第一篇：如何建立企業員工培訓檔案

如何建立企業員工培訓檔案？

對于培訓來說,少不了要對全年的培訓工作有個總結與自我評估,在現在許多還沒有辦法做到用6SIGMA來評估培訓投資收益的時候,培訓的一些數據在工作總結中就發揮了很大的作用,透過對培訓記錄的總結和分析,領導層心里應該還是有數的:雖然不能明確知道培訓帶來了多少利潤的增長,但無疑,沒有培訓,公司的情況將會更差。

對于培訓檔案建設方面的日常工作,可以從以下幾個方面入手:

1、全年培訓課程記錄統計表

設計一張EXCEL表格,統計匯總整個年度已實施課程的情況,具體項目依次可包括序、培訓類別、培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、課程時數、主辦單位、講師、學員對象、參加人數、實到人數、出勤率、培訓費用、人均培訓費用、評估方式、培訓滿意度、總時數、備注。如下圖所示:

這個表建立之后,關鍵就是在日常中及時填寫更新,每次課程結束之后就要把課程相應信息錄入到此表中,記住,是所有的培訓,包括免費獲得培訓,包括臨時開辦的學習會。

2、單項課程資料包

單項課程包的含義是每一次課程都要按照培訓作業流程將各項表單、資料歸檔,分課程保存。對于每項課程,內部課程需要存檔的資料包括: A、培訓申請表(內訓都需要申請審批,培訓是成本)、培訓課程計劃(附在申請表后面供領導參考評估,內容包括課程開辦的原因與目標、課程要素時間、地點、對象等介紹、講師的介紹、課程效果評估方法、培訓費用等);B、開課通知單:審批之后就發布開課通知單,列清各項培訓要素,有必要者可根據學員對象列上具體學員名單,一一對應。講師邀請函也可做一份,以顯示對講師的尊重。C、培訓簽到表:配合開課通知單的學員名單一一對應簽到;D、課程教材、講義:包括紙質版、電子版、課程相關的其他資料,如案例、討論、表格等;E、培訓評估表或心得報告:培訓結束后要進行效果評估,將學員提交的評估資料整理歸檔;F、培訓總結報告:培訓結束后要對本次培訓課程進行總結,出勤情況、學員滿意度情況、學員的反饋、培訓工作存在的問題以及改進措施等。講師感謝函也可發出一份,向講師表示感謝并反饋本次培訓結果。

以上這些東西統一歸檔于檔案袋,就是一個比較完整的單項課程資料包,各項資料較為齊全。外訓課程需要存檔的資料包括: 外訓申請表和課程信息(外部機構的課程資料)、培訓講義、培訓評估表和心得報告

3、員工個人培訓檔案

建立每一位員工的培訓記錄,通過這個記錄可以很快得到員工參加了哪些培訓課程、參加培訓的總時數有多少、花費的培訓費用有多少,每次培訓后的評估結果如何,這些數據對于在需要了解員工學習情況時會有用處,尤其是在晉升評審、轉崗、調動的時候會有參考價值。

如果沒有IT系統的支持,可以用EXCEL表格建立每一位員工的每一次培訓記錄,然后將EXCEL導入ACCESS數據庫,利用ACCESS數據庫里面的報表功能,將EXCEL表格一行一行的信息通過報表功能轉換為一頁的東西,這樣便于打印,也便于整體瀏覽。如果有IT系統那就更方便了。

4、其他檔案 其他檔案包括: A、內部講師資料庫:將擔任內部講師的員工基本信息拷貝出來,然后加上內部講師的一些信息,如時間、級別、可授課程、授課次數與時數等。

B、培訓供應商資料庫:包括培訓公司名稱、公司的性質、關鍵/優勢業務領域、地址、聯系人/聯系方式、供應商說明(是否合作過,評價如何,有何特別要說明的地方)、供應商資質(根據你的需要把供應商分級別管理,在有需要時可優先與資質級別高的供應商聯絡洽談)C、課程庫: 根據公司的培訓課程體系,按體系分類建立文件夾,將整年的培訓課件和資料打包放進文件夾內,慢慢充實你的課程體系,因為這些課程都是上過的,更具有可實施性,所以,不是將一些相關的其他課件放入,必須是與你公司有關的,或自己上過,或請人來上過,以后在修訂課程的時候可標識版本號。培訓檔案建立完善后，可以根據你年度培訓計劃的課程,隨便抽一個課程,審查你是否有開課申請、開課通知、簽到、教案、評估資料,隨便抽一個員工,看他是否經過了上崗培訓、考核資料、其他培訓記錄等，你都可以很好的做出總結與評估。

