第一篇：關(guān)于城建檔案管理中的問題及對策

關(guān)于城建檔案管理中的問題及對策 作者：賈亦儉來源：思考的軌跡發(fā)布時間：2008-12-18 11:34:35| 收藏

淺析城建檔案管理中的問題及對策

城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設(shè)檔案源于日新月異的城市建設(shè)，具有很高的科技含量，與直接、現(xiàn)實的生產(chǎn)力、經(jīng)濟效益和社會效益聯(lián)系密切。城建檔案的收集、保管和利用帶有一定的行政職能，受一系列的法律法規(guī)所約束和保護，但在實施過程中仍有不少的制約因素，影響了城建檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在目前狀況下，進一步加強城建檔案的管理具有一定緊迫性和必要性。下面筆者以浙江省金華市為例，對此進行一番分析和探討。

一、現(xiàn)狀及主要問題

我國的城建檔案工作機構(gòu)主要有兩種類型：一類是各級建設(shè)主管部門為履行對本單位和所屬單位城建檔案工作的管理職能而建立的行政管理型機構(gòu)（有時也同時負責本級機關(guān)檔案的收集和保管）；另一類是面對城市建設(shè)活動所產(chǎn)生的城建檔案而建立的保管利用型工作機構(gòu)。金華市所屬9個縣（市、區(qū)）的城建檔案工作機構(gòu)上述兩種類型都有，除金華市城建檔案館和蘭溪市城建檔案館屬第二種類型外，義烏市建設(shè)局城建檔案館、東陽市城建檔案室、永康市建設(shè)局城建檔案室、浦江縣建設(shè)局城建檔案室、武義縣建設(shè)局城建檔案室、磐安縣建設(shè)局城建檔案室及金東區(qū)、婺城區(qū)建設(shè)局二個檔案室均偏屬于第一種類型工作機構(gòu)。城建檔案工作機構(gòu)在上世紀八十年代末和九十年代初曾有過一段令人羨慕的輝煌歷史，但隨著工程檔案保證金的取消，絕大多數(shù)城建檔案館（室）出現(xiàn)了一系列新的問題。

1、人員編制嚴重不足。金華市各級城建檔案館（室）的事業(yè)人員編制數(shù)除義烏館的編制數(shù)相對充足外，其余的均嚴重短缺。如金華市城建檔案館1987年初成立時事業(yè)編制數(shù)為4名，在以后的20年中僅增編過1名，浦江等縣城建工作機構(gòu)還無專門的人員編制。而《金華市城建檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃》要求，到2010年金華市級館人員要達到15至25人（現(xiàn)連聘用人員僅14人），蘭溪、永康、東陽三個縣級市館（室）要達到8至10人（現(xiàn)最多的連聘用人員只有6人），其他館（室）要達到5至10人（現(xiàn)最多的連聘用人員只有3人），與規(guī)劃和現(xiàn)實的需求都有較大的差距。由于編制的限制，致使專業(yè)緊缺人才無法引進。

2、經(jīng)費十分緊張。金華市各級城建檔案管理機構(gòu)，除磐安縣館（室）靠其他途徑解決和蘭溪市館靠自收自支外，其他的均為財政撥款。自從城建檔案保證金停收后，靠財政撥款只能維持正常的開支，一些科研、設(shè)備更新等經(jīng)費卻無從保障，特別是像金華市城建檔案館現(xiàn)編制數(shù)只有5名，而實際卻有正式員工10名，財政撥款就明顯不足，有時連發(fā)工資都困難，嚴重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。

3、設(shè)備無法更新提升。由于資金短缺，除義烏館外，目前其他各級館（室）的辦公場所均未能得到擴展，設(shè)備無法及時更新和添置，現(xiàn)代化的科技手段得不到很好的應(yīng)用，使檔案的管理手段和水平得不到提升。

4、機構(gòu)資質(zhì)普遍偏低。由于人員和經(jīng)費的不足，造成的后果就是工作機構(gòu)資質(zhì)偏低。除義烏館升格為省一級，金華館保留省二級、蘭溪館保留省三級外，其他的工作機構(gòu)還沒有級別，離《金華市城建檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃》中的金華、義烏館要達到省一級、蘭溪館達到省二級，其他縣（市）館（室）全部達到省三級城建檔案館以上的標準還有較大差距。而且編研成果也較少，在行政部門組織編寫《金華市城鄉(xiāng)建設(shè)志》時，各級城建檔案館（室）能提供的資料都極少。

5、領(lǐng)導重視不夠，社會檔案意識不強。各級領(lǐng)導對城建檔案工作重視還普遍不夠，認為這是軟指標、常規(guī)性的工作，只要應(yīng)付得過去就可以了。社會上對城建檔案的意識也不強，甚至有些工程建設(shè)各方業(yè)主也認為城建檔案沒必要抓得這么緊，不能主動配合城建檔案工作機構(gòu)做好相關(guān)工作，對順利開展城建檔案管理工作造成了一定影響。

二、主要對策

（一）領(lǐng)導支持，加大投入。

城建檔案是最原始、最完整的城市建設(shè)工程的歷史資料，是建筑文化的重要組成部分。各級建設(shè)行業(yè)主管部門領(lǐng)導都必須予以高度重視，把城建檔案事業(yè)的發(fā)展納入城市建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，研究、制定鼓勵和扶持城建檔案事業(yè)發(fā)展的各項政策。積極爭取上級領(lǐng)導和財政等相關(guān)部門的支持，加大經(jīng)費投入，努力爭取城建檔案管理工作機構(gòu)的編制，與編委等部門講清隨著城市的擴大、工程量的增加，檔案量的不斷成倍增多，需要有相應(yīng)的人員從事這一重要工作，要讓全社會都理解城建檔案的重要性，全力支持這項工作。

