第一篇：尤溪縣檔案局關(guān)于做好2006年度文件材料立卷歸檔工作的通知

尤溪縣檔案局文件

尤檔﹝2007﹞19號(hào)

尤溪縣檔案局關(guān)于做好

2006年度文件材料立卷歸檔工作的通知

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府，縣委各部委辦局，縣直各辦局（公司），省市屬各單位：

為加強(qiáng)檔案的收集和管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確，做好檔案室與檔案館之間的檔案資源信息的有序銜接，實(shí)現(xiàn)全縣檔案信息資源共享，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《福建省檔案條例》、《福建省檔案登記暫行辦法》和閩檔

[2004]49號(hào)文件精神，為適應(yīng)我縣文書立卷改革和電子管理檔案，提高檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的要求，對做好2006年度文件材料立卷歸檔工作通知如下：

一、歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求

歸檔范圍：本單位工作活動(dòng)中直接形成的各種門類、載體文件材料，具體按照本單位制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范

圍和文書檔案保管期限方案》執(zhí)行。

案卷質(zhì)量要求：歸檔的文件材料要收集齊全、完整，按照文件的形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系，對文件的鑒定要準(zhǔn)確，區(qū)分保存價(jià)值，科學(xué)分類整理立卷，案卷題名簡明確切，三種電子檔案目錄（卷內(nèi)目錄、全引目錄、案卷目錄）齊全，便于保管利用。

歸檔時(shí)間要求：各單位要在7月30日前完成對2006年度文件材料立卷歸檔工作。

檔案裝訂材料要求：按照國家檔案局要求，裝訂檔案使用的卷皮、卷盒材料必須是國家檔案行政主管局指定的廠家生產(chǎn)達(dá)到三層紙以上的要求。

二、案卷級目錄和文件級目錄電子數(shù)據(jù)錄入要求 為了便于檔案管理和與省、市檔案工作要求對接，2006年各單位檔案案卷級目錄和文件級目錄必須使用統(tǒng)一的軟件（陽光文檔、科怡檔案管理系統(tǒng)），已開通政務(wù)網(wǎng)的單位可直接登錄尤溪縣陽光文檔網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)操作。

三、報(bào)送檔案目錄電子數(shù)據(jù)要求

2007年起，全縣各單位應(yīng)向縣檔案館報(bào)送本年度電子檔案和檔案電子目錄數(shù)據(jù)，以及2007年度以前的電子檔案目錄數(shù)據(jù)。

2006年電子檔案可以直接在尤溪縣陽光文檔網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)錄入文件級目錄時(shí)一并導(dǎo)入，未開通的單位報(bào)送電子檔案和檔案電子目錄數(shù)據(jù)可通過郵件報(bào)送，郵件地址：yxdag@163.com或用光盤、U盤直接報(bào)送縣檔案局保管利用股。

尤溪縣檔案局

2007年6月13日

主題詞：檔案年度立卷通知抄送：市檔案局、謝主任

第二篇：關(guān)于做好文件材料歸檔工作的通知

文章標(biāo)題：關(guān)于做好文件材料歸檔工作的通知

關(guān)于做好文件材料歸檔工作的通知

中心各處室并南方管理部：

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《石油工業(yè)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》和《中國石油化工總公司檔案管理試行辦法》以及國家和上級有關(guān)要求，結(jié)合中心實(shí)際情況，為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，完整、系統(tǒng)地保

存中心在工作活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和中心各項(xiàng)工作的需耍，現(xiàn)對文件材料歸檔工作提出如下要求：

一、歸檔的文件材料的范圍

凡是反映中心、各處室工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

l.1　上級機(jī)關(guān)的文件材料：

1.l.1　上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；

1.1.2　上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于中心主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非中心主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性的文件；

1.l.3　上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查中心工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像（以下簡稱聲像材料）等材料；

1.1.4　代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；

1.1.5　上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)中心的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）。

