第一篇：秘書工作的基本特征

秘書工作是輔助性的工作，然而又不是一般的輔助性的工作，因為輔助性的工作很多，秘書工作是綜合性的輔助性的工作，秘書人員是領導眼、耳、手、足、口、腦等器官的延伸，秘書工作是領導工作的延伸。主要表現(xiàn)在：

（一）秘書工作貼近領導，同領導同步運轉，同心運轉。

（二）秘書必須站在領導者的角度和高度來思考和處理各種問題。

（三）秘書工作成果具有潛隱性，就是秘書的勞動成果不單獨表現(xiàn)出來，而是包含在或是隱藏在領導的勞動成果之中。秘書工作具有幕后臺下的性質。

第二篇：秘書工作的基本特征

秘書工作的基本特征

秘書工作具有什么樣的特征?對這個問題的看法,秘書學 界很不一致。目前,比較流行和影響面較廣的有如下幾種觀 點: 第一種是“四性”說。即認為秘書工作具有四種特性,但具

體表述時又各不相同:有的認為秘書工作具有政治性、從屬性、事務性、被動性;有的則認為它具有機要性、輔助性、綜合性和 服務性。

第二種是“五性”說。即認為秘書工作具有五個方面的特 性。“五性”論者表述也不盡相同:有的說是政策性、保密性、執(zhí) 行性、全面性、輔助性;有的則說成從屬性、政治性、事務性、被 動性、綜合性。

第三種是“五組對立統(tǒng)一矛盾”說。論者認為秘書工作的 特征,就是被動性與主動性的對立統(tǒng)一,事務性與思想性的對 立統(tǒng)一,機要性與群眾性的對立統(tǒng)一,突擊性與經(jīng)常性的對立 統(tǒng)一,綜合性與專業(yè)性的對立統(tǒng)一。

至于什么是秘書工作的基本特征,論者們的認識自然也極 不一致。有的認為是它的從屬性,有的認為是它的輔助性,還 有的認為是它的中介性,總之,這個問題一直是學術界亟待有 所突破的問題。二

上述眾說紛繪的現(xiàn)象,說明了什么問題呢?一方面,說明

目前對秘書工作的研究,在學術上仁者見仁,智者見智,大家都 可以充分自由地發(fā)表自己的不同見解,呈現(xiàn)百家爭鳴的氛圍。另一方面,也說明作為新興學科的秘書學,尚處在創(chuàng)造時期、幼 年階段。迄今為止,對秘書工作的特征,尤其是它的基本特征 的研究,還停留在較淺的認識水平上,缺乏從更深層次上對其 特征尤其是基本特征給予理性的科學的抽象與概括。因此,論 者們或借他物之性為秘書工作立論;或憑借自己對秘書工作的 經(jīng)驗、感受,捕捉住秘書活動的現(xiàn)象,為之定性;或者過份強調 一面,而忽視其他方面,因而難免失之偏頗,難以形成令人信服 的結論。例如,不少論者認為,被動性是秘書工作的一種特性, 甚至“獨有的特性”。其實,只要我們認真地深入探討一番,就 不難發(fā)現(xiàn)“被動性”之說,是缺少科學依據(jù)的,更非秘書工作的 “獨有特性”。眾所周知,所謂特性、特征、特點,應是某一事物 區(qū)別于他事物的特別顯眼的征象。

任何事物既具有本質屬性的一面,又具有非本質屬性的一 面。拿所謂被動性來說,它只是秘書工作人員同秘書工作之間 的一種可變的因人而異的關系屬性,或者說,是秘書工作人員 對秘書工作適應性不強的一種感受上的表現(xiàn)。從實際情況看, 剛剛走上秘書工作崗位的人,可能對被動性感受多一些,逐步 勝任秘書工作以后,他們的感受就會少一些。當秘書工作人員 感受到被動性較多的時候,可以通過總結實踐經(jīng)驗,參加專業(yè) 培訓,主動向老同志虛心請教等多種途徑逐步減少它。對一個 富有經(jīng)驗且善于學習,積極主動工作的秘書工作者來說,他對 秘書工作的規(guī)律己駕輕就熟,對上司個性特點、活動規(guī)律了如 指掌,他對自己所從事的工作也就會勝任自如,無所謂被動性 可言了。

秘書工作人員作為秘書工作的主體,順應和接受它的客體

———秘書工作的過程,往往有兩種情況:主動與被動。主動的 強弱,與主體對客體順應、接受的程度,即適應性的強弱成正 比;被動的強弱,則與適應性的強弱成反比的。衡量主體對客 體是主動還是被動,主要是看主體對客體順應、接受程度是強 還是弱。所以,作為學術研究,必須把秘書工作的本質屬性問 題,同它的非本質性屬性問題嚴格地區(qū)分開來。三

那么,我們應該怎么樣正確認識秘書工作的特征,古今中 外對秘書工作的特征是如何認識的呢? 如前所說,任何事物都有它的固有的屬性與非固有的屬

性,秘書工作當然不會例外。秘書工作的固有屬性,就是它的 基本特征。比較分析古今中外秘書工作的基本活動,就能從中 發(fā)掘出它的基本特征來。

秘書工作起源于上古時代。傳說中的漢文字創(chuàng)始人倉頡, 是黃帝的一名史官,他幫助黃帝記載國家大事;虞舜時代有一

名叫做“龍”的人,做“納官”,替虞舜早晚發(fā)布命令,公正忠實地匯報下面的反饋情況。到了夏朝,隨著階級的出現(xiàn),國家的產(chǎn)

生,朝廷設置了管理公務文書,即所謂“典志”的官員———太史 令。上起唐虞、下迄商周,史官、納官、太史令,都是秘書官員。他們?yōu)閲涗浹孕?起草、保管文件,管理典志;有的還幫助 國君了解民情,提出治國的建議、方案,協(xié)助制定政策、法令。例如偉大的詩人屈原,就曾任楚國的“左徒”。司馬遷的《史記》 說,屈原“入則與王圖議國事,以出號令;出則接遇賓客,應對諸 侯。”他還為楚懷王起草法令,辦理與齊國結盟的外交事務。可 見屈原實際上做著與現(xiàn)在國務院秘書長相似的工作。到了秦王朝,隨著中國封建君主專制集權國家的建立,開

始確立了從中央到地方(郡、縣)的比較完整的秘書工作體制, 形成了一支龐大的多層次的秘書工作隊伍。如中央最高統(tǒng)治 者身邊,有“御史大夫”,為皇帝收發(fā)重要文件資料,對百官行使 督察職責;有“尚書”,主管朝廷文書的起草和傳閱;有“博士”, 備供皇帝咨詢,掌管皇室史書典籍;有“謁者令”,為皇帝引見百 官,傳達命令;有“主璽令史”專管皇帝印章。漢代丞相和諸侯 王身邊,有“長史”為之掌管全部秘書工作;地方長官如郡守、縣 令,有“主簿”和“記室令史”之類秘書長式的官員,充當參謀、助 理。秦漢以后,在中國漫長的封建社會發(fā)展進程中,秘書機構 的設置和秘書官員的名稱,盡管各個朝代不盡相同,但他們的 工作職責,其實都大同小異,有些還沿用至今。

綜觀我國秘書工作數(shù)千年來的發(fā)展演變史,我們可以發(fā)

現(xiàn):中國古代社會的秘書工作,與現(xiàn)在社會秘書工作之間,存在 著許多共同點。第一,秘書工作的基本性質與活動方式,無論 哪個時代,總是大體相同的、一貫的、不變的。第二,古今秘書 部門都是設置于國家的政治權力的中樞,古今秘書官員都處于 中央和地方首腦、長官的身邊,這種特定的地位決定了秘書工 作特有的工作內容和特殊的活動方式;第三,古今秘書官員的 使命和秘書部門的職責,都是直接輔助上司全面管理國家事 務,都必須竭盡全力地為直接上司進行多方面的綜合服務;第 四,古今秘書官員的使命和秘書部門的職責,不但要管事,還得 要謀政。就是說,他們必須替上司竭忠盡智地想辦法、出主意、當智囊,獻良策,以全面實現(xiàn)上司的政治意圖。

