第一篇：使用協同辦公系統的會議講話
使用協同辦公系統的會議講話
同志們：
企業隨著不斷的發展，進入了網絡時代，信息化管理的需求大大增加。傳統的辦公模式已經不能夠滿足日常工作的需要。為了適應企業管理和業務發展的需要，經公司深入調查、仔細研究后，決定加快信息化建設，通過建設協同辦公系統這類綜合性的信息管理平臺，來提高辦公效率、增強部門協作、暢通高效溝通，以解決目前遇到的問題。下面，我就做好協同辦公系統運行和管理工作講幾點意見：
一、強化意識，充分認識做好協同辦公系統運行工作的重要意義
使用協同辦公系統，是現代化企業發展到一定的程度必須要考慮的問題。隨著社會的進步，隨著科技的發展，人們進入了信息化時代。對于一個企業來說，傳統的辦公管理模式已經不能滿足日常工作的需要，信息化的管理勢在必行。
協同辦公系統的使用，對于解決企業目前工作的混亂、無序、推諉、低效及浪費等問題，有著極大的幫助，能夠使所有的工作規范化、條理化。其內在的指導、監控機制，又能讓每個人知道自己的職責，避免了責任相互推諉、扯皮等現象，增強了約束力，達到人盡其責的目的。
目前，我們公司每天都有許多流程要處理，有時相關人員外出或不在，導致許多需要審核審批的工作不能及時辦理，耽誤正常工作。而現在通過電話或電子郵件審核審批的方式不但麻煩，還缺乏約束力，經常會造成不必要的損失。現在我們公司使用協同辦公系統，能很好的解決這一問題，所有需要審核審批的工作，都可以在協同辦公系統上進行，可以隨時隨地的通過電腦或手機進行審批，大大的提高了辦公效率。
總之，協同辦公系統的應用，是解決目前我們企業所遇到問題的一種重要手段，它的應用將會大大提高我們企業的辦公質量和辦公效率。所以，協同辦公系統的應用，勢在必行。
二、強化措施，保障協同辦公系統安全正常運行
協同辦公系統對我們來講是一個新生事物，以前沒有接觸過，對它的學習和應用，也是一個長期而艱苦的過程，雖然我們前期做了大量的準備工作，但在具體運行中可能還會遇到一些問題，這就需要我們在具體實踐中不斷摸索和完善。當前，我們要重點在用好、管好、維護好系統上下功夫，確保系統的安全正常運行。
（一）繼續加強培訓。協同辦公系統的應用需要抓好四類人員的培訓工作，即企業領導、辦公室工作人員、系統管理員和各部門實際操作人員。前期，明星軟件公司已經對各部門和車間的操作人員進行了一次簡單的培訓，也讓我們對協同辦公系統有了一個初步的認識。以后，將會有多次那樣的培訓，培訓期間，所有人必須全部到位，使我們盡快的熟悉并掌握協同辦公系統的使用方法。在這里，我說明一點，協同辦公系統操作并不復雜，只要肯學、肯用，稍加培訓，就可以掌握，而且這個系統是一個系統工程，由許多環節組成，哪個環節出了問題，都會直接影響整體工作。因此，各部門、車間的主要領導要在轉變意識和熟練掌握OA系統操作方法的同時，督促本部門、本車間其它領導及相關人員也要認真學習系統的操作方法，必要時，可以請明星軟件公司再次進行培訓，務必要盡快熟練掌握系統的操作方法。
（二）嚴格管理。針對協同辦公系統的應用，公司會制定出相應的管理辦法，這個辦法會對協同辦公系統運行管理做出明確的規定，希望各部門、車間在今后的實際工作中要嚴格按照這個管理辦法進行。同時，公司也會根據工作實際和需要，不斷完善管理辦法，使其更加規范化。另外，我再強調幾點，一是協同辦公系統是一項技術類工作，操作者需要掌握一定計算機基礎知識，尤其是系統管理人員的要求更高。因此，各部門、車間的相關工作人員，必須要盡快掌握一定的計算機基礎知識，并且要增強其責任心，人員一旦確定下來，不要隨意調整，避免工作的脫節。如果確需調整的，需提前將調整意見告知系統管理員。二是用戶名和密碼是登陸協同辦公系統的唯一方法，管理好自己的用戶名和密碼是保障協同辦公系統安全正常運行的重要環節。因此，系統管理員在用戶的注冊、審核上嚴格把關，各部門、車間要經常督促操作人員管理好自己的用戶名和密碼，嚴禁告知他人使用，確保用戶名和密碼的安全。三是協同辦公系統只限傳輸非涉密文件，凡涉密文件一律不得從協同辦公系統進行傳輸，這一點希望大家引起高度重視。
（三）認真做好系統日常維護。協同辦公系統的日常維護是保障系統安全的一項基礎性工作，也是一項非常重要的工作。信息中心要定期檢查、維護計算機網絡，發現問題要及時排除，無法排除的，應立即與明星軟件公司聯系，確保系統正常運行。系統管理員要定期對系統進行檢查、備份及殺毒，確保系統正常運行。并要深入各部門、車間進行系統維護的技術指導。
三、強化領導，全面推進協同辦公系統的運行
推行協同辦公，不是為了趕時髦，追求時尚，也絕對不能一陣風，半途而廢，必須認真學習，形成制度，提高水平。各部門、車間要將推行協同辦公作為重點工程，主要領導要進一步提高自覺性，增強主動性，在帶頭學會使用系統操作流程，帶頭運用辦公自動化系統辦公，帶頭執行電子公文運行的管理規范的基礎上，嚴格要求本部門其他人員使用系統，積極做系統的學習者、使用者和管理者。對于系統使用不規范，安全管理不到位影響整個系統的部門和車間，將嚴肅追究主要領導的責任。
同志們，我們公司的協同辦公系統就要啟用運行了，這只是我們公司信息化管理的一個起點之一。希望大家緊密配合，通過系統的啟用，在提高管理水平、提高業務能力、提高工作效率、建設現工化企業上發揮重要作用。
第二篇：協同辦公系統使用說明書1.03
快普M6整合管理平臺系統-整合管理平臺
使用說明書（V2.03.100331.2000）
目
錄
第一章 系統整體介紹...............................................................................................4 1.1功能概況...............................................................................................4 1.2相關操作...............................................................................................5
第二章 個人辦公......................................................................................................6 2.1計劃任務...............................................................................................6 2.2實際行動...............................................................................................6 2.3工作報告...............................................................................................7 2.4上級給我的點評/我給下屬的點評...........................................................8 2.5自定義桌面............................................................................................9 2.6在線短信...............................................................................................9 2.7電子郵件.............................................................................................10 3.2文件庫.................................................................................................12
第三章 日常辦公....................................................................................................13 3.1工作流定制管理...................................................................................13
3.1.1表單定制....................................................................................13 3.1.2流程定制....................................................................................15 3.1.2流程監控....................................................................................18 3.2 工作事宜辦理.....................................................................................18
3.2.1 我擬辦的事宜............................................................................19 3.2.2提交的事宜................................................................................20 3.2.3我辦理的事宜.............................................................................20 3.2.4委托辦理....................................................................................21 3.3公告通知.............................................................................................21
