第一篇：合同歸檔管理辦法

板府辦[2012]xx號

印發《××鎮政府合同歸檔管理暫行辦法》的通知

各村（居）委會、部門、單位：

《××鎮政府合同歸檔管理暫行辦法》業經鎮委、鎮政府同意，現印發給你們，請遵照執行。

××鎮人民政府辦公室

二○一二年一月xx日

××鎮人民政府辦公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××鎮政府合同歸檔管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了加強合同管理工作，促進依法理財和各項事業的發展，按照《中華人民共和國合同法》以及國家、省、市有關規定，結合我鎮實際，制定本暫行辦法。

第二條本辦法所稱的合同是指××鎮機關部門、鎮屬企事業單位，鎮財政供養的市直屬機關基層分局（所），醫院、居委會以及各公辦中小學校幼兒園（下稱合同承辦部門）作為獨立的民事主體在參與社會經濟和民事活動中與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間明確雙方的權利、義務關系所設立的書面協議。具體包括：

（一）建設工程項目的勘察、設計、施工、監理等合同；

（二）物質、儀器、設備的買賣等合同；

（三）向外借款或在法律法規許可的前提下為其他單位提供擔保的合同；

（四）物業租賃、土地租賃、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮政府利益的合同及服務合同等。

第三條合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規定的合同，其歸檔管理均應遵守本辦法。

第二章相關管理機構及職能

第四條鎮政府辦公室職責

（一）宣傳貫徹《合同法》和國家有關法律、法規，制定并組織實施鎮政府合同歸檔管理的規章制度；

（二）負責鎮政府對外合同簽字或委托簽字的審核和蓋章工作，如無合同編號的合同，一律不予蓋章；

（三）督促合同承辦部門及時將簽訂的合同送合同歸檔管理部門；

（四）負責已執行完畢的合同的歸檔管理。

（五）鎮政府規定的其它職責。

第五條 合同歸檔管理部門職責

鎮財政所是鎮的合同歸檔管理部門，全面負責合同的歸檔管理工作。其主要職責是：

（一）對所有合同統一編號；

（二）按合同編號、內容、甲乙雙方、要點摘要、時間、標的、履行完畢等項目分類歸檔；

（三）督促合同承辦部門及時報送合同；

（四）負責對單位合同簽訂情況的日常抽檢；

（五）協助有關部門對合同簽訂后的履行情況進行監督、監察；

（六）對合同執行期間的檔案資料安全負責。合同執行完畢

3后移交至黨政辦檔案室。

（七）鎮政府規定的其它職責。

第六條各合同承辦部門的職責

（一）簽訂合同前到鎮財政部門領取合同編號，如承包部門簽訂沒有合同編號的合同，財政所原則上不予補發合同編號及收付款項。

（二）簽訂合同后2個工作天內要將1份合同正本送合同歸檔管理部門；

（三）監督檢查本部門承辦合同的履行情況，發現問題及時解決，建立合同時限條款預警機制，定期向合同歸檔管理部門反映合同監督管理情況；

（四）發生爭議的合同應及時向合同主管部門和鎮相關領導匯報，參與爭議處理，及時提供處理爭議的有關證據；

（五）鎮政府規定的其它職責。

第三章合同的簽字和蓋章

第七條對外訂立的合同，原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁在空白文本上蓋章，嚴禁我方簽字蓋章后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有特殊情況的，需經有關鎮領導批準。

第八條屬政府簽訂的合同，須由鎮長簽字或鎮長書面委托

4相關人員簽字，政府辦方可蓋章。屬部門對外簽訂的合同，須填寫《簽訂合同審批表》，經主管鎮領導審批同意后，由部門法人或負責人簽訂。

第九條對于兩頁以上的合同須標明頁碼并加蓋騎縫章。

第十條簽訂的合同一般應有一式四份，對方一份，合同承辦部門一份，合同歸檔管理部門一份，鎮財務會計一份。

第四章合同歸檔責任與紀律

第十一條合同承辦部門所有對內、對外簽訂合同前，必須到合同歸檔管理部門領取合同編號；合同簽訂后要及時將一份送合同歸檔管理部門，一份送鎮財務部門。如工作失誤造成經濟或其他損失，將依照有關規定追究相關責任人的責任。

