第一篇：成功會(huì)議管理

成功會(huì)議管理

引

言..............................................................................................................................................2 第 1 章

有效應(yīng)用會(huì)議...................................................................................................................2 1.1 你須要開(kāi)會(huì)嗎？.................................................................................................................2 1.2 明白會(huì)議的目標(biāo).................................................................................................................3 1.3 非正式會(huì)議.........................................................................................................................4 1.4 正式會(huì)議.............................................................................................................................5 1.5 改革中的交換方法.............................................................................................................7 1.6 會(huì)議類型.............................................................................................................................8 1.7 不要離題.............................................................................................................................9 第 2 章

預(yù)備會(huì)議.........................................................................................................................10 2.1 邀請(qǐng)與會(huì)者.......................................................................................................................10 2.2 預(yù)備議程...........................................................................................................................11 2.3 肯定地點(diǎn)...........................................................................................................................12 2.4 安排座位...........................................................................................................................15 2.5 預(yù)備會(huì)議用品...................................................................................................................17 第 3 章

出席會(huì)議.........................................................................................................................18 3.1 積極介入...........................................................................................................................19 3.2 外表與講話.......................................................................................................................20 3.3 傾聽(tīng)談話...........................................................................................................................21 3.4 處理問(wèn)題...........................................................................................................................22 3.5 做備忘錄...........................................................................................................................23 評(píng)估與會(huì)技能.................................................................................................................................24 第 4 章

主持會(huì)議.........................................................................................................................25 4.1 懂得聘責(zé)...........................................................................................................................25 4.2 研究出席者.......................................................................................................................26 4.3 控制會(huì)議節(jié)拍...................................................................................................................27 4.4 控制會(huì)議...........................................................................................................................28 4.5 保持秩序...........................................................................................................................31 4.6 停止會(huì)議...........................................................................................................................33 4.7 應(yīng)用正規(guī)法度榜樣...........................................................................................................34 4.8 解決正式會(huì)議上的問(wèn)題...................................................................................................36 主持才能自測(cè).................................................................................................................................38

會(huì)議治理

若想成功地治理會(huì)議，你要進(jìn)修這些技能：從構(gòu)劃和預(yù)備議程，到建立正式法度榜樣，以及處理易爆局面。《會(huì)議治理》不僅教你周全主持會(huì)議以及充分介入會(huì)議，并且為你供給實(shí)用辦法使會(huì)議達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。活潑有力的提示贊助你處理實(shí)際工作中產(chǎn)生的情況，并控制一流的會(huì)議治理技能，從而使你大年夜大年夜進(jìn)步治理會(huì)議的效力及果斷性。

蒂姆·欣德?tīng)枺═im Hindle）是倫敦貿(mào)易說(shuō)話咨詢機(jī)構(gòu)“Working Words”的創(chuàng)建人。作為編輯參謀和作者，他完成了很多著作，個(gè)中包含《袖珍經(jīng)理手冊(cè)》、《袖珍 MBA》和《袖珍金融手冊(cè)》、1979 年以來(lái)一向是《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》雜志的撰稿人，1994-1996 年任《歐洲商務(wù)》雜志的編輯。

引

言

會(huì)議商務(wù)的一個(gè)重要部分，全球天天要舉辦數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，《會(huì)議治理》會(huì)贊助你——不論是作為出席會(huì)議的與會(huì)者，或者是會(huì)議的主席——進(jìn)步這些會(huì)議的后果和效力。不論是正式會(huì)議照樣非正式會(huì)議，本書將供給給你相干的各類實(shí)用建議，例如若何作好根本的預(yù)備，若何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才牛艉伪３诸A(yù)定籌劃，若何停止仁義等。散見(jiàn)于全書的 101 個(gè)簡(jiǎn)明的提示將進(jìn)一步為你達(dá)到目標(biāo)供給重要信息。自我評(píng)估演習(xí)使你能體系地評(píng)估你的進(jìn)步及明白今后的盡力偏向。假如你能賡續(xù)地應(yīng)用本書所供給的寶貴建議，你就可以異常自負(fù)并且成功地治理會(huì)議。

第 第 1 1 章

有效應(yīng)用會(huì)議

開(kāi)會(huì)要花費(fèi)寶貴的時(shí)光和金錢，是以只有在須要時(shí)才召開(kāi)會(huì)議，并確保會(huì)議簡(jiǎn)短而富有扶植性。

1.1 你須要開(kāi)會(huì)嗎？ 大年夜多半經(jīng)理人員對(duì)花費(fèi)在開(kāi)會(huì)上的時(shí)光之多認(rèn)為有壓力。可是畢竟有若干會(huì)議能真正解決問(wèn)題？假如你推敲過(guò)會(huì)議真正的價(jià)值，你安排和出席的會(huì)議就會(huì)少得多。

1.1.1 定義會(huì)議 貿(mào)易會(huì)議由若干人參加，他們聚到一路是為懂得決問(wèn)題或做出決定。幾個(gè)同事在走廊里有時(shí)相遇，也可以說(shuō)是一個(gè)會(huì)議。然而，大年夜多半工作會(huì)議比較正式，有預(yù)先肯定的時(shí)光和地點(diǎn)。這些會(huì)議可所以與高等經(jīng)理、同事或客戶一對(duì)一的會(huì)議，但平日有兩人以上參加。典范的會(huì)議有一個(gè)明白的目標(biāo)，并概括于方程（一張議事清單）上，議程預(yù)先在與會(huì)者中傳閱。

1.1.2 推敲成本 成功的會(huì)議經(jīng)由過(guò)程將合適的人集合在一路，使其合營(yíng)為某個(gè)目標(biāo)供獻(xiàn)他們的才智，是以可以或許節(jié)約大年夜量的時(shí)光和金錢。然而，有很多會(huì)議沒(méi)有須要召開(kāi)，例如小組會(huì)議。開(kāi)端時(shí)小組會(huì)議曾有一個(gè)明白的目標(biāo)，然而后來(lái)成為一個(gè)慣例，或者被算作從各自的工作中擺脫出來(lái)歇息一下的機(jī)會(huì)。殊不知這是一種價(jià)值昂貴的奢侈。任何會(huì)議最大年夜的成本平日

是與會(huì)者的時(shí)光——從瀏覽議程，預(yù)備材料，到出席會(huì)議。假如與會(huì)者還需長(zhǎng)途施行，這個(gè)時(shí)光也必須計(jì)算在內(nèi)。最后還有“機(jī)會(huì)成本”，即這些與會(huì)者若不出席會(huì)議，他們能做些什么，為他們的公司創(chuàng)造若干價(jià)值？召聚會(huì)會(huì)議議之前，必須推敲所有這些成本。

1.1.3 把成本加起來(lái) 要計(jì)算出一個(gè)會(huì)議的總成本，起首計(jì)算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開(kāi)支，然后將其和除以一年中的工作小數(shù)（每周工作時(shí)數(shù)乘以每年工作周數(shù)）。別的還需計(jì)算召開(kāi)會(huì)議每小時(shí)所需的雜項(xiàng)支出，如房租。兩項(xiàng)之和是會(huì)議每小時(shí)的成本。會(huì)議殺青的最終成果是否真正值這么多錢？可能值得的，但你經(jīng)常要推敲的是若何用盡量少的成本，而事半功倍地達(dá)到同樣的后果。

1.1.4 正在舉辦會(huì)議 一個(gè)部分的成員和董事總經(jīng)理聚在一路開(kāi)會(huì)，以解決一個(gè)問(wèn)題。他們的年薪合計(jì) 180000英鎊，年治理費(fèi)合計(jì) 100000 英鎊，別的還有各類雜項(xiàng)費(fèi)用。按此計(jì)算，這個(gè)會(huì)議每小時(shí)的費(fèi)用是 178 英鎊。

發(fā)賣經(jīng)理接洽各類情況供給彌補(bǔ)信息 發(fā)賣代表提出申報(bào) 董事總經(jīng)理主持會(huì)議 發(fā)賣總監(jiān)向發(fā)賣團(tuán)隊(duì)提出問(wèn)題 秘書作記錄 1.2 明白會(huì)議的目標(biāo) 可認(rèn)為很多不合的原因召開(kāi)會(huì)議，主席和與會(huì)者必須預(yù)先清楚明了確切目標(biāo)，如許才能使會(huì)議取獲成功。

示 小提示 1 ：從一開(kāi)端就要明白會(huì)議目標(biāo) 示 小提示 2 ：假如不開(kāi)會(huì)也能解決問(wèn)題，就撤消會(huì)議。

1.2.1 推敲目標(biāo) 大年夜多半會(huì)議的目標(biāo)屬于下列幾種之一。要預(yù)先決定所要召開(kāi)會(huì)議的目標(biāo)屬于個(gè)中的哪一種，并確保全部與會(huì)者清楚明了。

● 泄漏住處信息或供給看法； ● 宣布指導(dǎo)； ● 提出申述和仲裁； ● 做出決定或貫徹決定 ● 激發(fā)創(chuàng)意； ● 提了建議，進(jìn)行評(píng)論辯論，并做出最終決定；1.2.2 推敲細(xì)節(jié)

假如你已決定一個(gè)會(huì)議的主題，就可開(kāi)端推敲其他細(xì)節(jié)。想一下這個(gè)會(huì)議要開(kāi)多長(zhǎng)，哪幾個(gè)問(wèn)題須要講座以及必須分派給每個(gè)問(wèn)題的時(shí)光是若干。留意留點(diǎn)時(shí)光用于委派義務(wù)，也留點(diǎn)時(shí)光賜與會(huì)間歇息及會(huì)議總結(jié)。必定要安排好會(huì)議，以確保恰好相反當(dāng)?shù)摹⒂许氁缘呐c會(huì)者可以或許出席。假如他們不克不及來(lái)，那就從新安排一個(gè)更合適的時(shí)光。對(duì)于例行會(huì)議，應(yīng)每隔一段時(shí)光檢查一下這些會(huì)議是否仍相符一個(gè)實(shí)用目標(biāo)而不是浪費(fèi)時(shí)光。

1.2.3 自我提問(wèn)

Q 每小我都明白開(kāi)會(huì)的目標(biāo)嗎？ Q 是否須要每小我都出席全部會(huì)議？ Q 是否有比開(kāi)會(huì)更好的辦法不提出問(wèn)題？ Q 是否有其他人，他平日不出席你的會(huì)議，但可能會(huì)在這一次會(huì)議上提出有益的看法？ Q 應(yīng)用各類視覺(jué)幫助手段是否有利于會(huì)議？ 4 1.2.4 評(píng)估小我的目標(biāo)