第四章 行政辦公....................................................................................................22 4．1人員休息安排....................................................................................22 4．2會議室管理.......................................................................................22
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4.2.1會議室使用申請查看和審批........................................................23 4.2.2會議室的申請.............................................................................23 4.3投票設置.............................................................................................24 4.4投票查看.............................................................................................25
第五章 辦公用品....................................................................................................26 5.1辦公用品倉庫......................................................................................27 5.2辦公用品類別......................................................................................27 5.3辦公用品信息......................................................................................28 5.4辦公用品領用......................................................................................28 5.5辦公用品退回......................................................................................29 5.6辦公用品入庫......................................................................................30 5.7辦公用品盤點......................................................................................31 5.8辦公用品庫存統計...............................................................................32 5.9辦公用品管理和進銷存財務的關系.......................................................32
第六章 車輛管理....................................................................................................33 6.1車輛檔案.............................................................................................33 6.2車輛申請.............................................................................................34 6.3油耗記錄.............................................................................................35 6.4其他功能.............................................................................................35
第七章 系統管理....................................................................................................35 7.1企業信息.............................................................................................36 7.2組織架構.............................................................................................36 7.3員工信息和用戶管理............................................................................37 7.4 權限管理............................................................................................38
7.4.1功能權限管理.............................................................................38 7.4.2職位權限設置.............................................................................39 7.4.3數據權限設置.............................................................................39 7.4.4基礎數據權限設置......................................................................40 7.5數據導入.............................................................................................40 7.6套打管理.............................................................................................41
7.6.1 套打模板管理............................................................................41
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7.6.2 套打字段信息............................................................................42 7.6.3 系統打印參數............................................................................43 7.7 系統參數............................................................................................43 7.8 分支機構............................................................................................44
第八章 其他功能....................................................................................................45 8.1 知識管理............................................................................................45 8.2電話管理.............................................................................................46
8.2.1通訊記錄管理及參數設置...........................................................46 8.2.2撥打電話、電話錄音..................................................................47
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第一章 系統整體介紹