1.2　中心的文件材料：

l.2.1　中心召開職工大會(huì)、代表會(huì)議、工作會(huì)議的全套會(huì)議文件，以及各種聲像材料；

1.2.2　中心黨組（黨委）、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料，中心召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議材料：

1.2.3　中心頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿；

l.2.4　中心的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級機(jī)關(guān)的請示與中心的批復(fù)文件；

1.2.5　中心及各職能部門活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；

l.2.6　反映中心業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；

l.2.7　中心檢查下級單位工作、調(diào)查研究形成的重要文件材料；

l.2.8　中心或中心匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料；

l.2.9　中心形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；

l.2.10　中心黨委、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料；

l.2.11　內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料，領(lǐng)導(dǎo)的指示和中心處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等；

1.2.12　中心領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與中心有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；

l.2.13　中心直接管理的科研、生產(chǎn)項(xiàng)目的科技文件材料；

l.2.14　中心及各處室成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料

1.2.15　中心制訂的工作條例、章程、制度wenmi.net等文件材料；

l.2.16　中心（本行業(yè)）的歷史沿革、大事記、年鑒，反映中心（本行業(yè)）重要活動(dòng)事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

1.2.17　中心干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)。黨員、團(tuán)員、干部名冊、報(bào)表，紀(jì)律檢查，治安保衛(wèi)以及職工的借聘、轉(zhuǎn)正、定級等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；

l.2.18　中心辦理的干部轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)、工會(huì)組織介紹信及根；

l.2.19　中心財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

1.2.20　中心編印的情況反映、簡報(bào)等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

l.2.21　中心與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；

1.2.22　各種普查、資質(zhì)認(rèn)證工作中形成的文件材料；

1.2.23中心人員因公外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，所收集獲得的文件材料。

1.3　同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料：

1.3.1　同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；

1.3.2　有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件；

1.3.3　同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

1.4　下級單位的文件材料：

l.4.1　下級單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件：

1.4.2　下級單位報(bào)送的重要的科技文件材料；

1.4.3　下級單位報(bào)送的法規(guī)性備案文件。

1.5電子文件材料：

1.5.1歸檔紙質(zhì)文件或其他載體形式的文件時(shí)應(yīng)一并歸檔相應(yīng)的電子文件，電子文件與紙質(zhì)文件、其他載體文件應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致；

1.5.2歸檔的電子文件要具有完整性、有效性

和安全性；

1.5.3在符合軟、硬件平臺(tái)的條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。

二、不歸檔的文件材料的范圍

2.1上級機(jī)關(guān)的文件材料：

2.1.1　上級機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；

2.1.2　上級機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；

2.1.3

上級機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件。

2.2　本機(jī)關(guān)的文件材料：

2.2.1　重份文件；

2.2.2　無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；

2.2.3　未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件，定稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；

2.2.4　從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；

2.2.5　無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；

2.2.6　中心內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；

2.2.7　中心、各處室負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與中心無關(guān)的文件材料；

2.2.8　為參考目的從各方面收集的文件材料。

2.3　同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料：

2.3.1　參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料；

2.3.2　非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。

2.4　下級機(jī)關(guān)的文件材料：

2.4.1　下級機(jī)關(guān)送來參閱的簡報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料：

2.4.2　越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；

2.4.3　下級機(jī)關(guān)抄報(bào)備案的一般性文件材料。

三、歸檔時(shí)間

3.1黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等管理性檔案在形成的次年一季度歸檔。

3.2科研檔案在科研項(xiàng)目鑒定后立即歸檔。分階段進(jìn)行的，可分階段歸檔。

3.3設(shè)備儀器檔案在開箱驗(yàn)收后立即歸檔。

3.4會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)終了后的第二年歸檔。

3.5音像檔案在洗印、錄制完畢后立即歸檔。

3.6審計(jì)檔案在審計(jì)項(xiàng)目終結(jié)處理完畢的次年一季度歸檔。

四、歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要準(zhǔn)確、齊全、完整。

4.2各類文件材料一般歸檔一式一份，中心正式發(fā)文歸檔兩份。

4.3照片與底片及文字說明一起歸檔，錄音帶、錄像帶等與文字說明一起歸檔。

4.4歸檔的文字材料及底稿要規(guī)范，字跡要工整，色素要耐久，禁止用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)墨水書寫。

