第一篇：XX辦公文書管理制度

第1章總則

第1條目的為確保公司文書事務能夠正常進行，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。

第2條管理原則

準確、快速。

第3條適用范圍

本制度適用于對公司內(nèi)部所有公文文書的管理。

第2章文書的種類

第4條文書的范圍

本公司文書包含公司業(yè)務工作中的往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、傳真、各種賬簿和圖標參考書等一切業(yè)務用書與公文。

第5條文書保密等級劃分

1．絕密，指極為重要且不得向無關人員透露內(nèi)容的文書。

2．秘密，指次重要且不能向無關人員透露內(nèi)容的文書。

3．機密，指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。

4．普通，指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要資料，則另當別論。

第3章文書制作規(guī)范

第6條文書的制作要領

1．文書內(nèi)容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準確規(guī)范。

2．起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時另附相關材料與文件。

3．必須明確起草文書人的責任，并正確署名。

4．修改請示提案文書時，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。

第7條文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進行。重要文件還應經(jīng)過公證，并在正式文書形成前，附上有價值的證明文件。

第8條文書的署名

1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責任范圍由經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理（董事長）署名，或者署有關部門的主管姓名和職務。

2．對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)和公告等重要文書，一律署總經(jīng)理職務與姓名。如果是總經(jīng)理委托事項可由指定責任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機構(gòu)主管的職務與姓名。

第9條文書的蓋章

1．在文書正本上必須加蓋文書署名者的簽章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。

2．如果文書署名者不在，可加蓋代理者簽章，并加蓋具體執(zhí)行者簽章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。

3．以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關責任者的印章。

第4章文書的收發(fā)

第10條文書主管部門負責接收文書，并按下列要點處置。

1．如果一般文書，予以啟封，分送各部門。

2．將私人信件直接送交收信人。

3．分送各部門的文書若有差錯，必須立即追回。

第11條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送做好“簽收單”。

第12條需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，必須寫清發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容。如是公司內(nèi)部文書，原則上不需封緘。

第5章文書的處理

第13條普通文書處理

1．部門經(jīng)理以上級別的主管人員，負責對文書進行審批、答復、批辦以及做出其他必要的處理，或者指定下屬對文書進行具體處理。

2．處理中如遇重大問題或異常現(xiàn)象，需及時向上級匯報，并按領導指示辦理。

第14條機密文書處理

1．機密文書原則上由責任人或當事人自行處理。

2．親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟。如果主管領導在職務上有權(quán)替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。

第15條與多個部門有關的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商；如果協(xié)商無法達成一致，則應請示上級領導，由上級領導裁決。

第6章文書的整理與保存

第16條文書的整理與保存

1．全部完結(jié)的文書，應在結(jié)辦后三日內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對文件進行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。

2．個人不得保存公司文書，凡參加會議帶回的文件，應及時交行政部登記保管，離職員工應將文件和記錄本清理移交。

3．分公司或分支機構(gòu)的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，由主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。

第17條文書的保存年限

1．永久保存的文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股權(quán)關系文書、重要的訴訟關系文書；重要的政府許可證件；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。

2．保存10年的文書包括：請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼的有關文書；財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。

3．保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。

4．保存一年的文書，指無關緊要或臨時性的文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管確定保存年限。

第18條注意事項

1．對于重要的機密文件，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。

2．對于保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，寫清銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。一律以焚燒的方式銷毀機要文件。任何個人不準擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應逐件登記，報公司領導批準后銷毀。

3．銷毀秘密級以上文件前要進行登記，由專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。

4．如果職務或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，必須在有關登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。

5．必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。需領導簽字確認或郵件回復。

第7章附則

第19條行政部對本制度擁有解釋權(quán)。

第20條本制度自公布之日起實行。

第二篇：辦公文書管理制度

辦公文書管理制度

第一章總則

第一條本制度制訂的目的是建立規(guī)范、合理的公文處理程序，以提高公文管理工作的效率。

第二條本制度適用于公司所有辦公文書的收發(fā)、寄送及歸檔管理工作。

第三條辦公文書管理職責

（一）公司辦公文書 管理的執(zhí)行與監(jiān)督機構(gòu)是管理部，負責對公司各類文書統(tǒng)一進行收發(fā)、送達，傳遞、用印、立卷和歸檔。

