第一篇：第九節(jié) 會(huì)務(wù)工作考點(diǎn)總結(jié)

一． 會(huì)務(wù)工作流程圖

會(huì)前：

（1）確定會(huì)議主題與議題

（2）確定會(huì)議名稱(chēng)(單位+內(nèi)容+類(lèi)型)（3）確定會(huì)議規(guī)模和規(guī)格（大、中、小規(guī)模；高、中、低規(guī)格）（4）確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期（5）明確會(huì)議所需設(shè)備和工具

（6）明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)（會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、接待組、保衛(wèi)組）（7）確定與會(huì)者名單（8）選擇會(huì)議地點(diǎn)（9）安排會(huì)議議程和日程

（10）制發(fā)會(huì)議通知（書(shū)信式和柬帖式；書(shū)面、口頭、電話、郵件）（11）制作會(huì)議證件（12）準(zhǔn)備會(huì)議文件材料（13）安排食住行

（14）制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案（15）布置會(huì)場(chǎng)（16）會(huì)場(chǎng)檢查

詳細(xì)列舉：

15.布置會(huì)場(chǎng)（全圍式、半圍式、分散式）

根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來(lái)布置。不同的布置形式，體現(xiàn)的意義、氣氛和效果均不相同。（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)：莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡(jiǎn)潔、儒雅、樸素（2）會(huì)場(chǎng)的類(lèi)型及布局

a.小型會(huì)議室——橢圓型、回字型、T字型、“馬蹄”形、長(zhǎng)方形 b.中型會(huì)議室——“而”字型、半圓型、課堂型 c.大型會(huì)議室——禮堂型、弦月型

（3）會(huì)場(chǎng)的布置

a.主席臺(tái)

布置主席臺(tái)時(shí)，前排必須是通欄，后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式；主席臺(tái)上可設(shè)講臺(tái)、話筒，以突出發(fā)言的重要性；重要大會(huì)的主席臺(tái)邊還應(yīng)該有休息室。

總之，主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱(chēng)，二要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，由前至后的順序依次排列。

b.場(chǎng)內(nèi)會(huì)場(chǎng)人員座次安排

遵循“主左客右“原則

橫排法：按照會(huì)議人員名單，以姓氏筆畫(huà)或單位名稱(chēng)筆畫(huà)為序，從左至右橫向依次排列。豎排法：將橫排法中從左至右改為從前至后縱向排列。

左右排列法：將橫排法從左至右改為以主席臺(tái)為中心，向左右兩邊交錯(cuò)排列。

c.會(huì)場(chǎng)氣氛布置

會(huì)徽：能體現(xiàn)或象征會(huì)議精神的圖案標(biāo)志，一般懸掛于會(huì)場(chǎng)前上方中央位置。會(huì)徽可以使組織已定徽標(biāo)，如團(tuán)徽、警徽等，也可以是本單位的企業(yè)圖章。

會(huì)標(biāo)：將會(huì)議的全稱(chēng)以醒目的標(biāo)語(yǔ)形式懸掛于主席臺(tái)前上方，即為會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)能體現(xiàn)會(huì)議的莊嚴(yán)性，激發(fā)與會(huì)者的積極參與感。

燈光：注意燈光亮度，一般主席臺(tái)上的燈光要比臺(tái)下代表席燈光亮。

色調(diào)：不同色調(diào)會(huì)給與會(huì)者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺(jué)熱烈輝煌，適合慶典類(lèi)會(huì)議。藍(lán)、綠、紫莊重典雅，給人感覺(jué)嚴(yán)肅端正，適合一般工作會(huì)議。旗幟：強(qiáng)化會(huì)議主題

花卉：既能點(diǎn)綴會(huì)議氛圍，又能減輕與會(huì)者長(zhǎng)時(shí)間的疲勞。

16.檢查會(huì)場(chǎng)（1）方式

A．聽(tīng)取會(huì)議籌備人的匯報(bào)

B.現(xiàn)場(chǎng)檢查。（2）檢查的內(nèi)容 A.文件的材料準(zhǔn)備情況 B．會(huì)場(chǎng)布置情況 C．會(huì)議保衛(wèi)工作情況 D．其他內(nèi)容

案例分析

1.一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟然將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的全家福中，竟然找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。從此案例中說(shuō)明會(huì)議組織應(yīng)該注意哪些問(wèn)題？ 點(diǎn)評(píng)：

在涉外場(chǎng)合合影時(shí)，應(yīng)該遵守國(guó)際慣例，宜令主人居中，主賓居右，令雙方人員分主左賓右依次排開(kāi)。簡(jiǎn)言之，就是講究以右為上。

