第一篇：民辦高校文件材料預立卷歸檔類目表

民辦高校文件材料預立卷歸檔類目表

一、黨務類（DQ）

1、黨務工作

1-1 上級黨委關于本校黨的工作的指示性、指導性文件 1-2 學校黨組織工作計劃、總結、大事記

1-3 學校黨組織工作簡報、調研報告、典型經驗介紹 1-4 學校黨代會文件

1-5 黨校有關規章、制度、工作計劃、總結、學員輪訓教學計劃、名單、考試成績 1-6 學校黨支部執法的規章制度、工作文件及會議記錄 1-7 學校黨的建設和學生思想政治教育工作文件 1-8 學校黨組織機構設立、撤消，干部任免通知

1-9 學校黨組織表彰本校先進黨員和黨組織的決定及申報表 1-10 學校黨組織關于本校黨員違紀處分的決定 1-11 學校黨員名冊、干部名冊、黨組織年報表 1-12 學校黨建工作文件

1-13 各類媒體對學校工作的介紹和報道資料

1-14 學校及內部機構啟用新印章（印模）的通知及啟用、銷毀印章登記本

2、統戰工作

2-1 上級、本校統戰工作文件 2-2 僑務工作

2-3 港、澳、臺工作

2-4 本校各級人大代表、政協委員會名單、審批材料

3、工會工作

3-1 上級工會文件

3-2 學校工會工作計劃、總結、大事記 3-3 學校工會會員名冊 3-4 學校工會干部名冊

3-5 學校教職工困難補助、休養活動材料

4、共青團工作

4-1 上級關于共青團工作的文件 4-2 學校團代會、學代會文件材料

4-3 學校團委、學生會工作計劃、總結、大事記 4-4 學校團組織、學生會工作規章制度 4-5 學校團組織、專職干部統計年表 4-6 學校團組織、學生會干部任免通知 4-7 學校團員、學生先進表彰材料

4-8 學校組織團員、學生參加市級競賽獲獎材料 4-9 學校關于團員違紀處分的決定

4-10 學校關于團員入團、退團、轉移組織關系的材料及名冊 4-11 學校團組織、學生會編印的重要刊物

4-12 學校學生社團組織名單、章程、刊物及重要活動照片

二、行政類（XZ）

1、學校建立的法規性文件

1-1 上級關于學校成立的批復、審批表

1-2 民政局同意登記的批復、民辦非企業登記表 1-3 學校辦學申請報告 1-4 學校設置評估報告書 1-5 學校開辦資金驗資報告 1-6 學校章程

1-7 學校管理制度匯編

1-8 學校教職員工崗位職責匯編

1-9 學校內部機構設置的決定及一覽表 1-10 學校董事會事登記表

1-11 學校和人員基本情況統計表

1-12 辦學許可證、單位登記表、組織機構代碼證、統計證復制件 1-13 收費許可證、稅務登記證、銀行開戶證復制件 1-14 反映學校辦學條件的聲像資料

3、學校綜合性文件

2-1 上級關于學校行政工作的文件 2-2 學校《民辦非企業年檢表》 2-3 學校《收費年檢表》 2-4 學校發展規劃

2-5 上級領導來校視察工作時的題詞、講話、報告、聲像材料 2-6 學校工作計劃、總結、大事記、年鑒 2-7 學校工作簡報

2-8 學校行政工作學校內部機構變更、設置的文件及機構一覽表 2-9 學校對外的發文、函件、請示及批復 2-10 學校頒發的內部規章制度 2-11 學校董事會議記錄及會議決議 2-12 學校行政辦公會議記錄 2-13 學校教職工代表大會文件

2-14 學校市區人大代表選舉工作及會議文件 2-15 學校與外單位合作辦學的合同、協議

2-16 學校接受社會捐贈、設立獎勵基金和幫困基金的合同、協議 2-17 反映學校重要活動的聲像資料

4、人事工作

3-1 上級頒發的人事工作的文件 3-2 學校人事工作的規章制度 3-3 學校人事工作年報表 3-4 學校教職工名冊

3-5 學校人事工作會議記錄

3-6 學校人事工作計劃、總結、大事記 3-7 學校專兼職教師聘用合同 3-8 學校管理人員聘用合同 3-9 學校工人、臨時工聘用合同 3-10 學校教師職務、職稱評聘材料 3-11 學校師資隊伍培養規劃

