第一篇：對檔案信息化建設的思考[精選]

對檔案信息化建設的思考2009年06月08日 星期一 17:15——學習實踐科學發展觀調研報告

信息已成為社會發展重要的戰略資源，知識和信息的生產、分配和使用將成為世界經濟

發展的新的增長點，各行各業紛紛制定、調整自己的發展戰略，以期搶占21世紀的戰略制

高點。加快信息資源和基礎設施建設，高效科學地利用信息資源，使信息資源充分體現其社

會價值和經濟價值，為社會發展服務，是信息化建設的最終目標。在開展深入學習實踐科學

發展觀活動以來，通過認真學習和廣泛討論，結合本單位實際，本人就檔案信息化建設問題

談點個人的見解。

一、檔案信息化是社會發展必然

檔案信息化對于政務信息化有著巨大的推動和影響作用，檔案信息化的水平將直接影響

著政府的競爭力和服務管理質量。政務信息化的發展將以電子政府成為信息化建設的重要標

志，互聯網將成為政府職能的重要表現形式和媒介，政府的信息披露、網上辦公、政府采購

與招標等活動將更多地通過網絡來實現；電子政府將成為一個跨越政府部門和管理行業的綜

合平臺，將成為各級政府機關與企業和民眾的連接中心，它是社會信息化重要標志之一。

原始信息，無可厚非的是信息資源的重要組成部分，隨著社會信息化進程的加快，民眾的檔案意識的增強，其價值日漸提升，社會對檔案管理也提出了更高的要求，早已不限于“

管好”檔案，更多地要求是“用好”檔案。檔案管理部門必須提高其自身的管理水平，管理手

段必須從手工方式向現代管理方式轉變，為社會提供高效、優質的檔案信息服務。“提升檔

案管理檔次，將檔案交給計算機系統管理”正式成為一種必然趨勢。網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未

有的契機，社會及每個單位網絡基礎設施不斷改進完善，也為檔案信息化建設創造了良好的條件。通過實施檔案信息化建設，檔案的管理和利用將完全通過計算機系統實現，以高度集

成的網絡信息為基礎，實現檔案管理的標準化、數字化、規范化，為社會各界提供快捷高效的檔案信息服務，是檔案部門和檔案工作者當前和相當長時期艱巨的系統工程。

二、檔案信息化建設的特點

檔案信息化建設是信息社會建設的一部分，其建設的過程和目的雖然與其他信息化建設

有共同之處，但由于檔案的特殊性，就有其自身的特點，主要表現如下：

1、檔案信息化是政務信息化建設的重要組成部分。

社會信息化快速發展對檔案工作影響巨大。信息化導致檔案數量劇增，檔案載體呈現多

樣性，檔案內容分散交叉。必須改變傳統管理方法，一方面由于社會信息量的激增和新型載

體的應用，不宜用傳統的檔案管理方法來管理；另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增

加，傳統的檔案管理方法已經不能完全滿足這種需要，這就要求采用新技術，特別是信息技

術改變管理模式和方法，取代傳統的管理手段和方法。

當前，我國已將電子政務建設作為今后一個時期國家信息化的重點，我國電子政務的進

程勢不可擋，依靠網絡信息技術對公文進行高效有序的電子化處理，是當今電子政務建設的重要組成部分。實際應用中，各級機關單位“辦公”的一個重要內容就是日常的收文、辦文和發文，公文的處理是政府機關處理公務和行政管理的重要工具。因此人們越來越意識實現公文的自動化處理，提高政府辦公效率和領導決策能力的必要性，并如火如荼的實踐著。但是作為公文處理的另一環節--檔案管理，卻面臨著如何與時俱進的問題。其實，文、檔（文書，檔案）有著首尾、因果關系，并貫穿于政務機關工作的始終。因此，檔案信息化建設必須緊跟電子政務建設步伐，檔案部門信息化建設要納入同級電子政務體系。抓住各級政府電子政務建設給檔案信息化發展帶來的挑戰和機遇，使檔案信息化盡快適應電子政務建設和運行的需要。如何管理和保存電子政務中產生的電子文件和電子檔案，如何應用電子化的信息為領導決策和機關服務，如何滿足公眾需要為政務信息公開發掘資源，已成為檔案管理面臨的問題。

