第一篇：關于2005年各類文件歸檔的通知

文章標題：關于2005年各類文件歸檔的通知

各科室、單位：

為進一步規范我局的檔案管理，全面做好2005年度各類文件的立卷歸檔工作，根據《檔案法》和檔案管理工作的具體要求，現將有關事項通知如下：

一、文件歸檔范圍

（一）上級來文來函、批復批示。

（二）工程：新建、改建、養

護、房建等工程中勘測階段、施工階段、竣工驗收階段形成的材料。

（三）機械設備、車輛：購買車輛設備文書、車輛設備開箱后的科技文件材料、隨機資料，設備安裝、試車、驗收過程中的科技材料、設備在生產使用、使用維修、改進、改裝和報廢、處理、過程中產生的科技文件材料等，（四）基建：征地協議書、批文、圖紙、預決算書、竣工資料、合同、協議等。

（五）組織人事：人事調整、工資調整、職稱評聘、干部任免、機構演變、獲省市級以上獎勵的科研成果以及先進個人、先進集體的申報材料、榮譽冊、獎狀等。

（六）實物：獲獎證書、獎杯、獎牌、錦旗等。

（七）會議記錄、工作總結、工作匯報。

（八）照片檔案：本局召開的工作會議、表彰會議、職工代表會議形成的照片，上級領導、本局檢查、視察、指導工作形成的照片，本局主辦或承辦的重大活動的照片，本局獲得的省、市、縣級以上各種榮譽（如）翻拍形成的照片等。

（九）錄音錄像檔案：本局召開的工作會議、表彰會議、職工代表會議等形成的錄音、錄像帶。上級領導來本局檢查、視察、指導工作形成的錄音、錄像帶。本局在職能活動中主辦或承辦的重大活動的錄音、錄像帶。新聞媒體報道本局的信息、新聞報道等。

（十）會計檔案：會計報表；會計帳簿；會計憑證及統計分析等。

（十一）各執法科室的案件執行文書等資料原件。

二、要求

（一）強化收集工作力度，確保歸檔文件齊全完整。根據《檔案法》第十條、《**省檔案條例》第十四條的規定，各科室、單位要按照文件材料歸檔范圍，認真做好文件材料的收集整理工作，確保文件材料的齊全完整。在做好紙質文件材料收集歸檔的同時，有電子版的要一并歸檔。

（二）加強領導，精心組織，按時完成歸檔任務。各科室、單位要高度重視文件歸檔管理工作，切實加強領導，明確專人負責，集中精力、集中時間做好文件材料的歸檔工作，解決好歸檔工作中存在的實際問題，確保各類文件材料齊全完整按時歸檔。凡對此項工作不重視而造成文件材料未及時歸檔或無歸檔的，要按《檔案法》有關條款和局有關規定，嚴肅追究科室、單位主要負責人和有關人員的責任。

各科室、單位要將整理后的歸檔文件材料于4月30日前移交局綜合檔案室。電子檔案發送到電子郵箱：*****＠163.com。

二○○六年四月十七日

主題詞：檔案　歸檔　通知

**縣公路局2006年4月17日

印20份

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第二篇：關于做好文件材料歸檔工作的通知

文章標題：關于做好文件材料歸檔工作的通知

關于做好文件材料歸檔工作的通知

中心各處室并南方管理部：

根據《中華人民共和國檔案法》、《石油工業企業檔案管理暫行規定》和《中國石油化工總公司檔案管理試行辦法》以及國家和上級有關要求，結合中心實際情況，為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，完整、系統地保

存中心在工作活動中形成的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，提高歸檔文件材料的質量，以適應領導決策科學化和中心各項工作的需耍，現對文件材料歸檔工作提出如下要求：

一、歸檔的文件材料的范圍

凡是反映中心、各處室工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

l.1　上級機關的文件材料：

1.l.1　上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料；

1.1.2　上級機關頒發的屬于中心主管業務并要執行的文件，以及普發的、非中心主管業務但需要貫徹執行的法規性的文件；

1.l.3　上級機關領導視察、檢查中心工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像（以下簡稱聲像材料）等材料；