同時，建設(shè)行政主管部門還要勇于將這項工作列入相關(guān)考核內(nèi)容，省級相關(guān)部門要進一步完善《城建檔案館目標管理認定辦法》。通過建立靈活有效的激勵機制，加強內(nèi)部管理，強化制度建設(shè)，充分調(diào)動城建檔案工作人員的積極性。要充分利用和發(fā)揮城建檔案的資源優(yōu)勢，以改革創(chuàng)新為動力，以服務(wù)于城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)為目標，以提供城建優(yōu)質(zhì)服務(wù)為出發(fā)點，以擴展、優(yōu)化檔案資源為核心，以推進信息化和地下管線檔案工作為重點，以培養(yǎng)一支高素質(zhì)的城建檔案人才隊伍為基礎(chǔ)，激活城鄉(xiāng)建設(shè)檔案事業(yè)的活力，全面推動城建檔案事業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。

（二）加強依法治檔，依法行政力度

1、強化法律法規(guī)宣傳力度。自1961年由國務(wù)院批轉(zhuǎn)試行的《關(guān)于加強管理城市基本建設(shè)檔案的意見》第一部高層次的行政法規(guī)出臺后，又陸續(xù)出臺了《檔案法》、國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、建設(shè)部第90號令《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、浙江省政府第217號令《浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，金華市政府也及時出臺了《金華市城市建設(shè)檔案管理辦法》、《金華市城市地下管線工程檔案管理辦法（試行）》等政策性規(guī)范文件，對建設(shè)工程竣工驗收時的檔案驗收和竣工驗收后的檔案歸集等都提出了明確的要求。對行政處罰也作了明確的規(guī)定：“工程竣工驗收后，建設(shè)單位未向建設(shè)行政主管部門或者其它有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案的，責令改正，處1萬元以上10萬元以下罰款。”但社會上對這些法律法規(guī)還了解不多，一些業(yè)內(nèi)人士也都知之甚少，所以，必須加大宣傳力度，讓大家都能懂法守法，依法辦事。

2、堅持依法治檔，依法管檔。建設(shè)行政部門和城建檔案工作機構(gòu)要結(jié)合工作實際，認真落實相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合工作實際，從規(guī)劃許可、施工許可、質(zhì)量監(jiān)督、竣工驗收備案等環(huán)節(jié)加強城建檔案的監(jiān)管力度，進一步規(guī)范建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位的檔案收集、報送工作。認真貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》（建設(shè)部令），以指導新建地下管線工程檔案的報送管理為重點，以住宅小區(qū)室外地下管線的收集為突破口，做好地下管線檔案的接收和收集工作，依法開展各項城建檔案管理工作。

3、加大城建檔案行政執(zhí)法檢查力度。在指導各縣（市）進一步完善城建檔案管理各項規(guī)章制度，著力推進城建檔案工作法治化的同時，要按照有關(guān)法規(guī)和城建檔案的職能要求，加強城建檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)，強化執(zhí)法監(jiān)督，提高執(zhí)法水平和執(zhí)法能力，開展城建檔案執(zhí)法大檢查，增強全社會的檔案意識和法制觀念，努力提高依法管檔、依法行政的水平。

（三）立足本職，自我發(fā)展。

城建檔案管理人員要及時轉(zhuǎn)變觀念，樹立“有作為才有地位”的思想，不斷拓展城建檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機制，增強服務(wù)效果，積極穩(wěn)妥推進城建檔案館（室）內(nèi)部管理機制的改革，加強內(nèi)部管理，引入競爭機制，充分調(diào)動職工的積極性。不等不靠，主動出

去，深入基層一線，主動到建設(shè)單位去指導檔案制作。現(xiàn)在許多工程建設(shè)方缺少檔案資料員，而檔案管理機構(gòu)少數(shù)人又沒事干，通過幫助工程建設(shè)方主動整理檔案資料等方式，一可以解決工程建設(shè)方檔案資料不規(guī)范、人員缺的問題；二可以解決城建檔案管理機構(gòu)資金來源等問題；三可以乘機擴大和鍛煉城建檔案隊伍，通過招聘一些合同制員工的辦法壯大城建檔案管理人員隊伍；四是提高檔案的質(zhì)量和歸集率，豐富館藏量，為提升機構(gòu)資質(zhì)打下良好的基礎(chǔ)。

在城建檔案管理過程中，要積極主動，上門服務(wù)，跟蹤指導，抓好“兩頭”：開工前申領(lǐng)和竣工后驗收歸檔。開工前要做到建設(shè)單位主動到城建檔案館查詢地下管線等檔案資料，在申領(lǐng)表格時，有關(guān)工作人員要主動了解工程情況，宣傳政策法規(guī)，明確歸檔內(nèi)容，提出有關(guān)具體要求；開工后到現(xiàn)場指導，驗收前要指出不合規(guī)定的地方，并幫助其限期改正，驗收合格后督促工程建設(shè)方及時歸檔。對未接收進館的，應(yīng)制訂具體的接收方案，逐步清理檔案接收死角，不斷提升管理和服務(wù)水平。

（四）加強隊伍建設(shè)，提高服務(wù)水平。

城建檔案內(nèi)容的多樣性要求城建檔案工作者必須具有多方面的知識，既要有城市建設(shè)方面的知識，又要有檔案管理方面的知識，這就要求檔案工作人員必須不斷豐富自己的各種知識，加強全面學習。