3-12 學校各類人才建設工程人員名單、申報材料 3-13 學校教職工人事調動工作材料 3-14 學校教職工退休、退職工作材料 3-15 學校教職工工資定級、調整工作材料 3-16 學校教職工勞保福利工作材料 3-17 學校教職工違紀處分材料

5、后勤、保衛工作

4-1 上級本校有關文件 4-2 后保處規章制度

4-3 后保處工作計劃、總結、報告 4-4 后保處工作年報統計

4-5 教職工、學生案件偵察、調查、處分、決定、結論上級批復 4-6 教職工、學生案件平反、復查處理結果、上級批復 4-7 軍事理論教學計劃

4-8 職工、學生入伍、轉業、退伍軍人、軍烈屬名冊雙擁工作 4-9 愛國衛生、公費醫療、保健工作計劃、總結、規定、通知 4-10 本校計劃生育工作、領取獨生子女證名冊 4-11 師生員工健康狀況調查材料、統計表 4-12 后保處工作與有關單位簽訂合同、協議書 4-13 后保處管理、治安工作簡報

6、圖書、檔案、文博

1上級本校有關檔案、圖書、文博工作文件 5-2 檔案、圖書、文博有關規章制度

5-3 檔案、圖書、文博工作計劃、總結、報告

5-4 檔案、圖書、文博概況、發展規劃、統計年報 5-5 檔案、圖書、文博與校外交流有關材料

三、教學類（JX）

1、教學管理

1-1 上級關于教學工作的文件 1-2 學校教學工作會議文件

1-3 學校教學工作計劃、總結、大事記 1-4 學校關于教學工作的規章制度 1-5 學校新專業設置申報表、一覽表 1-6 學校課程開發論證材料 1-7 學校各專業教學計劃、大綱 1-8 學校各院系總課程表 1-9 學校教師任課情況一覽表

1-10 學校學生聽課出席率、鞏固率統計表 1-11 學校教學質量檢查情況統計表

1-12 學校實驗室、實習基地建設情況統計表 1-13 學生實驗實習工作總結 1-14 學校各專業教研活動記錄 1-15 優秀教師教學心得

1-16 學校教師優秀教案、教學研究論文及多媒體課件 1-17 學校教師進修、培訓名冊 1-18 學校領導聽課評價記錄 1-19 學校學生、家長意見征詢表 1-20 學校學生座談會會議記錄 1-21 考核、考試試題及評價標準

1-22學士學位、學生優秀論文、優秀作品 1-23 反映學校重要教學活動的聲像資料

2、學籍管理

2-1 上級關于招生、學生管籍工作的文件

2-2 學校關于招生工作的請示、報告、計劃、總結 2-3 學校關于招生及學籍管理工作的規章制度 2-4 招生簡章、招生廣告 2-5 新生錄取名冊

2-6 學生畢（結）業證書、學位證書簽收名冊 2-7 畢業生就業情況統計資料及名冊 2-8 學校關于學生獎勵、處分的材料 2-9 學生獎學金發放名冊 2-10 減免學費學生名冊 2-11 學生休學、退學材料 2-12 學生學籍卡、成績總表

2-13 優秀教材申報材料、獲獎通知、證書（復制件）及樣書 2-14 畢業生合影

四、財會類（CK）

1、綜合

1-1 上級關于財務工作的文件 1-2 學校財務管理規章制度

1-3 學校財務工作計劃、總結、大事記

2、財務報表

2-1 年度審計報告

2-2 年度財務預、決算報告 2-3 年度財務報表 2-4 月度財務報表

3、會計帳冊

3-1 總帳 3-2 分類帳 3-3 銀行日記帳 3-4 現金日記帳 3-5 固定資產明細帳

4、會計憑證

5、教職員工工資清冊及簽收名冊

五、外事類（WS）

1-1 上級關于外事工作的文件 1-2 學校關于外事工作的規章制度

1-3 學校外事工作計劃、總結、簡報、大事記等 1-4 學校關于外事工作的請示、批復及來往函件 1-5 學校與國外院校校際交流計劃、總結 1-6 學校與國外院校校際交流協議書、備忘錄