無(wú)論你主持會(huì)議或者只是出席會(huì)議，應(yīng)事先推敲會(huì)議規(guī)定的目標(biāo)以及你的小我目標(biāo)，例如，你可能對(duì)議程式上的某些項(xiàng)目特別感興趣，你要起清楚你愿意接收什么樣的成果，然后可以開(kāi)端做響應(yīng)的預(yù)備。另一個(gè)須要推敲的問(wèn)題是你可否削減花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)光。假如你不須要參加全部會(huì)議并已決定只出席個(gè)中的一部分，則應(yīng)預(yù)先通知會(huì)議主席。1.2.5 保密事宜

假如會(huì)上要講座保密事宜，應(yīng)讓全部與會(huì)者在會(huì)議的開(kāi)端階段就知道，因?yàn)檫@會(huì)影響與會(huì)者的立場(chǎng)。所有保密事項(xiàng)須要恰本地處理并且在會(huì)外出應(yīng)獲得足夠的看重。假如議和內(nèi)兼有機(jī)密和非機(jī)密的事項(xiàng)，則應(yīng)預(yù)先確保全部與會(huì)者明白每個(gè)項(xiàng)目響應(yīng)的情況。

示 小提示 3：

：細(xì)心推敲什么能促進(jìn)會(huì)議成功舉辦，什么會(huì)使會(huì)議掉敗。1.2.6 強(qiáng)調(diào)目標(biāo)

假如你主持會(huì)議，在會(huì)議開(kāi)端時(shí)做飯就要概述這個(gè)會(huì)議的目標(biāo)和目標(biāo)，如許就能使全部與會(huì)者在全部會(huì)議時(shí)代都能切記不忘。提示與會(huì)者何時(shí)必須做出何種決定以及需傳遞何種信息，并且——假如他們偏離這點(diǎn)——提示他們留意分派給每個(gè)問(wèn)題的評(píng)論辯論時(shí)光。假如你僅是會(huì)議的介入者，你要確保你已為詳盡評(píng)論辯論淤泥特別有關(guān)的事項(xiàng)作好了充分的預(yù)備。

示 小提示 4：

：推敲一下，假如一個(gè)例行會(huì)議沒(méi)有如期舉辦，會(huì)有什么后果。1.2.7 你的重要門路

目標(biāo)未明白，你就無(wú)法肯定須要舉辦哪種會(huì)議。起首肯定會(huì)議的目標(biāo)及需花時(shí)光，然后邀請(qǐng)與會(huì)者。

肯定會(huì)議目標(biāo)

決定會(huì)議須要若干時(shí)光

包管有關(guān)人員出席 1.3 非正式會(huì)議 非正會(huì)議可以有多種不合的情勢(shì)，并且可以采取評(píng)論辯論會(huì)的情勢(shì)。非正式會(huì)會(huì)議無(wú)論是有時(shí)進(jìn)行的，或者是按平日的方法如口頭方法召集起來(lái)的，都供給了一些機(jī)會(huì)來(lái)簡(jiǎn)單地解決問(wèn)題。

示 小提示 5：

：記住，高層經(jīng)理的在場(chǎng)可能會(huì)妨礙評(píng)論辯論。

示 小提示 6：

：要遠(yuǎn)離你的辦公室召開(kāi)會(huì)議，如許你就可以隨便馬虎地分開(kāi)會(huì)議。1.3.1 安排情況

盡管性質(zhì)比較隨便，非正式會(huì)議的成功仍然得益于精心遴選的情況，假如與會(huì)者感到不 服，或者要他們?cè)陂_(kāi)放式的辦公室里評(píng)論辯論一項(xiàng)保密事宜，那么就很難進(jìn)行富有成效評(píng)論辯論。選擇合適的情況，可以贊助你獲得所尋求的成果。1.3.2 解決問(wèn)題

應(yīng)用一個(gè)臨時(shí)的會(huì)見(jiàn)，例如與同事在走廊里交談，急速解決一個(gè)問(wèn)題。1.3.3 臨時(shí)會(huì)議

只有簡(jiǎn)短的通知并且是趁便或急速召集的會(huì)議，稱為“臨時(shí)會(huì)議”。這些臨時(shí)會(huì)議對(duì)于坦誠(chéng)地評(píng)論辯論問(wèn)題以及不受大年夜量其他人員的影響而敏捷地做出決定是很幻想的。不多于三至四人參加的臨時(shí)會(huì)議在解決一些小問(wèn)題時(shí)具有最佳后果。別的，可以應(yīng)用臨界時(shí)會(huì)議宣布緊急公告。在同事之間，臨時(shí)會(huì)議偏向于以非正式的說(shuō)話風(fēng)格和輕松的身材說(shuō)話為特點(diǎn)。建立一種非正式的氛圍，有助于你在會(huì)議中懂得其他人的反響。留意面部神情：因?yàn)榕c會(huì)者可能走神，他們的面部神情會(huì)真實(shí)地告訴做你這一點(diǎn)。1.3.4 小型非正式會(huì)議

策劃小型非正式會(huì)議是為了經(jīng)由過(guò)程評(píng)論辯論不解決問(wèn)題，供給反饋，是以與臨時(shí)會(huì)議不合，它應(yīng)當(dāng)有預(yù)備的時(shí)光。即使舉辦一個(gè)只有二三小我參加的小型非正式會(huì)議，也要記住會(huì)議的目標(biāo)和時(shí)光限制。恰本地控制會(huì)議，你就能讓重要的工作進(jìn)行下去，并且能使與會(huì)者之間進(jìn)行坦誠(chéng)的評(píng)論辯論。經(jīng)由過(guò)程保持眼光接觸這種身材說(shuō)話中具有表達(dá)性的方法，來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者。1.3.5 評(píng)論辯論爭(zhēng)議

假如你在引導(dǎo)一次評(píng)論辯論，你必定要多多應(yīng)用大年夜量鼓勵(lì)性的眼光接觸，來(lái)贊助你保持對(duì)會(huì)議的控制。1.3.6 交換思惟

小型的腦筋風(fēng)暴會(huì)議是一個(gè)分享創(chuàng)意的優(yōu)勝論壇。假如你正在主持一個(gè)腦筋風(fēng)暴會(huì)議，安排專人記下與會(huì)者提出的設(shè)法主意，這種書面記錄經(jīng)常可以或許啟發(fā)出其他建議。1.3.7 腦筋風(fēng)暴會(huì)議

應(yīng)用非正式的腦筋風(fēng)暴會(huì)議來(lái)產(chǎn)生新的設(shè)法主意，或者得出靈活的創(chuàng)意，用于解決問(wèn)題。為了獲得最好的后果，事先解釋會(huì)議的目標(biāo)和時(shí)光限制，以便與會(huì)者能有所預(yù)備。由一小群各具特長(zhǎng)的人介入的腦筋風(fēng)暴會(huì)議最為有效，所以必須請(qǐng)求每小我輪流談話。會(huì)議時(shí)代避免評(píng)論或批駁任何設(shè)法主意，因?yàn)檫@會(huì)妨礙提出建議；會(huì)后再斷定這些設(shè)法主意的可行性。

1.4 正式會(huì)議 不合類型的正式會(huì)議都有不合的法度榜樣規(guī)矩。一些會(huì)議，如年度全休會(huì)議，必須依法召開(kāi)；其他的會(huì)議則是自定的，是為了做出一個(gè)特別的決定或評(píng)論辯論一個(gè)問(wèn)題而召開(kāi)。

示 小提示 7：

：讓本身熟悉各類正式會(huì)議的法度榜樣。1.4.1 正式會(huì)議

會(huì)議類型 特點(diǎn) 會(huì)議類型 特點(diǎn) 董事會(huì)會(huì)議由公司的董事們參加——董事會(huì)平日由董事構(gòu)成。有些·董事會(huì)平日按期召開(kāi)會(huì)議，也許一個(gè)月一次，來(lái)評(píng)論辯論公司事務(wù)。會(huì)議平日在董事會(huì)的會(huì)議室大年夜會(huì) 在大年夜會(huì)上，平日就一個(gè)主題作幾個(gè)申報(bào)。有些大年·這類會(huì)議實(shí)用于大年夜量人員在短時(shí)代內(nèi)交換信息

國(guó)度的司法規(guī)定董事會(huì)必須合營(yíng)行使權(quán)力。

舉辦——這是一個(gè)設(shè)有一張大年夜桌子的正式場(chǎng)合。

·董事會(huì)會(huì)議由董事會(huì)主席主持，他是根據(jù)公司章程被選舉出來(lái)的 夜會(huì)對(duì)“大眾,”開(kāi)放，另一些只限某些人參加，如公司雇員。

·固然有時(shí)談話人會(huì)留有“答復(fù)提問(wèn)”這一段時(shí)光，借鑒于大年夜會(huì)的范圍，計(jì)論和聽(tīng)眾介入是很有限的。

常務(wù)委員會(huì)會(huì)議 常務(wù)委員會(huì)是公司董事會(huì)部屬的一個(gè)小組，它可能是對(duì)經(jīng)常性的工作負(fù)責(zé)，如一位總經(jīng)理的薪金和事跡的年度評(píng)審。

●常務(wù)委員會(huì)按期召開(kāi)會(huì)議來(lái)實(shí)施授權(quán)給它的義務(wù)。

●公司董事會(huì)可以授權(quán)常務(wù)委員會(huì)代為采取行動(dòng)。

●常務(wù)委員會(huì)要先向公司董事會(huì)申報(bào)，然后采取須要的行動(dòng)。

外部會(huì)議 一個(gè)外部會(huì)議包含某個(gè)組織內(nèi)的一群人和組織外的另一群人，例如來(lái)訪的行 業(yè) 工 會(huì) 談 判 代表。

●在外部會(huì)議上，保守機(jī)密是一個(gè)重要問(wèn)題。與會(huì)者應(yīng)細(xì)心思慮哪些信息必須保密；為了達(dá)到目標(biāo)哪些信息可以在會(huì)上披露。

●外部會(huì)議可以在中立地點(diǎn)進(jìn)行。

專門委員會(huì)會(huì)議 公司董事會(huì)可以建立一個(gè)專門委員會(huì)，研究一個(gè)須要特別留意的問(wèn)題。與全部董事會(huì)比擬，這個(gè)小組會(huì)加倍頻繁地召開(kāi)會(huì)議。

●須要時(shí)，專門委員會(huì)可以開(kāi)會(huì)評(píng)論辯論專業(yè)性特別強(qiáng)的特別問(wèn)題，或具體分析復(fù)雜問(wèn)題。

