

5.2.1.2.公司內部掌握的合同、協議、意向書及可行性報告、重要會議記錄。5.2.1.3.公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。5.2.1.4.公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。5.2.1.5.公司職員人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。5.2.1.6.其他經公司確定應當保密的事項。

5.2.2.公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級：

5.2.2.1.絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害。5.2.2.2.機密是重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭到嚴重的損害。5.2.2.3.秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。5.2.3.公司密級的確定 5.2.3.1.公司經營發展中，直接影響公司權益重要決策文件資料為絕密級。

5.2.3.2.公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級。5.2.3.3.公司人事檔案、合同、協議、職工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。

5.2.4.屬于公司秘密的文件、資料，應當依據本制度規定標明秘級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。5.3.保密措施

5.3.1.公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由綜合管理部委托專人執行。采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由相關人員負責保密。

5.3.2.對于密級的文件、資料和其他物品，應采取以下保密措施： 5.3.2.1.非經總裁或綜合管理部經理批準，不得復制和摘抄。

5.3.2.2.收發、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施。5.3.2.3.在設備完善的保險裝置中保存。

5.3.3.屬于公司秘密的設備或者產品的研制、生產、運輸、使用、保存、維修和銷毀，由公司指定專門負責人執行，并采用相應的保密措施。

5.3.4.在對于交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應事先經總裁批準。5.3.5.具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施： 5.3.5.1.選擇具備保密條件的會議場所。

5.3.5.2.根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。

5.3.5.3.依照保密規定使用會議設備和管理會議文件。5.3.5.4.確定會議內容是否傳達及傳達范圍。

5.3.6.不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。

5.3.7.公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告綜合管理部。綜合管理部接到報告，應立即做出處理。5.4.責任與處罰

5.4.1.出現下列情況之一者，給予警告，并扣發工資100元以上1000元以下的處罰： 5.4.1.1.泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的。5.4.1.2.違反本制度第三條規定的。5.4.1.3.已泄露公司秘密但采取補救措施的。

5.4.2.出現下列情況之一的，予以辭退并酌情給予經濟處罰。

5.4.2.1.故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的。5.4.2.2.違反本保密制度，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。5.4.2.3.利用職權強制他人違反保密規定的。5.5.附則。

5.5.1.本制度自

****年**月**日起施行。

5.5.2.本制度由集團綜合管理部解釋并修改。6.支持性文件：無

7.相關記錄：無

第四篇：萬科集團文書管理辦法

萬科集團文書管理辦法（MHKG-ZG-ZD-007）

1.目的

為了適應公司全方位規范化科學管理，做好公司公文管理工作，使之規范化和制度化，特制定本制度。2.適用范圍

萬科控股集團有限公司及下屬各控股子公司。3.術語與定義 無 4.職責

4.1.集團綜合管理部

4.1.1.制訂和修訂萬科集團文書管理辦法。

4.1.2.負責公文的收發、分發、傳遞、繕印、用印、歸檔、銷毀等。5.程序和內容 5.1.公文管理要求

5.1.1.公司公文是傳達國家的方針政策、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具，各部門必須認真做好公文管理工作。

5.1.2.公文處理必須做到準確、及時、簡便。公文由綜合管理部統一收發、分發、傳遞、用印、立卷、歸檔。

5.1.3.公文管理工作必須嚴格執行保密制度，確保公司機密。5.2.公文主要種類

5.2.1.決定：對重要事項或重大行動作出安排，用“決定”。5.2.2.決議：經會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用“決議”。5.2.3.通告：公布應當普遍遵守或周知的事項，用“通告”。

5.2.4.通知：發布規章制度，轉發上級、同級和不相隸屬部門的公文，批轉下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執行事項，用“通知”。

