第一篇：香港某著名酒店采購與付款制度

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香港某著名酒店采購與付款制度

（一）第一章 總則

第一條為了加強對公司采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家法規(guī)和本公司實際，制定本制度。

第二條本制度適用于公司所屬的各項經(jīng)營、建設(shè)業(yè)務(wù)的采購，主要包括：餐飲原料采購、一般經(jīng)營物品采購、工程物資采購、服務(wù)采購。

第三條公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部控制制度的設(shè)計和監(jiān)督，包括采購與付款內(nèi)部控制制度。

第四條總經(jīng)理對公司采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實性、合法性負(fù)責(zé)。

第二章餐飲原料采購

第五條餐飲原料是指通過加工用來為顧客提供菜品和食品的餐飲主料和輔料，包括蔬菜、肉類、海鮮、調(diào)味品、糧食、食用油、奶品等。

購入可以直接銷售的、不需要分裝的飲品和食品作為商品管理。

第六條請購提出與審批

1、請購由餐飲部廚房于到貨的前一日15時之前提出，填寫一式4聯(lián)（餐飲部、采購部、收貨、財務(wù)）的餐飲原料采購單；

2、采購部根據(jù)餐飲原料價格清單確定的價格，審核和完成餐飲原料采購單中各項原料的價格。

3、餐飲原料的請購由廚師長提出，餐飲部經(jīng)理或者餐飲總監(jiān)簽署，采購部經(jīng)理復(fù)審，酒店總經(jīng)理審批。

第七條詢價詢價與確定供應(yīng)商

1、資產(chǎn)部為詢價的主管部門，會同餐飲部、財務(wù)部和采購部對餐飲原料進行詢價，制定餐飲原料價格單。餐飲原料價格單每半個月更新一次。

2、餐飲原料價格以市場批發(fā)價格為基礎(chǔ)，變動范圍不能超出市場平均零售價格。

3、詢價應(yīng)采取多方比價的方式進行，在詢價的過程中提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報價應(yīng)以書面形式

4、采購部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報價、資信、法律文件等信息，作出書面對比報告并提出供應(yīng)商選擇建議。原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作為合作伙伴。

5、財務(wù)部和餐飲部對供應(yīng)商進行評價。

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6、總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。

7、餐飲原料價格不應(yīng)包含任何運費、稅費等因素，供應(yīng)商提出運費稅費等條件的應(yīng)單獨計費，并作為供應(yīng)商選定條件。

8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價。

第八條采購合同的訂立與審計

1、采購部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時限、質(zhì)量、價格、信用和結(jié)算等條款。

2、餐飲部和財務(wù)部對供貨協(xié)議進行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。

3、資產(chǎn)部每季度對餐飲原料的采購情況進行評價，向財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評價意見。

第九條采購與驗收

1、采購部將物品、價格、審批等填寫齊全的食品原料采購單于到貨前一日17時之前提交供應(yīng)商。并將填寫齊全的餐飲原料采購單（三聯(lián)：餐飲部、收貨、財務(wù)）提交收貨部門。

2、收貨部門根據(jù)餐飲原料采購單收貨，并填寫與餐飲原料采購單一致的一式5聯(lián)收貨單（收貨、財務(wù)、餐飲部、采購部、供應(yīng)商），分別由收貨人、送貨人、驗收人簽字。

3、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購單分別交給財務(wù)部和餐飲部，收貨單采購聯(lián)交采購部。

4、收貨嚴(yán)格按照餐飲原料采購單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對于鮮活物品誤差不應(yīng)超過10％，對于其它餐飲原料誤差不應(yīng)超過5％，第十條庫存登記與會計記錄

1、收貨部門根據(jù)收貨單和餐飲原料采購單登記庫存系統(tǒng)，直接計入餐飲部庫存。

2、財務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和餐飲原料采購單審核庫存單據(jù)，生成會計憑證，登記應(yīng)付賬款。

第十一條付款審批與付款執(zhí)行。

1、財務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購部辦理付款手續(xù)；

2、采購部按照采購部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對一致，填寫支出憑單；

3、財務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單；

4、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后付款。

第十二條緊急采購處理

例外緊急需求的特殊采購由酒店總經(jīng)理審批，并按照以下要求辦理：

1、緊急采購的范圍在餐飲原料以內(nèi)；

2、緊急采購的價格不能超出詢價核定的價格；

3、緊急采購的應(yīng)在次日上班后2個小時內(nèi)補辦并提交到收貨人員；

不符合以上條件的緊急采購應(yīng)提前報知總經(jīng)理，并由總經(jīng)理審批補辦的手續(xù)。

（二）第三章一般經(jīng)營物品采購

第十三條一般經(jīng)營物品是指除餐飲原料以外的、經(jīng)營用的有形物品，主要包括：固定資產(chǎn)、庫存經(jīng)銷或代銷商品、經(jīng)營消耗品、辦公用品、維修用品、農(nóng)資、宣傳用品

第十四條請購提出與審批

1、各使用部門每月向資產(chǎn)部提出經(jīng)營物品需求計劃；

2、資產(chǎn)部根據(jù)經(jīng)營計劃和財務(wù)預(yù)算，審核使用部門的需求計劃，結(jié)合經(jīng)營物品物品的庫存情況，每月提出請購報告；

3、每月的請購計劃由總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)審批。

4、請購計劃應(yīng)列明每個物品的庫存數(shù)量、月均預(yù)計使用數(shù)量、預(yù)計期末庫存數(shù)量、申請采購數(shù)量等。

5、資產(chǎn)部加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于預(yù)算內(nèi)采購項目，資產(chǎn)部應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，資產(chǎn)部應(yīng)對需求部門提出的申請進行審核后報批。

6、公司應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請購審批制度。對于每月例行采購，應(yīng)有批準(zhǔn)的請購計劃才能辦理采購訂貨。對于臨時的采購，應(yīng)由使用部門提交的請購單或者請購報告，經(jīng)過資產(chǎn)部審核，連同采購訂單一同報批。

第十五條詢價與確定供應(yīng)商

1、資產(chǎn)部為詢價的主管部門，會同使用部門、財務(wù)部和采購部對一般經(jīng)營物品進行詢價，制定一般經(jīng)營物品價格控制單。價格控制單至少3個月更新一次。

2、對于經(jīng)常使用的一般經(jīng)營物品，價格以市場批發(fā)價格為基礎(chǔ)。采用多方比價和議價的方式確定。比價或議價不能少于3個供應(yīng)商。