第二篇：如何建立員工檔案

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如何建立員工檔案

課程內容：

你遇到過員工“人間蒸發”，無法辭退的情況嗎？發生突發事件，聯系不到員工家屬怎么辦？企業員工流動太大，如何對員工進行有效管理？——這些正是我們探討員工檔案建立方法與技巧的緣由。

通過本節課的學習，您會清晰地了解到做好員工檔案建立工作的重要性。我們還將為您提供建立員工檔案的實用技巧。

解決方案：

他山之石，可以攻玉。

下面我們從實戰經驗中給大家總結一些方法流程，以便大家參考，幫助我們少走彎路，直達成功。

員工檔案的建立，是企業人事制度的重要內容一般有五個步驟。

面試材料入檔包括面試登記表及相關面試入職表單的歸檔；面試 1.將面試材料入檔。

2.入職員工個人材料的入檔。

3.公司提供的相關材料入檔。

4.做好關聯材料的存放。

5.將這些內容合并為員工檔案，做好存放工作。

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登記表中的基本信息要完備，避免出現緊急時沒法使用的情況；對資料要簽訂真實性保證的協議，能規避后期的一些勞動爭議所帶來的風險；面試登記表的內容也要詳實、充分。

對企業而言，要請面試官和部門領導填寫面試記錄表，寫下對面試者的意見；另外，相關領導允許面試者入職的，要請他做招聘入職審批。這兩者都便于HR在以后的工作中翻閱入職原因，了解入職情況，作為以后錄用、爭論的參考。

入職員工個人材料中，首先是相關證件、證書的歸檔，員工需提供原件，由HR親自復印。

入職登記表也是重要內容，員工需重新填寫基本信息，在之前遺漏或更新的內容要完善；請員工填寫上家企業的薪資，可以作為以后薪資調整的參照；員工社保情況也要填寫清楚；員工入職登記表的內容需每年更新，保持同步。

此外，員工需提供上家單位的離職證明，并放入檔案。這既是員工工作經驗的證明；也有利于防范可能發生的勞動糾紛。

員工的體檢表要放入檔案中，既是員工身體狀況的證明，也有利于防范可能發生的勞動糾紛，如員工原先就患有某種疾病，想據此找

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公司麻煩時，則可舉證。

員工檔案中也要包括公司給予的內容，公司與員工簽訂的勞動合同肯定要入檔保存。

以下材料也要入檔備案：

1.員工獎懲記錄，包括過失單和獎勵表；

2.員工變化情況，包括薪資變化單和崗位變動記錄；

3.員工轉正情況，包括轉正申請表、轉正審批表及轉正總結；

4.此外，員工績效考核表、員工專利申請、保險繳納情況以及附加協議等，都要存檔保存。

對于特別情況，如特殊調薪、特殊入職原因等，都要在簡歷首頁甚至檔案袋的封皮上寫明備注；便于HR依據事態進行追蹤；也易于確定責任歸屬。

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培訓檔案一般存放在培訓部門，在員工離職后，再將該員工的相關培訓情況與他其余的檔案裝訂起來，統一歸檔。

合理化建議的檔案等，可以作為員工發展、考評、調薪的參考，在具體應用時，抽取應用部分，關聯存檔。

存放關聯材料時要注意，這些檔案各部門調用頻繁；HR要嚴格遵守檔案借閱制度，員工檔案的其他內容要保密；因此，此類關聯性材料都不能直接放在員工檔案中。

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與以上所講的公司人力資源部建立的員工個人檔案不同，由國家人事部門建立的人事檔案在員工入職后可以調入所屬人才服務中心在公司名下存放，調入對象一般包含本地員工及重點員工；只有擁有人事權的企業才可以自己保管員工人事檔案；對于大量的對于大批量的、崗位級別較低的外地員工，HR更不需要調入他們的人事檔案。檔案存放有許多技巧，可以將檔案按部門、姓氏進行分類；通過折頁標注姓名，直接立式放置于立柜中，既利于歸類，也便于查找。

