第一篇：專、兼職檔案員崗位責任制及檔案員工作考核辦法

專、兼職檔案員崗位責任制

及檔案員工作考核辦法

一、專職檔案員崗位責任制

(一)認真貫徹執行《檔案法》和上級有關檔案工作的法規，加強學習，不斷提高政治、業務素質。

(二)遵守保密守則，做好檔案庫房的“十防”工作，確保檔案的安全。

(三)負責收集、整理、保管、利用和統計本機關各門類載體的檔案。

(四)能獨立進行檔案的分類、立卷、編目、微機、管理案卷的排列、檔案檢索工具的編制，并按時、按質、按量完成本職工作。

(五)督促和協助兼職檔案管理人員整理立卷和移交需要歸檔、入庫的文件材料。

(六)熟悉庫存檔案情況，能根據內容，準確、迅速找出所需要的檔案材料。

(七)辦理檔案的借閱登記，利用效果登記，定期檢查檔案的數量，及時催退借出的案卷。

(八)根據工作需要，編制各種專題目錄、索引等參考資料。

(九)對下屬機構的檔案工作進行指導、監督和檢查。

(十)按時向省檔案局移交永久保存的檔案及現行公開文件。

二、兼職檔案員崗位責任制

(一)認真貫徹執行《檔案法》和上級有關檔案工作的法規，加強學習，不斷提高政治、業務素質。

(二)負責本部門文書檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案等門類和載體的收集、整理工作。

(三)每年6月30日以前完成上一年度的文書檔案的歸檔工作，并向局檔案科移交。

(四)嚴格遵守檔案管理工作各項制度，保證應歸檔文件材料齊全完整，其書寫載體材料符合規范。

(五)業務上接受局機關檔案科專職檔案人員的指導、監督和檢查。

三、檔案員工作考核辦法

(一)檔案員工作考核根據《檔案員崗位責任制》規定的內容進行。

(二)檔案員工作考核每年同干部考核同步進行。

(三)考核采取個人、處室考核相結合的形式，個人先自評，再由領導審查，并簽注意見。

(四)考核評議根據《檔案員工作責任制》，分優、良、中、差四個等次，并根據評議結果確定其工作總成績。

(五)檔案員工作考核，應與干部、職工、專業技術人員考核相結合，考核結果作為本人評選、轉干、升級、職稱評定和工作安排的主要依據。

第二篇：檔案員崗位責任制

一、負責國家、某某、某、區各單位的各種文件分發、傳遞、搞好年存檔文件的歸檔立卷工作。

二、收發文件要做到及時、準確、安全，對各類文件及時處理，急件隨到隨辦，做到當日文件當日發出。

三、對每件收發文件要認真分類登記，馬上送辦公室主任手中，對領導的批示、批復，一般要在當天或第二天轉送有關部門承辦，對返回的文件要妥善保管，年終立卷做到一件不缺。

四、要協助領導搞好保密檢查，做好保密宣傳。

五、半年合對一次文件，以免丟失，文件借閱要認真簽字。

六、有計劃的搶救歷史檔案，使檔案工作逐步實現規范化、科學化、制度化。

七、負責接收財務檔案，科技檔案的編目和管理工作。

八、平時注意收集，整理文件材料，為年末裝訂打下基礎。

九、對案卷進行認真分類登記入冊，并隨時記載借閱利用情況。

十、及時為機關、為領導提供利用檔案資料，做到查找迅速、準確。

十一、熱情接行來檔案室查找文件的同志、并且對查檔人進行保密宣傳。

十二、做好本機關的圖書、資料、刊物的登記。

第三篇：兼職檔案員職責

兼職檔案員職責

1、學習、宣傳《檔案法》和《保密法》，提高干部、職工的檔案工作意識、保密觀念和利用檔案服務于機關工作的自覺性。

2、負責本園各部門檔案資料的收集、整理工作，按規定時間和程序向檔案室移交符合質量要求的檔案。

3、協助檔案室做好檔案資料的分類、立卷工作。

第四篇：兼職檔案員崗位職責

一、熱愛本職工作，認真學習檔案業務知識，熟悉部門專業工作，不斷提高管理水平。

二、努力按照檔案工作的規定，做好各類文件材料的形成，積累、立卷、保管工作，保證案卷質量，維護文件材料的完整、準確、系統。

三、按照檔案管理規定，提出保管期限，劃出密級，當年的文件材料，在次年的上半年內及時向綜合檔案室移交。

四、認真做好各部門各類文件的利用與保密工作。

五、積極參加檔案工作會議及學習、交流等活動。

六、聲像檔案在各項活動結束后，負責及時收集、整理、附上文字說明；向綜合檔案室移交。

七、檔案工作列入兼職檔案員年終考核內容，并作為晉升和評先進的依據之一。

第五篇：檔案員如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照

片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

各單位專門業務檔案按照上級業務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現10年）文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書、業務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）執行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規

范》DA／T2-92執行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規范化，便于檔案的科學管理與開發利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

（一）大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業務檔案、科技檔案（含科研、基建、設備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

（二）各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

（1）保管期限---分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，我縣以“件”整理的檔案多數單位采用這

種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起；將同一時間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯系的文件材料組合在一起；對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

（2）保管期限------問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按分類。再在下按按問題（如綜合、政工、業務）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業務主管部門有文件這樣規定的單位（如縣農業發展銀行）。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期