1、加大教育培訓工作力度。開展多層次、多門類的檔案教育培訓，根據(jù)實際情況，采取多種渠道，多種形式舉辦各種類型的培訓班，建設(shè)一支開拓進取、知識和專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，既懂業(yè)務(wù)又懂現(xiàn)代化技術(shù)的城建檔案干部隊伍。加強人才培養(yǎng)，不斷擴大高級、中級職稱的人員比例。

2、組織業(yè)務(wù)交流，專題學術(shù)研討。舉辦多種形式的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)觀摩等活動，介紹相關(guān)科技動態(tài)和應(yīng)用情況，介紹先進管理方法和手段，提高領(lǐng)導和業(yè)務(wù)人員的管理水平。開展建設(shè)領(lǐng)域檔案的調(diào)查研究工作，及時向政府主管部門提出合理化建議；加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，舉辦各種類型的訓練班和講座，提高建設(shè)行業(yè)檔案工作者的技術(shù)業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平；介紹國內(nèi)外城建工作發(fā)展動態(tài)，組織有關(guān)人員外出考察、參觀學習。

3、強化檔案方面的學歷教育，重視再繼續(xù)教育。提高職稱水平，搞好編研成果。

4、提高城建檔案工作人員的綜合素質(zhì)和道德修養(yǎng)。創(chuàng)新服務(wù)方式，積極做好相關(guān)服務(wù)工作，擴大查檔等各種途徑，做到熱情接待，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（五）加強開發(fā)，豐富城建檔案信息資源。

1、加強檔案資源建設(shè)。大力開展城建檔案的接收、收集和征集工作，進一步豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結(jié)構(gòu)。加大重點工程檔案、城市基礎(chǔ)設(shè)施檔案、城市地下管線工程檔案、建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集力度，提高數(shù)字（電子）檔案、聲像檔案等的比重。加強館庫基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷爭取擴大館庫面積。加大硬件投入，增添與城建檔案事業(yè)發(fā)展需要相適應(yīng)的電子計算機、光盤刻錄機、空調(diào)、去濕機、防火、防盜報警等現(xiàn)代化設(shè)備。

2、加強檔案數(shù)字化建設(shè)。進一步貫徹《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，積極推進城建檔案信息化建設(shè)。各級城建檔案工作機構(gòu)要完成館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)館藏檔案檢索計算機化，提高查閱利用的效率。加強電子檔案管理，及時接收保存現(xiàn)行電子文件和電子檔案，實施文檔一體化管理；制定電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范；加強監(jiān)督和指導，保證電子檔案的真實、完整和有效。

3、加強檔案網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)站建設(shè)。各級城建檔案館（室）要盡快建成局域網(wǎng)，館藏檔案全部實現(xiàn)計算機管理；建成一批以全文和多媒體為主體的，比較齊全的城建檔案基本信息數(shù)據(jù)庫和專業(yè)數(shù)據(jù)庫；依托現(xiàn)代高科技對城建檔案進行全方位、多層次的信息化管理，實現(xiàn)資源共享；逐步建立城建、房產(chǎn)、公用事業(yè)等檔案目錄數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)連接，在目錄查詢上實現(xiàn)資源的互通和共享。努力建成一批向社會公布城建信息、具有廣泛社會影響、體現(xiàn)城建檔案專業(yè)特色的網(wǎng)站（或網(wǎng)頁），充分利用網(wǎng)站（頁），宣傳城建檔案工作，傳遞信息，公布資料，交流經(jīng)驗。并力爭建成部分數(shù)字城建檔案館。

4、加強聲像檔案管理。各級城建檔案工作機構(gòu)要具有編輯制作專題片的能力和多媒體宣傳資料能力，購置必要的聲像設(shè)備，對重點工程建設(shè)和城市重大活動等進行跟蹤拍攝，緊扣城市中心工作，編輯專題片、畫冊等。

5、加強館藏檔案的保護工作。抓緊對館藏瀕危重點檔案的搶救，建立珍貴城建檔案名錄，加大檢查監(jiān)督力度，確保各級檔案館（室）具備安全保管條件；加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理，確保操作、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全；積極探索電子檔案保管利用方式，建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復機制；籌劃建設(shè)地區(qū)城建檔案信息（目錄）中心，城建檔案信息備份中心，開展館際間異地數(shù)據(jù)備份。

（發(fā)表在《思考的軌跡》（中國科學出版社2007年）。]

第二篇：10.4淺談城建檔案管理存在的問題及對策

淺談城建檔案管理存在的問題及對策

[沈惠利]

【 摘要 】 結(jié)合海寧市城建檔案管理現(xiàn)狀，分析城建檔案管理存在的問題，提出具體對策與設(shè)想。

【主題詞】 城建檔案管理措施

城建檔案是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，是城市發(fā)展的真實記錄。自1980年全國科技檔案工作會議之后，城建檔案管理已延伸、滲透到了城市社會生活的各個領(lǐng)域，其收集、整理、保管、編研、利用、執(zhí)法等逐步得以完善，但隨著城建事業(yè)的飛速發(fā)展，城建檔案管理同樣也面臨著諸多難題及新的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合海寧市城建檔案管理情況，分析當前管理工作存在的問題，提出具體的對策及設(shè)想：

一、城建檔案管理存在的問題

1.檔案資源收集、處理不盡規(guī)范。

（1）檔案收集來源不均衡。一是從整體情況看，檔案資料收集地上多，地下少；二是從管理權(quán)限上看，建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集得多，外部收集得少；三是從分類大綱上看，部分檔案收集存在漏項，甚至是空白。