第十二條合同歸檔管理部門必須依法并按規定的程序嚴格履行崗位職責，督促合同承辦部門及時報送合同，開展日常抽檢，做好分類歸檔工作，加強合同日常保管，確保合同不損壞或遺失，否則將依照有關規定追究責任。

第五章附則

第十三條本暫行辦法與上級新的文件規定相矛盾時，按上級文件規定執行。

第十四條本辦法自2012年x月x日起施行。以前簽訂正在執行的合同，合同承辦部門須于x月x日前將合同復印件（蓋合同承辦部門公章）交合同歸檔管理部門。

第十五條本暫行辦法由鎮政府辦公室負責解釋。6

第二篇：合同歸檔整理

檔案整理

在合同文本雙方簽字蓋章完畢后，由合同承辦人兩日內將合同以下有關資料移交法務部，并由法務部專人簽收，法務部專人兩日內負責將其記錄到合同臺賬，同時，法務部專人每兩周應查對已經用印并錄入合同編號的合同的歸檔情況，對于出現的異常情況應及時上報。合同臺賬明細必須至少包括以下主要內容：合同編號、合同對方、合同標的、合同金額、簽訂時間、最終簽署人、合同正本份數、有無變更或解除或其它事項的備注等。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附掃描件）

（二）合同審批表。（附掃描件）

（三）與合同簽署有關的基礎、背景資料。（附掃描件）

（四）合同對方當事人資信證明材料，包括但不限于加蓋公章的營業執照復印件、稅務登記證復印件、特定行業的設立或運營許可證明等。

（五）或有的法定代表人身份證明書、授權委托書、個人身份證明，當對方簽字人不是其法定代表人時，應當向其索取由其公司簽發的法定代表人身份證明書、對代理人的授權委托書，對方為自然人的應當索取其身份證明。

合同履行完畢或合同的權利義務終止后，由合同承辦人五日內將合同以下有關資料移交法務部，并由法務部專人簽收，法務部專門人員負責將其補充到合同臺賬中，其中若屬于法務部承辦事項的有關資料由法務部自動歸檔。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同履行中或有的電傳、信函、電報、圖表等。（附掃描件）

（二）或有的有關變更或解除合同的協議及一切相關文字信息、音像資料等。（附掃描件）

（三）或有的有關糾紛處理的協議書、調解書、裁決書、判決書等。（附掃描件）

（四）其它應當存檔的合同相關資料。（附掃描件）

法務部應當每月末比對合同臺賬，檢查已審批用印的合同相關資料是否歸檔完畢，對于合同編號已經登記在合同臺賬，但承辦部門沒有上交的合同資料，由

法務部專人通知相應承辦部門立即上交；對于已經備注在合同臺賬、但承辦部門沒有上交的涉及合同變更解除或糾紛處理涉及的有關資料，由法務部專人通知相應承辦部門立即上交。

合同承辦人按合同約定，承擔通知義務，組織合同履行，辦理相關事項，重大合同每季度填寫《合同履行情況統計表》報法務部備案。

《合同履行情況統計表》應包括合同編號、合同對方、合同標的、合同履行階段、合同收付款金額、對方資信狀況、或有的履行爭議以及違約情況等。

第三篇：監理資料整理歸檔管理辦法

監理資料整理歸檔管理辦法

本文提要：本管理辦法的編制依據是《建設工程監理規范》(GB50319-2000)、國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》(GB50328-2001)及公司管理手冊、程序文件及支持性文件或管理制度。

監理資料整理歸檔管理辦法

第一節 施工階段建設監理資料管理辦法

本管理辦法的編制依據是《建設工程監理規范》(GB50319-2000)、國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》(GB50328-2001)及公司管理手冊、程序文件及支持性文件或管理制度。