該系統采用最新技術架構，應用先進的網絡平臺及工作流引擎將各系統各部門充分協同起來，形成一個流水化的工作平臺，實現公司各部門各信息系統的流水化作業和協同工作，從而提高工作效率，規范管理，是一套典型的智能型自動化辦公管理系統。該系統除傳統的協同辦公管理功能外，更重要是能為所有會形成孤島的信息和業務系統提供整合功能，是整個整合管理平臺的基礎，可建立企業信息、組織架構、進行員工設置，設置各個子系統的功能權限定義及業務流程等等。同時也整合了移動通信、郵件及互聯網等各種最新技術。
1.1功能概況
個人辦公——制訂個人工作計劃，上級可安排下級工作任務，計劃有強大提醒功能；工作報告可設置模板并按模板填寫，上級可進行點評審批，點評信息自動發短信給對方。
日常辦公——通過新增需要審批的業務單據并提交，由系統根據相應流程設置自動判斷下個辦理人，需要我審批的所有單據會集中在“我辦理的事宜”模塊，如果外出可將部分或全部業務委托給指定人辦理，實現外出期間需要我審批的流程自動提交給委托辦理人辦理。
公共信息——公告發布及閱讀跟蹤；文件庫管理，可對內部文件進行歸類、存檔、備案的管理，可建多級文件夾，設多級權限控制，包括新增、修改、查看等權限，實現業務流程審批及公告的歸檔；知識庫管理可對知識進行分類，并集思廣益，可跟蹤瀏覽情況。
在線短信——在線交流模塊提供類似網絡尋呼信息交流工具，幫助企業規范的內部網絡通信系統，自動彈屏顯示內部員工信息、公告、新收郵件通告，以及各種業務流程處理通知，并能通過信息鏈接直接定位到相關單據。
行政辦公——會議室管理可實現會議室的申請、預約情況查詢、會議提醒及人員簽到等；投票管理可實現匿名投票。
流程管理——根據不同流向判斷設置多個審批環節，為各種業務定制審批流程，包括系統業務單據和自定義表單；通過流程監控可查看流轉情況，進行催辦、特送等；對重要公文可啟用流水號管理；表單定制為各行業客戶提供靈活的自定義表單，滿足個性化需求。
車輛管理——車輛是公司重要資產，因流動性大，管理特別難，可根據車輛狀態進行車輛的申請與安排，將所有維修、加油、投保、年審、事故及違章等重要信息記錄下來，便于事后查看分析，還能自動記算百公里油耗，投保、年審自動提醒等。
辦公用品——采購入庫、領用、退回、庫存、盤點、領用分析等，該模塊主要用于非公司主營產品的辦公用品管理，公司主營庫存商品用于辦公用品時用ERP領料出庫來實現。
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電子郵件——不僅可以發內部郵件，還可以發外部郵件，自主研發的郵件收發系統既取代了0utlook、Foxmail 收發郵件的功能，徹底解決郵件收發管理系統與業務管理系統形成信息孤島的問題，而且在每個客戶及聯系人關聯頁面可方便查看公司所有人給該客戶收發的郵件信息，否則要到每個人的收發件箱查找過濾才能實現此功能。通過郵件模板群發時自動提取客戶、聯系人、發件人等相關信息，實現批量標準化作業，個性化體驗。
來電精靈CTI——配合快普USB來電盒實現來電自動彈屏，自動匹配客戶及聯系人并顯示與該客戶相關聯的售前、售中、售后信息，實現快速響應，可設置去電前綴，在系統任何有電話或手機的地方直接點擊即可撥出電話，免去手工撥號，同時實現自動電話錄音。
手機短信——配合快普短信貓實現每個人只要能上系統就可發短信，可對各部門人員進行短信限額設置，可對系統員工和客戶群發短信、系統短信提醒，定時發送設置等。
系統管理——可限制用戶查看系統信息的起始時間、系統登錄時間、設置用戶密碼修改周期及密碼強度要求等安全管理；可設置功能權限、數據權限和敏感數據；用WORD靈活編輯想要的打印模板，每個模塊可上傳多個打印模板并默認其中一個，可按單據行數、固定行數或最大行數進行打印，設置打印提示及打印按鈕控制等；桌面自定義、單據自定義及功能強大的系統參數設置等
1.2相關操作
過濾條件的設定 點擊任具體一功能模塊，系統會將該模塊的業務單據按過濾條件設置以列表的方式顯示出來，這里可隨時修改過濾條件更新查詢狀態。
單據的關聯頁簽 系統任一業務單據若有關聯信息或關聯單據，可點擊單據左上方的分頁簽查看關聯信息，并且可在該關聯信息的頁簽中編輯或新增所對應的關聯信息。
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第二章 個人辦公
2.1計劃任務
員工可根據實際情況作出詳細工作計劃，掌握工作重點；部門管理者可以查看本部門和下屬機構所有人員的任務編制，對計劃進行點評、調整工作計劃、分配計劃任務等，實時監控工作進度。支持共享給團隊成員，支持樹狀列表方式來展現各計劃的層級關系，并借鑒了“日歷管理”的圖形化交互方法，來安排日程和任務，使之一目了然。
位置：整合管理?個人辦公?計劃任務
計劃列表的查看方式：除了按照常規的列表查詢，也可通過周日歷和月日歷的方式查詢。負責人員和共享人員:負責人員為計劃的主要負責人，可對計劃進行編輯和調整執行狀態。共享人員則只能查看該計劃信息。
計劃分級：通過選擇<上級計劃>來確定計劃之間的層級關系，選擇上級計劃后，會自動繼承上級計劃的開始及結束時間，并可在該時間范圍內進行修改。
快速制定計劃：可在同一頁簽制定多條計劃后一并保存，之后可分別進行修改或完善。計劃的狀態：未開始—進行中—暫停—已完成—已延期—取消。計劃的關聯：可關聯客戶、上級點評、實際行動。
2.2實際行動
做好“時間日志”，記錄當天具體做了哪些事（如果是做計劃的事，就直接從計劃表里中國廈門快普信息技術有限公司
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調取，也可以手工輸入）。可以關聯多個客戶（銷售行動）。其中具體的實際行動可以關聯具體的工作計劃和具體的單據如：費用管理、商機管理、合同（交付）、合同（回款）、市場活動、線索管理。
位置：整合管理?個人辦公?實際行動
實際行動的關聯：可選擇對應的計劃任務，也可在關聯頁簽處關聯客戶，若有關聯客戶，此次實際行動相當于該客戶的一條<聯系記錄>，在客戶聯系記錄模塊可查看此信息。
2.3工作報告
用于員工記錄周、月、年的工作情況、心得體會、以及工作中出現的問題（可以直接從“計劃任務”或“實際工作”功能模塊導入數據）；并且部門管理者可以查看本部門和下屬機構所有人員的報告，可以進行點評（給每個人評分，可參與績效考核）。
位置：整合管理?個人辦公?工作報告
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報告類型：上周報告、本周報告、昨日報告、本日報告等。選擇不同報告類型后會影響報告主題的時間。
報告模板： 選擇<導入報告模板>引入或編輯所需要的報告格式。也可在此通過新建模板來增加所需的模板格式。
2.4上級給我的點評/我給下屬的點評
查看上級用戶對當前用戶的計劃任務、實際行動（聯系記錄）、工作報告、商機管理中的單據進行點評的內容。點擊點評內容的超鏈可以打開關聯的具體單據。
位置：整合管理?個人辦公?上級給我的點評/我給下屬的點評
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點評的業務范圍：計劃任務、工作報告、實際行動、商機管理
2.5自定義桌面
用戶可以選擇這些模塊是否顯示達到個性化定制桌面的作用。用于定制用戶桌面六個功能快分別顯示的單據列表內容。
位置：整合管理?個人辦公?自定義桌面
關于本模塊： 用戶可在此編輯符合自己使用習慣的用戶模板，并可以將設計的模板保存為多個方案，選擇已保存的模板即可調用設計好的模板。
2.6在線短信
在線交流模塊提供類似網絡尋呼信息交流工具，幫助企業規范的內部網絡通信系統，自動彈屏顯示內部員工信息、公告、新收郵件通告，以及各種業務流程處理通知，并能通過信息鏈接直接定位到相關單據。
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位置：整合管理?在線交流?在線短信
信息類別：列表中記錄兩種類型的信息：
1、其他用戶直接手工編輯的日常交流信息。
2、系統相關業務的提示信息，如下屬提交工作報告后我們能夠看到系統提示信息，此時點擊<查看鏈接>能夠快速定位到對應的工作報告。
2.7電子郵件
不僅可以發內部郵件，還可以發外部郵件，自主研發的郵件收發系統既取代了0utlook、Foxmail 收發郵件的功能，徹底解決郵件收發管理系統與業務管理系統形成信息孤島的問題，而且在每個客戶及聯系人關聯頁面可方便查看公司所有人給該客戶收發的郵件信息。通過郵件模板群發時自動提取客戶、聯系人、發件人等相關信息，實現批量標準化作業，個性化體驗。位置：整合管理?在線交流?電子郵件
郵件的發送范圍：可同時將一封發送給內部郵箱地址和外部郵箱地址，可以進行短信群發等。
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外部郵箱的設置：和foxmail的賬戶設置類似，設置成功后可以發送和接受外部郵件。
郵件模板
發送郵件時可以調用設置好的模板格式，如添加個人名片，自動調入客戶聯系人的名稱，編輯常用問候等，方便我們快速規范的編輯郵件。
如果要在發外部郵件時能夠自動調用客戶的名稱，則點擊<插入編輯>，選擇對應的“聯系人：聯系人姓名”，確定后會加入到<模板內容>里對應的光標處。
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3.2文件庫
可對內部文件進行歸類、存檔、備案的管理，可建多級文件夾，設多級權限控制，包括新增、修改、查看等權限，實現業務流程審批及公告的歸檔。
位置：整合管理?個人辦公?文件庫
文件的分類：通過樹狀結構設置不同層級的文件夾，每個最末一級的文件夾中存放文件。
文件的權限：針對不同的文件夾設立權限，文件會繼承所屬文件夾的權限。文件夾權限設置解讀:
A管理者：文件夾的管理者由可新建文件夾的用戶來設定，文件夾中的其它權限（編輯者、作者和讀者）則由文件夾管理者設定。文件夾管理者可以在文件夾中創建子文件夾，并指定子文件夾的管理者。
B編輯者：文件夾的編輯者在本級文件夾和子文件夾中，具有編輯者權限能夠新增、編輯文件。
C作者：文件夾的作者在本級文件夾和子文件夾中，具有作者權限能夠新增文件。D讀者：文件夾的讀者在本級文件夾和子文件夾中，具有讀者權限能夠瀏覽文件。中國廈門快普信息技術有限公司
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第三章 日常辦公
