第一篇：關于銷售合同整理歸檔的通知

關于銷售合同整理歸檔的通知

各***負責人：

您好！

當前合同管理混亂，存在以下不良現象：

一、合同擺放散亂。合同被寄存在不同位置，開具發票、整合業績表時找不到合同；

二、合同缺失。由于之前流程不規范，存在貨已經發出到結款的時，找不到合同的現象；

三、銷售合同缺乏統一管理。

為改善此類現象、減少因合同帶給公司相關部門工作麻煩，避免浪費時間、人力，杜絕找不到合同的現象。

現***要規范合同管理流程，對銷售合同做如下規定：

1、各辦事處在簽訂銷售合同并已將合同設備申請完畢后，需按照我們提供給大家的臺賬表格將合同相關信息填寫完畢。

2、需要開具發票時將合同原件和合同臺賬表一并發回公司備檔。注意以后每份合同均需在合同封面上用鉛筆寫出申請該項目的OA單號（若有多個OA單號，要求全部寫上）。

3、以后與客戶間有新的合作方式，且大家如若不知道如何填寫合同臺賬時，可以與公司***聯系。

為銷售合同便于統一管理，請將合同原件統一發給***，掃描件和臺賬表發至其郵箱：***電話：***。事情重要，望各***給予配合。特此通知！

***

**年**月**日

第二篇：合同歸檔整理

檔案整理

在合同文本雙方簽字蓋章完畢后，由合同承辦人兩日內將合同以下有關資料移交法務部，并由法務部專人簽收，法務部專人兩日內負責將其記錄到合同臺賬，同時，法務部專人每兩周應查對已經用印并錄入合同編號的合同的歸檔情況，對于出現的異常情況應及時上報。合同臺賬明細必須至少包括以下主要內容：合同編號、合同對方、合同標的、合同金額、簽訂時間、最終簽署人、合同正本份數、有無變更或解除或其它事項的備注等。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附掃描件）

（二）合同審批表。（附掃描件）

（三）與合同簽署有關的基礎、背景資料。（附掃描件）

（四）合同對方當事人資信證明材料，包括但不限于加蓋公章的營業執照復印件、稅務登記證復印件、特定行業的設立或運營許可證明等。

（五）或有的法定代表人身份證明書、授權委托書、個人身份證明，當對方簽字人不是其法定代表人時，應當向其索取由其公司簽發的法定代表人身份證明書、對代理人的授權委托書，對方為自然人的應當索取其身份證明。

合同履行完畢或合同的權利義務終止后，由合同承辦人五日內將合同以下有關資料移交法務部，并由法務部專人簽收，法務部專門人員負責將其補充到合同臺賬中，其中若屬于法務部承辦事項的有關資料由法務部自動歸檔。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同履行中或有的電傳、信函、電報、圖表等。（附掃描件）

（二）或有的有關變更或解除合同的協議及一切相關文字信息、音像資料等。（附掃描件）

（三）或有的有關糾紛處理的協議書、調解書、裁決書、判決書等。（附掃描件）

（四）其它應當存檔的合同相關資料。（附掃描件）

法務部應當每月末比對合同臺賬，檢查已審批用印的合同相關資料是否歸檔完畢，對于合同編號已經登記在合同臺賬，但承辦部門沒有上交的合同資料，由

法務部專人通知相應承辦部門立即上交；對于已經備注在合同臺賬、但承辦部門沒有上交的涉及合同變更解除或糾紛處理涉及的有關資料，由法務部專人通知相應承辦部門立即上交。

合同承辦人按合同約定，承擔通知義務，組織合同履行，辦理相關事項，重大合同每季度填寫《合同履行情況統計表》報法務部備案。

《合同履行情況統計表》應包括合同編號、合同對方、合同標的、合同履行階段、合同收付款金額、對方資信狀況、或有的履行爭議以及違約情況等。

第三篇：合同歸檔管理辦法

板府辦[2012]xx號

印發《××鎮政府合同歸檔管理暫行辦法》的通知

各村（居）委會、部門、單位：

《××鎮政府合同歸檔管理暫行辦法》業經鎮委、鎮政府同意，現印發給你們，請遵照執行。

××鎮人民政府辦公室

二○一二年一月xx日

××鎮人民政府辦公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××鎮政府合同歸檔管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了加強合同管理工作，促進依法理財和各項事業的發展，按照《中華人民共和國合同法》以及國家、省、市有關規定，結合我鎮實際，制定本暫行辦法。

第二條本辦法所稱的合同是指××鎮機關部門、鎮屬企事業單位，鎮財政供養的市直屬機關基層分局（所），醫院、居委會以及各公辦中小學校幼兒園（下稱合同承辦部門）作為獨立的民事主體在參與社會經濟和民事活動中與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間明確雙方的權利、義務關系所設立的書面協議。具體包括：