4.5歸檔的文件材料必須是原件，不能以復(fù)印件代替。

4.6歸檔的文件材料必須由檔案形成單位經(jīng)過系統(tǒng)整理后移交綜合辦公室，案卷應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。

4.7移交檔案要編制移交目錄一式兩份，交接雙方核實(shí)后簽字，加蓋部門公章，一份交移交單位，一份交接受單位。

4.8各處室綜合管理崗是本部門的檔案管理人員，綜合辦公室文書崗負(fù)責(zé)全中心檔案的管理工作。

二ОО五年十二月十五日

《關(guān)于做好文件材料歸檔工作的通知》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀關(guān)于做好文件材料歸檔工作的通知。

第三篇：淺談如何做好文件整理歸檔工作

淺談如何做好文件整理歸檔工作

內(nèi)勤工作是一項(xiàng)綜合協(xié)調(diào)、綜合服務(wù)的工作，具有協(xié)調(diào)上下、聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用。平日要完成文件收發(fā)、整理、裝訂、歸檔等工作，還要完成內(nèi)勤職務(wù)內(nèi)的事務(wù)管理，文件處理，填寫報(bào)表，材料打印，會(huì)議紀(jì)要等日常工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。現(xiàn)結(jié)合自己工作實(shí)際情況，談?wù)勅绾巫龊梦募須w檔工作。

一、文件的整理歸檔工作是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)

文件的整理歸檔工作一般按進(jìn)行，但不一定要等到每年年終整理歸檔工作開始時(shí)才著手收集，可以實(shí)行季度整理歸檔。如果重視文件資料的平時(shí)積累，及時(shí)收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，做到隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。

（1）、嚴(yán)格登記

收發(fā)文件的登記是文件來往的必經(jīng)關(guān)口。通過登記，對區(qū)委區(qū)政府、建設(shè)局及其他單位下發(fā)文件等逐件登記，做到有據(jù)可查。把好這一關(guān)，是保證文件齊全完整的一項(xiàng)重要措施。登記時(shí)，主要對文件下發(fā)單位、文件名稱、時(shí)間及文件名稱、文件要求進(jìn)行詳細(xì)登記。

（2）及時(shí)收集

及時(shí)收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵。首先要明確登記程序，明確來文單位、發(fā)文者、收文者、收文時(shí)間、處理結(jié)果等明細(xì)；其次對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，可以采取辦完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的辦法，按月或按季度進(jìn)行收集。

（3）、認(rèn)真檢查

對收集起來的各種文件材料，必須逐件進(jìn)行認(rèn)真檢查：一是要檢查文件的有效性。檢查文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個(gè)程序，是否是生效文件。二是要檢查文件資料的完整性。檢查原文件材料及其處理結(jié)果資料是否完整；三是要檢查同一事由的文件是否收集在一起，文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、附件等是否齊全完整。

（4）隨辦隨歸

這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來的文件材料經(jīng)過檢查后，一是可以按照整理歸檔工作的具體要求，或進(jìn)行完整的整理歸檔工作，或進(jìn)行裝訂、蓋章、編頁碼等整理歸檔的前期基礎(chǔ)性工作，使收集起來的零散文件系統(tǒng)化、有序化，暫時(shí)歸入臨時(shí)檔案盒或文件夾中。二是可以根據(jù)日常工作需要，準(zhǔn)備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如：上報(bào)文件，下發(fā)文件、會(huì)議資料、信息簡報(bào)等，分類存放保管。這樣既便于平時(shí)的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎(chǔ)。