3.1工作流定制管理
在流程的管理上包括表單定制、流程定制、流程監控的功能。流程定制成功后可通過辦理事宜實現相關業務操作。
流程定制的步驟： 先定制表單，建立流程時選擇對應的表單，再通過添加環節和流向信息來完善流程的設定。
3.1.1表單定制
表單的定制和修改，啟用表單后即可投入使用。位置：整合管理日常辦公?表單定制
表單制作
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1表單編排：操作方式和WORD編輯類似。根據實際需求在對應的位置處加入標題、字段名稱和文字說明等。表單控件：表單上需要操作人員填寫或選擇的部分，比如請假單上的請假申請人，所在部門，請假事由等需要通過表單控件進行定義。如下圖中編輯框里的空白方框和圓圈都屬于不同類型的表單控件。
表單控件—單行輸入框: 可通過這個控件關聯系統基礎信息如公司職員、部門等。
表單的導入導出：可將系統已有表單導出，新建表單時也能導入已定制好的表單
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3.1.2流程定制
流程定制是是針對某張表單或業務單據設置多級審核流程，是一張單據從制作到相關負責人之間的瀏覽、審批，即這張單據的業務流轉的工作流程設定。
流程建立步驟
1．新建流程——選擇表單：流程定制的基礎是表單，表單包括各個子系統已有的業務單據，也包括能夠手工編輯的定制表單。
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2． 環節和流向 新建流程后會出現<新建>和<結束>兩個圖標，這時候點擊鼠標右鍵選擇“添加環節”“添加流向”。
環節信息：工作流程中的某個審批環節，指定該環節的審核人，可以是一個也可以是多個；可以通過在線短信或者手機短信設定催辦提醒。
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流向信息：介于兩個環節之間，通過流向信息里的“流入環節”和“流出環節”來繪制該流向的起始位置和終止位置，通過條件判斷來決定該流程是否走這一流向。
在條件設定中可依據單據上的具體內容來判斷，如銷售訂單上的金額是否超過一定數量，或該客戶是否存在超期應收款等。
如上圖所示：該單據只要滿足以下任一條件則需要走這個流向，即需要流轉到<財務經中國廈門快普信息技術有限公司
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理審批>這個環節，否則就直接流轉到<店長這一環節>。1單據“合計總金額”大于或等于50000.2該客戶的信用額度超標，即這家客戶未結清的應收款加上這筆單據的金額超過這家客戶的所設置的信用額度。這家客戶有超過期限的應收款未結清。單據上含有任一貨品的單價小于這所設置的零售價的95%。
另外也可對銷售的貨品進行判斷，符合所選的商品之一，也需要走這個流向到指定審核環節。
3.1.2流程監控
作為流程管理者能夠查看自己管轄范圍的流程流轉情況，能夠對流轉中的流程進行催辦、特送、正常結束等操作，能夠直接結束異常的流程。
環節特送：
特送人：重新指定某個員工辦理該流程目前所在環節。特送環節:將該流程跳過目前所在環節到指定環節。
3.2 工作事宜辦理
若系統中存在已啟動的工作流程，則可在此辦理相關工作事宜。該業務流程包括<我擬辦的事宜>、<我提交的事宜>、<我辦理的事宜>、<委托辦理>。
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3.2.1 我擬辦的事宜
本模塊過濾出用戶自己新建的工作（單據），還未送審的，即草稿狀態。或直接在此選定錄入需要辦理的流程單據。
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3.2.2提交的事宜
本模塊過濾出用戶自己提交的工作（單據）。用于創建人提交給后續環節后，還可以跟蹤單據的后續辦理過程，實時了解辦理情況。
提交送審的單據存在三種流程狀態：流轉中、暫停流轉、已流轉完。若狀態為已流轉完成則表示該審核結束的流程（包含異常結束、審核通過和不通過）。
辦理情況查看和催辦：可查看目前該單據的流轉情況如當前辦理的環節和當前辦理人；通過催辦提醒目前環節辦理人員。
3.2.3我辦理的事宜
用戶可以在本模塊看到需要自己辦理的工作（單據）；每個用戶只能接收到與本人職責相關和需要辦理的工作（單據），接收不到與本人無關的工作。
在此可對所辦理的務單據進行審批或特送，同時也可查看該單據的辦理情況。位置：整合管理?日常辦公?我辦理的事宜
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3.2.4委托辦理
用戶在不方便上網或者沒有時間處理工作的時候，可以通過委托辦理環節將一些審批工作在設置的時間段內委托給其他人員來協助處理，不影響企業內部正常的工作流轉。委托關系將在指定期限后結束，但也可以提前停止委托，收回辦理權限。
位置：整合管理?日常辦公?委托辦理
3.3公告通知
公告可由辦公室（行政部）管理，由辦公室（行政部）通過自定義的流程審批過程后，將本系統的重要通知和公告發布，各部門或分支機構的相關用戶登錄系統后即可看到.可設定公告的發布范圍并通過 <閱讀記錄>確認各用戶的閱讀情況。
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位置：整合管理?公共信息?公告通知
第四章 行政辦公 4．1人員休息安排
位置：整合管理?行政辦公?會議室管理
按日歷的方式查看公司員工的缺勤狀況，可記錄未來一段時間內員工的在崗情況，以方便我們合理安排工作。
注：如需修改或添加只能編輯當日以后的缺勤記錄
4．2會議室管理
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4.2.1會議室使用申請查看和審批
位置：整合管理?行政辦公?會議室管理
可查看目前所有會議室的申請情況，如果用戶是該會議室的管理人員，則可對申請情況進行審批。
4.2.2會議室的申請
位置：整合管理?行政辦公?會議室管理?新增
相關內容：可設定會議名稱、主題、出席人員；選擇會議室、查看所選會議室預約情況；設定會議開始結束時間；設定時間提前通知出席人員；添加附件。
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會議室管理：管理公司所有的會議室，可進行新增、修改、刪除等操作。
4.3投票設置
查看、設置并發布各項投票主題。位置：整合管理?行政辦公?投票設置 允許匿名：選中后投票者可隱瞞身份。
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允許公開：選中后非參與人員也能查看投票情況。
關聯議題：
通過關聯議題設置議題和投票選項，一個議題對應一系列選項；可設置多個議題。各個議題之間的排序通過排序數字的大小決定(數值小的排前面)
4.4投票查看
通過投票查看可對已發布的投票主題進行投票和結果查詢。位置：整合管理?行政辦公?投票查看
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第五章 辦公用品
通過對企業的各種辦公用品進行登記、歸屬、使用及倉庫進行管理，使辦公用品的管理落到實處，加快辦公效率。可以設置多個辦公用品倉庫，提供辦公用品的入庫、盤點和庫存統計管理，具有辦公用品領用（或退回）申請與審批功能，并可以進行各種查詢統計。
業務流程：
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5.1辦公用品倉庫
可以根據公司各部門的需求這個多個倉庫。可以設置不同的員工進行管理，并分別賦予不同的權限。與ERP中倉庫管理類似。
位置：整合管理?辦公用品?辦公用品倉庫
可編輯管理辦公用品倉庫，如要新增倉庫則在上方輸入<倉庫名稱>、<位置>、<管理員>等相關信息，再點擊<保存>即可。
啟用狀態：只有啟用狀態選項打鉤，才能進行該倉庫的出入庫、盤點等業務操作。
5.2辦公用品類別
可以對辦公用品進行詳細的分類和設置，根據類別管理各種辦公用品。位置：整合管理?辦公用品?辦公用品類別
辦公用品類別以樹狀結構顯示，新增類別時輸入<類別名稱>、<歸屬父級><排序號>、<啟用狀態>，再點<保存>即可。
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5.3辦公用品信息
對各種辦公用品的基本資料進行分類管理。類似ERP的產品資料。位置：整合管?辦公用品?辦公用品信息
5.4辦公用品領用
辦公用品入庫后，員工可以對辦公用品進行領用。本張單據就是記錄員工對辦公用品領用的情況。
位置：整合管理?辦公用品?辦公用品領用
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領用時庫存的查看：
調用<用品名稱>時，能夠調出相關庫存信息，通過<庫存分布>查看該用品各個倉庫的儲存情況。
5.5辦公用品退回
有的辦公用品不是消耗品，員工領用后需要退還給公司，或者對多領用的辦公用品也需要退還給辦公用品倉庫。辦公用品退回單就是用于記錄員工退回辦公用品的情況。
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位置：整合管理?辦公用品?辦公用品退回
單據錄入方式：可直接按實際情況錄入退回單，也可引用該用戶已審核的辦公用品領用單進行退回操作。另外也可在已審核的領用單據上直接點<用品退回>生成相應的辦公用品退回單。
5.6辦公用品入庫
在收到貨品時將辦公用品辦理入庫手續，與辦公用品領用單相似。位置：整合管理?辦公用品?辦公用品入庫
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5.7辦公用品盤點
由于庫存貨品保質期已過，或保管不善導致貨品丟失、損壞等無法使用，盤點貨品數量小于賬面數量或因其它原因要減少帳面庫存數量時，可以通過采用【庫存盤點】進行處理。
當實地盤點之后，倉庫的實存貨品數量大于賬面數量或因其它原因要增加賬面庫存數量時，可通過采用【庫存盤點】進行處理。
位置：整合管理?辦公用品?辦公用品盤點 盤點類別：
報溢：表示盤盈，該記錄會增加現有庫存。報損：表示盤虧，該記錄會扣減現有庫存。