（2）檔案收集方式過于單一。主要反映在紙質(zhì)檔案收集比較多，特

種載體檔案少，滿足不了城建檔案信息化管理的需要。

（3）檔案資源處理不規(guī)范。一是只重視館藏數(shù)量，盲目收集，范圍過于粗放，有利用價值的資料難以準確、完整的接收進館，質(zhì)量難以保證；二是缺乏必要的、規(guī)范的整理、分類，造成不必要的人力、物力的浪費。

2.檔案信息化建設(shè)力度不能滿足現(xiàn)實需要。

（1）信息化建設(shè)中，硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn)，而目前其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。僅靠有限的人力實施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。

（2）信息化建設(shè)中，軟件或系統(tǒng)開發(fā)節(jié)奏過緩。軟件或系統(tǒng)開發(fā)是對傳統(tǒng)檔案管理手段的提升，需要縱向和橫向的分步實施，也就是說需要從整個系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排，而目前軟件或系統(tǒng)開發(fā)缺乏積極應(yīng)對。

（3）既有管理理念有待轉(zhuǎn)變。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著質(zhì)的飛躍，僅靠按部就班的理念轉(zhuǎn)變，不僅滿足不了城市建設(shè)的迅猛發(fā)展，也有悖科學發(fā)展觀的基本要求，這就迫切需要檔案管理人員拓寬視野，不斷進行管理知識和手段的更新，而此方面恰恰是當前城建檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。

3.城建檔案行政執(zhí)法的落實不夠深入。

（1）城建檔案執(zhí)法細則有待進一步完善。城建檔案事業(yè)的發(fā)展需要法律法規(guī)文件作為保障，2008年1月1日，《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實施，從法律條款上進一步對城建檔案工作給予了支持，同時也拓展了城建檔案的服務(wù)地域，如：城市、鄉(xiāng)村都納入了城建檔案的業(yè)務(wù)范疇，但相應(yīng)的實

施細則尚無進一步修訂或完善。

（2）城建檔案的行政執(zhí)法過緩。目前城建檔案的行政執(zhí)法大多還停留在行政檢查階段，行政處罰剛剛邁出第一步，不移交檔案或者檔案散失等狀況時有發(fā)生。

二、對策及設(shè)想

1.實施目標管理，規(guī)范檔案資源的收集、處理。

（1）統(tǒng)籌安排城建檔案資源的收集。一是把資源收集納入目標管理，統(tǒng)一規(guī)劃收集的對象、結(jié)構(gòu)和層次，制定相應(yīng)目標，分階段達標；二是嚴格按照城建檔案管理分類大綱逐步堵漏補空；三是認真分析資源分布結(jié)構(gòu)，有重點地突破資源收集結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。

（2）積極推行檔案資源收集方式的多元化。對于能夠納入特種載體收集的資源，力求搭建微機化或網(wǎng)絡(luò)化管理平臺進行采集，進一步提高管理效率，為資源使用、服務(wù)提供保障；同時，對符合既有收集資源向特種資源轉(zhuǎn)換條件的，逐步進行載體轉(zhuǎn)換。

（3）加強檔案資源的規(guī)范化處理。一是做好檔案分類研究，把好關(guān)口，分清層次，做好檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量上的統(tǒng)一，杜絕垃圾資源的侵入；二是進一步優(yōu)化檔案資源的收集、處理的工作流程，結(jié)合多元化的處理方式進行處置，提高管理效率；三是加強檔案管理的檢查督促。采用平推檢查和互檢的方式予以監(jiān)督和交流。

2.加快城建檔案管理信息化進程。

（1）合理加大硬件投入。根據(jù)信息化建設(shè)需要，利用現(xiàn)有現(xiàn)代化辦公設(shè)施，逐步搭建檔案資源流轉(zhuǎn)、利用平臺，縮短檔案資源歸檔的周期，提高城建檔案的準確性、時效性及利用率。

（2）積極進行軟件及系統(tǒng)開發(fā)。對橫向和縱向的檔案信息管理實施分步開發(fā)，優(yōu)先滿足小區(qū)域既有檔案資源的信息化需求，并兼顧大區(qū)域信息化開發(fā)的過渡，同時，統(tǒng)籌規(guī)劃大區(qū)域信息化系統(tǒng)的研發(fā)，為整體城建檔案管理信息化提供有力支持。

（3）加強城建檔案信息化管理的宣傳，加快管理人員的培訓。利用各種渠道加強理念宣傳；對管理人員采用觀摩、送培、參與信息系統(tǒng)研發(fā)及服務(wù)等手段，加大其參與信息化建設(shè)的介入力度，切實加快觀念的轉(zhuǎn)變。

3.加大城建檔案管理的執(zhí)法力度。

（1）進一步修訂或完善城建檔案的管理辦法。結(jié)合《海寧市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》，制訂出實施細則，明確權(quán)利義務(wù)，保障城建檔案管理，為城建檔案的行政執(zhí)法工作提供可靠的依據(jù)。

（2）找出突破口，切實履行行政執(zhí)法的職能。一是有針對性地利用宣傳媒體，加大對執(zhí)法的宣傳力度；二是調(diào)整內(nèi)外部執(zhí)法機構(gòu)與管理機構(gòu)的協(xié)作，積極參與執(zhí)法；三是對于多發(fā)、貫發(fā)違法案件重點突破，加大責任追究及處罰，使行政執(zhí)法健康有序地發(fā)展。