1-7 學校與國外有關單位進行科技、文化、教育合作的文件 1-8 學校組團出國訪問的計劃、總結、報告 1-9 學校有關人員出國申報表及審批材料

1-10 學校聘請外籍教師的請示、批復、合同、協議

1-11 學校接待外賓的登記表、活動紀要、講話稿、聲像材料及禮品

六、基建、房產類（JJ）

1、綜合性文件

1-1 上級關于基建、房產工作的文件

1-2 學校基建工作年度計劃、總結、大事記 1-3 學校基建工程統計報表、財務決算

1-4 學校基建總體規劃圖、總平面圖、總地下管道圖及其說明 1-5 學校關于地界變化、交換、轉讓、租用的報告及批復 1-6 學校征地簽定的合同、協議書及附圖

1-7 學校有關土地、校產糾紛與外單位的來往文書及處理結果 1-8 學校房屋產證

1-9 學校房屋使用情況一覽表 1-10 反映學校校園變遷的聲像資料

2、基建項目

1-1 學校關于興建、擴建、維修、加固各類用房的報告、批復及附圖 1-2 學校基建項目申請報告及上級審批文件

1-3 學校設計委托書、任務書、批準設計文件、擴初設計的批復 1-4 學校與有關單位的工程協議、工程執照、標書及公證書 1-5 基建項目的地質勘測材料

1-6 基建項目的材料試驗記錄、施工日記、更改通知書、驗收記錄 1-7 基建項目的竣工圖紙、竣工說明及驗收報告、紅線圖等 1-8 環保、消防材料等 1-9 基建項目的聲像資料

七、科研類（KY）

1、綜合類性文件

1-1 上級關于科研工作的文件

1-2 科研處召開的會議記錄、會議文件、聲像材料 1-3 科研工作計劃、總結、報告、情況匯報

1-4 杉達學院與國外開展科技活動及參加國際學術會議文件材料 1-5 杉達學院與有關單位科技協作、科技服務簽訂協議書、合同 1-6 科技咨詢服務、委托、合作開發項目登記表

1-7 杉達教職員工參加各種學會、專業組人員、受聘技術顧問名單及來往函件

2、按科研項目（課題）設置類目

1-1 科研準備階段

1）開題報告與課題調研論證材料 2）任務書、合同、協議書 3）課題研究計劃

4）計劃執行情況、計劃調整 5）課題投資和預決算材料 6）國內外對比資料 1-2 研究實驗階段

1）實驗、測試、觀測、調查、考察的各種原始記錄（含關鍵配方、工藝流程及綜合 分析材料

2）數據處理材料、包括計算機處理材料（如程序設計說明、框圖、計算結果）3）設計的文字說明和圖紙（底圖、藍圖、機械設計圖、電子線路圖等）4）研究工作階段小結、年度報告 5）樣品、標本等實物的目錄 1-3 總結鑒定階段