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5.8辦公用品庫存統計
辦公用品庫存統計反應一段時間內該辦公用品各個倉庫的庫存情況，如入庫、盤點、領用、退回情況。用戶可以使用此報表查詢辦公用品在各辦公用品倉庫的庫存情況。
位置：整合管理?辦公用品?辦公用品統計信息
5.9辦公用品管理和進銷存財務的關系.辦公用品系統在操作上是完全獨立的，入庫出庫都不影響財務和進銷存系統的數據。2.辦公用品入庫和進銷存財的關系：如果是價值比較低的辦公用品入庫，需另外在進銷存財務系統手工錄入低值易耗品的采購憑證。如果是價值比較高的辦公用品入庫如電腦，則需要在進銷存財系統里做固定資產處理。辦公用品領用和進銷存財的關系：低值易耗品領用后，進銷存財系統手工錄入相關費用憑證。固定資產領用后，財務上按月折舊去計提費用。如果是主營業務產品需要作為辦公用品領用，除了在辦公用品系統中辦理該產品的出入庫。另外在領用時也需要在進銷存財系統里生成相應的<領料出庫單>，核算科目選擇相應的費用科目。
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第六章 車輛管理
車輛管理——車輛是公司重要資產，因流動性大，管理特別難，可根據車輛狀態進行車輛的申請與安排，將所有維修、加油、投保、年審、事故及違章等重要信息記錄下來，便于事后查看分析，還能自動記算百公里油耗，投保、年審自動提醒等。
業務范圍：
6.1車輛檔案
本模塊用來管理車輛的基本信息，可添加新車輛，也可對已有的車輛信息進行修改和刪除，還可查看每輛車的預定情況。將所有車輛按照狀態分類列出，方便用戶查詢和管理。
位置：整合管理?車輛管理?車輛檔案 車輛狀態：表示該車目前的使用情況
關聯信息： 通過關聯頁簽可查看或編輯與該車輛所有相關的業務模塊，如<申請與安排>、<維修記錄>、<油耗記錄>等。
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6.2車輛申請
申請使用車輛及使用過程的記錄管理，在這里能夠查看所有的用車申請單，并能夠查看或修改單據狀態。
單據四種狀態：草稿?審核通過?<出車>使用中?<回車>結束
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6.3油耗記錄
車輛和司機單車運行油耗的考核和管理，主要功能包括運行油耗錄入、油耗查詢和油耗管理（可自動算出每次的百公里油耗）等。
位置：整合管理?車輛管理?油耗記錄
可通過車輛檔案里的管理頁簽查看或新增特定車輛的單次油耗記錄。
需要手工錄入部分：加油量(本次加油量)、總金額（本次加油金額）、當前油量（本次加油后油表的數字）當前里程（加油時表盤上的里程數）。
不可編輯部分：上次油量（讀取上次油耗記錄的“當前油量”）上次里程（讀取上次加油時的里程）
自動計算部分：單價（根據本次“總金額”/“加油量”計算得出）
百公里油耗（距離上次加油這段時間的百公里油耗，管理人員可以通過每次“油耗記錄的百公里油耗”來評估該車的使用情況）
6.4其他功能
可通過車輛管理特定車輛的頁簽處理依據實際情況錄入和查看<維修記錄>、<投保記錄><年審記錄><事故記錄><違章記錄>等。
第七章 系統管理
本模塊包括企業信息、組織架構、員工信息、功能權限、打印設置、系統參數的設定等，是整個整合管理平臺的基礎部分。
功能結構圖：
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7.1企業信息
錄入本公司的基本信息如注冊信息、聯系方式等。
7.2組織架構
用樹狀結構以樹狀形式顯示企業的部門、職位和員工的結構關系。點擊具體的部門、職位和員工時，顯示選中的部門、職位或部門的詳細信息。
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圖解：文件夾表示部門；雙人圖標表示職位；單人圖標表示該職位對應的員工。部門級次關系：通過所屬父級來決定該部門之間級次關系，一個部門可擁有多個子部門。崗位級次關系：通過該崗位<所屬父級>的高低來決定崗位間的上下級關系。如圖中“CEO”的所屬父級為“邁爾國際”，“董事長”的所屬父級為“廈門邁爾計算工程有限公司”。因“邁爾國際”級別高于“廈門邁爾計算工程有限公司”，故“CEO”的級別高于“董事長。
7.3員工信息和用戶管理
員工是公司職員，我們可將所有職員的資料在這里進行錄入，錄入后即可在各個業務系統里使用該員工信息。
用戶是系統的使用者，每一名用戶都唯一對應一名員工，但如果某些職員不參與使用系統則對應用戶信息為空。
員工信息的編輯和查看：復合式多頁簽的查看和維護員工資料，除員工基本信息，還可查看該員工對應的用戶信息、關聯權限、操作日志等。
用戶信息的編輯和查看：
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用戶名為用戶登錄系統的名稱，建議為英文字母和數字的組合。用戶姓名為該用戶對應的員工。
如果該用戶為超級管理員，那么只要在功能權利里做了相應的管理設置，該用戶則能夠充當系統管理員的角色，對其他用戶進行授權。
初始密碼統一為123456，首次登錄后必須修改密碼。信息查詢有效月份限定該用戶能夠查詢幾個月內的業務單據。
7.4 權限管理
本系統管理管理可分為功能權限管理、職位權限管理、數據權限管理、基礎資料權限管理。
7.4.1功能權限管理
針對每一具體用戶設定該用戶的所有業務模塊及業務單據對應的各種權限。
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注：若已將某一用戶權限設置好，同時勾選其他用戶再點擊保存，則所勾選的用戶權限將和這一用戶的權限一致。
7.4.2職位權限設置
跟進職位設置權限，設置好后新加入該職位的員工將自動繼承該模塊所設置的權限，設置方法和功能權限一致，如果某一用戶的功能權限設置和其對應的職位權限設置不一致，則以功能權限為準。
7.4.3數據權限設置
針對個人辦公的計劃、行動、工作報告及客戶關系管理的客戶資源、商機等設定數據權限。如用戶李某對應的客戶管理在“部門及子部門”處打鉤，表示李某能夠管理本部門所有客戶資源。
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7.4.4基礎數據權限設置
基礎數據權限可針對每一職員設定其各種基礎資料的管理范圍。位置：整合管理?系統管理?員工管理?基礎數據權限
如果需對某一倉管員設置他只能管理部分倉庫，則將<擁有所有倉庫權限>的選項去除，再點擊<添加>來增加對應倉庫的管理權限。
7.5數據導入
本系統支持EXCEL格式的基礎數據導入，可導入的基礎資料類型為客戶資料和貨品信中國廈門快普信息技術有限公司
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息，在系統中下載對應資料模板，按模板中實例格式編輯相關信息，即可導入系統。
7.6套打管理
本系統各模塊的業務單據支持自定義模板打印，將編輯好的打印模板上傳至系統，即可在打印單據時調用對應模板。
7.6.1 套打模板管理
點擊<上傳模板文件>可選擇編輯好的WORD格式的打印模板進行上傳，并設定該模板所屬的系統模塊及對應的業務單據。
打印模板 打印模板可根據公司業務需要在word文檔里自由編輯表格、標題等各種相關信息。
書簽 通過加入書簽與系統單據相同名稱的打印字段進行關聯。
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7.6.2 套打字段信息
位置：整合管理?系統管理?套打字段信息
可查看所有系統單據里的套打字段信息，套打字段信息對應單據上相同名稱的字段。如果某一打印模板里的書簽名稱和某一套打字段的名稱相同，那么打印時就會在該書簽處打印單據里對應字段的信息。
例如標題為“銷售訂單”的打印模板中某一書簽名稱為“往來客戶”，則在打印時，此書簽處會顯示系統銷售訂單的“往來客戶”。
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7.6.3 系統打印參數
可編輯單據打印規則
位置：整合管理?系統管理?系統打印參數
7.7 系統參數
設定各個子系統相關的系統參數如ERP系統中稅率的設置，是否允許負庫存的控制等。
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名稱解釋：
CSM——客戶服務系統
CRM——客戶關系管理系統
SCM——供應鏈管理系統
HR——人力資源管理系統
ERP——進銷存財務管理系統
7.8 分支機構
分子機構擁有相對獨立的經營自主權，我們可以把下屬分公司、門店等設為分子機構，每個分支機構會產生獨立的財務報表。啟用分支機構后，我們在進銷存財系統的全部業務數據都將通過分支機構區分出來。
分支機構的啟用
位置：整合管理?系統管理?帳套配置參數
注：啟用發生業務后將不可修改。分支機構的設置
位置：整合管理?基礎資料?分支機構
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注:狀態為啟用的分支機構才能正常查詢和使用。分支機構的運用
1.錄入員工信息、倉庫(進銷存財)信息時需要指定分支機構。
2.錄入進銷存財系統中各種業務單據，如銷售訂單、采購入庫單等需要指定分支機構。3.查詢進銷存財系統中各種報表可按照各個分支機構分別進行查看和統計。
第八章 其他功能 8.1 知識管理
對專業的知識或術語進行分類管理，方便員工學習查找。位置：整合管理?公用信息?知識管理
通過樹狀結構對知識進行分類，每種知識類別下可設置多個知識主題，通過集思廣益可讓共享人員發表評論意見，通過流量記錄可查詢該知識主題的閱讀記錄。
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類別適用范圍設置 可設置該知識類別所屬文件在各其他系統中是否可見。位置：整合管理?公用信息?知識管理?知識類別?適用范圍
如CSM選項打鉤則 客戶服務——系統管理——故障現象 能夠查看此知識類別。
8.2電話管理
將用戶電腦與USB電話盒子進行關聯設置，可通過系統管理所有通訊記錄，設定電話錄音。來電時能夠自動彈屏，匹配客戶信息進行管理信息查看。也能夠找到對應客戶直接通過系統操作撥打電話。
8.2.1通訊記錄管理及參數設置