【結(jié)束語】 總之，城建檔案管理依據(jù)科學發(fā)展觀的要求，結(jié)合城市建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實需要，有針對性地趨于完善，不僅要體現(xiàn)理念的轉(zhuǎn)變，還要做好扎實的基礎(chǔ)工作，敢于突破與創(chuàng)新。

參考文獻:

1.《基本建設(shè)項目檔案工作法規(guī)規(guī)范選編》浙江省檔案干部培訓中心2007年9月

2.《檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)與管理》盛彥主編檔案出版社出版1993年

3.《科技檔案管理學》王傳宇主編 中國人民大學出版社出版 1999年

4.《浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法》2006年9月

5.《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》2008年1月

第三篇：中專學校檔案管理中的問題與對策

中專學校檔案管理中的問題與對策

【摘要】當前許多中專學校的檔案管理存在制度缺乏，管理隊伍不穩(wěn)定，基礎(chǔ)設(shè)施落后，以及信息化程度低等問題。針對這些問題，要采取針對性的措施，從制度建設(shè)入手，改變檔案管理隊伍的現(xiàn)狀，從而使檔案管理工作真正做到為教學、科研服務(wù)，為學校的科學發(fā)展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對策

學校檔案作為學校各項工作的真實歷史記錄，記載了學校教育教學的主要活動，是學校發(fā)展過程的真實記錄，體現(xiàn)了學校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色等內(nèi)容。通過對中專學校檔案的分析，對于總結(jié)學校發(fā)展的成敗、得失，為以后學校的發(fā)展規(guī)劃提供科學的依據(jù)。因此，加強學校檔案管理水平對于加強學校建設(shè)、進一步推進教學改革、不斷提高教育質(zhì)量等，均具有十分重要的意義。但是，受自身條件的限制，許多學校，尤其是中專學校檔案管理水平比較落后，檔案收集偏重于文書檔案，門類單一，無法適應(yīng)學校各項事業(yè)科學發(fā)展的要求。

一、中專學校檔案管理中存在的主要問題

1.管理制度沒有得到貫徹落實

從表面看，大多數(shù)中專學校制訂了一些檔案管理工作規(guī)范（如檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等）、檔案工作人員崗位職責等規(guī)章制度，每年也撰寫工作計劃和工作總結(jié)。但是，這些規(guī)章制度往往是寫在紙上、掛在墻上，沒有真正得到貫徹落實。工作計劃和工作總結(jié)也往往是為應(yīng)付上級的檢查而寫，說的多，做的少。

2.缺乏穩(wěn)定的檔案人員隊伍

檔案工作本身枯燥、乏味，不易出成績，需要有較強的工作耐心。因此，這一崗位對年輕缺乏吸引力。在中專學校，檔案部門屬于教學輔助部門，檔案管理人員屬于教學輔助人員，這一機構(gòu)往往不受重視，所以，檔案管理人員大多由其他部門人員兼職，缺乏專業(yè)背景。而且許多人年齡偏大，學歷低，知識比較單一。再加上日常工作的忙碌，造成他們沒有更多的時間和精力鉆研業(yè)務(wù)，缺乏必備的專業(yè)技能。這種狀況直接導致了檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化，甚至檔案隊伍不穩(wěn)定的局面。

3.檔案基礎(chǔ)建設(shè)比較落后

不少中專學校檔案室的建設(shè)投入嚴重不足，個別學校甚至沒有設(shè)立專門的檔案室，電子檔案分別保存在不同的職能部門中，硬件投入遠遠不夠，設(shè)備陳舊老化，辦公條件比較差，導致檔案丟失現(xiàn)象嚴重，無法給教學、科研提供更多的支持。

4.現(xiàn)代信息技術(shù)沒有得到充分利用

不少中專學校的檔案管理仍以手工為主，沒有實現(xiàn)檔案資料的信息化處理。主要表現(xiàn)為：收集的檔案材料仍以紙質(zhì)為主，電子文件的收集整理步伐緩慢，導致檔案的查詢非常不便；檔案管理人員對信息技術(shù)的應(yīng)用不夠主動，對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理的方法掌握程度較低，有的甚至不想了解，更不想接觸，要想掌握更是無從談起，這種得過且過，不求進取的想法對提高檔案管理水平是非常不利的。

二、提高中專學校檔案管理水平的措施

針對中專學校檔案管理中存在的上述主要問題，應(yīng)主要采取以下措施：

1.進一步完善并落實檔案管理制度

進一步完善進一步完善檔案管理制度，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范有序的基本保證。為此，要在《中華人民共和國檔案法實施辦法》的指導下，制定并完善本單位的《檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度規(guī)章，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標。從而使中專學校檔案工作走上科學化、制度化發(fā)展軌道。

2.建立一支穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍

中專學校要重視檔案工作的重要性，要把檔案管理人員與教學、科研、圖書管理人員同等對待。要注重對檔案管理人員的培訓，要依照學以致用的原則，尤其是要結(jié)合他們的年齡、文化程度、業(yè)務(wù)熟悉程度來進行培訓，使他們掌握有關(guān)檔案的新知識、新技術(shù)、新技能，了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作發(fā)展趨勢及現(xiàn)代科學技術(shù)在檔案工作中的運用等內(nèi)容。鑒于許多中專學校經(jīng)費不足的現(xiàn)狀，要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化教育手段，使他們獲得多樣化的信息來源。這樣，既可以不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又可以節(jié)約經(jīng)費，同時又解決了工學矛盾。

