第一篇：電子公文歸檔管理暫行辦法

電子公文歸檔管理暫行辦法

國家檔案局第6號令

第一條 為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務院辦公廳統(tǒng)一配臵的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任。

機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條 副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

第五條 電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。

第六條 電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔。

第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條 需要永久和長期保存的電子公文，應在每一個存儲載體中同時存有相應的符合規(guī)范要求的機讀目錄。

第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子公文一同歸檔保存。

第十條 電子公文的歸檔應在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務資源網電子郵件系統(tǒng)平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應配臵足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設備。

第十一條 電子公文形成單位應在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設臵足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條 電子公文形成單位應在電子公文處理系統(tǒng)中設臵符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

第十三條 電子公文形成單位應在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質公文核對內容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關的著錄條目等，確認電子公文及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質公文內容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網上交接。第十五條 通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應對其載體和技術環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條 歸檔電子公文應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條 歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條 檔案部門應加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密的規(guī)定，采用聯(lián)網的方式提供利用的，應采取穩(wěn)妥的身份認定、權限控制及在存有電子公文的設備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規(guī)定。

第二十二條 本辦法由國家檔案局負責解釋。第二十三條 本辦法自2003年9月1日起施行。

第二篇：電子公文歸檔管理暫行辦法

電子公文歸檔管理暫行辦法

（國家檔案局令第6號 2003年7月28日發(fā)布）

第一條 為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任。

機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條 副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

第五條 電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。

第六條 電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔。

第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

指把電子文件（3.1）集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

第八條 需要永久和長期保存的電子公文，應在每一個存儲載體中同時存有相應的符合規(guī)范要求的機讀目錄。

第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子公文一同歸檔保存。

第十條 電子公文的歸檔應在“全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務資源網電子郵件系統(tǒng)”平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設備。

第十一條 電子公文形成單位應在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條 電子公文形成單位應在電子公文處理系統(tǒng)設備中設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

第十三條 電子公文形成單位應在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質公文核對內容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關的著錄條目等，確認電子公文及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質公文內容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網上交接。

第十五條 通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應對其載體和技術環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十六條 歸檔電子公文應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸的電子公文應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條 歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條 檔案部門應加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密的規(guī)定，采用聯(lián)網的方式提供利用的，應采取穩(wěn)妥的身份認定、權限控制及在存有電子公文的設備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子公文的標準和規(guī)定。

第二十二條 本辦法由國家檔案局負責解釋。

第二十三條 本辦法自2003年9月1日起施行。

第三篇：天津市電子公文歸檔管理辦法

天津市電子公文歸檔管理辦法

第一條 為加強和規(guī)范機關政務活動中形成的電子公文歸檔管理工作，根據(jù)國家《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）以及天津市有關電子文件管理的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市各級機關、團體、事業(yè)單位從事政務及其相關活動產生的電子公文歸檔管理。企業(yè)單位及其它社會組織可參照本辦法執(zhí)行。

第三條 本辦法所稱電子公文，是指在電子政務活動中產生并依賴各辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有參考、利用價值和規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。其它電子文件可參照本辦法執(zhí)行。

第四條 電子公文歸檔與管理工作，應遵循電子公文真實、完整、有效、安全的原則，做到電子政務活動中產生的有價值的電子公文必須歸檔和歸檔的電子公文必須規(guī)范，確保電子公文安全管理。

第五條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門按統(tǒng)一領導、分級管理的原則，負責對本級國家機關、團體、事業(yè)單位產生的電子公文歸檔管理實行監(jiān)督指導。

第六條 電子公文的歸檔管理工作應統(tǒng)籌納入本單位電子政務和檔案信息化建設規(guī)劃。

第七條 電子公文的真實性、完整性、有效性和安全性，歸檔前由電子公文形成部門負責，歸檔后由檔案管理部門負責。電子公文運行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應有嚴格的技術保障措施，保存必要元數(shù)據(jù)，確保電子公文的真實、完整、有效和安全。

第八條 電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責電子公文歸檔工作，明確部門和人員職責，制定歸檔工作流程。單位檔案部門應參與和指導電子公文形成、辦理、收集和歸檔各工作環(huán)節(jié)。

第九條 基于電子公文管理系統(tǒng)形成、辦理的電子公文，元數(shù)據(jù)要求和用法執(zhí)行《天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關規(guī)定；電子公文歸檔的數(shù)據(jù)組織結構執(zhí)行《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結構要求（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關規(guī)定。

