第一篇：辦公自動化課程背景介紹

辦公自動化

課程背景介紹

辦公自動化是以計算機基礎為起點，以辦公自動化理論、辦公自動化軟件和辦公自動化設備為講授對象，是集理論性與實踐性為一體的學科。辦公自動化原屬文秘專業的專業課程，隨著計算機以及計算機網絡的普及和發展，計算機辦公越來越多的成為辦公的基本形式，辦公自動化已經發展成為一門基本的計算機操作技術。

本課程在傳統辦公自動化課程的基礎上，結合社區教育的特點，由淺入深、循序漸進，幫助學員快速掌握辦公自動化的基本技能。

一、課程的性質、對象與目標

（一）課程性質

本課程屬于上海市社區課程體系的職業與技能篇信息技術類，本課程是一門實踐性和實用性都很強的課程，以微軟公司Office辦公軟件的操作為課程主要內容，同時也介紹其它一些相關辦公軟件，以及常用辦公設備的使用與維護知識。它是信息技術類社區教育課程中的一門重要的操作課，可作為《計算機操作》課之后的操作課程。總課時建議為20課時。系統環境要求：對硬件的基本要求是能保證Windows XP及其應用軟件能正常運行。建議：CPU 奔騰4以上，內存 512M以上，硬盤 80G 以上。

對軟件的基本要求是：完整安裝Windows XP操作系統；安裝Microsoft Office軟件。

教室應安裝投影儀，保證教學演示效果。

（二）課程對象

本課程的學習對象為全體市民，尤其是掌握一定的計算機操作技能后，想進一步學習辦公自動化技術的市民。此外，也適用于在工作中對辦公自動化技術有需求的市民。

（三）課程目標

1．了解辦公自動化的基本原理，認識辦公自動化的意義。

2．學習微軟公司Office辦公套件中三種最常用辦公軟件Word、Excel、PowerPoint的操作技術，掌握計算機辦公的基本技能。

3．了解國內外其它的一些優秀辦公軟件，拓展思路，開闊眼界。

4．掌握常用辦公設備的使用與日常維護知識。使學員能夠獨立使用常見辦公設備，并具備一定的日常維護技術。

二、學習內容與要求

第一單元辦公自動化概述

本單元教學內容與要求：

通過這一單元的學習，使學員了解辦公自動化的基本理論，發展概況，和未來的發展趨勢，了解辦公自動化的意義。

? 辦公自動化的基本原理

? 辦公自動化的歷史

? 辦公自動化的發展與方向

? 辦公自動化的意義

教學組織建議：

利用圖片、幻燈、視頻材料充分闡述辦公自動化的基本原理，詳細展示辦公自動化的歷史和發展，解讀辦公自動化對現代化辦公所起到的積極意義，激發學員對課程的學習熱情。

學習指導和建議：

建議學員課前通過搜索和瀏覽網頁或各種計算機雜志，了解現代化辦公的特點和辦公自動化的優勢，培養充分利用計算機為工作和生活服務的理念。

教學時數建議：2課時。

第二單元WORD操作

本單元教學內容與要求：

通過這一單元的學習，使學員了解Word的基本功能和界面，掌握Word中文件的建立、打開和保存方法，基本掌握文字和段落的格式設置操作，能夠使用Word中的一些高級功能。? Word的啟動和退出

? 新建、打開、保存Word文檔

? 在Word文檔中輸入文字

? 設置文字格式和段落格式

? 邊框和底紋

? 項目符號和編號

? 分欄、首字下沉等格式設置

? 藝術字

? 插入和設置圖片

? 繪制表格

? 頁面設置

? 其它高級功能（如繪圖、模板等）

教學組織建議：

通過演示，指導學員進行操作。在教學中安排一些簡單的任務要求學員完成。注意本單元重點應在格式設置、文字處理等WORD功能操作上，不要把時間浪費在文字輸入上。教師事先可準備一些原始文檔供學員操作時使用。此單元內容完全為上機操作的實踐性內容，所以給學員充分時間的反復練習是能否熟練掌握的關鍵。當然，教師細致的操作演示和現場指導是學員解決問題，掌握技術的另一關鍵。

學習指導和建議：

軟件操作需要學員在課堂上認真觀看教師的操作演示，按照教師要求做分步練習，遇到問題時及時要求教師做現場指導，對難點操作可以在紙上記下具體的操作步驟，回家反復練習。完成某些操作可能有多種途徑，需認真比較掌握，歸納總結，對操作內容的學習切忌死板。

教學時數建議：5課時。

第三單元EXCEL操作

本單元教學內容與要求：

通過這一單元的學習，使學員了解EXCEL的基本功能和界面，掌握EXCEL中工作簿、工作表的建立和編輯的方法，基本掌握工作表格式設置操作，圖表、公式和函數操作，能夠使用EXCEL中的一些高級功能。

? Excel的啟動和退出

? 工作簿和工作表的建立與編輯

? 工作表格式設置

? 使用圖表

? 公式與函數

? 排序、篩選

? 其它高級功能（如數據透視表、分類匯總、宏等）

教學組織建議：

通過演示，指導學員進行操作。這一單元內容是本課程中難度最大的部分。一般的學員都沒有此部分內容的基礎，所以教師演示尤其要注意逐條逐步和反復演練。此單元的高級功能部分供有需要且有余力的學員學習。

學習指導和建議：

本單元部分內容對初涉計算機操作的學員還是有很高難度，學習時盡量從簡單入手，了解軟件界面和基本功能菜單，能建立和編輯簡單的工作表和工作簿，上機時結合一些日常生活數據來操作，比如建立一個家庭開銷表或收入表等，在實際使用中鞏固技能。

教學時數建議：6課時。

第四單元POWERPOINT操作

本單元教學內容與要求：

通過這一單元的學習，使學員了解PowerPoint的基本功能和界面，掌握PowerPoint中文件的建立、打開和保存方法，基本掌握演示文稿的設計、制作與播放，能夠設計幻燈片放映的切換和動畫效果。