3、除專營性存貨，對于單項采購金額5－20萬元元，或者批次采購金額20－100萬元的，要采取議標(biāo)。超過的采取招標(biāo)的形式確定一般經(jīng)營物品的價格。

4、資產(chǎn)部在詢價的過程中要提供相應(yīng)供應(yīng)商信息。供應(yīng)商報價應(yīng)以書面形式確認(rèn)。

5、采購部為供應(yīng)商的主管部門，在資產(chǎn)部詢價的基礎(chǔ)上，收集供應(yīng)商的報價、資信、法律文件等信息，作出書面對比報告并提出供應(yīng)商選擇建議。原則上選擇三家入圍供應(yīng)商作為合作伙伴。

6、財務(wù)部和資產(chǎn)部以及特定的使用部門對供應(yīng)商進行評價。

7、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批確定供應(yīng)商。

8、供應(yīng)商提供的信用期作為選擇供應(yīng)商的條件之一。公司不支付任何信用成本，即不能因信用期而增加單價。

9、供應(yīng)商供貨期限為一年。對供應(yīng)商每年評價一次，擇優(yōu)選定。

第十六條采購合同的訂立與審計

1、采購部與審批確定的供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確供貨的范圍、時限、質(zhì)量、價格、信用和結(jié)算等條款。

2、資產(chǎn)部和財務(wù)部以及特定的使用部門對供貨協(xié)議進行審核后，按照有關(guān)合同簽訂要求送審。

3、資產(chǎn)部每季度對一般經(jīng)營物品的采購情況進行評價，向財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理提交評價意見。

4、對于臨時采購的臨時供應(yīng)商，可以通過比價、招標(biāo)形式直接簽訂供貨協(xié)議。

第十七條采購與驗

1、采購部將資產(chǎn)部的請購計劃或請購單、請購報告等，選定的供應(yīng)商和價格范圍內(nèi)擬定采購訂單

2、采購訂單由采購部填具、財務(wù)部根據(jù)請購計劃等審核；

3、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批采購訂單；

4、采購部將填寫齊全的采購單于提交供應(yīng)商，并同時將填寫齊全的采購單提交收貨部門。

5、收貨部門根據(jù)采購單收貨，并填寫與采購單一致的一式4聯(lián)收貨單（收貨、財務(wù)、采購部、供應(yīng)商），分別由收貨人、送貨人、驗收人簽字。

6、收貨部門將填寫齊全的收貨單供應(yīng)商聯(lián)交給供應(yīng)商，將填寫齊全的收貨單和采購單分別交給財務(wù)部和采購部。

7、收貨嚴(yán)格按照采購單列明的種類和數(shù)量收貨。具有最小訂貨包裝的不允許出現(xiàn)誤差，對于散裝的存貨誤差不超過5％。

第十八條庫存登記與會計記錄

1、收貨部門根據(jù)收貨單和采購單登記庫存系統(tǒng)。

2、財務(wù)部根據(jù)填寫齊全的收貨單和采購單審核庫存單據(jù)，生成會計憑證，登記應(yīng)付賬款。

第十九條付款審批與付款執(zhí)行。

1、財務(wù)部根據(jù)資金和應(yīng)付款狀況通知采購部辦理付款手續(xù)；

2、采購部按照采購部留存的收貨單與供應(yīng)商提交的收貨單核對一致，填寫支出憑單；

3、財務(wù)部根據(jù)賬務(wù)記錄審核支出憑單；

4、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理分別簽字后付款。

第二十條緊急采購處理

例外緊急需求的特殊采購由總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)審批，并按照以下要求辦理：

1、緊急采購的為急需存貨；

2、緊急采購的價格不能超出詢價核定的價格，或經(jīng)過資產(chǎn)部確認(rèn)；

3、緊急采購的應(yīng)在次日上班后1個小時內(nèi)補辦手續(xù)并提交到收貨人員

4、手續(xù)補辦之前，資產(chǎn)部備查登記

第二篇：采購與付款內(nèi)部控制制度

采購與付款內(nèi)部控制制度

1.目的

為了規(guī)范集團及下屬企業(yè)的采購與付款活動的內(nèi)部控制管理，明確該部分內(nèi)部控制的要點，特制定本制度.2.適用范圍

2.1集團總部

2.2各二級集團、控股子公司根據(jù)本制度精神，參照各自的業(yè)務(wù)情況另行制訂具體制度，報集團財務(wù)管理中心審批后執(zhí)行。

3.采購與付款內(nèi)部控制目標(biāo)

3.1保證與其他業(yè)務(wù)活動的要求一致。采購與付款活動包括定貨要求的提出與審批、供應(yīng)商的選擇與報價、商品的運輸與驗收、款項的支付等，必須按照單位實際業(yè)務(wù)需要進行。

3.2保證會計核算資料的合法性、真實性、完整性和及時性。3.3保證支付款項獲得相應(yīng)的商品和勞務(wù) 3.4保證賬款按期歸還，維護單位對外信譽。

4.采購與付款控制的主要憑證和記錄

4.1單位應(yīng)在采購與付款環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)記錄、填制相應(yīng)憑證、建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購定單或合同、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等憑證和記錄的相互核對工作。

4.2憑證和記錄的設(shè)計和編制要求：

4.2.1特定的憑證必須由特定崗位的特定人員編制、其他人員不可替代。4.2.2有效的憑證至少需要經(jīng)過兩人、或兩人以上的部門和人員履行必要手續(xù)。

4.2.3憑證的填制與相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作應(yīng)該結(jié)合起來，但應(yīng)與業(yè)務(wù)的授權(quán)嚴(yán)格分離。

4.3.3憑證的傳遞可以通過套寫多聯(lián)的方式進行。4.3.4凡有條件編號的憑證必須編號。

4.4采購與付款業(yè)務(wù)所涉及的有效的憑證主要有以下幾種：

4.4.1請購單：是由使用部門或領(lǐng)用部有關(guān)人員填寫并部門負(fù)責(zé)人簽字和單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后送交采購部門訂貨、催辦、直到收到貨物為止的業(yè)務(wù)核準(zhǔn)通知憑證。不便編號。

4.4.2訂購單或采購合同：是由采購部門填寫，購銷雙方應(yīng)該共同遵守的一種契約。應(yīng)預(yù)先編號并經(jīng)被授權(quán)人員簽字。副本應(yīng)送達驗收、財務(wù)部和倉儲部門，作為接收貨物并與發(fā)票核對的依據(jù)。

4.4.3驗收單：是驗收部門對商品到達或勞務(wù)完成時進行驗收、檢驗所編制反映驗收意見和收貨部門或接受勞務(wù)部門接收責(zé)任的連續(xù)編號的憑證。驗收單副聯(lián)應(yīng)送達采購部門、財務(wù)部門和接收部門。