第十條 非電子公文管理系統(tǒng)形成的電子公文，要使用檔案管理系統(tǒng)進行歸檔管理，元數(shù)據(jù)補充完整，形成規(guī)范的電子目錄，電子目錄字段至少包含檔號（含組織機構代碼、全宗號、保管期限、、機構/問題、盒號、件號）、題名、責任者、文號、頁數(shù)、日期、保管期限、密級等信息；電子公文保證與紙質文件內容一致，進行版式轉換，紙質檔案進行數(shù)字化處理后，對照目錄進行掛接；向綜合檔案館移交時數(shù)據(jù)庫結構參照《天津市文書檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式》（DB12/T 118—2005）執(zhí)行。

第十一條 電子公文形成單位未應用現(xiàn)代化辦公手段的，要對紙質文件及時收集、整理、歸檔，并進行數(shù)字化掃描處理，形成電子目錄，同第十條要求，并指明檔案原文存儲位置。

第十二條 檔案管理部門負責接收本單位形成的應歸檔電子公文，按照本單位的利用需求以及向同級檔案館移交的要求，對接收后的電子公文進行規(guī)范化整理、補錄、鑒定、存儲、備份等工作。

第十三條 各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關于紙質文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，電子公文的歸檔內容包括：

（一）符合規(guī)范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉換成版式文件。

（二）系統(tǒng)形成的原格式電子公文原件，包括電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、重要文件的歷次修改稿及文件在辦理過程中的留痕信息。

（三）文件處理單及領導審閱簽署的重要意見。

（四）基于系統(tǒng)管理的電子公文元數(shù)據(jù)。

（五）基于系統(tǒng)管理的電子簽名、電子印章等。

以上內容的保管期限應當一致。特殊格式的電子公文，應當將相應的查看軟件一并歸檔。

第十四條 電子公文歸檔格式要求

電子公文在形成、收集過程中可采用通用格式，在歸檔或歸檔前要轉換為版式文件，版式文件格式應與國家允許的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位圖文件形成的電子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。歸檔時除保留系統(tǒng)生成格式外需要進行版式文件轉換，按電子公文及其組件順序合并轉換為一個版式文件；

專用軟件產生的電子公文應轉換成通用格式后按要求轉為版式文件歸檔。

第十五條 基于系統(tǒng)管理的歸檔電子公文的真實性、完整性、有效性、安全性的保證要求：

（一）真實性：要建立對歸檔電子公文操作者的身份識別與權限控制；設置符合安全要求的文件操作日志，隨時自動記錄對歸檔電子公文實施操作的人員、時間、內容等；有條件的可采用數(shù)字簽名等技術對歸檔操作進行記錄。

（二）完整性：要對電子公文處理過程中的各類操作者和責任者進行登記；對歸檔電子公文的必要元數(shù)據(jù)項和歸檔內容進行檢查，應確保歸檔內容齊全完整。

（三）有效性：歸檔電子公文的文件格式除原系統(tǒng)生成的格式外，還應轉換成符合國家和本市規(guī)定的版式格式，并保證可讀。

（四）安全性：要對歸檔電子公文進行病毒檢測，確保不攜帶病毒；若有存儲載體應保持清潔、無劃痕，確保載體可識別。

第十六條 電子公文的歸檔整理

（一）電子公文歸檔以件為單位整理。電子公文按照文件辦結時間排序，一份電子公文作為一件；歸檔整理以為單位相對集中，具有聯(lián)系的文件標注文件題名作為相互間的關聯(lián)。檔案管理軟件或具有輔助歸檔整理功能的軟件要具有元數(shù)據(jù)捕獲、手工調整文件順序等功能。

（二）電子公文歸檔時對相關項目和內容進行檢查，基于系統(tǒng)形成、辦理的電子公文要符合“四性”保證要求；非系統(tǒng)形成的電子公文要對照紙質公文核對內容、簽章等信息，保證電子公文與相應的紙質公文在內容及表現(xiàn)形式上一致，處理過程無差錯。

（三）電子公文在檢查無誤的情況下按照鑒定要求進行歸檔。歸檔時由系統(tǒng)生成歸檔章，歸檔章樣式與紙質檔案歸檔章一致，各項內容可由系統(tǒng)自動填寫，歸檔章加蓋在歸檔電子公文首頁上端居右位置。

（四）電子公文整理歸檔后，以為單位填寫《歸檔電子公文登記表》（首頁）的各項內容，以件為單位形成《歸檔電子公文登記表》（續(xù)頁）（見附件），并能以紙質形式輸出。

（五）電子公文歸檔后應保持目錄與電子公文的一一對應。

（六）對于加密電子公文，應解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應將其解密程序同時歸檔，并按保密要求進行管理。

（七）電子公文形成單位必須將具有永久和30年保管期限的電子公文制成紙質文件，采用電子簽名或電子印章等技術的直接制成紙質文件，未采用的制成紙質文件后需由領導手工回簽。所制成的紙質文件與電子公文一同歸檔。

