第一篇：提高教學(xué)秘書工作效率的幾點(diǎn)思考

提高教學(xué)秘書工作效率的幾點(diǎn)思考

高校的中心工作是教學(xué)，教學(xué)管理又是教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，而各系(院)教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起著舉足輕重的作用。他們是教學(xué)信息的傳遞者，教學(xué)管理的執(zhí)行者和教學(xué)活動(dòng)的服務(wù)者。教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中不可或缺。

高校教學(xué)秘書工作具有以下特點(diǎn)。服務(wù)性。教學(xué)秘書是高校各個(gè)部門與教學(xué)部門的聯(lián)系紐帶，服務(wù)教師、學(xué)生，只有具備服務(wù)意識(shí)才能保證教學(xué)活動(dòng)順利完成。輔助性。教學(xué)秘書是教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)的助手，這要求教學(xué)秘書熟悉國家、地方以及學(xué)校的各項(xiàng)政策法規(guī)和規(guī)章制度，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，起到咨詢功能。綜合性。教學(xué)管理是一項(xiàng)能力，是協(xié)調(diào)能力、預(yù)見能力、辦事能力、管理能力、知識(shí)水平等方面才能和素質(zhì)的綜合運(yùn)用過程。教學(xué)秘書的管理工作頭緒繁多，工作量大，既有經(jīng)常性的有規(guī)律的程序性工作，也有不可預(yù)測(cè)的無規(guī)律性的突發(fā)事件：既有主動(dòng)的有計(jì)劃的工作，也有被動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)l生任務(wù)。這就要求教學(xué)秘書具有綜合的個(gè)人素質(zhì)。

一、校系領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)心重視系辦公室工作

首先.校系領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門要充分認(rèn)識(shí)系辦公室在高校整體工作中的基礎(chǔ)地位和作用，明確系辦公室的職責(zé)權(quán)限，為辦公室配備精兵強(qiáng)將，充分、全面地發(fā)揮系辦公室在參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)等方面的作用，使其真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。其次，對(duì)于辦公室工作，系領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問，嚴(yán)格要求，加強(qiáng)指導(dǎo)。這樣，一方面可以使領(lǐng)導(dǎo)了解辦公室的工作情況，便于實(shí)施指揮、監(jiān)督和協(xié)調(diào)：另一方面，也可以借此顯示領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作的重視和關(guān)心，減輕辦公室人員的壓力，并使辦公室人員更加了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強(qiáng)工作的針對(duì)性和主動(dòng)性。再次，校系領(lǐng)導(dǎo)要熱情關(guān)懷系辦公室人員的工作和生活。系辦公室工作千頭萬緒，工作人員的工作量大而待遇又低，加班加點(diǎn)更是常事，工作中又經(jīng)常遇到一些不順心的事。作為校系領(lǐng)導(dǎo)，要體諒辦公室人員的難處，對(duì)他們的工作業(yè)績(jī)要給予客觀公正的評(píng)價(jià)，在進(jìn)修、評(píng)職稱、晉升、評(píng)優(yōu)和分配等方面不搞歧視，并盡力幫助他們解決工作生活中遇到的各種困難，在政策許可的范圍內(nèi)，適當(dāng)予以照顧，使他們能免除后顧之憂，使之全身心地投入工作中。

二、教學(xué)秘書應(yīng)該具備的各項(xiàng)素質(zhì)

教學(xué)秘書素質(zhì)的好壞直接影響著高校教學(xué)管理的水平，使得提高教學(xué)秘書的素質(zhì)成為當(dāng)務(wù)之急。我認(rèn)為，教學(xué)秘書的素質(zhì)主要體現(xiàn)在政治素質(zhì)、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力、工作作風(fēng)、心理素質(zhì)和良好的人際關(guān)系等五個(gè)方面。

政治素質(zhì)的提高主要通過學(xué)習(xí)各種類型、級(jí)別的文件，政策法規(guī)和規(guī)章制度等等來實(shí)現(xiàn)。由于辦公室工作量大，日常工作時(shí)間很難抽出專門時(shí)間學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí).所以需要教學(xué)秘書在辦公時(shí)間之外學(xué)習(xí)提高。

業(yè)務(wù)能力方面，高校教學(xué)秘書多屬半路出家，缺乏專業(yè)訓(xùn)練。在實(shí)際工作中，辦公室人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽略，存在著重使用，輕培養(yǎng)的現(xiàn)象。這也需要領(lǐng)導(dǎo)重視教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為教學(xué)秘書素質(zhì)的提高創(chuàng)造條件。

職業(yè)道德建設(shè)方面。系辦公室工作面廣，內(nèi)容繁雜，任務(wù)重，責(zé)任大。常常需要加班加點(diǎn)，待遇相對(duì)較低，工作缺乏成就感。因此，系辦公室人員的職業(yè)道德建設(shè)尤為重要.要通過職業(yè)道德教育與職業(yè)道德自我修養(yǎng)相結(jié)合的辦法，使系辦公室人員愛崗敬業(yè)，正確處理得與失，苦與樂，主角與配角的關(guān)系，做到重事業(yè)，輕得失，少索取多貢獻(xiàn)，甘當(dāng)無名英雄，為人處事誠實(shí)正派本分，增強(qiáng)他們的責(zé)任感和使命感。

工作作風(fēng)建設(shè)。在日常工作中，系辦公室人員還應(yīng)注意克服四種傾向，培養(yǎng)四種作風(fēng)：一要克服粗心大意傾向，培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)；二要克服雜亂無章的傾向，培養(yǎng)有條不紊的作風(fēng)；三要克服貿(mào)然行事的傾向，培養(yǎng)三思而后行的作風(fēng)。

三、建立相應(yīng)制度保障教學(xué)秘書的各項(xiàng)權(quán)益

教學(xué)秘書的工作量大，工作繁雜，其工作在教學(xué)管理中有著至關(guān)重要的作用。但是，從目前的現(xiàn)狀看，從國家、到地方再到學(xué)校，對(duì)教學(xué)秘書的權(quán)益缺乏明確的文件和規(guī)定。從這點(diǎn)可以看出，教學(xué)秘書工作從高層管理的層面尚未受到充分的重視.學(xué)校作為教學(xué)秘書的直接管理單位，即使想給教學(xué)秘書們提高工作待遇也因缺乏文件規(guī)定而只好擱置。教學(xué)秘書從崗位身份、工資待遇、晉職評(píng)優(yōu)等方面與同期進(jìn)校參加工作的高校輔導(dǎo)員相比都有明顯的差距.甚至連教學(xué)秘書的主管部門都不是很清晰。這就造成了教學(xué)秘書心理上的不平衡.讓很多高校教學(xué)秘書產(chǎn)生干教學(xué)秘書不如干輔導(dǎo)員的想法.直接導(dǎo)致教學(xué)秘書隊(duì)伍思想上的不穩(wěn)定.導(dǎo)致很多教學(xué)秘書想法設(shè)法調(diào)離現(xiàn)有工作崗位的現(xiàn)象的頻頻發(fā)生。