1、監理資料的管理細則

1.1監理資料是監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的資料。它是監理工作中各項控制與管理的依據與憑證。為使公司的監理資料和監理檔案管理符合《建設工程監理規程》、《建筑工程資料管理規程》的規定,并符合公司的質量目標,制定本管理細則。

1.2總監理工程師為項目監理部監理資料的總負責人,并指定專職或兼職資料員具體管理。

1.3項目監理部監理資料管理的基本要求: 1.3.1監理資料應滿足“整理及時、真實齊全、分類有序”的要求。

1.3.2各專業工程監理工程師應隨著工程項目的進展負責收集、整理本專業的監理資料,并進行認真檢查,不得接受經涂改的報審資料,并于每月編制月報之后次月5日前將資料交與資料管理員存放保管。

1.3.3資料管理員應及時對各專業的監理資料的形成、積累、組卷和歸檔進行監督、檢查驗收各專業的監理資料,并分類、分專業建立案卷盒,按規定編目、整理,做到存放有序、整齊,如將不同類資料放在同一盒內,應在脊背處標明。

1.3.4對于已歸資料員保管的監理資料,如本項目監理部人員需要借用,必須辦理借用手續,用后及時歸還;其他人員借用,須經總監同意,辦理借用手續,資料員負責收回。

1.3.5在工程竣工驗收后一個月內,由總監理工程師組織項目監理人員對監理資料進行整理和歸檔,監理資料在移交給公司檔案資料部前必須由總監理工程師審核并簽字。1.3.6監理資料整理合格后,報送公司檔案部門辦理移交、歸檔手續。利用計算機進行資料管理的項目監理部須將存有“監理規劃”、“監理總結”的軟盤一并交予檔案資料部。

1.3.7監理資料各種表格的填寫應使用黑色墨水或黑色簽字筆,復寫時須用單面黑色復寫紙。

1.4應用計算機建立監理管理臺賬。應建立的臺賬有以下幾種: 1.4.1工程物資進場報驗臺賬;1.4.2施工試驗(混凝土、鋼筋、水、電、暖通等)報審臺賬;1.4.3檢驗批、分項、分部(子分部)工程驗收臺賬;1.4.4工程量、工程進度款報審臺賬;1.4.5其他。

1.5總工程師為公司的監理檔案總負責人,總工辦檔案資料部負責具體工作。

1.6公司檔案室對各項目監理部的資料負有指導、檢查的責任。

2、監理資料的基本內容

2.1合同文件: 2.1.l施工監理招投標文件;2.1.2建設工程委托監理合同;2.1.3施工招投標文件;2.1.4建設工程施工合同、分包合同、各類定貨合同等。

2.2設計文件: 2.2.1施工圖紙;2.2.2巖土工程勘察報告;2.2.3測量基礎資料。

2.3工程項目監理規劃及監理實施細則: 2.3.1工程項目監理規劃;2.3.2監理實施細則;2.3.3項目監理部編制的總控制計劃等其他資料。

2.4工程變更文件: 2.4.1審圖匯總資料;2.4.2設計交底

記錄、紀要;2.43設計變更文件;2.4.4工程變更文件。

2.5監理月報。

2.6會議紀要。

2.7施工組織設計(施工方案): 2.7.1施工組織設計(總體設計或分階段設計);2.7.2分部施工方案;2.7.3季節施工方案;2.7.4其他專項施工方案等。

2.8分包資質: 2.8.1分包單位資質資料;2.8.2供貨單位資質資料;2.8.3試驗室等單位的資質資料。

2.9進度控制: 2.9.11工程動工報審表(含必要的附件);2.9.2年、季、月進度計劃;2.9.3月工、料、機動態表;2.9.4停、復工資料。

2.10質量控制: 2.10.1各類工程材料、構配件、設備報驗;2.10.2施工測量放線報驗;2.10.3施工試驗報驗;2.10.4檢驗批、分項、分部工程施工報驗與認可;2.10.5不合格項處置記錄;2.10.6質量問題和事故報告及處理等資料。

2.11造價控制: 2.11.1概預算或工程量清單;2.11.2工程量報審與核認;2.11.3預付款報審與支付證書;2.11.4月工程進度款報審與簽認;2.11.5工程變更費用報審與簽認;2.11.6工程款支付申請與支付證書;2.11.7工程竣工結算等。

