第一篇：文書檔案管理(兼職檔案員)

文書檔案管理

一、檔案的基本概述

1、檔案的定義：

檔案是國家機構、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄。它包括收發文件、電報、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。

文書檔案是指本企業在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

2、檔案歷史時期的劃分。

（1）、舊政權檔案：指中華人民共和國成立前的歷代封建王朝、中華民國時期的檔案。

（2）、革命歷史檔案：包括1919年“五四”運動至1949年中華人民共和國成立的整個新民主革命時期形成的檔案。

（3）、建國后檔案：中華人民共和國成立以后形成的檔案。

3、檔案全宗。

全宗指一個獨立的機關、團體、企事業單位或人物在各項活動中形成的全部檔案的有機整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進行管理的基本單位。集團公司本級有2個全宗號，2002年以前形成的檔案全宗號是3〃40，2002年及以后形成的檔案全宗號是2〃7。

4、立檔單位的概念。

立檔單位也叫全宗構成者，也就是形成全宗的單位或個人。

5、檔案工作的業務環節。

檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等八項工作，通常稱為檔案工作的八項業務環節。

6、檔案工作的基本原則。

檔案法第五條明確規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。

7、檔案工作人員的基本要求。

一是要求每個檔案工作者必須具備必要的科學文化知識。必須加強檔案學專業知識的學習，具備檔案管理的理論和技能，這是檔案人員必不可少的業務基本功；二是要求檔案工作人員必須樹立全心全意為機關工作、為基層工作、為施工生產服務的思想，積極、熱情、主動、細致地搞好檔案利用工作，積極為各項工作創造條件；三是要求檔案工作者加強黨性觀念，堅持歷史唯物主義，堅持實事求是，保護檔案的真實面貌，切實做好檔案的保密、保管工作。

二、名詞解釋（文件材料著錄時需用）

1、全宗年度代號：同一全宗代號的年度流水號，例2002年的全宗年度代號1，2003年的全宗年度代號為2，以此類推。

2、全宗單位名稱：中鐵十七局集團有限公司

3、責任者：集團公司機關責任者分五類，中鐵十七局集團有限公司黨委、中鐵十七局集團有限公司、中鐵十七局集團有限公司紀委、中鐵十七局集團有限公司工會、中鐵十七局集團有限公司團委，工程項目等臨時機構責任者就是工程項目規范化簡稱。

4、保管期限代號：代號1代表永久，代號2代表30年（長期），代號3代表10年（短期）

5、目錄號：集團公司機關各職能部門的目錄號是部門代號+年度+保管期限代號，例集團公司企管部，其部門代號為5，2009年形成的保管期限為30年的案卷，其目錄號為5—2009—2。工程項目部等臨時機構的目錄號是機構簡稱+保管期限代號。例：鄭西指揮部保管期限為30年的案卷，其目錄號為鄭西指—2；保管期限為10年的案卷其目錄號為鄭西指—3，保管期限為永久的案卷其目錄號為鄭西指—1。

6、檔案號：目錄號+案卷流水號

7、張數：每一件歸檔文件的總張數。文件中有圖文的頁面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前的張數計算。

8、年度：歸檔文件的所屬年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。

9、立卷部門：指文件的組卷部門。

10、承辦部門：指文件的主要辦理部門。

三、文書處理與平時立卷。

1、文書處理與檔案工作的關系

文書處理與檔案工作既有區別，又有聯系，是不可分割的統一體。文書處理是檔案工作的基礎，檔案工作是文書處理的必然歸宿；文書處理是現行文件的處理，檔案工作是指歸檔文件和管理。

2、文書處理及歸檔程序

（1）收文辦理過程：收文、登記分發、承辦、催辦、清退、立卷、移交歸檔。（2）發文辦理過程：擬稿、核稿、簽發、打印、用印、分發、立卷、移交歸檔。

（3）文件轉化為檔案：收集、鑒定、整理、保管、統計、檢索、利用、編研。

3、文書處理工作的基本要求是：及時、準確、安全（保密），并且要把好文書處理工作的“四關”：一是把好發文關；二是把好收文關；三是把好文件收集關；四是把好平時立卷關。

