第一篇：兼職檔案員培訓教程(新)

兼職檔案員培訓教程

一、有關概念

1、檔案

《檔案法》：是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2、高等學校檔案

《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）：是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

*文件與檔案的關系——文件是國家機關、社會組織、企事業單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它不包括傳播知識、信息的出版物，也不包括已被保存起來的歷史記錄，是與“圖書”、“檔案”并列的概念。檔案和文件既有區別又有聯系，檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華。

*文件轉化為檔案的條件（3個）——辦理完畢的

有一定查考利用價值的 按一定程序集中保存的

3、檔案工作

是人們圍繞檔案實體和信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。其具體內容包括很多方面，從工作程序的角度一般分

為收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、提供利用和編輯研究等8個環節。

*檔案業務工作各環節之間的關系——各環節有自己不同的工作內容和任務，相互促進、相互制約，組成相對穩定的有機整體，其中利用是目的，其它7個環節是基礎和前提。

*對于部門兼職檔案員來說，主要是進行文件材料的收集、整理、歸檔工作，為學校檔案工作奠定基礎。

4、歸檔及歸檔制度

各部門將工作中形成并已處理完畢的文件材料整理立巻，定期移交給檔案管理部門集中保存，稱為“歸檔”。在我國，“歸檔”已成為黨和國家明文規定的一項制度，就是歸檔制度。歸檔制度的內容包括三個方面：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。

歸檔范圍——學校根據國家有關規定,制定了《金陵科技學院檔案歸檔范圍》,并根據工作內容的變化適時調整。

在我校，凡是反映學校工作活動，具有查考利用價值的文件材料（包括照片、錄音帶、錄像帶等特殊載體材料）均屬歸檔范圍。

今年根據國家新近修訂的文件：①國家檔案局2006年頒發的8號令《機關文件歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》②教育部與國家檔案局聯合頒發的27號令《高等學校檔案管理辦法》修訂了我校的《各部門歸檔范圍》。

歸檔時間——根據學校工作的實際，分兩段歸檔：教學類檔案當年12月底之前完成歸檔；非教學類檔案在第二年4月底前完成歸檔。

注意：這里歸檔時間是指各部門立卷、移交時間，最遲4月底前完成移交。而不是4月底才開始整理材料。

在這兩個時間內，有許多事情要做：文件材料收集后要整理，對不合格材料要重新制作，對缺損材料要補;材料在正式立卷前要送檔案館審核，對提出的問題要及時解決;然后才正式立卷移交。所以要抓緊時間，不要等到４月底才開始工作。

歸檔要求——應歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整；文件材料應區別不同情況進行排列，使之系統有序；歸檔文件在技術加工上應符合有關要求；歸檔文件要按一定次序系統排列，編寫順序號，編制文件目錄等。

二、各部門為什么要向檔案管理部門歸檔？

1、從法制講，《中華人民共和國檔案法》第十條規定： 對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有。

２、從檔案的形成講：文件產生在各職能管理（業務）部門，必須通過歸檔將文件轉為檔案，歸入檔案管理部門。

３、從檔案的作用講：

檔案是教職工辛勤勞動的結果，是學校歷史的真實記錄。它反映了學校的辦學軌跡，是我們了解學校歷史的途徑，是解決問題的依據，更是規劃未來的依據。

檔案維系著學校的昨天、今天和明天。為了學校的發展，各職能管理（業務）部門應向檔案管理部門歸檔。

三、兼職檔案人員崗位職責：

1、根據本院（部）、部門文件材料的形成規律，做好收集、積累、整理、保管工作，保證歸檔材料的齊全、完整、系統、準確。

2、按照校檔案館的要求，認真做好立卷歸檔工作，按時向檔案館移交。

3、對自存檔案或暫不移交的檔案材料，加強管理，積極提供利用。

4、積極參加檔案業務培訓，加強檔案工作有關法律、法規和專業知識的學習，做好院（部）、部門檔案工作。

四、兼職檔案員如何開展工作

兼職檔案員要認真學習檔案工作有關文件，領會文件精神和工作要求，了解本部門檔案歸檔范圍，遇到問題一定要向部門檔案工作分管領導匯報，爭取領導的支持。第一步

準備工作

1、編制文件立卷類目

什么叫文件立卷類目——立卷類目是一個比較具體的立卷計劃。它是在一年的實際文件材料還沒有形成前，根據部門工作的規律和本年度的的工作計劃，按照立卷的原則與方法，擬制出的本年度文件分類歸卷條目。