4.4.4入庫單：是倉庫部門編制反映入庫保管責(zé)任的連續(xù)編號的憑證。副聯(lián)送財務(wù)部門。（可與驗收單合并使用）

4.4.5賣方發(fā)票。4.4.6付款申請單。4.4.7業(yè)務(wù)臺賬。

4.4.8財務(wù)帳證：轉(zhuǎn)帳憑證、付款憑證、材料采購明細(xì)帳、應(yīng)付賬款明細(xì)帳、現(xiàn)金銀行存款日記帳。

4.4.9賣方對賬單。

5.采購與付款控制的不相容職務(wù)

5.1請購與審批

采購申請必須由業(yè)務(wù)、行政、倉庫等部門提出，批準(zhǔn)請購單的人員不得兼任請購業(yè)務(wù)，具體采購工作由采購部門完成。

5.2詢價與確定供應(yīng)商

采購詢價人員沒有對供應(yīng)商選擇的決定權(quán) 5.3采購合同的訂立和審計

采購合同的擬訂、談判和訂立應(yīng)當(dāng)與合同的審批、審計相分離 5.4采購與驗收

采購人員不能同時兼任采購物品或勞務(wù)的驗收工作。5.5采購、驗收與相關(guān)會計記錄

采購、驗收、保管人員不能同時兼任賬務(wù)記錄工作。5.6付款審批與執(zhí)行

5.6.1付款審核人、審批人與付款執(zhí)行人相分離

5.6.2付款審批人、執(zhí)行人不能同時辦理確定供應(yīng)商和價格業(yè)務(wù) 5.6.3記錄應(yīng)付賬款不能辦理付款業(yè)務(wù)。

6.業(yè)務(wù)操作要求

集團對各公司的采購和付款具體要求如下： 6.1采購

采購部門應(yīng)視材料使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購業(yè)務(wù)。

6.1采購作業(yè)方式包括；

6.1.1定期合同采購：主要用于采購生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價穩(wěn)定的材料。

6.1.2特約廠商采購：主要用于采購用量、費用不太高的單項材料，在付款前應(yīng)送采購部門審核，不高于市價時予以付款。

6.1.3一般采購：不適用以上兩種方式的采購由采購部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價、并了解交易條件后訂購。

6.2期限

6.2.1采購部門應(yīng)按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。采購部門應(yīng)召集有關(guān)部門按照材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況擬訂各項材料采購作業(yè)處理期限，呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。應(yīng)以供貨合同擬明的交貨期限為準(zhǔn)，加記請購呈交批準(zhǔn)及驗收所需時間。

6.2.2原訂采購作業(yè)處理期限變更時，采購部門應(yīng)專函報告具體原因，呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時提出請購。

6.3詢價

6.3.1采購部門收到“請購單”時，即加蓋受件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價。

6.3.2采購經(jīng)辦人員收到“請購單”，先判斷請購材料的名稱、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商報價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳

者，注明“填單異常，說明欠祥”等字樣后退請購部門修訂。

6.3.3對于加工合同采購項目，采購部門應(yīng)要求廠商填具“成本分析表”連同報價單一并送來，作為議價參考。

6.3.4詢價完成后，采購經(jīng)辦人根據(jù)全部報價資料進行議價。6.4議價

6.4.1議價時除注意質(zhì)量、價格外，還應(yīng)注意交貨期有無保證，能否向廠商爭取分期付款。

6.4.2議價完成后，由經(jīng)辦人員擬訂合作對象，呈請集團主管領(lǐng)導(dǎo)核批。6.5訂購

6.5.1由采購經(jīng)辦人員于“請購單”上填記訂購日及約定日，再交由采購助理人員填制采購聯(lián)絡(luò)函，寄送廠商。將“請購單”

6.7.2對于未達到公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，采購部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)廠商。6.7.3新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實地考察新供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備，工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量后，填制供應(yīng)廠商資料卡呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后通知對方。

6.7.4對于交貨質(zhì)量不良或無法按期繳獲或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤消。屆時由采購部門說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，通知對方。

6.8驗收

6.8.1驗收部門收到有效的采購合同后，應(yīng)對供應(yīng)商發(fā)運的商品進行驗收。驗收部門需比較所收商品與訂單上的要求是否相符，包括：商品的名稱、說明、數(shù)量、到貨時間等。然后再盤點商品，檢查商品有無損害。

6.8.2驗收后，驗收部門對已經(jīng)收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先連續(xù)編號的驗收單。

6.8.3驗收人員將貨品送交倉庫或其請購部門時，應(yīng)取得倉庫或請購部門簽收的驗收單副聯(lián)

憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實、手續(xù)是否齊全、計算是否正確。復(fù)核無誤經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字付款，并及時加蓋“款已付訖”戳記，以免重復(fù)付款。

6.9.3確認(rèn)與記錄負(fù)債的控制

6.9.3.1對按合同約定先貨（或勞務(wù)）后款的業(yè)務(wù)，采購部門必須審核請購部門的請購單、驗收部門簽發(fā)的驗收證明和供應(yīng)商出具發(fā)票是否一致，然后據(jù)以填制應(yīng)付憑單（連續(xù)編號）經(jīng)批準(zhǔn)后通知財務(wù)確認(rèn)應(yīng)付賬款入帳。

6.9.3.2財會部門應(yīng)對采購部門提供的各種原始憑證進行審核，復(fù)核單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實、手續(xù)是否齊全、計算是否正確。復(fù)核無誤經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)入帳。

6.9.3.3對貨已收，未收到發(fā)票，財務(wù)應(yīng)審核請購部門的請購單、驗收部門簽發(fā)的驗收證明是否齊備、是否相互一致、是否與合同相符，然后暫估入帳。

6.9.3.4對已確認(rèn)的負(fù)債付款的控制：采購部門根據(jù)合同約定的付款期限打付款申請單、財務(wù)人員確認(rèn)應(yīng)付賬款和付款期屬實、單位負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)簽批準(zhǔn)付款、財務(wù)付款。

7．對采購部門臺賬管理要求

采購部門應(yīng)設(shè)置臺賬，反映供應(yīng)客戶、合同編號、發(fā)票登記編號、發(fā)票傳遞記錄、未到發(fā)票情況、付款和欠款情況，并定期與財務(wù)核對。

