加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

及對(duì)策建議思考

新醫(yī)改背景下醫(yī)院內(nèi)部體制進(jìn)行深刻的改革，醫(yī)院檔案管理也要適應(yīng)新醫(yī)改的政策，改進(jìn)檔案管理工作方法。在實(shí)際工作中，醫(yī)院檔案管理中存在著諸多問(wèn)題，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)了許多困難。醫(yī)院檔案管理工作要適應(yīng)新醫(yī)改政策，就必須進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的完善和發(fā)展。

醫(yī)院要適應(yīng)新醫(yī)改背景下的改革，就要重視檔案管理工作。檔案管理工作對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)狀況的發(fā)展和改進(jìn)有重要的作用，是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展的重要記錄，加強(qiáng)檔案管理工作，改進(jìn)檔案管理工作方法，能夠使醫(yī)院更加適應(yīng)新醫(yī)改的發(fā)展和革新，保證醫(yī)院在新醫(yī)改背景下順利開(kāi)展檔案管理工作。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作的受重視程度與其它工作存在差異

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的管理人員和工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度與其它工作存在差異。醫(yī)院的檔案管理工作中，現(xiàn)今的檔案管理人員多為兼職，也缺少相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)，相關(guān)檔案在收集、整理和存檔過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)存放不當(dāng)、遺失、損壞等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的效果，也使醫(yī)院檔案的利用率下降。新醫(yī)改背景下醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)模式是醫(yī)院改革中的重點(diǎn)，但是醫(yī)院還沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的重要性，投入資金不足，在新醫(yī)改中檔案管理工作改革程度較低，導(dǎo)致檔案管理工作人員積極性不高，在檔案管理工作過(guò)程中又缺乏嚴(yán)格的工作程序，經(jīng)常處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，從而使檔案管理質(zhì)量低下，醫(yī)院檔案利用率低，難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

（二）醫(yī)院檔案管理的工作模式不規(guī)范

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院還沒(méi)有建立相應(yīng)的規(guī)范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分檔案管理人員的工作人員缺乏更高的工作素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，受檔案管理工作的特點(diǎn)的影響，缺乏量化管理的基礎(chǔ)，在檔案管理工作中，工作人員沒(méi)有及時(shí)做好檔案信息的收集、整理和存儲(chǔ)，使得醫(yī)院檔案的利用率一直不高。

（三）醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)

由于醫(yī)院檔案管理工作的職業(yè)門(mén)檻比較低，基礎(chǔ)設(shè)施條件差，導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作人員對(duì)檔案的管理僅限于紙質(zhì)檔案信息的收集、整理和放置，或者電子信息化檔案信息的錄入和檢索等，缺乏專業(yè)的管理手段，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，不能滿足新醫(yī)改背景的相關(guān)要求。檔案管理人員工作頻繁變動(dòng)，對(duì)醫(yī)院檔案的收集整理歸檔等缺乏了解，對(duì)工作環(huán)境和工作流程都不熟悉，影響到檔案管理的工作質(zhì)量，管理人員普遍缺乏專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不熟練，也不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作。

（四）醫(yī)院缺乏對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

由于檔案管理人員的入職門(mén)檻低，管理模式落后，醫(yī)院的檔案管理工作效率低下，檔案利用率低。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理的工作范圍不斷擴(kuò)大，涉及到醫(yī)院的各個(gè)科室，現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理一般使用信息技術(shù)和相關(guān)的檔案管理軟件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保證檔案信息的安全和完整。因此在檔案管理工作中，醫(yī)院必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作責(zé)任感和專業(yè)素養(yǎng)，引進(jìn)信息技術(shù)，使檔案管理人員可以熟練掌握新的檔案管理工作模式。

（五）不利于適應(yīng)新醫(yī)改的要求

現(xiàn)階段，受新醫(yī)改的影響，醫(yī)院的醫(yī)療、行政體系都擁有一套完整的管理制度和規(guī)范，但是檔案管理制度還不完善，醫(yī)院還沒(méi)有在檔案管理的相關(guān)制度中作出具體的規(guī)定和要求，對(duì)檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，部分醫(yī)院缺乏檔案管理工作完整的考核制度，導(dǎo)致檔案管理工作管理缺失，缺乏監(jiān)督，使得醫(yī)院檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)新醫(yī)改的要求，不利于醫(yī)院在新醫(yī)改背景下的發(fā)展。

二、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的相關(guān)措施

（一）提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院管理層要提高對(duì)檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的良好發(fā)展和新醫(yī)改的順利推行的重要作用，將其納入到醫(yī)院新醫(yī)改工作中來(lái)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，加大資金投入，改變醫(yī)院上下對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。使醫(yī)院的檔案管理工作人員可以意識(shí)到自身的重要責(zé)任，能夠有效完成自己的工作任務(wù)，及時(shí)做好醫(yī)院各科室檔案的收集整理工作，保證檔案的真實(shí)和完整，使其按照順序歸檔，便于檔案的查詢檢索。在使用電子檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要及時(shí)錄入新的檔案信息，對(duì)原始資料做好整理，保證醫(yī)院檔案信息的安全性和保密性，提高工作效率。