上述四個共同點,就是古今秘書工作的共性。從本質上

講,在這個共性之中,包含著三個相互聯(lián)系的古今不變的道理。第一,秘書工作主體———秘書人員,要想得到直接上司的充分 信任,必須竭盡全力,充分發(fā)揮主觀能動性,出色地做好各項秘 書工作。第二,秘書工作的全部內容,都來源于為之直接服務 的上司的主觀意圖與客體需要。第三,秘書人員只有輔助上司 的決策、盡職管理事務的義務,而沒有也不可能享有對重大事 情的最終決定的權力,即使是最高級秘書官員,也只有參與議 政的權力,而沒有最后拍板的權力。這三個基本道理,是貫穿 古今秘書工作,千古不變的道理,也就是秘書工作古往今來的 固有屬性。如果我們用一個抽象的概念來科學地概括它的內 涵,就是秘書工作具有全能輔助決策與管理的特征,簡而言之, 就是具有全能助理性。

中國秘書工作是這樣,外國秘書工作也不例外。據(jù)馬克思 的《摩爾根〈古代社會〉一書摘要》記述,北美易洛魁氏族部落聯(lián) 盟的酋長,他有一位充當自己使者、執(zhí)行自己指示、協(xié)助自己處 理各種事務的“助理酋長”。這樣的人物,實際上就是當時北美 古代社會領袖人物身邊的秘書或秘書長。他所做的全部事情, 當然可以看作是古代社會的秘書工作。中世紀的歐洲,各國君 主都有文職輔臣,英文叫做“Secretary”。奴隸主和封建貴族,都 雇有充當參謀角色的“幕僚”,負責擬制、管理文書檔案與日常 事務的工作。近代歐美資產(chǎn)階級革命成功之后,秘書在工廠、企業(yè)中,成為全面輔助工礦主或董事長、廠長、經(jīng)理們,管理行 政、人事,甚至財務的可信任的親密助手和得力參謀。現(xiàn)代發(fā) 達的資本主義國家中,秘書工作已經(jīng)普遍化和社會化,不僅廣 泛存在于政府機關、社會團體和企事業(yè)單位,而且滲透到社會 的每個角落。

綜觀歐美秘書工作的發(fā)展史,我們同樣發(fā)現(xiàn),秘書工作具 有全能助理性的特征,以英國政府的文官系統(tǒng)的秘書工作為 例,根據(jù)職責不同,英國政府把文官秘書分為四級:最高級是行 政秘書,其工作職責是全能協(xié)助政府首腦和各部部長草擬政策 方案,協(xié)調溝通機關內務,組織掌管行政人員考核,相當于我國 中央政府的秘書科長或辦公廳主任。其次,是執(zhí)行級秘書,相 當于秘書長或辦公室主任,全面協(xié)調管理較小范圍的事務,全 面處理文書事務工作。三是文書,他們按照法規(guī)記錄、撰寫、制 定文件,統(tǒng)計資料,處理日常行政事務。最低一級是助理文書, 就是打字、速記、繕印、接待等秘書人員。這四級秘書,一級協(xié) 助一級,其職責都明顯具有全能助理性。四

以上是從歷史角度進行了縱橫比較分析。下面我們再從 管理科學的角度,深入一步探討秘書工作,看它究竟是怎樣在 領導行為中發(fā)揮作用的。這樣我們將會更全面的認識秘書工 作的本質屬性。

秘書部門是領導機關和機關主要負責人實施領導、進行管 理的“樞紐”和“調控中心”。領導與管理行為,是指在一定的體 制下的領導與管理者的活動。領導與管理行為的綜合效應的

產(chǎn)生,必須包括四個環(huán)節(jié):決策———執(zhí)行———監(jiān)督檢查———信 息反饋。秘書部門主要是在這四個環(huán)節(jié)上充分發(fā)揮全能助理 作用。在領導決策前,秘書或秘書部門必須盡可能地搜集各種 信息,為領導提出多種可供選擇的意見、方案;在領導決策中, 秘書要組織力量,積極大膽地參與論證,協(xié)助領導做出符合實 際的科學決策。在決策后的執(zhí)行過程中,秘書要分兩步進行全 能助理:首先,必須及時地把領導機關的決定、決議或機關首腦 的思想,進一步深化、細化、具體化,以便最后形成實施方案,以 便通過擬制文件、組織會議貫徹等手段,把領導的決策輸送出 去,使決策得以實施。第二步,要對決策的實施進行全面的催 辦查辦。督查中,不僅要善于通觀全面,隨時掌握進程,針對薄 弱環(huán)節(jié),打通阻塞關節(jié),以協(xié)調各職能部門的行動步伐,而且要 善于跟蹤信息反饋,以便于協(xié)調領導與管理者及時了解情況, 修正、調整、完善決策方案,直至這項決策順利完成為止。在整 個決策程序中,秘書工作的職責,不僅要求為領導與管理者提 供準確、真實而有價值的信息,拿出使領導與管理者滿意的意 見、方案,而且要全力以赴協(xié)助領導與管理者使決策付諸實施;不僅要積極主動監(jiān)督各職能部門“做沒做”,而且要深入檢查 “做得怎么樣”,特別要高度敏感地竭力去捕捉住那些帶苗頭 性、傾向性的問題,從怎樣正確執(zhí)行領導決策的角度,提出糾正 偏差和失誤的建議,及時會同有關部門磋商辦理,涉及重大問 題,應如實報告機關主管領導。這一切自始至終貫穿著、體現(xiàn) 著秘書工作的全能助理性。

如前所說,政治性、從屬性、事務性等,都是秘書工作同黨

政工作、領導工作和上下左右職能部門工作的關系屬性。這些 關系屬性,并非本質屬性,因為它們不是秘書工作所獨有的。由此看來,只有全能助理性,才比較客觀地全面準確地概括了 秘書工作的基本特征。秘書職業(yè)技能的培養(yǎng)

秘書職業(yè)教育作為職業(yè)教育的一種，以培養(yǎng)學生的 職業(yè)技能為本位雖然已是人們的共識；但是，由于在秘 書教育實踐中對職業(yè)技能的培養(yǎng)一直未引起人們的足夠 重視，以致高等甚至中等秘書職業(yè)教育都辦成了中文或 文秘本科教育壓縮型。所培養(yǎng)的學生不能很好地適應社 會對各類技術型、應用型秘書人才的需求，目前，已成 為秘書職業(yè)教育中迫切需要解決的重要問題之一。我國 加入世貿(mào)組織后，涉外秘書成為秘書隊伍中的一支重要 力量，給我們對秘書職業(yè)技能的培養(yǎng)提出了更高的要求。

一、秘書職業(yè)技能的構成

技能是指人們通過練習而形成的一定的動作方式、動作系統(tǒng)或智力活動方式。根據(jù)技能中“動作”的內外 之別，可以把技能分為動作技能和智力技能。秘書職業(yè) 技能也同樣包括這兩部分。汽車駕駛、錄音錄像、攝影、辦公設備維修、書寫等屬動作技能，主要借助骨骼、肌 肉和相應的神經(jīng)過程來實現(xiàn)，我們把它叫做操作能力或 動手能力；口頭和書面表達能力、辦事能力、管理能力、應變能力、社交能力等屬智力技能，主要由內部的心理 “動作”（心理活動）構成，是一種在頭腦中進行的動作 方式或智力活動方式，智力技能的形成和發(fā)展，內部語 言起著重要的作用。

綜合起來，秘書職業(yè)教育應培養(yǎng)的秘書職業(yè)技能主 要包括以下幾個方面：

（一）普通技能（基礎技能）

普通技能是從事秘書職業(yè)在內的各類現(xiàn)代社會職業(yè) 普遍需要掌握的基礎性技能，包括運用本國語、外國語 進行表達和交流的能力，書寫能力，計算機操作能力，社會交往、社會適應及協(xié)作能力，自我提高及創(chuàng)新的能 力，組織管理能力，信息處理能力等。