●很多公司董事會(huì)發(fā)明難以在一個(gè)月內(nèi)召開(kāi)一次以上的會(huì)議，而專門委員會(huì)可以按期召開(kāi)會(huì)議，并且只涉及須要的人員。

年會(huì)（AGM）

年會(huì)一年一次，經(jīng)常是規(guī)定的，召集公司董事與股東評(píng)論辯論以前一年的事 務(wù) 和 將 來(lái) 的 籌劃。

●年會(huì)許可股東向公司董事提問(wèn)，并請(qǐng)求他們京公司的事跡做出解釋。

●董事們應(yīng)用這個(gè)機(jī)會(huì)尋求年度決算的贊成，從新錄用審計(jì)師，并評(píng)論辯論將來(lái)的籌劃和策略。

“大眾,”會(huì)議 “大眾,”會(huì)議對(duì)任何人都開(kāi)放。這種評(píng)論辯論的情勢(shì)可被處所當(dāng)局或私家活動(dòng)小組所采取，用來(lái)與“大眾,”評(píng)論辯論各類事項(xiàng)，或?yàn)楣舅扇。栽u(píng)論辯論將來(lái)的成長(zhǎng)。

所有的成員被邀請(qǐng)出席“大眾,”會(huì)議。平日事先在本地社交中間、公共藏書樓及處所報(bào)紙或雜志上公告。

“大眾,”會(huì)議的議程平日只有一項(xiàng)供評(píng)論辯論的重要議題。

臨時(shí)股東大年夜會(huì)（EGM）假如為了立該采取行動(dòng)而需獲得股東的贊成，則可召開(kāi)臨時(shí)股東大年夜會(huì)。臨時(shí)股東大年夜會(huì)可以在兩次年會(huì)之間的任何時(shí)刻召開(kāi)。

●應(yīng)提前一些時(shí)光向股東們發(fā)出臨時(shí)股東大年夜會(huì)的通知，提前若干時(shí)光則隨國(guó)度而異。

●臨時(shí)股東大年夜會(huì)的操作規(guī)矩平日與年會(huì)一樣。

1.4.2 遵守規(guī)矩

治理正式會(huì)議的規(guī)矩可能是復(fù)雜的，并且隨國(guó)度和組織的不合而異。規(guī)矩能決定會(huì)前必須發(fā)了通知的數(shù)量，與會(huì)者的權(quán)力，表決工作應(yīng)當(dāng)遵守的法度榜樣。如你參加一個(gè)正式會(huì)議，應(yīng)事先懂得應(yīng)當(dāng)遵守的一些規(guī)矩。

示 小提示 8：

：留意正式會(huì)議中的一切司法請(qǐng)求。

1.5 改革中的交換方法 計(jì)算機(jī)和通信技巧（統(tǒng)稱為信息技巧，或 IT）的快速成長(zhǎng)，使面對(duì)面的會(huì)議數(shù)量大年夜大年夜削減。你可應(yīng)用這些高科技對(duì)象削減出席會(huì)議的時(shí)光。

示 小提示 9：

：在會(huì)議前，打德律風(fēng)授與會(huì)者，讓他集中到議題上來(lái)。

示 小提示 10：

：對(duì)信息要有選擇性地汲取，避免信息超載。1.5.1 虛擬通信

數(shù)字技巧正在改革交換信息的傳統(tǒng)辦法，大年夜大年夜削減了觀光的須要性。德律風(fēng)會(huì)議、及時(shí)視頻在線會(huì)議、電子郵件和因特網(wǎng)通信這些數(shù)字技巧正替代著面對(duì)面的會(huì)議。在召集各地人員開(kāi)會(huì)之前，推敲以上這些選擇。1.5.2 視頻會(huì)議

如今，應(yīng)用及時(shí)音頻和視頻連接的視頻會(huì)議是一種被廣泛應(yīng)用的、對(duì)用戶友愛(ài)程度允在進(jìn)步的開(kāi)會(huì)辦法。假如你那邊已具備這種技巧，你可以應(yīng)用這類會(huì)議，像德律風(fēng)會(huì)議，聯(lián)絡(luò)活著界各地的人。視頻會(huì)議的長(zhǎng)處是能顯示身材說(shuō)話和面部神情，這經(jīng)常是有效溝通的關(guān)鍵身分。

示 小提示 11：

：組織和舉辦德律風(fēng)會(huì)議時(shí)，推敲世界各地的時(shí)差。

出席視頻會(huì)議

將傳統(tǒng)的和新的辦法結(jié)合起來(lái)，為你所用。例如，讓無(wú)法來(lái)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的代表經(jīng)由過(guò)程視頻設(shè)備來(lái)出席會(huì)議。

示 小提示 12：

：經(jīng)由過(guò)程設(shè)定一個(gè)時(shí)光限制來(lái)優(yōu)化在線會(huì)議。

示 小提示 13：

：當(dāng)你在德律風(fēng)會(huì)議中揭橥講話時(shí)，賡續(xù)反復(fù)你的姓名。1.5.3 文化差別

跨文化商務(wù)交換中的常見(jiàn)障礙包含說(shuō)話的不合、時(shí)區(qū)差別和國(guó)與國(guó)之間觀光時(shí)光的不合，以及文化期望的不合。然而信息技巧正使得這些艱苦減小：電子郵件供給一種現(xiàn)成的通信渠道而與地點(diǎn)和時(shí)區(qū)無(wú)關(guān)。英語(yǔ)的廣泛應(yīng)用，會(huì)在正式交往中妨礙其母語(yǔ)不是英語(yǔ)的談話者，在電子郵件中這就是一個(gè)小問(wèn)題了，因?yàn)榘l(fā)送的信息是相對(duì)簡(jiǎn)短并且長(zhǎng)短正式的，較少須要闇練的說(shuō)話應(yīng)用。1.5.4 電子郵件

電子郵件（e-mail）可使你以很快的速度與頻率經(jīng)由過(guò)程因特網(wǎng)發(fā)送和接收書面信息。這相當(dāng)于另一種情勢(shì)的會(huì)議延續(xù)幾天甚至幾禮拜，因?yàn)榕c會(huì)者聚在一個(gè)“虛擬的”會(huì)議地點(diǎn)評(píng)論當(dāng)前的議題和問(wèn)題，或者評(píng)論辯論一些工作。在組織之內(nèi),電子郵件能使來(lái)自不合部分和不合地點(diǎn)的大年夜量雇員代表參加評(píng)論辯論，而不會(huì)碰到真實(shí)會(huì)議中的麻煩和花費(fèi)。然而非須要的信息會(huì)快速地積聚。盡量保持全部信息簡(jiǎn)短扼要_這將有助于限制“會(huì)議＂的議程。

有效的接洽

視頻會(huì)議讓你們充分交換，即使在你們不克不及會(huì)晤時(shí)。起首預(yù)備好設(shè)備，包含書面材料和整套身材說(shuō)話。

1.6 會(huì)議類型 有多種類型的會(huì)議-正式的和非正式的，每一種類型合適于一種特定的目標(biāo)，是以在你開(kāi)端安排會(huì)議和通知與會(huì)者之前，決定哪種類型的會(huì)議最能達(dá)到你和目標(biāo)。

示 小提示 14：

：細(xì)心地思慮你須要舉辦的會(huì)議的類型。

示 小提示 15：

：使會(huì)議范圍盡可能小些，盡量避免分散留意力。1.6.1 需推敲的身分

一旦你已經(jīng)決定召開(kāi)一次會(huì)議，下一步就須要推敲一系列的身分，例如會(huì)議的緊急性，等于否必須急速召開(kāi)？誰(shuí)參加？你想從會(huì)議中獲得什么？切記這些問(wèn)題和你的重要目標(biāo)，然后選擇最合適的會(huì)議類型。例如一對(duì)一的會(huì)議或正式的委員會(huì)會(huì)議平日最合適做出決定，而腦筋風(fēng)暴會(huì)議對(duì)于交換設(shè)法主意是異常有益的。1.6.2 決定會(huì)議范圍

會(huì)議的目標(biāo)會(huì)影響其幻想的范圍。大年夜會(huì)或小會(huì)都有其優(yōu)缺點(diǎn)：大年夜群人可提出各類看法，然則這些成員可能會(huì)分成派系；小群人一路行動(dòng)可能會(huì)更有效，然則思路比較狹小。平日的會(huì)議有六至九人參加。如許的范圍既不太大年夜，也較輕易控制；也不太小，可以激起辯論。如許范圍的會(huì)議能鼓勵(lì)人們出席會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者知道他們的看法能引起他與會(huì)者的留意。

示 小提示 16：

：在一個(gè)明顯的地位上放一塊表或一只鐘，以便控制時(shí)光。1.6.3 會(huì)議目標(biāo)和類型相相符

目標(biāo) 須要推敲的事項(xiàng) 會(huì)議類型 處理信息

例如聽(tīng)取申報(bào)，宣布指令，宣布或解釋法度榜樣上的變更 最多涉及三小我 非正式的 小及四小我以上，或一個(gè)團(tuán)隊(duì) 正式的 請(qǐng)求反饋度評(píng)論辯論 非正式或正式的 讓公司董事懂得最新形勢(shì) 正式的 涉及股東 年會(huì)或臨時(shí)股東大年夜會(huì) 要告訴公司外盡可能多的人，包含媒體。

公開(kāi)的 涉及供給信息的談話人 消息宣布會(huì) 解決問(wèn)題

例如敷衍不滿。

僅涉及一人 一對(duì)一 須要幾小我或一個(gè)團(tuán)隊(duì)的投入 專門委員會(huì) 涉及緊急問(wèn)題 臨時(shí)的 做出決定

例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動(dòng) 須要急速評(píng)論辯論，或涉及非典范的商務(wù)問(wèn)題 監(jiān)時(shí)的 涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問(wèn)題 正式的 請(qǐng)求一個(gè)組織的最高層進(jìn)行評(píng)論辯論或授權(quán) 董事會(huì) 請(qǐng)求公司的股東們授權(quán) 年會(huì)或臨時(shí)股大年夜會(huì) 激發(fā)創(chuàng)意

例如形成創(chuàng)造性的解決辦法 須要評(píng)論辯論立異的設(shè)法主意 非正式的 須要敏捷地產(chǎn)生全新思惟 腦筋風(fēng)暴

須要對(duì)有關(guān)事宜的申報(bào)進(jìn)行推敲、評(píng)論辯論或預(yù)備 正式的 1.7 不要離題 會(huì)議未能達(dá)到目標(biāo)可能有各類原因：與會(huì)者可能帶有互相沖突的目標(biāo)，會(huì)議可能迷掉了偏向，或者議題太多，時(shí)光不敷。事先商定會(huì)議目標(biāo)有助于實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。