? PowerPoint的啟動和退出

? 演示文稿的建立與編輯

? 聲音、視頻、圖片的插入

? 配色與模板

? 動作和超級鏈接

? 幻燈片放映設計

? 幻燈片放映和動畫效果

? 母版使用

教學組織建議：

通過演示，指導學員進行操作。這單元內容較為簡單，很多操作和Word操作頗為相似，注意幫助學員對知識點歸納和總結。此單元主要內容在幻燈片放映的設計和編排上，如何做出美觀大方的演示文稿是對學員最終的要求。此單元內容完全為上機操作的實踐性內容，所以給學員充分時間的反復練習是能否熟練掌握的關鍵。當然，教師細致的操作演示和現場指導是學員解決問題，掌握技術的另一關鍵。

學習指導和建議：

學員可以自己感興趣的內容制作一組演示文稿，上網下載一些圖片或聲音類素材并使

用在自己的作品中，制作好后由教師選擇部分作品講解與點評。

教學時數建議：4課時。

第五單元其它辦公軟件介紹

本單元教學內容與要求：

通過這一單元的學習，了解Adobe PDF文檔的閱讀軟件Adobe Reader、制作軟件Adobe Acrobat和優秀的國產辦公軟件WPS。

? 閱讀軟件Adobe Reader

? 制作軟件Adobe Acrobat

? 國產辦公軟件WPS

教學組織建議：

建議學員課前通過搜索和瀏覽網頁或各種計算機雜志，了解PDF文檔的相關知識，包括如何瀏覽、編輯和制作PDF文檔。下載WPS免費版本，安裝并使用，了解這款優秀的國產辦公軟件，并結合Office的使用經驗總結辦公類軟件操作的一般規律。

學習指導和建議：

通過媒體演示了解相關知識，這單元內容主要為了拓展學員對辦公自動化的認知，了解辦公中常用PDF文檔的相關知識，并對優秀國產辦公軟件WPS有一定了解。

教學時數建議：1課時。

第六單元常用辦公設備的使用與維護

本單元教學內容與要求：

通過這一單元的學習，了解常用辦公設備的基本工作原理，掌握常用辦公設備的安裝、使用與維護。

? 傳真機的使用與維護

? 復印機的使用與維護

? 掃描儀的使用與維護

? 打印機的使用與維護

? 數碼相機的使用與維護

? 投影機的使用與維護

教學組織建議：

在介紹各種辦公設備的同時根據學員日常使用設備的情況安排教學，盡量給學員提供

實際操作的機會。教師引導式提出問題，通過實際操作演示指導學員學習，并在最后對操作做歸納總結。

學習指導和建議：

實際動手的過程中，通過親身體驗更好地認識常用辦公設備的工作原理，對有疑問的地方可向教師提出，由老師指導解決，學員可以此舉一反三，課后總結實踐經驗，鞏固學習成果。

教學時數建議：2課時。

三、學習效果評測

1．每單元學習完成后安排一個綜合測試，考核學員對該單元內容學習的掌握情況。

2．鼓勵學員把所學技術用于實際工作，在工作中不斷學習鞏固知識技能。

四、教學資源推薦

1．圖書：

[1]孫印杰，朱利民，曾磊．辦公自動化實訓教程．北京：電子工業出版社，2006

[2]上海市計算機應用能力考核辦公室．辦公自動化．上海：復旦大學出版社，2005

[3] 歐波，王萍，楊柳．辦公自動化教程與上機指導．北京：清華大學出版社，2007

2．網絡資源：

[1] 硅谷動力．辦公軟件學習專欄．在線檢索日期2008年10月13日地址： http://.cn/eschool/zhuanti/shipin/bgrj.shtml

[2] 辦公自動化之家．在線檢索日期2008年10月13日地址：http://.cn/eschool/zhuanti/shipin/bgrj.shtml

[3] office精英論壇．在線檢索日期2008年10月13日地址：/

第二篇：辦公自動化 課程感想

辦公自動化感想

辦公自動化，是為了適應現代社會高水平快節奏的生活工作和學習的需求而興起的，它可以說是改變了現代人的生活方式，辦公自動化使得一系列與之相關的軟件和硬件得到了發展，它促進了辦公自動化的發展，也深刻影響了其它專業領域的發展，可以說，離開了辦公自動化，現代人的生活將變得寸步難行，因此，我們需要對辦公自動化有一個深入的了解，社會學專業的也好，其它專業的也好，將來都離不開數字化辦公，掌握了辦公軟件的使用，認識了辦公硬件的結構，我們才能在將來的職場和生活中如魚得水，我們才能有一個好的前途。

辦公自動化有軟件硬件之分，我們生活中接觸比較多的是軟件，比如在我們每個人的電腦上我們都會裝上微軟公司的office系列的辦公軟件，經常使用的有Word，Excel，PPT，其中金山公司發布的WPS辦公軟件和微軟的office辦公軟件差不多，這兩個系列的軟件基本可以完全兼容，金山的WPS為了普及他們的這款軟件，爭取更多的客戶，提供了精簡免費版的安裝路徑，這種軟件安裝起來不需要注冊，不需要激活，菜鳥式的一鍵安裝，使用起來非常方便，功能也比較強大。其中Word主要是用來編輯處理文字的，是我們日常生活中使用最多的一個軟件，我們平時下載打印資料都需要經過Word的排版和處理，我們將來寫論文也要用它，作家寫作也要用它，而且我現在就正在使用Word打字。Excel是非常關鍵的一個軟件，生活中的許多關鍵的數據和資料都通過它來展現，它比較具有系統性，很直觀，在統計匯總時大顯身手，學校統計學生信息離不開它，許多公司辦公也離不開它。PPT是一個使我們的生活變得豐富多彩的軟件，它追求高效、簡潔、美觀，它的宗旨在于以最快最直觀最能使受眾一目了然的方式進行展現，學校教學要用它，公司展示規劃要用它，演講家更離不開它。