2.12監理通知及回復。

2.13合同其他事項管理: 2.13.1工程延期報告審批等資料;2.13.2費用索賠報告、審批等資料;2.13.3合同爭議和違約處理資料;2.13.4合同變更資料等。

2.14工程驗收資料: 2.14.1工程基礎、主體結構等中間驗收資料;2.14.2設備安裝專項驗收資料;2.14.3竣工驗收資料;2.14.4工程質量評估報告;2.14.5竣工移交證書等。2.15其他往來函件。

2.16監理日記、旁站記錄。

2.17監理工作總結(專題、階段和竣工總結等)。

3、監理資料的日常管理

3.1監理資料管理的基本要求是:整理及時、真實齊全、分類有序。

3.2總監理工程師應指定專人進行監理資料管理,總監理工程師為總負責人。

3.3應要求承包單位將有監理人員簽字的施工技術和管理文件,上報項目監理部存檔備查。

3.4應利用計算機建立圖、表等系統文件輔助監理工作控制和管理,可在計算機內建立監理管理臺賬。

3.5監理工程師應根據基本要求認真審核資料,不得接受經涂改的報驗資料,并在審核整理后交資料管理人員存放。

3.6在監理工作過程中,監理資料應按單位工程建立案卷盒(夾),分專業存放保管,并編目,以便于跟蹤檢查。

3.7監理資料的收發、借閱必須通過資料管理人員履行手續。

第二節監理資料的檔案管理

1、監理資料的歸檔管理

1.1監理資料歸檔的內容: 1.1.1監理合同;1.1.2項目監理規劃及監理實施細則;1.1.3監理月報;1.1.4會議紀要;1.1.5分項、分部工程施工報驗表;1.1.6質量問題和質量事故的處理資料;1.1.7造價控制資料;1.1.8工程驗收資料;1.1.9監理通知;1.1.10合同其他事項管理資料;;1.1.11監理工作總結。

1.2監理檔案的組卷應執行地方城市建設檔案館的統一規定。

2、工程監理檔案移交

2.1向公司移交監理文件檔案,應符合下列規定: 2.1.1項目監理部應在工程竣工驗收合格后50日內向公司檔案室移交檔案,并辦理“工程監理檔案移交清單”;

2.1.2移交公司的監理文件范圍見附錄一。

2.2向建設單位、城建檔案館移交監理文件檔案應符合下列規定: 2.2.1工程竣工驗收合格后40日內,項目監理部應辦理“工程監理檔案移交會簽單”,經各部門、主管領導會簽完成后,方可向建設單位、城建檔案館移交資料,并辦理“工程監理檔案移交清單”,移交清單應交公司檔案室一份備案。

2.2.2若因各種客觀原因(如:業主不能按合同約定支付監理費,不能按期接收監理檔案等)導致監理檔案不能按期交付,項目監理部應將其交付工程監理部,并辦理“工程監理檔案移交清單”。由工程監理部在具備交付條件時,具體負責辦理監理文件移交的有關事宜。

2.2.3向政府檔案管理部門移交的監理歸檔文件為一套原件。

2.2.4根據“建設工程監理委托合同”中的規定向建設單位移交監理歸檔文件。

2.2.5移交建設單位、政府檔案管理部門的監理文件檔案若有具體規定,按其具體規定進行整編。

2.2.6移交建設單位、政府檔案管理部門的監理文件范圍見附錄二。

3、其他

3.1 對于在施工過程中已移交給建設單位的施工單位的施工過程資料及監理服務資料,工程監理檔案移交時,項目監理部不再另行移交(除委托監理合同另有約定外)。

3.2 承包單位施工過程報驗的各種施工過程資料,按國家相關規定在該項報驗審簽同意后應即返還建設單位、施工單位,項目監理部只保留一份。各項目監理部并可視工程項目參建各方管理體制情況,對施工過程中施工單位報驗經監理簽認同意的施工過程資料返還方式,按各方約定的辦法變通處理。

