第一篇：檔案員培訓資料

一、城建檔案信息化建設

（一）信息化建設的概念

（二）信息化建設的目標

（三）信息化建設的原則

（四）信息化建設的內容

（五）信息化建設的要求

（一）信息化建設的概念

? 是指依據城建檔案信息化的標準規范體系，通過運用現代信息技術，配置計算機輔

助管理設施和專業人員，以城建檔案網絡系統為平臺，建立和完善城建檔案信息資源庫，對城建檔案信息資源進行全面收集、科學管理，為社會提供方便、快捷、全面、系統的信息利用服務。

（二）信息化建設的目標

? 城建檔案信息化建設的總體目標應以數字化城建檔案管理機構建設為方向，以城建

檔案管理網絡化建設為基礎，以數字信息資源建設為核心，以城建檔案信息資源的集成、可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化、富有特色的檔案信息資源體系和社會服務體系。

（三）信息化建設的原則

? 城建檔案信息化建設工作應與城鄉建設和經濟發展相適應，應與本地區的信息化工

作相協調。

? 城建檔案行業主管部門應制定信息化工作專項規劃，城建檔案管理機構應制定實施

計劃，做到統籌規劃，分步實施。

? 信息化建設應做到應用技術先進、成熟，經濟上合理可行，系統安全穩定可靠。? 信息化建設應積極采用國際、國家標準，逐步建立城建檔案信息化標準體系和管理

規范，與電子政務系統協調建設，資源共享。

? 用信息化手段為城市社會、經濟、文化的發展提供高效、優質、快捷的專業化服務，滿足政府、公眾對城建檔案使用的需要。

（四）信息化建設的主要內容

? 基本內容主要包括：

檔案工作管理技術手段的現代化

? 主要內容是：

計算機技術的運用

（五）信息化建設的要求

? 城建檔案的形成、保管單位應根據信息化建設工作的需要配置計算機設備、軟件與

網絡設施，設置相應的崗位和管理人員，并建立計算機網絡、設備、軟件和數據庫的運行管理制度，以及計算機系統和數據的安全、保密制度。

? 城建檔案的形成單位應建立收集和移交電子檔案的制度，并應明確專人負責電子文

件的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證電子文件的原始、真實、完整、安全、及時整理形成電子檔案。

? 城建檔案管理機構應積極創造條件接收電子檔案，重視和做好電子檔案的保管和遷

移工作，保證電子檔案在保管期限內完整、真實、可用。

? 城建檔案管理機構應定期對內部工作人員和城建檔案形成單位的檔案業務人員進行

信息技術和相關法律法規及標準的培訓。

? 城建檔案管理部門應建立自己的檔案網站。網站應提供政策法規、辦事指南、開放

檔案目錄查詢等基本功能。

二、城建檔案管理系統

（一）城建檔案管理系統建設的要求

（二）城建檔案管理系統的功能

（三）全省城建檔案系統統一推廣使用深

圳偉圖公司城建檔案管理系統軟件

? 前端收集軟件：

建設工程電子文件歸檔與管理系統

（房屋建筑、市政版）

湖北省建設工程網上注冊登記系統

? 檔案接收與管理：

城建檔案綜合管理系統

城市建設聲像檔案管理系統

城建電子文件管理控制中心系統

? 檔案利用：

城市建設信息分析統計系統

? 歷史檔案數字化

館藏檔案數字化加工系統

建設工程電子文件歸檔與管理系統

（房屋建筑、市政版）

系統主要特點：

? 依據國標《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323-2001)、《建設工程文件歸檔整理規

范》(GB/T50328-2001)，以及《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T 117）、《湖北省建設工程竣工檔案編制及報送規定》（鄂建［2010］92號）等其他相關法規條文對施工資料的要求，一方面實現了施工技術資料收集和整理，確保了施工資料的完整性、準確性和系統性；另一方面實現了實物檔案與電子文件同步歸檔。

? 系統具有工程管理、文件登記收集、組卷、移交等功能，檔案組卷模塊具有輔助組

織電子卷以及自動生成并打印標準的案卷封皮、卷內備考表、卷內目錄等功能；實現了實物檔案可對應已組好卷的電子檔案進行打印，縮短整理時間，規范了檔案整理工作，而且避免在整理過程中文件的遺失、遺漏。

? 系統具有工程施工資料統一用表的編輯功能。所有的用表包括：建筑工程、城鎮道

路工程、給水排水管道工程、城市橋梁工程等。

? 系統實現以城建電子文件為依據的實體檔案歸檔體系。各種實體檔案的原件稿可從

系統中打印，然后簽章歸檔，從而杜絕了檔案缺失、補制或偽造現象，縮短了實體檔案的收集、整理、移交時間，確保實物檔案的真實、可靠、完整、系統。

? 系統采用前端控制原則實現了工程電子文件的收集，確保歸檔范圍內的全部電子文

件在形成時期的真實、可靠、完整、安全、可讀；

? 系統采用XML傳輸，對歸檔的電子文件在傳輸過程加密，有效地防止對電子文件的損傷和破壞。

? 系統界面友好，風格統一，操作簡便、易學。

（四）建設工程電子文件數據接收系統

? 實現工程報建登記、任務分配、業務指導

功能

? 實現電子文件接收功能，提供建筑工程竣

工工程應交電子文件模板編輯功能

? 實現按工程項目對電子文件的管理功能

湖北省建設工程網上注冊登記系統

城建檔案綜合管理系統

軟件主要功能與特點:

? 系統實現了城建檔案管理過程中各個關鍵環節的集中、協調、無縫管理與動態監控，即實現了建設工程的項目（工程）報建登記、檔案管理業務指導、工程檔案專項驗收、竣工檔案送審、案卷整理、檔案審核、檔案移交、檔案入庫審核、檔案著錄與編目排架、電子文件存放位置自動著錄、檔案統計、總目錄與分類目錄查詢、編制并打印手檢工具、檔案查詢檢索、檔案利用、檔案銷毀等檔案管理全過程的計算機集成化管理；

? 系統的著錄界面與著錄格式嚴格依照國標《城市建設檔案著錄規范》編制；檔案移

交審核、案卷名稱、卷內目錄等的著錄嚴格按《建設工程文件檔案整理規范》編制，從而實現了對“兩個規范”的完整執行。

? 系統通過高度的智能識別，實現了城建檔案項目級、工程級、案卷級、文件級及卷

內電子文件瀏覽的集成化著錄與管理；

? 實現了多種查詢方式,可以對不同級別的著錄信息進行橫向查詢、縱向查詢、跨類查

詢；

? 具有業務指導和檔案管理部門中相關統計表格、管理表格的生成與輸出到Excel功

能，利于自行編輯、打印；

? 實現了城建檔案送審報盤數據接收功能（報盤數據格式為Excel格式，可實現項目、工程、案卷、文件級的數據接收功能）；系統預留施工企業電子文件歸檔數據的接收功能；