示 小提示 17：

：傳閱議程及所有的相干材料。

示 小提示 18：

：會(huì)前爭(zhēng)奪來(lái)自可能的聯(lián)盟者的支撐。1.7.1 思慮在前

會(huì)議之前，推敲嚴(yán)密并具體籌劃是異常重要的，如許可以包管會(huì)議順利進(jìn)行。起首，傳閱一份清楚的議程。確保會(huì)議有充分的時(shí)光，避免促擦過(guò)議程上的重要項(xiàng)目而停止會(huì)議。辨認(rèn)出那些可能試圖掠奪會(huì)議控制權(quán)的與會(huì)者，并估計(jì)他們的論點(diǎn)。找出那些與你有同樣不雅點(diǎn)的人，并鼓勵(lì)他們支撐你的論點(diǎn)。1.7.2 避免陷阱

經(jīng)由過(guò)程優(yōu)勝的預(yù)備和全部與會(huì)者的介入，會(huì)議上出現(xiàn)的大年夜多半陷阱是可以避免的。必須確保：

● 研究會(huì)前傳閱的全部會(huì)議材料； ● 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)端會(huì)議，準(zhǔn)時(shí)停止會(huì)議； ● 嚴(yán)格并賣力地按照議程進(jìn)行會(huì)議； ● 假如主持會(huì)議，盡可能讓更多的人提出問(wèn)題和答復(fù)； ● 包管與會(huì)者充分懂得已經(jīng)做出的決定。

當(dāng)議程上最后一項(xiàng)（平日標(biāo)以”其他事宜”）開(kāi)端進(jìn)行時(shí)，與會(huì)者可能會(huì)在底下互訂交談，提出一些小問(wèn)題。假如你主持會(huì)議，讓每小我有秩序地獲得談話機(jī)會(huì)。

示 小提示 19：

：確保在會(huì)議之前就會(huì)議目標(biāo)取得一致。

示 小提示 20：

：當(dāng)與會(huì)者偏離議程時(shí)提示他們。1.7.3 舉辦會(huì)議

積極的行動(dòng)

消極的行動(dòng)

會(huì)議開(kāi)端 一次評(píng)論辯論議程上的問(wèn)題 獲得關(guān)于每個(gè)問(wèn)題的看法 果斷而積極地開(kāi)端 與會(huì)者遲到 把評(píng)論辯論控制在預(yù)定的時(shí)光內(nèi) 出現(xiàn)偏離議程的情況 與會(huì)者有效地提出建議 與會(huì)者之間出現(xiàn)不合 找到可行的解決辦法 各類看法都商量過(guò) 許可其持續(xù)爭(zhēng)吵 轉(zhuǎn)入目標(biāo)

第 第 2 2 章

預(yù)備會(huì)議

花費(fèi)在預(yù)備會(huì)議上的時(shí)光很少會(huì)浪費(fèi)。確保會(huì)議在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)光和地點(diǎn)舉辦，由合適的人參加，快捷且劇場(chǎng)有做出精確的決定。

2.1 邀請(qǐng)與會(huì)者 選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯?huì)議可以決定會(huì)議是否能達(dá)到目標(biāo)。每一個(gè)被邀請(qǐng)者都應(yīng)當(dāng)出席，因?yàn)樗麄兡芴岢龈髯蕴貏e的看法，不然會(huì)議就不克不及充分應(yīng)用與會(huì)者們的時(shí)光。

示 小提示 21：

：推敲與會(huì)者在一個(gè)小組情況中若何工作。

示 小提示 22：

：排定會(huì)議時(shí)光表之前要推敲觀光時(shí)光。2.1.1 選擇出席者

當(dāng)你推敲邀請(qǐng)誰(shuí)時(shí)，可能某些人是當(dāng)然的出席對(duì)象。例如，假如評(píng)論辯論一個(gè)貸款項(xiàng)目，你應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)有權(quán)贊成貸款數(shù)額的人參加。另一些人可以供給專門的技能或建議。邀請(qǐng)那些有優(yōu)勝溝通技能的人參加會(huì)議。他們可以或許贊助小組卓有成效地工作。，并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。若某些與會(huì)者只需參加會(huì)議的某一部分，應(yīng)告訴他們有關(guān)事項(xiàng)的開(kāi)端和停止時(shí)光，如許可以節(jié)約這些與會(huì)者的時(shí)光，并使會(huì)議易于控制。2.1.2 評(píng)估供獻(xiàn)

當(dāng)你列出了與會(huì)者的初步名單時(shí)，依次確認(rèn)每小我可能做出的供獻(xiàn)：

● 他們是否有可供分享的信息？例如，一位發(fā)賣經(jīng)理申報(bào)客戶的反響。

● 他們可否供給特別的看法或信息？例如，一位臨盆經(jīng)理。

● 他們的專業(yè)身份是否有效？例如，處理合同爭(zhēng)議的律師。

● 他們可否實(shí)施已獲得贊成的行動(dòng)？例如，在一個(gè)預(yù)算會(huì)議上的一位財(cái)務(wù)主管。2.1.3 推敲介入者

供給信息：邀請(qǐng)公司某一部分成員，例如臨盆或發(fā)賣部分成員，為公司其他人員供給有關(guān)他們部分的進(jìn)展情況。

供給看法：某些人因?yàn)檎诮槿肽骋惶囟ㄊ乱耍蛘咭驗(yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)，因而有資格向其他成員供給有效的看法。

供給特別的特長(zhǎng)：具有特別技能的專家，或是來(lái)自公司內(nèi)部，或者來(lái)自公司之處，他們的出席都可能促進(jìn)評(píng)論辯論。

授權(quán)行動(dòng)：尤其是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽訂或會(huì)談一個(gè)新的合同，可能請(qǐng)求一位財(cái)務(wù)主管在場(chǎng)授權(quán)這個(gè)行動(dòng)。

示 小提示 24：

：議程的每個(gè)項(xiàng)目旁列出談話者的姓名2.1.4 通知與會(huì)者

組織會(huì)議最艱苦的部分之一是肯定一個(gè)時(shí)光，以合適你的全部與會(huì)者。有時(shí)，肯定會(huì)議時(shí)光的最簡(jiǎn)單的辦法是。把會(huì)議安排在由同一批與會(huì)者參加的另一個(gè)會(huì)議之后，不然電子郵件或德律風(fēng)要來(lái)交往往直到至肯定會(huì)議日期。假如有人不克不及按所提出的時(shí)光出席會(huì)議，在從新安排會(huì)議時(shí)光之前，推敲下下假如沒(méi)有他參加，會(huì)議是否仍可舉辦。平日須要就會(huì)議的時(shí)光和地點(diǎn)作書面切實(shí)其實(shí)認(rèn)。

要點(diǎn)

● 必須明白通知與會(huì)者關(guān)于會(huì)議的日期、時(shí)光、地點(diǎn)和會(huì)議的目標(biāo)。

● 與會(huì)者應(yīng)當(dāng)明白他們將對(duì)會(huì)議做出哪些供獻(xiàn)。

● 會(huì)前向全部與會(huì)者供給書面的背景材料。

● 會(huì)議場(chǎng)合必須有恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備，會(huì)場(chǎng)大年夜小合適。

2.2 預(yù)備議程 使與會(huì)者明白會(huì)議目標(biāo)的最好辦法是，預(yù)先發(fā)給他們一份明白的議程。預(yù)備議程有幾種辦法，選用一個(gè)合適你目標(biāo)的辦法。

示 小提示 25：

：避免在一天的情感降低時(shí)段內(nèi)開(kāi)會(huì)，例如緊接在午餐之后。2.2.1 編 排議程

會(huì)議議程是須要提出度評(píng)論辯論的問(wèn)題或項(xiàng)目標(biāo)清單。它應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔、一目了然。起首匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項(xiàng)目須要肯定過(guò)細(xì)程度。你會(huì)發(fā)明與其他會(huì)者商計(jì)是有效的。如有很多的問(wèn)題要評(píng)論辯論，就給每一項(xiàng)目分派一個(gè)時(shí)光限度，以包管你不會(huì)跨越規(guī)定的時(shí)光。在會(huì)前多久開(kāi)端預(yù)備議程決定于須要若干預(yù)備時(shí)光。

示 小提示 26：

：包管將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。2.2.2 編寫議程

在為類似會(huì)議編寫議程時(shí)，可把這份簡(jiǎn)單的議程作為模板。給每一項(xiàng)標(biāo)出號(hào)碼，并給每一項(xiàng)分派一個(gè)開(kāi)端時(shí)光，以有利于那些不需參加全部會(huì)議的與會(huì)者。

示 小提示 27：

：議程應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短。

例如：委員會(huì)會(huì)議議程 7 月 6 日上午 11 點(diǎn) 格林? 德雷 飯鋪（議程開(kāi)首為會(huì)議日期、時(shí)光與地點(diǎn)）

⒈（11：00）錄用一位會(huì)議主席 ⒉（11：10）為缺席致

⒊（11：15）贊成前次會(huì)議備忘錄 ⒋（11：30）前次會(huì)議提出的事項(xiàng) ⒌（11：45）評(píng)論辯論聯(lián)絡(luò)司宜

(每項(xiàng)編號(hào)、每項(xiàng)均有一個(gè)起紿時(shí)光)（12：00）會(huì)間歇息 ⒍（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng) ⒎（12：45）特別事項(xiàng) ⒏（13：00）其他動(dòng)議 ⒐（13：15）其他事宜 ⒑（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)（下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫在議程的未尾）

示 小提示 28：

：試將議程限于一頁(yè)紙

要點(diǎn)

● 議程包含會(huì)議日期、時(shí)光、地點(diǎn)和目標(biāo)等細(xì)節(jié)。

● 議程中關(guān)于會(huì)議的重要目標(biāo)應(yīng)盡量明白 ● 全部與會(huì)者須要確切知道會(huì)議對(duì)他們的請(qǐng)求 ● 分派給每一項(xiàng)的時(shí)光應(yīng)表現(xiàn)出它們的優(yōu)先次序 ● 時(shí)光。無(wú)人會(huì)介懷提早停止會(huì)議，然則會(huì)議跨越預(yù)準(zhǔn)時(shí)光是令人不快的。2.2.3 構(gòu)思議程