說完了軟件，再簡單的介紹一下硬件，我們平時比較常見的有復印社的打印機，打印機有噴墨打印機和激光打印機，打印機和辦公軟件簡直就是一對離不開的情人，我們日常生活中許多需要表達和傳遞的信息都需要通過打印機來實現，還有學生上課，老師使用的多媒體投影儀，通過它，學生們的視野拓寬了，課程更加豐富多彩了，接受知識的途徑不僅僅再是老師的嘴、粉筆和書本了。我們每天都與我們的電腦相伴，可是我們是否真的了解它呢？當你買筆記本的時候，你都看一些電腦的什么參數呢，或者是僅僅看價格看品牌？電腦最關鍵的硬件就要數ＣＰＵ了，它就

像人的大腦，控制著整臺機器的運轉，現在市場上的絕大多數電腦安裝的都是微軟的英特爾。電腦硬盤是用來存儲數據的，由于計算機在工作時，輸人輸出設備與存儲器這間要大量地交換數據，因此存儲器的存處速度和容量，也是影響計算機運行速度的主要因素之一。還有一個關鍵的硬件就是內存了，內存是電腦的一個臨時存儲器，它只負責電腦數據的中轉而不能永久保存。它的容量和處理速度直接決定了電腦數據傳輸的快慢，和CPU、硬盤一起并稱為電腦的三大件，足以見其重要性。顯卡也很關鍵，顯卡的作用就是提供對圖像數據的快速處理，顯卡也是電腦的重要組成部件之一，而且也是更新換代最快的一個部件，許多大型游戲和軟件的運行都對顯卡的要求非常高。

就到這里吧，感覺辦公自動化真讓我開始對辦公軟硬件重視了，也許我們學的不一定將來都要用，但是學過之后，必定會受到啟發和幫助，因為生活中有許多東西都是相同的，特別是在如今這個聯系日益緊密的網絡時代，所以，就讓我們認真對待這些知識吧！

第三篇：課程背景

課程背景：

在競爭日趨激烈的今天，越來越多的企業和員工認識到職業形象和商務禮儀對企業形象和個人形象的重要性，卻又有很多困惑，不知該如何操作：什么是商務禮儀？商務禮儀的理念、規則、內涵是什么？如何給他人留下完美的第一印象？如何進行自我形象設計？在重要而隆重的場合應該如何包裝自己？

日常工作中，我們經常聽到這樣的抱怨：某某領導關系處得好，升遷就是快，但能力不咋的。這話有普遍性，但卻忽視了一個眾所周知的真理：工作能力只占30%，而溝通能力的重要性卻占70%。現代社會，對教師來說, 70%的時間都在做溝通協調工作，與領導的溝通、與家長的溝通、與同事的溝通、與學生們的溝通，但卻經常出現問題，這都源于溝通不暢！良好的溝通能力帶給我們的是：高效的團隊、超強的執行力、人脈乃至資源整合。那么，我們怎樣修煉自我的溝通能力呢？

課程從人性的認識與需求出發，通過各種典型案例的講解和分析，結合現代商務禮儀、職場禮儀與溝通、社交禮儀的細節及模擬現實環境的操作演練，迅速提升溝通技巧并豎立自我成功修煉之道。

培訓收益：

幫助學員加深理解現代禮儀文明，全面掌握人際交往中的基本禮儀，塑造良好的職業形象；熟悉并掌握運用商務禮儀、溝通禮儀、社交禮儀，通過人性的剖析與工作中重要的場景模擬，掌握溝通的要領，從而推動事業的發展與成功！

培訓方式：

現場講授、案例分析、角色扮演、情景錄像、討論點評、互動游戲

適用對象： 企業或事業單位高級管理人員、總經理秘書、行政秘書、辦公室主任、公關、教師、銷售經理、公司的商務接待以及高級職員；各行政、事業單位高層管理人員、秘書、辦公室主任、負責文化交流與合作洽談、接待、服務的相關人員。

課程大綱：

【頭腦風暴】在職場或商場，你碰到哪些關于商務禮儀與人際溝通的困惑呢？ 每個人提出自己工作中的難題，老師將這些難題作為案例在整個課程中穿插、分析、演練，解決學員實際問題。

前言：為什么要注重商務禮儀與人際溝通？

1.關于職場對于現代金領/白領商務禮儀與人際溝通要求的數據分析

2.自我測試：自己的商務禮儀技巧測試

3.自我測試：自己的職場溝通技巧測試

第一天：現代商務禮儀篇

一、商務禮儀概述

1.禮儀的定義與特征

2.商務禮儀的作用

3.商務禮儀的基本原則與要求

【情景模擬】三問剖析商務禮儀

二、職業形象塑造

【看電影學禮儀】形象到底是什么？

1.你的形象價值百萬——不修邊幅的人在社會上沒有影響力 2.首應效應——這是一個兩分鐘的世界

3.職業著裝的基本原則：

適宜原則 / TPO原則 / 和諧原則 / 個性原則

【案例分析】比爾蓋茨為什么被拒絕進入高爾夫球場

4.儀容儀表常見誤區點評：

◆ 發型標準、面部要求(男士修面與女士化妝)◆ 男士著西裝十大硬傷

◆ 女士著正裝十項注意

【案例分析】IBM員工著裝規范

5.綜合形象提升技巧

【圖片案例】打造杜拉拉式職場紅人裝扮

【情景錄像】不同場合的不同著裝方式與技巧

【現場指導】自我形象檢查與重新塑造

三、常用社交禮儀

1.商務會面禮儀：

◆ 迎送、稱呼、問候致意、人際距離

◆ 引導——在走廊、在樓梯、在電梯、在會客室門口

◆ 介紹、握手、名片 【互動游戲】快速認識，得體交際

【情景模擬】在商品交易會上

2.接待與拜訪禮儀：

◆ 不守時的人不可信——守時就是信譽

◆ 商務接待七步曲

◆ 商務拜訪四步曲

【情景模擬】如何同時接待身份地位不同的幾位客人？

3.乘坐交通工具的禮儀：乘小轎車、的士、飛機、火車等

4.商務通訊禮儀：

◆ 電話禮儀、短信禮儀、傳真禮儀

◆ 網絡溝通禮儀（Email，B TO B，B TO C，QQ，BBS）

【案例分析】新聞官點名張怡寧郭躍不懂禮貌

【案例分析】華為韻律原則——打擾是第一時間大盜

5.位次禮儀：

◆ 尊位的概念和特點

◆ 常見場景位次排序——乘車、會客、行進、開會、談判、簽約、宴會、合影等

【案例分析】話說姚明退役合影留戀

6.饋贈禮儀： ◆ 選擇、贈送禮品的5W1H規劃

◆ 送禮技巧分享

◆ 送禮七大“潛規則”