（二）專業(yè)技能

在秘書職業(yè)技能中，處于核心地位的是專業(yè)技能，主要包括：演講、公文寫作、辦公室事務處理、檔案管 理、會務安排、溝通協(xié)調、駕馭運用秘書的資源等技能。

（三）適應形式和技術發(fā)展需要的新興技能 適應形式和技術發(fā)展需要的新興技能包括錄音錄

像、攝影、駕駛、辦公設備維修和保養(yǎng)等方面的技能。三大類職業(yè)技能是相互聯(lián)系的一個整體，勾勒出文 秘專業(yè)學生最佳的技能結構實現(xiàn)的目標。

二、秘書職業(yè)技能的培養(yǎng)

（一）調整培養(yǎng)目標是構建秘書職業(yè)技能框架的前提 有什么樣的培養(yǎng)目標就會有什么樣的專業(yè)技能結 構。筆者認為，我國加入世貿(mào)組織后對各行業(yè)人員素質 的要求不斷增強，秘書職業(yè)的培養(yǎng)目標也在不斷調整，當前一段時間內秘書專業(yè)培養(yǎng)目標應該是：培養(yǎng)與社會 主義現(xiàn)代化建設相適應，德智體美全面發(fā)展，具有綜合 職業(yè)能力和全面素質，在生產(chǎn)、服務、技術、管理一線 工作的文職人員。現(xiàn)代文秘人員是一個很大的群體，通 俗地說他們是工薪族中的“白領階層”，可以勝任經(jīng)理助 理、秘書、統(tǒng)計員、服務員、營業(yè)員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，即從事機關企業(yè)事業(yè)和私人單位 的文職工作，這些高素質的勞動者經(jīng)過培訓、鍛煉可以 成為各行各業(yè)文職性質的技術人才或基層領導人。所以 說，把文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標只定位在培養(yǎng)現(xiàn)代文秘上是 極為狹窄的，應把它調整為文職人員。這樣調整，可以 使文秘專業(yè)具有廣闊的前景和強大的生命力，也符合現(xiàn) 代社會發(fā)展之需求。培養(yǎng)目標定位的調整，要求對專業(yè) 建設做出相應的調整，即著重培養(yǎng)學生的綜合職業(yè)能力，強化專業(yè)技能的學習和訓練。

（二）強化職業(yè)實踐技能訓練，培養(yǎng)學生過硬的秘 書實務能力

我國加入世貿(mào)組織后，外資企業(yè)、涉外部門對秘書 的職業(yè)技能要求更高，因此，秘書專業(yè)必須把實踐技能 訓練放在突出地位，以培養(yǎng)學生過硬的實務能力為主線，以涉外職業(yè)崗位的需求為依據(jù)，針對目前存在的問題，對實踐教學做出科學的整體設計。

1、教學方法：突出“三個重點”

教學方法突出案例教學法、模擬教學法和實驗教學 法，將教、學、做有機結合起來，強調學生的參與性和 實踐性。

案例教學法就是將部分真實的秘書實務引入課堂，使學生在相對較短的一段時間內就身臨其境般地經(jīng)歷一 系列秘書崗位的實際問題，加深對理論的理解，引導學 生進入角色，培養(yǎng)學生的實際工作能力。

模擬教學法就是讓學生投入到活動中去，在活動中

思考和鍛煉自己。比如在講授涉外商貿(mào)文書、英文函電、涉外企業(yè)管理等課程時，都可以讓學生模擬現(xiàn)場場景分 角色進行“表演”，掌握某些實務的規(guī)程和要求，學會機 智靈活的處理。

實驗教學法就是充分利用各種實驗室，針對性地開 展形式多樣、行之有效的實踐教學活動。實驗教學是理 論教學的必要延伸，是實習活動的必要補充。比如在講 授會議學這門課程時，就可以放在實驗室的會議室中進 行，訓練學生根據(jù)會議規(guī)模安排會間服務，根據(jù)會議性 質布置會場，根據(jù)會議成本計算公式做出會議預算等，提高學生從事秘書崗位工作的實踐技能。

2、實驗室建設：強化“兩個綜合” 實驗室建設，對業(yè)務和技能兩大模塊進行綜合，既 便于管理，又有利于綜合訓練。

秘書業(yè)務綜合實驗室主要包括秘書工作室、會議室、文書處理室、檔案管理室、公關部室等。

秘書技能綜合實驗室主要包括字話過關測驗室、辦

公自動化操作室、新聞傳播訓練室、交通駕駛實訓室等。

3、實習環(huán)節(jié)：抓好“四個階段”

抓好實習環(huán)節(jié)的“四個階段”可以充分借助社會上 可以利用的資源，促進實踐教學的開展。

認識實習階段，一般安排在第一、二學期。結合新 生入學教育，組織學生到秘書崗位進行參觀、訪問、調 查，讓學生了解本專業(yè)所對應的崗位，以及該崗位的工 作內容和對能力、素質的要求，以具體的感知和強烈的 感受激發(fā)學生學習的積極性，培養(yǎng)學生學習興趣和熱情。課程教學實習階段，根據(jù)專業(yè)基礎課和專業(yè)課的教 學內容，有目的、有計劃、有重點地組織學生到有關的 大中型企業(yè)、三資企業(yè)和涉外行業(yè)從事專項工作技能鍛 煉。如遇到掛鉤單位召開重大會議，就要結合課程教學 的有關章節(jié)，讓學生在這些會議上承擔一些公文或其它 應用文的起草工作，在實踐中提高應用文的寫作能力； 或為其擔任禮儀、宣傳、會務等服務工作，讓學生積累 秘書工作經(jīng)驗。

社會實踐鍛煉階段，增加或延長學生社會實踐活動 時間，為學生提供參與社會實踐的空間。讓學生利用寒 暑假或大禮拜參與社會活動。

畢業(yè)頂崗實習階段，一般安排在畢業(yè)前，與撰寫畢

業(yè)論文同步，大約 12 周時間，使學生有充足的時間和精 力全身心地投入到頂崗鍛煉，用全視角去審視秘書工作 的方方面面，在總結、反思、探索中不斷創(chuàng)新，提高實 踐能力。

4、考試考查：注重“三種方式”

根據(jù)秘書職業(yè)教育的特點，特別是加入 WTO 后，涉 外秘書工作越來越受到重視，因此，在考核考查上應注 重以下三種方式。

雙語口頭回答式，重在考察學生從事文秘工作的

“說”功。口語表達能力是秘書基本素質的一種外在表 現(xiàn)形式，也是提高學生心理素質、思維能力和應變能力 的有效途徑。因此，必須重視秘書專業(yè)學生的中外文口 試，讓學生快捷地傳達信息，用雙語表達意圖，避免因 跨文化傳播給交流帶來的不便。

雙語撰寫論文式，秘書寫作中的雙語現(xiàn)象，將成為 入世后文字工作的一個標志性特點。因此，考試的方法 應多采用雙語撰寫小論文的形式，從而更加突出對學生 涉外寫作能力的培養(yǎng)。更重要的是寫小論文需要的是科 學批判的精神，是將已學知識加以深化和拓展，體現(xiàn)的 是發(fā)現(xiàn)、研究和解決問題的能力，學生可以發(fā)揮個人特 長，從死記硬背中解脫出來。

實踐技能考核式，秘書業(yè)務和能力的實踐與訓練，有很強的技術性、操作性和應用性。因此，考核也必須 展示自己的能力和素質，使考試走出理論考試的“桎梏”。

5、畢業(yè)論文：堅持“兩個結合”

畢業(yè)論文的選題必須和秘書崗位實際結合起來，畢 業(yè)論文的撰寫應和畢業(yè)實習融合為一體。

畢業(yè)論文的選題，應讓學生結合秘書的實際，在實習實訓的基礎上結合自己的理解選擇熟悉的題目，避免 盲目性或紙上談兵。

畢業(yè)論文的撰寫，應與畢業(yè)實習同步進行。結合畢 業(yè)實習的情況對教學或實習的理性認識提出意見和看 法，特別是運用所學的秘書理論知識去指導實踐，克服 畢業(yè)論文的孤立、封閉、倉促、空洞等不足，真正促進 學生實踐能力的提高。