5.2.5.通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用“通報”。

5.2.6.報告：向上級部門、領導匯報工作，反映情況，提出建議，用“報告”。5.2.7.請示：向上級請求指示、批準，用“請示”。

5.2.8.批復：答復請示事項或對下級部署工作，用“批復”。

5.2.9.會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求與全公司共同遵守執行，用“會議紀要”。5.2.10.工作志：記錄日、周、月工作情況（包括工作安排、工作進度、工作業績、工作設想與建議等），用“工作志”。5.2.11.5.2.12.工作計劃：進行本年、季、月、周工作安排，用“工作計劃”。函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問或答復問題，用“函”。5.2.13.以公司名義簽訂的合同（協議）。

5.3.公文格式

5.3.1.公文一般由標題、發文字號、簽發人、審核人、秘密等級、緊急程度、抄報單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位、附注等部分組成。5.3.2.公文標題，應當準確、簡要地概括公文的主要內容，一般應注明發文機關和公文種類。除批轉規章制度外，一般不加書名號和其他標點符號。5.3.3.發文字號，包括公司代字、年號、順序號。公司各類發文標準文號規定如下：

5.3.3.1.股東會、董事會紀要、決議：標明第幾屆第幾次股東會、董事會.5.3.3.2.總裁辦公會會議紀要：萬科總[****年]第***號.5.3.3.3.公司上報文件：萬科請[****年]第***號 5.3.3.4.公司下發文件：萬科發[****年]第***號 5.3.4.公文一律加蓋印章，上報的公文，應注明簽發人。5.3.5.秘密公文應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。5.3.6.緊急公文分別標明“特急”、“急”。

5.3.7.請示一般只寫一個主送部門，如需同時送其他部門，應用抄報形式。5.3.8.公文如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。

5.3.9.發文部門應寫全稱和規范化簡稱，幾個部門聯合發文，應將主辦部門排列在前。5.3.10.會議通過的文件，應在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。5.3.11.公文紙一般用A4大小，在左側裝訂，文字一律從左至右橫寫橫排。

5.4.公文處理 5.4.1.收文處理

5.4.1.1.公文處理一般包括登記、分發、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。

5.4.1.2.文件收發、傳真，由公司綜合管理部專人詳細登記，包括：日期、編號、份數、文件名、發件部門、收件單位（附表1：《收文登記表》；附表2：《發文登記表》）。

5.4.1.3.凡需辦理的公文，綜合管理部應根據內容和性質送總裁、副總裁或交有關部門辦理，并提出辦理時限。

5.4.1.4.公文報批的有關程序詳見《關于文件、合同報批程序的有關規定》。5.4.1.5.經公司領導批示需要傳閱的文件，或總裁、綜合管理部認為有必要在公司各部門間或某幾個部門/個人間傳閱的文件，由綜合管理部負責安排傳閱。文件傳閱使用《文件流轉單》（附表4），《文件流轉單》內容包括：編號、緊急程度、經辦人、文件名稱及說明、總裁批示、各部門/人員意見反饋和辦理結果說明。

5.4.1.6.流轉文件的緊急程度分為三個等級：一般、急、特急。緊急程度為“一般”的文件：應于四個工作日內辦理完畢并反饋意見；緊急程度為“急”的文件：應于2個工作日內處理完畢。如不能辦完，綜合管理部應向送閱人說明原因；緊急程度為“特急”的文件，應隨到隨辦，最遲于當日辦理完畢。

5.4.1.7.需傳閱的文件由綜合管理部專人送閱，各部門經理負責本部門員工傳閱、簽字后退還送閱人。

5.4.1.8.公司領導批閱后，明確指定交某部門或個人辦理的文件，要及時按批示意見轉給有關部門或個人處理，處理結果通過《文件督辦事項回告單》（附表5）向領導反饋。《文件督辦事項回告單》包含文件編號、限期、領導批示和處理結果或意見反饋等項目，辦理部門或個人應嚴格按照領導的批示在規定期限內辦理。一般文件應在四個工作日內處理完畢并將辦理結果通過《文件督辦事項回告單》反饋給交辦領導；領導要求抓緊辦理的文件，應在兩個工作日內處理完畢；領導要求緊急處理的文件，應當天辦理。綜合管理部保存《文件督辦事項回告單》的存根聯，經辦人員應按限期要求催辦，以免漏辦或延誤。