3.加強對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入

中專學校要加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立起專門的檔案室，定期更新、添置必要的檔案設(shè)備，尤其是要不斷更新管理軟件，以便于開展工作。這一工作如果能得到長期堅持的話，每年的投入并不算大。所以，學校要每年拿出一定數(shù)量的經(jīng)費，投入到硬件建設(shè)中去，維護檔案的完整與安全。從而使檔案工作能真正為學校的教學、科研等工作服務(wù)。

4.加強現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用

隨著計算機在檔案管理中的應(yīng)用程度的不斷提高，檔案管理的效率也大大提高，傳統(tǒng)的手工操作的檔案管理方式也顯得越來越跟不上時代的要求。因此，中專學校要不斷提高檔案管理的信息化程度，不斷發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用計算機技術(shù)管理檔案，建立起現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫。當然，提高檔案管理的信息化程度并不是要完全排斥紙質(zhì)檔案，許多檔案原件的保留仍要以堅持紙質(zhì)和電子檔案同時保留的方式，以確保其準確性。

總之，要不斷提高中專學校的檔案管理水平，除了上述努力之外，提高檔案管理人員的責任意識也是必不可少的。責任心的強弱往往體現(xiàn)在對工作的態(tài)度上，反映在工作成效的好壞上，不求進取、混日子的思想對做好檔案管理工作是非常有害的。所以，在注重提高相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，還應(yīng)加強職業(yè)道德教育，建立一支政治立場堅定，業(yè)務(wù)素質(zhì)精良的專職檔案管理人員隊伍，從而使檔案管理工作真正能為教學、科研服務(wù)，為學校的科學發(fā)展服務(wù)。

第四篇：城建檔案管理心得體會

城建檔案管理心得體會

隨著建設(shè)工程的發(fā)展，城建檔案管理工作在整個建設(shè)工程中發(fā)揮著越來越重要的作用，在一定程度上成了影響工程管理效率的重要因素。通過這幾年的檔案管理工作實踐，我認識到工程檔案管理的重要性，對進一步做好檔案管理工作也有了更清晰的思路。借此《檔案在你身邊》征文之際，對自己的工作進行總結(jié)和反思，以促進今后的工作。

1、嚴格管理，保證檔案歸檔質(zhì)量

一是把好“收集歸檔關(guān)”。對工程竣工檔案歸檔首先明確了檔案收集歸檔的范圍和責任，各負其責收集相關(guān)檔案，并要求他們及時移交。平時集中力量對庫藏全部檔案逐卷逐條地進行檢查和對照，將原有不規(guī)范的案卷進行重新整理、分類、組卷、編目和裝訂，做到及時發(fā)現(xiàn)及時整理。

二是把好“檔案整理關(guān)”。在檔案整理過程中，我嚴格按照有關(guān)規(guī)定要求，對各種門類和載體的檔案進行了科學分類。加強檔案的保密性。認真填寫專題目錄索引、全引目錄等較為齊全的編研資料，做到組卷合理，排列有序，編目規(guī)范，實現(xiàn)了檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標準化、檢索科學化。

三是把好“檔案保管關(guān)”。對檔案及時入庫，對檔案擺放整齊有序，入庫檔案保管齊全完整，未出現(xiàn)丟失和損毀等現(xiàn)象。并且對檔案的擺放作大體規(guī)劃，讓檢索利用更快捷方便，把檔案入庫區(qū)分成相應(yīng)小區(qū)，一般預(yù)留出相同類別的區(qū)來，作到心中有數(shù)。

四是把好“統(tǒng)一錄入關(guān)”。定期對入庫檔案進行統(tǒng)一錄入，作到紙質(zhì)登記目錄與計算機錄入同步，實現(xiàn)計算機查詢，對所有的各類檔案的分類號、主題詞、形成時間等輸入了微機，形成了一個有序的整體。初步形成了計算機輔助的檔案管理系統(tǒng)，初步建成了數(shù)字化檔案室，真正做到檔案

信息開發(fā)利用和資源共享。

2、狠抓實效，不斷優(yōu)化檔案開發(fā)利用

搞好檔案管理工作的目的就是更好地為各界咨詢利用提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，這既是檔案工作的基本要求，也是檔案工作的價值所在。我不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)方式，讓檔案工作煥發(fā)出了新的活力。一是檔案檢索工具編制基本齊全。我編制了案卷目錄、全引目錄等各種齊全配套的檢索工具索引，對庫藏檔案進行了分類編號，能夠方便快捷地檢索到相關(guān)檔案。

二是檔案利用效果豐富。做好了查詢登記和利用效果登記，實行借閱登記，對借出的檔案及時催回，嚴格執(zhí)行借閱程序，通過提供利用檔案，取得了明顯的社會效益和經(jīng)濟效益。

3、今后努力提高的方向

在這幾年的工作中接觸到了許多新事物、產(chǎn)生了許多新問題，也學習到了許多新知識、新經(jīng)驗，使自己工作技能上了一個新臺階，在思想認識和工作能力上有了新的提高和進一步的完善，每一項工作都有了明確的計劃和步驟，行動有了方向，工作有了目標，心中真正有了底，基本做到了忙而不亂，緊而不散，條理清楚，事事分明，從根本上擺脫了剛參加工作時只顧埋頭苦干，不知總結(jié)經(jīng)驗的現(xiàn)象。在日常的工作中，我時刻要求自己從實際出發(fā)，堅持高標準、嚴要求，力求做到業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)雙提高。在明年的工作中，我會繼續(xù)努力，及時糾正和彌補自身的不足和缺陷。進一步不斷加強檔案管理的科學化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，創(chuàng)新管理，創(chuàng)新服務(wù)，與時俱進，奮發(fā)有為，切實提高檔案管理質(zhì)量和水平，促進檔案管理的協(xié)調(diào)持續(xù)發(fā)展。