兼職檔案員在學年初或自然年度的年初，根據本部門年度工作計劃、總結、年度工作目標和網頁新聞所提供的部門工作情況，掌握本部門一年的工作內容，根據《各部門歸檔范圍》的要求，預先擬寫出文件立卷類目。

立卷類目擬好后，報部門領導審定。然后打印送本部門具體工作的承辦人，要求他們按照立卷類目中的條款做好平時文件材料積累工作，以便于立卷歸檔。

*注意：a、編制立卷類目時，要考慮收集的文件材料必須對學校有保存利用價值，能夠反映本部門職能活動的全過程，保證完整、準確、系統。

b、事先編制的立卷類目難免會與實際形成的文件有出入，這是很自然的。兼職檔案員可以在平時歸卷過程中，根據文件的實際情況，隨時進行修改或增補。每年年終或次年年初，應總結經驗并結合下一個年度的工作計劃，對類目進行一次全面的調整與修改，以備下一年度使用。

第二步

平時歸卷

做好平時歸卷工作，是加強對文件的日常管理，防止散失堆積，方便部門利用，并為年終案卷的整理歸檔打好基礎。具體方法：

兼職檔案員指導每一項工作的承辦人按照立卷類目，為每一個條款準備一個卷盒或檔案袋，并將條款號和條款名稱抄寫在卷脊或卷面上，卷盒或檔案袋按條款號依次分類排放，以便隨時歸入和查找文件。承辦人員將工作中辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，及時歸入卷盒（袋）；對于已經歸卷的文件，應該定期進行檢查，發現歸卷不適當的要隨時調整；

1、本部門形成的發文，可以在文件正本發出時，同時將定稿和印制的文件存本歸入指定的卷盒或卷袋；

2、本部門收到的文件可以根據文件登記號，結合催辦工作，在文件辦完清退后按號入卷；

3、科研工作、基建工作給每一個課題、項目編一個號，有材料形成或收到有關材料時及時歸入；

*注意：a、文件歸卷之前，要注意檢查文書處理程序是否完成，處理的來龍去脈是否注明；頁數、附件等是否齊全完整；承辦中形成的電子文件是否歸檔。遇有不明之處應及時詢問有關承辦人，然后將文件按案卷類目對號入座，歸入卷盒（袋）。借閱歸還的文件，亦應隨時銷帳歸卷。對于不須立卷歸檔的文件材料，可以另放。

b、收集文件時，要特別注意帳外文件的收集，力求將各種文件收集齊全，不要遺漏；

帳內文件：經過收發文簿登記的文件。

帳外文件：各種規章制度；會議記錄（紀要）；會議文件；計劃、總結；登記表；調查報告；合同；工作人員從外單位帶回的會議材料；領導人講話；照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等聲像材料。

檢查的重點：

?請示、報告有無落款單位、落款時間、公章。?協議、管理制度等有沒有簽字蓋章。

?是否有請示、沒有批復，或有批復、沒有請示。?是否只有定稿沒有原稿或只有原稿沒有定稿。?是否缺少附件。

?發文稿紙上有沒有領導簽發、批示。?是否用已使用過的廢紙反面打印歸檔文件。?是否將不屬于歸檔范圍的材料放入。

第三步

文件材料整理、立卷工作

1、年終調整定卷

在正式立卷之前，需對平時積累、歸卷的文件材料進行一次全面的檢查調整，然后確定組卷。檢查的方法和注意的問題：

a、兼職檔案員進行一次清理，檢查立卷類目各條款是否完全涵蓋了所有工作。特別注意突發性、臨時性工作。

b、如果到歸檔時工作尚未完成，則應轉入下一個年度立卷類目。c、檢查同一條款中的文件，是否屬于同一項工作，工作中產生的具有查考利用價值的文件是否全部留存了，是否合理地保持了文件之間的聯系。