具體涉及合影的排位問(wèn)題，關(guān)鍵是要知道內(nèi)外有別。

國(guó)內(nèi)合影時(shí)排位，一般講究居前為上、居中為上和居左為上。通常，合影時(shí)主方人員居右，客方人員居左（若是外賓，剛好相反）。主客間隔排列，兩端一般由主方人員把邊，盡量不要讓客人站在邊上。

2.某公司舉辦大型服裝新品展銷(xiāo)會(huì)，市長(zhǎng)由于有另一個(gè)活動(dòng)不能確認(rèn)及時(shí)到席。展銷(xiāo)會(huì)即將開(kāi)始時(shí)，市長(zhǎng)卻來(lái)到了，各嘉賓已經(jīng)在臺(tái)上就坐，但發(fā)現(xiàn)沒(méi)有市長(zhǎng)的名字和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。

點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)應(yīng)該事先考慮好領(lǐng)導(dǎo)到來(lái)的可能性，即使不來(lái)也要做好物品的準(zhǔn)備工作。3.天地公司召開(kāi)客戶聯(lián)誼會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。這次宴會(huì)共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號(hào)，靠入口處為2、3號(hào)桌，擺成三角形，突出主桌。由于時(shí)間緊，鐘苗在抄寫(xiě)時(shí)漏了應(yīng)該安排在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場(chǎng)面。點(diǎn)評(píng)：鐘苗在安排晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的拜訪，但忽略了對(duì)人員和名簽的核對(duì)，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良影響。

會(huì)中：

（1）報(bào)到及接待工作（2）組織簽到（3）做好會(huì)議記錄（4）會(huì)議信息工作（5）編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)（6）做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作（7）做好會(huì)議保密工作（8）做好后勤保障工作

詳細(xì)列舉：

會(huì)中服務(wù)性工作包括：

（一）會(huì)議中的事務(wù)性工作

1.報(bào)到以及接待工作（1）與會(huì)人員的接送（2）會(huì)議交通工具的安排

（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車(chē)、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買(mǎi)（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織 2.組織簽到和分發(fā)資料

簽到時(shí)，事先應(yīng)該印好簽到薄，內(nèi)容包括：姓名、性別、年齡、職務(wù)、職稱(chēng)、工作單位、通訊地址（含郵政編碼、電話號(hào)碼）、房間號(hào)等項(xiàng)。

（二）會(huì)議中的組織聯(lián)絡(luò)工作

協(xié)助會(huì)議主持人組織好大小會(huì)議，做好上下溝通的聯(lián)絡(luò)工作。

（三）會(huì)議中的信息溝通工作

1.做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作。2.會(huì)議期間的對(duì)外宣傳

（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。

（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)該堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效和費(fèi)用的原則。（4）收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo)。（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料。

案例分析1：

新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)期間，秘書(shū)鐘苗與媒體進(jìn)行了良好的溝通。她在會(huì)前為記者安排了一個(gè)介紹會(huì)，準(zhǔn)備了詳盡的會(huì)議資料，專(zhuān)門(mén)辟出場(chǎng)地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問(wèn)時(shí)間。發(fā)布會(huì)很成功，媒體的報(bào)道內(nèi)容詳實(shí)，很有說(shuō)服力，在社會(huì)上引起了較大的反響。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的時(shí)間與機(jī)會(huì)了解相關(guān)信息，為記者的報(bào)道提供方便。案例分析2：

......秘書(shū)鄧負(fù)責(zé)會(huì)議的信息宣傳工作，因事先對(duì)情況估計(jì)不足，當(dāng)許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專(zhuān)家講座大綱時(shí)，無(wú)法滿足對(duì)方要求，協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)向她詢問(wèn)各大媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道情況時(shí)，她也沒(méi)有做好簡(jiǎn)報(bào)收集，留齊各種資料，無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。

點(diǎn)評(píng)：作為會(huì)議期間負(fù)責(zé)信息工作的秘書(shū)，應(yīng)該為記者準(zhǔn)備好新聞稿、宣傳資料、專(zhuān)家講座大綱等材料。在會(huì)議期間，還要及時(shí)做好簡(jiǎn)報(bào)收集，留齊各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。

（四）會(huì)議中預(yù)訂表管理、來(lái)客和電話等事務(wù)

1.管理計(jì)劃（預(yù)訂）2.來(lái)客接待

如果遇到來(lái)訪上司的客人或有別的重要事情匯報(bào)，以便條遞進(jìn)會(huì)場(chǎng)，然后守候旁邊，等待回答。3.電話

秘書(shū)應(yīng)該先要詢問(wèn)事情的緊急程度或重要程度，再判斷與會(huì)議的優(yōu)先順序，以確定處理的方針。若會(huì)議重于會(huì)客，等上司會(huì)議終了報(bào)告詳情。問(wèn)清對(duì)方聯(lián)絡(luò)電話號(hào)碼和地址。若電話重于會(huì)議，就立即以便條告知上司：誰(shuí)來(lái)的電話、什么事、從哪兒打來(lái)的、緊急的電話、要求立即回電等事情。

