第一篇：研究所電子文本、數(shù)據(jù)歸檔管理辦法

電子文本、數(shù)據(jù)歸檔管理辦法

哈爾濱安宜汽車飾件系統(tǒng)有限公司

第一條為了加強對電子文本、數(shù)據(jù)的歸檔管理，有效維護電子文本、數(shù)據(jù)的真實性、完整性、安全性和可識別性，制定本辦法。

第二條本辦法所稱的電子文本、數(shù)據(jù)，是指具有規(guī)范格式的文字、圖表、2D、3D等電子格式的數(shù)據(jù)。

第三條電子文本、數(shù)據(jù)的形成或接收人負責及時把需要歸檔的電子文本、數(shù)據(jù)移交給文檔管理員，文檔管理員負責將收集的電子文本、數(shù)據(jù)進行整理、歸檔、保管。電子文本、數(shù)據(jù)的內(nèi)容及其真實性、完整性、重要性，移交前須由移交人負責向文檔管理員進行講解。

第四條電子文本、數(shù)據(jù)的收發(fā)登記表及其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文本、數(shù)據(jù)一同歸檔保存。

第五條通過存儲載體進行交接的歸檔電子文本、數(shù)據(jù)，移交人與文檔管理員均應(yīng)共同對其載體進行檢驗，確保載體無故障、無病毒等。

第六條 歸檔電子文本、數(shù)據(jù)應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機載上，如光盤、移動硬盤等。

第七條超過保管期限或作廢更新的歸檔電子文本、數(shù)據(jù)的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子文本、數(shù)據(jù)可以進行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案管理員列出銷毀文件的目錄備查。

第八條本辦法自2005年10月1日起施

第二篇：天津市電子公文歸檔管理辦法

天津市電子公文歸檔管理辦法

第一條 為加強和規(guī)范機關(guān)政務(wù)活動中形成的電子公文歸檔管理工作，根據(jù)國家《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）以及天津市有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市各級機關(guān)、團體、事業(yè)單位從事政務(wù)及其相關(guān)活動產(chǎn)生的電子公文歸檔管理。企業(yè)單位及其它社會組織可參照本辦法執(zhí)行。

第三條 本辦法所稱電子公文，是指在電子政務(wù)活動中產(chǎn)生并依賴各辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有參考、利用價值和規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。其它電子文件可參照本辦法執(zhí)行。

第四條 電子公文歸檔與管理工作，應(yīng)遵循電子公文真實、完整、有效、安全的原則，做到電子政務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文必須歸檔和歸檔的電子公文必須規(guī)范，確保電子公文安全管理。

第五條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，負責對本級國家機關(guān)、團體、事業(yè)單位產(chǎn)生的電子公文歸檔管理實行監(jiān)督指導(dǎo)。

第六條 電子公文的歸檔管理工作應(yīng)統(tǒng)籌納入本單位電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。

第七條 電子公文的真實性、完整性、有效性和安全性，歸檔前由電子公文形成部門負責，歸檔后由檔案管理部門負責。電子公文運行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應(yīng)有嚴格的技術(shù)保障措施，保存必要元數(shù)據(jù)，確保電子公文的真實、完整、有效和安全。

第八條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素撠熾娮庸臍w檔工作，明確部門和人員職責，制定歸檔工作流程。單位檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文形成、辦理、收集和歸檔各工作環(huán)節(jié)。

第九條 基于電子公文管理系統(tǒng)形成、辦理的電子公文，元數(shù)據(jù)要求和用法執(zhí)行《天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定；電子公文歸檔的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)執(zhí)行《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定。

第十條 非電子公文管理系統(tǒng)形成的電子公文，要使用檔案管理系統(tǒng)進行歸檔管理，元數(shù)據(jù)補充完整，形成規(guī)范的電子目錄，電子目錄字段至少包含檔號（含組織機構(gòu)代碼、全宗號、保管期限、、機構(gòu)/問題、盒號、件號）、題名、責任者、文號、頁數(shù)、日期、保管期限、密級等信息；電子公文保證與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，進行版式轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理后，對照目錄進行掛接；向綜合檔案館移交時數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)參照《天津市文書檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB12/T 118—2005）執(zhí)行。

第十一條 電子公文形成單位未應(yīng)用現(xiàn)代化辦公手段的，要對紙質(zhì)文件及時收集、整理、歸檔，并進行數(shù)字化掃描處理，形成電子目錄，同第十條要求，并指明檔案原文存儲位置。