2、信息的正確性、可靠性要求高。

檔案信息化建設的核心是資源建設，在資源建設過程中，保證信息的正確性、可靠性尤為關鍵。檔案信息資源包含的內容廣泛，信息量巨大，且資源增長速度快，重構難度大，如果資源包含的信息正確性、可靠性不高，將使資源的利用困難，最終影響信息化建設的成敗。

3、信息的安全性必須得到保證。

檔案信息化建設的目的是為社會提供檔案信息服務，不可避免地借助現有的各種網絡設施，由于信息具有易傳播、易擴散、易損壞的特點，信息資產比傳統的實物資產更加脆弱，更容易受到損害，這樣勢必威脅檔案信息的安全性。為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網絡為社會提供信息服務的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。

4、建設時間周期長，是一項長期的系統工程。

政治傳統延緩了檔案信息化建設的提出，傳統的社會經濟使檔案信息化缺乏應有的經濟動力，檔案意識的淡薄使檔案信息化缺乏了應有的精神動力，盡管當代社會環境為檔案信息化建設提供了良好的社會基礎，有著獨到的“天時地利人和”，但檔案信息化建設與政府其他的信息化建設比較，存在著明顯的不足與落伍，甚至是滯后，欠帳太多，受財力、技術力量等因素不同程度的影響，注定檔案信息化建設時間周期長，必須采取分步實施和邊開發邊利用原則，將信息化工作穩步推進。

5、必須采用成熟、通用的技術及產品。

在檔案信息化建設的過程中，將采用多種信息處理技術和產品，這些技術和產品必須是成熟的，以保證信息資源建設和利用的可靠性。另一方面，檔案信息資源的保存利用是長期的、永久的，這樣必須要求資源建設的過程采用的技術必須是通用的、標準的，非通用的、非標準的技術會導致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費。

三、檔案信息化建設面臨的問題

1、數字化檔案管理標準規范：

目前各種數字化檔案管理系統采用的管理模式基本是沿用傳統的管理模式，功能主要是查詢利用，僅僅是管理和利用手段的變化，研究一套適合計算機系統檔案管理規范，方便查詢利用，以及對檔案信息進行更深層次的統計分析，是具有非常重要的意義。

2、怎樣使檔案管理工作容入到電子政務中

由于電子政務的廣泛使用，電子文件的大量產生，以及由此而來的電子文檔管理，是信息時代檔案工作面臨的重大課題，如何加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督指導，保證歸檔電子文件完整、有效、真實，是值得研究的。

3、加強橫向聯合，實現檔案信息資源共享

在社會信息化加速時代，人們對信息要求全面、準確、快速、方便。由于信息需求量的增加，人們的注意力就不只局限于某一方面，而會更多地注意到檔案部門之間的聯系，著眼于檔案信息與其他信息的聯系，因我們管理體制的問題，檔案管理存在條塊分割、橫向聯系堵塞，各系統間溝通少，標準規范不統一，造成檔案信息交流的困難。需要政府宏觀控制，大力加強橫向聯合，共同進行檔案信息化建設過程中涉及到的相關標準研究、制訂、實施，在檔案信息化建設過程中規范相關責任者的行為，按照標準統一實施，借助信息資源的網絡化管理，最終形成一個更大的信息系統，建立一個范圍更大的信息管理體制，實現檔案信息資源的共享。

4、怎樣增強民眾的檔案意識

檔案意識的淡薄使檔案信息化缺乏應有的精神動力，良好的檔案意識是檔案信息化建設的有力推動。一個有著良好的檔案意識的社會，必然對檔案信息有著高度的認知，能充分認識到檔案信息對社會發展的重要性，一旦社會成員普遍具有良好的檔案意識，必然產生運用檔案信息價值強烈要求，這種強烈要求將進一步轉化為檔案信息化建設的重要推動力，使檔案信息納入整個社會信息系統建設的框架之中。同時檔案的信息化建設，不但要有一定的社會成員對檔案的信息屬性有著深刻的認知，而且還要有在此基礎上對檔案信息有著價值上的認知，并且有著量上的需求，然后才能真正有從社會信息的角度去看待檔案，才能有把檔案信息融入于社會信息系統的具體行動。