第十七條 電子公文的歸檔時間與方式

（一）電子公文可實時歸檔，也可與紙質文件同步歸檔。

（二）歸檔可采用邏輯歸檔或物理歸檔的方式。

第十八條 歸檔電子公文的管理

（一）檔案管理部門采用專用軟件進行管理。

（二）涉密歸檔電子公文管理應符合國家保密相關要求。

（三）檔案管理部門要進行定期備份，參照《天津市電子檔案備份管理規(guī)定（試行）》執(zhí)行。

（四）系統(tǒng)更新時應及時對歸檔電子公文進行遷移，并保持數(shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

（五）超過保管期限規(guī)定的電子公文參照紙質文件要求進行鑒定和銷毀，對確認銷毀的電子公文可進行邏輯或物理刪除，并生成銷毀文件目錄備查。

第十九條 歸檔電子公文的移交

歸檔電子公文按照《天津市文書類電子檔案移交與接收辦法（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）向同級國家綜合檔案館進行移交。

第二十條 本辦法由天津市檔案局負責解釋。

第二十一條 本辦法自公布之日起施行。《天津市電子公文歸檔管理暫行辦法》（津檔〔2006〕9號）同時廢止。

附件：

歸檔電子公文登記表

第四篇：電子公文歸檔管理辦法

國家檔案局令

第6號令

《電子公文歸檔管理暫行辦法》已于2003年7月22日經國家檔案局局務會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2003年9月1日起施行。

局長

毛福民

2003年7月28日

電子公文歸檔管理暫行辦法

第一條

為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條

電子公文形成單位應指定有關部門或專人負責本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關文書處理程序和相關人員的崗位責任。

機關檔案部門應參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。第四條

副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

第五條

電子公文參照國家有關紙質文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。第六條

電子公文一般應在辦理完畢后即時向機關檔案部門歸檔。

第七條

電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條

需要永久和長期保存的電子公文，應在每一個存儲載體中同時存有相應的符合規(guī)范要求的機讀目錄。

第九條

電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子公文一同歸檔保存。第十條

電子公文的歸檔應在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務資源網電子郵件系統(tǒng)平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設備。

第十一條

電子公文形成單位應在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條

電子公文形成單位應在電子公文處理系統(tǒng)中設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

第十三條

電子公文形成單位應在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質公文核對內容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關的著錄條目等，確認電子公文及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應的紙質公文內容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條

歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網上交接。

第十五條

通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應對其載體和技術環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條

歸檔電子公文應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條

歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條

檔案部門應加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關保密的規(guī)定，采用聯(lián)網的方式提供利用的，應采取穩(wěn)妥的身份認定、權限控制及在存有電子公文的設備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條

超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質文件的有關規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條

其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條

本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規(guī)定。第二十二條

本辦法由國家檔案局負責解釋。

第五篇：網絡公文管理暫行辦法

網絡公文管理暫行辦法

第一章 總 則

為了規(guī)范和加強公司網絡公文的真實性與有效性，確保電子公文以方便、快捷、高效的方式發(fā)布與應用，充分發(fā)揮電子文檔的時效性，特制定網絡公文管理暫行辦法。

第二章 適用范圍

第一條 本辦法適用于本公司機關、區(qū)域指揮部、直屬項目部等單位。

第二條來文途徑。文件來自公司機關、或轉發(fā)上級機關、地方政府來文等；

第三章 文件類型

第三條 電子文件是本公司以磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在網絡上傳輸?shù)奈募?/p>

第四條 電子文件是文件的一種類型，具有文件的特制屬性，有特定的用途和效力。

第四章 公文形成。

第五條 本公司在日常工作中所形成的具有法定效力和規(guī)范體系的公務文書。

第六條具有與紙質公文同等效力的應電子文檔。

第五章 公文發(fā)布機構

第七條 公司辦公室是網絡辦公的主管部門，負責全公司的電子公文處理工作，制定全公司網絡辦公管理辦法，督促下級機關網絡辦公工作，并組織業(yè)務交流和培訓工作。

第八條各級辦公室是電子公文處理的管理機構，主管本級機關的電子公文處理工作。

第九條 公司保密室設保密員兼網管員1名，負責公司的網上收發(fā)文、收發(fā)文的技術指導及故障排除，確保文件的排版和格式正確及網上辦公渠道暢通。

第十條 公司機關、區(qū)域指揮部及直屬項目部同時建立網絡連接，配備專(兼)職公文處理員，與公司機關實現(xiàn)網絡傳輸，實現(xiàn)辦公自動化與網絡化

第六章 電子公文程序

第十一條 公司電子公文傳輸?shù)膬热莅ǎ汗疚募皞髡骐妶?、信函、上報的請示、報告等?/p>

第十二條 公司機關每天上班后首先要把電腦打開，并進入IOA網絡辦公系統(tǒng)，并及時查收網絡發(fā)文。

第十三條公司辦公室對上級機關來文、本級發(fā)文以及下級單位的請示、報告等文件要及時進行傳輸，辦文時間一般不得超過兩天，機關各部、室要指定專人對網上發(fā)布的文件及信息及時的向本部、室負責人匯報。第十四條 電子公文處理和存貯，必須采用專用的計算機和存貯設備，由專人負責管理，以確保網絡運行的安全性和文件的保密性。

