第一篇：個人效率管理

按：以下是某國際廣告公司的個人效率管理文件匯編，其目的在于作好個人事務

管理，提高工作效率。對于我公司的現狀及未來，乃至個人的修養，個人自我管理能力的提高，都將是一件幸事。

特印發給大家，以咨參考，指導工作。

個人效率管理

1、如何處理危機事件

目的：消除危機事件發生之可能

方法：A、先判別是不是危機事件

1．將危機事件及發生原因列表觀察一個月

2．將相同原因造成的危機分類，例如：

? 因自己本身規劃不當、協調有誤或后續處理不當

? 員工或成員小組訓練不足

? 溝通不佳

? 無法預期防范的因素

3．采取任何措施之前先考慮是否：

? 自己立即處理

? 指派他人處理

? 稍后處理

? 不必處理

4．建立一套處理危機微兆的模式以防杜危機

5．每天處理事情依照輕重緩急順序，以使自己有從容的時間處理突發狀況

6．全心專注處理十項工作中前二項最重要的工作

7．預留時間給突發狀況

8．將截止日期、時間提早以便預留時間給未預期的偶發狀況

9．危機事件過后，檢討發生之原因及未來如何預防

B．改善計劃流程以便處理危機

1．制定杜絕危機計劃并定期追蹤以確保該計劃之成效

2．比較實際花費時間與預計時間

3．在行事歷上注明每一件可預期之事項

4．每天預留部份時間以例處理偶發事件

5．規劃每件重要事項，并擬定進度表

6．追蹤每個步驟所花的時間以供日后參考

7．仔細檢查每個工作步驟是否有需要改進的地方

8．善用時間規劃技巧以便有效管理時間

9．每天撥出一些時間做工作計劃

2、如何應付工作優先次序突然變更

目的：在計劃有所變更時，能按照預置之不理進度進行

方法：如何有效回應工作優先次序突然之變更：

1．通知所有由此而牽連的相關單位及人員

2．在進行其他工作前先完成重要項目

3．依重要、緊急及普通等原則將事情分類

4．依事情之重要性設定優先次序

5．接受他人請托前先評估該項事情的重要性及自己的工作量

6．告訴對方何時可完成或可協助那些部份

7．若無法幫忙時，適時且得體

8．了解自己的目標并列舉三項優先原則

9．每天都盡全力做好每一件事

3、如何改善拖延習性

目的：消除拖延工作進度的藉口

方法：A、如何克服自己拖延的習慣

1． 認清那些事情因為自己太忙或者工作太復雜而想逃避

2． 過濾那些事情需花費自己很多時間來完成3． 將自己大部份的精力集中于處理重要事情上

4． 優先處理重要事項

5． 學習如何分辨“重要”或“緊急”工作

6． 不要讓瑣碎不重要的事延誤正事

7． 列出自己拖延的藉口：如休息或白日夢

8． 為每項工作設定合理時間表并嚴格遵守

9． 將不容易處理或瑣碎的事情分為數個步驟處理

10． 每完成一件艱難工作后搞賞自己

11． 汲取他人處理事情的方式與經驗

12． 了解自己的工作量及能力，如果無法做到，有技巧地婉拒他人的請

求，不要拖延

方法：B、如何杜絕下屬的托延

1． 讓屬下了解我本身工作上優先次序，并且設定進度時間表

2． 教導屬下如何設定目標

3． 想辦法在我與屬下間相互了解對方工作時間表

4． 利用書面流程報告以追蹤工作進度

5． 要求屬下如果有困難無法如期完成一定要事先告知

4、如何處理干擾狀況

目的：有效控制外界的干擾

方法：A、如何應付“意外的訪客”

