第一篇：0關(guān)于如何組織好高效的班組會議的幾點(diǎn)思考

關(guān)于如何組織好高效的班組會議的幾點(diǎn)思考

摘要】在班組的管理實(shí)踐活動中，如何組織好、開好班組會議是班組管理的一項(xiàng)重要工作。本文旨在簡要介紹班組會議的作用和重要性，結(jié)合公司當(dāng)前有關(guān)班組會議的現(xiàn)狀和存在問題，探尋如何組織好高效的班組會議，更好的為公司的生產(chǎn)發(fā)展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】班前 培訓(xùn)會議 會議內(nèi)容 紡絲 學(xué)習(xí)培訓(xùn)

一、高效的班組會議的作用

一個(gè)高效的班組會議可以整合班組各類資源，解決班組生產(chǎn)經(jīng)營中的問題；可以激發(fā)班組成員的創(chuàng)意，提高班組發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的能力；可以使班組成員之間增進(jìn)溝通，增強(qiáng)班組成員的親和力，及時(shí)化解沖突；可以使班組成員的工作界面更加清晰、明確，提高班組成員的責(zé)任意識；可以提升班組成員的士氣，鼓勵(lì)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)。如果只是一個(gè)為應(yīng)付上級檢查、走過場，每天流于無謂的重復(fù)和效率低下的班組會議，這不僅會使員工對這種會議產(chǎn)生抵觸情緒，造成工作效率低下，而且更會浪費(fèi)和增加公司的經(jīng)營成本。

二、公司當(dāng)前有關(guān)班組會議的現(xiàn)狀和存在問題

目前，我們公司要求下面班組正式組織召開的常規(guī)性的班組會議有三種，即班組工作會議、班組學(xué)習(xí)培訓(xùn)會議和班前班后交接班會議，其中，班組工作會議和班組學(xué)習(xí)培訓(xùn)會議要求每月需組織召開一次，交接班會議則要求每天都要進(jìn)行。班組會議的重要性，現(xiàn)在在公司上下早已深入人心。過去幾天以來，筆者就有關(guān)班組會議的一些問題對一些公司員工做了一次問卷調(diào)查。這次調(diào)查共發(fā)送問卷41份，收回有效問卷37份。調(diào)查員工關(guān)于班組會議對班組建設(shè)和員工自身的發(fā)展影響如何時(shí)，認(rèn)為影響很大的有35份，占有效問卷的94.6%，認(rèn)為大的有2份，占有效問卷的5.4%；調(diào)查員工對當(dāng)前公司安排的召開各種班組會議的頻率是否滿意和支持時(shí)，大家對當(dāng)前的會議頻率也持支持的態(tài)度，感到滿意的占91.9%，無所謂的占8.1%。現(xiàn)在，各工段的班組會議每月都在按計(jì)劃有條不紊的進(jìn)行著，然而，通過這次調(diào)查，也暴露出了當(dāng)前班組會議存在的許多問題，如員工對參加班組會議的積極性不高；員工開完會后，時(shí)常牢騷不斷或每次班組會議效率低下等。針對這些問題存在的起因，81%的員工認(rèn)為會議內(nèi)容缺乏創(chuàng)新，89%的員工認(rèn)為每次的班組會議需要有新的內(nèi)容；73%的員工認(rèn)為自己對會議的參與意識淡薄；還有大多數(shù)員工認(rèn)為當(dāng)前有些班組會議是形式大于內(nèi)容，走過場等。

事后，筆者將這些數(shù)據(jù)反饋給一些班組長，許多班組長看了這些數(shù)據(jù)，露出一臉的詫異。原來他們一直認(rèn)為過去每次召開的班組會議都是成功的。過去，筆者曾參加過不同班組的班組會議。雖然每位會議組織者的會議主持風(fēng)格不同，但參加過

幾次會議后，每次會后感覺會上好像缺少些東西。不管是哪種班組會議，每次會議內(nèi)容差不多，幾乎沒有新的內(nèi)容；員工參與性的主題少；會議氛圍不濃厚，有時(shí)甚至可以用一片沉寂來形容等。這些一系列問題說明，現(xiàn)在我們身邊的一些班組長自身對班組會議的作用和重要性也沒有引起足夠的重視。其實(shí)，當(dāng)前班組會議存在的問題還有很多，如有些班組長喜歡在會議上搞一言堂，不講究傳達(dá)方式，表達(dá)生硬或喜歡空泛說教等，這些問題它都將影響到整個(gè)會議效果的好壞。面對上面這一系列的真實(shí)數(shù)據(jù)，如何組織好高效的班組會議，筆者認(rèn)為這不能不引起我們每一位班組長的反思。

三、組織好高效的班組會議

針對公司當(dāng)前班組會議存在的諸多問題，那我們怎樣才能改善當(dāng)前班組會議存在的這些不足呢？筆者認(rèn)為班組長必須要做好以下幾個(gè)方面的工作。

（一）班組長要深入員工一線收集信息，圍繞班組實(shí)際做好會前準(zhǔn)備工作。班組長組織召開各種班組會議時(shí)一定要讓自己以及員工都有所準(zhǔn)備，班組會的目的是為了更好的溝通、取得共識，班組會是員工和班組長雙方互動的過程。班組作為生產(chǎn)一線單位，在我們紡絲車間，每天工作下來需要回顧的東西很多，許多人在開會時(shí)卻感到無話可說，主要是由于大家對班組會議不夠關(guān)心。因此，如果只有班組長有思想準(zhǔn)備，而員工沒有什么思想準(zhǔn)備，甚至對班組會的內(nèi)容毫不關(guān)心，腦袋空空，只有班組長自己一個(gè)人在臺上表演，而員工卻在臺下沉睡，員工無法隨著班組會的內(nèi)容而積極開動腦筋響應(yīng)，這樣的班組會的效果自然是可想而知。另外，通過收集調(diào)查信息，班組長還能夠及時(shí)了解造成會議效率低下的原因及找到解決的方法。在我們紡絲工段時(shí)常出現(xiàn)的原因有：