? 具有電子檔案閱讀器功能，支持各類電子文件及照片的查詢與管理；

? 提供高度安全的體系結構，提供嚴格的管理權限功能；全部數據實現網絡化管理； ? 系統完全采用開放式數據結構/接口設計，用于數據共享與數據交換，有利于數據庫

平臺更換、升級、功能擴充。

城市建設聲像檔案管理系統

系統主要特點：

? 系統通過高度的智能識別，實現了城市建設照片檔案的工程信息、案卷信息、照片

組、組內單張照片以及照片電子文件瀏覽的集成化著錄與管理；

? 系統以電子文件為管理單位,照片以文件的形式獨立存放；本系統支持照片直接掃

描，數碼等照片的批量導入功能，同時系統提供了自動建立照片電子文件標引及存放路徑；

? 在著錄過程中，系統記錄了照片元數據，提供了照片元數據查詢功能；所有的著錄

內容（包括備注）都可以方便的進行模糊或精確查詢；

? 系統人性化的設計，以及批量導入等功能，可以大大提高照片檔案的著錄速度； ? 系統實現了按工程、案卷、照片組、單張照片多種檢索方式，符合查找條件照片可

以實現以縮略圖多張顯示，以幻燈片自動播放，從而快速找到特定的照片；? 可以根據查詢條件，打印傳統式的卡片及照片說明；

? 提供了裁剪、復制、注標記、更新等照片編輯功能；

? 具有高度安全的體系結構，設有嚴格的管理權限，數據操作與查詢權限界定針對每個模塊；

?提供了照片檔案的動態統計信息及制作照片檔案館藏手檢工具功能；

? 可以靈活導進、導出數據及照片，用于交流或專題編纂。

城建電子文件管理控制中心系統

城市建設信息分析統計系統

館藏檔案數字化加工系統

《館藏檔案數字化加工系統》

? 是“數字城建檔案館”工程的重要組成部分，它將滿足“數字城建檔案館”對電子文件

著錄與描述、檢索與確認、文件資源管理、電子文件真實與完整性保護及電子長期保存的要求。

三、電子文件與電子檔案管理

1、電子文件與電子檔案概述

2、電子文件的特點及其影響

3、電子文件的收集與積累

4、電子文件整理與歸檔

5、電子檔案的驗收與移交

6、電子檔案的管理與利用

7、電子檔案的安全與防范

1、電子文件與電子檔案概述

電子文件與電子檔案的含義

電子文件（Electronic Records）

? 是指能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。這個含義有四層意思，一是電子文件是能被計算機識別和處理的文件；二是電子文件需按一定格式存儲在特定的存儲載體上；三是電子文件可在網絡上傳送；四是電子文件是一組數字代碼序列。

電子檔案（Electronic files)

? 是指具有保存價值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應的軟件、參數和相關數據。這一含義有四層意思，一是電子檔案是己歸檔的電子文件；二是電子檔案具有保存價值；三是電子檔案要按一定方法整理，而不是雜亂無

章的電子文件；四是電子檔案還應該包括與之相適應的軟件、參數及相關數據。? “電子檔案”就一般理解而言，是指作為“檔案”而被檔案部門接收和保存的電子文件，歸檔后就為電子檔案。

具體來說就是：電子檔案是指國家機關、社會組織和個人在社會活動中，通過使用現代化設備所成形的，有一定保存價值的，且能被相關設備所識別和信息再現的各種類型的電子代碼序列。

電子文件的來源

1、建設系統業務管理電子文件

2、建設工程電子文件

電子文件與電子檔案管理的基本要求

? 一是檔案形成單位應制定電子文件管理制度和技術措施，明確規定本單位電子文件

歸檔的時間、范圍、方式、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、元數據、檢測數據等歸檔要求，確保歸檔電子文件的質量。

? 二是檔案形成單位檔案機構工作人員應對電子文件的形成、收集、積累、歸檔及歸

檔后電子檔案的保管、利用實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性，確保電子文件檔案的真實性、完整性、有效性和安全。

? 三是電子文件形成部門和個人應積極協助和支持本單位檔案機構開展電子文件歸檔

管理的日常監督、指導及電子文件檔案的保管、利用等工作。

? 四是城建檔案管理機構配置的計算機等數字設備和應用軟件，應能有效讀取歸檔的電子文件。

? 五是檔案形成、保管單位應確保電子文件真實性、完整性和有效性。

? 六是電子文件形成部門和個人應將已歸檔的電子文件保存至少1年。

? 七是歸檔的電子文件和電子檔案應定期備份。

? 八是城建檔案管理機構應對工程檔案、業務管理檔案形成單位電子文件的歸檔與管

理工作進行監督和指導，并適時組織檢查。

2、電子文件的特點及其影響

? 電子文件的特點

? 一是電子文件是數字化的、具有非直讀性的信息

? 二是電子文件的形成、傳輸、存儲、利用都必須依賴于相應的設備

? 三是電子文件的信息與載體相分離

? 四是電子文件物理結構與邏輯結構不一致

? 五是電子文件依賴于元數據

? 六是電子文件信息能共享但不安全

? 七是電子文件能保真

? 八是電子文件易修改

? 九是電子文件能實現邏輯歸檔

電子文件特點對管理的影響

一是電子文件特點對管理的方便性

二是電子文件特點對管理的困難性

3、電子文件的收集與積累

? 電子文件收集積累的范圍

? 電子文件收集積累的要求

4、電子文件的整理與歸檔

? 電子文件在歸檔前需進行整理，才能移交檔案部門保存和利用

? 建設電子文件的整理、鑒定、歸檔、檢驗、匯總等應按照《湖北省建設工程竣工檔

案編制及報送規定》（鄂建［2010］92號）和《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117）的規定執行。

5、電子檔案的驗收與移交

? 建設系統業務管理電子檔案的移交

? 建設工程電子檔案的驗收與移交

6、電子檔案的管理與利用

電子檔案的管理

? 電子檔案的保管、存儲、遷移、利用、鑒定、銷毀、統計等管理應按現行行業標準

《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117）的規定執行。

電子檔案的保管

電子檔案的有效存儲

電子檔案的遷移

電子檔案的鑒定銷毀

電子檔案的統計

電子檔案的利用

?電子檔案保管單位應編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務。

? 利用時必須嚴格遵守國家保密法規和規定，凡利用互聯網發布或在線利用電子檔案

時，應報請有關部門審核批準。

? 對具有保密要求的電子檔案采用聯網的方式利用時，必須按照國家、地方及部門有

關計算機和網絡保密安全管理的規定，采取必要的安全保密措施，報經國家或地方保密管理部門審批，確保國家利益和國家安全。

7、電子檔案的安全與防范

? 計算機系統的安全與防治措施

? 加強技術措施，確保電子文件與電子檔案的安全

? 提高電子文件制作及管理人員的素質

第二篇：核算員培訓資料

核算員培訓資料

第一章

總則

為規范公司所屬加油站會計基礎工作，加強對加油站的財務管理，規范內部控制，防范資金風險，提高核算員業務技能，使核算員在履行好核算職能基礎上，切實發揮好會計監督作用，確保加油站經營管理順利進行，按照《中華人民共和國會計法》、《企業會計準則》、《企業會計制度》的規定和公司有關文件制度精神，編寫本培訓資料。本培訓資料適用于公司所屬加油站（指公司全資或租賃的并由公司進行財務核算的加油站）。