1.1.4　代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；

1.1.5　上級機關轉發中心的文件（包括報紙、刊物轉載）。

1.2　中心的文件材料：

l.2.1　中心召開職工大會、代表會議、工作會議的全套會議文件，以及各種聲像材料；

1.2.2　中心黨組（黨委）、行政領導會議文件材料，中心召開的工作會議、專業會議材料：

1.2.3　中心頒發的（包括轉發及與其他單位聯合頒發的）各種正式文件的簽發稿、印制稿，重要文件的修改稿；

l.2.4　中心的請示與上級機關的批復文件，下級機關的請示與中心的批復文件；

1.2.5　中心及各職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告；

l.2.6　反映中心業務活動和科學技術管理的專業文件材料；

l.2.7　中心檢查下級單位工作、調查研究形成的重要文件材料；

l.2.8　中心或中心匯總的統計報表和統計分析資料；

l.2.9　中心形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；

l.2.10　中心黨委、工會和內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料；

l.2.11　內容重要的人民來信、來訪材料，領導的指示和中心處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調查處理報告、統計分析材料等；

1.2.12　中心領導公務活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機關帶回的與中心有關的未經文書處理登記的文件材料；

l.2.13　中心直接管理的科研、生產項目的科技文件材料；

l.2.14　中心及各處室成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料

1.2.15　中心制訂的工作條例、章程、制度wenmi.net等文件材料；

l.2.16　中心（本行業）的歷史沿革、大事記、年鑒，反映中心（本行業）重要活動事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

1.2.17　中心干部任免（包括備案）、調配、培訓。黨員、團員、干部名冊、報表，紀律檢查，治安保衛以及職工的借聘、轉正、定級等工作及干部獎懲等文件材料；

l.2.18　中心辦理的干部轉移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及根；

l.2.19　中心財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

1.2.20　中心編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

l.2.21　中心與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；

1.2.22　各種普查、資質認證工作中形成的文件材料；

1.2.23中心人員因公外出學習、考察和參加各種會議，所收集獲得的文件材料。

1.3　同級機關和非隸屬機關的文件材料：

1.3.1　同級機關和非隸屬機關頒發的非本機關主管業務但需要執行的法規性文件；

1.3.2　有關業務機關對本機關工作檢查形成的重要文件；

1.3.3　同級機關和非隸屬機關與本機關聯系、協商工作的重要來往文件。

1.4　下級單位的文件材料：

l.4.1　下級單位報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統計報表、財務預算、決算等文件：

1.4.2　下級單位報送的重要的科技文件材料；

1.4.3　下級單位報送的法規性備案文件。

1.5電子文件材料：

1.5.1歸檔紙質文件或其他載體形式的文件時應一并歸檔相應的電子文件，電子文件與紙質文件、其他載體文件應在內容、相關說明及描述上保持一致；

1.5.2歸檔的電子文件要具有完整性、有效性

和安全性；

1.5.3在符合軟、硬件平臺的條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。

二、不歸檔的文件材料的范圍

2.1上級機關的文件材料：

2.1.1　上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件，普發供參閱、不辦的文件材料；

2.1.2　上級機關發來供工作參考的抄件；

2.1.3

上級機關征求意見未定稿的文件。

2.2　本機關的文件材料：

2.2.1　重份文件；

2.2.2　無查考利用價值的事務性、臨時性文件；

2.2.3　未經會議討論，未經領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件，定稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；

2.2.4　從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；

2.2.5　無特殊保存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；

2.2.6　中心內部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等；

2.2.7　中心、各處室負責人兼任外機關職務形成的與中心無關的文件材料；

2.2.8　為參考目的從各方面收集的文件材料。

2.3　同級機關和非隸屬機關的文件材料：

2.3.1　參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料；

2.3.2　非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料。

2.4　下級機關的文件材料：

2.4.1　下級機關送來參閱的簡報、情況反映、不應抄報或不必備案的文件材料：

2.4.2　越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；

2.4.3　下級機關抄報備案的一般性文件材料。

三、歸檔時間

3.1黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術等管理性檔案在形成的次年一季度歸檔。

3.2科研檔案在科研項目鑒定后立即歸檔。分階段進行的，可分階段歸檔。

3.3設備儀器檔案在開箱驗收后立即歸檔。

3.4會計檔案在會計終了后的第二年歸檔。

3.5音像檔案在洗印、錄制完畢后立即歸檔。

3.6審計檔案在審計項目終結處理完畢的次年一季度歸檔。

四、歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要準確、齊全、完整。

4.2各類文件材料一般歸檔一式一份，中心正式發文歸檔兩份。

4.3照片與底片及文字說明一起歸檔，錄音帶、錄像帶等與文字說明一起歸檔。

4.4歸檔的文字材料及底稿要規范，字跡要工整，色素要耐久，禁止用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍墨水書寫。