限下、同一中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

（3）問題-------保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按分類，再在下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業單位（如自來水公司），此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

（4）---保管期限分類法。即先將歸檔文件按分類，每個下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業采用，他們是按照上級業務主管機關的規定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業務檔案按種類----保管期限---分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

（1）采用種類--保管期限—分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。

（2）---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計，再按形式分為幾類（先報表、帳薄再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式----保管期限分類法，按載體

形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

6、電子檔案按照載體形式----保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

7、實物檔案一般采用載體形式--分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規、業務、其他。

三、檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制

（一）全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.（二）目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業務檔案（如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業務檔案；y3 代表短期（或10年）類的業務檔案。

（三）案卷（件）號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

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三

十一、文書檔案如何整理與編目? 答：文書檔案是指反映黨務、行政管理等活動的檔案。在企業一般也可以把經營管理和生產管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一種傳統的方法，一般可分以下幾個步驟：（1）分類。分類方法有多種，常用是分類法和問題分類法。分類法就是按照文件內容針對的時間把屬于不同的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。我們認為文書檔案運用――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環節，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一

卷之前，還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整，然后進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內文件數量是否適當；（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；（4）根據排列結果，對卷內文件材料有圖文的頁面逐頁編號；（5）編制卷內目錄（樣式附后）和備考表；（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內；（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成；（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、、頁數、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有:（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對歸檔文件以“件”為單位進行――保管期限分類（不確定期限的，只按――問題分類即可）；（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關欄目的內容；（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；（6）將歸檔文件按連續件號順序裝盒。三

十二、科技檔案如何整理與編目？

答：科技檔案是指企業在從事生產、科研、基建及管理活動中形成的有保存價值的科技文件材料?？萍紮n案整理，要遵循科技文件材料的形成規律，保持其內在的有機聯系，便于保管和利用。

（1）分類 要符合形成檔案的企業科技活動的性質與特點，不能簡單的一律采用一種分類模式，或機械的搬用別的單位和專業的分類方法。在一個企業內，應有一個綜合的分類方案，分類標準要一致，力求簡明，不宜層次太多。科技檔案的分類方法最基本的有以下幾種：①按工程項目分類，主要適用于基建檔案。它是將一個單項工程的檔案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按產品類型分類，主要適用于產品檔案。它是在企業全部產品范圍內，以各個獨立的產品檔案為基礎，按產品型號逐級分類，便于按照不同型號的產品提供成套的科技檔案。這種分類方法也適用于設備檔案的分類。③按科研課題分類，主要適合于科學技術研究檔案。它是以一個科研課題為基礎。④按專業進行分類。它是根據科技檔案的內容所反映的不同專業性質劃分，主要用于專業化、標準化或通用化較強的科技檔案。