8.本制度解釋權(quán)歸集團財務(wù)管理中心，自頒布之日起執(zhí)行。

第三篇：采購與付款內(nèi)部控制制度（定稿）

第一條 第二條 第三條 第四條 湖南贏利達城市建設(shè)工程有限公司

采購與付款內(nèi)部控制制度

為了加強對公司采購與付款的內(nèi)部控制，對公司物品與勞務(wù)的流入、貨幣資金的流出、負(fù)債的發(fā)生實施監(jiān)督與控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《深交所上市公司內(nèi)部控制指引》等法律法規(guī)，制定本規(guī)范。

本制度適用于湖南贏利達城市建設(shè)工程有限公司及下屬子（分）公司。

采購與付款控制包括崗位分工控制、采購預(yù)算控制、請購與審批控制、驗收控制、付款控制，其中請購與審批控制、驗收與付款控制是采購與付款內(nèi)部控制的關(guān)鍵點。

公司應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單(或采購合同)、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。第五條 建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，以保證對采購與付款業(yè)務(wù)實施有效控制。

1、不得由同一部門或個人辦理采購與付款的全過程業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)實行職務(wù)分離控制的崗位有以下幾個方面：

（1）物品與勞務(wù)的請購、審批、采購職務(wù)必須分離。公司對物品或勞務(wù)的需求應(yīng)由使用部門提出，經(jīng)授權(quán)人員審批，由采購部門負(fù)責(zé)采購；（2）采購合同的訂立與審計；

（3）采購訂單的訂立與審批職務(wù)必須分離；

（4）付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)廠商和詢價業(yè)務(wù)；

（5）物品或勞務(wù)的采購部門不能同時擔(dān)任驗收工作；（6）物品和勞務(wù)的采購、存儲和使用人不能擔(dān)任會計帳務(wù)的記錄工作；

（7）審核付款的人員應(yīng)同付款人員分離；（8）記錄應(yīng)付帳款的人員不能同時擔(dān)任付款業(yè)務(wù)。

2、公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況對辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員進行崗位輪換。

第六條

公司的所有采購業(yè)務(wù)歸口采購部進行管理，非采購部門或個人不得采購各類物資，采購部門也不得采購申請門沒有需求申請的物資。

第七條

采購管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本制度的原則出臺采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的管理細(xì)則及相關(guān)人員的考核方案，加強對采購業(yè)務(wù)的控制，降低公司風(fēng)險。

第八條

各子公司在編制經(jīng)營預(yù)算的同時應(yīng)當(dāng)對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中主要物資及勞務(wù)編制采購預(yù)算，加強采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理

采購預(yù)算編制的程序：

生產(chǎn)經(jīng)營活動中主要物資及勞務(wù)由使用部門負(fù)責(zé)提出預(yù)算申請；非生產(chǎn)經(jīng)營活動中耗用的常備物資與勞務(wù)以及非常備物資與勞務(wù)，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)提出預(yù)算申請。

第九條 各歸口管理部門應(yīng)明確相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。

物品或勞務(wù)的歸口部門： 物流部：原材料、油漆、化學(xué)品、燃料、包裝物、外協(xié)件、勞保用品、小五金及裝卸、運輸、配送勞務(wù)等 規(guī)劃部（工業(yè)工程部）：固定資產(chǎn)、備品備件 總經(jīng)辦：辦公用品

第十條 公司采購的驗收控制包括數(shù)量驗收、質(zhì)量驗收兩個方面

數(shù)量驗收：由接收部門責(zé)任人進行數(shù)量清點，對物資的規(guī)格、型號是否與采購訂單相符進行驗收，與供應(yīng)商送貨單上確認(rèn)數(shù)量，同時錄入U8系統(tǒng)；

質(zhì)量驗收：生產(chǎn)物資采購由質(zhì)量部進行質(zhì)量檢驗，出具驗收

合格報告，固定資產(chǎn)由規(guī)劃部(工業(yè)工程部)進行質(zhì)量驗收，出具資產(chǎn)驗收報告，電腦及辦公設(shè)備由信息部門進行驗收，出具驗收報告；

第十一條 采購入庫后，采購部經(jīng)辦人員收集相關(guān)憑證交財務(wù)部，財務(wù)人員檢查采購合同、U8系統(tǒng)記錄、供應(yīng)商發(fā)票、入庫單、驗收報告是否齊備且相符，據(jù)此按規(guī)定辦理相關(guān)會計手續(xù)。財務(wù)人員還應(yīng)檢查采購業(yè)務(wù)是否符合采購實物預(yù)算。如果采購業(yè)務(wù)超過采購預(yù)算限額，財務(wù)經(jīng)辦人員報請財務(wù)總監(jiān)審批。第十二條 采購物資發(fā)生退貨與折讓情況，由采購部經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商進行協(xié)商，提出退貨或折讓要求，同時通知財務(wù)暫停支付相關(guān)款項，協(xié)商結(jié)束辦理相關(guān)手續(xù)。財務(wù)部憑采購部、驗收部門共同填寫的退貨退款通知單記錄退貨、退款。

第十三條 公司在辦理采購付款業(yè)務(wù)時應(yīng)當(dāng)遵守《湖南贏利達城市建設(shè)工程有限公司財務(wù)管理制度》的相關(guān)規(guī)定。

第十四條 財務(wù)部在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核，并檢查付款業(yè)務(wù)是否符合采購資金預(yù)算。如果付款業(yè)務(wù)超過采購預(yù)算限額，財務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)報財務(wù)總監(jiān)審批。

第十五條 公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強預(yù)付賬款和定金的管理。

第十六條 應(yīng)付帳款及應(yīng)付票據(jù)應(yīng)由專人管理，按照約定的付款日期、折扣條件等要素進行分類管理，對于已經(jīng)到期的應(yīng)付款項必須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后，方可辦理結(jié)算與支付。

第十七條 財務(wù)部應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)查明原因，及時處理。第十八條 公司審計部門應(yīng)當(dāng)定期或不定期對采購與付款內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進行檢查，以確定相關(guān)內(nèi)控制度是否健全并得到有效執(zhí)行。

第十九條 采購與付款業(yè)務(wù)控制審批過程中，授權(quán)審批人必須在職權(quán)范圍內(nèi)進行，不得越權(quán)審批。

第二十條 經(jīng)辦人必須在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審批人越權(quán)審批業(yè)務(wù)，有權(quán)拒絕辦理，并應(yīng)及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。

第二十一條 公司建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，公司審計部，定期或不定期地進行檢查。審計部應(yīng)制定相關(guān)監(jiān)督檢查規(guī)范，明確監(jiān)督檢查人員責(zé)任和權(quán)利以及監(jiān)督檢查工作的內(nèi)容和頻度。

