第一篇：檔案的建立

檔案的建立

一.總則

1.為規范檔案管理工作，特制定本辦法。

二.公司檔案范圍

公司建檔范圍確立為：

1.公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；

2.公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料；

3.財務、會計及其管理方面的文件材料；

4.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；

5.經營管理方面的文件材料；

6.生產技術管理方面的文件材料；

7.產品生產、能夠消耗、安全生產方面的文件材料；

8.儀器、設備方面的文件材料；

9.基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料；

10.科研、技術引進、轉讓方面的材料；

11.教育培訓方面的文件材料；

12.信息、情報方面的文件材料；

13.黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料；

14.其他具有利用和保存價值的文件材料。

以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃和工作總結。

公司檔案還包括聲像資料：

1.照片檔案：新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成；

2.影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明；

3.錄音檔案：唱片、錄音帶；

4.錄像檔案：政治、經濟、科技、文娛、廣告活動。

三.公司檔案管理體制

1.公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部可設立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。

2.根據有關檔案法規規定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。

3.公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關檔案部門代為保管。

四.檔案管理工作(一).檔案材料的收集：

1.建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；

2.對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；

3.及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

(二).檔案的歸檔、立卷與管理。

1.區分全宗，確定立檔單位。

2.分類。依據檔案來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。

3.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。

4.案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份。

5.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。

6.對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7.每年對檔案進行一次清理：

1.清除不必要保存的材料；

2.對破損和褪色的材料進行修補和復制。

(三).檔案的保管：

1.防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2.公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案；

3.做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。

(四).檔案的鑒定：

1.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。

2.確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。(五).檔案的銷毀：

1.對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；

2.辦理銷毀手續，經董事會或總經理批準，方能銷毀；

3.銷毀時要有二人以上監銷，關在清冊上簽字。

1.公司終止、解散時，檔案應移交控股股東或主管部門或當地國家檔案館。

2.公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

(六).檔案借閱、利用工作

1.凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱

2.案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。

3.借閱期限不得超過棗星期（如三個星期），到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

4.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

5.外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。

6.公司內檔案利用的方式有：

1).提供檔案原件；

2).提供檔案復印件；

3).提供文獻索引資料。

7.檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。

8.檔案主管應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求。

9.依據國家檔案、統計法律法規，做好企業檔案統計工作。

10.政府有關部門依法執行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協助。五.附則

1.檔案部門積極采用電腦信息系統對檔案進行管理，提高管理效率。

2.本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經理批準頒行。

第二篇：建立檔案管理制度

5、建立檔案管理制度

包括5 個制度：

1、立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

2、檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

3、檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。4、檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。

5、機關檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。檔案工作制度，是單位的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實。制度制定容易,掛到墻壁上容易,但要落實就不容易,必須認真執行,才能出成果。