（三）突出“寬基礎、活模塊”的課程設置，培養(yǎng) 學生扎實的綜合素質

寬基礎，應有一個基本的立足點，要以專帶博，不 能搞成專業(yè)課都齊全的大雜燴。拓寬專業(yè)口徑與加強專 業(yè)教育應當并行。所以，秘書專業(yè)在拓寬基礎課的基礎 上，應突出“四大模塊”的課程設置。

1、職業(yè)心理教育摸塊

根據(jù)秘書職業(yè)的特點，特別是女性比例增多的實際，開設秘書心理學、社會心理學、發(fā)展心理學、人格心理 學、心理健康教育、秘書職業(yè)道德等課程，對提高秘書 人員的心理素質，加強人格培養(yǎng)有積極的作用。

2、秘書實務教育模塊

主要針對秘書人員所從事的工作，加強學生的秘書 理論的學習和動手操作能力的訓練。開設秘書學、社交 禮儀、辦公自動化、公共關系、企業(yè)管理、談判技術、文書寫作、秘書英語、英文函電等課程。學生通過學習，可以獲得豐厚的秘書實務知識和較強的職業(yè)崗位技能。

3、文化素質教育模塊

較強的心理素質和過硬的專業(yè)知識，必須以扎實的 文化素質為基礎。只有具備復合型知識結構和較高科學

文化素質的人員，才能為企業(yè)和涉外部門提供高質的綜合服務。因此，就要全方位、多層次開展人文素質教育，讓學生廣泛涉獵各種科學知識。并可通過選修課的形式，拓展學生創(chuàng)新思維的廣度和深度。

4、法律道德素質教育模塊

秘書人員多從事輔助性管理工作，接觸的多是帶有 決策性的文件或文字材料及主要會議記錄，作為領導的 參謀助手必須有較強的職業(yè)道德素質和較高的法律意 識。特別是入世后，世界多邊貿(mào)易格局的形成，要求秘 書人員不僅要掌握本國的有關法律法規(guī)，還要了解其他 國家的法律規(guī)定及交際知識。不僅要在工作中保守機密，講求誠實，而且要在交往或其他活動中也要保守秘密，講求誠信。在處理日常事務或突發(fā)事件時，必須按有關 的法律法規(guī)辦事，真正做到“人人平等”。

突出“四大模塊”的課程設置，體現(xiàn)了既重視基礎 理論知識的講授，又重視基本技能的訓練；既重視專業(yè) 知識的學習，又注重知識面的拓展，既重視多種能力的 強化，又重視綜合素質的提高，對培養(yǎng)新型的秘書人才，必將起到積極、有效的促進作用。

（四）運用證書制度強化學生對技能的訓練和培養(yǎng) 學生在校期間的學習成績，特別是對技能的考核，單靠學校組織的考試是不可能的，學生畢業(yè)后走上工作 崗位也得不到認可。因此我們必須充分利用現(xiàn)有的國家 級考試，讓學生獲得相應的證書，通過國家的職業(yè)技能 鑒定。學生畢業(yè)除了取得相應的學分，得到畢業(yè)證外，還要獲得全國計算機等級二級證、全國公共外語等級二 級證或大學公共外語 B 級證、勞動和社會保障部全國職 業(yè)技能鑒定初、中級秘書資格證。通過以上技能證書的 考核，強化學生對專業(yè)技能的訓練和培養(yǎng)，也為學生從 事工作打下良好的基礎。參考文獻：

[1] 王新,武艷娟.文秘專業(yè)課程設置和教學改革嘗試[J].遼寧高職,2001,(4).Professional Skills Training of Secretaries LI Chao-yang(Panjin Vocational Technology College, Panjin 124010, China)Abstract: China’s entry WTO has a great impact on secretary career, and higher requirements for secretary professional skills are suggested.The comprehensiveness of secretary professional skill structure, the specialization of secretary training and the modularization of curriculums provide great space for the development of secretary teaching theories and training of practical skills.Key words: professional skills of secretaries;Training aim;Approach;Method（責任編輯，盤錦職院：李 娟）（上接 81 頁）

翻譯方面效果顯著。同時，在運用這種教學手段也帶來 了一些問題，在多媒體大教室里授課，教師的一部分精 力要用于各種設施的操作，因此，課堂紀律有時需要經(jīng) 常維持。但，總的來講，還是有助于教學的開展，符合 現(xiàn)代教學的要求。

四、多媒體應用時應遵循的原則

（一）強調針對性

在課堂中使用多媒體輔助教學，是為了完成一定的 教學目標而服務的。因此，我們不能不管教學目標需要 與否，不管教學內容和學生實際，不能單純?yōu)榱耸褂妹?體而使用媒體，要有針對性地、適當?shù)丶右詰谩?/p>

（二）注意適度性

運用多媒體教學可激發(fā)學生的興趣，提高課堂教學 效果，促進創(chuàng)造性思維的培養(yǎng)，但在應用時要適度。既 要有變化，又不要太頻繁，否則，不僅浪費了時間，又 容易分散學生的注意力，只看媒體而不注意授課內容了。因此，在一堂課上，使用媒體最好不要超過四、五件（次）為好。

總之，在高職英語教學中，用多媒體輔助教學，能 夠引起學生認知好奇心與興趣、從而使其學習英語的興 趣得到培養(yǎng)，語言知識面得到擴展，教學效果得到改善。但實際應用中還有許多問題，值得我們進一步探索，以 使我們培養(yǎng)出更適合于社會發(fā)展需要的合格的高等職業(yè) 技術人才

影片時尚女魔頭折射秘書生存法則

ECRETARY’S COMPANION

2009 年第 7 期

業(yè)素養(yǎng)要求相差甚遠，能讓老板動心的就是她的 “聰明好學”，這彌補了所有的缺憾。而她的善于 “亡羊補牢”，則與她出色的察言觀色與靈活應變 能力密不可分，這正好證明了她具有勝任秘書工 作的潛在特質： 敏而好學！

法則二： 注重形象塑造，從 “新人” 迅速成 長成 “老人”。

新人安德烈亞是憑借聰明的頭腦，暫時征服

米蘭達，加盟這個引領時尚潮流世界的。初入職 場時她認為自己的工作與時尚的穿著沒有關系，穿著樸實古板的她就被嘲笑為 “穿著奶奶的裙 子”，與周圍環(huán)境格格不入。面對 《T 型臺》 時裝 總監(jiān)納秋的提醒，她不以為然，認為獨善其身更 為重要。直到老板疑惑不滿的眼神頻頻掠過，工 作備受打擊后，才想到要改變自己的形象。得體 大方的職業(yè)裝束讓所有人對她刮目相看。從那一 刻起，她的成長迅速自然，繼而順風順水地融入 了工作環(huán)境。

香港女作家梁鳳儀曾說過這樣一句話 ： “ 一

個秘書的形象與教養(yǎng)可以代表上司的江湖地位和 分量。” 秘書的形象蘊含豐富，毫無疑問是職業(yè)

規(guī)范的表率。講究著裝禮儀，巧妙搭配服飾，讓 你的形象美凸顯你高雅的品位，更重要的是體現(xiàn)

一種維護企業(yè)商業(yè)形象的意識。把追求卓越的自 我意識不斷調整轉移到塑造完美豐滿的秘書形象 上來，使你先入為主融入工作環(huán)境，這是成長成 熟的標志