能夠查看所有通訊記錄的詳細信息，如對應的客戶信息。另外可進行參數設置。位置：整合管理?在線交流?電話管理
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參數設置
設定自動錄音、來去電號碼前綴，下載插件（下載驅動及插件進行本地安裝，安裝完畢后需在IE安全設置將系統網站設為受信任站點，同時啟用activex控件和插件。）
8.2.2撥打電話
位置：系統桌面右下方<電話管理> 中國廈門快普信息技術有限公司
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直接輸入對方號碼進行撥打或者選擇客戶聯系人進行撥打，點擊電話號碼的右側圖標能夠顯示客戶列表，選擇列表中的“查看”按鈕能夠查看該客戶所有關聯信息。下方會顯示所選擇客戶的聯系信息，如果該客戶還有其他聯系人可以通過“查找聯系人”選擇其他聯系人。選擇后雙擊聯系人手機號碼，即可撥打該聯系人的電話。
8.2.3電話錄音
對安裝了客戶端的用戶進行錄音，錄音文件可實時保存進系統，此功能可用來解決與客戶之間的各項糾紛，監督客服人員的服務質量等，具體表現為：
（1）接上電話錄音設置，系統狀態欄會有“已連接電話錄音設備”的提示。（需開啟電話管理模塊功能權限）
（2）在客戶管理菜單下，進入電話管理模塊：
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記錄接入或打出的電話記錄，可點擊查看詳細情況，并能播放電話錄音。
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第三篇：協同辦公系統
1.OA的概念
OA協同辦公系統即OA，OA是Office Automation的縮寫，指辦公自動化或自動化辦公。筆者認為：OA本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨科學技術的發展而發展，隨人們辦公方式和習慣以及管理思想觀念的變化而變化。在技術發展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內容和新的想象，技術與管理的進步給OA打下了每一步發展的歷史烙印。同時，不同行業、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。
現在有一種比較普遍的偏見：認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、制度文獻檢索、郵箱管理等等這些非結構化數據的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關辦公室或企業的職能部門、文秘部門。其實，今天看來，OA應有更豐富的內容和層面，更廣泛的用戶群。在功能方面：廣義而言，OA應該是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現： 對于企業高層領導而言，OA是決策支持系統（DSS）。OA運用科學的數學模型，以結合企業內部、外部的信息為條件，為企業領導提供決策參考和依據；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統（IMS），OA利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率； 對于普通員工而言：OA是事務、業務處理系統。例如，很多需要審批的流程都可以搬上OA系統并進行一定的優化，告別以往的紙質辦公習慣，有效的提高了工作效率。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效，愉快地工作。
2.OA的作用
2.1.通訊溝通的中心
系統充分滿足用戶溝通的便捷性和多樣性要求。提供郵件、通知公告、及時信息、短信等多種溝通方式，滿足了用戶之間文字、圖片、語音以及視頻等多層次的溝通需要。
實施OA系統可幫助企業事業單位實現信息資源的共享;增強員工協同工作的能力;強化領導的監控管理;有效管理起有形(設備等)、無形(業務信息、知識)資產，避免流失;實現公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規范化，完美整合了組織內部的信息流。具體來說，實施OA辦公自動化系統作用為：
2.1.1.建立內部的通信平臺
建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。
2.1.2.建立信息發布的平臺
在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如通知公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業各個方面的發展動態。
2.1.3.實現工作流程的自動化
變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是輕松點擊鼠標，利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。
2.1.4.實現文檔管理的自動化
可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現文檔管理自動化以后，如企業來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，可想
而知，這樣就減少了很多培訓環節。
2.1.5.輔助辦公
它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
2.1.6.實現分布式辦公
變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。
2.1.7.建立信息集成平臺
現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據，對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的，智能網絡辦公系統具備數據接口功能，能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中，使企業員工能有效獲取處理信息，提高企業整體反應速度。
2.1.8.有效節省企業的辦公費用支出
將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業實現管理現代化的標志。
2.1.9.搭建知識管理平臺
系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。
2.1.10.增強領導監控能力
強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問
題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。
2.2.有效提高工作效率
每天上班的時候首先打開電腦查看自己的待辦任務，輕松點擊鼠標就可以完成某項工作的辦理甚至批量辦理，方便快捷，有效提高工作效率。
第四篇：協同辦公系統OA
協同辦公系統說明書
一、總體介紹........................................................1
二、系統特點........................................................1
三、系統原理及體系架構..............................................2
3.2系統原理.....................................................2 3.2.體系架構....................................................3
四、系統安全機制....................................................3
五、環境要求........................................................4
六、主要功能........................................................4
6.1 工作流管理..................................................4
6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件檔案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常辦公...............................................6 6.1.5電子郵件...............................................7 6..1.6電子論壇..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系統管理...............................................9 6.2、增強功能介紹...............................................9
6.2.1資源管理...............................................9 6.2.2總務管理..............................................10
一、總體介紹
協同辦公系統（OA）是深圳國信通信技術有限公司推出的針對廣大企事業單位及政府機關用戶的網絡辦公系統產品解決方案。
我公司對幾百家客戶需求進行合理歸納總結，提取標準模型組件，采用模型組件與WEB技術結合的方式，全面提升了系統的廣泛適用性及功能擴展可能。
我們的產品具有高度穩定性、安全性、易用性，還具有可裝配性、靈活擴展性。
我們的產品憑借其先進管理思想、領先的產品技術以及客戶至上的服務理念成為新時期下廣大用戶單位網絡辦公解決方案的最佳選擇。
二、系統特點
? 技術先進性：