7.國際商務禮儀

◆ 國際商務禮儀活動中普遍適用的原則

◆ 世界主要宗教、國家簡介

◆ 世界部分國家人文特點及禮儀習俗：美國、英國、法國、日本等

四、餐宴禮儀與酒桌文化

1.中餐禮儀

1)中餐禮儀簡介——你在品味食物，別人在品味你

2)商務宴請的程序

◆ 確定宴請對象、規格和范圍 / 確定宴請時間、地點 / 邀請

◆ 訂菜：喜好與禁忌 / 席位安排 / 現場布置 / 餐飲禁忌

3)商務宴請技巧

◆ 致辭：歡迎辭、答謝辭、祝酒辭、歡送辭

◆ 如何敬酒、勸酒、拒酒、擋酒？

【案例分享】張大千幽默勸酒梅蘭芳

◆ 如何調節席間氣氛？ ◆ 酒席不倒翁——讓你酒量倍增的技巧

【頭腦風暴】酒桌上的潛規則

4)如何達成宴請的主要目的

2.西餐禮儀簡介

1)西餐著裝要求 / 西餐餐具與用法 / 西餐席位的排列 / 美酒配佳肴

【現場演示】品嘗紅酒四步曲

【現場演練】拿杯 / 敬酒 / 品酒

2)西餐上菜順序 / 西餐禮儀細節 / 西餐宴會的禁忌 / 西餐餐巾的用法

【現場演練】優雅吃西餐

3.自助餐禮儀簡介

五、提高自身素養，讓禮儀發自于內

1.內強素質，外塑形象（包括個人形象、企業形象、國人形象）

【案例分析】讓我們臉紅的圖片

【案例分析】中國游客在海外成不文明代名詞，震動中央高層

2.讓禮儀成為我們源自心靈的呼喚！

第二天：職場溝通技巧篇

一、職場溝通的障礙剖析

二、溝通的基本問題和原理

三、職場溝通的基本技巧

◆ 語氣

◆ 語調

◆ 語速

◆ 表情

◆ 肢體語言

◆ 應變

【問題探討】如何借助肢體語言,確保語氣,語調及內容的一致性

四、因人而異的溝通風格

1.人的四種性格類型及其對應的溝通風格：老虎型、孔雀型、貓頭鷹型和考拉型

2.自我測試：認識自己的溝通風格

3.分析、判斷、了解交往對象的溝通風格

【問題探討】如何快速判斷他人的溝通風格，從而博得良好的第一印象？

4.了解并理解四種不同溝通風格的優勢和劣勢

【案例分析】 “為什么喬林生的熱情會遭到冷遇”？

5.如何在溝通方面揚長補短，完善自我？

【問題探討】如果你有一個老虎型的上司，你該怎樣做下屬？

【問題探討】如果你是一個貓頭鷹型的營銷人員，你該從哪些方面修煉自我？ 6.如何與不同溝通風格的人友好相處并與之進行有效溝通？

【案例分析】華為公司強調和客戶結成“不打領帶的關系”

【情景錄像】酒桌看人，準確快速，從容應對

五、溝通前的準備工作

1．溝通對象的分析

2．明確溝通的目的

3．達成目的所需采用的方法或者預案

4．相關資料的收集或道具的準備

【案例分析】與市場部王經理的績效工作談話

六、有效組織溝通技巧

1.問題是冰，溝通是火

2.尊重領導是天職——如何與上司溝通

◆ 與上司有效溝通的價值

◆ 先理解上司的不理解

◆ 與上司相處的四個原則

◆ 與上司和諧相處的五問

◆ 工作匯報禮儀與技巧：口頭匯報 / 書面匯報

【情景演練】如何接受上司指示？ 3.尊重下屬是美德——如何與下屬溝通

【案例分析】愛因斯坦如何回答什么是相對論？

4.尊重同事是本分——如何與平級溝通

【問題探討】與平級有效溝通的三大法寶是什么？

5.尊重客戶是常識——如何與客戶溝通

全球十大最佳客服公司的共同點——重視與客戶的溝通

【案例分析】豐田公司的神谷卓一

【案例分析】希爾頓酒店成功的秘訣

【綜合案例】西南航空公司如何通過有效客戶溝通挽回客戶

6、各類會議的溝通技巧

◆ 晨會與例會

◆ 月報會與季報會

◆ 專項工作會議

◆ 協調會

◆ 視頻會議與電話會議

七、有效客戶溝通技巧

1.認識你的客戶

◆ 誰是你的客戶 ◆ 內部客戶與外部客戶

2.客戶服務過程中的溝通技巧

◆ 認識服務溝通

◆ 研討練習：服務溝通能力對于個人和企業的長遠意義

【案例分析】麗思.卡爾頓酒店集團的客戶服務理念

3.傾聽的技巧

◆ 不要讓舌頭超越思想——先學會聽，再學會說

【案例分析】卡耐基的紐約晚宴

◆ 如何提升傾聽的能力

【互動游戲】區分不同表現的聽的習慣

4.提問的技巧

◆ 如何運用開放式與封閉式問題與客戶高效溝通

◆ 如何運用征詢性與服務性問題提升客戶滿意度

【案例分析】麥當勞員工是怎樣運用提問技巧的？

【互動游戲】她到底在想什么？

【情景演練】如何運用提問的技巧與投訴的客戶進行溝通？

5.說話的技巧

◆ 聲音是人類交流中最有力的武器——不要忽略語音、語速、語調和音量的訓練 ◆ 表情訓練：我的笑容價值百萬美金 / 眼睛如同我們的舌頭一樣能表達 / 【互動訓練】著名的沃爾瑪微笑標準訓練課程