（5）、妥善保管

管理的對象既包括辦理完畢后經(jīng)過整理的歸檔文件材料，也包括沒有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料應(yīng)配備專用的文件柜和文件盒。進(jìn)行分類標(biāo)

識(shí)，以便于文件的歸類和日常提供利用。妥善管理應(yīng)做到分門別類、有目可查、保管安全。

（6）、立卷歸檔 分類是關(guān)鍵

組卷時(shí)，同一類的文件材料可以合并組卷，并放置在一起，不同類的文件不能合并組卷，并分開存放。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到這樣的問題，就是有些文件找不到相對應(yīng)的“位子”，無法對其進(jìn)行組卷，這就需要對其進(jìn)行認(rèn)真分析，把相對較散的文件組成一卷，歸為散卷。立卷完畢后，進(jìn)行裝訂、裝盒、入柜保管。

二、電子文件的立卷歸檔

(1)要對收集到的電子文件進(jìn)行分類編目。按照門類劃分的要求,結(jié)合單位實(shí)際和電子文件內(nèi)容制定分類,按照分類的規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分,并給每份電子文件一個(gè)固定的號(hào)碼,從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。

(2)要將分類編目完畢的電子文件固定排列入柜保存。將應(yīng)歸檔并經(jīng)過整理的電子文件存入磁盤或光盤,對應(yīng)歸檔電子文件進(jìn)行壓縮，然后將確定要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行一次備份操作,這樣可以大大提高安全性和可行性。

胡

琦玲

二〇一四年三月十二日

第四篇：文件材料立卷歸檔制度

文件材料立卷歸檔制度

為了維護(hù)本公司檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全和有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和本校檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定我公司文件材料立卷歸檔制度。

一、立卷歸檔范圍

凡本公司及各部門在日常工作中形成的、具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像各種不同形式的文件材料均屬歸檔范圍（詳見本公司歸檔范圍和保管期限表），一定要收集齊全，按立卷原則分類整理、鑒定、立卷歸檔。

二、歸檔時(shí)間

1、黨群工作、行政管理的文件材料，按一年歸檔一次，應(yīng)在次年3月份前完成立卷歸檔。

2、基建類的文件材料、圖紙，應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后立卷歸檔。

3、設(shè)備儀器類的文件材料、圖紙，應(yīng)在設(shè)備儀器開箱后立卷歸檔。

4、會(huì)計(jì)類各種會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及其他有關(guān)材料，由財(cái)會(huì)部門整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月底前向綜合檔案室移交。

5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面的各種報(bào)表及其他有關(guān)材料，由計(jì)劃統(tǒng)計(jì)部門整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月份前移交綜合檔案室。

三、歸檔要求

1、歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，能反映本公司各部門工作的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；歸檔文件的制成材料必須字跡工整，圖樣清晰，利于長久保存；凡是用純藍(lán)墨水、圓珠筆（或復(fù)寫紙）及鉛筆等書寫的材料，綜合檔案室有權(quán)責(zé)成其重抄或拒絕接收。

2、管理性文件案卷質(zhì)量要符合GB 9705-88《文書檔案案卷格式》及《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中有關(guān)條款的要求；基建、設(shè)備儀器、科研產(chǎn)品類檔案案卷質(zhì)量符合GB/J11822-89《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求；會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)檔案案卷質(zhì)量要符合會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)檔案管理辦法的要求。

第五篇：公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

這里所說的竣工文件是指某工程項(xiàng)目從提出立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工到竣工投入使 用全過程中形成的文件、圖表、像片等具有保存、查考利用價(jià)值的各種材料。竣工文件是公 路工程項(xiàng)目全過程的真實(shí)寫照,是公路工程項(xiàng)目交工驗(yàn)收質(zhì)量等級評定、養(yǎng)護(hù)管理的主要依據(jù)。