4.5歸檔的文件材料必須是原件，不能以復印件代替。

4.6歸檔的文件材料必須由檔案形成單位經過系統整理后移交綜合辦公室，案卷應符合質量標準，便于保管和利用。

4.7移交檔案要編制移交目錄一式兩份，交接雙方核實后簽字，加蓋部門公章，一份交移交單位，一份交接受單位。

4.8各處室綜合管理崗是本部門的檔案管理人員，綜合辦公室文書崗負責全中心檔案的管理工作。

二ОО五年十二月十五日

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第三篇：文件歸檔,工作計劃

篇一：檔案工作計劃 ******二○一二年檔案工作計劃

一、指導思想：

以《中華人民共和國檔案法》和《黑龍江省檔案管理條例》為指針，認真貫徹實施《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，圍繞****工作重點，強化率先、責任、效率、質量意識，運用新的檔案管理軟件加強**檔案工作的管理，力求為民盟工作發展提供優質服務。

二、工作目標、任務：

以《中華人民共和國檔案法》頒布為契機，有計劃、有步驟地開展學習、宣傳、貫徹活動，增強***檔案管理人員的法制觀念和檔案意識，提高檔案管理人員自覺性，推動****檔案工作向高標準持續發展。

1.組織檔案管理人員認真學習《中華人民共和國檔案法》、《黑龍江省檔案管理辦法》，進行有計劃、有組織地學習和落實。在認真學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》、《黑龍江省檔案管理辦法》的基礎上，結合****政治學習，通過做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。

2.按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》收集好文件、材料，按分類方案進行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年9月底，完成2011各種檔案資料的立卷工作。3.做好檔案臺帳，對各項內容認真填寫，為迎接一年一度的檔案法規性檢查作好準備。4.及時收取、處理各類文檔資料。

三、工作安排： 第一季度：

1.制訂***2012檔案工作計劃 2.做好***2012的文書處理工作 第二季度：

檢查***檔案保管情況，如有不到位之處，及時向領導匯報處理 第三季度：

1.收集***2011所形成的文件、材料

2.整理***2011年文件資料，按《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》規定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務 3.做好檔案局檢查的準備工作 4.做好本檔案工作的記錄與統計 **** 2012年2月10日

2篇二：2010檔案工作計劃 2010檔案工作計劃

我局于2009年12月底順利通過江蘇省檔案工作五星級測評后，工作不松懈，業務再加勁，為了更好地做好2010年的檔案工作，認真制訂工作計劃，為新一年工作理清路子。

1、1月份開始對各國土分局（所）2008年檔案工作進行檢查，督促指導各單位檔案工作開展情況。

2、為了使檔案資料收集更加齊全完整，完善我局歸檔文件材料的交接手續，特設計《吳江市國土資源局歸檔文件交接明細表》由各兼職檔案員按材料內容填寫完整后隨同文件材料一起交檔案科，辦理交接手續。

3、繼續完善檔案的數據庫建設工作。將還沒有掃描的檔案（除短期和財務檔案外）都掃描到電腦里進行數字化管理，從而真正實現檔案全文數據庫管理。

4、在完成好本單位立卷歸檔工作的同時，切實做好本單位檔案工作的長效管理。

5、根據《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》測評細則的要求，著重指導松陵、盛澤、七都分局檔案業務工作，使它們順利通過江蘇省檔案工作三星復查驗收。

檔案室200x年工作計劃

200x年是求真務實、開拓創新年。我們要以鄧**理論和“三個代表”重要思想為指導，認真跟上發展的大好形勢，切實抓住各級領導重視檔案工作這個有利機遇，進一步貫徹落實省市縣關于200x年的檔案工作要點的文件精神，以電力體制改革為契機，緊緊圍繞企業的中心工作，抓服務、促建設、謀發展，進一步發揮檔案室的服務功能，推動檔案工作跨越式發展，為企業經營管理提供更好的服務。