公司審計部應(yīng)通過實施符合性測試和實質(zhì)性測試檢查采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全，各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。

采購與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)包括：

(一)采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。

(二)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。

(三)應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

(四)有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，審計部應(yīng)及時向總經(jīng)理匯報，并提出相應(yīng)的解決措施。

第二十二條 本制度自發(fā)布之日起施行。

第四篇：材料采購管理及付款制度

材

料

采

購

及

付

款

規(guī)

定

目 錄

一、材料采購管理制度

1、采購人員工作職責(zé)

2、材料采購方式

3、合同的簽訂

4、材料采購的質(zhì)量檢查驗收

5、材料的入庫、領(lǐng)出

6、材料的保管、維護制度

二、資金管理制度

1、資金來源

2、材料付款、報銷

3、工程付款手續(xù)

材料采購及資金管理制度

總 則

為了規(guī)范基建材料的采購，保證交易的可靠有效，降低采購風(fēng)險，控制基建資金合理使用，嚴(yán)格報銷程序，最大限度維護公司利益，現(xiàn)結(jié)合實際情況，特制定本管理制度。

一、材料采購管理制度

第一條、采購人員工作職責(zé)

1、做好材料的組織協(xié)調(diào)、材料采購計劃、供應(yīng)商確定、價質(zhì)比選、合理運儲、及時供應(yīng)，滿足單身職工宿舍樓的施工需求，加強材料流通過程的監(jiān)督控制管理工作，降低材料損耗成本。

2、熟悉和掌握市場行情，按“質(zhì)優(yōu)、價廉”的原則貨比三家，擇優(yōu)采購。注重收集市場信息，及時向部門領(lǐng)導(dǎo)反饋市場價格和有關(guān)信息。合理安排采購順序，對緊缺物資和需要長途采購的原料應(yīng)提前安排采購計劃及時購進。

3、做好材料的進場、驗收、保管、出庫、撥料、領(lǐng)料管理，積極協(xié)助有關(guān)部門妥善解決使用過程中會出現(xiàn)的問題。

4、跟蹤檢查指導(dǎo)材料正確使用，避免返工浪費。

5、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它各項工作

第二條、材料采購方式

項目部采購人員根據(jù)材料使用狀況、用量低、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，掌握材料質(zhì)量、價格、供貨能力的信息，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購作業(yè)。1．大宗材料采購：對于單身職工宿舍樓項目需求量比較大的材料采購，項目部要實地考察材料商，對材料商采用統(tǒng)一報價的方式至少貨比三家，擇優(yōu)采購，最終確定材料供應(yīng)商。

2．一般材料采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業(yè)，由項目部門進行電話詢價或者實地考察確定材料商。

3．零星采購：對于一些施工現(xiàn)場需要的零星材料，項目部可以了解市場價后直接進行購買。

第三條、合同的簽訂

1、合同的簽訂方式：

（1）、購買壹萬元以上的材料、設(shè)備的必須簽訂材料采購合同。

（2）、購買壹萬元以下（含壹萬元）的材料可不簽訂合同，填寫材料采購需求計劃表由主管領(lǐng)導(dǎo)審批，進行材料入庫后直接報銷。

2、合同的審批

采購人員將擬定好的材料采購合同經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核后，上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管領(lǐng)導(dǎo)同意之后，統(tǒng)一經(jīng)公司經(jīng)營管理部門進行核準(zhǔn)蓋章，進行管理。

3、合同的履行

（1）、合同生效即具有法律約束力，項目部必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助等義務(wù)。

（2）、在合同履行過程中，如合同履行困難，必須及時向參與合同管理的部門通報，并報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)，及時處理。

4、合同的變更

嚴(yán)格按照合同約定維護公司權(quán)利和履行相關(guān)義務(wù)。在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一，項目部應(yīng)及時報告公司，并按照國家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。

（1）、由于不可抗力致使合同不能履行的。

（2）、由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定的義務(wù)。（3）、因情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導(dǎo)致我方重大損失的。

（4）、其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。

5、合同發(fā)生糾紛時，由當(dāng)事人雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成，向甲方所在人民法院訴訟。

6、合同保管

材料采購合同簽訂后，將合同原件送交公司工程管理部進行統(tǒng)一管理。

第四條、材料采購的質(zhì)量檢查驗收

1、材料是工程施工的物質(zhì)條件，材料的質(zhì)量是工程質(zhì)量的基礎(chǔ)，材料質(zhì)量不符合要求，工程質(zhì)量就不可能符合標(biāo)準(zhǔn)。加強材料的質(zhì)量管理與控制，是提高工程質(zhì)量的重要保證。因此，要求材料采購人員要高度樹立質(zhì)量意識，掌握材料性能，按質(zhì)、按量、如期的滿足施工需要，科學(xué)合理的組織材料的采購、運輸和驗收。

2、檢查驗收材料質(zhì)量是保證工程質(zhì)量、降低工程成本的一項不可缺少的工作，因此，材料進場時第一時間組織監(jiān)理、項目施工人員對材料進行抽檢，材料進場時一定要嚴(yán)格把關(guān)檢驗，材料經(jīng)驗收合格后由收料員進行材料入庫，項目部人員根據(jù)施工需要由項目部人員辦理領(lǐng)料出庫手續(xù)；針對不合格的材料不準(zhǔn)使用，不合格的產(chǎn)品不準(zhǔn)進入施工現(xiàn)場，一定要嚴(yán)格把好材料進出質(zhì)量關(guān)。

第五條：材料的入庫、領(lǐng)出

1、工程材料經(jīng)監(jiān)理、項目部檢驗合格后，收料員當(dāng)場進行材料復(fù)核驗收，材料復(fù)核驗收合格之后，收料員進行材料入庫，并開具《收料單》，在材料的收料單上詳細(xì)的填寫材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，收料單一式三聯(lián)。一聯(lián)交于報銷人員，并和材料的發(fā)票一起作為材料款的報銷憑證。最后兩聯(lián)由倉庫保管人員留檔備查。

2、所有材料入庫，必須嚴(yán)格驗收，在保證質(zhì)量合格，檢查材料入庫時數(shù)量和購買時數(shù)量有無差議。

3、材料入庫后，各級主管領(lǐng)導(dǎo)或部門認(rèn)為有必要時，可對入庫材料進行復(fù)驗，如發(fā)現(xiàn)與入庫情況不符的，將追究相關(guān)人員責(zé)任，造成損失的，由責(zé)任人員賠償。