（一）建設工程項目的勘察、設計、施工、監理等合同；

（二）物質、儀器、設備的買賣等合同；

（三）向外借款或在法律法規許可的前提下為其他單位提供擔保的合同；

（四）物業租賃、土地租賃、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮政府利益的合同及服務合同等。

第三條合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規定的合同，其歸檔管理均應遵守本辦法。

第二章相關管理機構及職能

第四條鎮政府辦公室職責

（一）宣傳貫徹《合同法》和國家有關法律、法規，制定并組織實施鎮政府合同歸檔管理的規章制度；

（二）負責鎮政府對外合同簽字或委托簽字的審核和蓋章工作，如無合同編號的合同，一律不予蓋章；

（三）督促合同承辦部門及時將簽訂的合同送合同歸檔管理部門；

（四）負責已執行完畢的合同的歸檔管理。

（五）鎮政府規定的其它職責。

第五條 合同歸檔管理部門職責

鎮財政所是鎮的合同歸檔管理部門，全面負責合同的歸檔管理工作。其主要職責是：

（一）對所有合同統一編號；

（二）按合同編號、內容、甲乙雙方、要點摘要、時間、標的、履行完畢等項目分類歸檔；

（三）督促合同承辦部門及時報送合同；

（四）負責對單位合同簽訂情況的日常抽檢；

（五）協助有關部門對合同簽訂后的履行情況進行監督、監察；

（六）對合同執行期間的檔案資料安全負責。合同執行完畢

3后移交至黨政辦檔案室。

（七）鎮政府規定的其它職責。

第六條各合同承辦部門的職責

（一）簽訂合同前到鎮財政部門領取合同編號，如承包部門簽訂沒有合同編號的合同，財政所原則上不予補發合同編號及收付款項。

（二）簽訂合同后2個工作天內要將1份合同正本送合同歸檔管理部門；

（三）監督檢查本部門承辦合同的履行情況，發現問題及時解決，建立合同時限條款預警機制，定期向合同歸檔管理部門反映合同監督管理情況；

（四）發生爭議的合同應及時向合同主管部門和鎮相關領導匯報，參與爭議處理，及時提供處理爭議的有關證據；

（五）鎮政府規定的其它職責。

第三章合同的簽字和蓋章

第七條對外訂立的合同，原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁在空白文本上蓋章，嚴禁我方簽字蓋章后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有特殊情況的，需經有關鎮領導批準。

第八條屬政府簽訂的合同，須由鎮長簽字或鎮長書面委托

4相關人員簽字，政府辦方可蓋章。屬部門對外簽訂的合同，須填寫《簽訂合同審批表》，經主管鎮領導審批同意后，由部門法人或負責人簽訂。

第九條對于兩頁以上的合同須標明頁碼并加蓋騎縫章。

第十條簽訂的合同一般應有一式四份，對方一份，合同承辦部門一份，合同歸檔管理部門一份，鎮財務會計一份。

第四章合同歸檔責任與紀律

第十一條合同承辦部門所有對內、對外簽訂合同前，必須到合同歸檔管理部門領取合同編號；合同簽訂后要及時將一份送合同歸檔管理部門，一份送鎮財務部門。如工作失誤造成經濟或其他損失，將依照有關規定追究相關責任人的責任。

第十二條合同歸檔管理部門必須依法并按規定的程序嚴格履行崗位職責，督促合同承辦部門及時報送合同，開展日常抽檢，做好分類歸檔工作，加強合同日常保管，確保合同不損壞或遺失，否則將依照有關規定追究責任。

第五章附則

第十三條本暫行辦法與上級新的文件規定相矛盾時，按上級文件規定執行。

第十四條本辦法自2012年x月x日起施行。以前簽訂正在執行的合同，合同承辦部門須于x月x日前將合同復印件（蓋合同承辦部門公章）交合同歸檔管理部門。

第十五條本暫行辦法由鎮政府辦公室負責解釋。6

第四篇：公司合同歸檔辦法

南京鋒尚房地產開發有限公司合同歸檔辦法

一、公司合同按內容共分為三類

1、工程合同，合同編號：南鋒房(工)合200X-XXX號

包括：規劃、設計、勘察、監理、造價咨詢、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設備購買及安裝、室外環境的設計、施工合同?