d、歸入的文件是否齊全完整：相應產生的電子文件是否歸入；多余的重份文件應剔除。檢查歸檔的文件材料有無加蓋公章，要簽名的欄目有無漏簽，附件是否齊全。

2、組卷

a、組卷整理的基本原則：

遵循文件材料的自然形成規律，保持其有機聯系，適當考慮保存期限。

b、組卷的方法：

（1）分年度：將文件材料按其形成或針對的年度分開。

? 一般情況下文件材料歸入其形成年度，不同年度的文件應分開；

? 統計報表歸入文件內容針對的年度；

? 長遠規劃、計劃、預算放在文件內容針對的第一年；

? 跨年度的請示與批復，歸入批復年度；跨年度的總結、報告、決算歸入文件內容針對的最后一年；

? 跨年度的會議文件歸入會議開幕的年度； ? 法規性文件歸入公布和批準年度； ? 按學年處理的文件歸入學年度；

? 科研、基建、設備項目分別歸入鑒定、竣工、購進年度； ? 重大活動的文件材料歸入結束年度。

（2）分問題：將文件按其內容所反映的問題分開。

l管理和業務活動中形成的文件材料，按單一問題組合； l會議文件，按會議的屆次組合，一會一卷或一會數卷； l非訴訟案件材料，按立案問題組合,一案一卷或一案數卷； l工作計劃、總結等，按責任者或名稱組合； l統計報表、名冊等按名稱組合； l簡報按名稱、期號組合；

l科研、基建、設備的項目檔案，按項目組合，管理性和結論性的文件材料組成卷后放在各卷之首，其余材料可按階段、結構、部件等分別組卷；

l不同類別的文件材料，必須分別排列組合。

（3）分期限：將文件按不同的保管期限分開。

? 各部門在整理歸檔材料時，可參考《各部門歸檔范圍》，先將文件材料按永久、長期、短期分開，再結合問題進行立卷。

? 如果歸檔材料較少，只能組一卷，則不再分卷，所組成的案卷保管期限從長。

? 只對本部門的工作有短期參考價值文件材料，留本部門保存，不向檔案館移交。

c、卷內文件排列：

經過年終調整定卷后，每個案卷里面的文件，需要進行系統化的排列，體現出一定的條理，以便于利用。排列的方法可以視每個案卷的具體情況而定，按文號順序、重要程度或時間順序排列。

排列方法：

l 同一件文件材料，按正件在前，附件在后； l 正本在前，定稿在后；

l 結論、決定、判決性材料在前，依據性材料在后排列； l 批復在前，請示在后；

l 校內發文：正文——發文稿紙——原稿； l 其他文件材料按文號或時間順序排列。

d、送檔案館審核、整改

在卷內文件排列好，編號之前，一定要送檔案館審核，對檔案館反饋的問題要及時整改，解決不了的問題要寫出書面報告，分管領導要簽字。

e、卷內文件的編號

卷內文件經過系統化排列后，要以編號來固定文件的排列順序，便于對照卷內文件目錄查閱文件，便于統計文件的張數或件數。編號位置在：正面為文件的右下角，反面為文件的左下角，凡有內容的文件每頁編一個號。

f、填寫卷內文件目錄、備考表

l卷內文件目錄——是放在卷首的詳細目錄，逐份登記卷內的文件，便于查閱，并有利于卷內文件的完整。

l順序號：以卷內文件排列先后順序填寫的序號；

l收發文號：文件制發機關的發文字號，如：“國發[2004]8號”，其中[2004]不得簡寫成[04]；

l文件作者：形成文件部門或對文件負有責任的署名者； 標題：即文件標題，一般照實抄錄，無標題或標題不能說明文l件內容的，可自擬標題，外加“（）號”，例：標題為“請示”的文件，應概括出主要內容寫為“（關于設備專項經費使用的）請示”；

l文件日期：文件的形成時間，例： 1998.02.01；

所在張號：卷內每份文件起始之頁的編號，最后一份文件應填l起止頁號；

l備注：要說明卷內文件特殊情況的文字。

備考表——卷內文件狀況的記錄單，排列在卷內文件之后，用于注明卷內文件與立卷狀況。

l本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。一般情況下不用填寫。情況說明可以手工填寫，也可用計算機打印。

l立卷人：由完成本卷立卷工作的兼職檔案員簽名。檢查人：由部門檔案工作負責人簽名。立卷時間：由兼職檔案員填寫立卷的時間。ll*注意：簽字部分必須用鋼筆或簽字筆填寫。第四步