【案例分析】空姐的12次微笑換來的謝謝

【情景錄像】推銷之神原一平/ 深圳航空空乘人員的微笑訓練

◆ 交際禮貌用語與禁忌語

◆ 人際表達三準則——別人在乎你說什么，更在乎你怎么說

【案例分析】不同的說法，截然不同的結果

◆ 你喜歡我，我就喜歡你——人際相吸引的原則：喜愛并贊揚別人

【案例分析】卡耐基教你如何贊美他人

◆ 學會寒喧片刻——閑聊而不無聊

◆ 公眾講話——引人注目的最好時刻

【情景演練】如果這一生真要出人投地，一定要學會溝通，特別是面向很多人講話

6.如何說服客戶——FAB法則

◆ 知已知彼，百戰百勝

【案例分析】招商銀行馬蔚華對員工的要求

◆ FAB法則

【問題探討】貓和魚的故事

【情景演練】工作場景模擬演練

第四篇：辦公自動化介紹

辦公自動化介紹

1、定義

在古代的辦公活動中，人們習慣使用筆、墨、紙、硯。人工手抄筆錄，而辦公公文信函的傳遞，主要借助于馬作為交通工具。到了近代，雖有一些先進的辦公設備如機械打字機、電話、電報等得到應用，但仍不能適應社會發展的需要。如今現代通信技術和手段的廣泛應用，使計算機、打印機、復印機、掃描儀、傳真機等先進的設備成為日常辦公活動的重要工具，加快了辦公自動化的進程。早在20世紀40年代，美國的部分企業就開始使用機器來處理辦公業務，當時將這種手段稱為辦公室自動化。隨著經濟和技術，特別是信息技術的飛速發展，辦公自動化早就超出了狹窄的辦公室范圍，迅速滲透到管理的范疇。人們將其統稱為辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）。

辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人們的一部分辦公業務活動物化到人以外的各種現代的辦公設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目的的人機信息處理系統。

定義中強調三點：

①利用先進的科學技術和現代辦公設備；

②辦公人員和辦公設備構成的人機信息處理系統；

③提高效率和改進質量是OA的目的。

辦公自動化主要是面向辦公室人員的辦公效率和質量的，它著重解決人與辦公設備的人機接口問題，它是以現代化的辦公設備為前提的，是一個由硬件和軟件組成的系統。一個較完整的辦公自動化系統是人員、辦公設備和信息資源三者密切聯系的一個整體。

通俗地講，辦公自動化就是利用現代化的設備和技術，全面或部分代替辦公人員的業務活動，優質高效地處理辦公信息和辦公事務。目前，辦公自動化已將計算機技術、通信技術、科學管理思想和行為科學有機結合在一起，應用于傳統的數據處理技術難于處理的數據量龐大的、包括非數值型信息且結構不明確的辦公事務上，有效地提高了辦公質量和辦公效率。

1．辦公室的工作性質

辦公室的功能很多，歸根到底表現在兩個方面：一是處理辦公信息；二是產生辦公信息。常見的辦公信息主要包括文字、報表、語言、圖形圖像等。

2．辦公自動化的主要內容

辦公自動化將現代技術裝備，科學管理思想和行為科學有機結合在一起，應用于辦公工作以提高辦公質量和效率。早期的辦公自動化主要是使用電腦、復印機等單機設備代替辦公人員大量重復勞動，而現代辦公自動化已構成一個人機系統，使一部分辦公活動由人過渡到由設備完成。辦公自動化的主要內容包括文字處理、報表處理、數值和非數值計算、圖形圖像處理、語言處理、通信、信息存儲與管理、日程管理和輔助決策等各方面。

2、特點

辦公自動化是信息化社會最重要的標志之一，它具有以下特點：之一，它具有以下特點：

1.辦公自動化是當前國際上飛速發展的一門綜合多種技術的新型學科

辦公自動化的理論基礎是行為科學、管理科學、系統工程學、社會學、人機工程學等，它的技術基礎是計算機技術、通訊技術、自動化技術等，其中計算機技術、通訊技術、系統科學、行為科學是辦公自動化的四大支柱或稱四大支撐技術。綜合起來看，辦公自動化是以行為科學為主導，系統科學為理論基礎，綜合運用計算機技術和通信技術完成各項辦公業務。辦公自動化不是簡單的自動化科學的一個分支，而是一個信息化社會的時代產物，是一門綜合的學科技術。

2.辦公自動化是一個人機信息系統

在辦公自動化系統中“人”是決定因素，是信息加工的設計者、指導者和成果享用者；而“機”是指辦公設備，它是辦公自動化的必要條件，是信息加工的工具和手段。信息是辦公自動化中被加工的對象，辦公自動化綜合并充分體現了人、機器和信息三者的關系。一個典型的ＯＡ系統應包括信息采集、信息加工、信息傳遞、信息保存四個基本環節，核心任務是向各級

3.辦公自動化將辦公信息實現了一體化處理

信息通常有如下形式：

?文字：指各種文件、信函、檔案、手稿等；

?語言：有電話、聲音郵遞、聲音文件等；

?數據：包括數據文件、報表、紀錄等；

?圖像：有電視會議、電視監督等動態圖像；

?圖形：包括樣品照片、統計圖表、傳真圖像等靜態圖形。

辦公系統把基于不同的技術的辦公設備用聯網的方式聯成一體，以計算機為主體將各種形式的信息組合在一個系統中，使辦公室真正具有綜合處理這些信息的功能。

4.辦公自動化的目標十分明確，是為了提高辦公效率和質量

辦公自動化是人們產生更高價值信息的一個輔助手段，使辦公室用具成為智能的綜合性工具。

辦公自動化將許多獨立的辦公職能一體化，并提高自動化程度，從而提高辦公效率、方便辦公工作，獲得更大效益，對信息社會產生積極影響。其主要特點有：

（1）辦公自動化是涉及文秘、行政管理、電子、機械、物理等學科并利用計算機、通信、自動化等技術的一門綜合性學科。

（2）辦公自動化是融人、機器、信息資源三者為一體的人機系統。它包括了信息采集、加工、傳遞和保存四個基本環節。

（3）辦公自動化包括文字、數據、語言、圖像等信息的一體處理功能。

（4）辦公自動化能夠優質、高效地處理辦公信息和事務。

辦公自動化系統從功能上可以化分為三個層次，或者三個子系統。他們是事務處理、信息管理和決策支持子系統。如上圖。

在上述三個層次中，事務處理是最基礎的層次，信息管理是第二層次，而決策支持則處于最高層次。它們之間相互依存和相互聯系。決策支持依賴于信息管理層提供的信息，信息管理層又依賴于事務處理層對信息的采集、處理和篩選。三個層次之間的聯系可以由計算機的數據和程序的調用來實現。目前，國內事務處理級的辦公自動化系統最為普遍，并且仍處在逐步發展和完善的階段。