5.4.1.9.交有關業務部門辦理的公文，綜合管理部應根據辦理時限檢查催辦，防止漏辦和延誤，凡逾期延誤或漏辦者，部門負責人承擔相應責任。

5.4.2.發文處理

5.4.2.1.草擬公文必須符合下列要求：

5.4.2.1.1.要符合公司的規章制度及有關規定，如提出新的政策規定，應加以說明。

5.4.2.1.2.情況要具體，觀點要明確，內容要全面，表達要規范，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，標點要正確，篇幅要簡短。

5.4.2.1.3.人名、地名、數字、引文要準確，時間應寫具體的年月日。5.4.2.1.4.公文中的數字，除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數字者外，一般用漢字書寫，在同一公文中，數字的使用要前后一致。

5.4.2.2.公司發文由總裁簽發，其他部門發文，由部門經理簽發。

5.4.2.3.凡以公司名義對外行文并需要打印者，經辦人員必須以公司發文稿紙草擬文稿，由部門負責人審閱并經公司總裁審批簽發后，綜合管理部才能受理。

5.4.2.4.行文部門在將公文送領導人簽發之前，應認真做好審核工作，審核的重點為：是否需要行文，公文內容，文字表達，文種使用，格式等是否符合本辦法的有關規定，然后上報總裁、部門經理。

5.4.2.5.凡以公司名義簽訂的合同（協議），按《關于文件、合同報批程序的有關規定》履行報批手續。合同（協議）簽訂后，須將《合同審批單》及合同（協議）原件及時交回綜合管理部存檔并辦理登記手續；

5.4.2.6.各部門需打印的材料，由各部門擬好草稿，經部門經理簽字，交綜合管理部專人負責，打印人員根據擬稿人的要求負責保密。印制前必須明確發放范圍和份數，并在密級后標明。5.4.2.7.打印文稿時，應按原稿打印，不得擅自改動，如發現原稿有明顯錯誤或書寫不清時，應主動與擬稿人及審批人聯系修改。

5.4.2.8.秘密公文不得翻印、轉發，傳遞秘密公文時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。

5.4.2.9.發傳真時要保存底稿，收傳真時一般要將傳真件復印，傳真件留底（機密文件除外），復印件送收件人。

5.4.2.10.文件（物品）的快遞（郵寄）由綜合管理部專人負責，有關憑證應妥善保存。原則上，遞送底單的留存期限為一年。

5.5.文件的管理

5.5.1.文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收等手續。公文辦完后，應及時送綜合管理部專人歸檔管理。

5.5.2.各部門工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音、錄像等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，及時送綜合管理部歸檔。

5.5.3.公文立卷應根據其特征、相互聯系和依存價值分類整理，保證齊全完整，正確反映部門主要情況，便于保管、查找、利用。

5.5.4.沒有存檔價值和存查必要的公文經過鑒別并報綜合管理部經理批準，可定期銷毀，銷毀秘密公文要進行登記，有專人監督，保證不丟失、不漏銷。5.6.附則。

5.6.1.本制度自 年 月 日起施行。5.6.2.本制度由集團綜合管理部解釋并修改。

5.6.3.過去有關公文處理的規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。6.支持性文件：無 7.相關記錄： 7.1.《收文登記表》