（二）各部門必須嚴格執(zhí)行公文管理程序，根據(jù)職權(quán)范圍認真做好公文管理的各項工作。

第四條辦公文書的行文規(guī)范

（一）公司的行文關系應根據(jù)各自的隸屬關系和職權(quán)范圍確定。

（二）公司各部門在自己的權(quán)限內(nèi)，可互相行文，可同下一級公司相關業(yè)務部門互相行文。

（三）部門間對有關問題未能協(xié)商一致時，一律不得各自向下行文。

第二章辦公文書的收發(fā)管理

第五條辦公文書的發(fā)文管理

（一）各部門主管草擬文稿，將文件意圖表達清楚，然后管理部根據(jù)草擬內(nèi)容，按照規(guī)范的公文格式擬寫正式文件稿。

（二）擬寫公文時，須注意以下幾點：

1、客觀、實事求是地反映情況；

2、語文精練，條理清晰，措辭準確；

3、必要時，應附上相關文件或材料；

4、內(nèi)容應符合國家的相關方針政策及法律、法規(guī)。

（三）管理部主管審核文件后，交公司總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)內(nèi)容包括：發(fā)送單位、閱讀范圍、密級程度、緩急要求等。

（四）管理部負責文件的編號、打印、簽章、分發(fā)等事宜。密級文件必須加封并在封口處蓋章。

（五）公文原稿須由管理部歸檔妥善保管。

（六）文件發(fā)出前必須填寫《發(fā)文記錄表》，需要郵寄的文件，還須在《文件郵寄登記表》上登記。

（七）郵寄文書時，必須清楚地寫明發(fā)送或接收單位的名稱、地址等信息，必要時可要求回復可回執(zhí)。涉密文書應指派專人負責郵寄。

第六條辦公文書的接收管理

（一）所有遞送至本公司的文書，均由管理部統(tǒng)一負責接收，關在《文件接收登記表》上登記，急件須注明簽收的具體時間。

（二）簽收文件須認真清點，發(fā)現(xiàn)問題應及時與發(fā)文單位聯(lián)系并采取相應措施。

（三）文書中清楚地寫明接收部門的，由管理部分送各部門，私人文書則直接交與收集人。接收人收到文書后簽字確認。

（四）各部門應有專人負責與管理部進行辦公文書的對接工作。

第三章辦公文書的處理

第七條普通文書的處理

（一）各部門主管負責批復所接收到的文件，并進行相應處理。

（二）文書內(nèi)容涉及兩個或兩個部門的業(yè)務時，應由主辦部門負責傳閱，并組織共同協(xié)商處理。

（三）文書處理的過程中，如遇重大問題或異常現(xiàn)象，需及時向上級匯報，并按

照上級指示進行處理。

第八條涉密文書的處理

（一）涉及公司機密的文件必須由當事人或其明確指定的代理人進行處理。

（二）涉密文件的草擬稿、討論稿或其他相關的資料，應由主辦部門指派專人負責銷毀。

（三）各部門負責辦理文件的人員，應認真落實經(jīng)手的第份文件，及時轉(zhuǎn)辦和催辦，避免積壓誤事。

第四章辦公文書的保管與銷毀

第九條辦公文書的整理與保管

（一）處理完畢的文書，應及時交至管理部，并由其進行整理、立卷、歸檔。

（二）各部門形成的內(nèi)部文書，應由本部門指定的文書管理人員負責妥善保管。

（三）涉密文書必須存放在保險柜或者帶鎖的文件柜中。

（四）任何個人不得保存公司文書。外出開會帶回的文件，應及時交回管理部登記保管。員工離職時應將文書和記錄本清楚移交。

第十條辦公文書的銷毀

（一）不具備保存價值的文書，經(jīng)相關部門經(jīng)理簽字確認，報請公司總經(jīng)理批準后，方可銷毀。

（二）保存期滿或沒必要繼續(xù)保存的文書，管理部應填寫銷毀申請，注明銷毀原因，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。

（三）文件銷毀可采取碎紙機粉碎或直接焚燒的方式，銷毀密級文件時必須安排兩名以上人員進行監(jiān)督，確保不丟失、不漏銷。

（四）銷毀文件須登記造冊，以備查考。

第五章附則

第十一條 本制度的最終解釋權(quán)歸公司管理部所的。第十二條本制度自公布之日起實施。

第三篇：辦公常用文書寫作格式

常用文書寫作格式

一、會議紀要

（一）會議紀要的寫作格式

會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。

會議紀要根據(jù)適用范圍、內(nèi)容和作用，分為兩種類型：(1)工作會議紀要。(2)協(xié)商交流性會議紀要。

會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。

(1)標題

由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學語文教學研討會紀要》。

(2)文件日期

成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。

(3)正文

正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。

①在開頭部分應扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。

②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務要求等。

一般有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發(fā)言內(nèi)容、討論情況總結(jié)到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。