4、材料出庫必須填寫領(lǐng)料單，項目部人員根據(jù)施工現(xiàn)場材料的需求情況，填寫材料《領(lǐng)料單》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按時領(lǐng)出材料，滿足施工需要。

第六條、材料的保管、維護制度

1、材料入庫后，收料員要根據(jù)庫存材料的性能和特點進行合理儲存和保管，做到保質(zhì)、保量、保安全。

2、合理碼放。對不同的品種、規(guī)格、質(zhì)量、等級的材料都分開，按先后順序碼放，以便先進先出。

3、材料碼放要整齊，怕潮濕物品要上蓋下墊，注意防火、防潮、防濕，易燃材料要單獨存放，所有材料要明碼標(biāo)識，搞好庫區(qū)環(huán)境衛(wèi)生，經(jīng)常保持清潔。

4、對于溫、濕度要求高的材料，做好溫度、濕度的調(diào)節(jié)控制工作，高溫季節(jié)要防暑降溫；梅雨季節(jié)要防潮、防霉；寒冷季節(jié)要防凍保溫措施。

5、精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放．嚴(yán)禁擠壓、碰撞、倒置，要做到妥善保存，其中貴重物品應(yīng)入公司內(nèi)小倉庫保存，以防盜竊，物品丟失。

6、易燃、易爆，易感染、易腐蝕的物資要隔離或單獨存放，并定期檢查，做好防火、防盜、防潮工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入倉庫。

7、倉庫要保持通風(fēng)，保持庫室內(nèi)整潔，由于倉庫的容量有限，貨物的擺放應(yīng)整齊緊湊，作到無遮掩，標(biāo)牌要醒目，便于識別辨認(rèn)；要經(jīng)常檢查、隨時掌握和發(fā)現(xiàn)材料的變質(zhì)情況，并積極采取補救措施。

8、定期盤庫清點，達到數(shù)量清、質(zhì)量清、帳表清。

二、資金管理制度

第一條、材料付款、報銷

1、材料付款：材料進廠經(jīng)驗收合格后，由項目部人員填寫付款申請表，經(jīng)項目部負(fù)責(zé)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部及公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由財務(wù)部按合同簽訂的付款比例及付款制度規(guī)定進行材料款的撥付；

2、材料報銷：項目部人員憑借材料合同、材料采購發(fā)票、工程材料申請單、入庫單，填寫報銷單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后到公司財務(wù)部報銷。對于一些零星材料可以直接進行材料入庫、領(lǐng)料，憑借材料采購發(fā)票、工程材料申請計劃單、入庫單填寫報銷單，經(jīng)項目部負(fù)責(zé)人審核后，由主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部及公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，到公司財務(wù)部報銷。

第二條、工程款付款手續(xù)

為了有效控制項目建設(shè)資金的使用，規(guī)范建設(shè)過程中工程款支付的審批程序，確保資金使用安全，制定本工程款支付管理規(guī)定。

1、工程款支付依據(jù)：工程款的支付，應(yīng)以甲乙雙方簽訂的合同約定、相關(guān)（補充）協(xié)議、監(jiān)理單位審核意見、工程工程款付款申請表為依據(jù)，確保工程款支付及時、準(zhǔn)確。

2、施工單位根據(jù)工程進度需要付款時，施工單位填報《工程款支付申請表》，由監(jiān)理單位審核。監(jiān)理工程師根據(jù)項目進度、質(zhì)量狀況及合同履行情況，對《工程款支付申請表》進行審核，監(jiān)理審核通過時，由總監(jiān)理工程師填報《工程款支付證書》，經(jīng)過總監(jiān)理工程師簽字、蓋章后上報基建項目部。

3、項目部在收到《工程款支付申請表》和《工程款支付證書》后，由專業(yè)工程師及項目總工負(fù)責(zé)復(fù)核，復(fù)核沒有異議時，填寫公司的付款申請表。

4、付款申請表由項目總工、項目負(fù)責(zé)人審核簽字，再報公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總會計師及公司領(lǐng)導(dǎo)簽批，完成后報項目部會計，項目部會計根據(jù)合同約定的付款方式、付款申請表進行工程款的撥付。

第五篇：4采購與付款內(nèi)部控制制度

第三章 采購與付款內(nèi)部控制制度

第一節(jié) 總則

第一條 為了加強對公司物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購漏洞，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，減少采購風(fēng)險，根據(jù)《中華人民共和國會計法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實際情況，制定本制度。

第二條 本制度所稱采購是指本公司購進的用于生產(chǎn)經(jīng)營或提供勞務(wù)消耗的各種物資（包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等）的行為，付款是指支付與上述物資有關(guān)的款項的行為。

第三條 采購與付款內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：

（一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時辦理尋求供應(yīng)商和洽談價格的業(yè)務(wù)；

（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔(dān)任；

（三）貨物的采購人員不能同時擔(dān)任貨物的驗收和記賬工作。

第四條 請購依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)，請購事項應(yīng)當(dāng)明確，所有采購與付款事項應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本流程執(zhí)行。

第二節(jié) 分工與授權(quán)

第六條 公司采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)人員職責(zé)：

（一）生產(chǎn)總監(jiān)，負(fù)責(zé)以下工作：

1、在公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下，與財務(wù)總監(jiān)共同制定公司采購預(yù)算。

2、在公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下，與財務(wù)總監(jiān)共同審批公司大宗商品的采購工作，包括確定供應(yīng)商、洽談采購合同等。

3、對采購部提供的合格供應(yīng)商名單進行審批，并報總經(jīng)理審批。

4、組織和管理公司物資采購及保管工作，確保物資采購正常進行。

5、制定并貫徹執(zhí)行本部門和下轄各崗位職責(zé)和規(guī)章制度，確保采購物資和原、輔材料的質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)。

（二）采購部主管，負(fù)責(zé)以下工作：

1、按照采購計劃，與財務(wù)總監(jiān)共同審批各部門的采購申請單。

2、按各部門的采購申請單，按時、保質(zhì)、按量采購價格低、品質(zhì)好的商品。嚴(yán)格執(zhí)行公司對各種商品庫存量的規(guī)定，防止商品積壓造成不必要的損失。

3、監(jiān)督和做好物資的驗收工作。所有物資必須由使用部門、倉庫管理員、采購員、質(zhì)檢部進行驗收。不需要質(zhì)檢的物資，質(zhì)檢部可不參與。嚴(yán)格把好品種、數(shù)量、質(zhì)量和價格關(guān)，督導(dǎo)及配合倉庫管理員做好簽收、進倉及保管工作。