企業電子檔案則只需有基本家庭信息及員工主要變更情況。

離職檔案的存放，要保持一定的時長，一般為兩年。基礎崗位離職檔案統一裝訂存檔。優秀員工檔案可以分開存放，便于對優秀員工進行跟蹤。

最后，我們把這幾個步驟串起來，就形成了“建立員工檔案”的完整流程。

或許文字的話大家并不是很清楚，我們可以看下面的思維導圖，www.tmdps.cn

能讓你更加形象的理解和明白該如何建立員工檔案。

（思維導圖可以下載后放大看，更清楚！）

相關課程：

如何制定有競爭力的薪酬 如何設計面試評分表 如何發揮薪酬的激勵作用 如何保證薪酬公平性 如何做好對“空降兵”的授權

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想學習以上課程可以掃描下面的二維碼，里面有詳細內容及海量課程

第三篇：建立員工健康檔案

4、建立員工健康檔案：分公司辦公室負責保管員工健康證，并建立員工健康檔案，記錄

員工個人信息、從事的崗位、健康證辦理的年限、最近一次體檢時間、到期日期等信息，具體見附表《員工健康證信息臺賬》。

5、健康證的年檢：健康證有效期為一年，分公司辦公室負責員工健康證的年檢，保證健

康證合格有效。通常在員工健康證到期前，分公司辦公室聯系當地疾控中心的授權指定單位，統一組織健康年檢。

6、年檢結果的處理：根據國家有關法律規定，患有傳染性疾病的人員不得從事直接接觸

食品飲料生產的工作。如直接解除食品飲料生產的員工在任職過程中患有法律規定的傳染性疾病，公司將有權將其調離崗位，安排至不直接接觸食品飲料生產的崗位，員工必須服從崗位安排。分公司辦公室將健康證年檢情況及時通知所屬部門，如查出不合格人員應上報總經理。健康證年檢不合格的人員，如果屬于暫時性的，管理者應安排休息，待身體恢復復檢合格后才能繼續上崗；如果是難以治愈的有礙食品安全的疾病，管理者應安排其他適合的崗位，決不可繼續留在原崗位。分公司辦公室應將健康證年檢不合格的情況和相應人員安排情況詳細記錄在《員工健康證信息臺帳》中。

7、監督檢查：質檢科對每年的健康證年審情況進行監督管理。重點檢查是否從事直接接

觸食品崗位的人員都納入了健康證的管理，健康證年檢不合格的人員，是否進行了妥善的安排。如果發現不合格的情況，應立即指出并責令作出正確處理，并對違規的部門或生產車間進行考核扣罰。

第四篇：企業員工人力資源檔案的建立與應用探討

企業員工人力資源檔案的建立與應用探討

賈亞洲1，張江珊2

（1.蘭州大學 經濟學院，甘肅 蘭州 730000；2.揚州大學 社會發展學院，江蘇 揚州 225009）

一、人事檔案與企業員工人力資源檔案

人事檔案是指我國各級各類國家機關、社會團體和企事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人經歷和德才表現，以個人為單位集中起來的以備日后查考的文件材料。依據人們社會分工的不同，人事檔案可分為干部檔案、工人檔案、軍人檔案以及學生檔案等種類，其主要內容包括履歷、鑒定、考核、工資、職務、職稱、學位等情況的真實記錄。與人事檔案相比較，企業員工人力資源檔案有兩個比較顯著的特點：

首先，企業員工人力資源檔案的機密性不如人事檔案強。企業人力資源檔案除了對企業外部保密以外，企業人力資源部門、各相關管理人員以及員工本人都可以自由查閱自己的人力資源檔案，以使企業和員工本人對員工的個人素質、培訓、獎勵、懲罰等情況都有一個系統性的認識和了解，服務于企業的人力資源工作。

其次，不強調原始記錄性，這是企業員工人力資源檔案與人事檔案的一個重要區別。當然，這里并不是從概念上否認檔案的原始記錄性。不強調原始記錄性，并非沒有原始記錄，而是指只要被企業核實是反應員工真實情況的相關材料，即使不是原始記錄，如傳真、復印件等，也可被歸入員工人力資源檔案，服務于企業的人力資源開發和利用。

因之，我們可在此基礎上界定出企業員工人力資源檔案的定義，即企業人力資源部門主要以員工個人為單位收集的，員工從進入企業前的面試一直到他離開這個企業的整個過程中所形成的，與企業人力資源工作有關并對員工的人力資源開發與利用有一定作用的文件材料。

二、企業員工人力資源檔案的主要內容

1.員工的測試與甄選材料。現代企業招聘員工一般都要經過層層篩選，采用多種方法對應聘人員進行考核。一旦一個應聘人員被企業錄用，企業面試考核小組對應聘人員儀容儀表、應變能力、表達能力、判斷分析能力以及其它考核項目的評語、鑒定等材料，在經人力資源部門整理以后，應該歸入企業員工人力資源檔案。如果企業對應聘者有筆試考核，筆試成績與試卷等資料也應歸檔保存。