系教學(xué)秘書作為管理部門和院系之間信息的傳輸紐帶，是保證高校教學(xué)管理順暢進(jìn)行的關(guān)鍵因素。因此，分析教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)、探討教學(xué)秘書素質(zhì)和職責(zé)，提出教學(xué)秘書工作存在的問題和改進(jìn)的方法是提高教學(xué)秘書的工作效率的有益探索，進(jìn)而保證高校教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行。

第二篇：淺談如何提高高校行政秘書工作效率

摘要：隨著我國高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對(duì)高校行政秘書提出了更高的要求。本文主要從行政秘書的工作職責(zé)、職業(yè)認(rèn)同感和綜合素質(zhì)三方面討論如何提高高校行政秘書工作效率。

關(guān)鍵詞：高校行政秘書;工作職責(zé);職業(yè)認(rèn)同感;綜合素質(zhì)

隨著我國高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對(duì)高校行政秘書提出更高的要求。行政秘書這一概念本是從企業(yè)管理中提出來的，高校引入行政秘書的概念是高校教育改革的體現(xiàn)。如何做好行政秘書工作，提高它的工作效率，使其在高校行政管理工作中發(fā)揮更大的作用。本文就這一問題談?wù)勛约旱膸c(diǎn)看法，以供大家交流探討。

一、明確高校行政秘書的工作職責(zé)

高校行政秘書首先必須明確自己應(yīng)該做些什么，才能去把握怎么樣把工作做好。高校行政秘書的工作職責(zé)為：1.文字工作院系對(duì)內(nèi)對(duì)外文稿(如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、通知文件和申請(qǐng)報(bào)告等)的草擬，審校，打印和發(fā)布;會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的整理等。2.檔案管理工作負(fù)責(zé)收集整理各類信息、資料、各單位部門來文來函的歸檔保存等;管理類材料的歸檔;員工檔案資料的登記、審核和保管等。3.協(xié)調(diào)溝通工作聯(lián)系行政管理層與師生員工，聯(lián)系學(xué)校各職能部門，協(xié)調(diào)院系內(nèi)各部門間合作，承擔(dān)院系的公關(guān)、接待和外聯(lián)事務(wù)等。

4.人力資源工作考勤考核、職稱評(píng)定、津貼福利事務(wù)等，根據(jù)院系行政管理層要求，協(xié)助編制院系行政組織架構(gòu)，如人才招聘，員工培訓(xùn)等。5.日常行政工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促各項(xiàng)工作計(jì)劃、制度實(shí)施落實(shí);辦公用品的采購保管;固定資產(chǎn)管理、辦公設(shè)備維護(hù);會(huì)議安排，會(huì)務(wù)籌備;在院系行政管理層的授權(quán)下，審核有關(guān)文件資料并簽署意見，出具院系行政證明等。6.其他工作其他一些突發(fā)事件處理工作，緊急事件處理并及時(shí)向院系行政領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào);領(lǐng)導(dǎo)或教師安排的特殊工作，臨時(shí)替崗工作等。

二、提高高校行政秘書的職業(yè)認(rèn)同感

高校行政秘書明確了自己的本職工作，對(duì)工作職責(zé)了然于胸，并不表示就可以做好行政秘書工作。他還必須具備良好的職業(yè)認(rèn)同感，才能積極充分的發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)l生開展工作。職業(yè)認(rèn)同感是一個(gè)人自我價(jià)值感的體現(xiàn)。職業(yè)認(rèn)同感高的人能夠正確認(rèn)識(shí)自己從事的職業(yè)，明白自己從事工作的意義，認(rèn)同自己的職業(yè)而產(chǎn)生責(zé)任感，同時(shí)也促使自己思考，怎樣來更好的完成工作，提高自己的專業(yè)素質(zhì)，從而提高自己在社會(huì)和家庭中的地位，增加自豪感和價(jià)值感。

目前高校行政秘書普遍缺乏自我的職業(yè)認(rèn)同感，主要有以下幾個(gè)原因：1.傳統(tǒng)觀念至今仍有些人認(rèn)為，行政秘書只是打打雜的人，只有那些沒有能力的人才去從事行政秘書工作。而有的行政秘書也只是把工作當(dāng)做跳板，常常是“身在曹營心在漢”，“做一天和尚撞一天鐘”。所以必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立自信心，做到干一行，愛一行，鉆一行。2.工作性質(zhì)由于高校行政秘書處于行政管理層的從屬地位，是服務(wù)性的管理人員，輔助性是工作的基本性質(zhì)。這種工作性質(zhì)在一定程度上限制了行政秘書在工作中的自主能力、創(chuàng)新能力的發(fā)展，這使他們對(duì)自己能力的評(píng)價(jià)相對(duì)較低，從而影響了自我職業(yè)的認(rèn)同：行政秘書大多數(shù)工作是屬于事務(wù)性的工作，某種意義上，可能會(huì)等同于蓋章、簽字、材料的發(fā)放和收集。這些工作無需什么能力，只要簡(jiǎn)單的文件管理常識(shí)、足夠的耐心即可，根本不需要個(gè)人的創(chuàng)新能力等素質(zhì)。從事這種工作的人員，很容易找不到自己的價(jià)值所在，產(chǎn)生自我失落、迷茫，甚至對(duì)工作的厭煩。工作超負(fù)荷成為許多行政秘書普遍面對(duì)的問題，長期從事這種工作，就使得超負(fù)荷勞動(dòng)的行政秘書在體力和精神上不堪重負(fù)。3.晉升機(jī)會(huì)處在高學(xué)歷人才集中的高校環(huán)境中，基層行政秘書提升學(xué)歷的壓力很大，由于工作繁忙，特別是“坐班制”的工作性質(zhì)，學(xué)習(xí)的時(shí)間很少。當(dāng)前很多高校實(shí)行“定崗定編”的崗位設(shè)置，緊緊地把基層行政人員綁在了工作崗位上，加上有些高校各種條條框框的進(jìn)修限制，使得基層行政工作人員特別是一大批年輕的基層行政工作人員，外出進(jìn)修的希望越來越渺茫。目前，院系基層行政人員的提升機(jī)會(huì)很少，個(gè)人發(fā)展空間相當(dāng)有限。特別是從中級(jí)晉升到高級(jí)職稱困難重重。最終導(dǎo)致缺乏職業(yè)認(rèn)同感，只是把工作當(dāng)做謀生的一種手段而不是自己追求的一種事業(yè)。如何使高校行政秘書加強(qiáng)對(duì)自身的職業(yè)認(rèn)同感呢?首先，高校應(yīng)該完善對(duì)行政秘書的激勵(lì)機(jī)制。最大限度地實(shí)現(xiàn)公平，創(chuàng)造一個(gè)公平的環(huán)境，合理而靈活地綜合運(yùn)用多種激勵(lì)措施，如目標(biāo)激勵(lì)、榜樣激勵(lì)、參與激勵(lì)、尊重激勵(lì)、榮譽(yù)激勵(lì)等，以全方位激發(fā)他們的積極性和創(chuàng)造性;其次，要加強(qiáng)對(duì)行政秘書的人本關(guān)懷，重視他們的福利待遇，盡量提高其社會(huì)地位。人都希望自己有穩(wěn)定的社會(huì)地