4、經(jīng)常進行市場物資行情調(diào)查，搜集市場新資料，及時了解貨源供求和價格動向，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、供貨的質(zhì)量保證能力進行調(diào)查和評審，并向生產(chǎn)總監(jiān)、總經(jīng)理提供合格供應(yīng)商名單，所有采購應(yīng)在經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商中采購，在非合格供應(yīng)商中采購需事先經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度，及時辦好結(jié)賬報銷工作，采購物資以及有關(guān)費用開支必須取得有效的報銷憑證，并在當(dāng)月報銷入賬。

（三）倉庫管理員，負(fù)責(zé)以下工作：

1、負(fù)責(zé)與采購員、質(zhì)檢員、物資使用單位指定的負(fù)責(zé)人做好入庫商品的驗收工作，填寫驗收單。

2、所有庫存物資必須做好其收入、發(fā)出、盤存記錄手續(xù)，建立完備的物資薄記，收、發(fā)貨憑證、單據(jù)齊全。

3、隨時掌握庫存物資動態(tài)，對低于最低庫存量的物資及時提醒生產(chǎn)部主管等相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進行申購，并報知生產(chǎn)總監(jiān)。

4、必須具備一定的商品知識，正確處理物資的儲存保管方法，做好物資的防火、防潮、防腐、防鼠、防盜竊，以保證所保管物資的完整、完好及安全。

5、定期進行清倉盤點，按時完成月度倉庫盤點表及其他報表。

（四）采購員。按采購指令和操作規(guī)范的要求完成具體采購作業(yè)，對供應(yīng)商實施招投標(biāo)或詢比價程序，跟蹤供應(yīng)商備貨，記錄和回饋采購業(yè)務(wù)的基本情況和異常情況，負(fù)責(zé)收集、匯總和上報供應(yīng)市場行業(yè)信息，提出供應(yīng)商規(guī)劃建議，合理建議付款安排并及時催收貨物和增值稅專用發(fā)票。

（五）出納員。辦理按照經(jīng)審批后的付款申請單辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)；

（六）會計。負(fù)責(zé)稽核采購申請、付款申請與驗收單等是否相符，審批手續(xù)是否齊全等。并依據(jù)驗收單、發(fā)票、付款申請單等原始單據(jù)填制記賬憑證。可根據(jù)需要參加物資驗收。

（七）財務(wù)總監(jiān)。負(fù)責(zé)與生產(chǎn)總監(jiān)審批采購申請單、付款申請單。第七條 公司根據(jù)具體情況（一般不超過三年）對采購主管進行崗位輪換。采購人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，遵紀(jì)守法。嚴(yán)禁收受商業(yè)賄賂行為。

第三節(jié) 請購與審批流程控制

第九條 公司采購部門應(yīng)根據(jù)不同物資的具體消耗情況制定主要物資最低庫存量，對低于最低庫存量的物資應(yīng)當(dāng)及時提出采購申請單。無采購申請單的物資，倉庫不得驗收入庫，財務(wù)部不得給予報賬。

第十條 公司物資采購權(quán)由采購部集中行使，未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)，其他部門一律不得自行采購。

第十一條 公司物資采購原則上都要簽訂購銷合同（在所在地市場購買的零星物資除外），明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要素，合同印章要由專人保管，發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為，印章保管人有權(quán)拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級授權(quán)部門報告。

第十二條 公司建立供應(yīng)商檔案制度，由采購部負(fù)責(zé)維護。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)當(dāng)考慮的主要因素包括：

（一）價格

物美價廉的商品是每個企業(yè)都想獲得的。各個供應(yīng)商提供的價格連同各種折扣是最明顯的比較，價格的高低是選擇供應(yīng)商的一個重要指標(biāo)。

（二）質(zhì)量

質(zhì)量的選擇應(yīng)根據(jù)實際情況而定，公司應(yīng)用最低的價格買到最適合本企業(yè)的質(zhì)量要求的產(chǎn)品。

（三）服務(wù)

選擇供應(yīng)商時，服務(wù)也是一個很重要的考慮因素。例如，更換殘次品，指導(dǎo)設(shè)備使用，修理設(shè)備等。類似這樣的一些服務(wù)在采購某些項目時可能會在選擇過程中起到關(guān)鍵作用。

（四）位置

供應(yīng)商所處的位置對送貨時間、運輸成本、緊急定貨與加急服務(wù)的回應(yīng)時間等都有影響。當(dāng)?shù)刭徺I有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟，形成社區(qū)信譽以及良好的售后服務(wù)。(五)供應(yīng)商存貨政策

如果供應(yīng)商的存貨政策要求自己隨時持有備件存貨，擁有安全庫存則將有助于突發(fā)事件的解決。

生產(chǎn)總監(jiān)每季度對檔案中的供應(yīng)商進行一次業(yè)績評價，以便確認(rèn)合格供應(yīng)商，優(yōu)勝劣汰。

第十三條 請購與審批流程：

1、制定采購計劃。公司采購計劃由采購部會同生產(chǎn)部、財務(wù)部，根據(jù)下月物資的消耗情況并結(jié)合相關(guān)物資的實際庫存制定，報生產(chǎn)總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

2、提出采購申請單。公司凡需要購買物品的均需要填寫采購申請單，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽批后交給采購部門進行采購。

3、審批。采購申請單首先由部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，生產(chǎn)總監(jiān)在采購計劃內(nèi)審核批準(zhǔn)，在采購申請單上簽字，對大額的非經(jīng)常性物資采購應(yīng)當(dāng)及時向總經(jīng)理匯報。對超出采購計劃的采購申請報財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，如果超出計劃，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4、確定供應(yīng)商。采購部根據(jù)需求說明在供應(yīng)商檔案中選擇成績良好的供應(yīng)商，通知其報價，或登報公告等方式公開征求供應(yīng)商，采取競標(biāo)、邀標(biāo)等方式確定供應(yīng)商。

5、核價、簽訂供貨合同。確定可能的供應(yīng)商后，由采購部主管與其進行價格談判，金額超過十萬元的采購合同生產(chǎn)總監(jiān)應(yīng)參與談判。公司財務(wù)部、審計部應(yīng)定期到市場了解價格，并根據(jù)政府公布的市場價格及其它價格信息進行核價，對于公司長期使用的物質(zhì)財務(wù)部應(yīng)根據(jù)實際對市場的調(diào)查制訂物資采購價格限定表。價格談妥后，應(yīng)辦理定貨簽約手續(xù)。公司采購合同由生產(chǎn)總監(jiān)或總經(jīng)理簽署，合同簽署程序按照《合同管理辦法》執(zhí)行。