1． 長話短說，并告知對方你有多少時間會客

2． 告臨時訪客稍后方便的時間再與之會唔

3． 訓練自己在被打岔后能立即回到正題工作

4． 安排定期會議與部屬或組員溝通及解決問題

5． 在開放式的工作區中避免大聲呼喚他人，說話時亦請留心輕聲細語，以免干擾他人

方法：B、建立訪客管理制度

1．設立一段“請勿打擾”時間，并告知所有相關人員及單位

2．每周安排定期會議與屬下討論或告知他們有哪些重要事情

3．鼓勵員工自行解決問題，除了有必要求證答案，不要來找你

5、如何處理電話干擾

目的：將電話變成“節省時間”的利器

方法：A、控制“外撥”的電話

1．盡量將要用電話聯絡的事情安排在一天的某一或兩個時段一起處理

2．通話前先預估要花多少時間

3．將每天所撥的電話通數及所花的時間記錄下來，以評估時間的控制

4．盡量在一天中較安靜的時段回電

方法：B、盡量節制通話時間

1．自我克制通話時間，勿怪罪他人

2．學習技巧地終止通話：如

? 在恰當時間開始將后續步驟做結論

? 直截了當告知對方必需掛斷

3．將每天或每周通話時間記錄下來，用以評估在電話上所花費的時間

6、如何授權與增植部屬

目的：適度、有效的授權給屬下

方法：A、先區分哪些事項可以授權給屬下

1．在做一件之前，先弄清楚：

? 這件事一定要自己處理嗎？可以全部或部分由屬下代勞嗎？ ? 如可授權屬下處理，最壞的狀況如何？

? 有什么建議可提供給被授權人以避免發生狀況？

2．將可臨時授權他人處理的事項列表出來

3．將部份事情授權屬下處理。

4．先檢視不同工作之重要性，而只授權那些你認為值得授權的工作

B、訓練屬下擔負責任

1．個別與屬下討論責任擔當的訓練計劃與目的2．將計劃做成書面資料并定期檢討成效

3．將目的及重要性告知被授權者，并且詳述您所期望的處理結果

4．讓屬下了解被授予予的責任及權力

5．充份提供屬下完成任務所需的資料

6．定期檢討進度及排除障礙

7．隨時徵詢他人的意見及建議

7、如何更有組織效率

目的：組織工作以節省時間

方法：A、保持桌面整齊

1． 將每件工作所需的資料用貼有標簽的檔案夾分類

2． 設置一個“未處理”檔案柜存放資料

3． 桌上永遠只放一個最重要的卷宗，處理完畢后再更換下一個重要事

項

4． 訂立收文及發文規則

5． 與秘書或屬下講座工作目標以獲得他們的協助

6． 將所有零散如待閱、留意后續發展等文件歸類成一個檔案

7． 每天抽空處理收文，只看一次并加注立即處理、歸檔、指派他人處

理、傳閱或銷毀等，而不再另行處理

8． 利用行事歷代替小紙片來記錄每一件待處理事項

9． 每天檢視你的行事歷或備記錄

10． 將常用的資料放在固定的地方以便隨時取用

方法：B、改進檔案管理方式

1．區分內容，丟棄不需要的文件

2．將正在進行的工作文件與歸檔的文件分別存放

3．將所有文件分類編號

4．若資料分散于多個檔案，做索引卡以便資料外借或更動位置時追查

5．依你取用資料的習慣來分類

? 將文件檔案用明顯的彩色標簽分類

? 將常用的資料另外分別歸類

? 將一般資料依人名、事項、區域或字母分類

? 若一份檔案超過40頁，將其細分為更小的類別

? 保持檔案標簽整潔一致

6．將所有檔案列舉明細并隨時更新，如果你身為主管，保有一份屬下的檔案清單

方法：C、如何使信件理更有效率

1．每天抽出部份時間處于是郵件

2．將所有郵件分類為重要、普通、或垃圾

3．處理信件時立刻決定要親自處理、歸檔、由他人處理、傳閱或丟棄，而不再另找時間處理

4．將所有不是很急的信件主席在同一個“待讀”檔案夾中，也可分為“當天有空才看”，或“周末才看”。

8、如何使會議更有效率

目的：使會議更有效率

方法：A、主持有更有效率的會議

1．先考慮這個會議是否有舉行的必要

2．決定會議的主旨-解決問題、決定事情、做計劃、報告或提案、反應或評估

3．將所有資料收集做成會議議程

4．只邀請必要人員與會，并事先分送議程以方便與會者事先做準備

5．事先指定每個與會者所應負責的項目

方法：B、如何使你更有效率地出席會議

1．確認你有必要參加該項會議

2．如果可能的話，只出席你需要在場的部份會議時段

3．全神貫注，不要太早做任何評斷