第十二條 檔案管理部門負責接收本單位形成的應(yīng)歸檔電子公文，按照本單位的利用需求以及向同級檔案館移交的要求，對接收后的電子公文進行規(guī)范化整理、補錄、鑒定、存儲、備份等工作。

第十三條 各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子公文的歸檔內(nèi)容包括：

（一）符合規(guī)范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉(zhuǎn)換成版式文件。

（二）系統(tǒng)形成的原格式電子公文原件，包括電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、重要文件的歷次修改稿及文件在辦理過程中的留痕信息。

（三）文件處理單及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見。

（四）基于系統(tǒng)管理的電子公文元數(shù)據(jù)。

（五）基于系統(tǒng)管理的電子簽名、電子印章等。

以上內(nèi)容的保管期限應(yīng)當一致。特殊格式的電子公文，應(yīng)當將相應(yīng)的查看軟件一并歸檔。

第十四條 電子公文歸檔格式要求

電子公文在形成、收集過程中可采用通用格式，在歸檔或歸檔前要轉(zhuǎn)換為版式文件，版式文件格式應(yīng)與國家允許的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位圖文件形成的電子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。歸檔時除保留系統(tǒng)生成格式外需要進行版式文件轉(zhuǎn)換，按電子公文及其組件順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件；

專用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式后按要求轉(zhuǎn)為版式文件歸檔。

第十五條 基于系統(tǒng)管理的歸檔電子公文的真實性、完整性、有效性、安全性的保證要求：

（一）真實性：要建立對歸檔電子公文操作者的身份識別與權(quán)限控制；設(shè)置符合安全要求的文件操作日志，隨時自動記錄對歸檔電子公文實施操作的人員、時間、內(nèi)容等；有條件的可采用數(shù)字簽名等技術(shù)對歸檔操作進行記錄。

（二）完整性：要對電子公文處理過程中的各類操作者和責任者進行登記；對歸檔電子公文的必要元數(shù)據(jù)項和歸檔內(nèi)容進行檢查，應(yīng)確保歸檔內(nèi)容齊全完整。

（三）有效性：歸檔電子公文的文件格式除原系統(tǒng)生成的格式外，還應(yīng)轉(zhuǎn)換成符合國家和本市規(guī)定的版式格式，并保證可讀。

（四）安全性：要對歸檔電子公文進行病毒檢測，確保不攜帶病毒；若有存儲載體應(yīng)保持清潔、無劃痕，確保載體可識別。

第十六條 電子公文的歸檔整理

（一）電子公文歸檔以件為單位整理。電子公文按照文件辦結(jié)時間排序，一份電子公文作為一件；歸檔整理以為單位相對集中，具有聯(lián)系的文件標注文件題名作為相互間的關(guān)聯(lián)。檔案管理軟件或具有輔助歸檔整理功能的軟件要具有元數(shù)據(jù)捕獲、手工調(diào)整文件順序等功能。

（二）電子公文歸檔時對相關(guān)項目和內(nèi)容進行檢查，基于系統(tǒng)形成、辦理的電子公文要符合“四性”保證要求；非系統(tǒng)形成的電子公文要對照紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章等信息，保證電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文在內(nèi)容及表現(xiàn)形式上一致，處理過程無差錯。

（三）電子公文在檢查無誤的情況下按照鑒定要求進行歸檔。歸檔時由系統(tǒng)生成歸檔章，歸檔章樣式與紙質(zhì)檔案歸檔章一致，各項內(nèi)容可由系統(tǒng)自動填寫，歸檔章加蓋在歸檔電子公文首頁上端居右位置。

（四）電子公文整理歸檔后，以為單位填寫《歸檔電子公文登記表》（首頁）的各項內(nèi)容，以件為單位形成《歸檔電子公文登記表》（續(xù)頁）（見附件），并能以紙質(zhì)形式輸出。

（五）電子公文歸檔后應(yīng)保持目錄與電子公文的一一對應(yīng)。

（六）對于加密電子公文，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時歸檔，并按保密要求進行管理。

（七）電子公文形成單位必須將具有永久和30年保管期限的電子公文制成紙質(zhì)文件，采用電子簽名或電子印章等技術(shù)的直接制成紙質(zhì)文件，未采用的制成紙質(zhì)文件后需由領(lǐng)導(dǎo)手工回簽。所制成的紙質(zhì)文件與電子公文一同歸檔。