位，要求個(gè)人的能力和成就得到社會(huì)的承認(rèn)，也就是獲得尊重。尊重得到滿足，能使人對(duì)自己充滿信心，體驗(yàn)到自己的用處和價(jià)值;再次，滿足行政秘書自我實(shí)現(xiàn)的高層次要求。譬如，對(duì)行政秘書的業(yè)務(wù)進(jìn)修、培訓(xùn)積極創(chuàng)造條件，使得他們也可以像教師一樣隨時(shí)可以去脫產(chǎn)進(jìn)修學(xué)習(xí)，或攻讀學(xué)歷學(xué)位等。有了這一系列的措施，可以有效的調(diào)動(dòng)他們工作的積極性，充分挖掘他們工作的潛力，從而使他們加強(qiáng)對(duì)自身的職業(yè)認(rèn)同感，提高工作效率。

三、加強(qiáng)高校行政秘書的綜合素質(zhì)

高校行政秘書如果具有很高的職業(yè)認(rèn)同感而不具備過硬的綜合素質(zhì)的話，無異于紙上談兵，沒有實(shí)現(xiàn)的能力。高校行政秘書除了具備良好的表達(dá)能力、溝通能力和文字組織能力等基本素質(zhì)之外，必須加強(qiáng)政治素質(zhì)、心理素質(zhì)和學(xué)識(shí)素質(zhì)等綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，在扎實(shí)工作的同時(shí)，要善于思考，勤于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作效率。

1.政治素質(zhì)高校行政秘書必須要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，在日常的工作中行政秘書經(jīng)常上傳下達(dá)、處理內(nèi)部事務(wù)、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，涉及黨和國家的方針政策以及學(xué)校的規(guī)章制度，行政秘書要有較強(qiáng)的政治意識(shí);作為行政秘書要充分認(rèn)識(shí)自身工作的政治性，在全力做好本職工作的同時(shí)要以學(xué)院的利益為重、以師生的利益為重、以學(xué)校的大局利益為重，嚴(yán)守工作紀(jì)律，做好保密工作;在不斷提高自身的政治素養(yǎng)和理論水平過程中，增強(qiáng)政治敏銳性、堅(jiān)定性，使自己的思想觀念、認(rèn)識(shí)水平、思維能力都能緊跟新形勢(shì)、新變化;確保在實(shí)際工作中準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)學(xué)校的各項(xiàng)方針政策，確保在大是大非面前清醒的頭腦。

2.心理素質(zhì)心理素質(zhì)是指?jìng)€(gè)體具有的比較穩(wěn)定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對(duì)復(fù)雜的人際關(guān)系，繁雜瑣碎的工作事務(wù)，必須具備良好的心理素質(zhì)：(1)細(xì)心耐心高校行政秘書面對(duì)的是繁雜瑣碎的日常事務(wù)，如報(bào)紙、信件的收發(fā)，系檔案的管理，辦公室物品的領(lǐng)取，文件通知的下發(fā)傳達(dá)等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關(guān)系到日常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，因此行政秘書必須培養(yǎng)自己細(xì)心、耐心的性格。(2)熱情樂觀高校行政秘書要時(shí)刻保持熱情樂觀的心態(tài)，營造和諧的人際關(guān)系，對(duì)周圍環(huán)境及人際關(guān)系有良好的感知，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，變消極為積極，提高工作效率。(3)不懼挫折行政秘書工作經(jīng)常會(huì)面臨一些意想不到的困境，難免會(huì)遇到挫折或不協(xié)調(diào)，這就需要秘書人員不懼挑戰(zhàn)，經(jīng)受得住挫折。(免費(fèi)看電影tang)

3.學(xué)識(shí)素質(zhì)高校行政秘書身處高校這樣一個(gè)培養(yǎng)高級(jí)人才的地方，它的工作與高等教育緊密相關(guān)，所以除了學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)知識(shí)之外，還應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)一些經(jīng)濟(jì)、管理、財(cái)務(wù)等知識(shí)。這些知識(shí)的掌握和運(yùn)用，可以有效地保證行政秘書對(duì)事務(wù)的處理能力。高校是知識(shí)說話的地方，跟高水平的教授們交流，靠的還是知識(shí)，沒有智慧、沒有修養(yǎng)就缺乏溝通的基礎(chǔ)。因此一個(gè)優(yōu)秀的行政秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)用自己的知識(shí)積累所形成的修養(yǎng)去影響人，用人格影響來實(shí)現(xiàn)管理的結(jié)果，這無疑是高校管理的最高境界。

明確工作職責(zé)是做好行政秘書工作的前提，較高的職業(yè)認(rèn)同感是做好行政秘書工作的關(guān)鍵，過硬的綜合素質(zhì)是做好行政秘書工作的保障，三者相輔相成。高校院系行政秘書是高校行政管理的一支重要力量，對(duì)保證各項(xiàng)事務(wù)正常運(yùn)行的起到關(guān)鍵}生作用。行政秘書要在工作實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，確實(shí)提高工作效率，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧和力量。

第三篇：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

編號(hào)： 0607011143

揚(yáng)州環(huán)境資源職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文科學(xué)系

畢業(yè)論文

論文題目：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

專 業(yè)： 文秘與辦公自動(dòng)化

班 級(jí)： 0611文秘

姓 名： 張耀

指導(dǎo)老師： 陳潔

2009年5月

淺談秘書日常工作效率提高的途徑

摘要：金融危機(jī)的到來，各行業(yè)為了生存必須改進(jìn)管理方法提高工作效率。作為企業(yè)的重要組成人員的秘書更要提高日常工作效率。秘書工作的特殊性容易產(chǎn)生很多工作效率低的因素。圍繞這些因素，本人總結(jié)了幾種提高工作效率的途徑，供大家參考。關(guān)鍵詞：秘書 工作效率 工作計(jì)劃 途徑