7.2.《發文登記表》

7.3.《發文簽收表》

7.4.《文件流轉單》

MHKG-ZG-BD-023 MHKG-ZG-BD-024 MHKG-ZG-BD-025 MHKG-ZG-BD-026 7.5.《文件督辦事項回告單》

MHKG-ZG-BD-027

第五篇：萬科集團檔案管理辦法

萬科集團檔案管理辦法（MHKG-ZG-ZD-009）

檔案管理流程總部各部門/項目公司及其他子公司各部門A提交歸檔文件資料及存期建議總部綜合管理部B收集各種歸檔資料并審核資料完備性總部分管副總C總裁D根據保管期限、類別分類立卷、歸檔存檔存檔提出借閱需求經部門負責人審批匯總借閱/復印資料需求N綜合管理部經理審批Y結束借閱/復印登記Y是否需要復印NY是否需要歸還復印資料發放給承辦人N查閱人在檔案室查閱資料檔案借閱借閱人使用后歸還資料歸還登記結束多余存檔資料超出保管期檔案資料提出銷毀或延期保管建議檔案資料整理并提出銷毀申請匯總形成銷毀文件資料清單N延長檔案保管期并辦理相關手續造具清冊提出銷毀報告N審核Y審批YN審批檔案銷毀結束銷毀檔案Y 1.目的

為了有效的保護和利用檔案，充分發揮公司歷史資料的作用，規范公司檔案管理，特制定本制度。2.適用范圍

萬科控股集團有限公司及下屬各控股子公司。3.定義： 4.職責： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的所有文書檔案。4.1.2.負責對檔案的借閱進行審批、登記管理。

4.1.3.負責檔案銷毀申請的提出及審批后的檔案銷毀執行。4.2.集團各職能部門及各子公司

4.2.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管與本部門/子公司業務有關的所有文書檔案。

4.2.2.負責對與本部門/子公司業務有關的文書檔案銷毀申請的審核。4.2.3.負責在本部門/子公司階段業務結束后將有關重要文書檔案移交集團綜合管理部。5.程序和內容： 5.1.檔案立卷范圍

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程類文件。5.1.3.公司管理規章制度。5.1.4.重要會議記錄、會議紀要。5.1.5.經營計劃、工作總結；

5.1.6.意向書、合同、協議、立項報告及可行性報告。5.1.7.重要的來往信函。

5.1.8.一切與公司業務、技術、項目有關的資料。5.2.檔案立卷要求： 5.2.1.各部門立卷要求 5.2.1.1.凡是各部門在業務活動中所形成的、具有查考利用價值的文字材料及音像資料均屬歸檔范圍，不得由部門或個人分散保存，必須由業務部門整理后，定期交給綜合管理部集中管理保存。

5.2.1.2.各項業務一旦結束，其有關該項業務往來的一切材料、函件都應移交綜合管理部正式存檔（所簽合同、協議、意向書、委托書需在簽訂后立即交到綜合管理部存檔），業務部門如有需要，可建立復印件的業務檔案，以便工作。

5.2.1.3.業務部門形成的文件應由本部門指定的專人保管。

5.2.1.4.業務部門文件保管人員有責任將本部門形成的文件收集齊全，并對文件材料進行初步分類整理、打出文件目錄。目錄中應包括文件名稱、摘要、形成時間、頁數、份數、備注（注明是原件或復印件）。

5.2.1.5.財務部獨立管理會計檔案---憑證、賬薄、財務報表類、借款、貸款合同（注：財務部只留一份原件，其余原件交綜合管理部保管；如原件只一份，財務部留復印件。）

5.2.2.綜合管理部立卷要求：

5.2.2.1.立卷的文件材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和立卷要求特征及文件內容進行立卷。

5.2.2.2.在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統排列。5.2.2.3.擬訂案卷標題要簡明、準確。

5.2.2.4.整理好的案卷要確定案卷的保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。專門檔案另有保管期限和銷毀規定的按有關規定執行。

5.2.2.4.1.永久保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.1.1.公司制定的規章制度類文件材料。

5.2.2.4.1.2.公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。5.2.2.4.1.3.公司職能活動中形成的重要業務文件材料。

5.2.2.4.1.4.公司關于重要問題的請示與上級主管部門的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。