移交

辦理交接手續，將立好的案卷移交檔案館。

第五步

部門自存檔案的管理

部門對于自存檔案資料也應組卷，要有裝具和固定的存放地點，有詳細的目錄，要落實人員的管理責任，以便于管理和利用。

各機關職能部門在做好歸檔工作以后，對于工作中常用的檔案材料要留存副本或復印件；另外要做好二級存檔文件材料的立卷、保管工作。

各院、部要做好二級存檔文件材料的立卷、保管工作。因為大量的教學過程材料產生在院、部，根據歸檔范圍這些材料是不進校檔案館的。

結束語

立卷歸檔既是文書處理及業務管理工作的終結，又是檔案管理工作的開端，是保障學校檔案齊全、完整和有效利用的重要環節。我們將繼續推進部門立卷制度，希望各位同志繼續努力，與檔案館加強聯系和溝通,為學校的發展,按時保質保量地完成今年的立卷歸檔工作。使我校檔案歸檔工作步入規范化、標準化的軌道。

文件材料的整理方法：老方法稱作三孔一線裝訂法；新方法可以理解為以件為單位的三角袋套裝法，這也就是全國現在較為通行的方法，我們采用的就是這后一種方法。按照這種方法進行歸檔文件整理，就是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。以件為單位，就是要求以每份文件為一件：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件（請示與批復為一件）。

第二篇：兼職檔案員職責

兼職檔案員職責

1、學習、宣傳《檔案法》和《保密法》，提高干部、職工的檔案工作意識、保密觀念和利用檔案服務于機關工作的自覺性。

2、負責本園各部門檔案資料的收集、整理工作，按規定時間和程序向檔案室移交符合質量要求的檔案。

3、協助檔案室做好檔案資料的分類、立卷工作。

第三篇：兼職檔案員崗位職責

一、熱愛本職工作，認真學習檔案業務知識，熟悉部門專業工作，不斷提高管理水平。

二、努力按照檔案工作的規定，做好各類文件材料的形成，積累、立卷、保管工作，保證案卷質量，維護文件材料的完整、準確、系統。

三、按照檔案管理規定，提出保管期限，劃出密級，當年的文件材料，在次年的上半年內及時向綜合檔案室移交。

四、認真做好各部門各類文件的利用與保密工作。

五、積極參加檔案工作會議及學習、交流等活動。

六、聲像檔案在各項活動結束后，負責及時收集、整理、附上文字說明；向綜合檔案室移交。

七、檔案工作列入兼職檔案員年終考核內容，并作為晉升和評先進的依據之一。

第四篇：文書檔案管理(兼職檔案員)

文書檔案管理

一、檔案的基本概述

1、檔案的定義：

檔案是國家機構、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄。它包括收發文件、電報、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。

文書檔案是指本企業在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

2、檔案歷史時期的劃分。

（1）、舊政權檔案：指中華人民共和國成立前的歷代封建王朝、中華民國時期的檔案。

（2）、革命歷史檔案：包括1919年“五四”運動至1949年中華人民共和國成立的整個新民主革命時期形成的檔案。

（3）、建國后檔案：中華人民共和國成立以后形成的檔案。

3、檔案全宗。

全宗指一個獨立的機關、團體、企事業單位或人物在各項活動中形成的全部檔案的有機整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進行管理的基本單位。集團公司本級有2個全宗號，2002年以前形成的檔案全宗號是3〃40，2002年及以后形成的檔案全宗號是2〃7。

4、立檔單位的概念。

立檔單位也叫全宗構成者，也就是形成全宗的單位或個人。

5、檔案工作的業務環節。

檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等八項工作，通常稱為檔案工作的八項業務環節。

6、檔案工作的基本原則。

檔案法第五條明確規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。

7、檔案工作人員的基本要求。

一是要求每個檔案工作者必須具備必要的科學文化知識。必須加強檔案學專業知識的學習，具備檔案管理的理論和技能，這是檔案人員必不可少的業務基本功；二是要求檔案工作人員必須樹立全心全意為機關工作、為基層工作、為施工生產服務的思想，積極、熱情、主動、細致地搞好檔案利用工作，積極為各項工作創造條件；三是要求檔案工作者加強黨性觀念，堅持歷史唯物主義，堅持實事求是，保護檔案的真實面貌，切實做好檔案的保密、保管工作。