立卷歸檔制度

為加強對局機關的檔案管理，使檔案資料更好地為局兩個文明建設服務，根據國家《檔案法》和《機關檔案工作業務建設規范》的規定，特訂立本制度。

一、歸檔范圍

凡是本單位在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料均屬歸檔范圍，主要有：

1、本單位正式發文，包括附件、圖表、名冊等，收文中列入歸檔的文件資料；

2、本單位內部產生的文件材料，如規章制度、會議記錄、匯報材料、計劃、總結、會議文件、領導講話、各項活動照片、音像磁帶等；

3、各科、所、中心形成的資料，如價格、收費管理、檢查、認證、評估、信訪、財務、信息等；

4、雖未經發文渠道而通過其他途徑形成和積累的文件資料，如：指數、監測、成本測算、基建報表等。

二、歸檔時間

1、日常工作中形成的文件資料，經清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交檔案室歸檔；

2、凡專題會議、專題項目(含基建工程)等，在任務完成后及時交檔案室歸檔；

3、會計檔案在當年整理立卷后暫由財會部門保存，一年后交檔案室歸檔；

4、檔案室須在次年六月底前完成本單位上文件資料的立卷歸檔工作。

三、歸檔要求

1、歸檔的文件資料必須按規定的范圍，完整、系統、成套，不得殘缺不全；

2、歸檔的文件資料必須正確地反映本單位在各項工作中的真實內容和歷史過程，符合形成規律；

3、歸檔的文件資料應采用原件，正式發文應附按規定程序簽發的發文底稿；

4、歸檔的文件資料必須使用鋼筆(碳素或藍黑墨水)書寫，字跡工整、清晰、規范；

5、歸檔的聲像資料應用文字標明對象、時間、地點、中心內容和制作者。

四、檔案整理

檔案室在接到各部門檔案后要及時進行整理，按照上級規定，結合本單位工作實際組卷。案卷質量要求：

1、組卷科學：根據國家有關規定，和組卷目的要求，結合本局實際進行合理組卷，做到分類適當、問題單

一、類型鮮明、不混、保管期限準確；

2、排列系統：卷內文件資料按文件重要程度或形成時間的先后排列。

3、編目合理：卷內文件資料按排列程序依次在有字跡和圖表的頁面上編寫頁碼；

4、格式規范：案卷封皮、卷內目錄、備考表填寫齊全、準確、案卷題名簡明確切、字跡工整、清晰、耐久，裝訂整齊美觀。

五、閱檔要求

1、凡因工作需要查閱檔案，必須辦理查閱手續，原則上限在閱覽(檔案)室內，確因需要外借的，須征得分管領導同意并辦理手續，閱后要及時歸還；

2、嚴格執行保密制度，查閱文件內容，由檔案管理人員提供，不得擅自翻閱；

3、要愛護檔案，查閱文件，不得涂改、污損或抽動；

4、外單位人員不得擅自進入檔案室；

5、檔案室由專人管理，應注意防盜、防火、防蟲、防光、恒溫。

機關檔案人員崗位責任制

1、認真學習《檔案法》、《湖北省機關檔案業務建設規范》等有關法律

法規，結合本單位實際情況，制定本單位檔案管理各項規章制度。?

2、執行和監督執行機關檔案管理的各項規章制度，制訂落實檔案管理規劃。

?

3、負責收集整理和保管本機關各門類檔案，修訂完善機關歸檔制度，做到收集齊全、整理科學、保管安全。

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4、開展檔案統計、鑒定、銷毀和保密工作。

?

5、編制檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極主動提供檔案資料，為領導決策和機關各項工作服務。

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6、認真學習業務知識，不斷加強自身修養，努力提高樣式管理科學化、現代化水平。

檔案保管制度

1、根據《檔案法》及有關規定，機關所有檔案實行集中統一管理，做到專人、專室、專柜，機關檔案任何人不得據為己有。

2、檔案保管必須配置適應需要的檔案庫房、專用檔案柜，并有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防”措施。對發生褪變和破損的檔案要采取補救措施，確保檔案的完整與安全。

3、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，作好記錄，發現問題及時匯報，采取適當措施保護檔案安全。

