第一篇：檔案立卷歸檔制度

檔案立卷歸檔制度

為了進一步加強對檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，根據上級有關法律法規，結合我校檔案工作的實際，制定本制度。

一、立卷歸檔職責

1、學校綜合檔案室負責指導學校各部門的立卷、歸檔工作。

2、各單位、各部門要將檔案工作納入本單位、部門工作職責范圍。確定一名負責人分管此項工作，指定一至二名專（兼）檔案人員，負責本單位、本部門檔案的收集、整理和移交工作，做到每項重要工作或具有保存價值的材料，都要有完整、準確、系統的歸檔保存材料。

3、各單位、各部門對檔案工作應做到“三納入”、“四同步”。“三納入”即納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍，“四同步”即在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

4、凡對科研成果、基建工程等進行鑒定、驗收、評審時，有關單位必須通知并會同檔案部門對應歸檔的文件材料進行審查、驗收、簽署意見。

5、各單位、各部門在公共活動中形成的具有保存價值的文件材料，必須按規定向學校檔案室移交；凡個人在從事教學、科研、黨政管理等活動中形成的各種載體的文件材料，也要按規定向校綜合檔案室移交，集中管理。

6、由幾個單位合作完成的項目，由主辦單位負責立卷歸檔，其他單位協辦。

7、臨時機構產生的檔案資料，應于該機構撤銷前，由兼職檔案員整理立卷，按規定移交檔案室。

二、立卷歸檔范圍

學校在不同歷史時期的教學、科研、黨政管理及其他各項社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬歸案范圍，文件材料的歸檔范圍分為十大類：

1、黨群類：主要包括黨群部門在工作中形成的文件材料。

2、行政類：主要包括行政職能部門（教學管理、科研、基建、設備、外事、財務等部門除外）在工作中形成的文件材料。

3、教學類：主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。

4、科學研究類：主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料

5、產品生產與科技開發類：主要包括學校自行研制的產品、科技開發管理及活動過程中形成的文件材料。

6、基本建設類：主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

7、儀器設備類：主要包括儀器設備工作各個環節中形成的文件材料。

8、外事、出版類：外事主要包括外事工作管理和外事活動過程中形成的文件材料；出版主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

9、財會類：主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

10、人事檔案：主要指通過人事部門（含組織、干部、勞資等其他管理部門）收集的個人經歷、學習經歷、干部任免、黨團材料、工作調動、工資調整、鑒定考核、先進模范審批表等材料。歸檔的文件材料包括紙質，照（膠）片、光盤、錄像帶、錄音帶、幻燈片、實物等各種載體形式。

三、立卷歸檔時間

1、黨群、行政類文件材料在次年3月底前歸檔。

2、教學活動類文件按學年（綜合管理部分按年度）歸檔，每年9月份前將教學計劃、學生成績總表、學生登記表、學生異動情況表、招生、畢業情況表等文件材料歸檔。招生工作文件材料可根據情況延續到次年的3月底前歸檔。

3、科研、基建項目和專題性、成套性檔案在項目完成或通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。

4、儀器設備檔案在設備安裝后一個月內歸檔。

5、外事檔案在每次活動結束后，把有關文件、資料、音像 載體材料等匯總，整理后于次年六月底前歸檔。

6、出版物檔案在次年三月底前歸檔。

7、財會檔案由原單位保管兩年后歸檔。

8、人事類檔案根據工作需要可隨時歸檔案。

四、立卷歸檔要求

1、歸檔的文件材料一律用鋼筆書寫或是打印的文字。嚴禁用圓珠筆、鉛筆、復寫紙草擬和簽發。用紙要規范，破損要裱糊，對于不合乎要求的檔案，檔案室有權不予接收。

2、實行文件材料部門、課題組立卷制度。各單位由立卷人按文件材料的形成規律，加以系統整理組卷、編排頁號、填寫卷內目錄、擬寫案卷標題等，交本部門專（兼）職檔案人員檢查、裝訂后，向學校綜合檔案室移交歸檔。每一案卷厚度不得超過1cm。

3、歸檔材料中有電子稿的檔案材料，須將電子稿文件存貯到光盤上后與紙質材料一并歸到檔案室。

4、各單位、部門的檔案由本單位、部門兼職檔案員整理立卷，按規定移交綜合檔案室集中統一管理，并辦理交接手續。按檔案移交規定填寫移交清單。

5、檔案室接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式兩份，寫明案卷標題，卷內文件頁數，案卷數量，移交時間，交接雙方要簽名或蓋

第二篇：1檔案立卷歸檔制度

國土資源專業檔案立卷歸檔制度

為了做好國土資源專業檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。

1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統一立卷。

2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯系，便于查找和利用。

3、國土資源專業檔案的立卷，以國土資源專業檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。

4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫。

5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數。

6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

7、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。

9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。

文書檔案歸檔文件整理制度

為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔文件整理。

2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發文首先是正文，然后是發文簽批單，最后是底稿；轉發文在前，被轉發文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

4、采用---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。

5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、、室編件號、問題、保管期限。

6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數要用0占位。

8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

會計檔案立卷歸檔制度

會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業務的重要史料和證據。

1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。

2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業材料。

3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。

4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。

5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。

6、會計檔案的排列，要在內先把內設機構按先后順序排好，然后將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。

7、擬制案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制，使其能完整、準確的反映卷內內容。

8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計終了后，可在財務科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續。

第三篇：02檔案立卷歸檔制度

檔案立卷歸檔制度

根據國家檔案局《機關檔案工作業務建設、范圍》制定本制度。

一、嚴格歸檔范圍，對反映機關工作活動，具有查考利用價值的文件應歸檔。

二、對歸檔范圍內的文件材料要以文書、科技、會計、聲像、人事、實物檔案的不同類別分類歸檔。

三、建立健全卷宗，以積累儲存本機關、案卷的立卷說明、分類方案、鑒定機關、銷毀清冊、檢查記錄、卷宗介紹材料。

四、文書檔案在次年二季度前將歸檔材料接受完畢。稅務征管檔案由各所負責整理、立卷、編出案卷目錄，于次年三月底前移交檔案室歸檔；科技檔案由檔案員對工程及設備資料進行收集、整理、歸檔；聲像檔案由攝影者負責收集、整理裝冊，次年二月交檔案室歸檔；榮譽檔案由各部門在獲市以上表彰時，將所獲獎品攝影后，放榮譽室陳列。

五、歸檔的文件材料必須內容真實、資料齊全、字跡工整、用碳素墨水書寫或打印，裝訂美觀符合標準。

六、各類檔案歸檔時，由歸檔部門編制移交目錄，與檔案部門共同清點、簽字、辦理移交手續。

七、對本機關工作活動中，直接形成的各種門類和載體的檔案，按《機關材料歸檔和不歸檔的范圍》和其他檔案管理辦法的有關規定執行。

八、遵循文件材料的形成規定和特點，保持文件材料之間有機聯系，區別不同價值，進行科學管理，充分利用。

第四篇：文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條 歸檔的文件材料必須按立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

(三)歸檔范圍〖ht〗

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第五篇：文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條 歸檔的文件材料必須按立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

(三)歸檔范圍〖ht〗

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質量要求)〖ht〗

第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十二條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

第三十五條 本制度自印發之日起實施。