第一節

財務人員職業道德

（一）愛崗敬業。愛崗就是財務會計人員熱愛本職工作，安心本職崗位，并為做好本職工作盡心盡力、盡職盡責。敬業是指對其所從事的會計職業和行業的正確認識和恭敬態度，并用這種嚴肅恭敬的態度，認真地對待本職工作。正確認識會計職業，樹立愛崗敬業的精神。熱愛會計工作，敬重會計職業;安心工作，任勞任怨；嚴肅認真，一絲不茍；忠于職守，盡職盡責。

（二）誠實守信。做老實人，說老實話，辦老實事，不搞虛假，保守秘密，不為利益所誘惑。

（三）廉潔自律。樹立正確的人生觀和價值觀；公私分明，不貪不沾；遵紀守法，盡職盡責。

（四）客觀公正。端正態度，即依法辦事，實事求是，不偏不倚。

（五）堅持原則。熟悉準則，遵循準則，堅持準則。

（六）提高技能。具有不斷提高會計專業技能的意識和愿望；具有勤學苦練的精神和科學的學習方法。

（七）參與管理。努力鉆研業務，熟悉財經法規和相關制度，提高業務技能，為參與管理打下堅實的基礎；熟悉服務對象的經營活動和業務流程，使參與管理的決策更具針對性和有效性。

（八）強化服務。強化服務意識，提高服務質量。

第二節

加油站核算員崗位職責

（一）嚴格遵守加油站的規章制度，恪守財務人員職業道德，了解公司的財務制度及相應處理程序，并切實執行。

（二）現金、票證的結算做到日結日清，當班期間的現金必須當日交存；及時填報各種報表，正確反映商品流轉情況，做到賬賬，賬物相符。

（三）熟悉本崗位安全防范知識，負責當班貨款的及時交存，妥善保管本站現金、賬冊、憑證、單據及有關印章。

（四）協助加油站站長做好經濟核算工作，嚴格審核費用開支，努力降低成本。

（五）完成加油站站長交辦的其他工作。

第二章

加油站核算基礎知識

第一節 加油站核算員日常工作流程

第二節

加油站相關表單、賬簿設置及填寫要求

二、《加油站銷售日報》（樣表2）

1、涉及流程：成品油零售、銷售收入

2、填寫說明：

三、《加油站商品進銷存數量核對表》（樣表3）

1、涉及流程：成品油銷售、潤滑油銷售 2填寫說明：

3、相關規范要求：

1）《加油站進銷存數量核對表》的“月初結存數量”為上個月核對表中節轉下來的數量，由于盤點盈虧按月進行賬面調整，所以“月初結存數量”為上月末實際庫存數量。

2）、本月入庫數量，加油站按入庫驗收單上的原發重量統計，對小額配送量（非槍銷售），入庫數量也要統計，同時還包括內部移庫、溢余數量。

3）、本月庫存數量，為加油站銷售、內部移庫、損耗出庫數量，對小額配送量（非槍銷售）出庫數量也要統計。

4）、月末結存數量=月初結存數量+本月入庫數量小-本月出庫數量小計。

5）、《加油站進銷存數量核對表》是按當月盤點盈虧當月進行賬務調整這一原則進行填寫；如果各核對數據存在差異，要進行認真分析，并說明原因；

6）、盤點盈虧數量當月進行賬務調整，如果盈余則填寫在“損溢”欄，如果虧損也填寫在“損溢”欄，并用“+”、“—”表示。7）、由于盈虧數量按月進行賬務調整，所以月末結存數量與月末盤點實存數量保持一致，為《加油站庫存商品盤點明細表》中的庫存實存數量。

8）、由地市營銷中心加管部負責牽頭進行月末進銷存數量的核對，并且也要建立相應的加油站進銷存核對表臺賬。

四、《加油站庫存商品盤點明細表》（樣表4）

1、涉及流程：成品油零售、成品油盤點

2、填寫說明：

1）、（2）=（3）+（4）-（5）-（6）-（7）+（8）+（9）+（10）；（11）=（2）-（1），+為盈余、-為虧損。

用于加油站月末庫存油品盤點，由地市營銷中心加油站盤點小組依據加油站盤點結果填寫，加油站相關責任人簽字確認，報地市營銷中心財務部和加管部審核，一式三份，營銷中心和加油站分別留存。

2）、賬存數=月初結存數量+本期購進數量-本期銷售數量。3）、要求相關審核責任人簽字手續齊全。

3、相關規范要求：

1）、表中“庫存實存數量”按月末盤點實測密度換算（計算公式為計重密度乘油品體積），與加油站月末盤點表中的《加油站有關盤

存登記表》中計算的油品重量（計算方法同上）一致。

2）、表中“賬存數量”為沒有進行盈虧數量調整前的賬面數，等于《加油站進銷存數量核對表》中“月初結存數量+本月購進-本月銷售”。

3）、盈虧原因要認真分析，做簡要說明。

4）、當月盈虧數量當月進行賬務調整，則當月《加油站庫存商品盤點明細表》中體現的盈或虧數量與當月《加油站進銷存核對表》中“其它入庫”或“其它出庫”數量一致。

五、《存貨盤點明細》（樣表5）

1、涉及流程：潤滑油銷售

2、填寫說明：

1）（2）=（3）+（4）-（5）-（6）-（7）+(8)+（9）；（10）=（2）-（1），+為盈余、—為虧損。

2）該表只用于加油站月末潤滑油存貨盤點，填寫方法和要求同《加油站庫存商品盤點明細表》

六、《存貨盤點盈（虧）及報廢審批表》

1、涉及流程：成品油盤點

2、填寫說明：

1）此表由各單位加油站加管部門填寫，用于油品盈虧；每月盤點完，匯總各單位加油站盤點盈虧情況，報相關部門和領導審批。2）盈虧數據與加油站庫存商品明細表和財務報表要一致。

3、相關規范要求：

1）、程序。①營銷中心加管部負責匯總《加油站商品盤點明細表》盈（虧）數據提供給總公司；②總公司負責組織加管、財務相關部門對加油站盤點數據進行審核，審核完后，由加管部填寫《存貨盤點盈（虧）報廢審批表》，并出具分析報告，報公司財務部審批后，上報總公司領導審批；③總公司領導審批后，營銷中心財務部門進行盈（虧）核銷。同時，加管部門將核銷結果以書面形式反饋給加油站。作為加油站調賬的依據。

2）權限。保管損耗超耗或溢余量超過定額損耗損耗一倍或多倍時，加管部門應及時查明原因，寫出詳細分析報告，經總公司領導審批后，營銷中心財務部門方可進行賬務處理。3）時間。當月盈虧數量當月進行賬務調整。

七、《發票領用繳銷登記表》

1、涉及流程：發票管理控制

2、填寫說明：

1）用于公司發票管理部門登記與各營銷部門之間的領用繳銷情況，2）加油站從稅務局購買了發票后在“發票類別”里注明“購買普通（增值稅發票）在“領用記錄”登記數量和起止號碼，發票庫存增加，當班員工領用、繳回發票時按要求填寫，簽字手續齊全”。3）由加油站核算員負責填寫。