1、主持人缺乏影響力，不知如何表意，又不知如何隱退，被與會者牽著鼻子跑，拋離了會議主題；

2、沒有做好會議的準(zhǔn)備工作，致使會議倉促而無成效；

3、會議缺少個(gè)人績效制約，沒有良好的會議制度；

4、會議組織者自己有時(shí)不重視會議，不抓實(shí)效，使與會者敷衍了事，致使會議流于形式等。

（二）班組會議要達(dá)到預(yù)期目的，必須要明白班組會議的組織形式。

目前，我們公司常規(guī)性的班組會議有三種組織形式，即班組工作會議、班組學(xué)習(xí)培訓(xùn)會議和班前班后交接班會議，其中，班組工作會議和班組學(xué)習(xí)培訓(xùn)會議要求每月需組織召開一次，交接班會議則要求每天都要進(jìn)行。組織形式的不同，班組會議內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)則不同。班組工作會議的主要任務(wù)主要是總結(jié)上月工作情況，對工作中發(fā)現(xiàn)好的典型事例進(jìn)行表揚(yáng)，對班組成員工作中出現(xiàn)的問題提出改進(jìn)意見，同時(shí)對本月工作計(jì)劃的確認(rèn)；對班組成員提出的或工作中發(fā)現(xiàn)的特殊問題進(jìn)行討論，提出解決意見；解決支撐工作中的問題；做好本月工作安排與協(xié)調(diào)，比如班組內(nèi)部、班組之間、上級部門的協(xié)調(diào)工作。班組學(xué)習(xí)培訓(xùn)會議主要是進(jìn)行上級文件精神的宣

貫，根據(jù)學(xué)習(xí)計(jì)劃進(jìn)行固定內(nèi)容的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以及對班組質(zhì)量分析會出現(xiàn)的“能力”問題進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)等。班前班后交接班會議，是公司最基本、最有時(shí)效性的日常培訓(xùn)形式。交接會時(shí)間較短，內(nèi)容集中，針對性強(qiáng)，形式靈活多樣，最貼近生產(chǎn)，具有較強(qiáng)的可操作性，對于安全生產(chǎn)具有不容忽視的重要作用。在班組會上，班組長可以及時(shí)總結(jié)當(dāng)天工作中取得的成績和經(jīng)驗(yàn)，剖析工作中存在的不足，還可以說案例、講服務(wù)、提要求、傳信息等。但是，在工作中，現(xiàn)在的交接班會議卻時(shí)常被用來點(diǎn)名、念文件、逐事匯報(bào)或者是批評某個(gè)人，只是簡單地分配日常工作。其實(shí)，分配工作只是班組會中一個(gè)微不足道的組成部分，班前會重傳遞信息，班后會重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

（三）班組會議要做到“三個(gè)創(chuàng)新”。

第一、會議內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新，提高班組會議的作用。會議的內(nèi)容其實(shí)很多，但也要根據(jù)實(shí)際情況具體操作。以我們紡絲工段為例：過去，在每次班前班后交接班會議上，其內(nèi)容無外乎是點(diǎn)名、念文件、逐事匯報(bào)或者只是簡單地分配日常工作幾項(xiàng)事情。長期以來，不管是班組長還是下面的班員，始終感到這個(gè)會議是流于形式，參會的積極性都不高。但是，自從去年下半年，紡絲D1車間對會議內(nèi)容進(jìn)行一次小小的改革，增加一項(xiàng)班員班前一分鐘演講的內(nèi)容以來，會議面貌已是煥然一新。讓每個(gè)班員在會上進(jìn)行一分鐘演講，這個(gè)舉措不僅能讓班員能全身心的參與到會議中來，提高他們參會的積極性，而且還能鍛煉他們的表達(dá)能力和演講水平。一次小小的內(nèi)容創(chuàng)新，帶來了一個(gè)全新變化，現(xiàn)在，在每次的交接班會議上，參會的人員多了，精神也飽滿了。

第二、會議形式要?jiǎng)?chuàng)新，增強(qiáng)班組會議的效果。班組會議的形式多種多樣，常用的有以下二種：

1、點(diǎn)名看情緒。特別是在開班前會前，班組長可以通過點(diǎn)名來了解班組員工的情緒。喜怒哀樂等情緒在作業(yè)前都可以歸結(jié)為不良情緒，因?yàn)檫@些不良情緒都會或多或少的影響作業(yè)人員的正確判斷能力，造成不安全行為，所以班組長在派班時(shí)要盡量考慮這些因素，通過一些有益的活動舒緩情緒，合理分工避免事故的發(fā)生。如果發(fā)現(xiàn)班組員工有對酒后上班等違反勞動紀(jì)律的情況要堅(jiān)決制止。

2、發(fā)言看條理。班組會議不能只是班組長講，員工聽，要求達(dá)到各抒己見，相互促進(jìn)的目的。班組員工在進(jìn)行操作程序、動作標(biāo)準(zhǔn)誦讀發(fā)言時(shí)，班組長必須認(rèn)真傾聽員工的發(fā)言，如果發(fā)現(xiàn)對操作程序有條理不清、存有錯(cuò)漏的情況必須立即糾正，防止思維慣性，促成操作動作的不標(biāo)準(zhǔn)，造成不安全行為。