全面采用模型組件+WEB技術方式實現，模型組件全部為公司自有技術產品。全面采用業界先進的。NET技術標準，支持XML標準，支持多種后臺數據庫。支持多種靈活自定義設置、支持在線實時通信、真正支持遠程移動辦公。? 安全性：
全面嚴格的標準數據權限范圍控制技術，支持多級授權體系。關鍵數據采用領先的加密存儲技術。可擴展CA數字認證，可支持遠程安全身份校驗。? 易用性：
全部操作頁面符合標準WEB頁面操作風格，標準WINDOWS文件編輯風格，WINDOWS標準風格幫助文件。? 定義擴展性：
自定義組織機構、自定義數據屬性、自定義數據表單格式、自定義流程管理、自定義數據訪問權限、自定義統計等多項的自定義選項設置，充分滿足客戶功能個性化調整。支持多種復合信息格式。標準功能裝配接口，支持客戶自定義功能裝配。
? 產品裝配化：
標準化產品安裝過程，標準化功能裝配設置，安裝過程方便快捷。? 易維護性：
全B/S結構產品，實現真正意義上的單點維護，全面升級。
三、系統原理及體系架構
3.2系統原理
3.2.體系架構
四、系統安全機制
? 操作權限管理機制
基于多層授權搭建，同時對于數據范圍權限進行了嚴格的控制，可以有效解決在系統管理中經常遇到的功能及數據范圍控制問題。詳盡的操作日志自動記錄功能，可以準確反映所有用戶的操作軌跡，最大程度滿足用戶對于系統權限的設置要求。
? 安全身份管理機制
用戶數據加密存儲，同時可根據用戶要求擴展基于硬件手段的安全身份認證模塊，有效解決了由于口令外泄所帶來的安全隱患問題。? 數據加密存儲機制
由數據庫底層入手解決數據安全問題，通過對系統后臺數據整體進行加密設計實現，對于關鍵信息內容采用嚴格加密算法保存，徹底避免了由于數據服務器控制方面帶來的信息外泄問題。? 數據備份恢復機制
所提供的高效數據備份恢復功能，使系統備份數據在物理上分散保存,即使硬件系統遭受毀滅性打擊，也可在最短時間內恢復軟件系統正常運行，真正做到萬無一失。
五、環境要求
? 應用服務器：
CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高
內存：512M以上（推薦1G）
硬盤：1G以上的可用磁盤空間
? 操作系統：
WINDOWS2000及以上操作系統（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）
推薦：Windows 2000 Server WWW服務：Microsoft IIS5.0以上 數據服務器（對于較小規模用戶為了降低投資，可采用數據服務器與應用服務器合并方式）：
CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高
內存：512M以上（推薦1G）
硬盤：1G以上的可用空間
? 終端用戶機：
CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅲ1G 或更高
RAM：256M以上(推薦512M)瀏覽器：IE6.0以上
操作系統：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003
六、主要功能
6.1 工作流管理
對于政府或企業來說，絕大部分日常工作屬于流程式活動，如申請審批、公文辦理、合同審核、請假報銷等。流程式工作的最大特點在于根據處理信息內容的性質不同，流程結構將發生變化，各流程節點的具體處理方式根據節點的特性各有不同，同時由于日常工作中的不確定因素，流程本身應具備相當的彈性設置。通過工作流管理的應用，可以保持單位工作流程的清晰、規范、高效，最大程度提升工作效率。
通過應用中的工作流管理功能，用戶可以輕松實現工作流程、表單數據、處理模式、監控提示、角色權限等方面的個性化定制。從而實現各類流程活動信息的規范化、電子化、自動化。通過此功能用戶可實現項目審批、請假報銷、合同審核等各類流程式操作。
? 主要功能：
表單定義、流程定義、跟蹤監控、查詢統計。? 功能特點：
＊ 支持表單數據信息自定義
＊
支持多種信息格式（圖片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）
＊ 支持處理流程自定義
＊ 支持流轉條件自定義
＊ 支持自動代理條件設置
＊ 支持數據范圍權限自定義
＊ 支持流程文件自動歸檔
＊ 支持查詢統計自定義
＊ 支持與其他功能的動態裝配
6.1.1公文管理
公文管理是用戶單位日常辦公活動中的重要組成部分，用于處理單位內外部的各種公文信息，利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的標準化、流程化處理。
公文管理模塊完全按照國家有關公文標準管理規范進行設計實現，相對于傳統公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行，同時大大降低了公文管理人員的日常工作強度，使枯燥的公文管理變的輕松高效。
? 功能包括：
＊ 發文管理
＊ 收文登記
＊ 公文辦理
＊ 催辦督辦
＊ 文件歸檔
＊ 統計查詢 ? 功能特點：
＊ 收發文文件格式自定義設置
＊ 支持處理流程自定義設置
＊ 支持文件模版自定義設置
＊ 支持修改痕跡保留功能
＊ 支持正文副本管理
＊ 支持移交代理、跳轉辦理
＊ 支持公章管理
＊ 支持手寫批注功能
＊ 支持手寫簽名
＊ 支持自定義查詢統計格式
6.1.2文件檔案
文檔管理是對用戶中的各類文書檔案進行登記、保存、調閱等相應的管理功能，實現單位內部檔案信息的數字化管理。在文檔管理中，管理人員通過對文檔、案卷的權限設置，對各類型檔案信息實現授權范圍下的在線調閱。? 功能包括：
＊ 文件登記
＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）
＊ 瀏覽使用
＊ 統計查詢等 ? 功能特點：
＊ 支持自定義設置編號規則
＊ 支持自定義多維權限管理
＊ 自定義查詢統計格式
＊ 支持組卷、封卷、拆卷、移卷
＊ 支持密級管理規范
＊ 支持在線授權調閱
＊ 支持瀏覽日志管理
6.1.3 公共信息
信息中心是通過計算機網絡進行用戶成員之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺。同時還包括了通知公告、調查問卷、內部通訊錄等眾多的實用功能。
? 功能包括：
＊ 信息中心
＊ 通知公告
＊ 調查問卷
＊ 內部通訊錄 ? 功能特點：
＊ 支持信息欄目自定義
＊ 支持信息模版自定義
＊ 支持多種信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）
＊ 支持公告回復自定義設置
＊ 支持調查問卷全面自定義
＊ 支持欄目布局設置自定義
6.1.4日常辦公
日常辦公模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務功能。通過此 功能用戶可以及時了解需要本人辦理的各項事務，訂閱各類更新信息提示，進行有關工作日程安排，實現在線互動協同工作，進行個人檔案夾管理等。
? 功能包括：
＊ 工作提示
＊ 日程管理
＊ 協作管理
＊ 工作組管理
＊ 個人檔案夾 ? 功能特點：
＊ 個性化自定義工作提示設置
＊ 支持雙向式代理日程安排設置
＊ 支持部門級日程統一管理
＊ 支持成員在線互動協同工作
＊ 支持個性化定義工作組群
6.1.5電子郵件
電子郵件管理模塊是系統自身內置的一個小型電子郵件系統。通過電子郵件管理模塊可以在系統內部用戶之間發送、接收電子郵件，同時也可以收發系統外部的Internet郵件。電子郵件管理模塊頁面友好、操作簡單、便于管理，極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。
? 功能包括：
＊ 內部郵件收發管理
＊ 外部郵箱設置
＊ 收發Internet郵件
＊ 郵件夾 ? 功能特點：
＊ 個性化郵件簽名信息設置
＊ 內部成員點擊發送
＊ 內部郵件快捷、安全
＊ 個性化黑名單管理
6..1.6電子論壇
使用電子論壇功能，可以實現用戶單位內部信息交互討論，通過欄目設置可實現討論組成員范圍控制，根據需要確定論壇欄目采用實名或匿名方式，設置欄目管理員及欄目圖標等個性化設置。同時支持內容檢索及精華信息的收藏。
? 功能包括：
＊ 欄目管理
＊ 論壇瀏覽
＊ 用戶管理 ? 功能特點：
＊ 個性化自定義欄目設置
＊ 支持欄目成員范圍管理
＊ 支持內容變更信息訂閱
＊ 支持實名或匿名發表方式
＊ 支持自定義內容檢索
6.1.7常用工具
主要提供用戶日常工作活動中經常遇到的各類工具類功能。
? 功能包括：
＊ 在線通信
＊ 個人便簽
＊ 口令修改
＊ 萬年歷 ＊ 郵編區號 ? 功能特點：
＊ 在線情況準確瀏覽
＊ 支持P2P信息及文件傳送
＊ 支持留言提取功能
＊ 支持重要信息臨時存放
＊ 支持公歷農歷及節假日瀏覽查詢
＊ 支持全國范圍郵編區號瀏覽查詢
＊ 支持個性化登陸ID及口令設置
6.1.8系統管理
系統管理是為系統的正常運行提供管理設置功能，首次安裝完系統后，首先要通過系統管理模塊中的組織機構管理功能建立起用戶單位管理體系結構及系統用戶信息。同時支持系統登陸界面設置、頁面風格設置等管理功能。
? 功能包括：
＊ 組織機構
＊ 用戶管理
＊ 系統日志
＊ 數據管理 ? 功能特點：
＊ 組織機構體系自定義
＊ 職位級別自定義
＊ 體現模塊權限分級授權機制
＊ 實現操作日志及數據日志綜合管理
＊ 可進行個性化登陸頁面設置
6.2、增強功能介紹
6.2.1資源管理
? 人事檔案
人事機構是對組織中的人員信息進行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的
調動分配、人員信息查詢統計等。功能包括：
＊ 人事檔案信息管理
＊ 統計查詢
? 用品管理
用品管理為針對用戶單位需要進行采購、領用、庫存統計的各類用品信息進行綜合管理。功能包括：
＊ 用品管理
＊ 采購管理
＊ 領用管理
＊ 統計查詢 ? 車輛管理
車輛管理對機構內部的車輛進行統一管理，可以實現車輛的基本信息、使用信息、維修信
息、年檢信息等的綜合管理功能。功能包括：
＊ 車輛檔案
＊ 用車管理
＊ 維修管理
＊ 年檢管理
6.2.2總務管理
?
會議管理
會議管理主要實現是對用戶單位相關會議安排、會議通知以及會議紀要信息進行標準化統 一登記管理功能。功能包括：
＊ 會議安排
＊ 會議通知
＊ 紀要管理
＊ 會議查詢
＊ 會議室預約
?