5、數字化檔案應用系統的網絡安全性

數字化檔案信息通過網絡系統向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，必須要采用一套完整的安全措施，保證網絡系統安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數據和應用系統不被破壞，系統時刻保持正常運轉，信息傳輸的過程中重要信息不泄漏或被修改。一套完整的安全措施包含的內容很多，需要在管理上制定嚴格的管理制度，提高系統管理人員的技術水平，在技術上，設計實施切實可行網絡安全策略，如采用嚴格的身份認證和權限管理，配置防火墻產品，配備入侵檢測系統和信息傳輸加密產品，安裝防病毒系統，另外一套備份與災難恢復系統也是必不可少的，利用災難恢復系統可以實現快速恢復。

第二篇：對醫院檔案信息化建設思考

對醫院檔案信息化建設思考

摘要：隨著醫療條件的改善，IT技術的發展，醫院的服務水平不斷提高，但是，醫院檔案管理的方式、方法未能全面跟上時代的步伐，處于比較滯后的狀態。開展醫院檔案研究的目的在于促進醫學更好地服務于大眾，更好地服務于社會發展。對此，醫院應該跟進時代的發展，突破傳統管理辦法的束縛，走網絡化、信息化、自動化發展道路，建立穩定的醫療檔案管理系統。本文立足于醫院檔案管理現狀，對檔案信息化建設的意義進行分析，提出了加強醫院檔案信息化的對應措施，希望對檔案管理建設進程的推進有所幫助。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；措施；意義

醫院檔案載錄著醫院發展的各個印記，是醫院展現其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是醫院制定未來發展戰略規劃的指南針。而科學、規范化的檔案管理不僅能夠為醫院文件查閱與利用帶來極大便利，提高醫院檔案管理水平，同時也為醫院未來發展提供了強大的資源支撐。信息化時代下，傳統的檔案管理方法已然無法適應當前的發展形勢。而信息化的檔案管理，不僅有助于相關人員檔案的查閱與利用，同時亦有益于檔案資料的長久保存。因此，在新時期，加強醫院檔案的信息化建設，具有極其重要的現實意義。醫院檔案信息化建設內容及當前現狀

新時期，醫院檔案管理逐漸向信息化方向轉變，但是，仍然存在著許多亟待完善的地方。相關管理部門對檔案信息化的推進效果并不理想，很多問題得不到及時處理和解決。主要集中在以下三點：

（1）檔案信息化硬件和軟件比較滯后。在檔案信息化處理過程中，醫院并沒有進行深入的改革性發展，依然采用陳舊的設備和系統進行管理，使得檔案信息化發展緩慢，統計和歸納的完成效果不理想。檔案信息化處理流程復雜、設備落后，給檔案管理的改革帶來了很大的阻礙。

（2）檔案信息化管理制度不完善。檔案管理制度的不完善，導致檔案數量不全、資料不完整，甚至部分檔案在歸檔過程中丟失。檔案儲存室的部分檔案由于保管不善，紙質內容難以看清，而失去信息處處理價值。這些現象給檔案信息化處理帶來了極大困擾，常常需要重新處理編輯，影響信息化速度。

（3）檔案管理人員的業務水平低。檔案管理不需要太高的技術，但對工作人員的自身素質和工作態度比較高，需要工作人員耐心歸納，長時間持續性工作，以確保檔案的順利流轉。但是，檔案管理人員的流動速度快，工作素養比較低，缺乏職業精神，給整個信息化處理帶來極大的負面影響。加強對于醫院檔案信息化建設的意義

醫院檔案信息化建設對于臨場、教學和研究等方面有著十分重要的指導意義。然而，傳統檔案管理辦法已經不能滿足當代醫院發展的需要，亟需進行技術和管理方式的更新。具體來說，檔案信息化管理對于醫院和醫學的意義分為以下三點：

（1）有利于醫院檔案管理質量的提高。隨著計算機和互聯網的發展，建立檔案數據庫，進行網絡分享是時代要求，也是檔案管理的必然選擇，便于醫學人員的學習和查看，提高檔案的利用率，增加檔案存在的價值。醫學人員可以從檔案記載中獲得大量的臨床病例，掌握臨床處理辦法，豐富自己的學識，帶動醫院整體的醫療水平和服務水平，形成強有力的社會競爭力。

（2）為醫學發展決策提供指導意見。檔案信息化處理后，在網絡上形成信息平臺，為醫學領域的政策制定和醫院的具體改進提供一定的指導，為正確決策發揮重要的作用。同時，檔案的信息化實現了醫學發展的信息化，為醫學領域提供準確的發展方向，增加了政策決策的參考依據，對整體醫學領域的進步具有極大價值。