第三、會議主題要?jiǎng)?chuàng)新，夯實(shí)班組會議的基礎(chǔ)。一個(gè)成功的班組會議，應(yīng)該是主題鮮明，重點(diǎn)突出，不然就有可能開成雜會，達(dá)不到應(yīng)有效果。開交接班會議時(shí)，要突出當(dāng)前生產(chǎn)工作的重點(diǎn)，班組長要結(jié)合當(dāng)時(shí)的具體任務(wù)及設(shè)備情況，詳細(xì)布置

當(dāng)班的工作，有針對性地進(jìn)行安全生產(chǎn)技術(shù)交底，對關(guān)鍵的技術(shù)要領(lǐng)進(jìn)行示范，對安全注意事項(xiàng)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，增強(qiáng)班組員工的安全意識和本領(lǐng)，為優(yōu)質(zhì)、安全、高效地完成本班任務(wù)統(tǒng)一思想。

（四）班組長要當(dāng)好班組會議的導(dǎo)演，班員要做好班組會議的主角。

班組會議效果的好壞，班組長是第一責(zé)任人。因此，班組會議的議程安排、內(nèi)容選擇、節(jié)奏掌握、臨場應(yīng)變以及講話方面的措辭，都對班組長的管理能力、組織能力、控制能力、思維能力乃至語言表達(dá)能力提出了較高的要求。這就需要我們班組長在會議開始前做大量的前期準(zhǔn)備工作。參加班組會議的人員是班組會議所要教育的對象，同時(shí)又是教育別人的老師，每位成員都需要充分認(rèn)識到班組會議對提高自身素質(zhì)和保障生產(chǎn)工作的積極作用，始終以主人翁的姿態(tài)參與其中，積極思考、踴躍發(fā)言，同與會者充分交流、取長補(bǔ)短，把班組會議變成一個(gè)解決自身疑惑、提高業(yè)務(wù)技能、強(qiáng)化安全意識的大課堂。

（五）要及時(shí)形成班組會議記錄、并建立會后追蹤責(zé)任制。

每次班組會議后，我們都要及時(shí)形成班組會議記錄。班組會議記錄是最佳的培訓(xùn)教材，班組長和班組員工可以不斷地翻閱班組會議記錄，結(jié)合班組形勢的更新變化，共同提意見、想辦法，對班組會議的形式和內(nèi)容不斷進(jìn)行革新。另外，我們還要建立會后追蹤責(zé)任制度?？匆淮螘h是否成功，要看會議是否產(chǎn)生了切實(shí)可行的決定并且能否得到切實(shí)有效的執(zhí)行。過去，雖然我們在每次會議上也都會形成一些決議，會后也有落實(shí)下去，但過一段時(shí)間我們要去檢查整改情況時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)其效果甚微。原因是什么呢？主要是我們沒有建立會后追蹤責(zé)任制度。因此，會議結(jié)束時(shí)我們要及時(shí)總結(jié)會議的主要決定和行動方案，建立會議事后跟蹤程序，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人及完成時(shí)間，并確定有誰進(jìn)行督促和檢查實(shí)施的情況。這樣如有意外，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)并調(diào)整。

四、結(jié)語

仁者見仁，智者見智。如何組織好高效的班組會議，改善當(dāng)前班組會議存在的問題，除了本文上述提供的幾項(xiàng)改善建議之外，還有許多好的改善方法需要大家繼續(xù)去探尋。總之，班組會議是班組管理中十分頻繁的活動，其目的就是充分調(diào)動班組全體成員的智慧，達(dá)成一致意見，從而解決問題，共同完成班組目標(biāo)。因此不斷提高班組會議的質(zhì)量，既是班組長的一項(xiàng)重要工作，也是班組成員努力的目標(biāo)。

第二篇：如何組織高效會議

如何組織高效會議

更新日期2011-6-24 16:37:59共有303人 瀏覽

作為企業(yè)管理者，每周可能約有35%以上的工作時(shí)間在開會。可以說，怎樣開一個(gè)高效會議，是老板們的必修課。

高效會議怎么開

開會，開會，開會！說起開會人人都煩。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全世界每天至少有6000萬個(gè)事務(wù)性會議，而我國以每日1000萬個(gè)會議名列榜首。作為企業(yè)管理者，每周可能約有34%以上的工作時(shí)間在開會?？梢哉f，怎樣開一個(gè)高效會議，是老板們的必修課。

會議成本亦驚人

一些人會說，開會不就是幾張嘴幾支筆再帶幾對耳朵？其實(shí)，會議成本通常是由三部分組成的，即會議工時(shí)成本，會議直接成本和效益損失成本。那么我們來算算會議的成本究竟是多少。

假設(shè)一家企業(yè)要組織一個(gè)10個(gè)人參加的項(xiàng)目會議，時(shí)長2小時(shí)，假設(shè)人均工時(shí)成本為30元/小時(shí)，薪資附回值系數(shù)為1.5，公司超額利潤稍頃數(shù)為薪資附加值系數(shù)＋1。

按照國際通行的會議成本計(jì)算公式，會議工時(shí)成本＝參會人員平均小進(jìn)工資×薪資附加值系數(shù)×?xí)h小時(shí)數(shù)×（參會人數(shù)＋2位會前準(zhǔn)備員工）×公司超額利潤系數(shù)來計(jì)算，會議工時(shí)成本＝30×1.5×2×（10＋2）×（1＋1.5）＝2700元。