第十七條 電子公文的歸檔時間與方式

（一）電子公文可實時歸檔，也可與紙質(zhì)文件同步歸檔。

（二）歸檔可采用邏輯歸檔或物理歸檔的方式。

第十八條 歸檔電子公文的管理

（一）檔案管理部門采用專用軟件進行管理。

（二）涉密歸檔電子公文管理應(yīng)符合國家保密相關(guān)要求。

（三）檔案管理部門要進行定期備份，參照《天津市電子檔案備份管理規(guī)定（試行）》執(zhí)行。

（四）系統(tǒng)更新時應(yīng)及時對歸檔電子公文進行遷移，并保持數(shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

（五）超過保管期限規(guī)定的電子公文參照紙質(zhì)文件要求進行鑒定和銷毀，對確認銷毀的電子公文可進行邏輯或物理刪除，并生成銷毀文件目錄備查。

第十九條 歸檔電子公文的移交

歸檔電子公文按照《天津市文書類電子檔案移交與接收辦法（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）向同級國家綜合檔案館進行移交。

第二十條 本辦法由天津市檔案局負責解釋。

第二十一條 本辦法自公布之日起施行。《天津市電子公文歸檔管理暫行辦法》（津檔〔2006〕9號）同時廢止。

附件：

歸檔電子公文登記表

第三篇：大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法

大學(xué)電子文件歸檔及管理辦法

第一條　為規(guī)范我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的精神，制定本辦法。

第二條　本辦法所稱電子文件，是指通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

第三條　機關(guān)各處室、院（系、部）等單位和部門應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定專人（一般為單位或部門兼職檔案員）負責本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門）文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責任。

第四條　凡有保存價值的電子文件，文件形成單位（部門）均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五條　電子文件的收集與積累要求

（1）收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；

（2）對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JpEG、TIFF為通用格式；

（3）對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；

（4）對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制成的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MpEG、AVI為通用格式；

（5）對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、Mp3為通用格式；

（6）對用通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時應(yīng)連同專用軟件一并收集。

第六條　電子文件歸檔的基本要求

（1）電子文件應(yīng)按照本單位（部門）紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；

（2）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標簽，標簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；

（3）電子文件歸檔時，應(yīng)同時填寫《電子文件登記表》，與相應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

（4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門）應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

第七條　歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門）必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門）保存。

第八條　電子文件的檢驗應(yīng)包括以下項目

（1）載體有無劃痕、是否清潔；

（2）有無病毒；

（3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗和審核手續(xù)；

（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

（5）對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

第九條　綜合檔案室應(yīng)按照檢驗要求對移交電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應(yīng)退回形成單位（部門）重新制作。

第十條　移交綜合檔案室的電子文件應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一條　歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35%-45%。

歸檔電子文件在形成單位（部門）的保管，也應(yīng)參照上述條件。

第十二條　電子文件歸檔每滿一年對涉及的電子文件形成單位（部門）和檔案室的設(shè)備更新情況進行檢查登記。設(shè)備更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進行處置。

第十三條　檔案室對保管的電子文件應(yīng)定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存。

（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。

第十四條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準，任何部門和個人不得擅自復(fù)制電子文件；利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件；利用時要遵守保密規(guī)定；利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

第十五條　歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實施；屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦寫載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

第十六條　檔案室應(yīng)及時按對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

第十七條 本辦法自印發(fā)之日起施行，解釋權(quán)歸學(xué)院綜合檔案室，未盡事宜參照國家其他有關(guān)電子文件的標準和規(guī)定。

第四篇：電子公文歸檔管理辦法

國家檔案局令

第6號令

《電子公文歸檔管理暫行辦法》已于2003年7月22日經(jīng)國家檔案局局務(wù)會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2003年9月1日起施行。

局長

毛福民

2003年7月28日

電子公文歸檔管理暫行辦法

第一條

為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條

電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素撠煴締挝坏碾娮庸臍w檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責任。

機關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。第四條

副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

第五條

電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。第六條

電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔。

第七條

電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條

需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機讀目錄。

第九條

電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。第十條

電子公文的歸檔應(yīng)在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條

電子公文形成單位應(yīng)在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

第十三條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項目進行檢查，檢查項目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條

歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條

通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條

歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條

歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條

檔案部門應(yīng)加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條

超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條

其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條

本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標準和規(guī)定。第二十二條

本辦法由國家檔案局負責解釋。

第五篇：論大數(shù)據(jù)背景下的電子文件歸檔

淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子文件的歸檔管理

2011413078 游玫玫

摘要：

主題詞：

一、引言

隨著物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、社會化網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)將成幾何級數(shù)增長。據(jù)估計，2007年，人類大約存儲了超過300艾字節(jié)的數(shù)據(jù)，而到2013年，世界上存儲的數(shù)據(jù)預(yù)計能達到1.2澤字節(jié)。其中，非數(shù)字數(shù)據(jù)只占不到2%。“大數(shù)據(jù)”時代已經(jīng)悄然來臨，并給各行各業(yè)帶來了數(shù)據(jù)使用方式的根本性變革。這場變革也必然對檔案界產(chǎn)生深刻影響。在大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)都面臨著對龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們越來越認識到對自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。其中，數(shù)據(jù)的爆炸式增長也必然帶來電子文件的爆炸式增長，并將成為新生成文件的主體。電子文件是數(shù)字檔案館信息資源的重要來源,是數(shù)字檔案館管理的主要對象。但是,目前電子文件的歸檔工作還沒有得到足夠的重視, 很多重要的電子文件無法確定其保管的職責而游離在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，處于檔案的管理之外,這樣勢必給我們進行的檔案數(shù)字化建設(shè)造成不可彌補的損失。因此,在大數(shù)據(jù)時代背景下做好電子文件的捕獲和歸檔工作刻不容緩。

二、何謂“大數(shù)據(jù)”

（一）大數(shù)據(jù)的概念

與云計算一樣，“大數(shù)據(jù)”（Ｂｉｇ Ｄａｔａ）是最近幾年被人們熱議的話題。半個世紀以來，隨著計算機技術(shù)全面融入社會生活，信息呈幾何式增長，量的積累引起了質(zhì)的改變。而最先經(jīng)歷信息爆炸的學(xué)科是，如天文學(xué)和基因?qū)W。創(chuàng)造出了“大數(shù)據(jù)”這個概念，進而發(fā)展到所有的領(lǐng)域中。最初，大數(shù)據(jù)這個概念是指需要處理的信息量過大，超過了一般電腦處理數(shù)據(jù)所能使用的內(nèi)存量，因此工程師必須改進處理數(shù)據(jù)的工具。今天，大數(shù)據(jù)是人們大規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上可以做到的事情，而這些事情在小規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上是無法完成的。大數(shù)據(jù)是人民獲得新的認知、創(chuàng)造新的價值的源泉；大數(shù)據(jù)還是改變市場、組織機構(gòu)以及政府與公民關(guān)系的方法。

（二）大數(shù)據(jù)，大挑戰(zhàn)

2013 年 1 月 29 日，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部公布了首批 90個智慧城市試點，由家統(tǒng)一規(guī)劃和施行的智慧城市建設(shè)正式起步。建設(shè)智慧城市要遵循“多用信息少用能源”“、多用信息少受災(zāi)害”以及“多用信息多利民眾”幾項原則。檔案館作為永久保存檔案，并提供檔案為社會服務(wù)的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，儲存有海量的信息資源，是信息資源的聚焦體，但是由于管理方式的落后、人才的欠缺、社會檔案意識的低下等原因，這些信息資源寶藏并沒有得到有效地開發(fā)和利用。智慧城市的建設(shè)是檔案信息資源得以更好開發(fā)和利用的真正機會，是檔案館真正融入城市、提高形象的難得機遇。智慧城市依賴信息的使用，檔案館要想真正融入智慧城市的建設(shè)，就需要盤活檔案館保存的信息，使這些信息融入智慧城市的信息 流，為決策層、為公眾所用，要盤活各個檔案館保存的海量的大數(shù)據(jù)時代，電子文件以指數(shù)級的速度增長，給電子文件的管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，雖然我們知道這些浩瀚的電子文件中蘊藏著巨大的“金礦”，但我們逐漸發(fā)現(xiàn)想要從這