3、功能組成1．收發文管理

收發文管理主要負責公文的擬定、收發、審批、歸檔、查詢檢索和打印等工作流的全過程處理。現有起草人起草公文，之后通過網絡發送給審批人，審批合格后簽發。當收到一份公文時，先進行收文登記，然后發送給公文擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人后，公文將自動發送到批辦、承辦人處，最后由專人將公文歸檔。各類公文擁有相應的安全機制，具備相應的保密級別，通過指定不同級別人員具有的不同權限，還可以實現網上公文查詢。發文管理用來實現內部文檔從擬稿、批閱、簽發、到最后的整理、歸檔的發文流程的計算機自動化控制，達到文檔發文自動化。

2．外出人員管理

外出人員管理主要是通過電子公告板方式實現對外出人員進行登記管理。外出人員利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出時聯系方法、外出時間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項，還可以將自己外出的消息通知有關人員。外出歸來后再通過網絡撤銷外出通告。

3．會議管理

在傳統方式下，召開會議時需要的大量文件讓人頭痛不已，而在ＯＡ方式下則要輕松得多，可實現網絡遠程實時會議控制，圖文、影音在線傳輸。并可通過瀏覽器安排、管理會議。

4．領導活動安排

主要負責辦公室對領導的工作和活動進行統一的協調和安排，包括一周活動安排和每日活動安排。相關人員可據此安排日程，以便安排相應工作，不至于發生沖突。

5．論壇管理

所謂論壇類似現實生活中的公告牌，用于系統內部人員在上面發布相關公開信息。論壇管理主要負責對這些信息的管理，比如信息分類、更新等等。公告牌可以用來發布各種通知或其他公用信息。可在內部開通電子郵件，并具備和系統外部乃至國際互聯網的信息交流能力。各級領導和業務人員可以在統一的圖形化環境里，方便地得到幾乎所有與其工作相關的資料、信息和其他數據，即使是在家中或出差也可不間斷工作。

6．個人用戶管理

個人用戶工作臺用于對本人各項工作進行統一管理，例如安排日程、活動，查看處理當日工作，存放個人的各項資料、紀錄等。此外個人用戶還可以通過電子郵件與其他單位或個人交流意見、討論問題及傳送材料。7．電子郵件電子郵件系統可完成信息共享、工作批閱流程、文檔傳遞等功能。8．遠程辦公

每一個工作人員都不能保證一直在辦公室中工作。當遠離辦公室或出差，而又非常需要了解單位的某些數據信息時；當想在離本單位較遠的地方設立幾個辦公點時，可通過電話網、ＤＤＮ專線等連接的遠程計算機，完成所有的有關辦公的功能。

9．檔案管理

辦公自動化系統可實現交互式的勞資人事管理。把員工資料與考勤制度、工資管理、人事管理相結合，有效提高工作效率，降低管理費用，實現高速、實時的查詢管理。

10．綜合信息

提供單位職工的電話號碼查詢，增進職工與單位和外界的溝通；提供國內外相關法律、法規查詢，并提供相關咨詢服務。公共信息服務不僅能使本單位內部共享其他信息資源的信息，也使社會各界能共享政府、企事業單位可公開的信息，如企業形象宣傳等。

11.簡報期刊

提供國內外主要報刊雜志的查詢和特定信息檢索。徹底改變傳統以手工為主的工作方式。整理、提煉、保存政府、企業的各類有用信息，為用戶提供共享信息的環境。提供信息查詢、統計、分析功能，協助領導決策管

4、國內外發展情況

辦公自動化在美國及日本等發達國家已經得到了迅速的發展。此表為美國的發展情形，日本則相對滯后。

世界OA系統的發展非常迅猛，世界各國政府極為重視本國的OA系統的發展，不惜花費巨資。美國的辦公自動化在公司和企業中發展得比政府部門要早，并且水平也較高。各公司、企業不僅把ＯＡ視為提高效率、節約成本的手段，更是利用它來加強經營管理，作為提高企業素質和企業競爭能力的重要條件。

２０世紀９０年代以后，國外的辦公自動化得發展趨勢為如下四個方向：１）ＯＡ設備向著高性能、多功能、復合化和系統化發展；

２）ＯＡ系統向著數字化、智能化、無紙化和綜合化發展；

３）以計算機為核心的辦公工作站將向處理文字、數據、聲音、圖形的多媒體方向發展；

４）通信在ＯＡ系統中的地位將進一步增強，可以充分利用現代化通信技術，建立全球的網絡體系。

我國的辦公自動化技術起步較晚，２０世紀７０年代該項技術傳入我國，８０年代才真正地得到重視和發展。此表為我國的發展情況。

我國的辦公自動化發展的特點是起步晚、發展迅猛，首先是為政治、經濟、國防服務。國家投資建設的有經濟、科技、銀行、鐵路、郵電、交通、電子、能源、氣象、軍事、公安和國家高層領導機關１２個大信息管理系統，具有規模大、體系完整、高技術和現代化的管理效能，是代表我國一級水平的ＯＡ系統。目前，我國的辦公自動化系統正朝著集成化、網絡化、多媒體和智能化的國際水平發展。

辦公自動化的實現，不僅僅是取代秘書的部分工作，它更是將引起辦公制度、工作方式、辦公流程、傳統習慣、工作環境和決策進程等方面的深刻變革，使辦公行為科學化、規范化和標準化。各國的經驗表明：國家經濟現代化必須依賴各級管理水平的提高和辦公自動化。因此，辦公自動化必將對我國整個社會生活的各個方面產生深刻的影響。