一．加強宣傳，增強檔案意識，將檔案管理法規制度落到實處

1、利用局域網絡資源共享，宣傳檔案法規及檔案知識，增強檔案意識，提高工作自覺性。

2、參加縣檔案局（館）對全縣專兼職檔案人員的業務培訓班，通過檔案業務學習，提高業務水平。

3、修訂各門類檔案管理辦法等規章制度，做到依法管檔。

1、利用好檔案管理軟件，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數據庫。

2、與人事等有關職能部門聯合，利用企業局域網絡資源共享，開展檔案信息查詢工作。

3、做好檔案軟件的維護開發、優化工作。在不斷探索總結經驗基礎上規范企業檔案的現代化管理工作。

三．按照國家二級檔案達標要求做好檔案實體基礎工作、利用服務工作

1、按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規范、利用方便。

2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。

3、對超時保管期限的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。

4、在做好檔案實體基礎工作的同時，開展內部檢查、評估、評比工作，為企業經營管理做好檔案工作方面的準備。

5、配合企業的各項改革管理工作，以積極主動熱情的服務態度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。

平遠縣供電局 200x年一月十八日

市房改辦2008檔案工作計劃

2008年我辦檔案工作的總體要求是：以“三個代表”重要思想和十七大精神為指導，認真學習貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《浙江省浙江省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》，強化檔案法制意識，加強檔案基礎工作，加快檔案信息化建設，拓展檔案工作新領域，努力開創檔案工作新局面。今年，我們主要做好以下幾方面工作：

1、做好檔案資料的收集、整理，按時完成文書材料的立卷歸檔和其他檔案材料的立卷歸檔工作。

2、根據檔案管理的要求，對檔案管理中發現的問題及時整改，力求符合檔案現代化要求。

3、積極組織單位專(兼)職檔案員參加各種業務培訓，提高業務水平。

4、繼續貫徹宣傳《檔案法》等檔案法律法規，依法治檔。

5、努力改善檔案保管條件，在現有的基礎和條件許可的情況下改善配套設施，力求達到檔案管理規范化、現代化。

6、加強檔案信息化建設。對原有的杭州市檔案管理軟件開發升級，做好房改系統業務管理軟件開發工作。

7、圍繞住房保障工作中心，積極做好檔案開發利用，主動做好檔案的編研、匯編，滿足住房保障工作對檔案信息的需要。機關檔案工作2011工作計劃

為了進一步加強我分局機關檔案工作目標管理，逐步實現檔案管理系統化、規范化、制度化和科學化，確保2011年8月初機關檔案工作目標管理通過省一級復查認定，經研究制定2011年檔案工作計劃。

一、廣泛開展檔案資料的收集工作。

四月份，對分局近年形成的各種文件材料進行全面收集，并初分分大類存放。

二、加強領導，確定專班，落實責任。

五月中旬調整檔案目標管理領導小組及綜合檔案室，明確負責人和專兼職檔案員及其工作職責，組成檔案管理專班。

三、進行分類、整理、編目。

六月修訂本機關檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表和檔案管理辦法，并按規定要求對文件材料進行分類、整理、立卷、歸檔、編目。