村鎮(zhèn)建設(shè)辦：林紹吉 二Ｏ一三年五月二十七日

第五篇：淺析建設(shè)項目檔案管理中存在的問題及對策

淺析建設(shè)項目檔案管理中存在的問題及措施

[摘要] 對于工程建設(shè)而言，工程建設(shè)項目的檔案是一種非常重要的依據(jù)，記錄了工程建設(shè)的真實數(shù)據(jù)和質(zhì)量鑒定結(jié)果。無論是對于企業(yè)本身還是國家都非常的重要。當前由于國家的建筑市場的改革在不斷深化，發(fā)展速度也越來越快，所以對于工程檔案管理工作的要求也越來越高。本文嘗試對目前工程建設(shè)項目的檔案管理中存在的問題進行分析，結(jié)合當前社會發(fā)展以及新形勢和要求對檔案管理相關(guān)工作給出合理措施。

[關(guān)鍵詞] 工程項目建設(shè) 檔案管理

一、建設(shè)項目檔案管理工作中存在的主要問題

（一）建設(shè)工程項目檔案管理體系存在漏洞

與國外的同類所提供的原始設(shè)計和施工材料相比，建設(shè)工程項目檔案的資料比之要晚得多，并且保存在國家的建設(shè)檔案部門。早在一百多年前，就已經(jīng)有非常有力的證據(jù)表明國外對于建設(shè)工程項目檔案管理工作做得非常的系統(tǒng)和規(guī)范了。建設(shè)工程項目檔案管理不光晚于國外同類行業(yè)，同時也晚于諸如工商、公安、稅務(wù)以及教育等國內(nèi)的行業(yè)。自從建國開始至70年代末，我國的建設(shè)檔案都沒有系統(tǒng)的管理和應(yīng)用，只有少部分憑借行政管理使得國家的 重大工程建設(shè)項目得到保留。借助行政以及經(jīng)濟管理辦法，建設(shè)項目檔案的管理工作在上世紀80年代初開始得以正常的運轉(zhuǎn)和持續(xù)的發(fā)展。因此到目前為止，由于建設(shè)項目檔案事業(yè)以及相關(guān)的法律法規(guī)的制度建設(shè)起步都較晚，所以到目前為止，建設(shè)檔案管理工作依然缺乏較為完善的管理體系支撐。

（二）不夠重視工程項目檔案管理工作

工程建設(shè)的過程中，經(jīng)常存在因為建設(shè)項目點多線長，所以將一個大型的工程項目建設(shè)拆分為十幾個甚至幾十個部分，然后再在每個部分中進行分包，參加項目建設(shè)的施工隊伍質(zhì)量水平參差不齊，數(shù)量繁多。因為大部分的施工隊伍本身的編制單位并非常設(shè)，所以這些施工隊伍無論是底層的施工人員還是上層的項目經(jīng)理或者部門領(lǐng)導都對建設(shè)項目的檔案管理相關(guān)工作缺乏足夠的意識，從上到下都錯誤的認為，工程才是施工過程中最為重要的部分，對于項目檔案管理工作則不用太過上心，所以對于工程項目的檔案管理工作一直是持輕視的態(tài)度，并未設(shè)置專業(yè)人員進行檔案管理工作，所以一直在存在職責不清和工作不夠滲入到位的問題。

（三）缺乏完整的檔案管理制度，項目檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

很多工程項目建設(shè)過程中缺乏完整健全的檔案管理制度，也沒有實行工程中的檔案質(zhì)量否決制。普遍將工程能否順利的按時完工作為第一要求，較為重視建設(shè)工程的工程進度以及工程質(zhì)量，但是未能注重日常建設(shè)項目的檔案材料的形成和累計。甚至部分工程建設(shè)單位和施工單位并沒有專門的負責工程建設(shè)項目檔案的管理人員，普遍采用的管理辦法是交由兼職人員處理，或者是定期的委派人員進行和立卷。由于只有極少項目檔案管理人員接受了較為系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)培訓，所以這些絕大部分沒有經(jīng)歷過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)培訓人員自然也就無法保證檔案卷宗的質(zhì)量水平，所以待到工程竣工之后，移交到檔案館的工程建設(shè)項目檔案的質(zhì)量基本都不過關(guān)，需要專業(yè)人員進行拆封和返工，這無疑在人力和資源方面都造成了浪費，而且影響了整個檔案管理工作的進程。

二、提高工程建設(shè)項目檔案管理工作相關(guān)措施

（一）構(gòu)建較為完整和系統(tǒng)的工程建設(shè)項目檔案管理體系

工程建設(shè)項目在立項審批投入建設(shè)的時候，為了保證各個部門之間的工作聯(lián)系渠道便捷通暢，確保工程建設(shè)可以順利進行，所以應(yīng)當根據(jù)工程的工作重點和需要有針對性的成立專門的重點工程建設(shè)指揮部門。此外，還需要安排一定量的具有足夠的檔案管理工作經(jīng)驗的檔案管理專職人員進行工程建設(shè)項目檔案管理部門的組建。檔案管理工作人員要做好兩件事情，第一件事情是平時要注重對工程建設(shè)指揮部門所形成的各種文件以及圖紙進行及時收集和保管；第二個方面就是加強對于工程建設(shè)過程中諸如建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、勘察以及施工等單位的檔案管理人員在檔案資料的收集和管理方面的培訓。因此，工程建設(shè)的各個參與單位也都應(yīng)該配備屬于自己的專職或者兼職的檔案管理人員，還要注意對這些檔案管理人員進行相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓。認真地收集、整理和管理施工過程中所出現(xiàn)的各種工程檔案，待到整個工程建設(shè)完工之后，再將所收集的各項檔案移交給建設(shè)單位。要保證各個施工單位的檔案管理部門與工程建設(shè)項目的指揮部門的檔案管理部門之間保持著密切的聯(lián)系，確保可以進行順暢的日常交流以及溝通工作。