（3）檔案信息化為醫學知識的普及提供了可能。隨著醫學技術的發展，普通大眾難以辨別先進醫學治療辦法的優劣，對眾多藥品的具體作用辨析能力較差。檔案信息化使得大眾有機會了解到臨床情況，增加對現代醫學的信心，減少焦慮情緒，為增加人們對醫學的信心提供了有力支撐。

加強醫院檔案信息化建設的措施

從醫院檔案信息化處理的諸多問題和重要意義分析得知，醫院的檔案信息化改革已經迫在眉睫，需要引起領導和相關部門的高度重視，本人根據自身工作經歷和總結，提出了加強醫院檔案信息化建設的措施，分為以下三點：

（1）加強醫院檔案信息管理人員的從業教育與規范化管理

檔案管理的從業人員是信息化工作的執行者和落實者，對整個檔案管理改革具有特殊意義。醫院領導應加強對從業人員的管理和要求，從質量和效率兩方面入手，提高醫院檔案信息化處理能力。首先，對檔案管理人員進行專業培訓，使其熟練掌握信息化處理方法；其次，對信息化成果進行檢驗，對其工作質量進行抽查，確保信息化成果的正確性；最后，改善工作人員的工作環境和工作待遇，滿足工作人員的生活需求，進而使其全身心投入到工作中。檔案信息化的改革需要從工作人員的工作態度和工作方法入手，提高其工作責任心和使命感，進而推動醫院檔案信息化進程，提高醫院的服務質量。

（2）學習、引進先進的信息錄入和管理系統

隨著信息技術的發展，互聯網生活已經走進人們的生活，滿足著人們的生活和精神需求。互聯網技術的發展使得現代數據成倍增加，信息處理難度進一步加大。醫院檔案信息化的發展離不開先進的信息錄入系統和管理系統，離不開穩定的工作設備。因此，醫院應更新信息錄入設備和系統，為工作人員提供便捷的條件，促成網絡信息化的早日形成。在信息化處理的過程中，需要做到檔案的保存、保密工作，避免信息丟失的同時，還要做好保密工作，設置嚴格的查看要求，減少資源的外流。此外，電子檔案管理系統還需要進行周期性維護，為網絡信息的穩定性和安全性管理做好保障工作。只有妥善電子檔案的潛在風險，才可以充分發揮檔案信息化作用，促進檔案信息化的健康發展。

（3）完善醫院檔案信息管理制度，增強醫院檔案信息安保力度

醫院檔案信息管理制度是進行檔案改革的方針，對具體的改革內容有著指導意義。醫院信息管理制度可以分為檔案審核、檔案借閱、檔案存儲以及檔案級別調整等多個方面。檔案不同的管理階段發揮著不同的作用，是檔案管理工作不可缺少的組成部分。在檔案審核環節，需要對檔案的各項內容進行仔細查看，確保檔案信息的完整；在檔案借閱環節，根據管理制度確定的權限，開展借閱活動，并檔案進行跟蹤，確保檔案的完整性和內容的保密性；在檔案存儲環節，需要做到分類擺放，定期查看，避免紙質檔案變質，失去保存價值。只有將醫院檔案信息管理的各個環節把握好，才可以將檔案信息安保工作做到位，進而實現檔案的信息化處理。

總結

醫院檔案信息化是醫學檔案管理辦法的必由之路，對醫學發展和管理有著十分重要的作用。各個醫院都應改變傳統的檔案管理辦法，建立高效、穩定、科學的網絡檔案系統，方便醫生的學習和研究。同時，醫院領導也應重視檔案的信息化處理，對檔案工作積極支持，鼓勵工作人員克服苦難，信心十足的搞好檔案管理工作，為醫院的發展做出努力。

參考文獻

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潘攀（1976-），女，漢，湖北，本科，館員，研究方向：檔案管理。

第三篇：關于檔案信息化建設的思考

關于檔案信息化建設的思考

摘要：實現檔案信息化建設對經濟的發展和社會的進步具有重要的作用，文章總結了目前檔案信息化建設的現狀以及存在的問題，并針對現狀和存在的問題，提出相應的解決對策。關鍵詞：檔案；信息化；思考