第三節 加油站現階段啟用的臺賬及登帳依據

一、加油站現階段啟用賬簿及臺賬（1）現金日記賬

（2）庫存商品臺賬（含潤滑油）（3）往來臺賬（加油站定點加油臺賬）（4）自用油、小車加油、回罐臺賬

二、臺賬登記依據(一)現金日記賬：

（1）收入款現金：《油款交接登記》、現金繳款單(或存款單)（2）支出款現金：現金支票存根（回執）、領取款手續、費用報效單據、員工借支單等

（二）庫存商品臺賬：入庫計量驗收單、成品油配送提油單、銷售日報表、油品盤點表

（四）往來臺賬：

（1）內部往來：員工借支單、費用報銷單據、還款手續

（2）外部往來：加油原始憑證、交款票據

（五）自用油、車輛用油、回罐臺賬：

（1）自用油：自用油申請報告、自用油發票

（2）回罐臺賬：銷售日報表

第四節

真假人民幣的識別方法

全套的第五套人民幣防偽措施：

1）、水印

2）、紅、藍彩色纖維

3）、安全線

4）、手工雕刻頭像

5）、隱形面額數字

6）、光變面額數字

7）、陰陽互補對應圖案

8）、雕刻凹版印刷

9）、號碼（凸印）

10）、膠印微縮文字

11）專用紙張

12）、變色熒光纖維

13）、無色熒光圖案

14）、有色熒光圖案

15）、膠印接線印刷

16）、凹印接線印刷

微縮文字

18）、磁性號碼

19）、浮雕隱形文字

第三章

加油站資金管理

第一節

資金管理方式

1、加油站資金實行收支兩條線管理。

2、資金安全管理實行分級負責制

第二節

營業資金管理

一、現場營業款管理

二、加油站預收貨款管理

第三節

營業款繳存管理 繳存方式：分為上門存款和自行繳存

一、上門收款

1、上門收款流程操作規程：）、凹印8

① 加油站清點整理好現金，填制現金存款憑條。

② 核對無誤后在電子監控下辦理款箱交接，雙方登記簽字確認。

二、上門收款相關要求：

三、自行繳存

1）、加油站在繳存營業款時，核算員清點好當日的營業款，必須與當日日報表金額一致，填好現金繳款單

2）、加油站在繳存營業款時，核算員不得一個人往銀行繳存，必須由加油站站長或站長指定人員陪同，在繳存過程中必須保持通訊暢通，繳存后必須回站，不得在外逗留

3）、加油站必須制定存款線路，存款路線圖系加油站保密資料，不得對外公開。核算員在存款過程中須不定期更換路線，不得穿加油站工作服前往

第四節

加油站費用資金管理

一、費用資金管理的一般規定

第五章

發票管理

一、購買

1）屬于統一稅號的加油站的發票購買由中營銷中心財務部負責；屬于獨立稅號的加油站的發票購買由本站的核算員負責。

3）購買發票時，要求兩人同行，購買發票后，必須直接返回本單位，不得在外逗留。

3）初次購買發票前，首先應該核算員提出購票申請報告，寫明所需

發票種類、名稱、數量；經營銷中心財務部主管審批后，然后向稅務機關提供購票人員的身份證明及財務專用章、發票專用章印模等資料申請購買。

4）購買發票時應注意，取得發票號是否與發票登記簿上相符、如果是增值稅專用發票，還要核對取得增值票的版本號是否是發票登記簿上相符。

二、保管

1）建立發票購領存登記簿，要求在發票購領存登記簿上按發票編號逐項登記。

2）發票必須全部存放于專用保險箱中。

3）發票專用章必須與發票分開管理，由核算員保管發票，加油站站長保管發票專用章。

4）使用發票的加油站應妥善保管發票，不得丟失。發票丟失，應當于丟失當日向營銷中心財務部、主管國家稅務局書面報告，并在報刊和電視等傳播媒介上公開聲明作廢，并接受國家稅務機關的處罰。

三、領用

1）實行驗舊領新限量發放原則。核算員在發放新發票時，必須收回已用完的舊發票。

2）對收回的發票要認真驗收、檢查是否有卻份或涂改、錯開、套開等不合法現象。若發現違規現象時，必須立即向營銷中心財務部會計匯報，處理該問題。核算員按驗收合格的收回發票數量發放空白發票，并在空白發票上統一蓋發票專用章。領用人應認真檢查新發票的份數

及聯次，并在發票購領存登記簿登記簽名。

四、開具

1）發票填開用票單位填開使用，不得轉借、轉讓、代開發票、不得拆本使用發票、不得擴大發票使用范圍（即稅務登記時確認的經營范圍）。

2）必須做到按號碼順序填開，填寫項目齊全，內容真實，字跡清楚，全部聯次一次復寫，內容完全一致，不得跳號缺號。發票作廢，必須在原發票上注明“作廢”章，一式數聯應全部完整保存。

3）配置的增值稅防偽稅控系統，應按照稅務部門的規定由專人負責使用和管理，保證增值稅防偽稅控系統的正常使用。不得將系統密碼告知他人。

4）填開發票的單位必須在發生經營業務確認營業收入時開具發票，未發生經營業務一律不準開具發票。

5）增值稅專用發票不得隨意開具銷項負數發票。如發生退貨確需要開具負數發票的，若購貨方未認證和抵扣，則將其退回抵扣聯、發票聯，直接將其作為銷項負數發票的依據開具負數發票；若對方應經記賬抵扣的，必須取得對方稅務機構的“進貨退出或索取折讓證明單”后，方可開具銷項負數發票。對于填開發票后，發生銷貨折價的，在收回原發票或取得對方國家稅務機關的有效證明后，方可填開紅字發票，用票單位和個人填錯發票，應書寫或加蓋“作廢”字樣，完整保存各聯備查。

五、發票的繳銷

1）發票快使用完以后，要及時的到稅務局購領新的發票，不能出現加油站無發票的情況，發票繳銷要進入國稅局的網上辦稅服務廳填表，填完報后打印出來帶上發票購領本及稅控IC卡到稅務局領票。

第六章

油品進銷存管理

一、購進

1）加油站所售油品統一由公司配送，加油站不得擅自從外部單位購貨。屬于統一稅號的加油站，配送油品作移庫處理；屬于獨立稅號的加油站配送油品視同銷售結算。為了保證配送油品及時核對，月末最后一日結賬后加油站填制《油品入庫登記表》上傳營銷中心財務部。2）《內部油品調撥單》是油庫發油、加油站收油的雙向證明單據。是加管部、財務部、加油站確認油品購進、入庫的原始憑證。3）加油站計量員應根據驗收的油品填好油品入庫登記表；核算員根據內部油品調撥單原發數量，在銷售日報表“本期購進欄”反映當日購進。加管部銷售內勤收到加油站內部油品調撥單財務聯后進行油品入庫核算。

二、銷售管理

1）各加油站在油品銷售過程中必須遵循“先款后貨，錢貨兩清”的原則，一律不得賒銷。

2）為促銷量，個別加油站對一些固定大用戶需要實行滾動結算時，必須向總公司加管部以及財務部申請，經總公司總經理審批后方可執行，確定具體結算日期。3）不能缺斤少兩、克扣客戶