當(dāng)你撰寫會(huì)議議程時(shí)，盡量按邏輯分列主題，并把類似的議題放在一路，如許可以避免同一范疇談了一遍又一遍的情況出現(xiàn)。你的議程可以從慣例工作開(kāi)端，如指定一位會(huì)議主席，為缺席致，然后轉(zhuǎn)入贊成前次會(huì)議（若相干）備忘錄并聽(tīng)取前次會(huì)議上接收義務(wù)者的申報(bào)。會(huì)議的下一個(gè)議程應(yīng)當(dāng)是就當(dāng)前的問(wèn)題，例如最新的財(cái)務(wù)管帳及發(fā)賣情況，進(jìn)行大年夜量的評(píng)論辯論。最后是其他事宜，并籌劃肯定下次會(huì)議的日期、時(shí)光和地點(diǎn)。

示 小提示 29：

：早些評(píng)論辯論最重要的問(wèn)題，此時(shí)與會(huì)者最有精力。2.2.4 分發(fā)議程

一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送授與會(huì)者，供評(píng)論、彌補(bǔ)或收羅贊成。假如你欲望在一份已經(jīng)正式贊成的議程上增長(zhǎng)或刪除項(xiàng)目，必須征得與會(huì)者的贊成。與增長(zhǎng)項(xiàng)目比擬，他們可能會(huì)更愛(ài)好削減一些項(xiàng)目，除非他們對(duì)你欲望加上去的項(xiàng)目有特別的趣。當(dāng)與會(huì)者抵達(dá)會(huì)議時(shí)給他們一份修改的議程，這種做法是不克不及接收的，除非因臨時(shí)事宜而必須如許做，例如主席生病，或財(cái)務(wù)情況的忽然變更。盡可能在會(huì)議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。2.2.5 要做的事

⒈決定須要在會(huì)上提出的問(wèn)題。

⒉將議程初稿發(fā)給全部與會(huì)者，收羅他們關(guān)于其他項(xiàng)目標(biāo)建議。

⒊將建議匯總到下一個(gè)草案中。

⒋從新在全部與會(huì)者中傳閱議程，收羅他們的贊成并定稿。

2.3 肯定地點(diǎn) 選擇會(huì)議地點(diǎn)對(duì)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅此是一個(gè)舒適的問(wèn)題，并且要使與會(huì)者感到到這個(gè)場(chǎng)合是合適于這個(gè)會(huì)議的。對(duì)所有會(huì)議都這們，無(wú)論小會(huì)或大年夜會(huì)，正式會(huì)議或非正式會(huì)議。

示 小提示 30：

：為那些需作長(zhǎng)途觀光者推敲所要花費(fèi)的時(shí)光

示 小提示 31：

：為殘疾與會(huì)者供給須要的設(shè)備。2.3.1 認(rèn)清你的須要

會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目標(biāo)相合適。若會(huì)議的目標(biāo)之一是讓兩部分人進(jìn)一步互相懂得，一種寬松的郊外氛圍是合適的。同樣的事理，不要在一個(gè)亂糟糟的開(kāi)放式辦公室如開(kāi)正式會(huì)議。對(duì)于你本部分的會(huì)議，仍有一個(gè)選擇問(wèn)題，你必須決定家中、中立處或外埠哪個(gè)最合適你的須要。2.3.2 選擇會(huì)議地點(diǎn)

假如你在安排一個(gè)會(huì)議，要租用會(huì)場(chǎng)及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價(jià)格，尤其在預(yù)算重要的情況下更應(yīng)當(dāng)這種做。你可能發(fā)明你能談成一個(gè)扣頭。大年夜城市中間腸段可能合適于大年夜多半與會(huì)者，并且公共交通辦事優(yōu)勝，然則市中間腸段肯定比稍不位于中間的地段要昂貴一些。城外會(huì)議場(chǎng)合對(duì)與會(huì)者吸引力較小，但假如會(huì)議持續(xù)一天以上那是值得的。另一方面，一個(gè)城市的高興舒適可能有助于吸惹人來(lái)參加持續(xù)幾天的會(huì)議。衡量你的優(yōu)先次序，遴選合適的會(huì)議地點(diǎn)。2.3.3 司法方面推敲

根據(jù)司法，必須邀請(qǐng)某些人參加某種會(huì)議，如公司的股東年會(huì)—固然有一些不道德的公司找一個(gè)不合適地點(diǎn)或時(shí)光召開(kāi)會(huì)議以經(jīng)由過(guò)程不得人心的提議。給年會(huì)設(shè)定一個(gè)使股東無(wú)法投票的日期和地點(diǎn)，這是不合法的。將“大眾,”會(huì)議放在難于接近的地點(diǎn)也是不合法的。2.3.4 評(píng)估情況

在任何會(huì)議中，物理身分起側(cè)重要的感化。不論什么場(chǎng)合，留意使與會(huì)者足夠舒適以集中精力開(kāi)會(huì)，但不要讓他們舒暢得想打打盹兒。檢查并使外面噪聲保持在最低小程度，取曖和通風(fēng)有益于工作，但不要過(guò)分。大年夜飯鋪里的房間常有很好的空調(diào)但缺乏天然光，而天然光對(duì)于保持一種活潑的氛圍是重要的。

示 小提示 32：

：肯定德律風(fēng)已被移出會(huì)議室。2.3.5 推敲各類類型的會(huì)議場(chǎng)合會(huì)議場(chǎng)合 推敲的身分 你的辦公室 你的工作地位或一張會(huì)議桌，外加幾把椅子。

● 你的全部參考材料在手邊。

● 你的威望性可能獲得加強(qiáng)。

● 可能會(huì)有德律風(fēng)干擾，或者有人打攪。

下級(jí)的辦公室 一位下級(jí)的工作處。

● 可能進(jìn)步一位下級(jí)的地位和士氣 ● 假如工作處狹小，可能會(huì)使兩邊都感不適 單位會(huì)議室 供員工應(yīng)用的公司會(huì)議室 ● 避免因?yàn)閼?yīng)用小我辦公室而引起的公司等級(jí)問(wèn)題 ● 處人可能同與會(huì)者接觸而打攪會(huì)議 外面的會(huì)議室 在你公司之外的一個(gè)中立的會(huì)議室。

● 包管設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)。

● 假如保密是重要的，這類會(huì)議室很有效。

● 可能昂貴，并且每人小我都不熟悉。

會(huì)議中間 一個(gè)大年夜的聚會(huì)場(chǎng)合，例如在一所大年夜學(xué)里。

具有開(kāi)大年夜會(huì)的設(shè)備。

須要時(shí)可以或許供給技巧支撐和安然 保衛(wèi)。

可能缺乏非正式的小范圍聚會(huì)的機(jī)會(huì)。

城外的會(huì)議場(chǎng)合 異地的一間辦公室、會(huì)議室或飯鋪。

假如與會(huì)者來(lái)自全世界，那是合適的。

在某種場(chǎng)合增長(zhǎng)幾分的力。

旅途、時(shí)光和食宿花費(fèi)很多。2.3.6 避免陷阱

有幾個(gè)原因（有的明顯，有的不太明顯）使會(huì)議場(chǎng)合選擇得不好。當(dāng)你尋找和預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)應(yīng)時(shí)，應(yīng)估計(jì)避免下列常見(jiàn)的陷阱：

● 參加會(huì)議的人比估計(jì)的要多——房間不敷大年夜，人們認(rèn)為不舒暢。

● 出席人數(shù)比估計(jì)的少得多，空蕩蕩的房間令人。

● 空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。

● 會(huì)議室中的燈光開(kāi)關(guān)或插頭未作檢查和標(biāo)記，出現(xiàn)技巧問(wèn)題。

● 會(huì)議地點(diǎn)或鄰近缺乏辦事部分，如咖啡廳或銀行。

示 小提示 33：

：把有潛在問(wèn)題的會(huì)議安排在中立地點(diǎn)。

要點(diǎn)

● 會(huì)前對(duì)于不熟悉的會(huì)場(chǎng)至少拜訪一次。

● 房間最好有窗，可以打開(kāi)或關(guān)上以調(diào)節(jié)溫度。

● 談話者須要知道空調(diào)器和燈光開(kāi)關(guān)的地位。

● 洗室及其他設(shè)備應(yīng)清楚地標(biāo)明。

● 椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。

示 小提示 34：

：請(qǐng)求你的助手檢查本地公共交通運(yùn)輸?shù)目蓱?yīng)用情況，時(shí)光表和季候性變更。2.3.7 案例研究

跟著公司的成長(zhǎng)，管帳部分與發(fā)賣人員合作時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題，所以管帳經(jīng)理在一個(gè)便利于發(fā)賣部分的房間里召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，評(píng)論辯論一路工作的辦法。

然而，房間太小，椅子不敷，有些人得站著，蓋住了別人的視線，致使他們不克不及看到經(jīng)理。

正在翻動(dòng)的圖表。空調(diào)無(wú)效，窗也未開(kāi)，所以室內(nèi)悶熱；一扇門開(kāi)著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。財(cái)務(wù)經(jīng)理被德律風(fēng)叫走，然后有幾小我朝氣地走了。經(jīng)理回來(lái)詢問(wèn)建議，但幾 沒(méi)有什么響應(yīng)，成果未獲得實(shí)際的解決辦法。

選擇了缺點(diǎn)的會(huì)議場(chǎng)合：這個(gè)事例指出，盡管有無(wú)缺的意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會(huì)議場(chǎng)合，實(shí)際上是傷害而不是改良了兩個(gè)部分之間的關(guān)系。在一個(gè)沒(méi)有打攪且有足夠空間容納參加評(píng)論辯論的全部成員的中立處，兩部分的聚會(huì)可能會(huì)獲得更積極的成果。2.3.8 存眷音響后果

一個(gè)構(gòu)建優(yōu)勝的會(huì)議室并不包管能有一個(gè)好的會(huì)議，然則它可明顯增長(zhǎng)這種機(jī)會(huì)。記住你的會(huì)議目標(biāo)。大年夜多半會(huì)議的重要目標(biāo)是與其余與會(huì)者口頭交談來(lái)分享信息，所以優(yōu)良的音響后果是必須的。即使在一個(gè)斗室間里只有少數(shù)人進(jìn)行交換也會(huì)有這種問(wèn)題，而音響后果對(duì)于有浩瀚與會(huì)者參加的會(huì)議尤其重要。假如應(yīng)用視覺(jué)身分，例如應(yīng)用視覺(jué)幫助裝配，視聽(tīng)后果都必須優(yōu)勝，所有椅子的安頓地位都不克不及有礙視線。