如果需外租會議室以及投影儀，會議室使用成本為120元/小時(shí)，投影儀使用成本為100元/小時(shí)，又會產(chǎn)生（150＋100）×2＝500元用費(fèi)。

這些還不包括無形的效益損失成本，比如由于開會，會者不得不離開自己的工作崗位，影響工作效率，不及時(shí)處理突發(fā)事件乃至造成嚴(yán)重事故等。

10大因素致使會議效率不高

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，至少有50%以上的會議是沒有效能的。綜合各種因素，會議效率不高通常由以下10大原因造成：

1.會議時(shí)間安排不當(dāng)，每個(gè)人或精神困乏或饑腸轆轆，或因會議頻繁，員工不勝其煩。

2.會議地點(diǎn)設(shè)置不當(dāng)，或環(huán)境不好，致使會議時(shí)常被干擾。

3.開會對象的選擇有誤，通知到來的是一些可有可無的參與者，而一些“必須到會”者卻因?yàn)橛惺聞?wù)在身不能到場。

4.主持人缺乏影響力，不知如何表意，又不知如何引導(dǎo)，被與會者牽著鼻子跑，跑離了會議主題。

5.沒做好會議的準(zhǔn)備工作，致使會議匆促而無成效。

6.一把手不重視會議，不抓實(shí)效，使與會者敷衍了事，致使會議大多流于形式。

7.目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義。

8.會議缺少責(zé)任績效制約，沒有良好的會議制度。

9.領(lǐng)導(dǎo)者缺少會議成本觀念，沒有考慮會議時(shí)間的無形損失。

10.開會仍停留在“口＋筆”的傳統(tǒng)模式，沒有利用好現(xiàn)代技術(shù)，致使開會成本居高不下。

如何開一個(gè)高效會議

人生活在一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會議的世界，我們又不得不承認(rèn)，有些會議對推動企業(yè)不斷發(fā)展的確非常關(guān)鍵。如何才能開一個(gè)高效的會議，如何能在會議中切實(shí)解決問題，以提高企業(yè)競爭力？

明確會議目標(biāo)

會議本身就是以目標(biāo)為導(dǎo)向。有一個(gè)明確、對口的目標(biāo)才能體現(xiàn)召開會議的意義。比如召開銷售會的目的就是要調(diào)整相關(guān)營銷策略、把市場占有率提高多少點(diǎn)、銷售收入增加多少點(diǎn)等等，讓與會者都有指標(biāo)才有可能認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

合理安排會議時(shí)間

上午9-10點(diǎn)之間，員工開始進(jìn)入工作狀態(tài)，思想活躍情緒飽滿。這個(gè)時(shí)間段最合適開重要的會議，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談的最佳時(shí)機(jī)。上午10-11：30點(diǎn)或下午2-4點(diǎn)之間，較為適合調(diào)動員工集思廣益，讓大家能充分展開頭腦風(fēng)暴。其他時(shí)間可處理較為次要的會議。

制定會議計(jì)劃，使會議標(biāo)準(zhǔn)化

會議計(jì)劃主要包括確立適合的參會者、會議的記錄、議程、時(shí)間、會場、開會的方式等。如會議討論是分小組進(jìn)行還是個(gè)人發(fā)言，決策是領(lǐng)導(dǎo)人拍板還是團(tuán)隊(duì)表決。在會議之前應(yīng)建立清楚會議議程，將所要解決的問題、程序、時(shí)間、地點(diǎn)以文字形式分發(fā)給與會者，讓他們對會議的目的、本質(zhì)與架構(gòu)等各種情況有一個(gè)詳細(xì)的了解，使他們有充爭的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料進(jìn)行有針對性地發(fā)言。

國內(nèi)地產(chǎn)標(biāo)桿企業(yè)萬科到日本企業(yè)對標(biāo)，發(fā)現(xiàn)日本人每次開會都是標(biāo)準(zhǔn)化操作模式，包括會議的目標(biāo)/議程/參與者/主持/決議/執(zhí)行等。連兩個(gè)不同的會議前后隔幾天都是標(biāo)準(zhǔn)的。這對萬科震動很大，回國后也開始對會議進(jìn)行梳理、分類，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

制定會議議程細(xì)分表

一個(gè)大型會議議程、事項(xiàng)很多，為不使會議忙而出錯(cuò)，制訂會議日程表很重要。開會當(dāng)中，主持人可以不時(shí)抽出一些時(shí)間來檢查議程明細(xì)表上的每一項(xiàng)，看看過去執(zhí)行的情況，努力在計(jì)劃規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把會議討論全部落實(shí)，并及時(shí)結(jié)束會議。利用議程明細(xì)表還可對突發(fā)事件進(jìn)行調(diào)整，以保證會議順利進(jìn)行。巧妙控制會議過程

為使會議自始至妖冶保持良好運(yùn)行狀態(tài)，會議必須進(jìn)行有效過程控制。會議開始時(shí)應(yīng)由主持人說明會義的和期望，明確誰做會議記錄和誰協(xié)助控制時(shí)間，并說明會議的規(guī)范，如關(guān)閉手機(jī)、做好筆錄、網(wǎng)絡(luò)連接、鼓勵(lì)提問、不準(zhǔn)中途離開等，以避免影響會議的正常進(jìn)行。會議主持人的首要任務(wù)是要緊扣會議議題，防止跑題和偏題。同時(shí)還要設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束，并對每個(gè)議程擬定大致的時(shí)間限制。一個(gè)議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。

善于對付“會議麻煩制造者”