4、平時立卷。

（1）從文件材料處理程序來說，文件材料的平時立卷屬于它的終端環節，而從檔案工作來說，文件材料的平時立卷又是積累檔案的開端。（2）對歸檔的文件要做到“四個清楚”、“十個完整”、“二個檢查”?！八膫€清楚”指發文清楚、收文清楚、領導手中文件清楚、業務部門的文件清楚；“十個完整”指正件與附件完整、正稿與定稿完整、請示件與批復件完整、轉發件與原件完整、賬內件與賬外件完整；“二個檢查”是一要檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔要求，二是檢查立卷歸檔的文件是否完整齊全。

四、文件材料的歸檔范圍及歸檔時間。

1、文件材料的歸檔范圍（詳見附表）。也可參照公司辦[2009]147號文件。

2、文件材料的歸檔時間。

（1）附表中有特殊要求的按注明的時間歸檔。

（2）所有電子文件材料可在文件材料辦理完畢后隨時歸檔。

（3）紙質文件材料。集團公司機關形成的紙質文件材料在第二年的4月份前歸檔，工程項目部形成的紙質文件材料在移交竣工資料時一并交回。

五、文件材料歸檔要求。

1、所有歸檔文件材料由兼職檔案員負責收集、整理、歸檔。

2、歸檔文件材料應齊全完整、模糊不清或破損的應予修復。

3、歸檔文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，歸檔后不得更改。

4、歸檔的本級文件（紅頭文件、函件）必須是蓋有公章的正本。其定稿發文稿紙（首頁）必須有單位領導的簽字，必須使用碳素墨水或藍黑墨水進行書寫和簽批，計算機生成部分使用噴墨或激光打印機打印，應歸有修改痕跡的最后定稿，末頁落款處加蓋公章。正本的發文時間必須與定稿首頁單位領導的簽發時間一致，若不一致要在備注項說明。

5、歸檔文件材料使用紙張大小符合公文格式要求和檔案保管要求。一般是A4或A3紙。

6、歸檔的外文材料（含少數民族文字材料）應與中文翻譯件一并歸檔，無譯文的要譯出文件材料標題后歸檔。

7、各種會議記錄必須采用統一的活頁會議記錄用紙，一次會議記錄作為一份文件歸檔。

8、文件材料一般歸檔一份。重要的，利用頻繁的或有專門需要的可適當增加份數。紅頭文件因編研需要歸檔二份。

9、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。

10、上級或外單位的文件，呈（傳）閱單作為文件的一部分附在文件的末頁一并歸檔。

11、文件材料統一使用不銹鋼釘書針裝訂，不再用縫紉機進行裝訂。

六、文件材料的移交。

1、集團公司機關的本級行文（紅頭文件）由文書科兼職檔案員移交，函件、上級來文或外來文及其他文件材料由各職能部門的兼職檔案員移交。

2、各工程項目部所有歸檔文件材料由辦公室兼職檔案員負責收集、整理、移交。

3、兼職檔案員在移交紙質的歸檔文件材料時，按永久、30年、10年分別裝盒按盒移交。同時要編制“移交清冊”一式兩份，并對歸檔文件材料中的特殊情況編寫移交說明。交接雙方認真核對后簽名蓋章，各存一份備查。移交清冊及歸檔文件目錄樣式詳見《中鐵十七局檔案管理辦法》附件18、19、22。在軟件里進行過錄入的，移交清冊可自動生成，不必重新編制。

七、歸檔文件材料保管期限（詳見公司辦[2009]147號文）。

歸檔文件材料保管期限分為永久、30年、10年。為了準確鑒定保管期限，請各職能部門兼職檔案員在歸檔之前，首先根據本部門工作需要劃分保管期限，移交史志檔案館以后再由檔案管理人員根據公司辦[2009]147號文按“就長不就短”的原則重新鑒定保管期限。