示 小提示 35：

：找一個(gè)肯定不會(huì)受到打攪的會(huì)議場(chǎng)合。

2.3.9 在優(yōu)勝的氛圍中開(kāi)好會(huì)議

好的設(shè)備有助于氛圍，如優(yōu)勝的音響裝配、合適的照明以及舒適的座位。假如聽(tīng)眾留意力不分散，就能集中在談話者身上。談話者會(huì)由此受到鼓勵(lì)而講得更好。

0 2.3.10 案例研究

一家告白公司安排會(huì)見(jiàn)一個(gè)潛在的客戶，評(píng)論辯論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。這個(gè)客戶的工作場(chǎng)合相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開(kāi)放式辦公室，所以告白公司建議應(yīng)用一家鄰近客戶且有會(huì)議設(shè)備的飯鋪。

會(huì)前一周，告白公司的一名成員來(lái)飯鋪檢查會(huì)議室，看到一套多媒系一切和一張大年夜桌子。他請(qǐng)求把桌子搬走，并請(qǐng)求安頓一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽(tīng)設(shè)備，因?yàn)樗辣旧砉镜恼故臼菓?yīng)用這種設(shè)備來(lái)預(yù)備的。開(kāi)會(huì)那天，告白公司的履行人員提早到來(lái)測(cè)試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，調(diào)劑了窗簾和空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會(huì)議進(jìn)行得很順利，告白公司博得了這個(gè)新的客戶。

供給完美的會(huì)議場(chǎng)合：正如這個(gè)事例所注解的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過(guò)程，如許這個(gè)告白公司能預(yù)先清除潛在的問(wèn)題，從而能集中在他的展示工作上。別的，這里告白公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而應(yīng)用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。

2.4 安排座位 與會(huì)者座位的安排對(duì)會(huì)議的成功有很大年夜的影響。預(yù)先推敲座位安排，假如須要，設(shè)計(jì)一個(gè)座位安排籌劃，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)優(yōu)勝機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目標(biāo)。

示 小提示 36：

：推敲多個(gè)安排座位的籌劃，然后選擇個(gè)中最恰當(dāng)?shù)囊粋€(gè)。2.4.1 一對(duì)一會(huì)議

在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并影響評(píng)論辯論的過(guò)程。假如你正在主持會(huì)議，可經(jīng)由過(guò)程恰當(dāng)安排座位來(lái)影響會(huì)議的正式程度。一對(duì)一會(huì)議有三種座位安排：支撐性的、合作性的和面對(duì)面的。為懂得與會(huì)對(duì)方對(duì)會(huì)議氛圍的感觸感染，可在桌子四周放四把椅子，在他到會(huì)前你先坐下，再看他坐在哪里。

支撐性的：假如你欲望是支撐性的，可與另一小我在桌角兩邊就座，這有助于清除障礙且可進(jìn)行眼光接觸。

合作性的：坐在另一小我旁邊表示合作，這種安排提示不雅點(diǎn)的類似性。

面對(duì)面的：坐在桌子的對(duì)面，使本身與另一人保持距離，這個(gè)地位能使不一致的不雅點(diǎn)表達(dá)得更安閑一些。

示 小提示 37：

：在非正式的會(huì)議上用圓形會(huì)議桌。2.4.2 就座分組

大年夜型會(huì)議的目標(biāo)決定會(huì)議安排。環(huán)繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，用兩種外形的桌子有三種根本的選擇。如有會(huì)談或?qū)沟目赡苄裕x一張長(zhǎng)方形的桌子，“兩邊”可相對(duì)而坐，在一邊的中間安排一位中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級(jí)不雅念，主席就座于長(zhǎng)桌的頂端。對(duì)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每小我平等的圍桌而坐。假如一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)浩瀚、將在會(huì)堂或大年夜房間內(nèi)舉辦，就將座位安排成行且面對(duì)主席。2.4.5 文化差別

等級(jí)在某些文化中顯得特別重要。在亞洲很多地區(qū)，年紀(jì)有很大年夜的份量，所以最年長(zhǎng)者在會(huì)議上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性與職位相接洽，所以一個(gè)資力較低的副總裁決不會(huì)被安排在比總裁更重要的座位上。

面對(duì)面就座：當(dāng)你在評(píng)論辯論問(wèn)題或試圖做出決準(zhǔn)時(shí)，安排持相反不雅點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊。主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間。

顯示等級(jí)：假如你欲望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資力遞降次序就座。主席坐在長(zhǎng)桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。

：

自由評(píng)論辯論：假如坦誠(chéng)的評(píng)論辯論比與會(huì)者的地位更值得存眷，在會(huì)議頂用一張圓桌。主席可坐在任何一個(gè)座位上 示 小提示 38：

：確保任何與會(huì)者能互相看到。2.4.6 應(yīng)用策略來(lái)排座

主席坐的地位決定了其他座位的意義。習(xí)慣上主席地位在長(zhǎng)桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的地位。但并不必定要如許排座。

策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基本的。明白你想從會(huì)議獲得什么，然后經(jīng)由過(guò)程安排座位贊助你達(dá)到目標(biāo)。對(duì)于有爭(zhēng)議的問(wèn)題，經(jīng)由過(guò)程座位安排把派系分散開(kāi)，避免讓不雅點(diǎn)相反或不雅點(diǎn)十分類似的人相鄰而坐，如許做，使不雅點(diǎn)涇渭分明，并防止評(píng)論辯論離題。可根據(jù)你懂得和分析的與會(huì)大家對(duì)所要評(píng)論辯論問(wèn)題的不雅點(diǎn)，來(lái)構(gòu)劃座位安排圖。眼光接觸對(duì)于向本身團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一想誰(shuí)應(yīng)當(dāng)可以或許與誰(shuí)進(jìn)行眼光接觸，響應(yīng)地安排人們的座位。

示 小提示 39：

：安排座位時(shí)，使就座者互相間保持一臂間距。

示 小提示 40：

：不要讓與會(huì)者就座于直射的陽(yáng)光下。2.4.7 分散對(duì)抗

畫一張座位安排表，以與會(huì)者對(duì)即將評(píng)論辯論的最有爭(zhēng)議的問(wèn)題的不雅點(diǎn)為根據(jù)，這會(huì)有助于分散與會(huì)者在這一事項(xiàng)上的對(duì)抗性。

圖例 主席 看法不決者 支撐者 否決者 視線 看法不決者看著主席尋求引導(dǎo) 否決者坐在主席對(duì)面，在評(píng)論辯論中起很大年夜感化 看法不決的與會(huì)者可清楚地看到和聽(tīng)到全部不雅點(diǎn) 動(dòng)議的支撐者坐在其他支撐者的斜對(duì)面，可以直接看到其他支撐者 動(dòng)議的否決者被支撐者的座位隔開(kāi) 支撐者在這個(gè)地位上有利于把情況傳給看法不決的出席者 主席與大年夜部分與會(huì)者尤其是看法不決者保持眼光接觸 否決者坐在主席旁邊以“均衡”會(huì)議桌 支撐者可以影響那些否決者2.4.8 不雅察座位安排

假如會(huì)議沒(méi)有正式排座，可不雅察其余與會(huì)者坐的地位，響應(yīng)地選擇你本身的座位。或

人坐的地位可能顯示他對(duì)所評(píng)論辯論的問(wèn)題的感到以及他想在會(huì)上起什么感化。強(qiáng)硬的否決者可能會(huì)選擇接近主席的地位向全部與會(huì)者發(fā)號(hào)出令。坐在中心可能提示欲望充分介入或?qū)?huì)議桌那邊的評(píng)論辯論起安排感化。假如你是主席，盡力勸告聲音最響、最直言不諱的人坐在你的正對(duì)面。

示 小提示 41：

：請(qǐng)求與會(huì)者封閉移動(dòng)德律風(fēng)或傳呼機(jī)。2.4.9 解讀就座模式

會(huì)議桌四周的每一個(gè)座位你都能有所獲，這決定于你想獲得什么。試著從其他與會(huì)者坐的地位“讀”出他們的目標(biāo)。

坐這個(gè)地位有優(yōu)勝的視線，可以看到全部與會(huì)者 桌子中心地位能讓與會(huì)者在會(huì)議上發(fā)揮積極感化 沒(méi)有什么看法的與會(huì)者選擇這個(gè)地位，欲望不被卷入 強(qiáng)有力并且自負(fù)的談話者取與主席正面相對(duì)的地位 與自負(fù)念很強(qiáng)的談話者不雅點(diǎn)雷同的與會(huì)者坐這個(gè)地位 主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先地位 主席或重要談話者為控制會(huì)議選擇的強(qiáng)有力的地位 示 小提示 42：

：不要用太舒適的椅子，它們會(huì)使與會(huì)者認(rèn)為懶洋洋。

0 2.4.10 陳述你的來(lái)由

你的情況介紹會(huì)受到你與聽(tīng)眾之間座位安排的影響。奇妙地安排別人的座位，可使你更輕易達(dá)到目標(biāo)。讓聽(tīng)眾坐在你的四周，意味著合作性與非正式的評(píng)論辯論，但它可能無(wú)助于你閣下別人的不雅點(diǎn)。站在離你的聽(tīng)眾有一段距離的地位，坐在臺(tái)上或坐在桌子后邊，會(huì)進(jìn)步你的威望性和風(fēng)度，但可能阻攔雙向評(píng)論辯論，并且也較難評(píng)估他們的立場(chǎng)。

2.5 預(yù)備會(huì)議用品 大...