第七章 電子公文傳輸日常管理。

第十五條公司辦公室負責電子公文(文件、傳真電報、通知、請示等)的傳輸工作。

第十六條 各單位要選配1—2名懂技術、責任心強的人員負責網絡發(fā)文的收發(fā)管理工作，并維護好網絡系統(tǒng)，保證能夠及時準確地收到網上來文，如本單位的收發(fā)文渠道不暢，要立即組織修復。

第十七條 對收到網上來文或重要的尋呼信息內容應及時下載，并填制文件呈閱單，按文件的主旨內容和有關要求簽署辦公意見，呈有關領導批閱后歸口辦理。

第十八條 各類文件在辦公室不得積壓，辦文時間不得超過三天，承辦后收回歸檔。

第十九條 各級辦公室人員應當掌握有關電子公文的收發(fā)、分辦、傳送、存貯、立卷、歸檔和清除(或銷毀)等專門知識和操作技能，做好電子公文的日常處理工作。

第八章 電子公文文種

第二十條 電子公文的種類與紙質公文種類相同，包括：決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、規(guī)定、函、會議紀要。電子公文的文字從左至右橫寫、橫排，正文每行28個漢字，每頁22行。

第九章 電子公文要素

第二十一條 電子公文的要素與紙質公文基本相同，包括：份數(shù)序號、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、成文機關、附件、附注、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期等。電子公文印章的應用技術和規(guī)范，另行制定。

第二十二條公司的電子公文行文關系與紙質公文的行文關系相同。

第二十三條 電子公文應當?shù)韧堎|公文，并予先行辦理，逐步減少紙質公文的數(shù)量。

第十章 電子公文的收發(fā)流程

第二十四條 電子公文的辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質公文流程基本相同，并保存處理過程中的有關信息。收文管理流程：收文登記、收文擬辦、領導批示、部門閱辦、傳閱、歸檔。發(fā)文管理流程：發(fā)文擬稿、部門審核、辦公室審核（黨群類由黨委工作部審核、工會類由工會作部審核，紀委類由紀審監(jiān)察部審核）、領導簽發(fā)、文件分發(fā)、歸檔。

第二十五條 電子公文辦理完畢，應當根據(jù)《檔案管理辦法》和有關規(guī)定進行處理，參照紙質公文的辦理程序及時予以立卷，為日后電子公文歸檔做好準備。

第二十六條電子公文在一定范圍須印發(fā)紙質公文，要經相關部門領導或辦公室領導批準，同時注明制作機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍，并做好登記。若按有關規(guī)定不準翻印的秘密等級公文，不得印發(fā)成紙質公文。

第十一章 電子公文的介質

第二十七條 電子公文介質包括：硬、軟磁盤、磁帶、光盤等。

第二十八條 電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。

第二十九條 電子公文介質的維護和維修，需指定專人負責。

第三十條 電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，需進行登記并由兩人以上監(jiān)銷，確保安全無誤。

第三十一條電子公文必須按公文行文標準交換和傳送。電子公文跨部門、跨局域網傳送格式，應按電子公文傳輸格式規(guī)定執(zhí)行。

第三十二條 各單位在電子公文傳輸過程中要嚴格遵守國家保密制度，密級以上文件不得在互聯(lián)網上傳輸。

第三十三條電子公文一般不得加蓋電子公章，確有需要時，要進行加密處理。第三十四條 電子公文傳輸系統(tǒng)用戶密碼應定期更換，并嚴格保密。

第三十五條 用于電子公文傳輸?shù)挠嬎銠C必須做好網絡病毒的防護，防止網絡病毒入侵影響正常的辦公。聯(lián)網工作站也要安裝防病毒軟件，隨時對數(shù)據(jù)盤進行殺毒。

第三十六條電子公文的歸檔應按照集團公司檔案部門的有關規(guī)定辦理。

第三十七條 定期對各單位電子公文傳輸工作進行檢查指導，重點檢查制度建設、設備配置、人員管理、安全措施等，對不符合要求的要限期整改。

第三十八條公司辦公室對各單位電子公文的應用管理進行考核，實行年終通報制度，對未按時接收文的單位給予批評，對因主觀原因殆誤工作的要嚴肅處理，嚴重的要調離其工作崗位。

第十二章 附則

第三十九條 本規(guī)定由公司辦公室負責解釋。第四十條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。第四十一條 相關文件及相關記錄 第四十二條 公司《公文處理辦法》