。不少新人特別是 80 后，總以為穿著

打扮應以個性喜好、張揚自我為準則。殊不知，另類的你在職場中會遭人側目，既而受排斥或疏

離，不知不覺中你會成為孤家寡人。初入職場，若對工作中該穿什么衣服感到困惑，那就用心觀 察周圍的同事，他們穿制服，你不能穿休閑裝 ；

他們中規(guī)中距，你不能哈韓哈日。欲被同事接 受，就不要太過于個性。記住： 你的形象價值百 萬。法則三

： 把瑣碎的工作當成一種磨礪，提升 抗壓力。

安德烈亞雖說是一名新人，但老板沒有時間

等她長大。從工作的第一天開始，就要求她 “自 來熟” ,適應所有的工作。影片以快速的切換讓 我們看到她跑上跑下整理老板衣物，沖咖啡、接 電話、聯(lián)系客戶，甚至懷抱一大堆文件幫老板溜 狗??除此之外，還有其他員工的派遣，該她干 的不該她干的，一股腦兒向她傾瀉過來，讓她應 接不暇。當她做事效率不佳時，還會遭到老板劈 頭蓋臉的一頓訓斥，她在辦公室里淚流滿面，可 過往的同事只是漠然或同情地掃她一眼，沒有人 停下來拍拍她的肩膀安慰她??這就是米蘭達的 助理能干滿一年的可能性不大的原因。安德烈亞 則在不斷的壓力與考驗中逐漸成長起來。有人戲稱，秘書就是讓上司 “秘密地舒服”。作為上司的 “貼身人”，你要秘密地讓其 “舒 服”，就要注重工作中的每一個細節(jié)。所謂細節(jié)，就是瑣碎的工作，你要有有條不紊、化整為零的 應對能力。職場節(jié)奏越來越快，工作壓力越來越 大，新任秘書若遇上閑散仁慈的老板，可能會覺

得非常愜意，但慢慢地你的意志會被消蝕，你會 變得懶散墮落，一事無成，像在涼水里慢慢被煮 熟的青蛙，死到臨頭都不會跳一跳。反之，你的

第一份工作就充滿了挑戰(zhàn)，你的老板極為挑剔冷

酷、傲慢嚴厲，如同一個惡魔，在老板身邊的你 更是 “

近水樓臺 ”，苦不堪言。那么，請別放棄。

寶劍鋒從磨礪出，老板在變相地催你成長成熟。

磨礪與考驗是一名職場新人走向成熟的催化劑。

正如影片中所說的，只要干滿一年米蘭達的助 理，以后再從事任何工作都難不倒你 ——— 還有比

米蘭達這樣的老板更會摧殘人的嗎 ？ 另外，作為上司的 “ 貼身人 ”，你會給人很 大的想象空間

。你受了委屈，可以痛哭，但不要

在工作場所流露個人情緒，不要讓個人情緒影響 你的工作，不要讓所有人看到你的脆弱，若是這

樣你就違背了職場天條。你可以到衛(wèi)生間默默流 淚，抹抹眼淚回來，努力把每一件事情做得圓滿 漂亮，總比你在大庭廣眾之下用眼淚昭示你的脆 弱，讓大家忍不住懷疑你的職業(yè)素質和抗壓能力 要好！總而言之，你要迅速成長起來，否則就可 能面臨被掃地出門的命運 ———外面有無數(shù)的大學

畢業(yè)生拿著一張寫滿優(yōu)秀實習鑒定的簡歷在覬覦 你的崗位呢！

法則四： 巧用心思，與人為善，善于積累人 脈。

安德烈亞謙和的氣質讓眼光刁鉆的納秋頗為

欣賞，他發(fā)揚樂于助人的精神，不僅敞開衣櫥任 她挑選(《T 型臺》 囤積著無數(shù)拍大片的時裝)，還 調教她如何把時髦行頭成套穿上身，幫她改變了 自身的形象，與工作環(huán)境融為一體。在一次聚會 中，她認識了業(yè)界的一位仰慕她的同仁。她沒有 一口回絕對方的好意，留下了通訊方式。果然，沒多久米蘭達就讓她找沒有出版的 《哈里波特》 的手稿，并放下狠話： 找不到就別回來了。這可 是個難題，手稿可能就連作者手里都沒有。安德 烈亞打遍了所有她所能打的電話，都沒有找到手 稿。正當她陷入絕望之時，是那位不起眼的同仁 幫她完成了這個幾乎不可能的任務。連老板都覺 得是她創(chuàng)造了奇跡！從此對她的看法發(fā)生了顛覆 性的改觀。教育與培訓 42秘書、公關作為一種受人矚目的職業(yè)，因為

工作性質與年輕、貌美、活力掛鉤，大多數(shù)人將 其定位為 “青春飯” 或 “花瓶” 職業(yè)，認為無非 是上傳下達的簡單輕松又體面風光的工作。其 實，每個行業(yè)都深不可測，從業(yè)者要想在業(yè)內如 魚得水，除了做到秘書最基本的要求外，還要掌 握一定的突破點即 “生存寶典 ”，在崗位上不斷

修煉，從而將工作能力提升到一定高度，將 “青 春飯

” 變成 “長春飯”。影片 《穿普拉達的女王》 中女主角的蛻變、秘書角色的出色演繹給了我們 全方位強烈的視覺與心靈沖擊，也為受職業(yè)能力 困惑的學生指點了迷津。

在影片中，新人安德烈亞（安·海瑟薇飾）憑著西北大學的漂亮履歷、完美的口才、不屈不 撓的表現(xiàn)，得到了一份所有女孩夢寐以求的工 作

： 紐約時尚界圣經(jīng) ———知名時尚雜志 《Run-way》（天橋）總編輯米蘭達·普萊斯利（梅麗 爾

·斯特里普飾）的私人助理（秘書）。助理的工 作是瑣碎而痛苦的———她得時時刻刻忍受米蘭達 陰晴不定的古怪脾氣，不但要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地面對分 內職責，還得在三更半夜接聽米蘭達一時興起打 來的咆哮電話

。但成為她的助理，就可以像她一 樣，免費品味時尚，穿上最新潮流的服飾，像孔 雀般高傲地笑納一切羨慕甚至妒忌的目光，這是

所有對時尚有熱情的紐約年輕女孩最大的夢想。更重要的是，有了這段魔鬼般的歷煉，就可以成 為到哪都備受歡迎的職業(yè)達人。安德烈亞痛苦而 快樂地蛻變著，她的蛻變足跡生動地演繹了職場 新人成長必備的精彩生存法則 ： 法則一 ：

成功面試，善于察言觀色、靈活應

變的有效溝通是至上寶典。

安德烈亞的求職面試可謂一波三折，首先是 在第一助理艾米莉約見她時，因為安德烈亞渾身 上下沒有一點時尚元素而被認為不是該職位最佳 人選，差點被拒絕； 接著因老板米蘭達不滿艾米 莉先前挑人的眼光，此次親自面試，安德烈亞得 以在心不在焉的老板面前敘說自己的輝煌史： 什 么在校獲得新聞大賽獎，想當新聞記者等等，看 到老板反應冷淡，安德烈亞在最后關頭道出: “但是我很聰明好學 ?? ” 在老板似乎鄙夷的目 光中她沮喪地離開了； 出乎意料的是正要走出辦 公室大廳的她被艾米莉不解地喚回去了，她成功 了！

要謀求助理職位，有效溝通是第一要訣。作 為求職新人，女主角的面試經(jīng)歷值得我們玩味，她絕地逢生的境遇出乎我們的意料。對她的失與 得可作如下分析

： 失的層面———準備沒有針對

性。首先從她的衣著來看，以一身樸實的休閑裝 出現(xiàn)在時尚達人面前，顯得十分另類與滑稽。無

言的服飾傳遞給對方的是極為豐富的信息 ： 她并

不知道所謀求的時尚雜志主編助理職位的要求是 什么，從而引起對方的不悅與譏諷； 再從她的言 談來看，一開始的自我推介沒有針對性，只大談

自己的輝煌史，這些隔靴搔癢的內容都是老板不 感興趣的，難怪對方心不在焉。這是面試中有效 溝通技巧的缺失，也是面試的大忌。而 “得” 則 是女主角幾乎黯然轉身時的急中生智，“但我很 聰明好學

” 云云。事實證明，使她獲得轉機的正 是這句話，這擊中了老板的要穴。其實聰明的老

板看中的不是畢業(yè)生以前頭上曾經(jīng)有過多么絢麗 的光環(huán)，而在于新人的發(fā)展特質： 善于學習的能 力。新聞專業(yè)出身、成為記者與秘書，二者的職 影片