5、辦公自動化設備

為了具備和完善辦公自動化系統的功能，除了進行辦公人員的相應知識培訓外，必須配備相應的辦公硬件設備和軟件資源。在現代辦公管理中的主要業務中，如文字編輯、信息處理、信息傳輸、信息檢索等都離不開計算機，它是辦公自動化的一名主角。所以，在辦公自動化系統中，計算機使必不可少的核心設備。辦公自動化系統的硬件和軟件組成如圖所示。

辦公自動化系統的硬件是指辦公自動化系統中實際裝置和設備，而軟件是指用于運行、管理、維護和應用開發計算機所編制的計算機程序。

?通信設備：如：局域網，電話，電傳等。

?輸出設備：如：圖像掃描儀，復印機，傳真機等

?系統軟件：如：操作系統，語言翻譯程序等

?支持軟件：如：數據庫管理系統

?通用軟件：如文字處理系統，圖形處理系統等

?專用軟件：工資管理系統，圖書管理系統等

電子計算機一般俗稱為電腦．計算機的種類很多，根據它的規模大小可以分為巨型機、大型機、中小型機、微型機和便攜機等。根據其用途又可分為專用計算機和通用計算機。目前，辦公室最常用的是多媒體通用微型計算機。

一套計算機系統必須由硬件和軟件兩大部分共同組成，兩者有機結合、相得益彰，才能是系統發揮功效。實際上，在計算機技術的發展進程中，計算機軟件隨硬件技術的迅速發展而發展，反過來，軟件的不斷發展與完善，又促進了硬件的新發展。

打印機是辦公自動化系統的主要輸出設備之一。打印機分為擊打式和非擊打式兩大系列產品。擊打式以針式點陣打印機為主，非擊打式則包括激光、噴墨及熱升華打印機等。

２０世紀５０年代美國施樂公司推出第一臺商用復印機。

按照復印機顯影方式可分：單組份和雙組份。

按照復印的顏色可分：單色和彩色。

按復印機尺寸分：普及型（A３），手提式，大工程圖紙（A２以上）。按使用紙型來分：特殊紙，普通復印紙。

按成像處理方式分：數字式，模擬式。

傳真機是一種傳送靜止圖像的通信手段。它可以通過通信線路，把文件、圖表、手跡、照片等紙頁式靜止圖像信號從一端傳到另一端，并印在紙上得到與發送文件完全相同的硬拷貝。因此，也有人把它稱為遠距離的復印。

英文為facsimile.國際上常用FAX表示。

掃描儀是一種光機電一體化的高科技產品，是除鍵盤和鼠標外電腦使用最廣泛的輸入設備。掃描儀由多種用途，比如可以利用它輸入照片建立字節的電子影集；輸入各種圖片建立自己的網站；掃描手寫信函再用E-mail發送出去以代替傳真機；還可以利用掃描儀配合OCR軟件輸入報紙或書籍的內容，免除鍵盤錄入漢字的辛苦等等。這些掃描儀的不凡功能，使我們在辦公、學習、和娛樂等各個方面提高效率并增加了樂趣。

數碼相機是一種能夠進行拍攝，并通過內部處理把拍攝到的光學圖像轉換成以數字格式存放的電子圖像的特殊照相機。

6、辦公軟件介紹

Microsoft Office是微軟公司開發的辦公自動化軟件，Office XP是最新的版本（第四代）。

Word主要用來進行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進行書信、公文、報告、論文、商業合同、寫作排版等一些文字集中的工作；

Excel 主要用來進行又繁重任務的預算、財務、數據匯總等工作；PowerPoint 主要用來制作演示文稿和幻燈及投影片等，甚至可以制作賀卡、流程圖、組織結構圖等；

Access 是一個桌面數據庫系統及數據庫應用程序；

Outlook 是一個桌面信息管理的應用程序，可以用于聯系人列表、日程安排等；

FrontPage 主要用來制作和發布Internet的Web頁面。

這幾個軟件之間的內容可以互相調用，互相連接，或利用復制粘貼功能共享數據資源。

Lotus公司的Smartsuite是另一個流行的辦公套件，商業辦公領域應用廣泛。

WPS 我國珠海金山軟件股份有限公司推出。

OpenOffice 5年前一家名為Star的德國公司開始致力于開發一個跨平臺的辦公軟件StarOffice并提供免費下載。它是世界上唯一一個非常接近Microsoft Office而又可以跨平臺的產品。2年前Sun公司收購了Star軟件公司，并繼續開發，直至2000年10月13日傳出驚人消息：Sun開放了StarOffice的絕大部分源代碼，并且成立了OepnOffice.org組織專門從事開放源代碼辦公軟件的開發工作。

現在基于OpenOffice開發的軟件遵循兩種協議：要開放源代碼的GPL協議或不開放源代碼的SISSL商業版權協議，RedOffice就是遵循后者的。

以上介紹了辦公自動化的基本概念、辦公自動化系統的主要功能，介紹了微型計算機、打印機、復印機、傳真機和其他常用現代辦公設備的基本常識，還簡要介紹了常用辦公軟件的應用場合。這里著重進行辦公自動化的知識性介紹，使大家了解辦公自動化的相關概念和基礎知識，為后面的操作應用打下基礎。

第五篇：Office辦公自動化課程規劃

《Office辦公自動化(一)》課程規劃

Office辦公自動化(一)是計算機應用高職第一學期的一門專業課。第一學期主要學習漢字錄入。

文字錄入技能是計算機專業的一門重要專業技能課，近年來學生的文字錄入水平呈逐年下滑趨勢，文字錄入課程的教學改革迫在眉睫，文字錄入技能是計算機專業的一門基礎、重要、必須熟練掌握的課程，是每個計算機專業學生必須學好、學精、學熟的一門高實用性課程，也是學生走上工作崗位所必備的一項技能。目前計算機專業學生的文字錄入學習現狀不容樂觀，學生文字錄入的速度、準確度均呈逐年下滑趨勢，學生對文字錄入技能學習的興趣越來越小，教師教學的難度也隨之加大。同時，社會相關崗位如文秘、會計、公關等行業的實際要求與學生的動手能力之間差距越來越大。