1）科技檔案簡介及質量審查表 2）成果報告表 3）鑒定證書

4）鑒定意見（原稿）5）科技文件材料審查意見 6）專家評審意見

7）成果鑒定（評審）申請書及批復 8）用戶使用報告

9)科技查新報告 10)課題決算表

11)成果宣傳報導材料 12)研究報告、研制報告 13)課題工作總結 14)工藝技術報告 15)技術決竅報告 16)論文專著 1-4 申報獎勵階段

1)科研成果獎勵申報與審批材料

2)科研成果獲獎材料(獎狀、獎章、證書)原件或影印件 3專利申請書或證書原件或影印件 1-5 推廣應用階段

1)轉讓合同、協議書 2)生產定型鑒定材料

3)成果被引用或投產后反饋意見 4)推廣應用方案及實施情況

5)擴大試生產的設計文件、工藝文件 7）對外學術交流材料

八、設備類（SB）

1、綜合類性文件

1-1 上級有關物資、儀器設備管理工作的文件材料

1-2 本校有關物資、儀器設備工作的規定、辦法、制度等

1-3 本校物資工作、儀器設備工作計劃、報告、總結、簡報和調查材料 1-4 本校關于物資、儀器設備工作的各類統計報表

1-5 本校物資工作、設備管理工作、安全及環保工作開展評選先進活動的材料 1-6 上級和本校關于安全及環保工作的規定、通知、重大事故通報及處理意見

2、儀器設備項目

1-1 本校儀器設備申購報告、計劃、論證報告、上級或主管領導的批復、準購批示、經費分配方案

1-2 訂購合同（復印件）和會談紀要、記錄及協議書 1-3 進口設備過程中有關的技術商務文件 1-4 裝箱單及開箱記錄

1-5 索賠來往公函及結果文件 1-6 驗收報告、產品合格證書

1-7 安裝調試記錄、雙方簽字移交文件、保修單 1-8 設備說明書、全套隨機技術文件材料

1-9 設備履歷書（使用、檢修、故障、事故記錄）1-10 儀器設備報廢、調撥報告和批復

第二篇：上海生命科學研究院文書材料預立卷類目

上海生命科學研究院文書材料預立卷類目

院辦公室： 綜合管理類： 1．院長辦公會議 2．院所長聯席會議 3．主辦會議材料

4、電報電話講話

5．院長任期目標、述職審計6．行政班子換屆 7.計劃總結、發展規劃 8 普查材料

9．年鑒年報、簡報信息 10．紀念活動 11．領導視察材料 12 上級頒發文件 13 典型發言、經驗介紹 14 代擬文件 15 上級轉發文件 16 榮譽、獎勵證書 17 機構設置、印章啟用 18．公文管理 19 綜合統計 統計信息材料 21．合同協議 22．綜合評估材料 23．規章制度 24 其他 安全保密類： 1．保密委員會材料 2．科研項目保密審批 3．科技保密工作 外事工作類： 1．合作計劃總結 2．合同協議等 3．執行協議等材料 4．參加學術組織材料 5．主辦承辦會議材料 6．出訪材料

7．出國審批文件 8 接待外賓材料 9 涉外電函 10．外事法規文件 11．其他

黨委辦公室： 黨務工作類： 1．黨代會材料 2．黨委、紀委會議材料 3．黨委、紀委換屆 4．黨紀問題請示批復 5．申訴平反糾錯材料 6．專案懲處材料 7．黨員名冊、情況統計 8 黨委條例細則 9．計劃總結統計調研 10．政宣工作材料 11．刊物簡報

12．統戰計劃總結報表 13．統戰政策材料 14 政協會議材料 15．黨外統計、名冊 16．支部換屆材料 17 支部總結、先進典型 18 執行決議材料 19 組織發展材料 20 黨費繳納、介紹信存根

21．黨員獎懲 紀檢組織成立、改選材料 23 紀檢總結、報告 24．干部考核、廉政 25 黨員違紀材料 26 申訴復查 27 紀檢統計 28 紀檢監察審計 29．上級發文、創新建設 30 印章啟用 31．人大代表 32 職工離休 33 老干部工作材料 34．其他 共青團工作：

1．團委成立換屆、印章啟用材料2．團委計劃總結報表 3．團組織發展工作 4．團內獎懲 典型發言、經驗介紹 6．團組織介紹信存根

群眾工作類： 1．職代會材料 2 工代會材料 3．工會計劃總結報表 4 工會改選、印章啟用 5．先進材料 6．工會預決算 7．職工福利 8．婦女工作材料 9．婦委改選、印章啟用 10．先進婦女 11．婦代會材料 12．其他

科研處： 1．科研計劃總結 2 科研管理材料 3．科研規章制度 4．課題統計 5 定位、學科發展 6．主辦會議材料 7 會議交流材料 8 代擬科研文件 9．合同協議 10．上級檢查 11 上級頒發規定 12．成果審批 13.成果管理文件 14．成果匯編 15．成果統計、報道 16 專利管理 17 成果展覽會材料 18 成果推廣機構成立、任命19．成果總結 成果推廣、技術咨詢 21．重點實驗室成立文件 重點實驗室主任、學術委員會