4．避免被卷入“否定性質”的討論或行為

5．提早到達會場，確保準時

6．提出反對意見時要避免攻擊個人

7．專心參加會議

9、如何養成自律習慣

目的：提升自律心態

方法：

1． 按季，按年檢討自己個人及工作的目標

2． 每周規劃自己或工作上所需處理的重要事項次序

3． 每天定時評估重要事情的處理狀況

4． 在進行新的工作前，先檢視哪些部份需最先處理

5． 每天結束前回顧當天的成效

6． 與你的主管共同討論工作目標

7． 事先安排會議程序，并嚴格遵守時間，因為如果不按照預定時間完成開會，會影響每個人的工作或約會

8． 將會議用心安排在一天的最恰當的時刻舉行，以確使會議準備時開始

及結束

9． 考慮以“站立式”簡短的會議代替正式的會議以求速戰速決

10． 若有人岔離主題，隨時提醒他會議的目的11． 指定專人記錄后續重要事項并控制時間

12． 將所講座的每件事情做綜合結論并敲定下一個步驟

13． 指定或要求自愿者負責后續工作

14． 將注意事項或工作分配做成書面資料并注明完成時間

15． 在下一次會議進行前先評估目前進度

第二篇：效率管理

效率管理

簡介

效率管理是一門研究改進組織效率的方法，它分析組織及組織的流程，對組織的效率進行規定、評估和分析，提高組織的效率，從而有效地實現組織的目的。效率管理作為一種管理方法，它強調要以一切可行的效率標準來統一人們的思想，指導人們的行動，把效率作為管理活動的宗旨，放在工作的中心和突出位置，這種思想是效率管理的精髓所在。組織效率是研究管理組織的核心問題。只有不斷提高組織效率，才能提高各種組織的管理水準，推進組織的不斷發展。

企業在效率管理方面存在的問題

效率作為企業競爭力的基礎，越來越受到廣大企業的重視，在當今日益競爭激烈的市場環境下，如何持續保持高效的管理模式已日益成為驗證企業競爭力的標準。為了解決企業面對新的環境、在傳統以產量為中心的管理模式下產生的問題，必須對生產流程進行重整，從本質上反思生產流程，徹底重新設計生產流程，以便在當今衡量績效的關鍵效率上取得戲劇性的改變。

企業存在的核心問題：

管理流程和生產流程混為一談；?流程不順暢導致效率低下；?

生產過程中的瓶頸得不到很好的解決；?研發、生產和營銷流程不匹配，整體效率低下；?

加強效率管理的方法

1.君合智聯效率改善環

1）低成本?

無需專門硬件引進與使用?

無需商業軟件引進與開發?

盡可能基于現有資源條件?

2）短周期?

3個月至半年?

螺旋式循環實施?

內部課程培訓?

3）高效率?

短期成果與長期效應結合?

讓合適的人到合適的崗位?

持續的新標準維護、改進?

2．通過約束理論查找并解決生產系統薄弱環節

3.流程優化ECRS法

加強效率管理的工具

現代企業中，為提高整體全體員工工作效率，可采用“工作日志”形式，提前制定月度、周及每天的工作計劃，尤其是每日的工作目標、行動計劃及完成率可以有效的體現，做到日清日結。

“工作日志”有兩種，一種word、exacle版本的表格形式，每天填寫后上交或郵件發送相應管理者，對效率提升有幫助，但相對繁瑣。另一種是目前企業效率管理比較推崇的——軟件形式的電子“工作日志”，如“旗幟電工作日志”，也叫“旗幟行動力系統”。可以無紙化辦公，各部門之間信息暢通，管理者可以給員工授權任務，也可以查看員工任務完成情況，有效實現信息的上傳下達，直接提高工作效率，是效率管理的必備工具。

采用現代化技術實現企業效率管理

在管理工作中應用計算機實現管理手段現代化，隨著計算機應用的普及，行業評審重點為綜合數據庫、局域網或管理信息系統及更高檔次的應用。

計算機的網絡系統特別是局部網技術的發展更是日新月異。美國通用電器公司于1954年10月第一次用計算機計算職工工資,從此計算機開始進入了企業管理,美國在財務會計上90％工作用計算機處理,物資管理占80～100％,計劃管理中60～90％,長遠規劃是30～90％用計算機營理。據統計目前計算機中有90％是微型機,而且用于效率管理的很多。幾個經濟發達國家,計算機用于經濟管理可占80％。經濟管理是計算機應用的重要領域。我國工交企業有38萬個,其中化工企業有6000個。如能全部采用計算機輔助企業管理,企業將會徹底改觀。