些電子文件中“淘金”比紙質(zhì)文件還困難。面對著巨量的電子文件，我國長期以來提倡的“直接鑒定法”將在此遇到嚴峻的挑戰(zhàn)，文件鑒定人員逐一閱讀每一份電子文件的原文恐怕實在是無能為力。后來檔案界比較認同電子文件的宏觀鑒定 方法，即從總體上判斷機構(gòu)形成有價值文件的能力，而不是直接地對文件加以處理。按照這種思路，在確定一個機構(gòu)是電子文件管理的對象后，就需要對這個機構(gòu)產(chǎn)生的電子文件進行收集，對這些電子文件進行收集只完成了電子文件管理的第一步，而且在現(xiàn)今條件下，收集這些電子文件也并不難，困難的是如何快速的從這些電子文件中檢索出所需要的文件？如何對這些電子文件進行分類？如何鑒定哪些是值得歸檔保存的？如何對這些電子文件進行編研從而抽取出其中的知識因子以供社會利用？要解決上述問題，檔案工作者除了從管理方面尋求解決辦法外還要尋求技術(shù)的幫助。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以從技術(shù)上提供解決這些問題的辦法。在普通的硬件上安裝大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器，就能收集數(shù)據(jù)形成龐大的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，這個量級可以達到每天數(shù) TB 并逐漸向 PB 數(shù)量級擴大，大數(shù)據(jù)軟件可以為機器生成的海量數(shù)據(jù)建立索引，將其整理成可以搜索的鏈接，這正是檔案工作迫切需要的技術(shù)。除此之外大數(shù)據(jù)技術(shù)還能完成數(shù)據(jù)的分類、數(shù)據(jù)的挖掘，從而使檔案界有應(yīng)對越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)的分析能力。

1.2.2 處理非結(jié)構(gòu)化電子文件需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)類型繁多，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用呈現(xiàn)出非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大幅增長的特點，至 2012 年末，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占有例將達到整個數(shù)據(jù)量的 75%以上，同時，由于數(shù)據(jù)顯性或隱性的網(wǎng)絡(luò)化存在，使得數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)聯(lián)無所不在。一直以來，人們對數(shù)據(jù)的管理采用的是關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫，比較有代表性的就是IOE（I 指 IBM 的服務(wù)器，O 指 Oracle 的數(shù)據(jù)庫，E 指 EMC的存儲模式）模式，檔案行業(yè)也如此，但是大數(shù)據(jù)時代，IOE模式已經(jīng)不適合做大數(shù)據(jù)處理。大數(shù)據(jù)應(yīng)用除了數(shù)據(jù)規(guī)模巨大之外，還意味著擁有龐大的文件數(shù)量，因此如何管理文件系統(tǒng)層累積的元數(shù)據(jù)是一個難題，處理當會影響系統(tǒng)的擴展能力和性能。面對著快速增長的非結(jié)構(gòu)化文件，檔案工作者在進行電子文件管理時困難重重，現(xiàn)在基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)庫，如 SQL 已經(jīng)可以做關(guān)系數(shù)據(jù)，也可以做空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而且基于對象的存儲架構(gòu)可以在一個系統(tǒng)中管理十億級別的文件數(shù)量，還不會像傳統(tǒng)存儲一樣遭遇元數(shù)據(jù)管理的困擾，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案工作者管理非結(jié)構(gòu)化電子文件的問題提供了解決之道。

三、電子文件的歸檔

1、電子文件歸檔概念

歸檔是將經(jīng)鑒定具有檔案價值的文件由形成部門向檔案部門移交的過程。無論是紙質(zhì)文件的管理還是電子文件的管理，還是電子文件的管理，歸檔工作都是十分重要的環(huán)節(jié)，都標志著文件管理責任由文件生成部門向檔案部門的全面移交。不同的是，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理環(huán)境中，文件生命周期的階段性相對較為明顯，歸檔通常在文件的生命周期運轉(zhuǎn)形態(tài)，歸檔環(huán)節(jié)可能會前移至電子文件生成或收到之際，甚至在此之前，在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計階段便開始予以規(guī)劃和設(shè)定，加上電子文件自身的技術(shù)特性、多種多樣的載體形式以及計算機管理的特殊要求，使得電子文件的歸檔工作要比紙質(zhì)文件的歸檔工作更為復(fù)雜。

2、電子文件的歸檔方式

邏輯歸檔（logical filing）是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔（physical

filing）是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔有助于充分利用機構(gòu)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)資源共享。物理歸檔可以實現(xiàn)電子文件的集中管理，保證電子文件的安全性。