（五）會(huì)議中的文字工作

做好會(huì)議記錄、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、根據(jù)會(huì)議中提供的材料加緊撰寫(xiě)會(huì)議總結(jié)報(bào)告、修改會(huì)議決議（決定）草案等。1.做好會(huì)議記錄

（1）會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

記錄頭：會(huì)議名稱(chēng)；時(shí)間；地點(diǎn)；主席（主持人）；出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人；會(huì)議主要議題

記錄主體：與會(huì)者的發(fā)言、議定事項(xiàng) 記錄尾部：散會(huì)時(shí)間、主持人、記錄人簽字（2）會(huì)議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確

（3）會(huì)議記錄方法：摘要記錄和詳細(xì)記錄（運(yùn)用速記方法）（4）會(huì)議記錄重點(diǎn)

——會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng) ——會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解 ——權(quán)威人士或代表人物的言論

——會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論 ——會(huì)議已決議的或議而未決的事項(xiàng) ——對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)

2.編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是迅速傳送會(huì)議信息的重要文件。它的主要內(nèi)容是反映會(huì)議的情況、進(jìn)程，介紹會(huì)議討論、爭(zhēng)論的問(wèn)題，摘錄會(huì)議發(fā)言的要點(diǎn)，讓有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)及全體與會(huì)人員及時(shí)了解會(huì)議情況和討論結(jié)果。規(guī)模大、會(huì)期較長(zhǎng)或較重要的會(huì)議，一般都要印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，以便交流信息，開(kāi)好會(huì)議。因此，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是為會(huì)議服務(wù)的，有較強(qiáng)的時(shí)效性。

（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的表達(dá)方式： A．摘要式

將有代表性、有啟發(fā)性的大會(huì)或小組會(huì)的發(fā)言摘錄整理，讓與會(huì)者對(duì)各小組發(fā)言的內(nèi)容有個(gè)比較詳細(xì)的了解。B．概括式

編寫(xiě)人根據(jù)會(huì)議記錄進(jìn)行分析綜合，概括的介紹大會(huì)或小組會(huì)的討論情況或發(fā)言內(nèi)容，供與會(huì)者了解會(huì)議的概況。C．綜合式

除上述內(nèi)容外，可以編進(jìn)其他內(nèi)容，例如上級(jí)對(duì)開(kāi)好會(huì)議的指示，其他企業(yè)的賀電、賀信，未能出席者的書(shū)面發(fā)言，其他軼事、花絮等。

（2）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的寫(xiě)作要求：真實(shí)、簡(jiǎn)要、快速、要按格式辦報(bào)

（報(bào)頭、正文、報(bào)尾）

（六）會(huì)議中的值班保衛(wèi)和保密工作

1.值班工作

——會(huì)中協(xié)助搜集有關(guān)信息和資料 ——控制與會(huì)無(wú)關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng) ——督導(dǎo)專(zhuān)職服務(wù)人員的具體服務(wù)工作

——備有公司及各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、后勤服務(wù)主管人員的電話通訊錄 ——協(xié)調(diào)會(huì)中各種矛盾等。

案例分析1 海潮公司正在召開(kāi)新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書(shū)黃嘉正在會(huì)務(wù)組值班室值班，這時(shí)進(jìn)來(lái)一位西裝革履的先生，聲稱(chēng)要找一位鑒定專(zhuān)家有事，黃嘉便讓他自己到會(huì)場(chǎng)去找，這時(shí)，一個(gè)工作人員匆匆跑來(lái)，告訴她會(huì)議的電源插口有了問(wèn)題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說(shuō)：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。過(guò)了一會(huì)兒，她看了看表，快下午5：00了，估計(jì)不會(huì)再有什么事，便離開(kāi)了公司。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的值班工作是一項(xiàng)重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責(zé)任。在值班時(shí)，手邊要有相關(guān)人員的通訊錄。

2.保衛(wèi)工作

——重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi) ——重要文件的保衛(wèi) ——會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi) ——會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi) ——與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi) 3.保密工作

（1）會(huì)前保密工作

——涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員 ——召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書(shū)部門(mén)要與保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，共同采取保密措施。

——根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

——選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)備，電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

（2）會(huì)中保密工作

——加強(qiáng)保密教育 ——加強(qiáng)文件管理 ——加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理

(3)會(huì)后保密工作

——做好保密文件的回收工作

——私密文件通過(guò)機(jī)要通信部門(mén)遞送

——對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查

（七）會(huì)議中的后勤保障工作

1.做好食宿管理工作 2.做好迎送交通工作 3.做好會(huì)議車(chē)輛管理工作 4.做好財(cái)務(wù)管理工作 5.安排好會(huì)議的文化生活 6.做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作