4）不得擅自出售溢余油品、私分貨款。5）不得為第三方寄存外來油品。6）不得泄露本企業商業機密。

第七章

加油站檔案管理與核算員工作交接

一、加油站原始憑證的日常管理

加油站的原始憑證由銷售班報表、銷售日報表、銷售月報表、內部油品調撥單、庫存商品盤點表、公司油票、現金存款單、納稅及相關資料、費用報銷發票等。

二、加油站檔案的傳遞與保管

加油站應配有帶鎖的檔案柜，用于保管資料，加油站的檔案管理又分為加油站現場保管檔案和財務部保管檔案兩種類型。銷售報表、盤點表等加油站填報報表一式兩份，加油站保管一份、公司總部財務部保管一份。

各加油站的原始檔案資料不得帶出本站，如確因工作需要，必須帶出使用的資料應事先經單位負責人和財務部門批準，以確保檔案資料安全。

三、核算員工作交接

1）核算員如有工作變動，在接到人事部正式通知后方可辦理移交手續。如申請辭職，需提前1個月向人事部和財務部提交辭職申請，待同意以后方可辦理移交；如有特殊原因請假時間超過1天的需提前向營銷中心加管部上報，經批準后辦理臨時移交。

2）核算員工作移交均需有營銷中心加管部派人或指定人員進行監交，無監交人時不得擅自辦理移交。

3）核算員工作移交編制移交清單，由加油站站長，監交人辦理交接雙方簽字。移交清單一式三份，加管部和交接雙方各執一份。4）核算員工作移交內容

①、現金、（包括加油站支取的備用金和當天已收還未存入銀行的營業款）重要憑證。

②、稅務資料：納稅申報表、發票及發票購領本（在核對清發票購領存情況后，分已開具和未開具發票詳細列明起止號碼）、一般納稅人認定表及年審記錄、稅務檢查資料等。

③、印章：銀行預留印鑒中由核算員保管的部分。

④、保險柜密碼：應有核算員單獨交接，不在移交清單中列明。⑤、其他需要移交及說明事項。

第三篇：檔案員如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照

片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

各單位專門業務檔案按照上級業務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現10年）文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書、業務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）執行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規

范》DA／T2-92執行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化，便于檔案的科學管理與開發利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

（一）大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業務檔案、科技檔案（含科研、基建、設備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

（二）各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

（1）保管期限---分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，我縣以“件”整理的檔案多數單位采用這

種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起；將同一時間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯系的文件材料組合在一起；對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

（2）保管期限------問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按分類。再在下按按問題（如綜合、政工、業務）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業務主管部門有文件這樣規定的單位（如縣農業發展銀行）。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期

限下、同一中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

（3）問題-------保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按分類，再在下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業單位（如自來水公司），此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

（4）---保管期限分類法。即先將歸檔文件按分類，每個下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業采用，他們是按照上級業務主管機關的規定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業務檔案按種類----保管期限---分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

（1）采用種類--保管期限—分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。

（2）---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式----保管期限分類法，按載體

形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

6、電子檔案按照載體形式----保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

7、實物檔案一般采用載體形式--分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規、業務、其他。

三、檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制

（一）全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.（二）目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業務檔案（如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業務檔案；y3 代表短期（或10年）類的業務檔案。

（三）案卷（件）號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

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三

十一、文書檔案如何整理與編目? 答：文書檔案是指反映黨務、行政管理等活動的檔案。在企業一般也可以把經營管理和生產管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一種傳統的方法，一般可分以下幾個步驟：（1）分類。分類方法有多種，常用是分類法和問題分類法。分類法就是按照文件內容針對的時間把屬于不同的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。我們認為文書檔案運用――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環節，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一

卷之前，還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整，然后進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內文件數量是否適當；（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；（4）根據排列結果，對卷內文件材料有圖文的頁面逐頁編號；（5）編制卷內目錄（樣式附后）和備考表；（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內；（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成；（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、、頁數、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有:（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對歸檔文件以“件”為單位進行――保管期限分類（不確定期限的，只按――問題分類即可）；（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關欄目的內容；（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；（6）將歸檔文件按連續件號順序裝盒。三

十二、科技檔案如何整理與編目？

答：科技檔案是指企業在從事生產、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料。科技檔案整理，要遵循科技文件材料的形成規律，保持其內在的有機聯系，便于保管和利用。

（1）分類 要符合形成檔案的企業科技活動的性質與特點，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機械的搬用別的單位和專業的分類方法。在一個企業內，應有一個綜合的分類方案，分類標準要一致，力求簡明，不宜層次太多。科技檔案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個單項工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產品類型分類，主要適用于產品檔案。它是在企業全部產品范圍內，以各個獨立的產品檔案為基礎，按產品型號逐級分類，便于按照不同型號的產品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學技術研究檔案。它是以一個科研課題為基礎。④按專業進行分類。它是根據科技檔案的內容所反映的不同專業性質劃分，主要用于專業化、標準化或通用化較強的科技檔案。

（2）編目 科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊為對象進行登記編制的，實際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統計、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。科技檔案總目錄是科技

檔案登記總帳，也稱流水帳。科技檔案的分類目錄，是嚴格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務的工具。檔號主要包括分類號（項目代號）、案卷號。如設備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號含義為：S代表設備檔案，12代表該設備代號，11代表該設備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。

（3）擬寫案卷題名 案卷題名應簡明揭示卷內科技文件材料的內容。案卷題名的主要內容包括項目的名稱、代號，針對部分內容，材料名稱等。

（4）裝訂

案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序，用件號章固定。

27、會計檔案如何整理與編目？

答：會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務報告（會計報表等）和其他會計核算專業材料，是紀錄和反映本單位經濟業務的重要史料和證據。其主要包括：（1）會計憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證；（2）會計帳簿：總帳、明細帳、日記帳（銀行日期帳、現金日記帳）、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳（公積金、養老金明細帳）；（3）財務報告：月報、季報、年報（包括附表及文字說明）、其他財務報告；（4）其他：銀行存款余額調節表、銀行對帳單及其他應當保存的會計核算專業資料，還有會計檔案的移交清冊和銷毀清冊（此

項也可放在全宗卷內）。

會計部門將當的會計憑證、會計帳簿、財務報告及其他會計核算專業材料收集齊全、完整，然后按照憑證、帳簿、報告等幾種主要形成進行分類。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分類方法，首先應分開會計，再按形式分為幾類（先報表、帳簿再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號；（2）形成――保管期限――分類方法，即把報表、帳簿、憑證分開，再按時間先后排列，歷年各編一個案卷流水號。

會計檔案經過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會計檔案的編目。編制會計檔案目錄（樣式附后）工作，一般由會計部門負責完成。當年會計檔案在會計終了后，可暫由會計部門保管一年。期滿后，應當由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管。這里的移交清冊一般可以用案卷目錄代替。三

十三、照片檔案如何整理與編目？

答：照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀錄。照片檔案的整理應遵循有利于保持檔案的有機聯系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應在全宗內按――問題進行分類。分類應保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內編流水號，格式為全宗號－底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標明底片號。一張照片應有一個說明，一

組聯系密切的照片應加總說明。符號說明的內容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。文字說明的內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內目錄（樣式附后）使位置固定下來。

近年來，隨著數碼相機技術的不斷發展，有些單位開始使用數碼相機進行照片的拍攝，形成數碼照片。對于數碼照相可以通過光盤刻錄進行保存、檢索。具體講就是，先建立一個照片類目文件夾，然后將所攝的保存價值的數碼照片按類目保存到計算機，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計算機左下角的“開始－搜索－所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關內容，就能快速檢索到此照片。三