八、文書檔案的借閱。

1、借閱本部門形成的檔案無須批準。

2、借閱其他部門形成的檔案須經相關部門領導批準。

3、外單位借閱本單位的檔案須按審批權限向本單位分管領導報批。

4、黨委會及企業領導層的會議記錄只限形成部門借閱。

5、無特殊需要不借出原件。

第二篇：檔案員、文書員崗位職責

檔案員崗位職責

1、貫徹執行有關檔案管理工作的方針政策，接受上級檔案部門的業務指導、監督檢查與業務培訓，不斷提高業務技術水平與管理水平，使檔案管理標準化、系統化、規范化。

2、負責公司各部門材料的收集、鑒定、整理、歸檔和保管工作，對各科室形成的各種資料的收集、整理、歸檔工作進行指導、監督，保證歸檔材料的完全、準確、系統、規范，確保案卷質量。

3、做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案的庫存、接收、銷毀、利用等情況進行準確統計，編制各類檔案檢索目錄，登記造冊。

4、建立嚴謹的檔案查借閱制度，保證檔案的合理有效利用。

5、嚴格遵守各項規章制度，堅守崗位，做好保密與“八防”工作（即防火、防盜、防潮濕、防高溫、防鼠、防蟲、防污染），確保檔案的完整與安全。

6、積極參加政治和業務學習、提高業務素質和政治理論水平。

7、工作認真細心，堅持原則，堅守職業道德。

大連雙興商品城有限公司

2016年4月26日 辦公室文書的崗位職責

1、遵紀守法，遵守國家的規章制度，保守公司秘密。

2、負責集團及有關單位文件的接收登記、傳閱、催辦、和管理，公文處理做到及時、準確、安全、保密、歸檔。

3、負責公司文字材料的文印、復印、傳真收發等工作。

4、負責公司來訪接待、電話記錄、辦公室考勤、會議的通知、籌備、布置簽到工作和會議室管理。

5、負責公司各種證照的保管與使用；辦理公司工商注冊、登記、變更等事宜。

6、負責公司辦公室的文書立卷工作，每年按時向檔案室移交。

7、嚴格執行印章管理使用規定。

8、做好領導交辦的其他事務。

大連雙興商品城有限公司 2016年4月26日

第三篇：文書檔案員崗位職責

文書檔案管理員崗位職責

1、負責全公司內外事務性的辦公室的日常管理工作；

2、負責做好行政事務性工作，包括考勤、人事、財務、治安、保衛、消防、房管、工會、計生、衛生勞動、節假日值班安排、離退休人員等的慰問以及辦公用用品的申報、領取、購置、報修等管理工作；

3、負責做好處內外各種會議的會務工作；

4、按照領導要求，做好會議記錄，協助領導貫徹落實會議確定的各項工作任務；

5、負責各類文件的起草、打印工作，負責各類文件、公文、函件的接收、登記、保密、傳遞、保管、督辦和文書歸檔工作；

6、做好文書檔案的收集、整理工作，做到及時登記，及時歸檔，定期清理裝訂成冊，案卷符合上級驗收標準；

7、負責做好上情下達、下情上達的工作；

8、負責做好來訪人員及對外聯絡的服務工作；

9、完成領導交辦的其它工作。

第四篇：兼職檔案員職責

兼職檔案員職責

1、學習、宣傳《檔案法》和《保密法》，提高干部、職工的檔案工作意識、保密觀念和利用檔案服務于機關工作的自覺性。

2、負責本園各部門檔案資料的收集、整理工作，按規定時間和程序向檔案室移交符合質量要求的檔案。

3、協助檔案室做好檔案資料的分類、立卷工作。

第五篇：兼職檔案員崗位職責

一、熱愛本職工作，認真學習檔案業務知識，熟悉部門專業工作，不斷提高管理水平。

二、努力按照檔案工作的規定，做好各類文件材料的形成，積累、立卷、保管工作，保證案卷質量，維護文件材料的完整、準確、系統。

三、按照檔案管理規定，提出保管期限，劃出密級，當年的文件材料，在次年的上半年內及時向綜合檔案室移交。

四、認真做好各部門各類文件的利用與保密工作。

五、積極參加檔案工作會議及學習、交流等活動。

六、聲像檔案在各項活動結束后，負責及時收集、整理、附上文字說明；向綜合檔案室移交。

七、檔案工作列入兼職檔案員年終考核內容，并作為晉升和評先進的依據之一。