二、名詞解釋（文件材料著錄時需用）

1、全宗代號：同一全宗代號的流水號，例2002年的全宗代號1，2003年的全宗代號為2，以此類推。

2、全宗單位名稱：中鐵十七局集團有限公司

3、責任者：集團公司機關責任者分五類，中鐵十七局集團有限公司黨委、中鐵十七局集團有限公司、中鐵十七局集團有限公司紀委、中鐵十七局集團有限公司工會、中鐵十七局集團有限公司團委，工程項目等臨時機構責任者就是工程項目規范化簡稱。

4、保管期限代號：代號1代表永久，代號2代表30年（長期），代號3代表10年（短期）

5、目錄號：集團公司機關各職能部門的目錄號是部門代號++保管期限代號，例集團公司企管部，其部門代號為5，2009年形成的保管期限為30年的案卷，其目錄號為5—2009—2。工程項目部等臨時機構的目錄號是機構簡稱+保管期限代號。例：鄭西指揮部保管期限為30年的案卷，其目錄號為鄭西指—2；保管期限為10年的案卷其目錄號為鄭西指—3，保管期限為永久的案卷其目錄號為鄭西指—1。

6、檔案號：目錄號+案卷流水號

7、張數：每一件歸檔文件的總張數。文件中有圖文的頁面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前的張數計算。

8、：歸檔文件的所屬，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。

9、立卷部門：指文件的組卷部門。

10、承辦部門：指文件的主要辦理部門。

三、文書處理與平時立卷。

1、文書處理與檔案工作的關系

文書處理與檔案工作既有區別，又有聯系，是不可分割的統一體。文書處理是檔案工作的基礎，檔案工作是文書處理的必然歸宿；文書處理是現行文件的處理，檔案工作是指歸檔文件和管理。

2、文書處理及歸檔程序

（1）收文辦理過程：收文、登記分發、承辦、催辦、清退、立卷、移交歸檔。（2）發文辦理過程：擬稿、核稿、簽發、打印、用印、分發、立卷、移交歸檔。

（3）文件轉化為檔案：收集、鑒定、整理、保管、統計、檢索、利用、編研。

3、文書處理工作的基本要求是：及時、準確、安全（保密），并且要把好文書處理工作的“四關”：一是把好發文關；二是把好收文關；三是把好文件收集關；四是把好平時立卷關。

4、平時立卷。

（1）從文件材料處理程序來說，文件材料的平時立卷屬于它的終端環節，而從檔案工作來說，文件材料的平時立卷又是積累檔案的開端。（2）對歸檔的文件要做到“四個清楚”、“十個完整”、“二個檢查”?！八膫€清楚”指發文清楚、收文清楚、領導手中文件清楚、業務部門的文件清楚；“十個完整”指正件與附件完整、正稿與定稿完整、請示件與批復件完整、轉發件與原件完整、賬內件與賬外件完整；“二個檢查”是一要檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔要求，二是檢查立卷歸檔的文件是否完整齊全。

四、文件材料的歸檔范圍及歸檔時間。

1、文件材料的歸檔范圍（詳見附表）。也可參照公司辦[2009]147號文件。

2、文件材料的歸檔時間。

（1）附表中有特殊要求的按注明的時間歸檔。

（2）所有電子文件材料可在文件材料辦理完畢后隨時歸檔。

（3）紙質文件材料。集團公司機關形成的紙質文件材料在第二年的4月份前歸檔，工程項目部形成的紙質文件材料在移交竣工資料時一并交回。

五、文件材料歸檔要求。

1、所有歸檔文件材料由兼職檔案員負責收集、整理、歸檔。

2、歸檔文件材料應齊全完整、模糊不清或破損的應予修復。

3、歸檔文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，歸檔后不得更改。

4、歸檔的本級文件（紅頭文件、函件）必須是蓋有公章的正本。其定稿發文稿紙（首頁）必須有單位領導的簽字，必須使用碳素墨水或藍黑墨水進行書寫和簽批，計算機生成部分使用噴墨或激光打印機打印，應歸有修改痕跡的最后定稿，末頁落款處加蓋公章。正本的發文時間必須與定稿首頁單位領導的簽發時間一致，若不一致要在備注項說明。

