機關(guān)文書檔案管理工作存在的問題

及對策建議思考

在組織中，文秘人員的主要工作是傳遞通知和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，這直接影響著企業(yè)內(nèi)部工作的效率。與其他方面的機構(gòu)相比較，文秘人員的工作水平與自身思維關(guān)系密切。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展創(chuàng)新，文秘人員應積極主動轉(zhuǎn)變思維方式，不斷進行思維創(chuàng)新，以提高自身工作效率。

一、機關(guān)文書檔案管理的重要性

機關(guān)文書檔案的管理工作是做好其他各項工作的前提和基礎(chǔ)，按照機關(guān)工作的閉環(huán)理論，沒有規(guī)范的機關(guān)檔案管理工作，機關(guān)工作的完善就缺少最后一環(huán)。在信息化網(wǎng)絡的今天，機關(guān)文書檔案的相關(guān)工作也要緊跟時代發(fā)展步伐，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，做好文書檔案的收集、整理、保管、利用，實現(xiàn)檔案資源的高效共享。文書檔案是機關(guān)多項工作的真實記錄，可以對機關(guān)各項工作起到很好的促進和憑證作用。機關(guān)文書檔案相關(guān)工作的規(guī)范化與標準化管理奠定了檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。基于此，為有效開發(fā)利用檔案資源，必須加強檔案管理工作。

二、機關(guān)文書檔案管理工作存在的問題分析

（一）文書處理程序存在不規(guī)范現(xiàn)象

具體來說表現(xiàn)為以下幾方面：第一，在文書文件處理工作過程中，很多機關(guān)普遍存在“倒流”情況，違背了文書處理程序流程，甚至文稿擬制不經(jīng)辦公室審核直接送領(lǐng)導簽發(fā)，然后再轉(zhuǎn)送辦公室進行核稿操作；第二，越級行文的情況時有發(fā)生，單位領(lǐng)導沒有掌控文件的審核和蓋章過程，打印文件材料較為隨意，最終導致越級行文現(xiàn)象的發(fā)生；第三，發(fā)文處理過程中如果涉及多個部門，未進行會簽，或者僅僅主發(fā)單位蓋章，文件的效力從而大打折扣。

（二）公文不及時辦理現(xiàn)象

雖然文書辦理時間有著明確的規(guī)定，但在實際操作過程中，時常出現(xiàn)延緩處理的情況，文書積壓、互相推諉更是對機關(guān)日常工作造成嚴重影響。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，處理公文時限不清，導致部分公文超出辦文時限，影響辦事效率；第二，文書運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導致文書出現(xiàn)拖拉延誤情況，使文書效能發(fā)揮大打折扣；第三，承辦文書過程中，所涉及的難度大或者本部門職責之外的文書，未與相關(guān)部門進行協(xié)商，擅自積壓或者延緩處理。

（三）檔案管理不夠標準和規(guī)范

當前大多機關(guān)單位檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊落后，案卷質(zhì)量不高，各類檔案整理不符合國家標準要求。各單位對于《文件材料歸檔范圍保管期限表》的制定不夠明確，不清楚哪些檔案應移交檔案室存檔，致使檔案未能集中統(tǒng)一管理。

（四）檔案管理制度不健全現(xiàn)象

有些機關(guān)單位檔案管理不夠規(guī)范，雖建立了相關(guān)檔案管理制度，如歸檔、保管、借閱、鑒定銷毀及崗位責任制等，也有檔案工作領(lǐng)導小組、管理體制、分類方案，但在執(zhí)行過程中流于形式。大多數(shù)機關(guān)單位的檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識教育，而且身兼數(shù)職，對管檔要求、檔案材料收集及歸檔等相關(guān)業(yè)務了解不深，沒有對檔案工作投入較大精力，致使對本單位各部門的文件材料形成、歸檔工作及所屬單位的歸檔工作不能進行很好地監(jiān)督指導、業(yè)務培訓。