3.3 工程監理檔案整理、歸檔除附表一規定以外的施工單位報驗監理工程師簽認的服務過程資料,可全部移交建設單位。

3.4 工程施工過程中相關監理資料已向建設單位、施工單位提供的(以發文、收文簿簽收為據),工程竣工資料移交時,項目監理部不再提供如要求另行提供時,須報經工程監理部同意。

3.5 工程監理檔案封面見附錄三。

3.6 工程監理檔案移交目錄見附錄四。

3.7 工程監理檔案審核備考表見附錄五。

3.8 卷盒封面見附錄六。

3.9 案卷脊背見附錄七。

3.10工程監理文件檔案移交會簽單見附錄八。

附錄一 向公司移交施工階段監理文件一覽表

序號 歸檔文件 保存期限監理規劃

① 委托監理合同、監理規劃 短期

② 監理實施細則 短期

③ 監理部總控制計劃等 短期

監理月報中的有關質量問題(若無以細分,以月報形式留存)長期監理會議紀要中的有關質量問題(若無以細分,以會議紀要形式留存)長期進度控制

① 工程開工/復工審批表 長期

② 工程開工/復工暫停令 長期 5 質量控制

① 不合格項目通知 長期

② 質量事故報告及處理意見 長期工程質量驗收記錄

① 檢驗批質量驗收記錄 長期

② 分項工程質量驗收記錄 長期

③ 基礎、主體工程驗收記錄 長期

④ 幕墻工程驗收記錄 長期

⑤ 分部(子分部)工程質量驗收記錄 長期監理通知

① 有關進度控制的監理通知 長期

② 有關質量控制的監理通知 長期

③ 有關造價控制的監理通知 長期監理日志、旁站記錄

合同與其他事項管理

① 工程延期報告及審批 長期

② 費用索賠報告及審批 長期

③ 合同爭議、違約報告及處理意見 長期

④ 合同變更材料 長期

監理工作總結(含階段監理工作總結)① 專題總結 短期

② 工程竣工總結(含階段竣工總結)長期

③ 質量評估報告(含階段性質量評估報告)長期

附錄二 向建設單位、檔案館移交文件一覽表

序號 歸檔文件 建設單位 政府檔案管理部門監理規劃

① 監理規劃 √ √

② 監理實施細則 √ √

③ 監理部總控制計劃等 √

監理月報中的有關質量問題 √ √監理會議紀要中的有關質量問題 √ √進度控制

① 工程開工/復工審批表 √ √

② 工程暫停令 √ √質量控制

① 不合格項目通知 √ √

② 質量事故報告及處理意見 √ √造價控制

① & 預付款報審與支付 √

② 月付款報審與支付 √

③ 設計變更、洽商費用報審與簽認 √

④ 工程竣工決算審核意見書 √ √分包資質

① 分包單位資質材料 √

② 供貨單位資質材料 √

③ 試驗等單位資質材料 √

監理通知

① 有關進度控制的監理通知 √

② 有關質量控制的監理通知 √

③ 有關造價控制的監理通知 √

合同與其他事項管理

① 工程延期報告及審批 √ √

② 費用索賠報告及審批 √

③ 合同爭議、違約報告及處理意見 √ √

④ 合同變更材料 √ √監理工作總結

① 專題總結 √

② 月報總結 √

③ 工程竣工總結 √ √

④ 質量評估報告 √ √

注:1.“√”表示應分別向建設單位或檔案館移交的有關文件。

附錄三:工程監理檔案

檔案號:

共 冊 第 冊

工程名稱:

案卷題名:

總監理工程師: 編制人:

編制日期:

平頂山中平工程監理有限公司

附錄四: 監理檔案移交目錄

第頁

序號 案卷題名 文字材料 圖紙材料 其它 備注

冊 張 &n

第四篇：XXXX檔案歸檔管理辦法

XXXX檔案歸檔管理辦法

為了加強集團檔案的管理，建立完整的集團檔案體系、提高檔案的管理水平，充分發揮檔案的作用，依據《中華人民共和國檔案法》和《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001），結合集團檔案管理制度和外埠項目文件形成的具體情況，特制定本辦法。