業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位都必須按照文件材料形成的先后順序或公路工程建設(shè)項(xiàng)目完成進(jìn)展情況,及時(shí)積累、收集、整理。在實(shí)際操作中,竣工文件的整理常常落后于主體工程的進(jìn)展。比如主體工程完工的項(xiàng)目,由于當(dāng)年無條件進(jìn)行交工驗(yàn)收,只能待來年附屬工程完工后進(jìn)行交驗(yàn);或者是標(biāo)段多的項(xiàng)目,由于中標(biāo)單位不同、施工水平有差異,不能同時(shí)完工,無法進(jìn)行交工驗(yàn)收,只能待都完工后統(tǒng)一進(jìn)行交工驗(yàn)收。如果平時(shí)不注重資料的整理,到交工驗(yàn)收前進(jìn)行突擊整理,勢必會(huì)造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不規(guī)范造成的質(zhì)量問題,大致有以下幾種: 1.施工綜合管理文件原件不齊全。個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件,因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件,難以滿足公路工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件的要求。

2.工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全。隨著工程施工進(jìn)展需要,為了急于滿足施工進(jìn)度要求,現(xiàn)場驗(yàn)收后,沒有按國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)定要求辦理書面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴(yán)格,造成原始文件丟失。也有施工單位專 業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動(dòng)移交手續(xù)時(shí),又把關(guān)不嚴(yán),造成竣工原始文件遺失。

3.竣工圖文件編制不夠規(guī)范。一些分部工程都不同地程度存在著代用圖,而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷,圖紙缺量較大,劃改圖紙只有原則的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,缺少有針對性的細(xì)則。

4.施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范。原始施工驗(yàn)收簽證資料,并非是開工前統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)容和格式,而是在施工過程中,不斷增 添內(nèi)容和更換種類,資料格式又不統(tǒng)一,無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

5.施工原始資料書寫不規(guī)范。施工過程中長期的測量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書寫,一式四聯(lián)混凝土要料單用復(fù)寫紙書寫;施工過程中的原始簽證資料五花八門,有用純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等,這些都與竣工資料歸檔要求不符,給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。6.施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范。原始驗(yàn)收簽證資料,也有樁號(hào)、高程、工程量等項(xiàng)目與實(shí)際施工情況不相符,驗(yàn)收項(xiàng)目有空白欄出現(xiàn),簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現(xiàn)象,降低了竣工資料的使用價(jià)值。

分析其主要原因是:(1)工程建設(shè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱。在我國基本建設(shè)領(lǐng)域中,長期以來存在著重建 設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。(2)建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。(3)國家檔案法和公路工程關(guān)于竣工資料編制的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通,造成 工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識(shí)素 質(zhì)偏低。(4)施工單位作業(yè)層素質(zhì)低,技術(shù)力量薄弱,培訓(xùn)少,管理水平差,是造成施工過程中產(chǎn)生 的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。(5)監(jiān)理單位人員大多數(shù)來自設(shè)計(jì)單位和少數(shù)來自社會(huì)招聘人員,正規(guī)參加過國家監(jiān)理工 程師培訓(xùn)和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書人員少,特別是施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師,有專業(yè)技術(shù)而施工管 理水平差,對現(xiàn)場簽證工作把關(guān)不嚴(yán)。(6)建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對竣工資料管理重視不夠,缺乏有效控制竣工文件 質(zhì)量的具體措施。