如今是信息時(shí)代，經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展，各行業(yè)以追求利益最大化為目標(biāo)。這使每個(gè)工作者都必須提高工作效率，使單位與個(gè)人的需求得到滿足。那么面對(duì)無限的信息和大量工作的秘書人員，怎樣才能提高日常工作效率呢?我將著重從以下幾個(gè)方面展開論述。

一、提高秘書日常工作效率的重要性

（一）秘書是為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人

隨著金融危機(jī)的到來，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人決策的風(fēng)險(xiǎn)也越來越大，而且，公司規(guī)模越大，決策風(fēng)險(xiǎn)也越大。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在日常工作中經(jīng)常需要面對(duì)各式各樣的問題，如人事問題、市場(chǎng)問題、新產(chǎn)品研發(fā)問題等。面對(duì)這些問題，他們必須做出各種決策，而且必須是科學(xué)和及時(shí)的。如果沒有人幫助他們處理日常工作中的雜務(wù)，事事都親力親為的話，那就很難保證他們的決策時(shí)科學(xué)而及時(shí)的。如此就會(huì)影響公司的發(fā)展，甚至影響公司的生存。

為了讓領(lǐng)導(dǎo)人的決策做到科學(xué)而又及時(shí)，必須為他們創(chuàng)造一個(gè)良好的決策環(huán)境。決策環(huán)境可分為“硬”環(huán)境和“軟”環(huán)境兩方面。所 謂良好的“硬環(huán)境”，就是指領(lǐng)導(dǎo)人的辦公室應(yīng)整潔舒適，以便領(lǐng)導(dǎo)人在決策時(shí)不會(huì)受到外界的影響和干擾，能保持一個(gè)良好的心態(tài)，這就需要有專門的人為他們整理辦公室、轉(zhuǎn)接電話、接待客人甚至處理一些私人事務(wù)；所謂良好的“軟環(huán)境”，是指領(lǐng)導(dǎo)人在決策過程中，要掌握充分而又準(zhǔn)確的決策信息，這樣領(lǐng)導(dǎo)人才能做出科學(xué)而又及時(shí)的決策，這就需要有專門的人為領(lǐng)導(dǎo)人收集和整理各種信息。這種為領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造決策環(huán)境的工作就是秘書工作，所以，秘書是為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人。秘書的工作能使領(lǐng)導(dǎo)人從千頭萬緒的“雜務(wù)”中解放出來，使他們不論在什么情況下都能客觀地認(rèn)清自己面臨的形勢(shì)，把握追求的目標(biāo)，冷靜地做出決策，使企業(yè)正常發(fā)展。

(二)秘書起著綜合組織各方面工作、協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系的作用

秘書的日常工作不同于一個(gè)主管某一方面業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)部門，其工作范圍很廣，諸如文書處理、會(huì)務(wù)工作、督查調(diào)研、公務(wù)接待、機(jī)要保密、檔案管理等工作都要由秘書來承擔(dān)。同時(shí)，上級(jí)部門的方針、政策、指示，本部門的規(guī)劃、計(jì)劃、決策，以及各部門和下級(jí)各單位貫徹實(shí)施的情況，都需要秘書來匯集、掌握、分析、處理。這種多方面工作和信息的組合，清楚地體現(xiàn)了秘書工作的綜合性。

由于秘書在本企業(yè)各部門中起著綜合組織各方面工作、協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系的作用，因此，它又處于中心樞紐的地位；另外，秘書要承擔(dān)接收、接待上級(jí)、下級(jí)和兄弟單位的來文、來函、來人任務(wù)，需要溝通上下左右，聯(lián)系四面八方，所以說，他又處于“門面”和“窗 口”的地位。

（三）秘書是公司領(lǐng)導(dǎo)的代言人

有人把秘書比喻為公司的商標(biāo)，從某種意義上來講，秘書的形象的確代表著公司的形象。秘書在接待第一次來訪的客人時(shí)，一定要熱情周到，因?yàn)閷?duì)方會(huì)把秘書看成是公司的代表，秘書的態(tài)度反映了上司的態(tài)度。相反，如果來訪者是公司的常客，秘書就不必那么多客套，給他沏一杯茶，簡(jiǎn)單的問候幾句就行了；如果過分熱情，反而就會(huì)讓客人厭煩。秘書接待工作的好壞影響公司在客戶心中的形象，如果做的不好，時(shí)間長了會(huì)影響到公司經(jīng)濟(jì)效益和領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。

從上述觀點(diǎn)可知秘書在企業(yè)中占據(jù)重要地位，提高其日常工作效率勢(shì)在必行。

二、秘書日常工作效率低的原因

（一）需要當(dāng)機(jī)立斷處理的事情多。

秘書雖是輔助上司工作，但需要自己當(dāng)機(jī)立斷處理的時(shí)候也很多。面對(duì)這類情況，秘書應(yīng)事先與上司協(xié)商處理的方式，以便發(fā)生情況時(shí)能及時(shí)處理。如果事先未予協(xié)商，則應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示。

某天，李總正在主持一個(gè)小型會(huì)議，這時(shí)秘書于雪接到李總的一個(gè)老朋友打來電話，對(duì)方要求找李總接電話。按有關(guān)規(guī)定，公司領(lǐng)導(dǎo)人在開會(huì)時(shí)原則上不得接電話，但是，如果于雪機(jī)械地拒絕對(duì)方，則有可能鑄成大錯(cuò)，因?yàn)檎f不定李總早就在等對(duì)方的電話。于雪考慮了一下，決定悄悄走近李總身邊將情況告訴他，聽聽他有什么吩咐。果然此人找李總是為了一個(gè)大客戶進(jìn)貨的事，如果當(dāng)時(shí)于雪拒絕了這個(gè) 電話，公司很可能損失上百萬。

（二）工作中的變數(shù)多。

秘書工作的內(nèi)容不僅繁雜而且變數(shù)多，需要秘書隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況恰當(dāng)調(diào)整。秘書面對(duì)變化要沉著冷靜，及時(shí)與各部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，以促進(jìn)工作順利進(jìn)行。

（三）一心幾用的時(shí)候多。

秘書常常必須同時(shí)處理好幾個(gè)工作，對(duì)于哪些工作應(yīng)該優(yōu)先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能“撿了芝麻丟了西瓜”，把工作搞得一團(tuán)糟，令上司大失所望。

（四）忙閑不一的情況多。

秘書經(jīng)常是忙碌的，但并不總是忙碌的。如遇到上司長期出差或外出學(xué)習(xí)等情況，秘書就可稍微清閑一會(huì)兒。忙的時(shí)候相當(dāng)忙，閑的時(shí)候也相當(dāng)閑。

我在從事秘書工作時(shí)發(fā)現(xiàn)：每天總有一兩個(gè)小時(shí)非常忙，工作很多，一個(gè)電話接著一個(gè)電話，感覺連喘氣的時(shí)間都沒了；每天也同樣會(huì)有一兩個(gè)小時(shí)非常清閑，甚至看了半本文學(xué)雜志都沒人打擾。