一、檔案工作的基本原則

1、本辦法所指的檔案是集團公司的文書檔案、工程項目檔案、會計檔案、人事檔案、實物檔案及聲像檔案；外埠檔案文件是指集團在北京市以外地區所開展的項目產生的文件資料。

2、凡屬集團公司管理、工程項目經營業務過程中直接形成的、具有查考利用價值的各種文字資料、圖表及特殊載體材料等，均屬于集團檔案。

3、集團檔案實行集中統一管理的原則，由集團檔案室統一 負責接收、管理。以確保各類檔案材料完整、準確、安全和有效利用，實現資源共享。任何部門和個人不得把集團公司檔案資料據為己有。

4、集團各職能部門應有專人負責部門檔案的保管、移交職責，在業務上接受集團檔案室的業務指導。

5、工程項目檔案工作要做到項目活動一開始就與建立檔案工 作同步進行。公司項目部（外阜項目）設置專人負責所在部門、項目文件的收集、整理工作,他是集團與公司各項目之間文件歸檔傳輸的唯一接口，所有項目文件從項目地輸出歸檔都必須通過項目檔案管理 1

部門。項目檔案工作接受集團檔案室的業務指導。

二、管理職責

集團檔案室管理職責

1、集團檔案室是檔案信息儲存、開發利用、服務交流的中心，負責集團各類檔案的管理。

2、實施對本集團的檔案管理工作和集團所屬公司檔案工作的監督、檢查、指導。

3、負責各類檔案的接收、收集、整理、保管、統計、鑒定和提供利用等工作。

4、負責集團公司檔案專、兼職工作人員業務培訓。

5、做好檔案的保密與安全工作。

集團各職能部門檔案職責：

1、依據本部門檔案歸檔范圍的要求，負責管理、收集本部門的文 件資料，力求使本部門文件保持齊全、完整。

2、應隨時對已閱辦的文件及時進行收集整理，所收文件需進行登 記、檢查完整情況，按規定時間向檔案室移交。

3、注意本部門的資料積累工作（包括實物檔案以及領導外出開會 帶回的有保留價值的文件材料），于次年初集中移交檔案室保管。

各項目管理部門檔案職責：

1、負責收集項目經營中形成的各種文件資料，并按歸檔范圍要求分類、造冊。當某單位工程結束時，及時將所產生的竣工技術資料、竣工圖紙移交集團檔案室。

2、對于在施工過程中產生的定期開箱的文件資料，須在開箱后的第二天及時移交給集團檔案室。

三、歸檔范圍

各部門歸檔范圍詳見附表1。

四、不歸檔的文件資料1、2、無查考價值的臨時性、事務性文件 未經領導審閱簽發、未生效文件、一般性文件歷次修改（主 要領導人親筆修改和負責人簽字的最后定稿除外）。

3、部門互發的與本部門業務沒有直接關系不需辦理的只有臨 時性參考作用的文件資料。

4、五、歸檔要求

1、文件資料的收集、管理實行部門負責制度。各部門（項目）均應指定兼職檔案員（文秘人員），負責管理本部門（項目）文件材料的收集、管理、移交工作。

2、各職能部門要求遵循文件資料的形成規律和特點，保持文件 之間有機聯系，歸檔的各種文件資料一律要原件。應當將每份文件的正件與附件、正本與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在重份文件和重份圖紙

一起。份數、頁數均應齊全完整。

3、兩個以上的職能部門共同承辦所形成的文件資料，由最后承辦職能部門歸檔。集團同外單位聯合制發的文件，由本集團主辦部門歸檔。

4、工程竣工檔案，必須真實地反映工程竣工后的實際情況，所歸檔的項目文件資料應為原始件，如果在文件資料只有一份原件并必須移交城建檔案館時，須在移交復印件時附上原始件去向說明，并在復印件上加蓋有效章，視為原件，均應具有法律效用。