4、保持庫房清潔，禁止存放雜物，禁止吸煙，庫內要設溫濕度計，每天定時測定記錄，庫房內非檔案人員，一律不得入內。

5、做好檔案收集工作，按規定向檔案館移交檔案，年底盤存，做到目錄與室藏檔案相符。

6、嚴格檔案的出入手續，做好日常借閱利用登記，檔案人員調離崗位時，必須在辦完移交手續后方能離崗。

檔案保密制度

1、經常學習《保密法》，加強保密教育，增強保密觀念，自覺保守黨和國家機密。

2、做好檔案資料密級劃分和保管期限的確定，未經批準不得抄錄、復制、翻拍檔案材料。

3、不得在公共場所閱讀、談論檔案保密內容，不得在普通電話、明碼電報、投稿和私人通信中涉及保密內容，不得在非保密本上記錄保密事項。

4、機關人員應做到不該看的不看，不該說的不說，不該聽的不聽，不該記的不記。

5、根據不同密級程度確定不同的利用對象和利用范圍，保密材料只限閱文室內查閱，涉密材料不得進入編研范圍。

6、剔除銷毀文件，應經鑒定批準，有二人參加監銷。嚴禁將剔除文件材料賣給廢品站，嚴禁發生失泄密事件，違者依法追究責任。

檔案利用制度

1、檔案員要熟悉室藏檔案資料情況，主動了解機關各項工作對檔案利用的需要，積極做好提供利用工作。

2、室藏檔案要編制案卷級、文件級手檢式和機檢式目錄等檢索工具，以方便利用。

3、做好檔案資料的編研工作，編寫全宗介紹、機構沿革、大事記、基礎數字匯編、文件匯集等，主動地為機關各項工作服務。

4、查閱檔案資料，嚴禁涂改、勾劃、折疊或作其它標記；嚴禁污損、拆裝、抽頁、裁剪等破壞檔案行為。未經批準不得摘抄、復制檔案資料

5、利用者必須在閱覽室內查閱檔案資料，非經批準不得帶出室外，查閱完畢，檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理相關手續。

6、做好利用登記和利用效果登記。

檔案統計制度

1、檔案統計工作應堅持實事求是的原則，做到及時、準確、系統、真實，不得虛報、瞞報和偽造。

2、建立各門類檔案統計臺帳，堅持日常登記，及時填寫基本檔案數據和報表。

3、按時準確填報上級機關及業務主管機關下發的《檔案工作基本情況統計年報》和各種臨時性調查、統計材料。

4、定期對有關統計數據進行系統分析，為領導決策提供依據，總結經驗教訓，不斷改進各項工作。

檔案移交制度

1、在本單位歸檔范圍內接收本機關各科室檔案資料，時間為每年3月底前接收上應歸檔的檔案資料，重大活動和重要文件為辦理完畢后隨時歸檔。

2、對散存于個人手中的對機關工作有保存價值的檔案資料隨時接收。

3、機關檔案原則上由各科室整理規范后向檔案室移交，并編制檔案檢索工具一式三份與檔案一同移交檔案室，向檔案館移交時同時移交檔案電子版、全宗介紹、立卷說明等材料。

4、交接檔案時，應依據檔案檢索工具填寫移交清冊一式兩份，辦理交接手續。

5、凡在機關檔案向檔案館移交前移出檔案的，必須經分管領導審批同意，并在檢索工具和“立卷說明”中備注清楚，說明檔案去向與移出原因。

第三篇：消防安全檔案建立

消防檔案

區域內單位必須加強和完善消防制度建設，嚴格按照公安部61號令要求建立和完善各項消防檔案。尤其是要體現防火巡查、檢查制度和火災隱患整改制度，制作專門記錄。

形式：分類整理，檔案盒選用優質產品，內裝活頁夾分裝的各項檔案，采用彩色封皮，封皮注明檔案名稱，各使用本單位形象標識。

內容：檔案至少包括消防安全基本情況檔案（至少1盒）、四個能力分項檔案（4盒）。消防安全基本情況檔案應包括單位基本情況，行政許可文件，組織機構和消防安全管理人，各項消防安全制度（，消防設施、滅火器材情況，專職、義務消防隊及裝備情況等。四個能力分項檔案包括檢查、巡查記錄，消防設施定期檢測、維修保養記錄，火災隱患及整改情況記錄，動火證記錄，燃氣、電氣設備檢測（包括防雷、防靜電）記錄，消防獎懲情況記錄；滅火和應急疏散演練預案及演練記錄，演練圖片，演練錄像（選定）；消防安全培訓教材，培訓計劃，培訓保障或制度，培訓簽到或培訓圖片，培訓錄像（選定）。