現階段上比較流行的計算機管理手段是合理運用效率管理軟件實行企業現代化管理，如旗幟軟件公司研發的旗幟行動力系統軟件，很好的解決的企業的管理問題。

如何提高企業效率

如何提高個人效率

認真第一，聰明第二，結果提前，自我退后，認識結果價值，自我退后，團隊重于個體，結果提前，選擇做正確的事，加快行動結果。最重要一點還是提高你的行動力。

效率管理之如何提高效率

一、提高人的效率

人是組織系統中最主要的因素，管理歸根結底是對人以及人的行為的管理。這是因為，只要把人的因素管好了，其他因素也就管好了。人是生產力和整個管理中最活躍、最能動、最積極的因素，組織活力的源泉在于腦力和體力勞動者的積極性、能動性和創造力。所以，管理的首要任務是對人的管理，通過對人的組織、指導和調節，充分調動人的主動性、積極性和創造性，做到人盡其才。

提高的人效率還需要明確個人責任，通過建立工作制度和法規來保證。管理者必須使自己建立的組織機構的每個崗位都有非常明確的責任，并通過制度和法規把組織人員的行為納入一個有利于實現組織目標的工作秩序，才能使整個組織有機而協調地運動起來。

二、提高物的效率

物是管理系統中的基本要素，與人相對應的客觀存在，是管理活動所必需的物質條件和物質成分的總和。它不僅僅是指管理中的物質生產資料，而指在管理系統中除人之外的那些作為管理對象的一切物質成分。我們把財也看作物，即看作物的價值表現。

現代管理要求，任何組織都不能再通過高消耗來獲取組織發展的機會，而應當把降低生產成本和管理成本作為挖掘組織發展潛力的基本途徑，從而使組織更適于在嚴酷的環境中生存和發展。所以，管理好、使用好資金、物資設備和物質設施，是提高管理效益、降低管理成本的重要途徑。科學的管理和合理的使用物資資源將會最大限度地提高效益。

第三篇：豬場生產效率管理

豬場生產效率管理

效率 = 收益 / 投入

收益 = 收入 — 成本

影響豬場效益的因素很多，如豬場的工藝選擇，豬舍結構，母豬品種，人力資源的配置與利用，資金等。豬場可以通過技術或管理手段改善某些因素，從而增加收入或降低成本并最終增加收益，提高豬場效率。比較常用的方法一是通過母豬膘厚的控制來提高繁殖能力以增加產量，提高收入；二是類似于木桶原理，以最低一塊木板為標準，降低其它木板的高度，即通過分析妊娠設施，產仔設施與育肥設施之間的配置是否合理，減少生產能力高出部分的設施，以更低的成本保證同樣的產量進而提高效率。

1.通過技術手段提高生產能力，增加豬場收益

統計商品豬場的生產能力有2種方法：第一個方法是用于比較豬場間水平差異，將生產能力確定為豬場每年斷奶仔豬數。這種方法，使存欄配種母豬數及其生產豬的效率成為影響生產能力的主要因素；第二個方法用于評定影響單個豬場生產量的因素，是以每批斷奶仔豬數為基礎確定生產能力，來比較批次間水平差異，具體指標有：母豬的非生產天數，斷奶至配種間隔天數，配種分娩率，總產子數，產活仔豬數，斷奶成活率，每個仔豬分攤母豬飼料量等。母豬的膘厚影響母豬繁殖能力，通過對母豬膘厚的調整可以較好的提高母豬繁殖能力。