（五）需要廣博的知識(shí)面

秘書是上司的參謀、助理，每天要為上司收集、整理大量的信息，還要接待各種各樣的來訪者，其接觸面比較廣。秘書因此能學(xué)到很多知識(shí)，但同時(shí)由于信息的更新快又必須要求自身快速進(jìn)步，正所謂“逆水行舟不進(jìn)則退”。

如今的秘書工作不僅僅是端茶倒水、接電話那么簡(jiǎn)單，而是逐漸 向決策層轉(zhuǎn)移。很多秘書人員的專業(yè)知識(shí)不足，非專業(yè)的知識(shí)不廣博，影響上司決策的及時(shí)性與準(zhǔn)確度。有時(shí)秘書的一個(gè)疏忽、一個(gè)過錯(cuò)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)嚴(yán)重虧損，甚至倒閉。

三、提高秘書日常工作效率的途徑

（一）強(qiáng)調(diào)質(zhì)量意識(shí)

有很多秘書在工作中非常主動(dòng)，來客人時(shí)，他會(huì)迅速的去泡茶；別的部門的人讓他去復(fù)印，他會(huì)立刻幫忙復(fù)印。但是，給客人端茶時(shí)，不是泡的茶太燙，就是遞茶時(shí)把茶灑到了地上；復(fù)印時(shí)也是一樣，要么是文件不完整，邊上內(nèi)容沒印到，要么是頁碼混亂，銜接不上。

作為秘書，工作應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)，但光積極主動(dòng)還不夠，工作還必須有質(zhì)量，即對(duì)自己完成的每一項(xiàng)工作成果確保無誤后再交給上司或同事。工作質(zhì)量反映工作態(tài)度，如果對(duì)自己的工作不能精益求精，沒有質(zhì)量意識(shí)，那么自己在別人心中的形象就會(huì)變差，同時(shí)工作效率會(huì)下降，甚至影響到別人的工作效率。為此秘書要增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)，采取質(zhì)量管理方法：

1、不斷完善

質(zhì)量的不斷完善是指?jìng)€(gè)人或組織不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，個(gè)人或組織總可以做得更好。當(dāng)一項(xiàng)計(jì)劃由十個(gè)人贊成增加到二十人時(shí)，還可以再讓更多的人贊成。一個(gè)人或組織一旦采納了不斷完善的方法，就踏上了沒有終點(diǎn)的旅程：必須不斷努力完善、學(xué)習(xí)、成長。

秘書工作的質(zhì)量可以提高效率和上級(jí)的滿意度，但質(zhì)量必須建立 在需求者的需要上。例如領(lǐng)導(dǎo)讓你在十點(diǎn)之前完成一份文件，你即使在十點(diǎn)半寫出了一份百年不遇的好文章，那也是沒有價(jià)值的。

2、再造

工作中的變數(shù)多，是秘書工作的一個(gè)特點(diǎn)，因此秘書要感覺到變化的需求，要在變化到來時(shí)做出有效反應(yīng)，對(duì)工作過程徹底的進(jìn)行再思考和再設(shè)計(jì)，以便在效率衡量標(biāo)準(zhǔn)（如成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等）上取得重大突破。“再造”首先確定必須做什么，然后確定如何去做。

再造中最關(guān)鍵的部分是在理論和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上確定它應(yīng)該做什么，即確定它能做得最好的是什么。之后確定需要做的事最好是由自己做還是由其他同事來做。采取再造方法的結(jié)果是自己工作量的減少和轉(zhuǎn)辦的工作增多。

（二）做好工作計(jì)劃，合理安排時(shí)間

秘書工作不僅范圍很寬，而且工作內(nèi)容變化快，所以秘書工作顯得很繁雜，容易帶來混亂，影響效率。有些秘書總是覺得自己很忙，時(shí)間不夠用，但忙了一天卻不知忙了些什么。解決此問題就必須做好工作計(jì)劃，合理的安排時(shí)間。

1、工作程序化

秘書在平時(shí)的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部門內(nèi)的業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度，把處理一些日常工作的方法和步驟形成書面文字，這樣不僅可以在平時(shí)工作時(shí)參照應(yīng)用，加快任務(wù)處理速度，保持任務(wù)完成質(zhì)量的一貫水準(zhǔn)，而且使工作調(diào)動(dòng)時(shí)接替自己工作的人能很快順利的開展工作。

2、分清工作輕重緩急

面對(duì)幾項(xiàng)要同時(shí)處理的工作，哪項(xiàng)工作應(yīng)該優(yōu)先處理呢？這就要求秘書必須具備隨機(jī)應(yīng)變的能力，能分清它們之間的輕重緩急，在合適的時(shí)間做合適的事。

例如：用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級(jí)。A類，重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做；B類，重要而不急的；C類，緊急而不重要的，有時(shí)間才做；D類，既不重要又不緊急的，可以暫時(shí)不做。每日從A類依輕重緩急，循序著手，這樣就會(huì)使工作完成的更加科學(xué)、合理，就能充分利用時(shí)間，取得最佳效益。

張清是某集團(tuán)公司新來的秘書，某天早上一進(jìn)辦公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，說下個(gè)星期開會(huì)要用。他看了一下，有20多頁，共3萬多字。他還沒來得及坐下，周總就來電話，說今天下午兩點(diǎn)他要與財(cái)務(wù)總監(jiān)、市場(chǎng)總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作，讓張清通知與會(huì)人員。剛放下電話，機(jī)要室就給他送來一份傳真，這份傳真是一個(gè)代理商發(fā)來的，說他們的一個(gè)副總過幾天要來本地辦事，請(qǐng)接待一下。他剛看完傳真，辦公室主任又來電話，說田副總原定下個(gè)月初到電視臺(tái)做嘉賓，現(xiàn)由于時(shí)間關(guān)系去不了了，讓張清打個(gè)電話通知電視臺(tái)。人力資源部門的人又過來通知他，讓他填寫參加存檔新方法講座的報(bào)名表，明天下班之前為報(bào)名的最后期限。一上班就遇到這么多事，張清覺得頭都大了，一下子不知如何著手。

一位年長的同事看他措手不及便教他ABCD法則，分清工作的輕重緩急。之后，張清用這種方法把早上的工作劃分為：通知幾位總監(jiān) 開會(huì)是A類工作，交傳真與寫報(bào)告屬于B類，打電話和填寫報(bào)名表是C類。最后張清根據(jù)這種劃分依次去做事，有條不紊，很輕松的完成了任務(wù)而且質(zhì)量很高。

3、明確自己的工作性質(zhì)