《 穿普拉達的女王 》 所折射的秘書生存法則 □吳彩云 吳彩棉 教育與培訓

41SECRETARY’S COMPANION 2009 年第 7 期

秘書工作的發(fā)展空間并不大，但是這項工作 之中潛藏著一個優(yōu)勢

： 與人打交道的機會多。企

業(yè)中只有經(jīng)理及以上人員才可以配備秘書，與他 們工作或業(yè)務往來的人大多身居要職。所以，跟

隨在上司身邊，秘書就擁有了和這些人員交流的 絕佳機會

。留意這些人際資源，就是把握了秘書

一職的優(yōu)勢資源，他們或許就成為你明日的合作 伙伴。

美國著名學者卡耐基說 ： “

一個人的成

功，有 15%是由于他的專業(yè)技術，85%則要靠人際 關系和他的為人處世能力。” 另外，新任秘書應該明白，在競爭者林立的 職場中，樂于手把手地教你學走路的 “ 唐僧 ” 越

來越少，因而與人為善、廣積人脈是職場新人的 必備工作。

你不知道在什么時候會用到別人，所

以學會分門別類貯存電話，在適當?shù)臅r候問候一 下對方，讓別人記住你，說不定你會獲得更多的

機會。記住，職場中沒有用不到的人，有心插柳 柳成蔭，良好的人際關系是走向成功的一大要 素。法則五 ：

機會喜歡垂青有準備的人。

因為第一助理艾米麗感冒了，所以安德烈亞 被臨時安排陪同米蘭達參加時尚晚宴。安德烈亞 的主要任務是在短短的幾個小時內馬上記熟幾大 本來賓的身份手冊，在米蘭達忘記對方的時候提 醒她，讓她看起來好像認識所有的人。這是個棘 手的任務，完全記下來可能性也不大。第一助理 用了幾周準備都沒有做到這一點，面對即將來到 面前的客人，她張口結舌。安德烈亞的機會來 了，貼耳告訴米蘭達對方的身份，使得老板免于 尷尬。

交際藝術中招呼技巧的作用在職場意義重 大

。每個人的名字在本人聽來不亞于一支動聽的 曲子，且充滿親切與友善，是交際場上的潤滑 劑，精明的老板深諳此道，渴望運用起來游刃有 余。職場新秘在關鍵時刻的表現(xiàn)是給老板排憂解 難，這讓新人面臨許多細節(jié)的考驗，強學博記必 不可少

。幸運喜歡垂青有準備的人，多用些心，在機會來臨之時才能好好把握。但無論你多么風 光，別忘了風頭是老板的，記得永遠站在老板身 后，學會低調，這會為你的表現(xiàn)加分。法則六

： 堅持自我，學會放棄。

安德烈亞因為繁忙而與眾不同的工作離男友

越來越遠，最終分道揚鑣。在巴黎，她目睹老板 為了利益寧可犧牲合作了 20 年的老伙伴，家庭 大廈也岌岌可危，內心極為不安，這看似春光明 媚的微笑背后是不少人心酸的眼淚。她明白，再 走下去，她會成為下一個米蘭達，甚而至于更加 變本加厲。在影片結尾，她開始懺悔： “我背叛 了我的家人、我的朋友，還有我曾經(jīng)相信的一 切，到底是為了什么？” “為了鞋子、襯衫、外 套、腰帶??” 重新面試歸來路過原公司大樓 時，恰逢米蘭達被前擁后擠極度風光，她在與米 蘭達意味深長對視而笑后優(yōu)雅地轉身離去。這是影片的尾聲，安德烈亞幡然醒悟，終于 明白了自己想要的究竟是什么。

當你有能力去做

米蘭達時，你愿不愿意放棄你的做人原則？ 時尚 界的紙醉金迷一向是極具誘惑力的，然而，名利

場中的浮華又讓多少人喪失了自我 ？

所幸的是安

德烈亞還保持著一份清醒，堅持自我，放棄了這

來之不易的 “榮耀”，也回歸了自我內心的安寧。法則七 ：

要另覓高枝，選擇優(yōu)雅的轉身，不

必莫名消失。

安德烈亞在米蘭達毫不知情的狀況下?lián)P長而 去，并將米蘭達的追尋來電手機扔入噴泉水池 中，這個毅然決然的瀟灑動作似乎更張揚了她的 個性，也似乎充滿了對魔頭般上司報復的快感，讓人心潮起伏，釋然而笑。而后安德烈亞在新一 輪求職面試中，卻得到前任老板米蘭達的極力推 薦，她幸運極了！

秘書在工作中會受到上司為人處事風格的潛

移默化的影響。重要的是自己能夠明辨是非，學 會揚長避短、取長補短、提升能力、積累經(jīng)驗、完善人格。從影片中我們看到，女主角要另覓高 枝，玩失蹤的方式不算上策，倒折射出自己為人 處事的不厚道與缺乏涵養(yǎng)。精明的上司之所以選 擇你在他身邊，可能非常賞識你，注重歷練你、關懷你。細想如果沒有老板的嚴厲，安德烈亞會 有后來燦若奇葩的驚艷嗎？ 所以別忘了感恩。人 生足跡的鏈條是環(huán)環(huán)相扣的，無論哪一節(jié)松落

了，都會影響你的前行。女主角很幸運，因為即 使她用極端的方式向老板說 “不 ”，但老板還是

不計前嫌，在她另一輪求職的關鍵時刻對她不吝 贊詞，可見老板的風度與胸襟。所以，你要確定 你的老板是否屬于米蘭達型，否則別隨意學安德 烈亞瀟灑地扔手機，要在每件事上表現(xiàn)出良好的 處世之道與優(yōu)雅的涵養(yǎng)！后記： 通過影片與職場的親密接觸，學生對 職業(yè)特質培養(yǎng)的困惑一掃而光，深感職場新秘確 實不容易，從為人處事的跌跌撞撞到舉手投足的 游刃有余，無不需要掌握辦公室寶典，牢記辦公 室 “潛規(guī)則”，靠自己的力量去創(chuàng)造光明的前景

第三篇：牢牢掌握秘書工作的基本特征

牢牢掌握秘書工作的基本特征

我們研究和探討秘書工作的基本特征，不是為了就事論事，而是為了尋求秘書工作的規(guī)律，以及做好秘書工作的方法。認識秘書工作基本特征，給我們許多重要而有益的啟示，其中最重要的啟示有以下三點：一、從職業(yè)的定性樹立職業(yè)觀念

秘書工作的基本特征，就是秘書職業(yè)的基本定性。把握秘書工作基本特征，就要求我們樹立秘書職業(yè)觀念。因為思想觀念的轉變，是秘書工作改革與發(fā)展的先決條件。根據(jù)秘書工作的基本特征，秘書工作者應當樹立以下職業(yè)觀念：

（一）服從觀念

所謂服從觀念，就是要求秘書人員堅決服從領導的指揮，接領導意圖辦事。這是由秘書與領導的關系位置決定的。在我國黨政軍機關，秘書與領導者在政治上是平等的，人格上是獨立的，在利益和目標上是一致的。但是，由于事業(yè)的需要，分工的不同，領導與秘書在組織上是一種上下級關系，在工作上是主輔關系。這兩種關系實質上都是服從關系，即領導支配秘書，秘書服從領導。這也是一個紀律問題，下級服從上級，是組織紀律明確規(guī)定的。如果秘書不服從領導，就是違反組織紀律。主輔關系決定了秘書的從屬地位，秘書按照領導意圖和要求工作，以服從領導為自己的本份。因此，秘書人員要充分認識自己的職業(yè)角色，圍繞領導工作目標和要求來調節(jié)自己的行為，絕不能別出心裁，另搞一套，更不能同領導對著干。當然，秘書與領導者在工作過程中像其他社會成員之間一樣，會發(fā)生相互影響，領導是影響的主體，秘書是影響的客體。服從便是主體接受客觀制約和影響的一種形式。如果秘書認為自己貼近領導，地位特殊，就可具有領導的某些職權，對領導的指示不愿服從，其行為與角色規(guī)范之間形成差距，兩者之間就不會出現(xiàn)相融洽的角色關系，這樣秘書對領導工作不僅不能起到應有的輔助作用，甚至會干擾領導工作，導致角色失敗。