案例分析1 開(kāi)具發(fā)票時(shí)有出入怎么辦？（財(cái)務(wù)結(jié)算工作）

公司員工小張去某城市參加全國(guó)電子產(chǎn)品交流會(huì)，會(huì)期一周。按照會(huì)議通知，他交了1600元的會(huì)務(wù)費(fèi)，組織方開(kāi)具了發(fā)票。小張回來(lái)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，財(cái)務(wù)處說(shuō)發(fā)票無(wú)效不予報(bào)銷(xiāo)，原因是發(fā)票上缺少財(cái)務(wù)章。小張馬上與會(huì)務(wù)組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對(duì)方稱(chēng)他們的發(fā)票是正式的，不可能沒(méi)有財(cái)務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實(shí)有問(wèn)題愿意承擔(dān)責(zé)任。考試大編輯整理

點(diǎn)評(píng)：發(fā)票是報(bào)銷(xiāo)的憑證。發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專(zhuān)用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。

會(huì)后：

（1）安排與會(huì)人員離會(huì)（2）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要（3）會(huì)議的宣傳報(bào)道（4）會(huì)議總結(jié)（5）催辦與反饋工作（6）會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔

會(huì)議紀(jì)要

組成：

（1）會(huì)議概況。主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱(chēng)、主持人、與會(huì)人員、基本議程。（2）會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫(xiě)出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見(jiàn)、措施和要求。

例如：XX大學(xué)教育基金會(huì)第一次理事長(zhǎng)辦公室紀(jì)要

時(shí)間：

地點(diǎn)： 參加人員： 列席人員： 主持：

辦公會(huì)圍繞以下既定的五項(xiàng)議題進(jìn)行：

（一）關(guān)于理事長(zhǎng)的分工。......（二）......會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)范例： 一． 主持人講話：......二． 宋董事長(zhǎng)致歡迎詞。三． 省旅游局張副局長(zhǎng)講話：......四． 李總經(jīng)理講話：......五． 客戶代表發(fā)言：......六． 李總經(jīng)理的總結(jié)：......七． 散會(huì)（上午12時(shí)）

主持人：（簽名）記錄人：（簽名）

第二篇：會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作

教學(xué)目的

通過(guò)本章學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書(shū)工作。教學(xué)方法

該課程屬于“專(zhuān)業(yè)崗位為中心、能力實(shí)訓(xùn)為中心、情景活動(dòng)為中心和問(wèn)題引導(dǎo)為中心”的課程范型，采用案例教學(xué)、敘述式教學(xué)、討論式教學(xué)、現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)、項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)、分組協(xié)作教學(xué)、“教-學(xué)-練”一體化的方法組織教學(xué)。教學(xué)重點(diǎn)

會(huì)議籌備工作；

會(huì)議方案的制作；

會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的操作程序與方法；

案例分析。教學(xué)難點(diǎn)

會(huì)議方案的制作；

會(huì)場(chǎng)的布置；

案例分析；

技能訓(xùn)練。教學(xué)時(shí)數(shù)

理論教學(xué)4.0課時(shí)

實(shí)訓(xùn)教學(xué)8.0課時(shí)

教學(xué)內(nèi)容

案例導(dǎo)入：某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。

接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。

這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？

會(huì)議概述

什么是會(huì)議？會(huì)議由哪些要素組成？哪幾個(gè)是最基本的要素？

會(huì)議是人類(lèi)群體有組織地會(huì)晤、議事的行為或過(guò)程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問(wèn)題，而且這種行為和過(guò)程是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。會(huì)議要素：

1、形式要素：會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。

2、內(nèi)容要素：會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議議題、會(huì)議目的、會(huì)議任務(wù)、會(huì)議作用、會(huì)議結(jié)果。

3、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。

4、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。最基本的會(huì)議要素

會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議程序。會(huì)議的種類(lèi)有幾種？

根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見(jiàn)的會(huì)議種類(lèi)有：

按組織類(lèi)型分：內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議，正式會(huì)議和非正式會(huì)議；

按會(huì)期分：定期會(huì)議和不定期會(huì)議；

按出席對(duì)象：聯(lián)席會(huì)(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)等；

按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動(dòng)員性、紀(jì)念性等；

按議題性質(zhì)：專(zhuān)業(yè)性、專(zhuān)題性、綜合性等；

按規(guī)模大小：特大型(萬(wàn)人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十

人或數(shù)人)等；

按召開(kāi)方式：常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)等；

按與會(huì)者的國(guó)籍及議題的范圍：國(guó)內(nèi)會(huì)議和國(guó)際會(huì)議等。會(huì)議有什么作用？

（一）會(huì)議的積極作用

1．交流信息，互通情報(bào)。通過(guò)會(huì)議的報(bào)告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識(shí)上的主觀局限性。