明確工作的任務(wù)和職責(zé)。當(dāng)上司給你安排工作時(shí)，要想一想哪些工作應(yīng)由自己親自完成，哪些工作應(yīng)協(xié)助他人做，哪些工作不參與。

要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。秘書要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預(yù)料、突然出現(xiàn)的工作。例如，如果你分管郵件的分類、拆封和分發(fā)，那么每日郵件一到就要立即處理，以免貽誤緊急的信件，這就是每日的常規(guī)工作。又如你負(fù)責(zé)辦公用品的分發(fā)，這項(xiàng)工作不必天天做，可以協(xié)商好定期進(jìn)行。如果上司讓你馬上外出取文件，你就要放下手頭工作，立即外出，這就是非常規(guī)工作。

明確工作性質(zhì)可以合理的分配精力，精明的利用時(shí)間，以提高工作效率。如有時(shí)可以合并同類任務(wù)、集中起來專心致志一次完成，避免多次重復(fù)。

4、使用辦公輔助手段幫助組織工作

辦公輔助手段包括工作日志、時(shí)間表、計(jì)劃表等，在上面編制日安排和周計(jì)劃等。它們能幫助個(gè)人管理時(shí)間，使工作有條不紊；有助于分析、評(píng)估自己利用時(shí)間的有效程度，從而得到啟發(fā)，繼續(xù)改進(jìn)。

（三）提高個(gè)人素質(zhì)

1、做好情緒管理 秘書日常工作壓力大，減壓就要運(yùn)用情緒管理。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導(dǎo)，如果一股腦將不滿情緒發(fā)泄在工作或同事身上，只會(huì)讓工作受阻，代價(jià)更大。所以，無論遇到什么情況，都要控制好情緒，以理性的態(tài)度對(duì)待自己的工作和上司，不把低落的情緒表現(xiàn)在臉上。一個(gè)喜怒哀樂皆形于色的秘書會(huì)讓人覺得很幼稚，以致很難得到上司和同事的信賴。所以，作為秘書，無論什么時(shí)候都應(yīng)管理好自己的情緒，展現(xiàn)出開朗和朝氣蓬勃的一面。

2、增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)，擴(kuò)大非專業(yè)知識(shí)

隨著企業(yè)的發(fā)展以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人面臨的各種壓力也越來越大，它們對(duì)自己的助手—--秘書的要求也越來越高，因此，秘書必須在工作中學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中總結(jié)，注意隨時(shí)給自己充電，增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)，擴(kuò)大非專業(yè)知識(shí)，做一個(gè)復(fù)合型的人才。科技是第一生產(chǎn)力，知識(shí)是個(gè)人發(fā)展的基礎(chǔ)。只有努力學(xué)習(xí)，增加知識(shí)量才能從根源上提高秘書工作的效率。

陳建是一家大型企業(yè)銷售部張經(jīng)理的秘書，一次，張經(jīng)理帶著陳建去和一個(gè)很有學(xué)識(shí)的大客戶洽談，本來成功的希望不大，所以雙方便隨便聊了起來。這位客戶喜歡看《紅樓夢(mèng)》，字里行間總不免帶上幾個(gè)書中人物。張經(jīng)理從不看小說，所以二人總聊不到一起。陳建從小就愛讀書，雖然只看過兩三遍《紅樓夢(mèng)》，但書中情景仍記憶猶新，便在一旁提醒張經(jīng)理，自己不時(shí)背兩句詩、說一些自己的見解給客戶聽。客戶大為欣賞，在臨別時(shí)居然答應(yīng)要購買一批產(chǎn)品。此后，經(jīng)理每次洽談商務(wù)總要帶著陳建。結(jié)束語

秘書是各行業(yè)很重要的一個(gè)“窗口”，是溝通上下的“咽喉”、聯(lián)系各單位的“紐帶”。面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與金融危機(jī)，秘書要積極主動(dòng)的提高日常工作效率，為自己所在企業(yè)單位做出貢獻(xiàn)，以求企業(yè)總體利益最大化和個(gè)人需求的滿足。致謝辭

我由衷地感謝陳潔老師對(duì)我論文的悉心指導(dǎo)，從論文選題到論文的寫作過程給予我真誠的鼓勵(lì)、中肯的建議和指導(dǎo)。陳老師一直以來對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，在實(shí)習(xí)期間及時(shí)督促我畢業(yè)論文的寫作進(jìn)程。她嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)作風(fēng)深深地影響了我，使我在論文寫作上不斷改進(jìn)和完善。對(duì)陳老師的辛勤指導(dǎo)，呈上我最誠摯的謝意！同時(shí),也感謝大學(xué)三年以來教誨我的老師們！謝謝你們給予我的一切！

參考文獻(xiàn)：

(1)譚一平《現(xiàn)代職業(yè)秘書實(shí)務(wù)》 中國人民大學(xué) 2007年(2)孔昭林 《實(shí)用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中國就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心 《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》 中央廣播電視大學(xué) 2006年

(4)周三多 《管理學(xué)》 高等教育出版社 2000年

第四篇：關(guān)于提高辦公室工作效率的思考

關(guān)于提高辦公室工作效率的思考

辦公室是一個(gè)企業(yè)不可缺少的重要部門。辦公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項(xiàng)職能。這些職能發(fā)揮得好壞，對(duì)企業(yè)及其他部門的全局工作有著直接而重要的影響。同時(shí)，因?yàn)槠渎毮艿木C合性，決定了辦公室工作艱巨而繁雜，如不能很好地解決效率問題，必將導(dǎo)致辦公室工作疲于應(yīng)付，影響工作質(zhì)量和水平。

一、必須從辦公室自身建設(shè)入手，打造提高工作效率的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

打鐵還要自身硬，提高辦公室工作效率，首先要從自身建設(shè)入手，著力解決思想狀態(tài)、工作態(tài)度、工作作風(fēng)、學(xué)習(xí)能力四個(gè)方面的問題。

一是必須著力解決思想狀態(tài)問題，保持奮發(fā)有為的蓬勃朝氣。辦公室工作人員要始終保持良好的精神狀態(tài)，干工作要有一種忘我的精神境界和工作激情；要樹立爭(zhēng)先有為的意識(shí)，每一位工作人員都要明確自己的位臵，明確追趕的目標(biāo)，明確努力的方向。

二是必須著力解決工作態(tài)度問題，始終樹立服務(wù)大局的意識(shí)。辦公室工作人員要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、大局意識(shí)和文明、規(guī)范、公正意識(shí)，帶著深厚感情，多服務(wù)、少干預(yù)，多幫忙、少添亂，多講怎么辦、少講不能辦，做到件件有著落、事事有回音，切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。