第二篇：會(huì)議成功三部曲

一個(gè)會(huì)議能否成功，有三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)——會(huì)前細(xì)致的接待方案、會(huì)中跟蹤落實(shí)、會(huì)后總結(jié)。

會(huì)前策劃方案細(xì)致全面會(huì)議策劃方案細(xì)致與否直接關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行。在會(huì)議的接待方案中，除了對(duì)接待工作的內(nèi)容和流程、計(jì)劃要有細(xì)致的安排外，一定還要有一個(gè)清晰的責(zé)任分工表，清楚明了地標(biāo)明主辦、承辦、會(huì)議酒店三方人員責(zé)任和分工，做到責(zé)任到人。很多做會(huì)議的人非常注重會(huì)議的方案中接待工作的內(nèi)容和流程、計(jì)劃是否完備，但在責(zé)任到人上不能非常明確，總認(rèn)為即使有什么問(wèn)題出現(xiàn)，現(xiàn)場(chǎng)工作人員也會(huì)應(yīng)急處理。像在機(jī)場(chǎng)接參會(huì)代表這類的事情，雖然不是什么大事，但如果客人落地，場(chǎng)面溫馨親切，體貼周到，車輛服務(wù)及時(shí)到位，參會(huì)者會(huì)有良好的第一印象。但處理不好，會(huì)直接影響參會(huì)者對(duì)會(huì)議的第一印象；同時(shí)，也會(huì)影響其參會(huì)的情緒。所以，做會(huì)者應(yīng)該特別注意接待方案的細(xì)致性，在每個(gè)環(huán)節(jié)，各方工作人員的“溝對(duì)”要完全到位。

會(huì)中跟蹤落實(shí)責(zé)任到人是做任何事情成功的前提，那么是不是有了這個(gè)前提就一定成功？對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，這就有賴于會(huì)中跟蹤落實(shí)了。會(huì)議不只是狹隘意義上的開(kāi)會(huì)，它是個(gè)大概念，包含了開(kāi)會(huì)以外的諸多事宜，如餐飲質(zhì)量、會(huì)議環(huán)境、設(shè)備準(zhǔn)備等。陳鴻南表示，每次辦會(huì)之前，他都會(huì)讓負(fù)責(zé)餐飲的工作人員到訂餐餐廳預(yù)先品嘗菜肴，然后確定“會(huì)議餐”的菜單。會(huì)議期間，會(huì)有專門的責(zé)任人現(xiàn)場(chǎng)檢查“會(huì)議餐”與菜單是否相符，質(zhì)量是否合格，若不合格，當(dāng)場(chǎng)撤換。這種跟蹤能從根本上杜絕“會(huì)議殘疾”，生病再醫(yī)，不如提前預(yù)防。這種“跟蹤落實(shí)”應(yīng)該貫穿整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的始終和方方面面，并且要施行金字塔式層層負(fù)責(zé)制，全面跟蹤。

會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié)向來(lái)是辦會(huì)者容易忽略的一個(gè)問(wèn)題。一般情況下，會(huì)議結(jié)束后，主辦方或承辦方會(huì)給參會(huì)代表一張印有幾個(gè)簡(jiǎn)單調(diào)查問(wèn)題的表格，最后反饋回的問(wèn)卷比例小，會(huì)議中存在的問(wèn)題也不容易找出，承辦方的運(yùn)營(yíng)商也不能有更多的機(jī)會(huì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在此次molex銷售研討會(huì)議結(jié)束時(shí)，承辦方改變了以往的做法，用了一份很詳細(xì)的問(wèn)卷調(diào)查與參會(huì)者做的細(xì)致交流，對(duì)于會(huì)議的成敗有了十分明晰地反饋。承辦方又把這些反饋信息第一時(shí)間發(fā)給運(yùn)營(yíng)商、主辦方。這種做法，有利于三方共同成長(zhǎng)，增進(jìn)溝通，在以后的合作中會(huì)更見(jiàn)實(shí)效。會(huì)議的整體質(zhì)量會(huì)越來(lái)越有保障。

第三篇：會(huì)議營(yíng)銷成功三要素

會(huì)議營(yíng)銷成功三要素

會(huì)議營(yíng)銷如此多驕，引無(wú)數(shù)企業(yè)競(jìng)折腰。會(huì)議營(yíng)銷是一種辛苦的營(yíng)銷模式，沒(méi)有決心、耐心、用心這“三心”是做不好的。它的整個(gè)操作主要做好三個(gè)方面的工作：1.建立完整全面的顧客數(shù)據(jù)庫(kù)是前提；2.組建一支能征善戰(zhàn)的人才隊(duì)伍是根本；3.為顧客提供全程服務(wù)是保障。

1.建立完整、全面的顧客數(shù)據(jù)庫(kù)

建立顧客數(shù)據(jù)庫(kù)是會(huì)議營(yíng)銷的前提，沒(méi)有數(shù)據(jù)庫(kù)，后面的一切工作都將無(wú)法開(kāi)展。而一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量高低，直接關(guān)系到后續(xù)工作的順利開(kāi)展和質(zhì)量控制。所以，一個(gè)要著手進(jìn)行會(huì)議營(yíng)銷的企業(yè)，首先面臨的就是建立顧客數(shù)據(jù)庫(kù)。沒(méi)有數(shù)據(jù)庫(kù)，會(huì)議營(yíng)銷就變成了無(wú)源之水。

如何采集數(shù)據(jù)呢？主要是兩種途徑：通過(guò)廣告及促銷活動(dòng)反饋和專賣店收集；到對(duì)應(yīng)部門購(gòu)買。

通過(guò)廣告及促銷活動(dòng)反饋采集。比如舉辦促銷活動(dòng)，讓獲得贈(zèng)品的消費(fèi)者每人填寫一份資料，企業(yè)就可據(jù)此建立數(shù)據(jù)庫(kù)。也可以和相關(guān)部門聯(lián)合開(kāi)展調(diào)查的方式，收集數(shù)據(jù)。比如，一家開(kāi)發(fā)兒童近視防護(hù)產(chǎn)品的企業(yè)，要想建立數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以和教委合作，以開(kāi)展兒童視力普查的方式建立自己的數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，專賣店的一項(xiàng)重要工作是要求留下消費(fèi)者的資料，比如有些消費(fèi)者不愿意留個(gè)人資料，我們可以說(shuō)，“我們過(guò)段時(shí)間會(huì)有贈(zèng)品派送，你不留地址和電話，我們無(wú)法給你寄過(guò)去”，這種情況下，消費(fèi)者一般都愿意留下個(gè)人資料。

到對(duì)應(yīng)部門購(gòu)買。比如，需要嬰兒出生情況的數(shù)據(jù)，可以通過(guò)醫(yī)院的婦產(chǎn)科獲得；需要人口統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，可以通過(guò)計(jì)劃生育部門獲得；需要癌癥患者的數(shù)據(jù)，可到腫瘤醫(yī)院購(gòu)買；需要糖尿病人資料，可以到糖尿病協(xié)會(huì)等機(jī)構(gòu)購(gòu)買。

數(shù)據(jù)庫(kù)建立以后，接下來(lái)就要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)施有效的管理。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析、歸納，隨時(shí)增加有用的信息，剔除無(wú)用的信息。

企業(yè)擁有數(shù)據(jù)庫(kù)營(yíng)銷能力，還可以進(jìn)行增值服務(wù)。比如說(shuō)，糖尿病患者中有30%的人伴有心腦血管病，擁有糖尿病患者數(shù)據(jù)庫(kù)的企業(yè)或者商家，可以據(jù)此向其中的心腦血管病人銷售其治療心腦血管病的藥物。

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫(kù)的管理實(shí)現(xiàn)了電子化，大大提高了效率。

2.組建一支能征善戰(zhàn)的人才隊(duì)伍

會(huì)議營(yíng)銷的價(jià)值主要體現(xiàn)在，消費(fèi)者不僅能享受到廠家的產(chǎn)品，還能享受到超過(guò)產(chǎn)品價(jià)值的多維服務(wù)。而提供這種服務(wù)的就是廠家或經(jīng)銷商的工作人員。所以，廠家和經(jīng)銷商的工作人員和業(yè)務(wù)員的素質(zhì)和能力，直接關(guān)系著他們?yōu)轭櫩蛣?chuàng)造的價(jià)值的大小。

每一個(gè)成功操作會(huì)議營(yíng)銷的企業(yè)都有規(guī)范的員工行為準(zhǔn)則和操作流程，并不間斷地對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)。

與傳統(tǒng)的營(yíng)銷利用廣告的“高舉高打”相比，會(huì)議營(yíng)銷主要是靠廠家或商家的業(yè)務(wù)人員與顧客“一對(duì)一”的來(lái)完成，如何與各色各樣的顧客打交道，如何組織一次成功的營(yíng)銷會(huì)議并很好的控制會(huì)場(chǎng)的氣氛，如何將產(chǎn)品的科技原理和功能用深入淺出的語(yǔ)言向顧客說(shuō)清楚，這些需要規(guī)范管理和長(zhǎng)期的培訓(xùn)。

縱觀一些不成功的會(huì)議營(yíng)銷企業(yè)和產(chǎn)品，其失敗主要原因并不是營(yíng)銷模式和營(yíng)銷方式，而是在執(zhí)行力上出了問(wèn)題。會(huì)議營(yíng)銷的工作人員始終處在與消費(fèi)者面對(duì)面接觸中，很多知識(shí)不是不懂，而是執(zhí)行時(shí)質(zhì)量發(fā)生了問(wèn)題。

3.提供產(chǎn)品更提供超越產(chǎn)品的全程性服務(wù)

今天的顧客不僅重視產(chǎn)品質(zhì)量，更重視在購(gòu)買產(chǎn)品中享受到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)和無(wú)微不至的關(guān)懷。失去顧客往往不是產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，而是顧客對(duì)服務(wù)不滿。因此提供優(yōu)良的服務(wù)，建立起

顧客對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，就需要把消費(fèi)者的價(jià)值觀念貫穿于企業(yè)的整個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中。以顧客為中心，為顧客創(chuàng)造最大價(jià)值，應(yīng)是企業(yè)一切工作的中心。

超越產(chǎn)品的服務(wù)，是指通過(guò)產(chǎn)品，將顧客和廠家、經(jīng)銷商聯(lián)系在一起，顧客在享受產(chǎn)品給自己帶來(lái)的物質(zhì)滿足的同時(shí)，也得到了精神上和心理上的滿足。

這種全程性的服務(wù)，應(yīng)是廠家和商家工作人員發(fā)自內(nèi)心的對(duì)顧客的關(guān)心和關(guān)懷，是著眼于與顧客建立長(zhǎng)期的、互動(dòng)的情感聯(lián)系。它體現(xiàn)在營(yíng)銷會(huì)議之前、之中和之后的各個(gè)環(huán)節(jié)。一筆銷售的完成不是意味著與顧客關(guān)系的結(jié)束，而是意味著與顧客關(guān)系的開(kāi)始和深入。同樣是會(huì)議營(yíng)銷，有的企業(yè)和商家偏重于采用聯(lián)誼會(huì)營(yíng)銷方式，有的偏重于采用科普營(yíng)銷方式，有的偏重于采用俱樂(lè)部營(yíng)銷方式。