二是發(fā)言記錄式寫法。按照會上發(fā)言順序，摘錄每個人發(fā)言的主要內(nèi)容。此寫法主要用于座談會紀要。

三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內(nèi)容歸納成幾個問題來寫。適用于規(guī)模較大、內(nèi)容復雜的會議。寫作時，可根據(jù)表達內(nèi)容的需要，分條列項寫或擬小標題分部分、分層次寫。

總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點。

③結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號召，要求有關單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結(jié)尾。

第四篇：文書管理制度

XXXX控股有限公司

公文管理制度

第一章 總則

一、為了進一步加強公司公文管理，規(guī)范公文管理流程，進而促進工作效率的提升，特制定本制度。

二、本制度適用于浙江美道控股有限公司及所屬分（子）公司。

三、公司公文管理歸口部門為行政部，具體職責如下：

1、控股公司行政部負責公司公文管理體系的建立和完善，并指導所屬分（子）公司規(guī)范公文管理工作。

2、行政部負責公司公文收發(fā)、登記、傳閱、催辦、審核、歸檔管理等工作。

第二章 常用文書種類

四、本制度所稱公文指控股公司及所屬（分）在公司在經(jīng)營管理工作中形成的文件資料，包括請示、報告、決議、決定、制度、通知、通報、批復、紀要、工作聯(lián)系函等。

五、常用文書種類及用途：

1、請示：向上級請求指示或批準，用“請示”。

2、報告：向上級匯報工作、反映情況或提出建議，用“報告”。

3、指示：向下級部門布置工作，闡述工作活動的指導原則，用“指示”。

4、批復：答復請示事項，用“批復”。

5、通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級、下級或不相隸屬單位的文件，用“通知”。

6、通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況和需要所屬單位知道的事項，用“通報”。

7、決定、決議：對某問題或重大活動作出安排，用“決定”。通過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

8、函：平行的或不相隸屬的單位之間相互商洽工作，用“函”。

9、會議紀要：傳達會議議定事項或會議精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀要”。

第三章收文管理

六、收文登記：

1、公司外來文件均由行政部指定專人負責接收。接收文件時要點清數(shù)量，并在《發(fā)文

登記本》上進行登記和編號。

2、收文登記內(nèi)容包括：收文序號、收文日期、來文單位、來文標題及備注等。

七、收文傳閱：

1、行政部經(jīng)理負責填寫《文件傳閱處理單》并提出擬辦意見，交公司領導或相關部門審閱或辦理。

2、文件處理和傳閱應高效，一般文件處理和傳閱不超過1個工作日；閱件人須在文件傳閱處理單上簽署意見或簽名。

3、文件處理和傳閱完畢后，閱件人應及時將文件交回行政部，以便繼續(xù)流轉(zhuǎn)或歸檔。

八、催辦：

對需要回復上報的文件，行政部負責跟進經(jīng)辦人處理或辦理情況，以保證按規(guī)定期限回復上報。

九、來文處理和傳閱完畢，由行政部按照編號順序進行歸檔，并制作文件清單以備查閱；歸檔的文件須包含原件及傳閱記錄。

第四章 發(fā)文管理

十、公文起草：

1、控股公司各部門及所屬分（子）公司發(fā)文應遵循“精簡高效”的原則，根據(jù)實際需要擬寫公文，盡可能減少發(fā)文數(shù)量。

2、公文起草須遵循統(tǒng)一的格式和編號規(guī)則（具體見附件）。

3、公文須明確適用范圍。

十一、公文審核及簽發(fā)：

１、控股公司對外發(fā)文（各職能部門對外發(fā)文均應以控股公司名義進行），以及內(nèi)部重要文件（如：制度、經(jīng)營計劃、重要通知等）由控股公司總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。