三是必須著力解決工作作風(fēng)的問題，始終保持雷厲風(fēng)行的執(zhí)行力。辦公室工作人員要有全面履行好自己職責(zé)的責(zé)任意識(shí)。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)交辦的事項(xiàng)，嚴(yán)格按照辦理時(shí)限速?zèng)Q、速辦、速報(bào)；對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的事項(xiàng)，嚴(yán)格按照時(shí)限及時(shí)予以答復(fù)，杜絕推諉、敷衍的現(xiàn)象。

四是必須著力解決學(xué)習(xí)能力問題，始終保持進(jìn)取成長的動(dòng)力。辦公室的同志不僅要當(dāng)辦公室業(yè)務(wù)的專家，還要成為了解各方面情況的雜家，必須時(shí)刻把學(xué)習(xí)放在重要位臵，學(xué)理論，學(xué)業(yè)務(wù)，學(xué)文史知識(shí)，學(xué)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，還要不恥下問，善于向?qū)嵺`學(xué)習(xí)、向群眾學(xué)習(xí)，增強(qiáng)工作的靈活性和創(chuàng)造性，不斷豐富理論素養(yǎng)和工作經(jīng)驗(yàn)，成為博學(xué)多才的“多面手”，實(shí)現(xiàn)以個(gè)體素質(zhì)的全面提升來促進(jìn)辦公室隊(duì)伍整體素質(zhì)的增強(qiáng)。

二、必須從創(chuàng)新工作方法入手，探索提高工作效率的有效措施。

方法好與不好，往往直接決定了是“事半功倍”還是“事倍功半”。辦公室工作千頭萬緒，掌握好的工作方法對(duì)于提高工作效率至關(guān)重要。

一是用心工作，“思前想后”。“想后”，就是要走一步想三步，特別是對(duì)于大型會(huì)議、重要活動(dòng)等程序性事務(wù)，要在每次處理該項(xiàng)工作的同時(shí)，建立工作模板，長期積累將形成豐富的辦公室工作工具箱。今后遇到同樣的事務(wù)，找到工具箱中的工作模板加以修改完善，工作效率將大大提高。“思前”，就是要一步三回頭，辦完一項(xiàng)工作就要回頭看看，找出工作中存在的不足和有待改進(jìn)的地方，及時(shí)對(duì)工作模板

加以修改豐富，長期堅(jiān)持將不斷提升工作的效率和質(zhì)量。

二是拿來主義，為我所用。經(jīng)驗(yàn)對(duì)于辦公室工作非常重要。辦公室工作人員在積累第一手經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，也要積極獲取二手經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于企業(yè)辦公室來說，黨委、政府辦公室的工作經(jīng)驗(yàn)都應(yīng)該借鑒，其他企業(yè)的活動(dòng)資料也應(yīng)該多多積累，這樣在處理新工作的時(shí)候，就能避免“白手起家”。

三是閉合管理，不依不饒。公司領(lǐng)導(dǎo)日理萬機(jī)，很多工作安排之后需要辦公室去監(jiān)督落實(shí)。辦公室在督查中，有時(shí)會(huì)遇到一些麻煩和困難，就需要有釘子精神和一種不落實(shí)不放過的勁頭。

四是學(xué)好電腦，用好網(wǎng)絡(luò)。辦公室系統(tǒng)的同志們要充分認(rèn)識(shí)信息化戰(zhàn)略的重要性和迫切性，從辦公自動(dòng)化等基礎(chǔ)做起，熟練掌握常用辦公軟件的操作技術(shù)和技巧，進(jìn)而結(jié)合實(shí)際工作有針對(duì)性地學(xué)習(xí)運(yùn)用電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作效率。

在通過以上兩個(gè)大的方面來提升效率的同時(shí)，辦公室工作還應(yīng)該做好長遠(yuǎn)規(guī)劃，切實(shí)將辦公室工作效率的提升與部門的戰(zhàn)略目標(biāo)有機(jī)結(jié)合起來，確保工作效率的提升始終圍繞工作效果的提升。

（尹家維）

第五篇：淺談提高縣委辦工作效率的幾點(diǎn)思考

淺談提高縣委辦工作質(zhì)量的幾點(diǎn)思考

縣委辦黨支部

縣委辦公室是縣委的綜合辦事機(jī)構(gòu),是黨委的“心臟”、“樞紐的樞紐”，是黨委的 “嫡系部隊(duì)”。縣委辦職能作用發(fā)揮得好與壞,將直接影響到縣委的工作效率及全縣黨組織機(jī)關(guān)的形象。隨著海南國際旅游島建設(shè)的火熱開展，保亭社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公室面臨的工作內(nèi)容越來越豐富，工作領(lǐng)域越來越寬廣，工作要求也越來越嚴(yán)格。這需要我們不斷地開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，提高工作效率，服務(wù)好縣委工作大局。下面就提高縣委辦工作效率談?wù)剮c(diǎn)看法。

一、縣委辦的工作職能和存在的主要問題

（一）縣委辦的主要工作職能：1.參謀助手；2.承上啟下、綜合協(xié)調(diào)；3辦文辦會(huì)辦事；4.督促檢查5.機(jī)要保密；6.后勤保障等。目前辦公室內(nèi)設(shè)秘書室、督查室和保密局，還有2個(gè)掛靠單位，分別是政研室和機(jī)要局；為了做好后勤保障工作，還設(shè)立了后勤組（主要由事業(yè)編工人組成），專職做好后勤保障工作。

具體分工為：由秘書室負(fù)責(zé)承上啟下、綜合協(xié)調(diào)以及辦文辦會(huì)辦事工作：負(fù)責(zé)縣委各種會(huì)議的準(zhǔn)備和組織協(xié)調(diào)工作，安排縣委領(lǐng)導(dǎo)同志的公務(wù)活動(dòng)，辦理縣委領(lǐng)導(dǎo)同志交辦 的工作；負(fù)責(zé)縣委文件、文稿、縣委領(lǐng)導(dǎo)同志講話的起草、審核、制發(fā)工作，負(fù)責(zé)公文處理、文書保密、檔案管理和開發(fā)利用工作；負(fù)責(zé)縣委值班工作，及時(shí)向縣委領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告重要情況；負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作，為縣委領(lǐng)導(dǎo)同志和辦公室機(jī)關(guān)服務(wù)等。由縣委政研室負(fù)責(zé)圍繞縣委工作部署，組織和開展調(diào)查研究，為縣委科學(xué)決策提出建議及依據(jù)；負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確、保密、全面地向省、市委和縣委報(bào)送信息，反映有關(guān)動(dòng)態(tài)情況。由督查室負(fù)責(zé)中央、省、市委和縣委各項(xiàng)重大決策和領(lǐng)導(dǎo)同志重要批示、批件貫徹落實(shí)情況的督促檢查工作。由機(jī)要局負(fù)責(zé)中央、省、市委和縣一級(jí)要害部門機(jī)密文電的傳遞工作。由保密局負(fù)責(zé)縣委保密工作，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促全縣黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體及企事業(yè)單位的保密工作。由后勤組負(fù)責(zé)縣委和辦公室的接待工作，辦理縣委領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)接待工作。