很多國(guó)外公司在進(jìn)入中國(guó)之后，也結(jié)合中國(guó)國(guó)情在探索富有成效的營(yíng)銷之路。比如美國(guó)安利公司，在國(guó)外它采用的是無(wú)店鋪直效營(yíng)銷模式，進(jìn)入中國(guó)后，結(jié)合中國(guó)國(guó)情，采用了店鋪+直銷的方式，也取得了很好的銷售業(yè)績(jī)。原因有三條：第一，因?yàn)橹袊?guó)很多消費(fèi)者，還不完全適應(yīng)無(wú)店鋪的直效營(yíng)銷，如果大商場(chǎng)、大藥店沒(méi)有你這個(gè)品牌的鋪貨，見(jiàn)不到你這個(gè)品牌的商品，消費(fèi)者買的就不放心；第二，要做到完全直效營(yíng)銷，還有一段路要走，目前的中國(guó)，數(shù)據(jù)庫(kù)軟件和硬件的支持還不夠，這決定了會(huì)議營(yíng)銷只能在一小部分企業(yè)和商家先行嘗試，不可能大面積展開(kāi)。第三，店鋪購(gòu)物目前還是我國(guó)消費(fèi)者的主要習(xí)慣購(gòu)物途徑和購(gòu)物形式，包括會(huì)議營(yíng)銷在內(nèi)的直效營(yíng)銷仍然在發(fā)展和摸索之中，為了方便顧客，還得有店鋪營(yíng)銷來(lái)輔助。

會(huì)議營(yíng)銷在中國(guó)還是一個(gè)新生事物，雖然發(fā)展時(shí)間還不長(zhǎng)，但已顯示出它旺盛的生命力。誰(shuí)熟練掌握它的操作技巧，誰(shuí)就在營(yíng)銷戰(zhàn)中掌握了一件威力巨大的武器。

第四篇：物聯(lián)網(wǎng)會(huì)議管理系統(tǒng)成功案例 - 電腦商情報(bào)

物聯(lián)網(wǎng)會(huì)議管理系統(tǒng)成功案例

目前會(huì)議管理系統(tǒng)的種類琳瑯滿目，包括傳統(tǒng)的條形碼簽到、磁卡簽到、IC（智能）卡簽到、高頻卡簽到、手機(jī)二維碼簽到等。但因會(huì)議參會(huì)人數(shù)一般都較多，由于上述數(shù)據(jù)采集方式在識(shí)別效率和識(shí)別距離上存在客觀缺陷，往往導(dǎo)致參會(huì)代表等候時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、排隊(duì)簽到等現(xiàn)象，特別是遇到人員簽到集中時(shí)，問(wèn)題更顯突出，無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速、大流量的人員同時(shí)出入。目前會(huì)議管理系統(tǒng)的種類琳瑯滿目，包括傳統(tǒng)的條形碼簽到、磁卡簽到、IC（智能）卡簽到、高頻卡簽到、手機(jī)二維碼簽到等。但因會(huì)議參會(huì)人數(shù)一般都較多，由于上述數(shù)據(jù)采集方式在識(shí)別效率和識(shí)別距離上存在客觀缺陷，往往導(dǎo)致參會(huì)代表等候時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、排隊(duì)簽到等現(xiàn)象，特別是遇到人員簽到集中時(shí)，問(wèn)題更顯突出，無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速、大流量的人員同時(shí)出入。

1.案例背景;目前會(huì)議管理系統(tǒng)的種類琳瑯滿目，包括傳統(tǒng)的條形碼簽到、磁卡簽到、IC（智能）卡簽到、高頻卡簽到、手機(jī)二維碼簽到等。但因會(huì)議參會(huì)人數(shù)一般都較多，由于上述數(shù)據(jù)采集方式在識(shí)別效率和識(shí)別距離上存在客觀缺陷，往往導(dǎo)致參會(huì)代表等候時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、排隊(duì)簽到等現(xiàn)象，特別是遇到人員簽到集中時(shí)，問(wèn)題更顯突出，無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速、大流量的人員同時(shí)出入。為了加快會(huì)議簽到的速度，強(qiáng)化會(huì)議簽到工作的管理流程，提高工作人員的工作效率，加強(qiáng)對(duì)參會(huì)代表身份識(shí)別的安全性和可視性，增強(qiáng)與參會(huì)代表之間的互動(dòng)性，上海實(shí)甲智能系統(tǒng)有限公司推出了物聯(lián)網(wǎng)會(huì)議管理系統(tǒng)，本系統(tǒng)采用超高頻RFID作為數(shù)據(jù)采集手段，結(jié)合GPRS、WiFi等物聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了開(kāi)放式會(huì)議自動(dòng)簽到及動(dòng)態(tài)顯示、參會(huì)人員統(tǒng)計(jì)、會(huì)議及用餐短信提醒等功能。參會(huì)人員無(wú)需停留，即可完成簽到工作，不僅可以免刷卡，更富人性化管理，給會(huì)議組織者也帶來(lái)了極大的便利，提高了工作效率，提升了會(huì)議信息化的水平，大大增強(qiáng)了會(huì)議的安全性和參會(huì)人員的互動(dòng)體驗(yàn)。2.系統(tǒng)流程上海實(shí)甲智能物聯(lián)網(wǎng)會(huì)議管理系統(tǒng)的流程包括：代表證的制作、參會(huì)代表信息登記、自動(dòng)識(shí)別、代表信息顯示、短信提醒等。2.1.代表證制作代表證尺寸根據(jù)會(huì)議主辦方要求定制，示例代表證尺寸為：125×88mm 厚度0.9mm，中間封裝入電子標(biāo)簽。根據(jù)會(huì)議主辦方的要求，代表證正面印刷會(huì)議名稱和主題、主辦方、承辦方、協(xié)辦方等信息，代表證示意圖如下所示： 2.2.信息登記在會(huì)議召開(kāi)前夕，將各參會(huì)單位上報(bào)的出席會(huì)議代表的姓名、單位、職務(wù)、手機(jī)號(hào)碼等信息，預(yù)先錄入到會(huì)議管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。代表報(bào)到時(shí)，在會(huì)議報(bào)到處領(lǐng)取代表證，也可以在會(huì)議開(kāi)始前將代表證郵寄給參會(huì)代表；如果報(bào)到時(shí)出現(xiàn)未提前報(bào)名的代表，在會(huì)議報(bào)到處可輕松進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入并導(dǎo)入簽到會(huì)議管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.3.信息識(shí)別與顯示:會(huì)場(chǎng)安裝開(kāi)放式智能自動(dòng)識(shí)別通道和液晶顯示屏。根據(jù)會(huì)場(chǎng)實(shí)際情況，在大會(huì)主通道處及用餐處安裝上海實(shí)甲智能的開(kāi)放式自動(dòng)識(shí)別通道（產(chǎn)品代碼SC-ID-C2）和液晶屏，實(shí)現(xiàn)會(huì)議期間代表經(jīng)過(guò)自動(dòng)識(shí)別通道時(shí)自動(dòng)簽到并進(jìn)行人員統(tǒng)計(jì)和記錄，同時(shí)液晶屏顯示參會(huì)代表姓名、單位、職務(wù)以及相關(guān)歡迎詞。可根據(jù)會(huì)議管理的要求，增加參會(huì)代表照片顯示功能，自主設(shè)置參會(huì)或用餐逾期的時(shí)間點(diǎn)，到期時(shí)通過(guò)短信提醒參會(huì)代表會(huì)議及用餐地點(diǎn)和時(shí)間。

4.系統(tǒng)及設(shè)備配置根據(jù)目標(biāo)系統(tǒng)的功能需要，采用如下的設(shè)備配置方式：

5.成功案例

第五篇：會(huì)議管理

會(huì)議管理

第一條 會(huì)議分類

1．每周六上午10點(diǎn)召開(kāi)中層干部會(huì)議，商議解決平時(shí)工作中遇到的問(wèn)題。

2．每月各部門召開(kāi)一次內(nèi)部會(huì)議，下達(dá)中層會(huì)議精神，同時(shí)解決部門存在的問(wèn)題。

3．每年召開(kāi)一次總結(jié)表彰大會(huì)，各部門做總結(jié)報(bào)告，報(bào)告成績(jī)、提出缺點(diǎn)、表彰先進(jìn)人員，當(dāng)選先進(jìn)者有適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。

第二條 會(huì)議原則

1． 講求實(shí)效

各類會(huì)議都要講求實(shí)效、議題明確、準(zhǔn)備充分。

決策性會(huì)議會(huì)前要認(rèn)真準(zhǔn)備，充分溝通，會(huì)上以決策為主，不作過(guò)多討論；

傳達(dá)中層或公司文件精神的會(huì)議，有材料的要按照材料傳達(dá)，沒(méi)有材料的要盡量保持原貌，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)結(jié)合工作實(shí)際落實(shí)的意見(jiàn)和要求；

工作部署性會(huì)議要圍繞中心，突出重點(diǎn)，明確要求，注重務(wù)實(shí)。

2．壓縮時(shí)間

會(huì)議要明確時(shí)間，中層干部會(huì)議一般不超過(guò)90分鐘，總結(jié)表彰大會(huì)一般不超過(guò)120分鐘，各部門會(huì)議一般不超過(guò)60分鐘。

第三條 會(huì)議準(zhǔn)備

中層會(huì)議準(zhǔn)備工作由各部門負(fù)責(zé)議題；全員性會(huì)議準(zhǔn)備工作由辦公室負(fù)責(zé)，相關(guān)部門配合。主要工作如下：

1.各部門負(fù)責(zé)議題的收集、匯總。

2.認(rèn)真做好會(huì)議記錄。

3.及時(shí)做好相關(guān)材料的整理和歸檔。

4.做好會(huì)務(wù)服務(wù)。

第四條 會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員必須準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。否則酌情罰款。因故不能出席會(huì)議的，會(huì)前要向主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。會(huì)后，由會(huì)議主持人指派專人向缺席者傳達(dá)會(huì)議有關(guān)內(nèi)容。

2.會(huì)議期間應(yīng)自覺(jué)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)為振動(dòng)。

3.要遵守會(huì)議紀(jì)律，保持良好會(huì)風(fēng)，全員性會(huì)議的紀(jì)律，由各部門負(fù)責(zé)。

4.重要會(huì)議的與會(huì)者要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密紀(jì)律。

第五條 會(huì)議執(zhí)行

加強(qiáng)對(duì)會(huì)議落實(shí)情況的督促檢查，切實(shí)把會(huì)議精神落到實(shí)處，確保工作取得實(shí)效。

1．有關(guān)會(huì)議的執(zhí)行情況由各承辦部門以書面形式報(bào)辦公室備案。

2．各部門的例會(huì)形成的紀(jì)要在每月最后一周的星期六報(bào)辦公室備案。

第六條 本會(huì)議制度由下發(fā)之日起開(kāi)始執(zhí)行。