隨著經濟的發展和社會的進步，檔案管理的作用越來越凸顯。作為事務管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，如何實現檔案管理的信息化，為政府排憂解難、完善服務，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合自身多年的檔案管理工作實踐，總結目前檔案信息化的現狀與存在的問題，并提出相關的解決途徑。

一、檔案信息化建設的現狀與存在的問題

1.檔案信息化建設觀念相對落后

管理人員的檔案意識淡薄，認為檔案無足輕重。因此，檔案事業難以得到應有的重視，造成檔案事業的先天不足，經費投入得不到保證。同時，檔案工作者對檔案信息化重視不夠，缺少服務意識。檔案信息化建設過程中的非積極投入及非規范行為，最終會造成檔案信息化建設的延緩，造成檔案信息交流的障礙，影響檔案信息化建設目標的實現。

2.檔案信息化建設的基礎設施相對薄弱

檔案信息化建設必須具備一定的硬件條件，如要配備計算機、建立局域網、需要大容量的服務器、建立數據庫等，開發研制檔案管理專用軟件、加強網絡日常管理與維護等，這些都需要大量的資金投入。目前，檔案管理機構主要是吃財政飯，沒有能力通過提供社會化服務增加適當收入。

3.檔案信息化建設中的管理人員素質問題

目前檔案館（室）普遍存在著人員少、文化素質低、身體素質差等現象。特別是檔案室的檔案管理人員多數不是專職檔案員，無暇顧及檔案工作，而且大多也只停留在手工操作水平上。由于對電子文件、電子檔案的收集、保存、維護與利用接觸太少，檔案管理人員能熟練使用微機進行檔案管理的為數不多，能承擔程序設計和數據維護的更是少之又少，致使檔案信息化程度仍然很低，檔案資源中蘊藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用，不能滿足經濟建設和社會發展日益增長的需要。

4.檔案信息化建設中的電子文件管理處于無序狀態

隨著計算機技術的發展，檔案管理正在逐步由實體化管理向信息化管理發展。但目前大部分單位的電子文件仍處于無序管理狀態。主要表現在對于自己單位通過網上發送的文件仍

實行雙軌制，即發送電子文件、紙質文件存檔，對于從網上接收的其他單位的來文則只存打印出的紙質文件。有的甚至因計算機系統的存儲容量不夠，為了接收新的電子文件已開始清除部分原有的電子文件，這樣做完全破壞了檔案信息的統一性、完整性。由此可見，電子文件的管理并不像紙質的管理那樣規范。

5.檔案信息化建設的標準滯后

檔案信息化建設的前提是檔案信息的規范化、標準化，即用共同的信息技術和信息語言組織檔案信息。正如ISO主席漢茲所說：“如果不靠國際標準來有效引導信息迅猛發展趨勢，必將出現一個電子混亂局面”。自1979 年以來，我國已頒布了不少檔案工作標準，但其中絕大多數是針對紙質、音像等檔案，針對數字化檔案的寥寥無幾。而檔案信息化建設主要面對的是數字化的檔案信息，這就需要從數字檔案信息的著錄、保護等方面入手，制定新的標準來規范工作實踐。

二、檔案信息化解決對策

1.加大檔案信息化建設的宣傳力度

通過多種渠道，提高社會檔案意識和檔案工作者的信息化意識，正視信息化給檔案工作帶來的挑戰和壓力，加深對實施信息化帶動策略的理解。各檔案局（館）要把檔案信息化建設作為檔案業務工作的一項重要內容來抓，融于業務監督指導、目標管理、執法檢查等活動之中。

2.納入發展規劃，提供經費保障

各級檔案部門應積極爭取將檔案信息化納入本級政府的信息化建設總格局和檔案事業發展總體規劃中，爭取財政投入并保持適當增長比例。一是根據國民經濟增長幅度，加大對檔案信息化建設資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設資金不足、供需矛盾突出的問題。二是認真做好檔案信息化建設的立項工作，財政部門要給予必要的支持，將檔案信息化建設所需經費納入本級財政經費預算。三是加強對檔案信息化建設資金的統籌合理使用，引入信息化工程監理機制，加強相關項目的前期研究和可行性論證。

3.加強與檔案信息化相關的政策法規標準體系的建設

要逐步研究和完善發展相關政策法規標準。一是要學習研究國家有關政策、法律法規的基礎上，研究建立檔案信息化發展的政策、法律法規體系，形成推動檔案信息化工作的法制環境和保障體系。二是加強檔案信息化發展課題研究，提高信息化建設決策水平。