（2）編目 科技檔案目錄（樣式與歸檔文件目錄相同），是以卷、冊為對象進行登記編制的，實際上是案卷的名冊，其作用是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統計、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。科技檔案總目錄是科技

檔案登記總帳，也稱流水帳。科技檔案的分類目錄，是嚴格按照科技檔案分類、排列次序，對案卷進行登記的目錄，是直接按照類別查找科技檔案，為利用者提供服務的工具。檔號主要包括分類號（項目代號）、案卷號。如設備檔案中有檔案為S.12-11的案卷，其檔號含義為：S代表設備檔案，12代表該設備代號，11代表該設備形成的所有檔案按順序排列后該案卷所在位置的流水號。

（3）擬寫案卷題名 案卷題名應簡明揭示卷內科技文件材料的內容。案卷題名的主要內容包括項目的名稱、代號，針對部分內容，材料名稱等。

（4）裝訂

案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，科技文件材料都要折疊為統一的A4幅面，長期保存的案卷裝訂時要取掉金屬物。案卷不裝訂時科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序，用件號章固定。

27、會計檔案如何整理與編目？

答：會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務報告（會計報表等）和其他會計核算專業材料，是紀錄和反映本單位經濟業務的重要史料和證據。其主要包括：（1）會計憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證；（2）會計帳簿：總帳、明細帳、日記帳（銀行日期帳、現金日記帳）、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳（公積金、養老金明細帳）；（3）財務報告：月報、季報、年報（包括附表及文字說明）、其他財務報告；（4）其他：銀行存款余額調節表、銀行對帳單及其他應當保存的會計核算專業資料，還有會計檔案的移交清冊和銷毀清冊（此

項也可放在全宗卷內）。

會計部門將當的會計憑證、會計帳簿、財務報告及其他會計核算專業材料收集齊全、完整，然后按照憑證、帳簿、報告等幾種主要形成進行分類。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分類方法，首先應分開會計，再按形式分為幾類（先報表、帳簿再憑證），然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號；（2）形成――保管期限――分類方法，即把報表、帳簿、憑證分開，再按時間先后排列，歷年各編一個案卷流水號。

會計檔案經過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會計檔案的編目。編制會計檔案目錄（樣式附后）工作，一般由會計部門負責完成。當年會計檔案在會計終了后，可暫由會計部門保管一年。期滿后，應當由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管。這里的移交清冊一般可以用案卷目錄代替。三

十三、照片檔案如何整理與編目？

答：照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀錄。照片檔案的整理應遵循有利于保持檔案的有機聯系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應在全宗內按――問題進行分類。分類應保持前后一致，不能隨意變動。對于反映同一事件的一組照片可以編一個號，然后每組照片分別編小流水號。底片在全宗內編流水號，格式為全宗號－底片號，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標明底片號。一張照片應有一個說明，一

組聯系密切的照片應加總說明。符號說明的內容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。文字說明的內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內目錄（樣式附后）使位置固定下來。

近年來，隨著數碼相機技術的不斷發展，有些單位開始使用數碼相機進行照片的拍攝，形成數碼照片。對于數碼照相可以通過光盤刻錄進行保存、檢索。具體講就是，先建立一個照片類目文件夾，然后將所攝的保存價值的數碼照片按類目保存到計算機，并給每張照片附上文字說明，再刻錄成光盤。多個類目的照片可以刻錄在一張光盤上。檢索的方法可以通過打開計算機左下角的“開始－搜索－所有文件和文件夾”按鈕，輸入相關內容，就能快速檢索到此照片。三

十四、磁性載體檔案如何整理與編目？

答：磁性載體檔案系指國家機構、社會組織和個人在社會活動及科學實踐中直接形成的有保存價值的以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄象帶、錄音帶）為信息載體的文件。磁性載體文件應一式兩份，與相應的紙質文件一樣及時整理。在全宗內，磁性載體檔案一般按年代――問題進行分類，錄音帶、錄象帶檔案的整理以自然盒為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標簽、注明內容、主要任務，形成時間、帶長（分鐘）、編號、型號和保管期限等內容，同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號，并編制磁性載體檔案案卷目錄（樣式附后），歸檔的磁性載體文