（二）有序管理工程建設(shè)項目檔案

在工程的施工建設(shè)的過程中，圖紙和文件材料必不可少，圖紙和文件材料上包含眾多工程建設(shè)信息，所以對于施工圖紙以及相關(guān)資料的收集和整理保管的工作非常的重要。工程建設(shè)的進展狀況與施工圖紙以及資料等檔案的收集和管理之間存在著密切的聯(lián)系，所以想要保證工程建設(shè)工作可以順利的進行，就必須要保證工程建設(shè)資料的整齊和完備，想要滿足以上的需求，就需要加強工程建設(shè)的日常臺賬登記的管理工作。其中收、發(fā)、資料審核、歸檔文件的登記、收發(fā)文件的時間，收發(fā)單位的名稱、收發(fā)的數(shù)量以及資料和圖紙的名稱、經(jīng)辦人等等。在資料到達檔案管理部門之后，檔案管理人員首先應(yīng)當對資料進行存檔留存，然后再分發(fā)給其他的單位和部門，在分發(fā)的過程中，要做好臺賬的登記工作，諸如復印件、“三筆”現(xiàn)象以及缺乏必要的足夠簽章的情況要通知相關(guān)單位盡快解決和整改。此外，對于指揮部門之外的其他部門日常運行形成的各種文件和資料以及在工程建設(shè)的準備階段所形成的各種文件材料都需要盡快的整理歸檔，如此才能確保檔案的整齊完整。

（三）注重培養(yǎng)檔案管理人員的自身素質(zhì)水平

大部分的工程建設(shè)都需要涉及到眾多施工單位，并且這些施工單位來自不同的地方，所以每一個施工單位在檔案管理方面的要求也都存在著不同，所以在檔案管理的業(yè)務(wù)水平方面也存在差距，進而所形成的檔案質(zhì)量也水平也就存在參差不齊的現(xiàn)象，為了盡可能保證來自不同單位的檔案的水平基本相同，需要在日常對于各個施工單位的檔案管理進行檢查和指導的同時，還需要幫助他們主動挖掘檔案管理中所存在的問題，定期的對各個單位的檔案管理、工程監(jiān)理以及施工技術(shù)等方面的人員進行培訓，積極解決資料管理過程中所存在問題，規(guī)范各單位的檔案管理的工作習慣，引導檔案管理人員主動學習如何把握檔案的接受和整理方面的質(zhì)量，如何對竣工圖進行編制，規(guī)范竣工圖的樣式。

（四）加強工程建設(shè)項目檔案的同步管理

簽字手續(xù)在工程建設(shè)項目檔案資料的收集過程中具有重要的意義。一般的工程建設(shè)中，參建的工程隊伍普遍是來自外地，當工程項目完工之后，施工隊伍將會很快的離開本工程，進入到一下個工程的建設(shè)中區(qū)，所以就需要檔案管理人員及時的收集和審查工程資料，第一時間發(fā)現(xiàn)問題，并且敦促施工單位盡快解決問題。不要等到施工隊伍已經(jīng)離開本工程，才發(fā)現(xiàn)很多檔案資料上需要施工隊伍中的技術(shù)人員、技術(shù)負責人進行簽字蓋章，這無疑會嚴重拖延檔案收集和處理的速度，同時也浪費了大量的人力、物力以及財力。所以，為了保證工程建設(shè)項目檔案的整齊、完整和準確，要盡可能保證檔案的管理與工程建設(shè)施工可以同步的進行，在工程建設(shè)還在準備階段就需要開始進行檔案管理的籌備工作，確保檔案管理工作可以貫穿工程建設(shè)的始終。

（五）借助多媒體技術(shù)加強檔案的收集和保存

多媒體技術(shù)很早就被應(yīng)用于檔案管理工作中，如今聲像等媒體信息在檔案管理中占據(jù)著重要的地位。這種檔案不僅僅記錄文字，同時也包含了視聽兩方面，可以更加真實、準確和系統(tǒng)的展現(xiàn)工程建設(shè)項目檔案，確保檔案自身的整齊和完備。所以，工程建設(shè)項目檔案管理工作中需要跟隨工程進度，對建設(shè)過程中的每一道程序和采用新的技術(shù)、結(jié)構(gòu)、材料以及工藝的部位進行跟蹤拍攝，加強對于聲像媒體文件的收集，并且將其形成檔案資料。諸如地下工程、隱蔽工程因為其環(huán)節(jié)較多，并且單純的書面文件很難進行足夠詳細的記錄，所以更適合采用聲像錄制的方式進行歸檔。

三、總結(jié)

工程建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)的真實記錄和質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)，是一項非常寶貴的資源和財富。做好工程建設(shè)項目的檔案管理工作，不僅僅是促進了工程建設(shè)項目的管理，同時可以更好的保證工程建設(shè)的自身質(zhì)量。

參考文獻

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