名單、換屆材料 23．重點實驗室總結報告 24．重點實驗室評估審計 25．學術委員會成立、成員 26．學術委員會材料 27．科研經費 28．專家活動

科研處（知產中心）： 1．公司成立 2．公司開業材料 3．設置任免 4 公司變更歇業

5．保證書、法人證書、各類證明 6．公司計劃總結 7 科技咨詢、開發規定 8．合同協議

9．效果統計、信息反饋、財務決算收益 10 公司工作文件 11 公司報表 12 其他

科研處（技術支撐）： 1．政府采購材料 2．科研裝備建設 3．儀器設備研制材料

4．設備轉讓、專項借款等材料 5．購置設備材料 6 采購審批、招標投標 計劃總結、清產合資、物資檢查 8．其他

人事處： 1．人事計劃總結 2．職務任免、職稱評聘 3．花名冊、編制勞資 4．各類統計 5．崗位評聘合同 6．勞模先進材料 7．職工處分 8．院士評選 9．人代政協材料 10．百人計劃 11．政府津貼材料 12．職工退休、出國 13．職工錄用轉正等材料 14．調資文件及名冊 15．勞保福利津貼保險 16．評殘撫恤死亡 17．調動憑證 18．夫妻分居 19 頒發人事規定 死亡干部檔案（人事檔案）21 信訪材料

22．其他

研究生部： 1．教育計劃總結 2．招生錄取材料 3．生源就業材料 4．匯總統計、導師名單 5 派出留學 6．學位授予 7．聯合培養 8．論文評審 9．評獎評優 流動站設立評估、管理 11．進站出站 12 在職培訓材料 13．學位委員會材料 14．學位委員會章程 15．轉學處分 16．其他

財務審計處： 1．事業費預決算

2．財務檢查、總結、經費分配 3 財務審計材料

4．資產統計、財產清冊、產權材料 5 計劃總結、清產合資、物資檢查6．企業決算 7．領導任期審計 8．各類審計材料 9．帳戶建立變更 10．工資冊

11．國資、物資管理 12．其他

綜合管理處： 行政后勤類： 1．行政后勤計劃總結 2．房地產管理 3．園區管理 4．房屋調配

5．土地房屋、規劃租用等材料 6 規劃紅線圖材料 7 購房合同等材料 8．職工購房材料 9．計劃生育 制度細則、統計報表 11 育齡婦女、獨生子女名冊 12 醫保方案、醫療檢查 13 承包合同、規章制度等材料 14．其他 安全保密類：

1．安全計劃總結、規章制度 2．安全事件、案件材料 3．消防安檢、獎懲材料 4 頒發文件 5．其他 綜合管理處（園區建設中心）： 1．基建財務決算 2．下達投資計劃 3．基建投資材料 4．項目可行性材料 5．零星項目材料 6．計劃總結、統計年報 7．辦公用房維護 8．其他

檔案館： 1 檔案制度 歸檔范圍、案卷類目 3 檔案工作總結、報告 4 上級檢查材料 5 頒發文件 數據匯集、編研材料 7 統計 鑒定成員、方案等材料 9 檔案銷毀清冊 10 檔案接收、移交清冊

信息中心辦公室： 1．期刊工作

上海生命科學研究院檔案館

2007年3月23日

第三篇：文件材料立卷歸檔制度

文件材料立卷歸檔制度

為了維護本公司檔案的完整、系統、準確、安全和有效地利用，根據《中華人民共和國檔案法》和本校檔案管理的有關規定，制定我公司文件材料立卷歸檔制度。

一、立卷歸檔范圍

凡本公司及各部門在日常工作中形成的、具有一定保存價值的文字、圖表、聲像各種不同形式的文件材料均屬歸檔范圍（詳見本公司歸檔范圍和保管期限表），一定要收集齊全，按立卷原則分類整理、鑒定、立卷歸檔。

二、歸檔時間

1、黨群工作、行政管理的文件材料，按一年歸檔一次，應在次年3月份前完成立卷歸檔。

2、基建類的文件材料、圖紙，應在工程項目竣工驗收后立卷歸檔。

3、設備儀器類的文件材料、圖紙，應在設備儀器開箱后立卷歸檔。

4、會計類各種會計憑證、帳簿、報表及其他有關材料，由財會部門整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月底前向綜合檔案室移交。

5、計劃統計方面的各種報表及其他有關材料，由計劃統計部門整理立卷歸檔，保存一年，于次年3月份前移交綜合檔案室。

三、歸檔要求

1、歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，能反映本公司各部門工作的真實內容和歷史過程；歸檔文件的制成材料必須字跡工整，圖樣清晰，利于長久保存；凡是用純藍墨水、圓珠筆（或復寫紙）及鉛筆等書寫的材料，綜合檔案室有權責成其重抄或拒絕接收。