四、編寫申報材料。

七月底以前組織進行編研材料和省一級復查申報材料的撰寫。五、八月上旬，組織對分局檔案工作目標管理進行自查，做好迎接上級檔案行政管理部門的檢查認定的準備工作。

六、積極開展檔案信息的開發利用工作。

應城市國土資源局城區分局

二○一一年四月二十日篇三：2014年檔案工作總結和2015年工作計劃 2014年檔案工作總結

2014年，檔案處認真貫徹落實領導的指示，在各單位、各部門大力支持下，檔案工作建設不斷加強，服務創新工作有序開展，檔案綜合管理水平穩步提升。

一、扎實開展立卷歸檔工作 1、3月上旬，按照《機關歸檔工作管理辦法》，抽調檔案專業人員組成接收檢查小組，分別對30個檔案移交單位的紙質和電子檔案進行了接收、檢查、評比和入庫。并且，召開了機關文件歸檔總結會，對本歸檔工作進行總結，對下一步工作提出具體要求。2014年，檔案處共接收2012各類檔案1722盒（卷），其中，文書檔案1303盒、專業檔案419盒，文書檔案數量比2012增加107盒（卷），同比增加9%。紙質文書檔案共20349件，比2012增加了1274件，同比增加7%；電子文書檔案 21629條，比2012增加了2077條，同比增長11%。2、6月下旬，按照檔案工作要求，對機關各部門、各單位2014年上半年紙質文件和電子文件整理歸檔情況進行了指導檢查，及時發現問題，規范業務操作，并及時將指導檢查情況進行署內通報，推進立卷歸檔工作的順利開展。截止6月21日，機關各部門、各單位整理歸檔2013年紙質文書檔案473盒，7638件。

二、加強檔案業務科學化規范化管理 根據國家檔案局要求和工作計劃，8月29日—30日，檔案處召開檔案業務專題研討暨征求意見座談會會議。全國檔案協作組組長單位代表和部分檔案業務骨干參加會議。會議對“檔案工作管理課程教材”進行了修訂，研究了重點課題的推進和專業檔案規范管理辦法。同時，結合群眾路線教育實踐活動一起座談，征求對檔案工作的意見和建議。

三、繼續開展電子檔案異地備份工作

按照《電子檔案數據備份及異地保存操作規程》具體要求和電子檔案數據備份工作安排，循序漸進地推進電子檔案數據備份工作。2014年，結合第一批電子檔案數據異地備份工作經驗，幫助指導第二批23個單位，在9月底順利完成電子檔案數據異地備份移交工作，擬寫工作通報下發。為保證備份數據的可靠性，統一配發了數據備份介質，固態硬盤46個、dvd光盤350張、藍光光盤驅動器12個、藍光光盤82張，確保電子檔案備份中心按計劃接收各單位電子檔案數據。此項工作取得的成效得到國家檔案局的充分肯定。

四、舉辦檔案業務培訓班

根據國家檔案局有關做好檔案工作的要求，為切實推進數字檔案室建設，加強檔案事業統計年報工作，提高整體檔案工作管理水平，10月16日-18日，在教育培訓基地舉辦檔案業務培訓班。特邀國家檔案局專家講解了中國檔案數字化發展趨勢，講授了《全國檔案事業統計年報制度》；辦公廳領導親自做了“服務工作大局不斷提高檔案管理水平”的講座；檔案處針對近幾年檔案工作，講授了“文書檔案改革”、“保管期限劃分”、“全宗卷”等專業課程。61名檔案人員參加了培訓。通過為期3天的培訓，全體參培人員綜合管理水平都得到了提高，不僅有利于提升檔案管理的科學性、規范性，更拓展了檔案管理人員的眼界和知識面。使檔案人員認識到檔案工作不只是在庫房埋頭苦干，更是需要掌握先進的業務知識和技能，才能在檔案的傳統載體形態向數字形態變革中，適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。

五、完成檔案統計年報填報工作 為準確掌握檔案事業基本情況，根據《國家檔案局辦公室關于2013檔案統計年報工作安排的通知》，指導各單位填報新版《檔案室基本情況年報》，并匯總檔案數據，4月底將紙質報表和數據光盤報國家檔案局。

六、做好機關檔案查詢利用服務

根據“充分利用檔案資源為中心工作服務”這一宗旨，檔案處從機關檔案查詢的需要出發，結合安全保密的具體要求，積極拓寬服務領域，深度挖掘檔案信息資源，提高了檔案利用的權威性、全面性和有效性。截止12月15日，2014年機關檔案查詢利用共10018件（卷），其中紙本文件借閱313件（卷），電子檔案網上借閱文件9440件，資料265件。

七、2015年檔案工作計劃

（一）加快檔案信息化建設

根據國家檔案局要求，推進數字檔案室建設，完善以服務為主導的檔案信息化體系，進一步做好紙質檔案和電子檔案雙軌并存的各項工作。

（二）加強檔案宣傳工作

繼續加強“檔案網頁”宣傳、教育工作，充分利用檔案網頁平臺的優勢，增強檔案工作服務能力，做好檔案工作宣傳和檔案業務交流，為檔案工作建設創造良好的發展環境。

（三）開展檔案課題研究

進一步建立健全檔案工作管理規章制度，深入開展檔案工作課題研究，對檔案工作安全體系建設、信息化建設、基礎建設等各方面提出創新管理理念，提升檔案管理水平。

（四）做好檔案業務指導

認真做好2014機關文件歸檔指導及檔案接收、檢查和總結工作，確保歸檔文件收集齊全、整理規范；同時，積極幫助指導各單位做好室藏紙質檔案數字化和規范電子文件歸檔、接收，以及檔案統計年報填報工作。