值班管理
值班管理是對單位值班信息進行綜合管理。功能包括：
＊ 值班安排
＊ 值班通知
＊ 值班查詢
?.接待管理
接待管理主要實現對于用戶單位的各類交流接待活動有關信息的登記管理。
功能包括：
＊ 接待登記
＊ 住宿管理
＊ 用餐管理
＊ 統計查詢
第五篇：協同辦公系統解決方案
x自主設計、開發的co-office是融辦公自動化、信息資源共享、協同工作與企業級應用集成為一體的應用套件，由協同辦公系統、協同工作平臺構成。
一、協同辦公系統
co-office協同辦公系統是x國信公司針對政府機關與企事業單位辦公及協作需求推出的協同辦公應用套件，涵蓋了政府和企事業單位日常辦公管理的基本內容，具有很強的通用性。co-office協同辦公系統能夠加快機構內部信息的流轉、處理、協調和共享，為政府機關、企事業單位的日常辦公、事務處理和輔助決策提供及時、準確、有效的信息支持，從而實現辦公現代化、信息資源共享化、傳輸網絡化和決策科學化。
1、系統概覽
co-office協同辦公系統按照政府或企業中每一層次的系統用戶對系統的要求歸類，提供滿足機關及其事業單位各方面辦公業務的需求。同時注重提取各類協作業務的特征，形成具有柔性架構的中間層組件、中間件和軟件模塊，支持用戶自身對于系統的個性化定制與擴展。
2、適用領域
政府部門、企事業單位的辦公自動化、協同工作、信息共享、企業應用集成。
3、系統功能
個人事務 個性化的虛擬辦公室，類似個人效率手冊的功能，使得系統中的每一用戶可以在系統中存放與管理自己的私有信息，組織自己的日程，辦理專屬自己的業務。
領導日程 機構領導事務繁忙，通常由領導辦公室或秘書負責工作協調、安排，并有選擇的公布領導日程。本系統支持這類信息的網上發布與溝通。
辦公事務 辦公事務是辦公自動化的核心業務，其他業務通常圍繞該業務展開。一般的辦公機構，特別是政府機關，日常業務均會包括收文、發文、業務簽報、各類文件文檔查閱等內容。本系統按照國家公文標準在網上重現手工流程，且效率更高、數據更安全。同時采用靈活的機制適應不同機構的習慣性規定。
會議管理 用戶可以制定會議計劃，發布會議通知，統計參會人員，采用申請審批過程合理分配會議室資源，記錄并發布會議紀要等工作。
公共信息 機構內部的共享信息區，例如常用的列車時刻表、飛機航班、常用軟件下載、常用網站、公共通訊錄、規章制度等等。
內部交流 為組織內部提供了一個相互交流、相互學習的空間。采用包括電子公告板、電子論壇、內部刊物、意見箱、留言簿和faq庫等形式在內的軟件系統加強用戶在辦公網絡上的溝通，使用戶達到互 通有無，知識傳遞的目的。
行政管理 實現機構內行政支持工作的網上辦理。將人事、后勤、總務等部 門需組織的信息在網上進行管理，目前本系統提供員工、資產、車輛、圖書等方面信息的管理。
4、系統特點
業務針對性強，滿足用戶功能需求
針對政府部門多個需求層次進行設計開發，功能涵蓋政府內外事 務的各個層面，滿足政府不同部門、不同業務、不同層次人員的 多種需求。
多種定制工具，用戶按需定制新應用
提供工作流程、信息欄目、界面樣式等多種圖形化定制工具，在業務增長或發生變化時，用戶可以按照具體的需求定制新的應用 或修改現有應用。
強協作能力，提高協作效率 在多人協同工作時提供辦公事務提醒、任務狀態監控、任務臨時 移交、工作量統計等協作輔助功能，極大地提高辦公效率。
采用流行的b/s架構，支持移動辦公
采用瀏覽器作為用戶界面，用戶可以在多種環境下，通過多種形式 連入系統進行辦公。在網絡安全與設施具備的情況下，可支持移動辦公。
集成式管理，方便用戶安裝維護
系統軟件的安裝調試僅需在服務器上進行，實現了零客戶端維護；
系統設置、用戶設置、安全配置、數據維護集成在同一界面中，按 照相同的方式進行管理。
多層次的安全體系，確保業務信息安全穩固
在用戶層、會話層、數據訪問層、網絡層等多個層次上提供安全機 制，集成安全第三方產品；提供覆蓋全部業務功能的詳細日志；安全措施嚴密。
結構體系開放，易于移植與擴展應用
支持所有主流平臺，適應各種用戶軟硬件環境；開放的體系與接口，易與其他類型系統進行界面或數據的掛接。
二、協同工作平臺簡介
x國信公司凝聚多年服務于國家計委、國家糧食局、中國投資擔保總公司等大型機構信息化的應用與實施經驗，設計、研發包括中間件、應用軟件模塊的協同工作平臺，可以快速響應客戶需求，縮短系統建設周期。
1、co-office協同工作平臺構成2、co-office協同工作平臺主要功能
x國信協同辦公平臺具有應用模塊集成、用戶權限管理、公文流轉定制、信息發布定制、紙質文檔處理等眾多強大功能。
流程建模功能
圖形化建模過程
多窗口用戶界面
基于xml的模型文件格式
用宏技術支持各種網頁編輯器進行界面設計支持工作流程的權限管理
順序流轉/自由流轉
分支、條件分支
跳轉、跳轉驗證
退回
轉交
全程監控
數據痕跡（包括文檔正文）保留
流協作（互相觸發/數據交換）
信息發布定制功能
信息欄目定制
信息結構定制
多種類型信息字段
信息欄目視圖定制
統一提供增添、刪改界面
列表式瀏覽界面
復合條件檢索
排序、過濾
批量式數據讀寫接口
細分功能點的權限控制
應用模塊集成功能
基于b/s的業務模塊集成
統一入口
多層次組織
分布式
新增/原有模塊集成
多層次
運行中調整
獨立于業務
用戶權限管理功能
單一登錄
統一權限驗證
獨立于業務
可封裝在目錄服務器上
用戶、群組、角色維護
用戶、群組、角色權限維護
模塊權限點登記
文檔數字化功能
兼容多種輸入設備的紙質文檔輸入
所見即所得的文檔特征提取、局部文字識別全文識別
任意定制的分類體系
原文映像與文本同時保存
多種格式的輸出，包括打印、文本輸出、圖像文件輸出、html頁面輸出
文檔格式自學習
相同格式文檔批量處理
3、co-office協同工作平臺特點
開放式接口
簡單易用的圖形化過程定制工具
任意設置的應用模塊集成機制
安全性、靈活地處理各類公文
全面的紙質文檔處理
分布式、跨平臺
4、co-office協同工作平臺應用領域
部門公文流轉與處室級的信息共享
跨部門協同工作
企業應用集成三、系統運行環境
co-office采用j2ee作為基礎應用平臺，可以運行于多種操作系統和主流數據庫系統，并支持主流應用服務器。
1、服務器端需求
*基于intel pentium iii 700以上的pc server或ibm rs6000 44p 270以上或hp pa8000或sun ultras arc平臺。
*應用服務器與數據庫服務器同機時，服務器至少配備1g ram；不同機時分別至少配備512m ram。
*服務器網絡出口至少為100m帶寬。
*應用服務器至少配備500 mb可用硬盤空間，數據庫服務器隨數據量確定。
*操作系統為microsoft windows XX server sp2或redhat linux紅旗linux或sun solaris 7以上或ibm aix 4.3.3.0以上或hp-ux。
*應用服務器裝載bea weblogic 6.0或tomcat4.0+jboss2.2或ibm websphere4.0以上
*數據庫服務器裝載oracle8i/9i或microsoft sql serverXX或sybase 1.2以上
*提供pop3和smtp接口的郵件服務器
2、客戶端需求
*intel pentium以上
*至少64m內存
*運行windows98 se/windowsXX/winxp *ie6.0，使用文檔流轉中的文件痕跡保留功能，客戶端必須裝有microsoft word XX或以上版本
四、成功案例
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