十四、磁性載體檔案如何整理與編目？

答：磁性載體檔案系指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄象帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應一式兩份，與相應的紙質文件一樣及時整理。在全宗內，磁性載體檔案一般按年代――問題進行分類，錄音帶、錄象帶檔案的整理以自然盒為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標簽、注明內容、主要任務，形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內容，同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號，并編制磁性載體檔案案卷目錄（樣式附后），歸檔的磁性載體文

件應由文字形成部門編制歸檔說明。

三

十五、怎樣做好電子文件的歸檔、保管和利用工作？ 答：電子文件的歸檔

電子文件的歸檔管理目前實行“雙套制”。即具有永久保存價值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。應保證電子文件的憑證作用，對只有電子鑒章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。

電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。所謂背景信息和元數據分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上、下文關系以及對其產生影像的歷史環境等信息。元數據，指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式，編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。電子文件歸檔還應注意收集以下有關文件：

（1）支持性文件，指能夠生成運行文本、數據、圖形等文件和各種命令及設備運行所需的操作系統。

（2）數據文件，指各種數據材料。由于數據在不斷變化、更新，應對原始數據隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。

（3）與電子文件有關的各種紙質文件，主要有產生電子文件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產生的一些紙質文件，如設計任務書、操作手冊等。

邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。邏輯歸檔，指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件其中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

歸檔電子文件的質量關系到以后電子文件的保管與利用，因此，檔案部門要采取措施，保證電子文件歸檔的質量要求，大致有如下流程：（1）齊全完整；（2）真實有效；（3）整理、編輯、劃分保管期限，整理工作由文件形成部門具體負責，整理方案由檔案部門統一決定；（4）統一規定載體形成、質量要求――檔案部門應對電子文件的載體質量、規格、格式等作出統一規定，各部門按照規定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢察后歸檔保存；（5）防病毒――推薦應用光盤歸檔。但無論是光盤還是軟盤，都必須是不可引導的非系統盤，以防帶入病毒；（6）編制說明――文件形成部門應對光盤歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存貯文件的內容，運行的軟硬環境、版本號、文件的完整性和準確性等。歸檔電子文件的保管：（1）載體的物理保護

歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：歸檔載體應作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；環境溫度選定范圍：17℃－20℃；相對濕度選定范圍：35℃－45℃。（2）信息的安全維護

采用備份和鏡像技術，防止文件信息的丟失。制作備份是指為電子文件制作一份或幾份拷貝，將拷貝保留在一個安全的地方，以防原件因載體損壞或設備故障等原因而丟失信息。鏡像技術是對實時要求極為嚴格的動態數據庫文件所采取的安全備份措施。它實際上是為某一動態系統建立完全對等的孿生系統，兩個系統同進執行完全相同的工作，若其中一個系統出現故障，另一系統仍可繼續工和，以防止文件信息的丟失。加密技術，如采取網絡設備認證、數據安全保證、操作安全保證、身份識別方闔等防范措施，滿足企業對電子文件信息系統的安全和保密要求。

殺毒主要用殺毒軟件，這是一項技術性的工作，應組織專業人員建立起完善有效的防治體系。

安裝補丁程序，作以彌補程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發現程序的安全漏洞，因發現后傳播極快，更應及時修正，否則后果難料。

歸檔電子文件的利用：

利用時應使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。

利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物資載體拷貝，網絡傳輸和計算機直接提供利用等方法。

廣東漢能光伏有限公司工會文件

漢光伏工字【2011】1號

關于開展困難職工調查摸底工作的通知

為了全面準確掌握我司困難職工的基本情況，建立困難職工檔案，為做好今后困難職工幫扶慰問工作做好準備，公司工會決定開展困難職工調查摸底工作。現將有關事項通知如下：

一、調查范圍

符合條件的員工均可參與申報，比如生活困難、下崗退伍軍人、下崗失業職工，家庭

或子女上學導致的生活困難職工等。

二、申報程序

以部門為單位，由部門組織本部門符合條件的職工本人向工會提出申請并填寫《困

難職工檔案表》以及相應的材料，由工會提出審核意見。

三、困難職工信息應用和意義

1.建立健全困難職工檔案，做好職工動態管理； 2.為今后走訪慰問幫扶工作做好基本信息準備；

3.深入了解困難職工需求和實施員工人文關懷；

四、申報截止日期

附件：困難職工檔案表

二○一一年十二月二十一日

主題詞：

漢能光伏有限公司工會委員會

2011年12月21日印發

（共印3份）

第四篇：居民健康檔案培訓資料

居民健康檔案培訓資料

1、人口基本信息，重點人群動態數字（服務人口、常駐人口、紙質檔案、電子檔案）

2、滿7歲建檔體檢，滿65歲及時納入老年人管理—評估、體檢、輔助檢查并附化驗單

3、慢性病規范管理—內容要求：(1)健康檔案、每年一次年檢、一年4次以上隨訪（隨訪時測血壓血糖）、一次血壓或血糖控制不理想調整藥物（增加原藥物劑量或更換藥物）2周后隨訪、2次控制不滿意開具轉診單轉診，2周后隨訪。

4、每次測量血糖值必須填寫化驗單并附隨訪表后面。

5、現場測量血壓、血糖了解控制情況

一、居民健康檔案合格率：

健康檔案合格率=抽查填寫合格的檔案份數/抽查檔案總份數×100％。

填寫合格的檔案—項目填寫完整不漏項、填寫規范符合要求（一份居民健康檔案中有1項漏填或填寫錯誤為不合格檔案）常出現的錯誤如下：

編號（□□□□□□-□□□-□□□）-□□□□□

居民健康檔案

姓

名：

現 住 址：

戶籍地址：

聯系電話：（無聯系電話或未及時更新）

鄉鎮（街道）名稱：

村（居）委會名稱：

建檔單位：

建 檔 人：

責任醫生：（多份檔案填寫一名醫生）

建檔日期：

****年**月**日

終止日期：

****年**月**日 終止緣由：

規范要求：

1、每一份健康檔案編碼都要填寫完整，不能戶主填寫完整而其他家庭成員只填寫后5位檔案號。

2、規范填寫：341282+鄉鎮編碼+行政村編碼+檔案號

二、健康檔案填寫

1、居民健康檔案內容包括個人基本信息、健康體檢、重點人群健康管理記錄和其他醫療衛生服務記錄。

2、存在問題

（1）索引與檔案號的一致性

不能通過索引隨時隨機找出對應的檔案

（2）多份檔案填寫一名責任醫生，未體現團隊服務精神(團隊化、網絡化責任化）。（3）以前建立的檔案多少無聯系電話，之后在進行服務時也未更新聯系方式。（4）個人基本信息和健康體檢表填寫缺項或填寫不規范（靳寨等問題）體檢時為什么測量左右側血壓：

1、正常人左右血壓有5—10mmHg的差別，多是主力手較高。

2、一些疾病可導致左右血壓差別，如主動脈夾層B型，左上肢血壓可明顯低于右上肢

3、大動脈炎，患側血壓低于健側

4、鄉鎮0~6歲兒童基本信息、體檢信息在保健機構，鄉鎮沒建檔。

要求：鄉鎮為0~6歲兒童建立居民健康檔案檔案只填寫基本信息，滿7周歲開始按照正常人群管理，每年健康體檢一次。

三、發現并規范管理慢性病人： 高血壓發現率：總人口的15.04%； 糖尿病發現率：總人口的6.4%； 老年人占總人口的12.24%； 重性精神病發現率：總人口的3.5‰