消 防 安 全 制 度 登 記

消防安全基本情況應當包括以下內容：

（一）單位基本概況和消防安全重點部位情況；

（二）建筑物或者場所施工、使用或者開業前的消防設計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件、資料；

（三）消防管理組織機構和各級消防安全責任人；

（四）消防安全制度；

（五）消防設施、滅火器材情況；

（六）專職消防隊、義務消防隊人員及其消防裝備配備情況；

（七）與消防安全有關的重點工種人員情況；

（八）新增消防產品、防火材料的合格證明材料；

（九）滅火和應急疏散預案。

消防安全管理情況應當包括以下內容：

（一）公安消防機構填發的各種法律文書；

（二）消防設施定期檢查記錄、自動消防設施全面檢查測試的報告以及維修保養的記錄；

（三）火災隱患及其整改情況記錄；

（四）防火檢查、巡查記錄；

（五）有關燃氣、電氣設備檢測（包括防雷、防靜電）等記錄資料；

（六）消防安全培訓記錄；

（七）滅火和應急疏散預案的演練記錄；

（八）火災情況記錄；

（九）消防獎懲情況記錄。

前款規定中的第（二）、（三）、（四）、（五）項記錄，應當記明檢查的人員、時間、部位、內容、發現的火災隱患以及處理措施等；第（六）項記錄，應當記明培訓的時間、參加人員、內容等；第（七）項記錄，應當記明演練的時間、地點、內容、參加部門以及人員等。

第四篇：設備檔案建立

設備檔案的資料：

1)設備計劃階段的調研、經濟技術分析、審批文件和資料；

2)設備選型的依據；

3)設備出廠合格證和檢驗單；

4)設備裝箱單；

5)設備入庫驗收單、領用單和開箱驗收單等；

6)設備安裝質量檢驗單、試車記錄，安裝移交驗收單及有關記錄；

7)設備調動、借用、租賃等申請單和有關記錄；

8)設備歷次精度檢驗記錄、性能記錄和預防性試驗記錄等；

9)設備歷次保養記錄、維修卡、大修理內容表和完工驗收單；

10)設備故障記錄；

11)設備事故報告單及事故修理完工單；

12)設備維修費用記錄；

13)設備封存和啟用單；

14)設備普查登記表及檢查記錄表；

15)設備改進、改裝、改造申請單及設計任務通知書。

特種設備注冊登記與使用管理規則

第十九條 使用單位應當建立完整、準確的特種設備技術檔案，并長期保存。使用單位變更時，應隨機移送技術檔案。技術檔案內容至少包括：

一、《特種設備注冊登記表》；

二、設備及其部件的出廠隨機文件；

三、安裝、大修、改造的記錄及其驗收資料；

四、運行使用、維修保養和常規檢查的記錄；

五、驗收檢驗報告與定期檢驗報告；

六、設備故障與事故的記錄。

特種設備安全監察條例：特種設備使用單位應當建立特種設備安全技術檔案。安全技術檔案應當包括以下內容：

（一）特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明書等文件以及安裝技術文件和資料；

（二）特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄；

（三）特種設備的日常使用狀況記錄；

（四）特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄；

（五）特種設備運行故障和事故記錄；

（六）高耗能特種設備的能效測試報告、能耗狀況記錄以及節能改造技術資料。

第五篇：如何建立員工檔案

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如何建立員工檔案

課程內容：

你遇到過員工“人間蒸發”，無法辭退的情況嗎？發生突發事件，聯系不到員工家屬怎么辦？企業員工流動太大，如何對員工進行有效管理？——這些正是我們探討員工檔案建立方法與技巧的緣由。