5、在接收施工單位和其他相關單位移交的項目竣工檔案時，必須詳細檢查資料的有效性和完整性，做到所接收的項目文件簽章有效，附件齊全，文件、圖紙與實物、實況相符，錄音、錄像文件載體有效，所有電子文件都使用不可擦寫的電子介質存儲。

6、編制工程竣工檔案，必須采用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖、書寫墨水，不得使用紅色墨水、復寫紙和一般圓珠筆等。

7、凡是歸檔的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準確。

8、基建項目由幾個單位分別承包的，在兼職檔案員的參與下，由承包單位負責收集、整理本單位的基建文件材料，待工程竣工后，由各承包單位提交完整、準確、系統的基建檔案材料。

六、歸檔時間

1、文件資料移交時間：每年各部門形成的文件材料，由各部門 兼職檔案員負責收集整理，于次年1月底前，向集團檔案室移交歸檔。

2、集團公司所產生的各類合同等檔案資料，在合同檔案生效后馬上向檔案室進行移交。

3、各公司項目按工程的階段或單位工程結束時進行竣工資料歸檔，停、緩建工程技術檔案應在工程停、緩建后立即歸檔。

4、在建設工程竣工驗收合格后三個月內向檔案室移交建設項目檔案。

七、歸檔移交手續

1、歸檔手續：移交（接收）檔案時，要認真履行交接手續，填寫檔案移交（接收）登記表（見附件2），經部門、項目經理審核簽字后，由經辦人隨同檔案實體向檔案室移交。

2、檔案室要對移交的各類檔案認真進行審查、驗收，清點無誤 后，交接雙方在移交清單上簽字或蓋章，各執一份存查。

第五篇：公司合同歸檔辦法

南京鋒尚房地產開發有限公司合同歸檔辦法

一、公司合同按內容共分為三類

1、工程合同，合同編號：南鋒房(工)合200X-XXX號

包括：規劃、設計、勘察、監理、造價咨詢、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設備購買及安裝、室外環境的設計、施工合同?

2、宣傳合同，合同編號：南鋒房(宣)合200X-XXX號

包括：戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷合同

3、行政合同，合同編號：南鋒房(行)合200X-XXX號

包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動合同、借款協議等

二、合同接收程序

合同經辦人將完整的合同（包括合同會簽審批單及合同）存檔時，應在檔案接收登記本上登記并 簽字，注明：合同名稱、存檔日期、數量。一般情況下，存檔合同應為正副本各一份。

三、合同存檔程序

合同交接后，首先對合同進行分類、蓋上合同編號章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲在相應的檔案室電腦的“合同”文件夾內，同時將合同信息登記在“合同”文件夾內對應的excel格式的“合同目錄”上，并將合同編號與PDF格式的文件進行超級鏈接。第三，將正本合同存放在獨立的牛皮紙檔案盒內，按編號先后順序收存于檔案室鐵皮柜里。

四、合同補充協議接收、存檔程序

由于合同變更而產生補充協議時，接收程序同上。存檔時，要將合同補充協議編號為：南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協議1（當合同多次變更時，補充協議的編號順應為南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協議2，……）。補充協議要與原合同一起保存在同一個檔案盒內。PDF格式的補充協議要與原合同的PDF文件進行合并，同時更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關信息，并在備注欄說明：有補充協議，日期：XX年X月X日。

五、《付款審批表》和《入庫單》存檔程序

合同的《付款付款審批表》第一聯（白色）和《入庫單》（白色）應存在檔案室，接收程序同上，并保存在該份合同的檔案盒內。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進行合并。同時更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關信息。

六、副本合同向財務部移交程序

副本合同在檔案室蓋章編號后，應由檔案室交財務部保管，雙方交接合同時要在《檔案移交登記 本》上簽字確認，包括：合同名稱、移交時間、移交數量、移交人和接收人簽字。《檔案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮柜內。同樣，財務部也應要求副本合同移交人在財務部的《檔案接收登記 本》上簽字確認。

七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動硬盤上，移動硬盤保存在檔案室鐵皮柜內。移動硬盤不能外借。

八、本管理辦法由行政部負責解釋。