4.加強對檔案信息化建設的領導監管

檔案部門要充分認識檔案信息化建設在電子政務建設中的地位和作用，自覺把檔案部門的信息化工作與黨委、政府的辦公自動化結合起來，積極爭取領導的重視和信息部門的支持。檔案局（館）要建立信息化建設領導機構或明確分管領導，落實專門機構或專人負責檔案信息化建設工作。加強信息交流與溝通，及時了解檔案數字化和電子文件歸檔情況，做到心中有數，做好分類指導。

5.加強檔案信息安全保障體系建設

檔案部門在加強檔案信息化建設的同時，應把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。

6.優化專業結構，抓好隊伍建設

作為信息化前沿的檔案部門，面臨著信息爆炸和技術變革帶來的強大壓力，單一的人員結構已經不能滿足檔案工作現代化的需要。因此，應注意引進信息管理方面的人才，優化人員結構，建立復合型的專業隊伍，以適應檔案工作現代化的需要。

參考文獻：

[1]花文博.論檔案信息化建設的現狀與對策[J].科技傳播，2011（1）：27-28.[2]姚鳳嬌.談如何有效推進檔案信息化建設[J].黑龍江檔案，2011（4）：117.

第四篇：加快檔案信息化建設的思考

加快檔案信息化建設的思考

二十一世紀的今天，信息化已經成為社會發展的一個重要標志。隨著信息社會的到來，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移，檔案現代化管理和信息化建設，是檔案工作發展的必然趨勢。十六大報告中明確指出：“信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇”。中國已經將信息化建設列為國民經濟和社會發展的首要內容。檔案工作必須盡快跟上社會發展的要求。

１９９６年４月，信息基礎結構國際會議在中國北京召開，會議用詩一般的語言發表了《信息時代宣言》：“百萬年蒙昧，數萬年游牧，幾千年農耕，八百年工商；如今親眼目睹，一場洶涌澎湃的信息化世紀風暴，正席卷著世界的每一個角落；從東到西，從南到北，從阿美利加到歐羅巴，從亞細亞到澳新大陸??不分種族、膚色、信仰、語言；不分地域、國度，信息化已經成為不可逆轉的歷史進程”。國家檔案局于２００２年１１月印發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務：本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系，安全保障體系和隊伍建設。依托當地電子政務建設工程，建立為各級黨政機關

服務的檔案目錄信息中心。檔案部門一定要轉變觀念，必須把信息化作為檔案基礎業務建設的重點內容來抓。

一、檔案管理現代化、信息化重要而緊迫。

１、檔案管理現代化、信息化是必然趨勢。

隨著現代科學技術的開展，特別是隨著計算機管理檔案軟件的開發、利用、升級、以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理技術已經在各層次檔案管理系統廣泛地應用。但是從目前實際情況看，作為檔案主管部門的各級檔案局（館），由于多種條件的制約，利用的廣度和深度遠遠沒有系統外廣泛和普遍。例如郵電、銀行等部門，檔案管理現代化水平已經具備一定的規模。在這種情況下，如果我們的各級領導不充分認識檔案管理現代化的緊迫性，不僅會使自身檔案管理水平滯后，而且也會在檔案指導、監督等方面出現知識領域的“空白”。發展下去，將使我們這支隊伍由“內行”變成“外行”，由常規型的指導專家變成“科盲”、“機盲”。認識到這一點，我們各級領導必須自上而下地研究解決檔案管理現代化、信息化所需要的經費、手段、技術應用等問題。

２、檔案管理現代化可以拓展檔案工作的服務領域。

檔案管理歸根結底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發利用，開發利用的效果取決于開發的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發，也就能產生更廣泛的社會效益。例如銀行部門的檔案管理實現了系統內計算機聯網，各種信息資源在所有的科室都可以開發利用；領導也可以通過微機調閱各種信息，指揮生產，開展工作，所需材料很快就能打印出來，體現了現代化管理的優勢。有人曾以微軟公司的總裁比爾·蓋茨的ＳＯＨＯ辦公模式為例，對電子文件的易操作性作了特例描述：比爾·蓋茨可以坐在自己的家里通過視頻系統和一些高層次員工開會，可以通過網絡與客戶在異地同起草一份合同文件。如果我們檔案系統上下也能構成微機網絡，那么利用開發的檔案資料就十分便捷，服務領域也就能拓寬。