2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過(guò)會(huì)議可能聽(tīng)取各種不同意見(jiàn)，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會(huì)議是人與人的直接接觸，通過(guò) 交流思想，總結(jié)工作，開(kāi)展批評(píng)與自我批評(píng)淪，有助于加強(qiáng)上下 級(jí)之間、同級(jí)之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。

4．統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)。通過(guò)會(huì)議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動(dòng)工作的開(kāi)展，防上各行其是，減少相互矛盾。

5．帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬(wàn)的會(huì)議，已經(jīng)形成“會(huì)議產(chǎn)業(yè)”。(二)會(huì)議的負(fù)面作用。

1．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)。美國(guó)一位管理學(xué)家說(shuō)過(guò)“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁?huì)議中度過(guò)”。前蘇聯(lián)的一位文秘專(zhuān)家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會(huì)議比重占指揮員和專(zhuān)家工作時(shí)間的30％～33％。”日本效率協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長(zhǎng)以上管理班人員工作時(shí)間的40％是在開(kāi)會(huì)。”在我國(guó)，領(lǐng)導(dǎo)人員開(kāi)會(huì)的比重究竟占多少，目前尚無(wú)人去研究，大約不會(huì)低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會(huì)海，哪里會(huì)有時(shí)間和精力去做他們?cè)撟龅氖履? 2．金錢(qián)的浪費(fèi)。開(kāi)會(huì)就要用錢(qián)，越高級(jí)、越長(zhǎng)、越大型的會(huì)議，一般說(shuō)來(lái)用錢(qián)越多。會(huì)議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。

3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會(huì)只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級(jí)意見(jiàn)，或者為會(huì)而會(huì)，走過(guò)場(chǎng)、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長(zhǎng)文牘主義。

4．滋長(zhǎng)不正之風(fēng)。長(zhǎng)期以來(lái)，有少數(shù)干部成了專(zhuān)門(mén)開(kāi)會(huì)的“職業(yè)開(kāi)會(huì)者”，還有些人極力爭(zhēng)取參加各種會(huì)議，無(wú)非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開(kāi)會(huì)”外，別無(wú)他事，開(kāi)完會(huì)并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會(huì)議型官僚主義者。近年來(lái)還出現(xiàn)利用會(huì)議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。課堂討論：

你參加過(guò)一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？

會(huì)議申報(bào)與審批的形式有哪些？

口頭申報(bào)、書(shū)面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

會(huì)議申報(bào)應(yīng)遵循什么原則？

精簡(jiǎn)從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則有哪些？

1、準(zhǔn)備充分；

2、組織嚴(yán)密；

3、服務(wù)周到；

4、確保安全。會(huì)議成本意識(shí)

開(kāi)會(huì)時(shí)要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的，一般來(lái)說(shuō)會(huì)議人工成本是這樣計(jì)算的： 會(huì)議成本= 2ABT 式中 A —與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）;B —參加會(huì)議的人數(shù);T —會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。

A為與會(huì)者平均工資的3倍是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因?yàn)殚_(kāi)會(huì)時(shí)經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計(jì)入其中，成本就將更高昂。而會(huì)議的總成本還需要加上開(kāi)會(huì)所需的經(jīng)費(fèi)。會(huì)議秘書(shū)工作的基本任務(wù) 1，組織的工作

主要包括：

(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；

(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；

(9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；

(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車(chē)、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。2．文書(shū)工作

主要包括：

(1)會(huì)議文書(shū)的起草；(2)會(huì)議文書(shū)編寫(xiě)；(3)會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)與會(huì)人員的食宿管理；(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；(3)會(huì)議的交通保障；(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；

(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作

主要包括：

(1)會(huì)議的保密工作；

(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。

從以上秘書(shū)工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會(huì)議工作對(duì)秘書(shū)的組織能力、寫(xiě)作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書(shū)辦會(huì)，離不開(kāi)辦文、辦事能力。會(huì)議工作最能集中反映出秘書(shū)的綜合素質(zhì)。

會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容

會(huì)務(wù)工作流程圖

會(huì)前：確定會(huì)議主題與議題→確定會(huì)議名稱(chēng)→確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)→ 明確會(huì)議所需設(shè)備和工具→確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期→ 確定與會(huì)者名單→ 選擇會(huì)議地點(diǎn)→ 安排會(huì)議議程和日程→ 制發(fā)會(huì)議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會(huì)議文件材料→ 制作會(huì)議證件 → 制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 →布置會(huì)場(chǎng) →會(huì)場(chǎng)檢查 會(huì)中：報(bào)到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會(huì)議記錄→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 → 會(huì)議信息工作 → 編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作→ 做好會(huì)議保密工作 →做好后勤保障工作

會(huì)后：安排與會(huì)人員離會(huì)→ 撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要 → 會(huì)議的宣傳報(bào)道→ 會(huì)議文書(shū)的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會(huì)議總 結(jié)