6、合同追蹤。合同簽訂后，為保證供應(yīng)商的如期、如質(zhì)、如量交貨，采購部主管應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定及時督促供應(yīng)商按規(guī)定交運，如發(fā)現(xiàn)對方有違約現(xiàn)象，及時向生產(chǎn)總監(jiān)報告，以便控制違約后果。

第四節(jié) 采購與驗收流程控制

第十四條 公司采購的物資內(nèi)容包括原材料、半成品、成品及低值易耗品。

（一）原材料、半成品、成品采購的要點

1、遵照采購部的工作方針及工作原則開展工作，以市場為導(dǎo)向，做到價比三 家，貨比三家，保質(zhì)、保量、保供應(yīng)。

2、嚴(yán)格執(zhí)行采購計劃，根據(jù)物資使用部門的使用要求，保證質(zhì)量和數(shù)量，不超計劃采購。

（二）低值易耗品采購的要點

嚴(yán)格執(zhí)行采購計劃，質(zhì)高、價低，及時滿足供應(yīng)。

第十五條 所有物資驗收應(yīng)有采購員、倉庫管理員、物資使用部門、質(zhì)檢部（根據(jù)物資檢驗需要）進行驗收。

第十六條 參加驗收的人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，不得徇私舞弊、弄虛作假，發(fā)現(xiàn)問題及時上報生產(chǎn)總監(jiān)或?qū)徲嫴俊?/p>

第十七條 采購與驗收流程：

1、發(fā)出訂單。采購部根據(jù)物資管理使用部門提出的采購申請單向已簽定合同的供應(yīng)商發(fā)出訂單，訂單應(yīng)當(dāng)明確交貨的時間、地點。若合同已約定上述事項的，可不再單獨發(fā)出訂單。

2、驗收。物資到達后，應(yīng)當(dāng)由采購人員、倉庫管理員、物資使用部門、質(zhì)檢部（根據(jù)物資檢驗需要）一同對供應(yīng)商提供的物資進行現(xiàn)場驗收。所有參加驗收人員應(yīng)當(dāng)在驗收單上簽字。驗收單一式三聯(lián)。一聯(lián)由采購部自存，一聯(lián)交財務(wù)部，一聯(lián)交供貨單位。如果驗收時發(fā)現(xiàn)有不符合要求的原料，由物資使用部門負(fù)責(zé)人填寫退貨單并注明退貨原因，當(dāng)即退貨，并通知采購員補買。

3、登記庫管賬。倉庫管理員對倉庫保管的貨物登記收、發(fā)、存明細(xì)賬。

4、制單。會計根據(jù)現(xiàn)場驗收確認(rèn)的驗收單以及供應(yīng)商提供的發(fā)票編制記賬憑證。每月底，會計應(yīng)當(dāng)將本月已驗收入庫但發(fā)票未到的采購物資暫估入賬。供應(yīng)商提供發(fā)票時再紅字沖銷。

5、記賬。會計人員審核會計處理是否正確后確認(rèn)記賬憑證，生成賬簿。

6、對賬。會計應(yīng)當(dāng)每月按原材料大類與采購部門核對本月的出入庫金額和月末余額。

第五節(jié) 付款流程控制

第十八條 公司按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和本流程的規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則的規(guī)定進行核算和報告。第十九條 按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購人員提供合同復(fù)印件并填寫付款申請單，注明付款事由、合同編號、項目編號及名稱、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號等，按批準(zhǔn)物資采購的權(quán)限經(jīng)財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交出納辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。

第二十條 公司每月末由會計與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處理。

第二十四條 采購付款流程：

1、申請。采購物資結(jié)賬由采購人員填寫付款申請單，經(jīng)生產(chǎn)總監(jiān)審核，交財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理依次審核、批準(zhǔn)。

付款申請單后應(yīng)當(dāng)附上采購申請單，驗收單、合法發(fā)票、合同等原始單據(jù)。

2、限額內(nèi)批準(zhǔn)。生產(chǎn)總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限和相應(yīng)程序?qū)Ω犊钌暾垎芜M行審批。對不符合規(guī)定的貨幣資金支付申請，批準(zhǔn)人應(yīng)當(dāng)拒絕批準(zhǔn)。

3、審核。會計應(yīng)當(dāng)對批準(zhǔn)后的貨幣資金付款申請單及其附件進行審核，審核貨幣資金付款申請的批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序是否正確，手續(xù)及相關(guān)合同或證明資料是否真實完整、合法合規(guī)，金額計算是否準(zhǔn)確，支付方式、支付單位是否妥當(dāng)?shù)取徍藷o誤后，由審核人在貨幣資金付款申請單上簽字并交由出納人員辦理支付手續(xù)。

4、支付。出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤并經(jīng)審核人員簽字的付款申請單，辦理貨幣資金支付手續(xù)。

5、制單。會計應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的支付申請編制記賬憑證。

6、記賬。會計人員審核會計處理是否正確后確認(rèn)記賬憑證，生成賬簿。

第六節(jié) 監(jiān)督檢查

第二十五條 公司審計部、財務(wù)部在各自職權(quán)范圍內(nèi)對本公司的采購與付款內(nèi)部控制情況進行檢查監(jiān)督。

第二十六條 對采購與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)督的主要內(nèi)容包括：

（一）采購與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和批準(zhǔn)權(quán)限的授權(quán)和執(zhí)行情況。

（二）申請物資采購的程序是否正確，審批物資采購是否有越權(quán)行為。

（三）物資采購合同的訂立情況，合同要約是否完整、規(guī)范、合法有效。

（四）物資采購專屬權(quán)的執(zhí)行情況。重點檢查物資采購是否由采購部門集中辦理，其他部門辦理物資采購是否獲得批準(zhǔn)并經(jīng)采購部門授權(quán)。

（五）付款環(huán)節(jié)的控制。重點檢查付款通知書填寫是否完整，審批手續(xù)是否正確有效，是否憑付款申請單支付購貨款。

第二十七條 對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的采購與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)要求被檢查單位糾正和完善，發(fā)現(xiàn)重大問題應(yīng)寫出書面檢查報告，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報，以便及時采取措施，加以糾正和完善。

第二十八條 對嚴(yán)重積壓物資超過規(guī)定的限額，扣發(fā)采購申請部門當(dāng)月獎金，次月仍未控制住的，取消年終獎。

第二十九條 對違反上述有關(guān)崗位職責(zé)及流程控制相關(guān)規(guī)定的人員，除有特別規(guī)定外，發(fā)現(xiàn)一次扣罰獎金50元，并提出警告，累計3次以上者報總經(jīng)理辦公會決定予以處罰。