如何改變這種現狀，既能提高教學質量，又能提高和保持學生們的學習興趣，是擺在每個計算機專業教師面前的一個難題。

一、提高學生對文字錄入課程的學習重視程度。

當前計算機課程的普及，不少學生從小學階段就開始學習計算機的使用。而學生們首先學會的就是漢字的錄入，可是由于沒有就業的壓力，且所學內容并不計入升學考查內容，所以學生們絕大多數也就是能夠使用拼音輸入法進行漢

字錄入也就達到教學目標了。但是做為直接面向就業市場的職業教育，就必須對漢字錄入這個專項技能進行專業的強化培訓與訓練。學生們很多對鍵盤都已經很熟悉了，對中英文錄入已經不再陌生，個個都認為“這些我都會了，一點都不難，再學沒有用了，浪費時間，沒有興趣。”與此同時，絕大多數的學生指法不正確，甚至根本就不會指法；只會拼音輸入法，對其它輸入法一點不會或不屑去學；學過五筆字型輸入法的學生對字根記憶錯誤，拆字法掌握不牢，末筆字型識別碼根本不會，從沒進行過大量的強化訓練，一知半解的情況比比皆是，而學生們對此并沒有意識到，反而認為自己上網聊天都已經不成問題了，漢字錄入就沒有學的必要了。對漢字錄入這項技能輕視、放任甚至根本就不去學習和練習。

二、改變教學方式，完善教學手段，強化教學效果，增加教學時間。

1、改變教學方式：縮短學生學習和練習英文打字的時間，盡早開始進行五筆字型輸入法的學習與練習。學生們在進校之前絕大多數都已經熟悉了鍵盤的使用，在這么長的練習時間里，相當一部學生開始使用拼音輸入法進行漢字的錄入，這對一些從未接觸過計算機的學生是一個誤導。并且盡早使學生們開始練習五筆字型輸入法，讓他們盡早開始記憶和練習字根也同樣是對鍵盤布局的一種練習，還能夠給學生

們更充分的時間去記憶字根。所以我們目前基本上是給學生們講解鍵盤的布局、基本使用方法和正確的指法，再給學生們介紹英文鍵盤輸入練習的使用，然后開始給學生們介紹五筆字型輸入法，并開始要求學生們記憶和練習字根。

2、完善教學手段：我們采用“教師教+學生練”、“學生結對練習”、“多人競爭練習”、“無機指法練習”、“無機拆字練習”等多種手段來完善和改進教學。下面依次對這些教學手段進行說明：教師教+學生練----這是最傳統的教學方式方法，教師上課給學生講解最基本的鍵盤分布，指法位置，字根分布，記憶口訣，拆字規則等。一般最好是在多媒體機房進行教學活動，這樣可以講練結合，交叉進行，教師講解一個完整的知識模塊后即可要求學生有針對性的進行練習，對發現的問題進行及時的講解與糾正，對整體掌握較好的知識點可以加快教學進度，對問題較多的知識點可適當進行反復與循環。

多人競爭練習----可以由教師發起文字錄入速度與正確率的比賽，并指定若干對學生組成一組，通過比賽先選出這一組中的最好學生，再和其它組選出的最好的同學進行比賽，以選出班上最好學生。可以選出前三名進行口頭表揚。

3、強化教學效果：我們采用“看稿練習”、“盲打練習”、“專業文章練習”、“限時實際項目完成”等方法來強化我們的教學效果。我們教授學生，目的就在于讓我們的學生學有所長學有所用，讓他們學到的是日常工作生活中有用的技能技術。我們要求學生把需要練習的稿子豎起或傾斜到屏幕的一側，自己要求自己盡量不看屏幕來進行文字錄入練習。經過一段時間的練習，學生們的文字錄入速度與正確率都有了很大的提高。盲打練習----所謂盲打，就是在完全不看屏幕只看稿件的情況下進行文字的錄入，只在完成錄入全部內容后才進行稿件的校對工作。這對學生們來說是一個不小的挑戰，但是沒有挑戰就不可能激起學生們的興趣與競爭性，對所有的學生來說都是一種對自我能力的挑戰。專業文章練習----五筆字型輸入法的最大的優點與特點就是詞匯的輸入，必須要求學生們習慣于進行詞匯的輸入，才能真正提高文字的錄入速度與正確率。而詞匯最多的稿件是什么呢？就是各種各樣的專業性稿件，如政治性極強的社論、思想道德教材，專業術語遍布的計算機理論教材、醫學、經濟學等專業教材，還有文言文、詩歌、數學教材、物理教材等不成詞但也同樣專業性極強的稿件。這些內容對學生們來說都很有挑戰性與實戰性，在練習這些稿件內容時，對學生們的社會生活語匯、生活體驗等也都是一個很好的鍛煉，也將一些社會學教育無形的融入到學生的學習生活中來了。經過這樣的練習，學生們對現實生活中所出現的各種類型的稿件將不會無所適從，不知如何應對了。限時實際項目完成練習----練習就是練習，與實際的工作要求與環境還是有一定的區別與差距的。這種能力只有在長期的實際工作中才能鍛煉出來，這對學生們的能力提升來說是不可多得的。

三、改變評估標準，促進教、學興趣，提高教、學質量。為學生組織興趣小組。為了更好的提高教學質量，學校為教師提供教室與機房，以方便學生們在教師的帶領下成立各種興趣小組，其中文字錄入小組就是參與人數比較多的一種小組。通過小組內的練習、游戲、競賽等活動，也為提高學生們的文字錄入水平起到了相當好的輔助作用。只有競爭才能激發人的斗志，才能激起學生們在學習上的攀比心理，使先進更先進，后進更努力前進。

學生的文字錄入技能是一項基本技能，通過各種教學與練習方法，再加上各種激勵機制，做為學生的這項基本技能一定能達到社會工作崗位要求的能力。