一個(gè)會議最怕的就是不配合的人，使會議難以順利達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)，我們把這些人稱之為“會議麻煩制造者”，美國柯達(dá)公司把“會議麻煩制造者”歸為六大類，并制定了對付這六大類人的方法。

遲到者--對有各種借口常遲到者，采取重點(diǎn)盯人術(shù)。在會前特別打招呼，屢教不改者會后就作相應(yīng)處罰；對偶爾遲到者，會后多加補(bǔ)課，分發(fā)會議記錄；對重點(diǎn)人物的遲到，就是會上簡要快速回顧剛才會議主要

情況，會后分發(fā)會議記錄。對一般人物遲到，仍按時(shí)開會；對重點(diǎn)人物遲到，就適當(dāng)延時(shí)開會，但一般不超過20分鐘，盡量不要耽誤會議。

攪局者--攪局者往往對某個(gè)主題或計(jì)劃持有嚴(yán)重偏見，提不出正面建設(shè)的意見，為反對而反對。因此會議主持者往往應(yīng)在征求多數(shù)人的意見的情況，采取限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段、限制主題和要求并提出正反 兩個(gè)方面意見來干預(yù)隨意“炮火亂開”的攪局者。

心不在焉者--這種人愛做小動作，容易分心，有時(shí)還會嚴(yán)重干擾會議情緒。對付此種人，主持人就用眼睛不時(shí)關(guān)注他提醒他，或者穿插提問，吸引其滿意注意，甚至可以讓這種人做會議記錄，寫會議感想提建議，讓他無法分心。

窮嘴多舌者--這種人家辯得臉紅脖子粗，講得滔滔不絕，浪費(fèi)大家時(shí)間；或一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會議秩序。對此，主持人就限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段，巧妙控制這些人隨意發(fā)言，或在會尾給這些人多留發(fā)言時(shí)間，以免偏離主題。

干私活者--這些人沒把會放在心上，在會上借機(jī)忙碌其他事。主持人應(yīng)在會前作出禁止會上處理其他事情的聲明。尤其是對愛干私活者更要挑明，指出其行為的不正當(dāng)性。應(yīng)付干私活者，非重要會議也可設(shè)在上班前后開，或隔絕會場內(nèi)外環(huán)境，營造嚴(yán)肅氣氛，同樣是好方法。

爭寵者--這種人往對領(lǐng)導(dǎo)提出的某個(gè)主題或計(jì)劃一味迎合、贊賞，毫無主見地支持，對會議提不出任何建設(shè)性的反對意見。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見，以防會議被一片贊美聲所淹沒。做好會議記錄

每一項(xiàng)會議一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整地會議記錄。會議的各項(xiàng)決議一定要有執(zhí)行人員、所負(fù)職責(zé)及完成期限，且必須在記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄，所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋、執(zhí)行的職責(zé)。

建立會后追蹤責(zé)任制

看一次會議是否成功，要看會議是否產(chǎn)生了切實(shí)可行的決定，并且是切實(shí)有效的執(zhí)行。因此，會議結(jié)束時(shí)要及時(shí)總結(jié)會議的主要決定和行動方案，建立會議事后跟蹤程序，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人及完成時(shí)間，并確定由誰進(jìn)行督促和檢查實(shí)施的情況。如有意外，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)并調(diào)整。

在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，關(guān)系著公司的成本。前幾年日產(chǎn)汽車大刀闊斧推行全員的會議革命，省下了六十億日元成本，未來三年預(yù)計(jì)還可省下三百億日元。

葉茂中說：“成功的會議是需要設(shè)計(jì)的。如果就像設(shè)計(jì)公司的產(chǎn)品那樣精心設(shè)計(jì)會議，那么會議成功率就會越來越高，企業(yè)就越有競爭力?！?/p>

第三篇：如何高效地組織會議

如何高效地組織會議

關(guān)于開會大家應(yīng)該都不陌生，而且應(yīng)該有不少人被過度頻繁的會議“傷過”，甚至”談會色變“。當(dāng)一個(gè)組織的人員較多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜時(shí)這個(gè)問題會更加突出。如果開發(fā)人員/測試人員參加會議過多，會導(dǎo)致工作打斷嚴(yán)重，直接影響到團(tuán)隊(duì)工作效率。如果管理人員參加會議過多，就會導(dǎo)致管理人員離開所負(fù)責(zé)的管轄范圍時(shí)間較長，不能及時(shí)響應(yīng)事情，從而導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)整體管理效率變低，典型表現(xiàn)是很多事情沒有及時(shí)處理、開始積壓。

當(dāng)然會議是需要的，主要是我們要總結(jié)出一套高效的方法。下面分享一些總結(jié)，有興趣的同事可以一起探討。

第一，確認(rèn)會議類型及目的。人認(rèn)為在我們公司的研發(fā)體系里以會議目的劃分，會議大體可以分為以下6種：

1.團(tuán)隊(duì)建設(shè)：激勵(lì)團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)意識，讓每個(gè)參與人員了解共同的目標(biāo)，樹

立全局觀念，無形中能夠幫助團(tuán)隊(duì)減少協(xié)調(diào)成本。例如：版本項(xiàng)目周會

2.報(bào)告績效：向上級管理層匯告版本當(dāng)前績效情況，并且根據(jù)需要可以獲得適當(dāng)?shù)馁Y

源支持，例如：RDM的項(xiàng)目分析會

3.平級溝通：針對問題通過會議討論形成解決方法或是達(dá)成處理協(xié)議.例如：開發(fā)和

測試周會，跨部門合作會議

4.信息傳達(dá)：將信息傳達(dá)出來，讓相關(guān)人得到信息并理解信息，以方便進(jìn)行下一階段的工作。例如：新流程培訓(xùn)會議，經(jīng)驗(yàn)分享會議