（二）參謀觀念

發(fā)揮參謀作用，是領導決策科學化、民主化的客觀要求，也是秘書工作提高輔助水平，適應時代發(fā)展的客觀要求。秘書部門具有貼近領導、綜合服務、信息樞紐的三大優(yōu)勢，發(fā)揮參謀作用有得天獨厚的條件，尤其在高科技飛速發(fā)展的新世紀，領導者要在紛繁復雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準確地做出各種判斷，更需要發(fā)揮秘書人員的參謀作用。因此，秘書人員必須強化參謀意識，提高謀略水平，掌握參謀藝術，真正實行從側重辦文辦事向既辦文辦事又出謀獻策轉變，充分發(fā)揮參謀作用。

（三）全局觀念

眾所周知，任何一級領導者都必須站在本系統(tǒng)的制高點上，只有這樣，才能通觀全局，全面運籌，指揮若定。秘書工作是輔助領導去開展工作的，秘書人員只有立足領導工作全局，站在領導者的角度觀察、分析和處理問題，才能與領導者取得共識，適應領導者的輔助要求。因此，秘書人員必須解放思想，胸懷全局，做到不在其位，當謀其政。同時，要不斷拓寬自己的知識面，建造通才型的知識結構；大力培養(yǎng)宏觀思維能力，以適應領導工作的輔助要求。

（四）信息觀念

當今社會已經(jīng)進入信息時代，誰重視信息，誰就能贏得主動。秘書作為領導的“耳目”，為領導者及時、準確、全面地提供信息是其重要的職責。因此，秘書人員必須樹立信息觀念。第一，要始終把重點放在捕捉反映重大的、具有全局性或牽一發(fā)而動全身的信息上。越是重要的、敏感的和難度大的信息，越要予以關注，越要花全力發(fā)掘。第二，必須注意了解和反映領導決策貫徹落實中出現(xiàn)的新情況、新問題以及解決問題的新思路，以便及時反饋領導修正決策。第三，必須重視提高信息的質量，在時效性、真實性和適用性上下功夫。總之，秘書人員一定要有敏銳的信息意識，廣泛收集信息，精心加工信息，準確提供信息，快速傳遞信息，充分利用信息，以適應領導決策和社會發(fā)展的客觀要求。

（五）創(chuàng)新觀念

首先，創(chuàng)新能力是知識經(jīng)濟時代對秘書素質的特殊要求，為了迎接科學技術突飛猛進和知識經(jīng)濟迅速興起的挑戰(zhàn)，必須堅持創(chuàng)新。創(chuàng)新是做好新時期秘書工作的要求，也是促使秘書人員不斷提高素質，做好“三服務”的不竭動力。秘書人員作為以知識和信息輔佐領導工作、服務人民群眾的“工薪階層”，必須具備創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，以適應知識經(jīng)濟時代的要求。其次創(chuàng)新能力是領導決策科學化對秘書素質的必然要求。如果說20世紀領導層的決策還存在很大的經(jīng)驗成份，到21世紀，必將由經(jīng)驗決策轉變?yōu)榭茖W化決策，這是科技和管理發(fā)展的必然趨勢。秘書隊伍作為輔助領導決策的一支特殊力量，其地位和作用越來越重要，領導者對秘書的參謀作用越來越重視。而參謀的核心是創(chuàng)新意識。沒有新思想、新辦法，是不可能當好領導工作參謀的。再次，創(chuàng)新能力是秘書工作自身改革和發(fā)展的迫切要求。長期以來，我國秘書工作由于種種原因，秘書人員非常缺乏創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力。唯謹保守的傳統(tǒng)觀念，嚴重束縛了秘書人員的創(chuàng)新能力；“秘書工作被動論”的理論誤導，挫傷了秘書人員的創(chuàng)新能力；陳舊的思維方式，壓抑了秘書人員的創(chuàng)新能力。這種精神狀況很不適應時代潮流和秘書工作的新形勢，迫切需要秘書人員解放思想，開拓進取，樹立創(chuàng)新觀念，提高創(chuàng)新能力。

（六）效率觀念

所謂效率觀念，就是秘書人員提高單位時間內工作量的自覺意識。秘書工作是適應提高領導工作效率的需要而產(chǎn)生的，也是在提高領導工作效率的目標下發(fā)展的。離開提高領導工作效率，秘書工作就失去了存在的基礎和意義。在改革開放，發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟的條件下，社會發(fā)展的節(jié)奏明顯加快，知識更新的速度日趨加快，信息傳遞的速度更加快捷，情況瞬息萬變，這都要求秘書人員要重視工作效率問題。秘書工作效率的高低，直接影響到領導工作效率，所以秘書無論是處理公文、辦理事務、傳遞信息，還是參謀咨詢、調查研究、督促檢查，都必須在優(yōu)質高效上下功夫，只有這樣，才能適應飛速發(fā)展的時代要求。

第四篇：秘書工作的核心作用和基本特征以及職業(yè)觀念

秘書工作的基本特征，就是秘書職業(yè)的基本定性。把握秘書工作基本特征，就要求我們樹立秘書職業(yè)觀念。因為思想觀念的轉變，是秘書工作改革與發(fā)展的先決條件。根據(jù)秘書工作的基本特征，秘書工作者應當樹立以下職業(yè)觀念：

（一）參謀觀念

發(fā)揮參謀作用，是領導決策科學化、民主化的客觀要求，也是秘書工作提高輔助水平，適應時代發(fā)展的客觀要求。秘書部門具有貼近領導、綜合服務、信息樞紐的三大優(yōu)勢，發(fā)揮參謀作用有得天獨厚的條件，尤其在高科技飛速發(fā)展的新世紀，領導者要在紛繁復雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準確地做出各種判斷，更需要發(fā)揮秘書人員的參謀作用。因此，秘書人員必須強化參謀意識，提高謀略水平，掌握參謀藝術，真正實行從側重辦文辦事向既辦文辦事又出謀獻策轉變，充分發(fā)揮參謀作用。

（二）服從觀念

所謂服從觀念，就是要求秘書人員堅決服從領導的指揮，接領導意圖辦事。這是由秘書與領導的關系位置決定的。在我國黨政軍機關，秘書與領導者在政治上是平等的，人格上是獨立的，在利益和目標上是一致的。但是，由于事業(yè)的需要，分工的不同，領導與秘書在組織上是一種上下級關系，在工作上是主輔關系。這兩種關系實質上都是服從關系，即領導支配秘書，秘書服從領導。這也是一個紀律問題，下級服從上級，是組織紀律明確規(guī)定的。如果秘書不服從領導，就是違反組織紀律。主輔關系決定了秘書的從屬地位，秘書按照領導意圖和要求工作，以服從領導為自己的本份。因此，秘書人員要充分認識自己的職業(yè)角色，圍繞領導工作目標和要求來調節(jié)自己的行為，絕不能別出心裁，另搞一套，更不能同領導對著干。當然，秘書與領導者在工作過程中像其他社會成員之間一樣，會發(fā)生相互影響，領導是影響的主體，秘書是影響的客體。服從便是主體接受客觀制約和影響的一種形式。如果秘書認為自己貼近領導，地位特殊，就可具有領導的某些職權，對領導的指示不愿服從，其行為與角色規(guī)范之間形成差距，兩者之間就不會出現(xiàn)相融洽的角色關系，這樣秘書對領導工作不僅不能起到應有的輔助作用，甚至會干擾領導工作，導致角色失敗。

（三）全局觀念

眾所周知，任何一級領導者都必須站在本系統(tǒng)的制高點上，只有這樣，才能通觀全局，全面運籌，指揮若定。秘書工作是輔助領導去開展工作的，秘書人員只有立足領導工作全局，站在領導者的角度觀察、分析和處理問題，才能與領導者取得共識，適應領導者的輔助要求。因此，秘書人員必須解放思想，胸懷全局，做到不在其位，當謀其政。同時，要不斷拓寬自己的知識面，建造通才型的知識結構；大力培養(yǎng)宏觀思維能力，以適應領導工作的輔助要求。

