當前檔案保密管理存在的問題及

對策建議思考

檔案管理工作的保密任務，就是在對檔案資料的管理過程中，防止那些不宜公開的資料因為管理不當而造成外泄，給企業單位帶來嚴重的財產損失和不良的社會影響。在具體的檔案管理工作中，從事管理工作的人員要在操作中協調好檔案資料的利用與保密之間的關系，但是面對已經變化的社會環境，我們在檔案管理的過程中也會遇到各種問題，檔案管理工作中的保密問題一般來說都與信息的開放利用及檔案管理工作過程具有很大的關聯。

所謂檔案管理工作的保密任務，就是在對檔案資料的管理過程中，防止那些不宜公開的資料因為管理不當而造成外泄，給企業單位帶來嚴重的財產損失和不良的社會影響。檔案信息保密工作是檔案管理中最主要的工作內容之一。由于檔案管理過程中保密問題情況復雜，需有針對性地采取不同的保密措施。

一、現階段檔案管理中存在的保密問題

在檔案日常管理中，常遇到的一些保密問題主要有工作人員保密意識還不夠；檔案資料信息嚴重丟失，進入網絡化時代后，很多資料都已經上傳到互聯網上，因此出現的另一個主要問題就是互聯網安全系數不足而遭遇黑客入侵造成的資料泄密問題；一些工作人員由于對檔案資料的重要性認識不足，在工作中也會出現一些泄密的現象，這些都給我們的日常檔案管理工作帶來了很多的困難。

（一）保密意識不夠

在日常檔案管理工作中，如果相關的工作人員缺乏保密意識，那么對檔案工作的保密性影響將會是非常大的，就會很容易因為工作人員的疏忽造成重要資料的泄漏，給企業造成無法彌補的損失。那么，在檔案管理工作中都涉及到哪些關于保密工作的認識呢？首先就是管理人員要具有一定的保密工作重要意識，要深刻了解自己的工作性質。而且要嚴格保守工作檔案信息。相關單位要定期給予工作人員檔案保密工作重要性的培訓，一旦忽視了對員工工作保密性的強調，就很容易出現很多相關問題。

（二）因檔案資料丟失造成的檔案保密問題

檔案資料的丟失情況在檔案管理中，并不是一種很少見的情況，甚至可以說在很多單位檔案資料的丟失都是一個常發問題。而且檔案資料丟失很少會引起管理人員的重視，認為只要補上就萬事大吉了，這樣的工作心理對保密工作的開展是非常有害的。因此要減少這種情況的發生，提升檔案管理人員的工作責任心也是非常有必要的。

（三）網絡化的檔案管理模式提升保密工作的難度

進入21世紀之后，信息技術飛速發展，檔案管理工作也進入了數字化和網絡化的階段。計算機技術在給檔案管理帶來便利的同時，也給檔案工作的保密性帶來了很多的隱患。由于網絡具有開放性的特征，這就給各種計算機病毒和黑客提供了入侵的機會，很有可能會造成信息的丟失和泄漏，增加了檔案管理的難度。

（四）管理工作人員違法泄露檔案信息造成保密問題

另外一個會對檔案管理的保密工作造成消極影響的就是相關檔案管理人員的泄密問題。管理人員向外界透漏本單位檔案信息是一種違法行為，因此提高管理人員的法律意識對檔案管理的保密工作也是非常重要的。尤其在當下市場經濟條件下，很多檔案管理者可能會因多方面的物質誘惑，鋌而走險做一些金錢交易違法泄漏本單位檔案信息的行為，如果不對這種情況進行有效的管理和杜絕，會給檔案管理工作帶來不良影響。

二、關于檔案保密問題的優化對策

要想避免這些潛在的檔案管理隱患，在管理過程中我們要從保密手段以及開放利用的過程進行綜合應對。

（一）建立健全檔案管理規章制度

針對檔案管理過程中出現的保密問題，最好的解決方法就是要有一整套比較規范的檔案管理規章制度，對相關的保密性措施進行比較詳細的規定，使工作人員在工作時可以“有法可依”。特別是對那些比較重要的設計公司機密的檔案文件，更要制定相關的管理辦法，使工作人員在處理過程中嚴格按照規章行事。同時，執行崗位責任制，明確每一個員工的具體工作任務，一旦出現問題就要對相關責任人進行處罰。提升管理工作人員的檔案管理素質，使保密工作成為管理人員的一種重要工作意識，避免在管理過程中出現保密問題。