5.創(chuàng)意開發(fā)：針對某一個(gè)問題的解決方案或是某個(gè)方向的創(chuàng)新主題進(jìn)行討論

6.評審會議：技術(shù)方案/需求文檔評審，疑難問題討論等

確定好會議類型及目標(biāo)之后才能選定出需要討論哪些內(nèi)容，匯報(bào)哪些信息，以何種方式組織。這里舉兩個(gè)示例：

示例一：一個(gè)項(xiàng)目組對RDM做績效匯報(bào)（項(xiàng)目分析會）。我們首先確定會議目標(biāo)為：

a.向RDM提供版本總體計(jì)劃情況，當(dāng)前進(jìn)展，當(dāng)前存在風(fēng)險(xiǎn)及計(jì)劃應(yīng)對措施，趨勢

預(yù)測等

b.申請關(guān)鍵資源支持，因?yàn)镽DM聽過完整匯報(bào)時(shí)，對版本有了比較系統(tǒng)的判斷，此

時(shí)如果確實(shí)需要資源協(xié)助，比較容易得到批準(zhǔn)

確定目標(biāo)后，我們就可以發(fā)現(xiàn)開發(fā)和測試在這里是被作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)看待的，因此在這個(gè)會議過程中開發(fā)和測試的意見應(yīng)該是一致的，并且匯報(bào)的內(nèi)容不能重復(fù)，但可以各有側(cè)重。因此會議前開發(fā)和測試應(yīng)該進(jìn)行明確的匯報(bào)分工，各自總結(jié)完后，內(nèi)部討論得出一致結(jié)論。基于這樣定位而組織的項(xiàng)目分析會，就會非常高效，并且能夠在短時(shí)間內(nèi)將版本整體情況展現(xiàn)出來，同時(shí)也促進(jìn)了開發(fā)和測試內(nèi)部一次完整性總結(jié)。而如果沒有這些前期工作，項(xiàng)目分析會過程中，開發(fā)和測試意見就可能非常不符，甚至進(jìn)行爭吵，更嚴(yán)重的是發(fā)生互相責(zé)怪，推卸責(zé)任的情況。

第二，開有準(zhǔn)備的會議。有準(zhǔn)備的會議需具備以下三個(gè)特點(diǎn):

1.有清晰的會議歷程及會議預(yù)期

例如：大多數(shù)開發(fā)和測試的例行溝通會議，是以明確問題及達(dá)成協(xié)議為主，而不是解決具體的某個(gè)問題，如果過于深入會導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)，更嚴(yán)重的是隨意決策。

2.選擇合適的人參與

會議召開前需確定好哪些人要必須要出席，哪些人得到討論結(jié)果告知即可。將會議控制在必要范圍里的好處在于，避免會議浪費(fèi)其他人員時(shí)間，同時(shí)保證會議的發(fā)言質(zhì)量。

3.選擇合適的時(shí)機(jī)

合適的時(shí)機(jī)是指要評估與會人員的時(shí)間繁忙程度、解決問題的條件是否成熟，這個(gè)時(shí)間開會的效果如何？例如：項(xiàng)目進(jìn)度非常緊張的情況下，項(xiàng)目組每周舉行耗時(shí)很長的個(gè)人知識及讀書經(jīng)驗(yàn)分享是不合事宜的。

第三，議而有決，決而有行，行而有果。從結(jié)果導(dǎo)向來看，會議都是基于某種目標(biāo)而召開的，因此達(dá)成預(yù)定目標(biāo)是非常重要的，會議過程中，組織者要進(jìn)行有效的時(shí)間控制，出現(xiàn)跑題情況時(shí)要及時(shí)引導(dǎo)糾正，防止參會人員天馬星空或過于深入細(xì)節(jié)，浪費(fèi)大量時(shí)間。這個(gè)過程可以簡稱為議而有決。決而有行是指，會議討論出的決策要形成任務(wù)分解，并落實(shí)責(zé)任人。行而有果是指，已經(jīng)分解的任務(wù)要進(jìn)行跟蹤，產(chǎn)出效果。第三點(diǎn)總結(jié)起來比較簡單，但是往往是我們最難以落實(shí)的地方，所以經(jīng)常會出現(xiàn)諸如“這個(gè)問題，我們好像上次討論過”的這類情況。

其他一些小技巧羅列如下：

1.大會之前通常要有小會，從而達(dá)成高效

2.會議開始前先講解會議歷程及預(yù)期

3.會議上以明確問題、達(dá)成協(xié)議為主，不深入問題討論

4.會議上的決策直接指派落實(shí)責(zé)任人

5.會議記錄要在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出，最晚48小時(shí)之內(nèi)

6.對于例行會議，可以收集參會人員的會議質(zhì)量反饋，進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)

第四篇：如何組織高效的會議

如何組織高效的會議

第一步，有效銷售與提前預(yù)約

日常銷售老師和銷售會議是吸引新朋友參加會議的必要前期工作，因?yàn)槿藗兺鶎捎锌蔁o的事情采取回避的態(tài)度，如果能引起對此的興趣，往往可以很大程度的提高邀請成功率。