（四）信息觀念

當今社會已經(jīng)進入信息時代，誰重視信息，誰就能贏得主動。秘書作為領導的“耳目”，為領導者及時、準確、全面地提供信息是其重要的職責。因此，秘書人員必須樹立信息觀念。第一，要始終把重點放在捕捉反映重大的、具有全局性或牽一發(fā)而動全身的信息上。越是重要的、敏感的和難度大的信息，越要予以關注，越要花全力發(fā)掘。第二，必須注意了解和反映領導決策貫徹落實中出現(xiàn)的新情況、新問題以及解決問題的新思路，以便及時反饋領導修正決策。第三，必須重視提高信息的質量，在時效性、真實性和適用性上下功夫。總之，秘書人員一定要有敏銳的信息意識，廣泛收集信息，精心加工信息，準確提供信息，快速傳遞信息，充分利用信息，以適應領導決策和社會發(fā)展的客觀要求。

第五篇：文秘-牢牢掌握秘書工作的基本特征

做好文秘工作不容易，有很多技巧，本站www.tmdps.cn精心收集的文秘文檔希望能給你有一定的幫助！

我們研究和探討秘書工作的基本特征，不是為了就事論事，而是為了尋求秘書工作的規(guī)律，以及做好秘書工作的方法。認識秘書工作基本特征，給我們許多重要而有益的啟示，其中最重要的啟示有以下三點：

一、從職業(yè)的定性樹立職業(yè)觀念

秘書工作的基本特征，就是秘書職業(yè)的基本定性。把握秘書工作基本特征，就要求我們樹立秘書職業(yè)觀念。因為思想觀念的轉變，是秘書工作改革與發(fā)展的先決條件。根據(jù)秘書工作的基本特征，秘書工作者應當樹立以下職業(yè)觀念：

（一）服從觀念

所謂服從觀念，就是要求秘書人員堅決服從領導的指揮，接領導意圖辦事。這是由秘書與領導的關系位置決定的。在我國黨政軍機關，秘書與領導者在政治上是平等的，人格上是獨立的，在利益和目標上是一致的。但是，由于事業(yè)的需要，分工的不同，領導與秘書在組織上是一種上下級關系，在工作上是主輔關系。這兩種關系實質上都是服從關系，即領導支配秘書，秘書服從領導。這也是一個紀律問題，下級服從上級，是組織紀律明確規(guī)定的。如果秘書不服從領導，就是違反組織紀律。主輔關系決定了秘書的從屬地位，秘書按照領導意圖和要求工作，以服從領導為自己的本份。因此，秘書人員要充分認識自己的職業(yè)角色，圍繞領導工作目標和要求來調節(jié)自己的行為，絕不能別出心裁，另搞一套，更不能同領導對著干。當然，秘書與領導者在工作過程中像其他社會成員之間一樣，會發(fā)生相互影響，領導是影響的主體，秘書是影響的客體。服從便是主體接受客觀制約和影響的一種形式。如果秘書認為自己貼近領導，地位特殊，就可具有領導的某些職權，對領導的指示不愿服從，其行為與角色規(guī)范之間形成差距，兩者之間就不會出現(xiàn)相融洽的角色關系，這樣秘書對領導工作不僅不能起到應有的輔助作用，甚至會干擾領導工作，導致角色失敗。

（二）參謀觀念

發(fā)揮參謀作用，是領導決策科學化、民主化的客觀要求，也是秘書工作提高輔助水平，適應時代發(fā)展的客觀要求。秘書部門具有貼近領導、綜合服務、信息樞紐的三大優(yōu)勢，發(fā)揮參謀作用有得天獨厚的條件，尤其在高科技飛速發(fā)展的新世紀，領導者要在紛繁復雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準確地做出各種判斷，更需要發(fā)揮秘書人員的參謀作用。因此，秘書人員必須強化參謀意識，提高謀略水平，掌握參謀藝術，真正實行從側重辦文辦事向既辦文辦事又出謀獻策轉變，充分發(fā)揮參謀作用。

（三）全局觀念

眾所周知，任何一級領導者都必須站在本系統(tǒng)的制高點上，只有這樣，才能通觀全局，全面運籌，指揮若定。秘書工作是輔助領導去開展工作的，秘書人員只有立足領導工作全局，站在領導者的角度觀察、分析和處理問題，才能與領導者取得共識，適應領導者的輔助要求。因此，秘書人員必須解放思想，胸懷全局，做到不在其位，當謀其政。同時，要不斷拓寬自己的知識面，建造通才型的知識結構；大力培養(yǎng)宏觀思維能力，以適應領導工作的輔助要求。

（四）信息觀念

當今社會已經(jīng)進入信息時代，誰重視信息，誰就能贏得主動。秘書作為領導的“耳目”，為領導者及時、準確、全面地提供信息是其重要的職責。因此，秘書人員必須樹立信息觀念。第一，要始終把重點放在捕捉反映重大的、具有全局性或牽一發(fā)而動全身的信息上。越是重要的、敏感的和難度大的信息，越要予以關注，越要花全力發(fā)掘。第二，必須注意了解和反映領導決策貫徹落實中出現(xiàn)的新情況、新問題以及解決問題的新思路，以便及時反饋領導修正決策。第三，必須重視提高信息的質量，在時效性、真實性和適用性上下功夫。總之，秘書人員一定要有敏銳的信息意識，廣泛收集信息，精心加工信息，準確提供信息，快速傳遞信息，充分利用信息，以適應領導決策和社會發(fā)展的客觀要求。

（五）創(chuàng)新觀念

首先，創(chuàng)新能力是知識經(jīng)濟時代對秘書素質的特殊要求，為了迎接科學技術突飛猛進和知識經(jīng)濟迅速興起的挑戰(zhàn)，必須堅持創(chuàng)新。創(chuàng)新是做好新時期秘書工作的要求，也是促使秘書人員不斷提高素質，做好“三服務”的不竭動力。秘書人員作為以知識和信息輔佐領導工作、服務人民群眾的“工薪階層”，必須具備創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，以適應知識經(jīng)濟時代的要求。其次創(chuàng)新能力是領導決策科學化對秘書素質的必然要求。如果說20世紀領導層的決策還存在很大的經(jīng)驗成份，到21世紀，必將由經(jīng)驗決策轉變?yōu)榭茖W化決策，這是科技和管理發(fā)展的必然趨勢。秘書隊伍作為輔助領導決策的一支特殊力量，其地位和作用越來越重要，領導者對秘書的參謀作用越來越重視。而參謀的核心是創(chuàng)新意識。沒有新思想、新辦法，是不可能當好領導工作參謀的。再次，創(chuàng)新能力是秘書工作自身改革和發(fā)展的迫切要求。長期以來，我國秘書工作由于種種原因，秘書人員非常缺乏創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力。唯謹保守的傳統(tǒng)觀念，嚴重束縛了秘書人員的創(chuàng)新能力；“秘書工作被動論”的理論誤導，挫傷了秘書人員的創(chuàng)新能力；陳舊的思維方式，壓抑了秘書人員的創(chuàng)新能力。這種精神狀況很不適應時代潮流和秘書工作的新形勢，迫切需要秘書人員解放思想，開拓進取，樹立創(chuàng)新觀念，提高創(chuàng)新能力。

（六）效率觀念

所謂效率觀念，就是秘書人員提高單位時間內工作量的自覺意識。秘書工作是適應提高領導工作效率的需要而產(chǎn)生的，也是在提高領導工作效率的目標下發(fā)展的。離開提高領導工作效率，秘書工作就失去了存在的基礎和意義。在改革開放，發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟的條件下，社會發(fā)展的節(jié)奏明顯加快，知識更新的速度日趨加快，信息傳遞的速度更加快捷，情況瞬息萬變，這都要求秘書人員要重視工作效率問題。秘書工作效率的高低，直接影響到領導工作效率，所以秘書無論是處理公文、辦理事務、傳遞信息，還是參謀咨詢、調查研究、督促檢查，都必須在優(yōu)質高效上下功夫，只有這樣，才能適應飛速發(fā)展的時代要求。