2、管理性文件案卷質量要符合GB 9705-88《文書檔案案卷格式》及《機關檔案工作業務建設規范》中有關條款的要求；基建、設備儀器、科研產品類檔案案卷質量符合GB/J11822-89《科技檔案案卷構成的一般要求》的要求；會計、統計檔案案卷質量要符合會計、統計檔案管理辦法的要求。

第四篇：公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理

這里所說的竣工文件是指某工程項目從提出立項、審批、勘察設計、施工到竣工投入使 用全過程中形成的文件、圖表、像片等具有保存、查考利用價值的各種材料。竣工文件是公 路工程項目全過程的真實寫照,是公路工程項目交工驗收質量等級評定、養護管理的主要依據。

業主、設計單位、施工單位、監理單位都必須按照文件材料形成的先后順序或公路工程建設項目完成進展情況,及時積累、收集、整理。在實際操作中,竣工文件的整理常常落后于主體工程的進展。比如主體工程完工的項目,由于當年無條件進行交工驗收,只能待來年附屬工程完工后進行交驗;或者是標段多的項目,由于中標單位不同、施工水平有差異,不能同時完工,無法進行交工驗收,只能待都完工后統一進行交工驗收。如果平時不注重資料的整理,到交工驗收前進行突擊整理,勢必會造成很多不便。

竣工原始文件因施工管理工作不到位、不規范造成的質量問題,大致有以下幾種: 1.施工綜合管理文件原件不齊全。個別設計、監理、業主下發的施工管理重要文件,因下發或轉發時就是復印件,難以滿足公路工程質量標準中規定的竣工資料中不允許出現復印件的要求。

2.工程質量驗收簽證資料不齊全。隨著工程施工進展需要,為了急于滿足施工進度要求,現場驗收后,沒有按國家行業標準 規定要求辦理書面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴格,造成原始文件丟失。也有施工單位專 業技術人員工作調動移交手續時,又把關不嚴,造成竣工原始文件遺失。

3.竣工圖文件編制不夠規范。一些分部工程都不同地程度存在著代用圖,而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷,圖紙缺量較大,劃改圖紙只有原則的標準規定,缺少有針對性的細則。

4.施工驗收原始簽證資料格式不規范。原始施工驗收簽證資料,并非是開工前統一規定內容和格式,而是在施工過程中,不斷增 添內容和更換種類,資料格式又不統一,無法統一規范裝訂組卷。

5.施工原始資料書寫不規范。施工過程中長期的測量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書寫,一式四聯混凝土要料單用復寫紙書寫;施工過程中的原始簽證資料五花八門,有用純藍墨水、藍黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等,這些都與竣工資料歸檔要求不符,給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。6.施工原始驗收簽證資料填寫不規范。原始驗收簽證資料,也有樁號、高程、工程量等項目與實際施工情況不相符,驗收項目有空白欄出現,簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現象,降低了竣工資料的使用價值。

分析其主要原因是:(1)工程建設主管部門領導檔案意識薄弱。在我國基本建設領域中,長期以來存在著重建 設、輕檔案的現象。(2)建設單位與施工單位簽訂合同內容對竣工資料的整編責任、內容、深度、要求不明確、不具體、不細化是造成竣工資料質量失控的法定原因。(3)國家檔案法和公路工程關于竣工資料編制的質量標準規范宣傳學習渠道不暢通,造成 工程管理人員、監理人員、施工單位領導人對檔案意識、檔案知識的缺乏和相關專業知識素 質偏低。(4)施工單位作業層素質低,技術力量薄弱,培訓少,管理水平差,是造成施工過程中產生 的竣工原始文件不規范、質量不高的一個不可忽視的重要因素。(5)監理單位人員大多數來自設計單位和少數來自社會招聘人員,正規參加過國家監理工 程師培訓和持監理工程師資質證書人員少,特別是施工現場監理工程師,有專業技術而施工管 理水平差,對現場簽證工作把關不嚴。(6)建設單位和施工單位質量管理體系對竣工資料管理重視不夠,缺乏有效控制竣工文件 質量的具體措施。