5.2.2.4.1.5.公司機構演變、人事任免等文件材料。5.2.2.4.1.6.公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

5.2.2.4.1.7.上級主管部門制發的屬于公司經營業務的重要文件材料。5.2.2.4.1.8.下屬機構關于重要業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。

5.2.2.4.2.定期保管的文書檔案主要包括：

5.2.2.4.2.1.公司職能活動中形成的一般性業務文件材料。

5.2.2.4.2.2.公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。5.2.2.4.2.3.公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.4.公司一般性事務管理文件材料。

5.2.2.4.2.5.公司關于一般性問題的請示與上級主管部門的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。

5.2.2.4.2.6.上級主管部門制發的屬于公司經營業務的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.7.上級主管部門制發的非公司經營業務但要貫徹執行的文件材料。

5.2.2.4.2.8.下屬機構關于一般性業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。

5.2.2.4.2.9.下屬機構報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

5.2.2.5.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表。

5.2.2.6.全部案卷組成后，要對案卷統一排列編寫文檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

5.2.2.7.原則上每年年終做一次歸檔立卷工作，將當年所形成的公司所有文件按上述要求進行統一整理。

5.3.檔案存檔程序

5.3.1.集團各部門/項目公司及其他子公司各部門對于需要在集團進行歸檔的資料進行整理，提交集團綜合管理部，并提出存期建議。5.3.2.集團綜合管理部收集歸檔資料，審核歸檔資料及手續的完備性。5.3.3.集團綜合管理部根據資料的性質、存檔單位建議的存期，對資料進行分類立卷、存檔，做好存檔登記（附表1）。5.4.檔案借閱

5.4.1.需要借閱檔案的部門或個人需首先提出借閱/復印需求，填寫《檔案借閱/復印審批單》（附表2），經部門負責人同意后報總公司綜合管理部。5.4.2.總公司綜合管理部匯總各單位的檔案借閱/復印需求，報綜合管理部負責人審批。

5.4.3.審批通過后，綜合管理部要對借閱/復印的檔案進行登記（附表3），并要求借閱人簽字。

5.4.4.借閱檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，未經批準不得復印。5.4.5.對于需要復印的資料，由集團綜合管理部負責將資料復印并下發給借閱人/承辦人。

5.4.6.如不需復印，借閱人可在檔案室查閱資料。

5.4.7.對于需要歸還的檔案資料，綜合管理部要登記明確的歸還日期，借閱人需要在期限內歸還資料，綜合管理部負責在檔案到期前催還。5.4.8.檔案資料歸還后，集團綜合管理部登記銷帳。5.5.檔案銷毀

5.5.1.對于多余的檔案資料以及超出保管期限的檔案資料，總公司綜合管理部定期進行整理，并提出銷毀申請（附表4：《文件資料銷毀請示》）。5.5.2.銷毀申請經資料存檔提交部門進行審核，對是否銷毀或延長保管期限提出建議，并提交分管副總裁審核，總裁審批。

5.5.3.對審批未通過的檔案，由總公司綜合管理部延長保管期限，并辦理相關手續。

5.5.4.審批通過的檔案，總公司綜合管理部造具清冊，由檔案交存部門負責人和總公司綜合管理部負責人現場監督，對檔案進行銷毀。

5.5.5.檔案銷毀后，由見證人在《檔案銷毀證明書》（附表5）上簽字確認。5.6.附則

5.6.1.本制度自

****年**月**日起施行。

5.6.2.本制度由集團綜合管理部解釋并修改。6.支持性文件： 7.相關記錄：

7.1.《檔案保管登記臺帳》

MHKG-ZG-BD-032 MHKG-ZG-BD-033 MHKG-ZG-BD-034 MHKG-ZG-BD-035 MHKG-ZG-BD-036 7.2.《檔案借閱/復印審批單》

7.3.《檔案借閱/復印登記臺賬》 7.4.《文件資料銷毀請示》

7.5.《檔案銷毀證明書》