（二）改善醫(yī)院檔案管理工作模式，健全醫(yī)院檔案管理制度

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以改善檔案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人員安排，使工作人員各負(fù)其責(zé)，減少檔案管理崗位上的兼職現(xiàn)象，檔案管理逐漸條理化、規(guī)范化。在檔案的收集管理等方面，醫(yī)院也要制定完善的收集、整理和存儲(chǔ)制度，規(guī)定各科室的原始檔案信息及時(shí)整理并上交，減少原始檔案的缺損和遺失現(xiàn)象，提高檔案信息的利用率。明確檔案管理人員的職責(zé)和工作范圍，做好檔案管理部門(mén)工作內(nèi)容的指導(dǎo)和規(guī)范，與現(xiàn)代醫(yī)院管理方式相結(jié)合，在醫(yī)院中對(duì)檔案的重要性進(jìn)行宣傳，轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的利用。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，將工作內(nèi)容與獎(jiǎng)懲機(jī)制掛鉤，加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，建立醫(yī)院各科室之間的信息共享機(jī)制，保證檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。

（三）開(kāi)展檔案管理人員培訓(xùn)工作

新醫(yī)改背景下，信息技術(shù)逐漸進(jìn)入檔案管理工作中。檔案管理人員要做好大量檔案的整理工作，還要及時(shí)檢索出有用的信息，就必須掌握專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能。醫(yī)院要定期開(kāi)展檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，及時(shí)向他們傳授信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的知識(shí)，幫助他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和工作模式。醫(yī)院也可以聘請(qǐng)相關(guān)管理專業(yè)的人才，帶動(dòng)管理工作人員改工作方式，促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的深化。檔案管理工作的效率與檔案管理工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)有很大關(guān)系。檔案管理工作人員要及時(shí)更新知識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)能力，醫(yī)院要建立一支檔案管理人才隊(duì)伍，與時(shí)代發(fā)展接軌，不斷創(chuàng)新，建立檔案管理創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，建立更加科學(xué)高效的檔案管理機(jī)制和人才培養(yǎng)機(jī)制。

（四）引進(jìn)信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理方式

醫(yī)院要提高檔案管理工作的工作效率，改進(jìn)檔案管理的工作方式，就要引進(jìn)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。加大相關(guān)軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，更新升級(jí)計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)施，定期更新防火墻和殺毒軟件，注意檔案的保密性和安全性。對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，既可以提高工作效率，減輕工作量，又可以節(jié)省檔案儲(chǔ)存的占地空間，使檔案得到完好保存，便于查閱。促進(jìn)工作管理方式的現(xiàn)代化改革，設(shè)置嚴(yán)格的考核制度，將責(zé)任落實(shí)在個(gè)人，各科室要重視檔案管理工作中，做好原始資料的整理工作，設(shè)立科室中的檔案管理工作。

（五）提高醫(yī)院檔案信息的利用率，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以擴(kuò)大檔案的利用領(lǐng)域，使檔案管理的利用率不斷提升。醫(yī)院可以制定檔案使用的不同等級(jí)的權(quán)限，在各科室開(kāi)放檔案使用，可以通過(guò)檔案了解患者的個(gè)人信息和患病信息，各科室間要打破傳統(tǒng)的壁壘，多進(jìn)行溝通，加強(qiáng)科室間檔案信息的聯(lián)系，促進(jìn)資源共享，患者也可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢自身的檔案信息，了解自己的病癥。制定嚴(yán)格的檔案保管、檢索和借閱程序，保存好借閱記錄，在檔案遺失或損毀后可以追責(zé)到人。各科室也要做好線上檢索，利用信息共享平臺(tái)，做出遠(yuǎn)程、快捷、全面地查詢工作。檔案管理人員也要積極深入實(shí)際的科室生活中，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，了解檔案中的內(nèi)容和信息，找出檔案中的缺陷并及時(shí)予以改正。醫(yī)院要加強(qiáng)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，設(shè)立獨(dú)立的檔案儲(chǔ)存室，并做好設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作。對(duì)以往的紙質(zhì)檔案要做好存放工作，防潮防火，并及時(shí)向信息數(shù)據(jù)庫(kù)中轉(zhuǎn)移。引進(jìn)必需的檔案設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，營(yíng)造信息化的檔案管理環(huán)境，有效保證檔案的安全性和完整性，使其適應(yīng)新醫(yī)改的要求[6]。建立完善的信息化檔案管理體系，對(duì)各科室的檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中上傳和分享資料，促進(jìn)醫(yī)院檔案的利用效率，加強(qiáng)安全管理，定期殺毒和升級(jí)防火墻，增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全性。注意突發(fā)事件對(duì)檔案管理的影響，預(yù)防為主，可以組織人員提前進(jìn)行演練，應(yīng)對(duì)檔案信息安全問(wèn)題，提高檔案保存安全系數(shù)，減少檔案遺失或損壞的因素。

（六）完善檔案的收集、整理和歸檔流程

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的檔案載體也發(fā)生了變化，當(dāng)下醫(yī)院的原始檔案包括手寫(xiě)病歷、照片、錄音錄像和電子文件等等多種形式，為檔案管理的收集、整理和歸檔提出了新的難題。檔案信息的載體不同，更加容易遺失，也不便于管理人員的分類。檔案管理人員要及時(shí)收集原始檔案，減少原始檔案的遺失和破損。收集檔案后要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)做好整理工作，分門(mén)別類進(jìn)行整理和歸檔，對(duì)檔案信息進(jìn)行掃描、保存，并及時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫(kù)。做好檔案入檔的責(zé)任機(jī)制，檔案管理工作人員可以分別專門(mén)負(fù)責(zé)各自的科室，確保檔案完整收集后，及時(shí)歸檔，科學(xué)分類，便于檔案信息的檢索。

三、結(jié)語(yǔ)

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院管理層要加快檔案管理工作的革新，抓住檔案管理工作中的各種問(wèn)題，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高管理人員的工作責(zé)任感。通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)的引進(jìn)，提高工作效率，提升檔案信息的利用率，從而加快改進(jìn)檔案管理工作的管理模式。