３、檔案現代化管理可以增加信息存儲量。

現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。以軟盤為例，一張３．５英寸的盤子，有１．４４Ｍ字節，理論上可以存儲７０萬漢字，超過厚厚的一本《紅樓夢》，一張光盤的容量可以達到６００—４０００ＭＢ，可以存儲３５萬張打印紙上的文字或十萬頁圖形信息。一個保存３０萬卷檔案的中等規模的省級檔案館，其紙質檔案的排列長度可達４—５公里，如果將其文字信息

錄入計算機，用ＣＤ—Ｒ刻錄保存僅需４００片，用ＤＶＤ的密度刻錄保存，僅需６０片，完全可以裝在一個公文包里。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

二、加快檔案現代化、信息化的建設。

檔案管理現代化、信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化，管理手段的現代化和保護技術的現代化主要是采用計算機及其配套設備，縮微機及其相關設備，保護技術的現代化，主要是檔案存儲環境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。

要加快檔案管理現代化、信息化的建設，主要做好幾方面的工作。

第一、加強領導、提高認識。

加快檔案信息化的建設，要更新各級領導的知識領域，使檔案信息化有一個明確的引路人。一個部門如果沒有一名知識型的領導主管業務工作，檔案管理現代化、信息化就是一句空話，市、縣檔案主管部門要在提高領導的現代化管理水平方面多搞一些培訓工作，改變現

有領導群眾的知識結構。以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

第二、加大投入、增配軟、硬件設施。

要加快檔案信息化的建設。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設加快發展。

第三、引進和培養現代化管理人才。

從目前基層檔案工作人員學歷上看，獲成人教育大專學歷的居多，大專院校畢業的大專以上學歷的人員居少，這對檔案管理現代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是調入大專院校畢業生，改變隊伍素質結構，適應新的工作需要，對有發展前途的年輕同志，加大業務培訓，在兩年內完成全員上崗培訓，建構三級服務體系（單位內部、行業內部、面向社會），盡快建立局域網，著力加快數安化建設，構建檔案信息資源庫。

總之，加快檔案信息化建設，要加強領導、提高認識。認真研究，合理規劃，爭取支持，加大投入，配備人才；要抓住機遇，努力把檔案信息化建設作為政府電子政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平、工作效率，提升服務質量；要制定信息化建設的中期規劃和短期目標，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設施，打好工作基礎，使檔案的管理水平邁上一個新臺階，為社會創造更大的經濟效益和社會效益。

第五篇：檔案信息化建設

論檔案信息化建設

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設。目前，在檔案信息化建設中存在缺乏統一標準和規范；檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差；數據保護存在風險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質建設和檔案信息標準規范化建設。關鍵詞：檔案信息化建設問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經濟發展和科技創新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設的內涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養，造福于后代。

檔案信息化建設則是這樣一個過程：隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理工作中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異[1]。檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設以提高檔案工作現代化水平和確立網絡環境中檔案管理與服務的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等方面。

在檔案信息化建設中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統一標準和規范。

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統無法轉化為經濟和科學發展的催化劑。

具體表現在：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2、檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業學習，也沒有通過系統培訓，只是憑借著幾年的微機操作經驗來管理系統網絡，出現問題有時只能坐等專業技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業的創新發展。

還有些管理人員傳統思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術部門的事情，不需要業務人員參與其過程等等。

3、軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數據保護存在風險

目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。

三、檔案信息化建設的重點

（一）、檔案管理人員的素質建設

檔案信息化建設最關鍵的是高素質創新人才的培養。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業務素質[2]

業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。具體而言，檔案工作人員應該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

②能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。

③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。

④較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。

（二）、檔案信息標準規范化建設

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。[3]標準規范是檔案信息化建設的“交通法規”，檔案信息化法律法規和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統、規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最只能建立在標準規范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規范化管理可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數據庫的第一步，通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。著錄必須統一規范，否則就會在出現同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現象，影響檔案機讀目錄數據的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規則》《電子文件著錄規則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

②檔案信息存儲的規范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規范。

③檔案信息管理軟件開發技術的規范化

檔案信息管理是對傳統檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規范化的檔案計算機管理系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統，將原系統的檔案信息數據庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設芻議》，《當代經理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期