1、慢性病人規范管理：(1)建立健康檔案(2)每年一次年檢

(3)一年4次以上面對面隨訪（隨訪時測血壓、空腹血糖）

(4)一次血壓或血糖控制不理想調整藥物（增加原藥物劑量或更換藥物）2周后隨訪、2次控制不滿意開具轉診單轉診，2周后隨訪。

2、血壓控制滿意：收縮壓＜140 mmHg，舒張壓＜90 mmHg。收縮壓≥140 mmHg 或舒張壓≥ 90 mmHg為控制不滿意。

3、血糖控制滿意：空腹血糖＜ 7.0mmol/L或餐后血糖＜ 11.1mmol/L；空腹血糖值≥7.0mmol/L或隨機血糖≥11.1mmol/L為控制不滿意

4、每次測量血糖值必須填寫化驗單并附隨訪表后面。隨訪表填寫前后要對應：

服藥依從性與用法用量要對應，對于服藥規律的，填寫每天劑量、次數。不服藥的就不能填寫劑量、次數

糖尿病隨訪表（略），主食：每天不超過300克！每次隨訪時血糖必須測空腹血糖并附化驗單！

四、老年人管理：

1、建立居民健康檔案

2、老年人生活方式和健康狀況評估

3、每年一次體格檢查

4、輔助檢查

5、健康指導

老年人生活自理能力評估表 該表為自評表，根據下表中5個方面進行評估，將各方面判斷評分匯總后，0～3分者為可自理； 4～8分者為輕度依賴；9～18分者為中度依賴； 能自理。

同一個老年人連續多年健康評估沒有任何變化，判斷評分不填寫，假表一個！按照《老年人生活自理能力評估表》對老年人生活方式和健康狀況進行評估，輔助檢查（7項）： 血常規 尿常規

肝功能：血清谷草轉氨酶、血清谷丙轉氨酶和總膽紅素 腎功能：血清肌酐和血尿素氮 空腹血糖

血脂：總膽固醇、甘油三酯 心電圖

五、健康教育：

（一）內容

1.宣傳普及《中國公民健康素養——基本知識與技能（試行）》。配合有關部門開展公民健康素養促進行動。

2.對青少年、婦女、老年人、殘疾人、0～6歲兒童家長、農民工等人群進行健康教育。

3.開展合理膳食、控制體重、適當運動、心理平衡、改善睡眠、限鹽、控煙、限酒、控制藥物依賴、戒毒等健康生活方式和可干預危險因素的健康教育。

4.開展高血壓、糖尿病、冠心病、哮喘、乳腺癌和宮頸癌、結核病、肝炎、艾滋病、流感、手足口病和狂犬病、布病等重點疾病健康教育。

5.開展食品安全、職業衛生、放射衛生、環境衛生、飲水衛生、計劃生育、學校衛生等公共衛生問題健康教育。

6.開展應對突發公共衛生事件應急處置、防災減災、家庭急救等健康教育。7.宣傳普及醫療衛生法律法規及相關政策。

分者為不二）發放印刷資料：

取閱架提供不少于12種內容的印刷資料，但不少村室取閱架6種宣傳單

（三）開展公眾健康咨詢活動：鄉鎮每年開展9次公眾健康咨詢活動、舉辦健康知識講座（鄉鎮12期、村室6期）、開展一對一個體化健康教育。但健康教育缺乏實時性、季節性和針對性。

實時性—利用宣傳日（3.24；4.25；11.14;12.1等），圍繞宣傳主題，進行相關內容宣傳。

季節性—根據季節不同，開展季節性的健康教育知識講座（如冬春季節開展呼吸道疾病防治、夏秋季進行腸道傳染病防治等）

針對性—針對健康教育對象的不同，采用不同的宣傳教育材料，如部分鄉鎮在小學教室為小學生進行高血壓知識講座

健康教育內容網絡下載，專業性強，服務對象不能理解，健康教育效果不理想。健康教育活動缺乏真實性，有的鄉鎮為了湊夠期數而隨意制作健康教育知識講座，2期使用一張照片。更假的5月26號的知識講座，老百姓穿著棉襖在接受知識傳授。

六、包保責任制：

鄉鎮衛生院組建責任小組，負責一定區域居民的基本公共衛生服務，實行網格化管理。以文件形式體現基本公共衛生服務———團隊化、網絡化、責任化。明確鄉鎮公衛人員負責的村室，村室人員負責的自然村，為轄區居民服務有村室人員簽名（檔案、隨訪表等）

部分鄉鎮沒有包保責任制相關文件，村室沒有人員包保責任區域，或服務簽字與包保責任人員不符。

第五篇：學校檔案建設培訓資料

學校檔案建設培訓資料

一、檔案室的基本要求

城區及鄉鎮政府所在地和集鎮小學要求檔案室房舍為兩間及兩間以上，村級小學檔案室為一間。檔案室內干凈整潔，放置條形工作臺及辦公桌椅以便查閱檔案使用。各迎驗學校確定一名檔案管理員。檔案室門口需有檔案室門牌及檔案管理員簡介（包括照片、姓名、電話、學歷、職稱、承諾等），檔案室內需掛置檔案制度，城區及鄉鎮政府所在地和集鎮小學要求有四項制度，分別為：《檔案室人員崗位責任》、《檔案保管制度》、《檔案統計制度》、《檔案立卷歸檔制度》，村級小學要求兩項制度，分別為《檔案室人員崗位責任》、《檔案保管制度》，要求全鄉鎮統一制作，統一裱框，標準一致。（檔案制度內容已發送至局均衡辦公共郵箱da68980988@163.com，密碼：68980988，請自行下載。）

檔案柜統一標準為:上邊玻璃門三層隔斷，下邊鐵皮門的鐵皮柜，高低一致；檔案盒統一標準為：藍色塑料材質，厚度35mm，由鄉鎮統一購買，各學校不能有色差，盒內檔案均用抽桿夾裝訂，抽桿夾分為厚中薄三種，根據檔案數量厚度使用，不強調抽桿夾的顏色；檔案盒正面、側面標簽統一使用粉紅色硬A4紙制作，檔案封皮必須使用A4規格的牛皮紙自己制作，不可直接購買市面上制作好的檔案封皮。

二、試點學校檔案建設節點要求

經局研究決定挑選10所學校先行檔案建設試點，分別為：唐河縣一小、思源實驗學校、畢店二小、畢店二初中、桐寨鋪二小、桐寨鋪二初中、蒼臺二小、蒼臺二初中、祁儀一初中、馬振撫二小。各中心校要在轄區內選擇一所學校作為試點，與局同步進行。

因全縣年報數據要在11月下旬最終確定，為不影響試點學校檔案建設，試點學校的年報數據原則上不更改，試點學校先做2016—2017學檔案，要求12月上旬必須完成任務，并裝盒入柜，接受局檔案組驗收。12月中旬在試點學校召開全縣檔案建設現場會。各鄉鎮確定的試點學校也必須在12月上旬完成2016-2017年檔案建設，裝盒入柜，并成為全鄉的示范點。全縣所有檔案必須在2018年3月底至4月初完工，4月中旬全部裝盒入柜。