2.員工基本情況檔案。這里主要是指有關員工的受教育狀況、專業知識、能力特長、政治面貌、身體狀況、業余愛好、家庭情況等基本資料。有些資料企業可能無法保存原件，如員工的學位學歷證書、黨團資料、職業技能資格證書等，但是企業人力資源部門在核實這些資料以后，必須對每個員工建立起相應的基本情況檔案。

3.員工培訓檔案。員工培訓檔案至少應該包括以下兩個方面的內容：一是以員工本人為主擬定、經員工本人上級認可、并交企業人力資源部門備案的員工個人職業生涯規劃；二是由企業人力資源部門根據員工個人的職業生涯規劃，結合企業的業務發展、人才需求以及員工培訓規劃而制定的員工培訓和使用資料。檔案中不僅應包括員工本人的工作經歷，還要包括本人參加各種培訓活動的詳細記錄，如：何時、在何地參加過何種培訓；本人學習的收獲、體會及對其的考核評語；本人當時的工作崗位和要求；本人近期和今后發展目標以及實現這一目標的具體計劃和措施(如要求參加本企業或外單位舉辦的培訓班，或者希望到大學深造)等。

4.員工績效檔案。員工績效是指經過企業評價的員工工作行為、方式及其結果。員工績效全面反映了企業對員工的認可程度，或者說是員工的表現被企業認可的程度，績效評價材料不能僅僅用于當期的獎勵、表揚、晉升或者獎金發放，過后就棄置不顧，而必須作為重要 的人力資源檔案保存下來。員工績效檔案主要包括績效考核表，員工的自我鑒定和上級鑒定，考核面談情況記錄，員工受到的表揚、獎勵以及處分情況等材料。

三、企業員工人力資源檔案的應用

完善的企業員工人力資源檔案將為企業各項人力資源工作提供一個友好的基礎信息平臺。具體來說，員工人力資源檔案主要有以下幾個方面的作用。

1.分析企業現有人力資源的整體優勢與不足。全面、翔實的員工人力資源檔案可以使企業對內部人力資源狀況有一個比較準確的分析和判斷，從而提高企業人力資源需求預測和戰略規劃的科學化與規范化程度。企業許多其它計劃的制定也必須依賴對內部人力資源狀況的準確判斷，企業的新產品開發、市場拓展、培訓等計劃之所以失敗，往往也不是因為執行過程存在問題，而是由于計劃的制定沒有考慮到與企業當時的人力資源狀況保持吻合。

2.分析企業員工個體的優勢與不足。通過對員工人力資源檔案中個人基本情況、績效和培訓情況的分析，可以清楚了解每一個員工的長處和短處，對于企業的人職匹配、員工晉升、企業人事的調整與任免具有重要參考作用，有助于最大限度的發揮人力資源的效用，促進企業人力資源的內部合理配置。

3.幫助員工制定個人職業生涯發展規劃。員工人力資源檔案記載了員工在企業的成長軌跡，記載了員工取得的成績，也記載了他的失敗以及他失敗的原因，這些資料可以幫助人力資源部門全面分析員工的思想、文化、心理和業務素質，分析員工的職業發展潛力，幫助員工制定科學、合理的職業生涯發展規劃，使員工能夠在企業最大程度的發揮自己的工作潛力，促進企業的發展和員工自我價值的實現。

4.有利于對員工進行個性化的激勵和管理。以人為本是現代社會的核心理念，而對員工進行個性化的激勵與管理是企業貫徹這一理念的一個重要方法和手段。通過員工基本情況檔案，企業可以針對每一員工的發展層次、現實需要、個人偏好以及家庭困難等情況，采取不同的激勵與管理方法，從而最大限度的滿足員工的需要。企業由于對員工的充分了解，也減少了在激勵上由于信息不對稱造成的成本損失。一些企業采取的行之有效的個性化“情感激勵”和管理方法，如員工生日祝賀、贍養老人補貼、托兒福利等，是必須建立在充分了解員工個人基本情況基礎之上的，而員工人力資源檔案的建立與完善可以幫助企業很好的實現這一目的。