電子文件的歸檔方式也可分為在線歸檔，離線歸檔和近線歸檔。在線歸檔（On-line Filing）也稱網(wǎng)絡(luò)歸檔。一是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程；二是指邏輯歸檔。離線歸檔（Off-line Filing）指將電子文件存儲在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門的過程，是物理歸檔的另一種方式。近線歸檔（Near-line Filling）外延相對較廣泛，主要定位于在線歸檔和離線歸檔之間的應(yīng)用。就是指將那些并不是經(jīng)常用到，或者說數(shù)據(jù)的訪問量并不大的電子文件存放在性能較低的存儲設(shè)備上。但同時對這些的設(shè)備要求是尋址迅速、傳輸率高。

四、大數(shù)據(jù)背景下電子文件歸檔管理

信息技術(shù)的突飛猛進使互聯(lián)網(wǎng)在當今社會生活中的應(yīng)用日益普及，計算機成為了人們辦公、學(xué)習(xí)不可或缺的工具，信息呈爆炸式的增長，大數(shù)據(jù)時代儼然已經(jīng)來臨。在此背景下，各單位生產(chǎn)出越來越多的電子文件，對于電子文件的歸檔與保存已經(jīng)成為各單位在進行文件歸檔過程當中極為重要的一環(huán)。面對洶涌而來的電子文件，檔案檔案界很有必要探討一下大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案歸檔管理。

1、大數(shù)據(jù)背景下電文件歸檔面臨的問題

在大數(shù)據(jù)時代下，電子文件來源復(fù)雜，種類繁多，隨著技術(shù)的革新，計算機系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，電子文件的歸檔常需要更改載體且需頻繁更改，如何保證電子文件的長久保存與利用，尤其是對于專業(yè)軟件形成的特殊文件，有著技術(shù)和標準運用上難題。在大數(shù)據(jù)的席卷下，由于各級組織、機構(gòu)不同程度地存在著電子文件歸檔方法不恰當、管理方法不科學(xué)、管理制度不健全、管理系統(tǒng)功能不完善等問題，直接威脅著電子文件檔案信息的有效收集、長期留存，影響著信息資源的整合與利用，給電子文件的歸檔管理帶來了嚴重風險和隱患。

第一，當前電子文件的真實完整難以保證。在大數(shù)據(jù)時代，電子文件在很多方面取代了紙質(zhì)文件。它由擬稿者直接寫在磁盤上，并進行修改，然后立即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案管理人員、技術(shù)人員等進行共享。電子文件易于修改，而且改動后難以留下痕跡。電子文件制作過程的虛擬化使對其原件的判別難于實現(xiàn)，在不同時間不同地點，不同人可以獲得相同的文件，因而對于原件的辨認是一件難度頗大的工作，因而時常造成真假難辨的局面。

第二、在電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔、保存、利用等管理活動在各單位仍不普遍，絕大多數(shù)單位仍以紙質(zhì)文件為主要管理對象，電子文件管理沒有得到應(yīng)有的重視。

電子文件收集歸檔的方法和手段雖有不少，但多停留在研究層面、制度層面或起步階段，實際操作中還受到諸多因素的制約。行業(yè)內(nèi)真正實施電子文件網(wǎng)上在線歸檔的單位為數(shù)不多。有些正在實施，有些剛剛起步，更多的還在觀望。電子文件的歸檔管理理論和方法有待在實踐中進一步探索和完善。其中，具體問題如下：

第二，某些機構(gòu)實施了建設(shè)電子文件的歸檔保存，但存在保存電子文件不完整紙質(zhì)文件內(nèi)容不一致，無法及時、準確查找，無法讀取，利用超出權(quán)限等問題，中保存不完整問題最為突出。不完整主要表現(xiàn)為僅歸檔保存了電子文件本身（內(nèi)容），而忽略了背景、結(jié)構(gòu)信息等元數(shù)據(jù)，電子文件的真實性、完整性、安全性和可讀性面臨著巨大風險。

第三，建設(shè)業(yè)務(wù)部門在電子文件歸檔及其管理實踐中缺乏可以依據(jù)和參考的規(guī)范，城建電子文件管理仍處于自我探索、經(jīng)驗管理的階段，導(dǎo)致不同機構(gòu)管理方式差異較大、管理水平參差不齊。

第四，在承認建設(shè)電子文件數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理趨勢的同時，城建檔案館、建設(shè)單位與其他文件形成者就當前城建檔案館接收保存電子文件的必要性，接收電子文件內(nèi)容、類型與格式，接收的優(yōu)先級，具體管理方式等問題尚未達成共識，影響了歸檔接收工作開展的進程。