事例說明： “嗨，我和你說啊，上次我去聽了一堂陳老師講的營養(yǎng)課，真后悔沒有把錄音機(jī)帶去，真是太精彩拉。說得深入淺出，本來以為很深?yuàn)W的營養(yǎng)學(xué)知識我這樣的人是聽不明白的，沒有想到他說的那么淺顯易懂，還特逗，就跟說相聲一樣。跟我一起去的朋友都說，下次有陳老師的課，一定要叫上他?！?過一段時(shí)間后真的有陳老師的課了?！班?，還記得上次我和你說的陳老師的營養(yǎng)課嗎？這個(gè)禮拜六下午1點(diǎn)陳老師正好還有一堂課，上次去過的朋友都搶著要去吶，都說印象深刻，我想我們那么好的朋友，好不容易幫你留下一個(gè)名額，你可記得一定要留出時(shí)間來哦。我再和你說一次，是禮拜六的下午1點(diǎn)整在徐家匯專賣店門口，我等你哦，不見不散?！比缓笤诙Y拜五晚上再電話確認(rèn)一次，確保萬

一。要點(diǎn)：口氣要興奮、熱情，說話簡明扼要，時(shí)間不宜長。

原則：

1．三不談原則。不談公司，制度和產(chǎn)品。

2.二選一原則。為了避免對方找借口沒時(shí)間，日期時(shí)間最好給對方兩個(gè)選擇。比如“老張，明天或后天哪天空閑一點(diǎn)？”

3.不帶家人小孩原則。小孩的哭鬧和走動會影響在場所有人的注意力。

4．邀約一次一人原則。不要貪多。

5.“四不說”原則。時(shí)機(jī)不對不說；氣氛不對不說；時(shí)機(jī)不成熟時(shí)不說；有人打擾不說。

6．提前預(yù)約和反復(fù)確認(rèn)原則。一定要提前幾天預(yù)約，給對方留下充足的時(shí)間安排出參與會議的時(shí)間，反復(fù)確認(rèn)是加深對方印象和申明會議重要性的方法。

7．新朋友個(gè)人資料提前上報(bào)原則。如果你要帶新朋友來，同時(shí)希望你的老師和他進(jìn)行深入的交流，最好把你要介紹的新朋友的個(gè)人資料，包括：名字，學(xué)歷，年齡，個(gè)人性格，對直銷的認(rèn)識，和簡單的個(gè)人背景提供給老師，這樣使老師可以更好的幫助你和新朋友進(jìn)行溝通，新朋友也會有自己被重視的感覺。第二步，會場布置

1．會場布局空間適中，保持整潔和通風(fēng)

2．準(zhǔn)備好足夠多的椅子，燈光明亮

3．產(chǎn)品陳列架上產(chǎn)品齊全整潔

4．提供水和圖冊

5．按照會議的不同進(jìn)程播放不同風(fēng)格節(jié)奏的音樂

6．最好有投影儀或等設(shè)備，在會議中合理穿插片段

第三步，會議原則

1.新朋友往前坐，老朋友往后坐，如果新朋友太多的話，老朋友把椅子盡量讓給新朋友，站在靠后的地方。

2．會前申明會場紀(jì)律，請大家保持安靜，不要隨便走動影響他人，把調(diào)到震動檔或者關(guān)閉。

3．上下臺的原則。上臺一方從右側(cè)上臺，交接前雙方須先禮貌性握手，交接完話筒后，下臺一方從左側(cè)下臺。

4．老朋友需要做到點(diǎn)頭，配合講師的，使講師盡可能的發(fā)揮，同時(shí)也帶動了新朋友的情緒。

5．絕對不在會議進(jìn)行期間交頭接耳，必須說話也需小聲，走動時(shí)彎低腰，不影響他人的視線。

6．主持和講師的著裝以職業(yè)裝或西服為主，以簡潔干練為風(fēng)格。

第四步，會后小結(jié)

會后會一般在會議后舉行。在場各小組分別圍成一圈，按順序談自己對今天這場會議的感受和收獲。因?yàn)槊總€(gè)人對會議內(nèi)容理解的角度和程度不同，綜合自己個(gè)人的親身經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷，往往可以給其他聽眾以更有力的心理沖擊。自己談的時(shí)候，第一可以使自己有受到眾人關(guān)注的榮譽(yù)感，第二也可以使自己把會議的理解由潛意識表達(dá)出來，既可以加深自己的印象，也可以加深小組內(nèi)其他人的印象。不同角度，不同人物對會議的理解，有助于牢固小組成員的信念，同時(shí)也鍛煉了小組成員的敘述表達(dá)能力，可謂是“一會多得”，所以會后會是整個(gè)會議環(huán)節(jié)中不可或缺的一環(huán)。

第五步，單獨(dú)溝通

如果新朋友有足夠的興趣和時(shí)間，在會后會結(jié)束后，可以安排老師和新朋友間一對一，或一對多的溝通，同時(shí)多一些老朋友更有幫助。地點(diǎn)不宜在會場，可以安排在會場附近比較安靜的茶室或者咖啡廳，氣氛保持輕松。如果新朋友是你帶來的，介紹順序是這樣的，需要先把老師先介紹給新朋友，然后再把新朋友介紹給老師，在介紹的語言中，對老師的尊重要盡量體現(xiàn)出來。

事例說明：“這位就是我和你一直談起的陳老師，陳老師真不簡單，一個(gè)禮拜前公司還請他到北京去講課呢。陳老師，這位是我的朋友?！?注意要帶新朋友來到老師面前，略帶恭謹(jǐn)?shù)囊娊榻B，而不要隨意招呼老師來見新朋友，否則新朋友因?yàn)槟愣鴮蠋煯a(chǎn)生的崇敬感覺就會蕩然無存，如果這樣，接下去溝通的效果也就大大折扣了。在老師與你帶來的新朋友交談過程中，你作為這兩個(gè)原本沒有見過面的陌生人間的唯一橋梁，需要做到：1.精神飽滿 2.適當(dāng)?shù)奶岢鲂屡笥巡环奖闾岬膯栴} 3.在應(yīng)該認(rèn)同的地方，應(yīng)聲點(diǎn)頭 4.位置最好在老師和新朋友之間 5.切忌插嘴，應(yīng)讓老師引導(dǎo)思路和話題