2、宣傳合同，合同編號：南鋒房(宣)合200X-XXX號

包括：戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷合同

3、行政合同，合同編號：南鋒房(行)合200X-XXX號

包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動合同、借款協議等

二、合同接收程序

合同經辦人將完整的合同（包括合同會簽審批單及合同）存檔時，應在檔案接收登記本上登記并 簽字，注明：合同名稱、存檔日期、數量。一般情況下，存檔合同應為正副本各一份。

三、合同存檔程序

合同交接后，首先對合同進行分類、蓋上合同編號章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲在相應的檔案室電腦的“合同”文件夾內，同時將合同信息登記在“合同”文件夾內對應的excel格式的“合同目錄”上，并將合同編號與PDF格式的文件進行超級鏈接。第三，將正本合同存放在獨立的牛皮紙檔案盒內，按編號先后順序收存于檔案室鐵皮柜里。

四、合同補充協議接收、存檔程序

由于合同變更而產生補充協議時，接收程序同上。存檔時，要將合同補充協議編號為：南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協議1（當合同多次變更時，補充協議的編號順應為南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協議2，……）。補充協議要與原合同一起保存在同一個檔案盒內。PDF格式的補充協議要與原合同的PDF文件進行合并，同時更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關信息，并在備注欄說明：有補充協議，日期：XX年X月X日。

五、《付款審批表》和《入庫單》存檔程序

合同的《付款付款審批表》第一聯（白色）和《入庫單》（白色）應存在檔案室，接收程序同上，并保存在該份合同的檔案盒內。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進行合并。同時更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關信息。

六、副本合同向財務部移交程序

副本合同在檔案室蓋章編號后，應由檔案室交財務部保管，雙方交接合同時要在《檔案移交登記 本》上簽字確認，包括：合同名稱、移交時間、移交數量、移交人和接收人簽字。《檔案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮柜內。同樣，財務部也應要求副本合同移交人在財務部的《檔案接收登記 本》上簽字確認。

七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動硬盤上，移動硬盤保存在檔案室鐵皮柜內。移動硬盤不能外借。

八、本管理辦法由行政部負責解釋。

第五篇：檔案歸檔工作通知.

關于做好2012各部門資料歸檔工作的通知

各部門、車間：

為了做好2012年資料歸檔工作，確保公司文件、資料的完整性，便為查閱利用，嚴防毀損、散失和泄密；請各部門主管及本崗位負責人按照《檔案的整理與歸檔工作規范》的收集范圍和要求收集、分類、整理本部門及本崗位2012歸檔材料保管工作，維護文件、材料的完整和安全。希各部門、車間將整理好的歸檔材料于2012年12月10之前上交人事部，公司行政部將檢查、登記各部門、車間收集、整理、材料歸檔情況。各部門、車間請按照以下要求做好歸檔工作：

一、歸檔材料內容：

凡是在各部門、車間工作中直接形成的具有保存價值的文件和具有查考利用的各類資料、原始計錄、數據、圖表以及與本公司生產經營活動相關聯的材料、文件、報表等都要齊全完整地收集、分類、整理、歸檔、保管，均屬歸檔文件。特別要注意收集對公司的歷史、經營、發展具有參考、憑證作用的原始材料，如規章制度、統計報表（包括各種上報數據）或以公司名義參加簽訂的合同、協議等。不屬歸檔范圍的文件材料按歸檔要求整理成卷，留存本部門、車間資料室備查。

二、歸檔時間：

2012年12月1日—2012年12月10日

三、歸檔材料：

財務部：會計憑證、會計賬薄和財務報告等會計核算專業材料是記錄和反應公司經濟業務的重要史料和證據，具體包括：

1、會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證和其它會計憑證。

2、會計帳薄類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產資料、輔助帳薄和其它會計帳薄。

3、財務報告類：月度、季度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其它財務報告，如《部門財務預算》草稿。

4、其它類：銀行存款余額調節表、銀行對帳單，其它應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。

銷售部：

1、客戶資料：包括客戶登記表、客戶身份證復印件、有效簽單人員名單、電話、客戶背景。

2、與客戶簽訂的合同、協議、銷售訂單、客戶檔案、資料情況。

3、客戶的欠款、還款情況（簽單客戶）。

4、客戶投訴（客戶投訴記錄）、折價情況。

5、促銷方案，內部人員銷售記錄，生產部：

1、設備清單

2、《月度生產計劃表》、《生產制造指令單》、《生產日報表》

《調度單》、《物料申購單》、《生產流程表》、《驗收報告》

《產品質量標準》、《產品工藝標準》《員工計件、記時日報表》。

《提成報告》、《退貨報告》

倉儲部：

《成品出、入庫單》、《客戶檔案》、《客戶投訴記錄》

《采購收貨入庫清單》、《銷售退貨入庫清單》、《驗收單》

《借、領用退貨入庫單》、《盤存報告表》《倉庫臺帳》

半成品：

《送貨、來料驗收單》、《材料入庫日、月報表》、《領、退 料單》

《來料收、發月報表 》、《原材料庫存月報表》、《廢料處理報告》

《調撥表》、《材料出、入存庫明細表》、《收、發、存匯總表》

《入庫、出庫》登記記錄、《盤存報告表》、《倉庫臺帳》

《退貨處理意見書》、《來料驗收報告》

附注：從2012年12月1日起，每個月1號--------10號為公司文件、資料歸檔期限，希各部門、車間安排好自己的工作和時間，請遵照。

特此通知

辦

公室

二〇一二年十一月二十七日