參考文獻：

【1】關付生.企業人力資源檔案的建立及其作用【J】.市場研究，1999（08）：22-23.【2】尚玉青.加強企業人事檔案的管理【J】.冶金叢刊，1999，（02）：43-44.【3】柳小玲，鄭連榮.企業人事檔案管理也要與時俱進【J】.華北電業，2002，（04）：28.【4】靳淑明.企業人事檔案管理與人力資源開發【J】.中國檔案，2003，（05）：86 【5】陸偉鋒，田紅敏.人事檔案管理與人力資源開發芻議【J】.企業經濟，2003，（05）：185-186.【6】李瑩，李虹，隋文萍.人事檔案與人力資源開發【J】.山東農業管理干部學院學報，2003，（02）：93.Study on Establishment and Application of Employee's Human

Resource Archives

JIA Ya-zhou1，ZHANG Jiang-shan2

(1.School of Economics，Lanzhou University ,Lanzhou 730000,China；2.School of Social Development,Yangzhou University，Yangzhou 225009,china)Abstract：Employee's personnel archives is closely related to enterprise' human

resource management,management system of personnel archives in our country is unfavorable for the enterprise to use employee' archives.Management scholars neglect the function of employee's archives generally,archive scholars prefer to study this problem from aspect of pure archival science not serving the enterprise' human resource development and utilization.Using the concept of “employee's human resource archives”,the paper gives an elemental discussion about problem mentioned above.Key words：employee's human resource archives；personnel archives；establishment

第五篇：員工檔案建立管理標準

員工檔案管理規定

一、解釋說明

本檔案指研究院為方便對員工基本情況了解和記錄而建立的員工基本情況匯總，并非員工個人人事檔案。

本檔案由研究院人力部門負責建立、維護和保管。并作為員工基本情況的真實反映，員工需如實認真填寫，保證內容真實、準確、詳細，并為虛假提報行為負責。

檔案所有權和處置權歸研究院所有，屬單位秘密，其保管和使用必須嚴格遵循本規定要求。

二、建檔要求

1.檔案分類：

i.按照存儲媒質劃分：檔案分電子檔案和紙質檔案兩種。

ii.按照員工狀態劃分：檔案分為在職檔案和離職檔案兩種。

2.電子檔案：包括以下內容

i.身份證、畢業證、學位證以及相關資格證書（計算機、英語、職稱等）的掃描圖像，圖像類

型為jpeg文件，文件大小不得小于100KB。

ii.，包括：姓名、性別、出生日期、身份證號、民族、文化程度、聯系電話、戶口所在地行政區劃、居住地行政區劃名稱、家庭詳細地址（具體到門牌號）以及其他內容。iii.，包括：姓名、性別、出生日期、身份證號、民族、政治面貌、婚姻狀況、畢業院校、所學專業、文化程度、所獲證書、職稱情況、工作經歷、家庭成員（關系、姓名、工作單位、職位）、家庭地址、本人電話、家庭電話、到單位時間、畢業證書編號、學歷證書編號，起息日期，檔案編號等。

3.紙質檔案：包括以下內容

i.，貼近期一寸免冠彩色照片，員工本人手填。

ii.身份證復印件（正反面）一份。

iii.勞動用工合同和保密協議一份。

iv.相關資格證書復印件。

v.員工入職以來的培訓、轉正、定崗、調崗、考核、獎罰、離職等見證性資料。

4.整理裝訂：

i.紙質檔案按員工單獨建檔封裝，并進行編號，避免重名并方便后期維護與查詢。

ii.編號原則：年份+序列號，如20120049，即2012年入職，為研究院第49名入職員工。iii.檔案按照年份封裝，每一年份檔案統一張貼，標明、姓名、編號。

5.時間要求：員工入職后，觀察期內完成檔案資料的籌備工作，觀察期結束后，即可正式入員工檔

案庫，統一保存。

三、維護保管

1.維護更新

i.人力部門對員工自入職以來的培訓、轉正、定崗、調崗、考核、獎罰、離職等情況進行全程

跟蹤，并對相應過程或結果進行編輯存檔，及時更新維護。

ii.對員工個人取得的職稱、證書，進行登記存檔。

iii.檔案的更新須有記錄，每次更新需經人力部門負責人簽批。

2.查閱保管

i.檔案為單位秘密，管理人員不得私自隨意將檔案信息外漏或借閱，必須征得研究院領導同意

后，方可查閱。

ii.檔案需在安全的密閉空間保管存放，必須采取一定的安全措施。

iii.檔案需由人力部門專人負責看管。

四、離職處理

1.2.五、1.2.3.員工辦理完離職手續后，單位有繼續保留員工檔案的權利。員工離職一年后，可返回單位取走員工檔案。到時未領取的，單位可予以銷毀。附件