（五）推進檔案安全體系建設

進一步加強對數字檔案的安全保管，繼續指導個別沒有異地備份單位，按照《電子檔案數據異地備份操作規程》，做好備份數據的寄送工作。

第四篇：歸檔文件實施細則

歸檔文件實施細則

一、總 則

（一）為做好歸檔文件的整理工作，避免“有檔不歸、有文必歸”，結合公司實際情況，制定本實施細則；

（二）本細則所指的歸檔文件，是指立檔單位在其職能活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的各種紙質文件材料；

（三）規定文件材料歸檔工作中有關部門的責任；

（四）規定文件材料歸檔移交工作流程；

（五）本細則適用于公司各體系、平臺、部門、片區需歸檔的紙質電子文件材料的組卷、歸檔工作。

二、歸檔范圍及時間要求

（一）行政管理文件

由各體系、平臺、部門、片區行政管理人員負責將日常行政活動中形成的文書材料分類、整理組卷，每年年中和年底將檔案移交總部辦公室。

1、重要的會議材料，包括年中會、年終會、董事會、理事會、領導座談會等；

2、會議通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、會議決定等；

3、對外的正式發文與有關單位來往的文書、請示與批復等；

4、上級機關下發的與本單位有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件及行業管理的有關標準；

5、籌備期的可行性研究、申請、批準，總部及下屬企事業單位注冊及變更材料；

6、領導視察、內外部宣傳、媒體報道等相關材料；

7、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音等；

8、后勤福利，住房管理；

9、人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘；

10、法律事務，紀檢監察，公證工作；

11、審計工作；

12、教育與培訓工作；

13、公安保衛，綜合治理，防范自然災害；

14、華大所有法律相關資料；

15、外事工作。

（二）黨群工作

1、黨組織建設、黨員和黨員干部管理、黨紀監察工作、重要政治活動或事件；

2、職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作；

（三）技術管理文件

公司的技術管理文件，由相應的職能部門或各平臺的文檔管理人員對其所管理的文件整理組卷后，自存一年，于第三的上半年內將檔案移交總部辦公室。

1、所有的知識產權和商業秘密及其管理；

2、項目申請、申報、可行性分析等。

（四）工程建設文件

由建筑發展中心將工程建設的文件、圖紙等在工程項目竣工或階段工作結束后半年內整理組卷，將檔案移交總部辦公室。

1、基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷工作，以及建設單位項目管理工作；

2、基建項目和技術改造項目的設計；

3、基建項目和技術改造項目的施工；

4、基建項目和技術改造項目的監理；

5、基建項目和技術改造項目的竣工和驗收；

6、基建項目和技術改造項目的評獎、創優；

7、基建項目的使用、維修、改建、擴建；

8、事故分析和處理。

（五）合同管理文件

采裝部門在各合同或采購項目完成（或驗收）后，由該合同或采購責任人對其執行中形成的管理和執行文件按合同號整理組卷，將檔案移交總部辦公室。

1、與有關單位簽訂的合作合同、協議書等文件材料；

2、技術開發合同；

3、采購訂單；

4、財務抵押、擔保合同；

5、維修、咨詢合同；

6、辦公、宿舍等租賃合同；

7、域名注冊協議、網絡合作協議等。

（六）設備管理文件

設備儀器的設計、制造、使用、維修、改造和管理活動中形成的記錄和文件，由相應的管理部門定期整理組卷，自行保存一年后，于第三上半年內將檔案移交總部辦公室。

1、購置設備、儀器的立項審批，購置合同；

2、設備、儀器的開箱驗收或接收；

3、設備、儀器的安裝調試；

4、設備、儀器的使用、維護和改造、報廢；

5、事故分析和處理。

（七）科研檔案

凡是公司（包括個人）所承擔的科學研究項目（課題），已完成或已結題，均應將檔案移交總部辦公室。歸檔的范圍主要包括：

1、科研準備階段：科研課題審批文件、任務書、委托書，開題報告，調研報告，方案論證和協議書、合同等文件；

2、研究實驗階段：各種載體的重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等；

3、總結鑒定驗收階段：工作總結，科研報告，論文，專著，參加人員名單，技術鑒定材料，科研投資情況，決算材料等；

4、成果和獎勵申報階段：成果和獎勵申報材料及審批材料,推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等；