如果要解決上述問題,需要業(yè)主的特別重視,聯(lián)合監(jiān)理和承包單位,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),齊抓共管,應(yīng)將竣工文件整理工作納入工程建設(shè)的一部分,從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立竣工機(jī)構(gòu)及人員,負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作,對資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集整理,如項(xiàng)目建 議書及審批文件,工程預(yù)、工程可行性研究報(bào)告及批復(fù)、項(xiàng)目評估、環(huán)境影響評價(jià)及批準(zhǔn)文件、水土保持批準(zhǔn)文件、水文氣象等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、項(xiàng)目的總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)的審批文件及概預(yù)算書,開工前審計(jì)意見,征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖,上級有關(guān)指示等往來文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議文件等等。這些資料的及時(shí)收集歸檔為竣 工文件的整理開了一個(gè)好頭,同時(shí)也有利于上級部門的檢查審計(jì)。在工程項(xiàng)目的具體施工中,要想做好竣工資料的整理,避免資料整理不規(guī)范,必須根據(jù)河南省交通廳豫交辦【2011】印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》的要求進(jìn)行資料的整理,《規(guī)范》中對于案卷的封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表的紙張、文字、外觀、內(nèi)容填寫等都做了具體說明,并提供了統(tǒng)一的填寫表樣。業(yè)主最好根據(jù)項(xiàng)目自身情況,制定針對該項(xiàng)目的《竣工資料整理要求》,對整個(gè)項(xiàng)目的分部、分項(xiàng)工程，依據(jù)規(guī)范做出具體劃分,對有爭議的問題及時(shí)統(tǒng)一意見,使施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》 對所需資料做到一目了然。施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)《要求》的規(guī)定,及時(shí)收集施工過程中形 成的各種有關(guān)文字材料、技術(shù)數(shù)據(jù)及各種檢測資料,并按要求分類歸檔。《要求》中對竣工資 料填寫的紙張、字體、字?jǐn)?shù)、線條、份數(shù)、目錄、組卷的構(gòu)成、排列次序、裝訂、封皮等細(xì)節(jié)都必須要做出詳細(xì)規(guī)定,還要對施工原始記錄歸檔進(jìn)行詳細(xì)的劃分,另外還要對各單位工程 的檔號(hào)編寫排序進(jìn)行系統(tǒng)的排列,各單位只要按照這樣的順序?qū)Y料檔號(hào)進(jìn)行排號(hào)就可以了。

業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理和承包單位要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提高管理水平。施工中原始資料的整理完善過程也是項(xiàng)目施工、監(jiān)理程序的執(zhí)行過程,每完成一個(gè)分項(xiàng)工程,都及時(shí)進(jìn)行評定,在此基礎(chǔ)上逐級進(jìn)行相應(yīng)分部工程、單位工程、建設(shè)項(xiàng)目的評定,并進(jìn)行匯總表、竣工表的填寫。出現(xiàn)疑問就根據(jù)相關(guān)文件及時(shí)查找解決。所以竣工文件的編制過程,也是一個(gè)學(xué)習(xí)積累的過程。盡管由于道路的等級不同,竣工文件要求的簡繁程度不同,但都是依據(jù)部頒標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,各單位都進(jìn)行了經(jīng)驗(yàn)總結(jié),逐步建立、完善自己的資料庫,以便下一個(gè)項(xiàng)目的修改利用。發(fā)揚(yáng)先進(jìn)的、成功的經(jīng)驗(yàn),找出彌補(bǔ)不足之處的方法,在管理水平、施工水平提高的情況下,資料整理水平也上了一個(gè)新臺(tái)階。達(dá)到了在工程外業(yè)一開始就能按要求編排目錄、編制檔號(hào),做到“邊整理、邊歸檔”,達(dá)到工完資料成的目的。總之,公路工程竣工資料是公路工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到工程施工,然后到工程竣工的全過 程的縮影,它的整理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,是涉及各個(gè)專業(yè)技術(shù)部門的一項(xiàng)復(fù)合型工作。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全的資料整理,真實(shí)地記錄和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過程,為國民經(jīng)濟(jì)中長 遠(yuǎn)的公路建設(shè)提供不可多得的參考依據(jù),促進(jìn)公路行業(yè)的合理健康發(fā)展。為完成公路工程資料的完全準(zhǔn)確收集、公路工程建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工和監(jiān)理單位對建設(shè)期間形成資料 的收集、整理工作,應(yīng)納入到工程建設(shè)管理之中,制定編制與管理辦法,并配備專職管理人員,不斷加強(qiáng)建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工和監(jiān)理單位的管理水平,才能保證公路工程“一流”的竣工資料檔案的形成。

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