5、歸檔文件材料使用紙張大小符合公文格式要求和檔案保管要求。一般是A4或A3紙。

6、歸檔的外文材料（含少數民族文字材料）應與中文翻譯件一并歸檔，無譯文的要譯出文件材料標題后歸檔。

7、各種會議記錄必須采用統一的活頁會議記錄用紙，一次會議記錄作為一份文件歸檔。

8、文件材料一般歸檔一份。重要的，利用頻繁的或有專門需要的可適當增加份數。紅頭文件因編研需要歸檔二份。

9、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。

10、上級或外單位的文件，呈（傳）閱單作為文件的一部分附在文件的末頁一并歸檔。

11、文件材料統一使用不銹鋼釘書針裝訂，不再用縫紉機進行裝訂。

六、文件材料的移交。

1、集團公司機關的本級行文（紅頭文件）由文書科兼職檔案員移交，函件、上級來文或外來文及其他文件材料由各職能部門的兼職檔案員移交。

2、各工程項目部所有歸檔文件材料由辦公室兼職檔案員負責收集、整理、移交。

3、兼職檔案員在移交紙質的歸檔文件材料時，按永久、30年、10年分別裝盒按盒移交。同時要編制“移交清冊”一式兩份，并對歸檔文件材料中的特殊情況編寫移交說明。交接雙方認真核對后簽名蓋章，各存一份備查。移交清冊及歸檔文件目錄樣式詳見《中鐵十七局檔案管理辦法》附件18、19、22。在軟件里進行過錄入的，移交清冊可自動生成，不必重新編制。

七、歸檔文件材料保管期限（詳見公司辦[2009]147號文）。

歸檔文件材料保管期限分為永久、30年、10年。為了準確鑒定保管期限，請各職能部門兼職檔案員在歸檔之前，首先根據本部門工作需要劃分保管期限，移交史志檔案館以后再由檔案管理人員根據公司辦[2009]147號文按“就長不就短”的原則重新鑒定保管期限。

八、文書檔案的借閱。

1、借閱本部門形成的檔案無須批準。

2、借閱其他部門形成的檔案須經相關部門領導批準。

3、外單位借閱本單位的檔案須按審批權限向本單位分管領導報批。

4、黨委會及企業領導層的會議記錄只限形成部門借閱。

5、無特殊需要不借出原件。

第五篇：兼職檔案員基本職責

兼職檔案員基本職責

一、認真學習、貫徹《檔案法》，嚴格執行學校檔案工作的規章 度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。

二、負責本部門各種資料的收集、整理、立卷、歸檔、統計工作，保證歸檔的文件材料系統完整、準確。

三、接受綜合檔案室對本部門立卷工作的督促、檢查和業務指導，保質按時完成歸檔任務，做到標題明確，材料系統完整，字跡工整。

四、參加涉及本部門的，已超期檔案的鑒定、銷毀工作。

五、積極支持和配合綜合檔案室檔案人員業務工作，積極參加檔案業務培訓，努力提高業務能力。

兼職檔案員工作職責

一、結合本部門的工作實際，積極向有關人員宣傳檔案工作的意義和作用，并認真貫徹執行學院的檔案工作規章制度。

二、加強檔案業務知識的學習，主動接受綜合檔案室的業務指導，及時反映有關人員對學院檔案工作的建議和要求。

三、負責上級及本部門的文件材料的收集、保管、整理、立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

四、堅持平時預立卷制度，即根據本部門不同種類文件材料形成的特征，制定案卷類目。平時應注意合理分類存放，便于利用及按時立卷移交綜合檔案室。

五、歸檔案卷應做到組卷合理，編寫頁號準確，卷內目錄填寫清楚，案卷標題簡明扼要。

六、立卷時應注意去掉文件中的金屬物，用蠟線裝訂，裝訂好的檔案材料要求整整潔。

七、如調動工作時，應辦理文件材料的交接手續。

崗位職責范本-檔案管理員

崗位名稱：檔案管理員

直接上級：文秘科科長

工作目標：負責公司的檔案的管理工作

權力和責任：

1．負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經過整理、立卷、當檔保存；

2．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限；

3．負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數字形

式，進行登記和統計；

4．負責保管檔案系統完整和安全；

5．負責編輯檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等； 6．負責建立檔案借閱管理制度；

7．遵守國家和公司的保密規定及有關規程； 8．做好公司領導臨時交辦的事項； 9．熟悉計算機的使用；

崗位要求：

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有檔案管理基礎知識和工作經驗； 3．工作心細，品行端正，原則性強；

參加會議：

1．參加每周一次的工作會議； 2．參加每月一次的管理工作評比會； 3．參加公司召開的職工大會。