第六步，會后跟進(jìn)

會議結(jié)束后，要保持與新朋友的聯(lián)系，重復(fù)老師談話的要點(diǎn)，引導(dǎo)新朋友“向成功者看齊”的思路。并請新朋友獨(dú)立思考，因?yàn)檫@是關(guān)于他自己人生的選擇。如有新的資料等，第一時(shí)間提供給他，使他知道你很關(guān)心他，但，你也要說明，說不說，是你的事情，做不做，是他來做主的，不能給他非做不可的壓力。根據(jù)新朋友的反應(yīng)，計(jì)劃安排下一次會議的邀約名單。

第五篇：唐駿：如何組織高效會議

從微軟中國總裁，到盛大網(wǎng)絡(luò)總裁，再變身新華都總裁，唐駿成功勾畫出一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人的進(jìn)化歷程。曾經(jīng)的創(chuàng)業(yè)青年，如今已是中國最著名的企業(yè)家“輔佐者”

中西方的會議文化存在非常大的差異，西方人習(xí)慣在會議上做出決定，而在中國，很多事情通常幾個(gè)老板碰一下頭就可以下決定了。我在微軟的時(shí)候經(jīng)常到美國開會，所謂開會就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。在會議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對意見，老板就當(dāng)場拍板。

假設(shè)五個(gè)中國人和五個(gè)外國人一起開會，你會發(fā)現(xiàn)，只有一個(gè)中國人在說話，就是老大在說話；而外國人是五個(gè)人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不對稱。這種現(xiàn)象是中西方文化上的差異造成的。中國企業(yè)很多時(shí)候從早到晚開會，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個(gè)人開會只有一個(gè)人說，如果是這樣，那九個(gè)人就不要來開會，只有一個(gè)人來好了。

微軟開會的時(shí)候是鼓勵(lì)你發(fā)言，不發(fā)言你來開會干什么。在微軟的時(shí)候，如果你不發(fā)言大家就很奇怪，但在中國，你發(fā)言就很奇怪，大家會想：老大都沒發(fā)言你發(fā)什么言呢。所以，企業(yè)一定要鼓勵(lì)員工在會議上來發(fā)言，誰來鼓勵(lì)呢，就是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者必須來改變這樣的企業(yè)文化，鼓勵(lì)員工參與進(jìn)來。要開好會，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會議上要看到數(shù)據(jù)，每個(gè)部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會議主持人最后一頁P(yáng)PT都會講下面應(yīng)該怎么做，這樣效率就會高很多。

開會并不需要?jiǎng)?chuàng)新，會議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個(gè)模式來做，會議就會很簡單很高效。在微軟的時(shí)候，我們開會有個(gè)規(guī)定：所有的會議時(shí)間都不能超過一個(gè)小時(shí)。

假設(shè)我們今天要就市場部的一個(gè)方案開討論會，那么提出議案的人就是會議的協(xié)調(diào)人，而不是由固定的人如秘書來做協(xié)調(diào)人，他應(yīng)該負(fù)責(zé)人員通知哪些人來參與會議，比如總裁要不要來，相關(guān)部門如銷售部、技術(shù)部的人員要不要來。會議必須由他來主持，他要把這個(gè)會議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當(dāng)場征詢大家意見，要求各個(gè)部門就討論的議題發(fā)表觀點(diǎn)。如果討論完最后大家都認(rèn)可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對某些環(huán)節(jié)有爭議，在不違反原則的前提下，總裁要直接拍板決定。會議主持人在最后一定會告訴大家一個(gè)結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。如果今天需要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會議再來拍板，但必須保證時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會議會形成執(zhí)行的時(shí)間表，某個(gè)時(shí)間段以后大家要做什么，工作的結(jié)果如何匯總，什么時(shí)間再來開會碰頭。這樣分工明確，效率也會很高。

有些會議議程上沒有的話題，在開會的過程中可能會涉及到，但是如果會議決策者覺得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會議的時(shí)間。

會議的決策者必須要有權(quán)威。最終決策者的權(quán)威是非常重要的，沒有決策者的會議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會，只是大家在會議室里面聊聊天，做做信息溝通。

有了權(quán)威，會議過程中出現(xiàn)爭議不可怕。會議一定要有爭議，有了爭議才有意義。有的時(shí)候，對于比較有爭議的事情，為了會議的有效性，決策人應(yīng)該根據(jù)爭議的焦點(diǎn)來迅速做出判斷，做出一個(gè)決定來。決定錯(cuò)了也沒關(guān)系，有決定比沒決定好。如果主持人沒有辦法來做這個(gè)決定，那他就應(yīng)該立刻告訴大家，先不要來爭議，我們下次再來重新討論這個(gè)話題，不能使會議無休止地爭議下去。很多中國公司的會議無休止地爭議下去，其實(shí)是沒有效果的。爭議是沒有對錯(cuò)的，很多事情其實(shí)無非就是多做一點(diǎn)少做一點(diǎn)，付出一點(diǎn)時(shí)間為代價(jià)。所以決策者在會議里面扮演著非常重要的角色。（采訪整理/靳志輝）