（二）加強檔案利用中的檔案保密工作

檔案管理最終的目的是方便使用，但是在檔案資料開放利用過程中，如果管理不當也會造成檔案保密問題。因此，為了避免出現資料泄漏事件，我們需要在對資料進行開放利用的過程中加強借閱管理制度，嚴格借出和歸還的相關制度。檔案管理部門需要對本單位的網絡系統安全進行升級，設置比較嚴密的防火墻和殺毒系統，避免外部人員利用網絡漏洞對管理系統實施攻擊。對于一些在網上進行資料閱讀的人員要給予一定的監督和管理，防止其拷貝檔案信息。

（三）正確處理好檔案保密與利用的關系

保證保密檔案的秘密性是應該的，但保密的目的之一是為了利用，只有得到使用才能體現保密工作的價值，保而不用只會失去保的價值，失去檔案的意義。保守保密檔案是每個從事檔案管理工作人員的應盡的義務。但是在重視檔案保密的同時，又普遍存在著利用不足，過于重視保密的現象，因此導致大批具有重大價值的檔案得不到充分利用，造成資源的浪費。所以，檔案管理部門要轉變過去不合理的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，使這些珍貴的檔案得到充分利用，發揮最大的價值。對保密檔案管理工作來說，保和用都十分重要，缺一不可，要很好地協調兩者的關系。只注重檔案的秘密性，而不關心其秘密性的時效和范圍是錯誤的；但缺乏保密觀念，無度地開放使用范圍也是不對的。所以，在合理的使檔案為大家利用的同時，還要做好一定的保密工作。保密檔案審查工作是檔案開放前的前提工作，其目的是精確合理地區分、核定檔案的開放和使用范圍。這項工作要分三步進行：一是初審，根據檔案管理的標準，對需要使用的檔案進行逐個審查，初步明確其利用的范圍。二是中審，選擇有較高業務素質的工作人員，重點取舍初審中沒能判定開放與否的檔案，三是終審，相關的上級領導，根據具體情況，進行再審查，最終確定檔案是否開放。根據《保密法》規定，保密檔案劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級。檔案密級的確定，是為了讓檔案管理人員根據具體情況采取不同的措施，使檔案能夠最大限度的發揮作用。密級是隨時間的推移而變化的，當其失去保密價值時應該對其進行公開管理。開放之前必須先進行劃密解密，對檔案的劃密解密工作，應當遵照相關規則，由原確定密級的國家機關和企事業單位或其上級來執行。開放檔案之前要做好檔案開放前期工作，合理地進行系統整理，達到規定的要求，提高開放檔案案卷的內在質量。還要適應開放后檢索與管理的要求，因此要編制檢索工具。對極其珍貴的檔案，應利用抄錄、復印、照相等現代手段存好檔案副本。

（四）建設一支高素質的檔案管理人員隊伍

管理人員要熱愛檔案和檔案事業，有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規，要有較高的文化修養，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨立處理利用中出現的一般問題。

（五）加強保密檔案利用的監督

完善檔案利用規章制度如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據具體情況，對不同的使用人員確定不同的開放范圍，規定不同的審批手續，在做好檔案利用工作的同時，更要確保檔案的安全和秘密性。

在開放的過程中，還要根據不同的利用對象的不同目的，實施重點監護。在重要出入口安裝監視設備，防止某些使用者偷撕或毀壞檔案。管理人員還要三勤：一是嘴勤，多宣傳使用檔案的規章制度，多與使用者交談，掌握其使用目的；二是眼勤，多觀察使用者的動態，置每個使用者于視野之中；三是手勤腦勤，多分析使用者的情況和使用效果，多核查被使用的檔案，在使用者離開前，仔細檢查被利用過的文件，發現問題及時處理，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案等較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處。

三、結語

總而言之，面對已經發生了很大變化的社會環境，我們在檔案管理的過程中也會遇到各種形式的新問題，檔案管理的保密性也面臨著更大的挑戰。正如上文已經提到過的，檔案管理工作中的保密問題一般來說都與信息的開放利用和檔案管理工作過程具有很大的關聯。所以，避免檔案管理出現的泄密問題，提升保密質量就要從管理和利用兩方面下手，形成雙管齊下的管理手段，推動檔案保密工作的進步。