但是，許多工作任務(wù)都是需要多部門一起才能完成的，我們平常工作做法主要是有秘書室作為總協(xié)調(diào)，各部門完成好各自本職能工作，然后秘書室作為總指揮，串聯(lián)協(xié)調(diào)各部門發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，形成合力，完成縣委各項(xiàng)工作任務(wù)。

（二）工作中存在的主要問題：一是縣委辦承擔(dān)著縣委大量的工作，但是行政編制偏少，有時(shí)候每個(gè)人加班加點(diǎn)都還是覺得人員捉襟見肘；特別是人員年齡機(jī)構(gòu)偏大（例如機(jī)要局就被國家保密局批評(píng)為全省最老機(jī)要局），都與建立高 效率的黨辦所不相適應(yīng)。二是縣委辦工作事務(wù)繁雜，千頭萬緒，進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的合理分工、合理調(diào)度的難度大，需提高制度科學(xué)化水平，特別是提高大膽創(chuàng)新精神。三是許多工作是需要許多黨委或政府部門協(xié)同合作才能完成的，實(shí)踐中，其他單位往往認(rèn)為只要是縣委辦參與了，就都聽縣委辦的，造成本部門的任務(wù)就或多或少的甚至是全部推給縣委辦來完成，造成了工作效率的低下，甚至是失誤。

二、提高縣委辦工作質(zhì)量的思考

（一）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提倡奉獻(xiàn)精神，打造能打硬戰(zhàn)的“鐵軍”。在日常的工作中，為了提高工作效率和質(zhì)量，我們大力強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提倡奉獻(xiàn)精神，為了打造能打硬戰(zhàn)的隊(duì)伍，我們總結(jié)了“三要”，即：1.辦文要規(guī)范：一是要準(zhǔn)確掌握公文種類，包括正確認(rèn)識(shí)文種，和正確使用文種；二是要保證文稿質(zhì)量；三是要做好公文的校核；四是要熟悉公文辦理流程。2.辦會(huì)要細(xì)致：一是籌備工作要細(xì)致；二是組織工作要嚴(yán)密；三是會(huì)議協(xié)調(diào)要到位；四是服務(wù)工作要周到。3.協(xié)調(diào)要用心：一是要協(xié)調(diào)好上下左右；二是要協(xié)調(diào)奧日常運(yùn)轉(zhuǎn)；三是要協(xié)調(diào)處理好突發(fā)事件。

（二）提高縣委辦人員自身素質(zhì)。我們認(rèn)為要“四破四立”即破除四種觀念,樹立四種意識(shí)：1.破除“無過便是功”的無為觀念,樹立不甘落后的爭(zhēng)先意識(shí)。我們提出了“有先必當(dāng),有優(yōu)必創(chuàng),有第一必爭(zhēng) ,爭(zhēng)取樣樣工作當(dāng)先進(jìn),整體工作 上臺(tái)階,各項(xiàng)工作創(chuàng)一流”的口號(hào),激勵(lì)辦公室人員永遠(yuǎn)爭(zhēng)第一； 2.破除“馬虎應(yīng)付”的消極觀念,樹立精益求精的質(zhì)量意識(shí)。按照“辦公室工作無小事”的要求,嚴(yán)格要求辦公室全體人員抓工作質(zhì)量，有力地促進(jìn)了辦公室各項(xiàng)工作質(zhì)量的提高。3.破除“拖沓懶散”的被動(dòng)觀念,樹立積極主動(dòng)的時(shí)效意識(shí)。倡導(dǎo)“辦公室當(dāng)天的事當(dāng)天完成”,做到超前謀劃,主動(dòng)服務(wù),眼勤手快,高效運(yùn)作,對(duì)懶惰散漫、拖沓誤事者實(shí)行責(zé)任追究,確保辦公室各項(xiàng)工作跟上領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)奏。4.破除“單打獨(dú)斗”的小我觀念,樹立眾人拾柴火焰高的意識(shí)。就是加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)精神的培養(yǎng)，使辦公室形成合力，擰成一個(gè)拳頭。

（三）提高縣委辦的威信力、影響力。縣委辦作為縣委的心臟部門，必須提高自己在黨政機(jī)關(guān)部門的威信力、影響力，才能使縣委的決策、意圖得到不大折扣的實(shí)施和落實(shí)。首先，強(qiáng)調(diào)堅(jiān)決服從的執(zhí)行力，縣委的決策、意圖首先會(huì)通過縣委辦進(jìn)行上傳下達(dá)，這就要求我們要完完全全的執(zhí)行，不管遇到什么困難都要按時(shí)按照按量完成任務(wù)；二是強(qiáng)調(diào)獎(jiǎng)罰分明的體制機(jī)制，要堅(jiān)持獎(jiǎng)罰分明，讓埋頭苦干、業(yè)績(jī)突出者或單位受褒獎(jiǎng)，讓庸懶無為、不求進(jìn)取者“挨板子”，特別是對(duì)于縣委決策、意圖的實(shí)現(xiàn)拖沓推諉不服責(zé)任者，要嚴(yán)厲懲罰，樹立縣委的威信，才能更好的提高工作質(zhì)量。

（四）確實(shí)關(guān)心黨辦人員，增強(qiáng)人員流動(dòng)性。長期以來，辦公室從上到下，全體工作人員幾乎從沒有“雙休日”、“節(jié)假 日”的休閑，常年超工作日出勤，白天黑夜連軸轉(zhuǎn)。盡管不少同志家庭、個(gè)人生活方面受到了很多影響，做出了很大犧牲，但大家仍然任勞任怨，兢兢業(yè)業(yè)，始終保持緊張有序的工作節(jié)奏，培養(yǎng)了腳踏實(shí)地、勤奮務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，一次又一次出色地完成了上級(jí)和縣委領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。這些都是由縣委辦的同志自身的責(zé)任意識(shí)，奉獻(xiàn)精神來支撐的。因此，長期以往，靠著自身的自覺是很難保持這樣強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)精神的，需要上上下下關(guān)心黨辦人員，雖然辦公室都奉行 “無過便是功”、“領(lǐng)導(dǎo)不罵就是最大的表揚(yáng)”，但是一個(gè)小小的關(guān)心都是溫暖黨辦人員的心，特別是在政治上關(guān)心黨辦人員。要增強(qiáng)黨辦人員的流動(dòng)性，保證隊(duì)伍實(shí)現(xiàn)新老交替，改善人員結(jié)構(gòu)，促進(jìn)整體化水平的提高。