件應由文字形成部門編制歸檔說明。

三

十五、怎樣做好電子文件的歸檔、保管和利用工作？ 答：電子文件的歸檔

電子文件的歸檔管理目前實行“雙套制”。即具有永久保存價值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。應保證電子文件的憑證作用，對只有電子鑒章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。

電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。所謂背景信息和元數據分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上、下文關系以及對其產生影像的歷史環境等信息。元數據，指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式，編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。電子文件歸檔還應注意收集以下有關文件：

（1）支持性文件，指能夠生成運行文本、數據、圖形等文件和各種命令及設備運行所需的操作系統。

（2）數據文件，指各種數據材料。由于數據在不斷變化、更新，應對原始數據隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。

（3）與電子文件有關的各種紙質文件，主要有產生電子文件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產生的一些紙質文件，如設計任務書、操作手冊等。

邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。邏輯歸檔，指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件其中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

歸檔電子文件的質量關系到以后電子文件的保管與利用，因此，檔案部門要采取措施，保證電子文件歸檔的質量要求，大致有如下流程：（1）齊全完整；（2）真實有效；（3）整理、編輯、劃分保管期限，整理工作由文件形成部門具體負責，整理方案由檔案部門統一決定；（4）統一規定載體形成、質量要求――檔案部門應對電子文件的載體質量、規格、格式等作出統一規定，各部門按照規定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢察后歸檔保存；（5）防病毒――推薦應用光盤歸檔。但無論是光盤還是軟盤，都必須是不可引導的非系統盤，以防帶入病毒；（6）編制說明――文件形成部門應對光盤歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存貯文件的內容，運行的軟硬環境、版本號、文件的完整性和準確性等。歸檔電子文件的保管：（1）載體的物理保護

歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：歸檔載體應作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；環境溫度選定范圍：17℃－20℃；相對濕度選定范圍：35℃－45℃。（2）信息的安全維護

采用備份和鏡像技術，防止文件信息的丟失。制作備份是指為電子文件制作一份或幾份拷貝，將拷貝保留在一個安全的地方，以防原件因載體損壞或設備故障等原因而丟失信息。鏡像技術是對實時要求極為嚴格的動態數據庫文件所采取的安全備份措施。它實際上是為某一動態系統建立完全對等的孿生系統，兩個系統同進執行完全相同的工作，若其中一個系統出現故障，另一系統仍可繼續工和，以防止文件信息的丟失。加密技術，如采取網絡設備認證、數據安全保證、操作安全保證、身份識別方闔等防范措施，滿足企業對電子文件信息系統的安全和保密要求。

殺毒主要用殺毒軟件，這是一項技術性的工作，應組織專業人員建立起完善有效的防治體系。

安裝補丁程序，作以彌補程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發現程序的安全漏洞，因發現后傳播極快，更應及時修正，否則后果難料。

歸檔電子文件的利用：

利用時應使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。

利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物資載體拷貝，網絡傳輸和計算機直接提供利用等方法。

廣東漢能光伏有限公司工會文件

漢光伏工字【2011】1號

關于開展困難職工調查摸底工作的通知

為了全面準確掌握我司困難職工的基本情況，建立困難職工檔案，為做好今后困難職工幫扶慰問工作做好準備，公司工會決定開展困難職工調查摸底工作?，F將有關事項通知如下：

一、調查范圍

符合條件的員工均可參與申報，比如生活困難、下崗退伍軍人、下崗失業職工，家庭

或子女上學導致的生活困難職工等。

二、申報程序

以部門為單位，由部門組織本部門符合條件的職工本人向工會提出申請并填寫《困

難職工檔案表》以及相應的材料，由工會提出審核意見。

三、困難職工信息應用和意義

1.建立健全困難職工檔案，做好職工動態管理； 2.為今后走訪慰問幫扶工作做好基本信息準備；

3.深入了解困難職工需求和實施員工人文關懷；

四、申報截止日期

附件：困難職工檔案表

二○一一年十二月二十一日

主題詞：

漢能光伏有限公司工會委員會

2011年12月21日印發

（共印3份）