一、確定會(huì)議籌備方案（大中型）

議題確定后，秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會(huì)議籌備方案。會(huì)議籌備方案就是會(huì)議計(jì)劃。它包括會(huì)議主題、議題名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項(xiàng)目。具體如下：

（一）確定會(huì)議主題和議題。

（二）確定會(huì)議名稱(chēng)。

（三）確定會(huì)議議程。

（四）確定會(huì)議的時(shí)間和日期。

（五）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要

（六）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

（八）確定會(huì)議住宿和餐飲安排

(九)大型會(huì)議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。會(huì)議籌備方案示例如下：

可信公司技術(shù)訓(xùn)練專(zhuān)題研討會(huì)

(籌備方案)

一、會(huì)議主題

為了增強(qiáng)本公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開(kāi)此次技術(shù)訓(xùn)練專(zhuān)題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開(kāi)技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競(jìng)賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。

二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn) 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開(kāi)。3月5日上午8：30報(bào)到。

三、參加會(huì)議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門(mén)的技術(shù)骨干30人。總計(jì)50人。會(huì)議議程

會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問(wèn)題的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專(zhuān)題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專(zhuān)題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開(kāi)展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。

五、會(huì)議議題：

(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。

(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。

六、會(huì)場(chǎng)設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：

準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書(shū)負(fù)責(zé)。

七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(1)總經(jīng)理的工作報(bào)告。

(2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專(zhuān)題發(fā)言稿。’(3)公司開(kāi)展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。

八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會(huì)議通知。(2)會(huì)議日程表。

（一）怎樣確定會(huì)議主題與議題

會(huì)議主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問(wèn)題、達(dá)到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。

（二）怎樣確定會(huì)議名稱(chēng)？

會(huì)議名稱(chēng)要擬得妥當(dāng)，名實(shí)相符。會(huì)名不宜太長(zhǎng)，但也不能亂簡(jiǎn)化。會(huì)議名稱(chēng)一般由“單位+內(nèi)容”兩個(gè)要素構(gòu)成，如“中國(guó)共產(chǎn)黨第十五次全國(guó)代表大會(huì)”，其中“中國(guó)共產(chǎn)黨”即組織名稱(chēng)，也可稱(chēng)單位；“第十五次全國(guó)代表大會(huì)”即會(huì)議內(nèi)容。有的會(huì)議名稱(chēng)由單位、、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會(huì)”。有的會(huì)議名稱(chēng)有時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議類(lèi)型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運(yùn)票價(jià)聽(tīng)證會(huì)”。會(huì)議名稱(chēng)要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。有些會(huì)議的名稱(chēng)是固定的，如董事會(huì)等；有些會(huì)議名稱(chēng)是不固定的，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定，有的名稱(chēng)中還可以包括時(shí)間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會(huì)”。

（三）確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。

同時(shí) 本著精簡(jiǎn)效能的原則。

會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

（四）確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)應(yīng)注意哪些問(wèn)題？

1、會(huì)議時(shí)間有三種含義：一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。

2、確定會(huì)議時(shí)間應(yīng)考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會(huì)，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開(kāi)始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會(huì)議，宜于年初召開(kāi)，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過(guò)各種預(yù)算等。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。如日本的有些企業(yè)召開(kāi)各部門(mén)干部匯報(bào)會(huì)，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時(shí)間的適宜。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會(huì)議。有外部人員參加的會(huì)議，要考慮邀請(qǐng)的有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會(huì)。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷(xiāo)售的旺季和忙時(shí)召開(kāi)牽涉人員多、時(shí)間長(zhǎng)的會(huì)議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。

最后是會(huì)議時(shí)間限度。據(jù)心理學(xué)家測(cè)定，成年人能集中精力的平均時(shí)間為45至60分鐘，超過(guò)45分鐘，人就容易精神分散，超過(guò)90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會(huì)議時(shí)間最好不超過(guò)一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。

（會(huì)議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時(shí)間。會(huì)議連續(xù)進(jìn)行的最佳時(shí)間是3小時(shí)之內(nèi)，超過(guò)這一限度，會(huì)議效果呈下降趨勢(shì)。）

安排會(huì)議時(shí)間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。

確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開(kāi)短會(huì)。

3、會(huì)議地點(diǎn)問(wèn)題：會(huì)議地點(diǎn)，又稱(chēng)“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。

第一、應(yīng)根據(jù)不同的會(huì)議類(lèi)型來(lái)選地點(diǎn)。如： 國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開(kāi)。

專(zhuān)業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專(zhuān)業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開(kāi)，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。假如，棉花種植會(huì)議到深圳去開(kāi)，鋼鐵生產(chǎn)會(huì)議到青島去開(kāi)，就不可理喻了。