通過本節課的學習，您會清晰地了解到做好員工檔案建立工作的重要性。我們還將為您提供建立員工檔案的實用技巧。

解決方案：

他山之石，可以攻玉。

下面我們從實戰經驗中給大家總結一些方法流程，以便大家參考，幫助我們少走彎路，直達成功。

員工檔案的建立，是企業人事制度的重要內容一般有五個步驟。

面試材料入檔包括面試登記表及相關面試入職表單的歸檔；面試 1.將面試材料入檔。

2.入職員工個人材料的入檔。

3.公司提供的相關材料入檔。

4.做好關聯材料的存放。

5.將這些內容合并為員工檔案，做好存放工作。

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登記表中的基本信息要完備，避免出現緊急時沒法使用的情況；對資料要簽訂真實性保證的協議，能規避后期的一些勞動爭議所帶來的風險；面試登記表的內容也要詳實、充分。

對企業而言，要請面試官和部門領導填寫面試記錄表，寫下對面試者的意見；另外，相關領導允許面試者入職的，要請他做招聘入職審批。這兩者都便于HR在以后的工作中翻閱入職原因，了解入職情況，作為以后錄用、爭論的參考。

入職員工個人材料中，首先是相關證件、證書的歸檔，員工需提供原件，由HR親自復印。

入職登記表也是重要內容，員工需重新填寫基本信息，在之前遺漏或更新的內容要完善；請員工填寫上家企業的薪資，可以作為以后薪資調整的參照；員工社保情況也要填寫清楚；員工入職登記表的內容需每年更新，保持同步。

此外，員工需提供上家單位的離職證明，并放入檔案。這既是員工工作經驗的證明；也有利于防范可能發生的勞動糾紛。

員工的體檢表要放入檔案中，既是員工身體狀況的證明，也有利于防范可能發生的勞動糾紛，如員工原先就患有某種疾病，想據此找

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公司麻煩時，則可舉證。

員工檔案中也要包括公司給予的內容，公司與員工簽訂的勞動合同肯定要入檔保存。

以下材料也要入檔備案：

1.員工獎懲記錄，包括過失單和獎勵表；

2.員工變化情況，包括薪資變化單和崗位變動記錄；

3.員工轉正情況，包括轉正申請表、轉正審批表及轉正總結；

4.此外，員工績效考核表、員工專利申請、保險繳納情況以及附加協議等，都要存檔保存。

對于特別情況，如特殊調薪、特殊入職原因等，都要在簡歷首頁甚至檔案袋的封皮上寫明備注；便于HR依據事態進行追蹤；也易于確定責任歸屬。

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培訓檔案一般存放在培訓部門，在員工離職后，再將該員工的相關培訓情況與他其余的檔案裝訂起來，統一歸檔。

合理化建議的檔案等，可以作為員工發展、考評、調薪的參考，在具體應用時，抽取應用部分，關聯存檔。

存放關聯材料時要注意，這些檔案各部門調用頻繁；HR要嚴格遵守檔案借閱制度，員工檔案的其他內容要保密；因此，此類關聯性材料都不能直接放在員工檔案中。

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與以上所講的公司人力資源部建立的員工個人檔案不同，由國家人事部門建立的人事檔案在員工入職后可以調入所屬人才服務中心在公司名下存放，調入對象一般包含本地員工及重點員工；只有擁有人事權的企業才可以自己保管員工人事檔案；對于大量的對于大批量的、崗位級別較低的外地員工，HR更不需要調入他們的人事檔案。檔案存放有許多技巧，可以將檔案按部門、姓氏進行分類；通過折頁標注姓名，直接立式放置于立柜中，既利于歸類，也便于查找。

企業電子檔案則只需有基本家庭信息及員工主要變更情況。

離職檔案的存放，要保持一定的時長，一般為兩年。基礎崗位離職檔案統一裝訂存檔。優秀員工檔案可以分開存放，便于對優秀員工進行跟蹤。

最后，我們把這幾個步驟串起來，就形成了“建立員工檔案”的完整流程。

或許文字的話大家并不是很清楚，我們可以看下面的思維導圖，www.tmdps.cn

能讓你更加形象的理解和明白該如何建立員工檔案。

（思維導圖可以下載后放大看，更清楚！）

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