三、提升機關(guān)文秘人員工作意識，強化文檔管理能力

（一）建立綜合性的工作制度

機關(guān)單位的文秘工作和檔案管理是緊密相連的，在具體工作中必須有效融合組織制度，科學合理地管理文檔。在大多數(shù)機關(guān)單位中，文秘部門和檔案管理部門都屬于獨立運行的個體，由于在工作中溝通不到位，導致檔案質(zhì)量很難得到有效保障，這就使得檔案管理面臨很大的困難。同樣，檔案管理若出現(xiàn)一些問題，在開展文秘工作時也往往會遇到一定的困擾，而如果把文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合起來，綜合考慮兩者的實際情況，建立起一個綜合性的工作制度（必須建立在我國相關(guān)法律條例基礎(chǔ)上來制定），這樣才能確保公文的質(zhì)量。另外，還要緊密結(jié)合機關(guān)單位的實際管理狀況，建立嚴密的檔案人員網(wǎng)絡，確保各個部門的檔案管理真正做到責任到人，并形成一個相互配合的管理體系，以促進文秘工作與檔案管理的共同發(fā)展。

（二）嚴格規(guī)范文書格式

機關(guān)單位公文格式的規(guī)范性直接影響了文秘工作與檔案管理的一體化，在起草文書時一定要認真謹慎，嚴格依照國家相關(guān)規(guī)定的格式進行編寫，確保文書規(guī)模的準確性，尤其要注意文書的各方面細節(jié)。版記是銜接文秘工作和檔案管理工作的標記，其極大地影響了文檔的一體化建設(shè)，這就要求文秘工作人員充分重視這一環(huán)節(jié)，準確無誤地標記出文件的印發(fā)部門和具體打印時間，并在電腦上做好詳細記錄，流轉(zhuǎn)后立即立卷歸檔，只有確保文書格式的規(guī)范化，才能確保檔案管理的規(guī)范化。

（三）提升機關(guān)文秘人員組織協(xié)調(diào)能力

在機關(guān)單位日常工作中，作為一個重要的中間人員，文秘人員起著管理決策層與基層二者之間的橋梁作用，因此文秘人員的組織協(xié)調(diào)能力十分重要。在日常工作中，決策層或領(lǐng)導者需要傳遞一些工作任務時，文秘工作人員應將信息準確無誤地傳到基層員工中；如果企業(yè)內(nèi)部基層員工存在一些問題，需要反饋到領(lǐng)導層時，也需要文秘工作人員進行反饋。

（四）文秘人員要處理好日常事務

在機關(guān)單位日常工作中，文秘人員的工作比較繁瑣，企業(yè)中的各個方面都有涉及，這就要求文秘人員要有認真謹慎的工作態(tài)度，對于企業(yè)中出現(xiàn)的任何問題都能夠冷靜處理。比如，在處理檔案文件時，文秘工作人員不僅要保證檔案的及時送達，還要保持檔案文件的準確性，以為領(lǐng)導者提供方便。此外，如果在日常工作中出現(xiàn)了一些突發(fā)情況，文秘工作人員必須冷靜對待，不可自亂陣腳，以免給企業(yè)造成損失。

（五）處事站位準，理解意圖準，反映問題準

第一，在工作中，文秘人員要重點關(guān)注國家政策、行業(yè)內(nèi)外戰(zhàn)略變化及相關(guān)制度的出臺等，這樣有助于更好地指導自身工作。第二，提高自己的政策理解水平，要準確掌握上級的要求、內(nèi)部的情況、基層的進展。第三，要能從復雜的現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)問題的本質(zhì)，在給領(lǐng)導匯報或請示之前能從眾多方案中準確篩選出最優(yōu)備選方案。第四，要準確地獲得信息并進行有效傳遞，在各種資訊的背后能協(xié)調(diào)不同立場，尋求共同利益點，實現(xiàn)工作利益的最大化。第五，要能夠從事件的發(fā)展過程中敏銳體察到其他人的情緒和反應，及時調(diào)整溝通策略與協(xié)調(diào)方式，從而構(gòu)建和諧穩(wěn)定的團隊氛圍。

四、結(jié)語

總而言之，在數(shù)字時代的今天，機關(guān)文書檔案管理工作顯得尤為重要。檔案是機關(guān)以往工作的記錄，對其未來發(fā)展建設(shè)具有非常重要的意義。個別機關(guān)文書檔案管理工作或多或少存在一些問題，只有不斷學習檔案管理新技能，完善檔案管理的主要方法，健全制度體系，檔案管理工作才能逐步走向現(xiàn)代化和科技化。