小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。會(huì)議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車(chē)間、營(yíng)業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應(yīng)考慮交通便利

會(huì)場(chǎng)位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者的工作地點(diǎn)均較近的地方。第三、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。一般來(lái)說(shuō)，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動(dòng)空間比較適宜。同時(shí)應(yīng)考慮會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短，時(shí)間長(zhǎng)的會(huì)議，場(chǎng)地不妨大些。

第四、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的需要檢查有無(wú)需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。

第五、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開(kāi)鬧市區(qū)。同時(shí)，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會(huì)場(chǎng)的電話，以及來(lái)訪和參觀等。因此在場(chǎng)外應(yīng)掛起“會(huì)議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會(huì)議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。

第六、應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所和安全設(shè)施問(wèn)題。

第七、場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理。

（五）怎樣確定與會(huì)人員范圍及人數(shù)

會(huì)議由哪一級(jí)人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書(shū)部門(mén)平時(shí)應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會(huì)議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會(huì)議人數(shù)及名單。大型會(huì)議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。

（六）怎樣確定會(huì)議議程與會(huì)議日程(1)會(huì)議議程與會(huì)議日程的區(qū)別。

●會(huì)議議程：是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。它是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。擬定會(huì)議議程是秘書(shū)人員的任務(wù)，通常由秘書(shū)擬寫(xiě)議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會(huì)前復(fù)印分發(fā)給所有與會(huì)者。會(huì)議議程是會(huì)議內(nèi)容的概略安排，它通過(guò)會(huì)議日程具體地顯示出來(lái)。

●會(huì)議日程：是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使人一目了然，如有說(shuō)明可附于表后。會(huì)議日程需在會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會(huì)議全程的各項(xiàng)活動(dòng)，它是與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。會(huì)議日程表的制定 要明確具體，準(zhǔn)確無(wú)誤。(2)安排會(huì)議議程和日程要注意的問(wèn)題。

●要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開(kāi)的原因。

*先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會(huì)議。根據(jù)多數(shù)人意見(jiàn)安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參與會(huì)議。

●例會(huì)原則上要定時(shí)召開(kāi)，且時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)。時(shí)間應(yīng)控制在一個(gè)半小時(shí)左右，避免出現(xiàn)會(huì)議給人們帶來(lái)的疲勞。

●如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時(shí)間開(kāi)會(huì)。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時(shí)機(jī)。所以，安排會(huì)議議程和日程要注意將全體會(huì)議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動(dòng)。(3)大中型會(huì)議的議程一般安排如下。

開(kāi)幕式，上司和來(lái)賓致辭；

上司做報(bào)告；

分組討論； ●大會(huì)發(fā)言；

參觀或其他活動(dòng)；

會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；

●閉幕式。

(4)會(huì)議議程與日程的樣式示例。

●會(huì)議議程示例。

英豪公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程

公司銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。

1、宣布議程。

2、說(shuō)明有關(guān)人員缺席情況。

3、宣讀并通過(guò)上次會(huì)議的記錄。

4、通信聯(lián)系情況。

5、東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)。6．銷(xiāo)售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問(wèn)題的發(fā)言 7．公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組。8．銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選 9．下季度銷(xiāo)售目標(biāo)

（七）印發(fā)會(huì)議通知

發(fā)會(huì)議通知可用書(shū)面或電話、電報(bào)兩種形式。通知的內(nèi)容包括會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到日期和地點(diǎn)、攜帶的材料和個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會(huì)議通知要編文號(hào)，一般的會(huì)議通知不編文號(hào)。

發(fā)會(huì)議通知一要及時(shí)，使與會(huì)人員能按時(shí)參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務(wù)會(huì)議的通知，宜用印制精美、設(shè)計(jì)獨(dú)特的請(qǐng)柬。這樣，既可表示對(duì)被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對(duì)會(huì)議產(chǎn)生興趣。

（八）確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）必備用品是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。

檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開(kāi)機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)開(kāi)機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。

檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。

如有陌生人或外來(lái)人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。在每人座位前擺放紙筆。

多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水、飲料，并指定專(zhuān)人服務(wù)。

如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

上述工作完成后，須提前半天至一天進(jìn)行一次全面檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行整改。

（九）建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

（十）確定與會(huì)人員名單 出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。

1．會(huì)議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容

*文件資料費(fèi)：包括文件資料的制作、印刷費(fèi)，文件袋，證件票卡的制作、印刷費(fèi)用等開(kāi)支。

*郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會(huì)議通知，則有會(huì)議事項(xiàng)發(fā)電報(bào)、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開(kāi)電視、電話等遠(yuǎn)程會(huì)議，則使用有關(guān)會(huì)議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。

*會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會(huì)議設(shè)備的購(gòu)置和租用費(fèi)。

*會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)：如會(huì)議室、大會(huì)會(huì)場(chǎng)的租金，以及其他會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所的租金。

