第一篇：重慶理工大學2014年立卷歸檔工作

重慶理工大學2014年立卷歸檔工作

注意事項及有關要求

一、今年的歸檔工作仍采用北京量子偉業PDE檔案信息化系統完成，任何單位不得脫離檔案信息化系統自行隨意操作。在進行文件材料錄入時要注意區分材料的所屬年度，要將所屬年度相同的文件材料錄入對應年度的歸檔任務，不得混淆，如2013年的文件材料只能錄入2013年的歸檔任務。

二、歸檔的內容與范圍參照《重慶理工大學2014年各二級單位應歸檔材料目錄及保管期限》（附件1）執行；對各二級單位歸檔學校保存的檔案，二級單位檔案工作分管領導要認真把關，確保歸檔內容的完整，其中尤其是要做好學校中心工作及重大活動方面的材料的歸檔，不要遺漏。（各二級單位過去每年歸檔學校保管檔案的內容可在檔案信息系統中查閱）

三、本次歸檔對象為各二級單位2013年度工作中形成、產生的各種載體材料，包括紙質材料與非紙質材料（電子文件）。

四、歸檔文件材料內容要齊全、完整，一律要求使用原件。其形式包括紅頭文件與業務類材料（業務類材料指各二級單位自身工作中產生的但又沒有形成文件的材料如各二級單位的報表、具體業務工作過程、結果材料）。另歸檔文

件材料的用紙要規范、整潔，不得使用廢舊紙張，同時黨政文件須附上底稿，按文件在前、底稿在后的次序一起歸檔。校內黨政文件由制發單位負責歸檔,非該文件制發單位不必對其立卷、歸檔。同時對于會議帶回材料應嚴格按公文處理程序處理，不得私自留存。

五、各二級單位分類立卷時要將涉密材料和非涉密材料嚴格分開，分別歸類、組卷。

六、歸檔文件材料的分類、組卷不分外來文與校內文，一律按問題進行分類。首先按《中國高等學校檔案工作規范》確定的分類標準，將文件分類到二級類，然后再在同一個二級類內按文件內容相同、相近的原則進行分類，從而將該二級類下面的文件細分成幾個小問題，此時根據文件材料的數量再決定是否進一步下分，若文件材料數量合適（總頁碼在100頁左右）則不再下分，若文件材料數量不合適則還須對文件材料多的問題再進行進一步細分，直至將該問題內文件材料的細分到數量合適為止。此外，若將同一個二級類的文件細分后，若每個問題的文件材料很少，則可將同一個二級類內文件材料數量少的問題進行合并。

七、卷內文件材料一般按問題---時間的順序進行排列，但有批復的則批復在前、請示在后。

八、卷內文件材料不論單面還是雙面書寫，只要有文字內容的頁面均要打號，頁號的位置同書頁號，每卷檔案的頁

號均從“001”開始。

九、各二級單位在擬寫案卷題名、卷內目錄等時，要求字跡工整、規范，不得使用簡化字；此外，若文件責任者為重慶理工大學或重慶理工大學某二級單位時，其責任者欄一律填寫“重理工”，而不應寫為“重慶理工大學ⅩⅩ單位”，同時對于“市教委”等政府部門的文件，責任者欄應寫為“渝教委”，而不應是“市教委”等。