2.通過管理手段降低成本，提高收益。

提高措施如下：

提高母豬單產 + 降低飼料費用 + 提高經營管理水平提高母豬單產措施：1.降低母豬的非生產天數；

2.提高母豬配種受胎率；

3.提高仔豬出生重；

4.提高母豬泌乳力；

5.提高仔豬成活率；

6.提高仔豬斷奶窩重。

降低飼料費用措施：1。提高飼料利用率；

2.降低飼料消耗；

3．多種經營綜合利用；

4.青飼料的合理利用；

提高經營管理水平：1.技術管理提高；

2.經濟管理提高。

? 技術要研究關鍵點，只要卡死關鍵點，量化關鍵點操作標準，建立標準化流程，實現管理數據化、流程化、簡單化；養豬才輕松，才不迷茫。

第四篇：淺析如何提高幼兒園管理效率

淺析如何提高幼兒園管理效率

【摘 要】幼兒園教育越來越受到社會的廣泛關注。由于幼兒園的學生年幼缺乏一些自主意?R，也缺乏一些行為能力，所以也成為了家長以及教師的重點保護對象。在家里學生的教育和安全由家長來承擔，而進入幼兒園后就由幼兒園教師來承擔。為了高效地培養學生學習興趣，保護學生的人生安全，幼兒園老師以及幼兒園的園長都要做好自己的本職工作。幼兒園園長需要做好管理工作，安排教師的任務，而教師也需要高效落實園長布置的任務，相互配合，彼此尊重，共同為幼兒園學生提供健康良好的教育環境。

【關鍵詞】幼兒園管理；配合協調；效率；研究策略

無論是幼兒園老師還是園長都對學生的教學與健康負有責任。在具體的教學方面，任課的教師需要發動自己的思考，創新教學內容，帶領學生進行有趣而又安全的游戲。幼兒園期間，教師的主要任務就是帶領學生活動游戲，對學生進行教育啟蒙，因此教師自己應該是充滿活力，積極向上的人。而園長也要做好監督的任務，不能制定好計劃下達指令后就無事可做，應該深入到課堂教學的檢查中。檢查監督也是管理中的重要學問，既可以糾正教師不恰當的行為，提高幼兒園教師的總體教學素養，也可以及時發現所行使的教學方案中的漏洞及時完善修改，提高課堂有效性。

一、做好教師篩選工作，提高教師的素質

幼兒園教師是和學生近距離接觸的主要人物，教師的品格素養將對學生的品性產生重要的影響，也是影響學生學習興趣和人生觀的重要存在，因此幼兒園園長在挑選教師時應該設置嚴格的標準，即使選擇權并不是在自己的手中也要加強后期的管理和培訓。在教師正式投入教學之前，園長應該向教師約法三章，讓教師了解幼兒園的相關規則和紀律，最核心的原則就是認真負責。因為幼兒園學生的自我保護能力是最為薄弱的，對教師的依賴感較強。但是每一位教師需要監督管理多位學生，因此這就對教師的精力和活力有著較高的要求。教師對學生所采取的態度會嚴重影響學生的心理發展，因此通過最初的篩選并不是最終的要求，園長自己需要對教師深入培訓，不斷提高教師的責任心，提高教師的工作熱情，為幼兒園的學生提供安全舒適的教學環境。總而言之，幼兒園園長在校園管理方面既要講究人情，又需要講究規矩，這樣才能保證幼兒園健康有序地運營，也是對學生負責的體現。

二、尊重教師，建立友好的上下級關系

幼兒園園長和教師既是上下級關系又是同事關系，因此園長在管理校園時，除了要嚴格要求幼兒園教師的行為舉止以外，也要和他們建立起友好的關系。在休息日時，園長可以組織學校的教師進行聚會，像朋友一樣相互交流，為教師們提供交流分享教學經驗的平臺。而且在相互交流中園長也可以發現每一位教師的內在素養，觀察到教師的缺點和優點，這樣在管理的過程中可以采取一些措施充分發揮教師的優勢規避教師的劣勢。如，當園長了解到某一位教師擅長手工制作和繪畫時，可以組織學生進行繪畫比賽，指派這位教師對學生進行比賽的指導與評價，充分發揮教師的優勢。以此為例，園長還需要關注教師的教學情緒，對于剛剛任職的教師進行教學技術上的指導，并且定期為教師梳理情緒，充當教師的心理導師，為教師留下美好的印象，在教師之間樹立威嚴，只有這樣園長在下達指令后才可以更好地得到回應，畢竟教師才是和學生直接打交道的人，是園長指令實施的傳播者。而且教師也是學生生活以及學習的重要反饋者，教師的建議和觀點對園長的管理有著重要的參考性，因此園長務必要和教師之間建立信任的關系。