三、檔案建設啟動前的準備工作

根據2017—2018學年報數據，小學填寫四學年（2014—2015，2015—2016，2016—2017，2017—2018），初中填寫三學年（2015—2016，2016—2017，2017—2018）的《唐河縣義務教育學校基本條件辦學統計表》（內含十項核心指標）和每學的《班額統計表》，填寫過程中需注意以下幾點要求：

1、所填寫的2017—2018學十項核心指標必須和年報數據一致，特別是數字檔案，不能出現一點誤差，比如：班額、建筑面積、圖書冊數、師生比、高學歷比例數據等。對于半寄宿制學校建筑面積的算法是：初中用寄宿學生數×15.31+非寄宿學生數×6.4=學校總建筑面積（必須和年報數據一樣），生均建筑面積就是用總面積÷總人數（寄宿生+非寄宿生）。注明：省檢查組驗收時按上述算法做出解釋。

2、填寫2015—2016，2016—2017兩學年的《唐河縣義務教育學校基本條件辦學統計表》中的十項核心指標時，關于班額和班軌的問題必須注意，班額不能突破70人/班。學校總人數與鞏固率相聯系，每個年級段的總人數只能在鞏固率范圍內浮動。比如：現初三學生為192人（2017—2018學），需先設定鞏固率為96%，那么兩年前（2015—2016學）上初一時的人數應為192÷96%=200人，所以在填寫2016—2017上初二時的人數時，只能大于192小于200。小學也按此推算。3、2017—2018學的十項核心指標最多只能有兩項不合格，往前推2016—2017，2015—2016學可有三項不合格。比如2017—2018學的生均建筑面積合格（因新建的教學樓），那么2016—2017學生均建筑面積應該是減去新建的樓房面積除以學生總人數，這時的生均建筑面積有可能就不合格了。再舉一例如圖書冊數2017—2018學年合格，生均20或者30冊，2016—2017學可以不合格。

4、十項核心指標中，2015年和2015年前按照老標準填寫師生比，即小學1：25，初中1：23，之后年份則按照新標準小學1：19，初中1：13.5填寫。

四、檔案如何分類

義務教育均衡發展學校檔案分為三大類，為一級指標，用A表示：A1 自評自查卷，A2 學校自存卷，A3 相關處室卷。三個一級指標共分為20個二級指標，用B表示，統一按照B1—B20排列。每個二級指標又分為若干個三級指標，用C表示，分別按照C1—CX排列。（檔案具體分類見《唐河縣義務教育均衡發展校級檔案建設要求》唐教【2017】55號文件，該文件已發送至局均衡辦公共郵箱da68980988@163.com，密碼：68980988，請自行下載。）三級指標C是檔案的具體內容，以C級檔案清單（已掛在公共郵箱）為依據分類逐項建檔。

五、檔案盒的正、側面標簽及卷內檔案封皮、目錄制作 檔案盒的正面、側面標簽統一用粉紅色的硬A4紙制作，正面標簽規格為8厘米×4.9厘米，側面標簽規格為16.5厘米×2.3厘米；卷內檔案封皮統一用A4規格的牛皮紙制作，卷內目錄用白色A4紙制作。具體格式、字體、字號參照均衡辦公共郵箱（da68980988@163.com，密碼：68980988）內《唐河縣義務教育均衡發展校級檔案建設要求》（唐教【2017】55號）文件及《側面、正面模板》電子版，請各迎驗學校自行下載學習制作。檔案盒正面、側面標簽制作完成后要用切相紙的切紙刀剪切整齊。

六、C級檔案解讀

（1）《校級檔案C級目錄》各迎驗學校在均衡辦公共郵箱中自行下載。學校三大類檔案中，“A1自評自查卷”制作較為簡單，所有數據只要與年報數據一致即可；“A3相關處室卷”均為賬冊檔案，應與處室儀器器材相對應，如實填寫；最主要的就是“A2學校自存卷”檔案，B7-B16是檔案建設的重中之重，所有迎驗學校檔案員必須吃透C級檔案清單內容，清單上沒有列出的內容，學校若有也可以添加，特別要注意檔案內容的充實性。

C級檔案建設具體要求有：①活動類檔案（如各類文藝匯演、廣播操比賽、演講比賽、歌唱比賽、運動會等）需有計劃、方案、過程性的材料（包括圖片，影像資料等）、總結等具體內容，特別注意圖片資料的真實性，不可出現重復或網上下載的情況。②各類憑證俱全。例如：作業教案檢查，必須有每次的作業教案檢查記錄，作業教案檢查匯總總結等資料，教學、管理等學校檢查材料要分類裝訂；安全檔案要有具體的文件通知和落實情況，致家長的一封信需有完整家長簽字回執，每班的回執數量要與當班級人數一致。③各迎驗學校必須有辦學特色檔案，專設一個C級檔案盒存放，可歸類在B7教育質量和B10校園管理里面，此檔案一定要突出本校的辦學特色。④注重社團活動，即以體育、音樂、美術、舞蹈、科技等組成的校級興趣小組或以班級為單位開展的閱讀、英語等課外活動。活動檔案需有計劃、方案、實施步驟、活動記錄、總結等具體內容。此類檔案放在“B8素質評價”中。⑤“B11教師情況”和“B12教師培訓”是必查內容，其中“B11教師情況”中的師生比、高學歷達標情況、高職稱達標的百分比一定要按照十項核心指標填寫；“B12教師培訓”檔案中要有校長任職文件、培訓合格證、教師培訓的文件、經費、參加人員、培訓內容等。⑥涉及工作計劃、總結、講話、德育材料、安全材料等需要從網上借鑒或參考的內容必須要和學校實際相聯系，絕對不能出現下載后不經修改直接使用。所有檔案材料要體現學和具體時間，不能出現“萬金油”式檔案材料。⑦各迎驗學校檔案員及時在均衡辦公共郵箱下載《義務教育均衡發展1-30表》，各中心校應慎重指導填寫，后分類裝入檔案盒。

（2）各迎驗學校在整理檔案的過程中，若遇到檔案內容方面的問題，可咨詢局相對應股室，如：教師方面可咨詢師訓科和人事科。若遇到檔案分類或制作方面的問題可咨詢局均衡辦的各鄉鎮（街道）分包人員。

七、檔案制作流程

①按《唐河縣義務教育均衡發展校級檔案創建基本要求》（唐教【2017】55號）文件檔案分類要求，檔案員制作檔案盒正面、側面標簽（原則上要求學校統一制作）→②檔案員把裝好標簽的空檔案盒分類發至各相關處室→③各處室按C級檔案目錄，分學分類裝入對應檔案盒→④每學檔案完善后，制訂卷內目錄和檔案封皮→⑤各處室自查，學校主管領導核查 →⑥局均衡辦最終審查無誤后，各處室編頁碼裝訂（用抽桿夾）→⑦各處室再次完善檔案盒正面、側面標簽，確定各類檔案全部建好后，制作分卷目錄→⑧檔案員制作總目錄→ ⑨所有檔案按分類裝柜，各功能室檔案存放各功能室。