十、各學院歸檔的優秀論文要齊全、完整，不得殘缺和遺漏。

十一、各檔案分室形成的檔案資料由其自行管理，不須向檔案科移交，但其分室負責人、承辦人必須按規定時間完成立卷歸檔工作，并在完成后及時向檔案科移交案卷目錄。

十二、其他事宜參照學校檔案管理條例和立卷歸檔制度的有關規定執行。

第二篇：立卷歸檔制度

立卷歸檔制度

1、文書部門應在文件材料形成的次年六月底以前完成立卷工作。編制案卷目標一式三份及移交目錄、移交書向檔案室。交接雙方經核對無誤后，在移交書上簽字蓋章。

2、會計檔案由會計部門整理立卷，并在本部門保管兩年。編制案卷目錄一式二份及移交目錄、移交書，一并向檔案室移交。交接雙方經核對無誤后，在移交書上簽字蓋章。

3、科技檔案應在其產生（跨的結束），由其主管部門立卷編制移交目錄一式二份向檔案室移交，交接雙方經核對無誤后簽字蓋章。

4、文書檔案歸檔范圍按“四合一”所列內容執行。會計檔案歸檔范圍按“會計檔案保管期限表”所列內容執行。科技檔案歸檔范圍按國家或系統有關規定執行。

5、其他各類專門檔案的歸檔時間、內容和要求按有關專門檔案文件規定執行。

6、歸檔的各類文件材料必須齊全、完整、準確。

第三篇：立卷歸檔制度

立卷歸檔工作是文書處理過程的最后環節，是檔案工作的基礎，為了使案卷更好的利用，發揮其作用，便于管理和查找，特作如下規定：

一、歸檔時間：

二、歸檔要求：

1、凡是本機關在貫徹執行黨的路線、方針、政策和工作活動中形成的各類文件材料都應歸檔立卷。

2、歸檔的文件材料，應保持它們之間的歷史聯系，并根據其性質區分保存價值，分類整理，確定保管期限立卷。案卷標題簡明確切，以便保管和利用。

3、具有永久和長期保管價值的案卷內“備考表”必須按要求填寫。

4、對需要歸檔的案卷，在裝訂必須認真檢查。園珠筆、鉛筆、復寫紙的材料一律不得歸卷，有者必須用鋼筆重新抄寫或復印。裝訂做到結實、整齊、美觀，便于長久保管。

5、每年的文件材料，要在第二年的四月末前裝訂成冊。

第四篇：立卷歸檔制度

立 卷 歸 檔 制 度

一、歸檔范圍：凡是本單位在工作中直接形成的具有查考利用價值的各種文字材料、圖表、帳簿、聲像等均屬歸檔范圍，并嚴格按照“三合一”制度規定的歸檔范圍執行。

二、歸檔時間：管理文件在第二年五月以前立卷歸檔，本單位專業文書在辦理完畢后立卷歸檔。基建工種全套材料在完工后及時歸檔，會計核算材料由財務人員按要求裝訂成冊，保管一年后交檔案室歸檔，形成的聲像材料、實物隨時歸檔。

三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須齊全完整，檔案類別層次分明，保管期限劃分準確，卷內文件排列有序；案卷題名簡明確切。封面填寫工整；裝訂案卷牢固，檔案入庫案卷規范統一。

四、歸檔份數：一般歸檔一式三份，重要的和利用頻繁的適當增加歸檔份數。

五、歸檔手續：移交（接收）檔案時，要認真履行交接手續，填寫檔案移交（接收）登記簿，接受雙方簽字，以示負責。

第五篇：立卷整理歸檔制度

一、文書立卷整理是機關文書工作的一項基本制度。本所文書立卷工作由內勤人員進行負責。

二、本所檔案應編制整理類目，認真執行檔案管理辦法規定。

三、檔案質量應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件的有機聯系，區別不同價值，一事（問題）一件，便于保管和利用。

1、歸檔文件、材料的種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，字跡模糊或易退變的文件應予以復制；

2、歸檔文件以件為單位，一般以每份文件為一件，文件正本定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制為一件，轉發件與被轉發件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件；

3、盒內文件材料應按先批復后請示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；

4、盒卷內文件應除去金屬物，已破損的應予以修整，托裱整齊，逐件用縫紉機裝訂并依次編頁號或件號；

5、填寫盒內目錄和備考表應符合有關規定，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰；

6、聲像檔案應用文字標出攝像或錄音對象、時間、地點中心內容和責任者。

7、實物檔案應用文字標出授獎單位、獲獎名稱、日期、單位和載體種類；

8、會計檔案由財務部門收集齊全，按照會計憑證、會計帳簿、會計報表分類整理立卷，裝訂成冊，并在每冊封皮上注明保管期限，在財務部門管理一年后移交檔案室，并編寫會計檔案案卷目錄和移交清單一式兩份；

9、基建檔案由基建部門收集整理，按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份，工程完工驗收后移交檔案室；

四、文書書寫要求

1、書寫材料應用碳素墨水、藍黑墨水，除特殊行業規定外不能使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、復寫紙等。

2、文字書寫一律從左至右橫寫。