三、重視學生的學習樂趣，豐富活動內容

在幼兒園階段，學生的主要活動就是進行游戲，當然也需要進行簡單的學習。幼兒園園長以及教師務必要從提高學生學習興趣，養成積極向上的生活態度為主要目標，以課堂學習為輔。對此，園長應該設計合理且安全的活動和游戲，將學生融入到集體之中，快樂地度過每一天。上午和下午都要設計不同的活動，根據季節的特點設計不同的活動內容，例如在秋高氣爽的天氣，教師可以組織學生在園內進行活動，例如玩丟手絹的游戲，一起跳健康舞等等，而在較為陰沉的天氣或者是較為寒冷較為炎熱的天氣下，教師可以組織學生在室內游戲拍皮球滑滑梯或者是看動畫片等等。總而言之，園長應該針對實際情況制定合適的活動計劃，豐富活動的內容，提高學生的游戲樂趣，促進學生快樂的成長。

四、結語

幼兒園不僅是學生游戲的場所，也會涉及到學生交流能力的教學。合理的游戲活動不僅僅是為了愉悅學生的身心，更是為了建立友好的同學關系，讓學生能夠在同齡人的陪伴下健康成長。學生在學校還會進行飲食，園長應該重視學生的安全健康，訂購干凈適合學生脾胃的食物，定期飲用板藍根，提高學生的免疫力。而教師的人員構成方面，園長也要嚴格把控，做好篩選工作，選擇有責任心，有親和力的教師，并且重視后期的培養。園長也要和幼兒園的教師構建和諧的關系，促進管理的順利開展。

參考文獻：

[1]張紅梅.依托網絡平臺，創新后勤管理――幼兒園總務工作經驗談[J].考試周刊，2014（20）：187.[2]閻水金.幼兒園的有效管理第三講幼兒園管理的基本原則[J].幼兒教育，1991（04）：22-23.

第五篇：提高個人辦公管理效率的方法和小竅門

提高個人辦公管理效率的方法和小竅門

在每天具體的工作中，我從辦公促效法中掌握了一些方法和小竅門，非常有用。其中認為最適合自己的有如下七條，希望能和大家共享：

一、寫報告時，先將問題列在紙上，事后再一并查閱

在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，只要它不是個影響巨大的問題，可都不致馬上去翻查資料或文獻，因為或許因此解決了問題，可是卻因思考中斷浪費時間，反而耽誤了工作的進度。

所以一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。此外，列在紙上的問題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。

二、備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處”

在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標明主題與日期，事后重讀時，即使記得不太完整，但只要回想一下當時的狀況，就可以清楚地了解其內容，而出處則需要詳細調查。可供參考之用，備忘錄上如果標明這三項，則資料就會越來越有份量。

三、增強工作意念的妙法

將平常該做的事情列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因為這么一來，每劃掉一項就可以確定“這項工作已經完成”，當時心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來源。

如此看來似乎沒有什么意義，不過在工作無甚進展的情況下，多半原因都是在于工作流于單調，冗長。大部分的工作都是由小作業累積而成的，由于這樣很容易造成繁瑣，所以可以列表方式來處理。此外，采用這個方式還可以免于遺漏某項工作。

四、立刻在收到名片上寫“當事人”的資料

對商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。從初次見到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個人資料來源。

當與人交換名片后，你可以馬上在對方的名片上書寫他的專長，興趣、資歷等等，這么一來，要找人才變輕松多了，主要的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個字，這一點是非常重要的。

五、與公司主管會面時，在對方名片上書寫秘書小姐的芳名

當你與公司董事高級主管交換名片時，你可以請教對方專任秘書的芳名，趁著記憶猶新，馬上寫在收到的名片上。

因為在與這種高階層人物聯絡時，他們自然不可能會親自接電話，通常都經過秘書轉接，如果事先曉得秘書的芳名，聯絡起來自然會順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對日后的工作自是大有益處。

六、選擇下午時間與人會談

與人會談時，有時要遷就對方的方便，不過，你最好還是盡可能約定下午的時間，因為這樣可以避免占用有效利用的時間。

上午是開始一天工作的時段，指示秘書打字，回信，打電話聯絡要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達到很高的工作效率。

而且，一上午埋頭于桌上作業，到了下午多少會感到有點疲倦，在這個時候與人會面，正好可以轉換一下心情。

七、留言條上一定要寫4W1H

若以基本的4W1H——“何時”、“何人”、“何事”、“何處”、“怎么做”來寫留言條的話，就不會浪費許多無謂的時間。

在前面提過，你自編的電話應對手冊中規定，為了謹慎起見，一定要一字不漏地問對方這五個基本問題，并且依照一定順序，將其寫在留言條上，所以，在任何的情況下，都不必再找接電話的人問一遍，只要看留言條就能處理事情。