5、推廣應用階段：推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，生產定型鑒定材料，轉讓合同，用戶反饋意見等。

（十一）其他

1、公司各體系、平臺、部門、片區具體歸檔時間按總部辦公室發文通知執行，對未按時間歸檔或不能歸檔的部門，應將歸檔情況告之歸檔責任人所在的部們領導，請求協助催交；

2、撤消機構的歸檔文件，應在機構正式撤消前一個月內，由指定責任人在本部門檔案員的協助下整理組卷，將檔案移交總部辦公室；

3、聲像檔案由產生部門整理組卷，每半年向總部辦公室移交一次；

4、調離人員在正式調離前一個月內，將歸檔文件整理組卷后，向本部門檔案員移交，或直接向總部辦公室移交檔案。

第五篇：文件歸檔管理制度

檔案工作崗位責任制

一、分管檔案工作的局領導職責

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。

2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。

二、局檔案員職責

1、貫徹實施《檔案法》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。

2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。

3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。

5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。

6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。

三、分管檔案工作的各處（室）領導職責

1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。

3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。

4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責

1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。

6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。文件、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔范圍

本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

(一)本級文件

1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。

2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。

5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。

7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。

8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。

10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。

11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。

12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來信及處理材料。

16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。

17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。

(二)上級文件材料

1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。

2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。

4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。

(三)同級文件材料

1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。

2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。

3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料

1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。

2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。

3、重要的名冊、登記表。

4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。

二、歸檔份數

文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。

三、歸檔時間和方法

(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。

(五)工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。

四、歸檔要求

(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。

(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

檔案鑒定制度

１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。

２、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。

３、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。

４、檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。

５、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。

６、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱管理制度

為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。

3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人 批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。檔案保密管理制度

一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。

三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。

四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁提供利用。

五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。

六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。

七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。

八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。

十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。檔案復制制度

1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；復制機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。

2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可復制。

3、復制后要及時進行登記。檔案統計制度

１、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。

２、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。

３、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。

４、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。

５、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。

６、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

７、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。８、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。檔案庫房管理制度

１、檔案保管工作，是采用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。２、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。

３、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。

４、加強庫房基礎設施建設，逐步購臵先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。

５、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。６、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

７、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批準手續，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。檔案銷毀制度

１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。

２、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。３、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。

４、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。

５、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。６、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。企業檔案管理制度

第一章

總則

第一條為了加強公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為 公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和（總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條凡總公司各部門、專業公司（下稱各單位）在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

第四條 公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

第二章

歸檔范圍

第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等）均屬歸檔范圍。

第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

（一）上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料；

（二）黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

（三）代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

（四）其他文件材料。第七條公司文件材料應歸檔的有。

（一）公司頒發的（包括轉發及其他單位聯合頒發的）各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

（二）公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件；

（三）公司及各部門的工作計劃、總結、報告；

（四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；

（五）公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；

（六）公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

（七）反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等；

（八）公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料（包括計算機盤片等）；

（九）公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料；

（十）公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等；

（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

（十三）公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；

（十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表；

（十五）公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根；

（十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

（十六）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；

（十八）公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；

（十九）公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證；

（二十）公司購臵大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

（一）同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件；

（二）有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件；

（三）同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

第三章 立卷歸檔要求

第九條公司各單位應在每年3月底以前將上辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

（一）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照（復印件）、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

（二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（三）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（五）永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

（六）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

（七）本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。

第四章 檔案保管期限

第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

第十四條確定公司檔案保管期限的原則

（一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（三）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案的鑒定與銷毀

第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

第六章 檔案的借閱

第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

第七章 罰 則

第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例）進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

第八章 附則

第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。