如果要解決上述問題,需要業主的特別重視,聯合監理和承包單位,統一認識,齊抓共管,應將竣工文件整理工作納入工程建設的一部分,從工程項目立項開始就設立竣工機構及人員,負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作,對資料進行系統的收集整理,如項目建 議書及審批文件,工程預、工程可行性研究報告及批復、項目評估、環境影響評價及批準文件、水土保持批準文件、水文氣象等其他設計基礎材料、項目的總體規劃設計、工程初步設計、技術設計、施工圖設計的審批文件及概預算書,開工前審計意見,征用土地批準文件及紅線圖,上級有關指示等往來文件、招投標文件、合同協議文件等等。這些資料的及時收集歸檔為竣 工文件的整理開了一個好頭,同時也有利于上級部門的檢查審計。在工程項目的具體施工中,要想做好竣工資料的整理,避免資料整理不規范,必須根據河南省交通廳豫交辦【2011】印發的《河南省公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規范》的要求進行資料的整理,《規范》中對于案卷的封面、卷內文件目錄、卷內文件材料及備考表的紙張、文字、外觀、內容填寫等都做了具體說明,并提供了統一的填寫表樣。業主最好根據項目自身情況,制定針對該項目的《竣工資料整理要求》,對整個項目的分部、分項工程，依據規范做出具體劃分,對有爭議的問題及時統一意見,使施工單位、監理單位根據《要求》 對所需資料做到一目了然。施工單位、監理單位根據《要求》的規定,及時收集施工過程中形 成的各種有關文字材料、技術數據及各種檢測資料,并按要求分類歸檔。《要求》中對竣工資 料填寫的紙張、字體、字數、線條、份數、目錄、組卷的構成、排列次序、裝訂、封皮等細節都必須要做出詳細規定,還要對施工原始記錄歸檔進行詳細的劃分,另外還要對各單位工程 的檔號編寫排序進行系統的排列,各單位只要按照這樣的順序對資料檔號進行排號就可以了。

業主、設計、監理和承包單位要不斷加強業務學習,提高管理水平。施工中原始資料的整理完善過程也是項目施工、監理程序的執行過程,每完成一個分項工程,都及時進行評定,在此基礎上逐級進行相應分部工程、單位工程、建設項目的評定,并進行匯總表、竣工表的填寫。出現疑問就根據相關文件及時查找解決。所以竣工文件的編制過程,也是一個學習積累的過程。盡管由于道路的等級不同,竣工文件要求的簡繁程度不同,但都是依據部頒標準進行,各單位都進行了經驗總結,逐步建立、完善自己的資料庫,以便下一個項目的修改利用。發揚先進的、成功的經驗,找出彌補不足之處的方法,在管理水平、施工水平提高的情況下,資料整理水平也上了一個新臺階。達到了在工程外業一開始就能按要求編排目錄、編制檔號,做到“邊整理、邊歸檔”,達到工完資料成的目的。總之,公路工程竣工資料是公路工程項目從項目立項到工程施工,然后到工程竣工的全過 程的縮影,它的整理工作是一項系統工程,是涉及各個專業技術部門的一項復合型工作。完整、準確、系統、齊全的資料整理,真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程,為國民經濟中長 遠的公路建設提供不可多得的參考依據,促進公路行業的合理健康發展。為完成公路工程資料的完全準確收集、公路工程建設單位、勘察設計單位、施工和監理單位對建設期間形成資料 的收集、整理工作,應納入到工程建設管理之中,制定編制與管理辦法,并配備專職管理人員,不斷加強建設單位、勘察設計單位、施工和監理單位的管理水平,才能保證公路工程“一流”的竣工資料檔案的形成。

參考文獻 [1]郭俊飛,韓全學《公路工程竣工評定與資料歸檔整理指南..北京:中國電力出版社.[2]李慶瑞,李占朝.《河南省公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規范》.北京:中國廣播電視出版社.

第五篇：文件的立卷與歸檔

文件的立卷與歸檔

第一條文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統一的分別由兩辦負責歸檔；

a.上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

b.黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、報告等；

c.廠黨委會、廠長辦公會、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；

d.廠黨代會、職代會、工會會員代表大、團代會等一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報，會議記錄等；

e.有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

f.參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發言材料等；

g.上級機關領導電來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料； h.反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品;

I.工廠日志和大事記；

j.工廠向上級批復的文件及上報的有關材料；

2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第二條產卷要求：

1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下五月份以前整理完。六月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。