2、所屬分（子）公司對外發(fā)文由董事長或其授權(quán)人簽發(fā)，公司內(nèi)部文件由公司總經(jīng)理簽發(fā)。

3、行政部經(jīng)理負責公文核稿（文體、格式、發(fā)文必要性等）工作；必要時組織相關部門會簽審核。會簽審核須由明確意見，并簽名。

4、所屬分（子）公司發(fā)文均須抄送控股公司行政部。

十二、公文印發(fā)：

1、公文簽發(fā)完畢，由行政部部負責統(tǒng)一編號及印發(fā)；屬公司對外發(fā)文的，由公文發(fā)起部門負責遞送。

2、公文簽發(fā)完畢，方可加蓋公章。

3、所有發(fā)文須在《發(fā)文登記表》做好登記并由收文部門簽收。

4、已印發(fā)的公文，由行政部統(tǒng)一保存管理。非經(jīng)批準，任何部門及個人不得擅自修改。

第五章 公文保管

十三、公文存檔：

所有收發(fā)的公文及傳閱記錄、審批會簽記錄等需要以收發(fā)文單位為類別進行分類保存，并制作公文檔案清單。

十四、公文借閱：

已歸檔的公文，各部門若需借閱，統(tǒng)一到行政部辦理借閱手續(xù)后借閱。

十五、公文清理：

控股公司及所屬分（子）公司年定期對已存檔的公文進行清理，對于沒有存檔價值、已經(jīng)作廢的公文可酌情予以清理，但至少必須保留電子版清單備查。

第六章 附則

十六、本制度由控股公司行政部部起草并負責解釋。

十七、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，原制度中由與之沖突之處，以本制度為準。

第五篇：文書管理制度

文書管理的制度主要有哪些？

(一)收發(fā)文登記制度。收發(fā)文登記制度是文書工作中的一項重要制度，是對文書的收發(fā)文處理程序中關于登記方面的規(guī)定。收發(fā)文登記制度的主要內(nèi)容有：收發(fā)文登記的原則、范圍、項目、要求和獎懲等。

(二)傳閱借閱制度。傳閱借閱制度是對文書人員組織傳閱文件，領導人間批文件和有關借閱文件所作的規(guī)定。對保證文件正常運轉(zhuǎn)和安全有效利用具有重要作用。傳閱借閱制度的內(nèi)容主要包括；對文書人員組織傳閱借閱的要求、傳閱借閱范圍、傳閱借閱登記手續(xù)和對傳閱借閱人的要求等。

(三)核稿簽發(fā)制度。核稿簽發(fā)制度是對機關制發(fā)文件必須進行核稿簽發(fā)和對核稿簽發(fā)入要求的規(guī)定。其內(nèi)容主要有：核稿時對核稿人的要求，包括對核稿人的資格、工作態(tài)度、工作質(zhì)量和獎懲辦法的規(guī)定；核稿本身所做的規(guī)定，包括對核稿的標準、內(nèi)容、程序、方法、時間等內(nèi)容。簽發(fā)，包括對簽發(fā)權(quán)限、簽發(fā)程序、簽發(fā)者的責任及對簽發(fā)者的要求等。

(四)閱文室制度。閱文室制度即對閱文室管理和領導人閱文所作的有關規(guī)定。閱文室制度應奉著保密、安全、方便的原則制定。閱文室制度的主要內(nèi)容應包括文件借閱的種類、閱讀人員的范圍，是否可以摘抄、登記、閱文室的安全保管等。

(五)安全保密制度。安全保密制度呈對保證文件安全所制定的制度。保密制度的主要內(nèi)容包括：保密范圍、保密要求、注意事項、安全保密措施等。

(六)清退、銷毀、歸檔制度。清退是發(fā)文機關對所發(fā)出的應退回文件的追退。清退制度是對文件清退方面的有關規(guī)定和要求。文書清退制度的內(nèi)容包括：清退范圍、清退辦法、催退等。銷毀制度，是指對傳閱或使用過的無保存價值的文書材料的銷毀。銷毀制度是關于銷毀文書材料的規(guī)定和要求。文書銷毀制度的內(nèi)容包括；銷毀的范圍、銷毀的程序和辦法等。歸檔制度，是文書部門將士卷后的文書案卷移交檔案部門的行為過程，是對歸檔工作的規(guī)定和要求。歸檔制度的主要內(nèi)容包括：歸檔范圍、歸檔時照、歸檔要求等。

(七)文書人員崗位責任制。文書人員崗位責任制，是對文書工作崗位人員的職責規(guī)定及要求。其內(nèi)容主要包括文書人員工作范圍、職權(quán)、責任，具體要求等。制定這一制度的原則是任務清楚，責任明確，要求具體。