*會(huì)議辦公費(fèi)：如會(huì)議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會(huì)場(chǎng)布置等所需要的費(fèi)用。*會(huì)議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場(chǎng)錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。*會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會(huì)人員自理一部分，由會(huì)議主辦者補(bǔ)貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無(wú)住宿要求，應(yīng)明確與會(huì)人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項(xiàng)。*會(huì)議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對(duì)會(huì)議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會(huì)者承擔(dān)一部分。

*會(huì)議交通費(fèi)：即參會(huì)人員交通往返的費(fèi)用，如果由會(huì)議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會(huì)議期間的各項(xiàng)活動(dòng)如需使用車(chē)輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。

*其他開(kāi)支：包括各種不可預(yù)見(jiàn)的臨時(shí)性開(kāi)支。2．審核時(shí)要逐項(xiàng)細(xì)審

要讓起草人員將部分費(fèi)用的細(xì)目表一并承上。如計(jì)算設(shè)備租用費(fèi)時(shí)，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號(hào)、功能的費(fèi)用差距有多大?主審秘書(shū)對(duì)這些都需了然于胸。

對(duì)經(jīng)費(fèi)的把關(guān)，不可太松，否則會(huì)造成浪費(fèi)；也不可太緊，否則會(huì)影響到會(huì)議質(zhì)量。

例文分析： ． 天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會(huì)議室召開(kāi)新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)。與會(huì)人員預(yù)計(jì)200人，現(xiàn)就會(huì)議所需各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)提出預(yù)算。

一、場(chǎng)地租用費(fèi)

金隅大廈一樓會(huì)議室租金一天5000元，兩天共計(jì)10000元,。

二、攝像設(shè)備租用費(fèi)

擬租攝像機(jī)2臺(tái)，每臺(tái)每天租金2000元,，共計(jì)4000元。

三、聘請(qǐng)專(zhuān)家咨詢費(fèi)

擬請(qǐng)專(zhuān)家2人，每人每天支付5000元，共計(jì)10000元。

四、宴請(qǐng)費(fèi)用

10人一桌，每桌標(biāo)準(zhǔn)2000元，共計(jì)40000元。

五、交通費(fèi)用

租用旅行車(chē)2輛，每輛每天500元，兩天共計(jì)2000元。

六、會(huì)議用品費(fèi)

資料印制費(fèi)：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計(jì)10000元。

七、紀(jì)念品 到會(huì)記者預(yù)計(jì)50人，每人一份紀(jì)念品價(jià)值500元，共計(jì)25000元。此次會(huì)議經(jīng)費(fèi)總計(jì)10萬(wàn)元。

此預(yù)算提交總經(jīng)理辦公會(huì)審查批準(zhǔn)。

會(huì)議籌備小組

2003年1月5日

十一、進(jìn)行全面的會(huì)前檢查

會(huì)前檢查是落實(shí)各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作。保證開(kāi)好會(huì)議的重要一步。重要會(huì)議在會(huì)前要反復(fù)檢查。會(huì)前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽(tīng)取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式，以后者為主。秘書(shū)人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會(huì)議的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺(tái)服務(wù)人員的就位等。

會(huì)前檢查包括每個(gè)細(xì)節(jié)都不能放過(guò)。就拿會(huì)議設(shè)備來(lái)說(shuō)，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機(jī)器可以及時(shí)更換；主持會(huì)議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開(kāi)關(guān)位置，秘書(shū)可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點(diǎn)沒(méi)安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來(lái)麻煩的小問(wèn)題。案例一： “時(shí)裝秀”方案

某服裝集團(tuán)為了開(kāi)拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開(kāi)一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書(shū)小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下： 1．會(huì)議名稱(chēng)：“2002XX服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。

2．參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國(guó)大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請(qǐng)模特公司服裝表演隊(duì)若干人。

3．會(huì)議主持人： XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷(xiāo)售工作的副總經(jīng)理。4．會(huì)議時(shí)間：2002年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。

5．會(huì)議程序：來(lái)賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會(huì)開(kāi)幕、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話。時(shí)裝表演。

展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。

6．會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬。簽到表、產(chǎn)品意見(jiàn)調(diào)查表。服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書(shū)、購(gòu)銷(xiāo)合同 7．會(huì) 址：服裝集團(tuán)小禮堂。

8．會(huì)場(chǎng)布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)，上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺(tái)，安排來(lái)賓圍繞 就座。會(huì)場(chǎng)外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會(huì)議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂(lè)資料。足夠的椅子。紀(jì)念品(每人發(fā)X X服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件)10．會(huì)務(wù)工作：安排提前來(lái)的外地來(lái)賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交通車(chē)接送來(lái)賓。展示會(huì)后安排工作午餐。分析：

從秘書(shū)小李擬制的這份方案，可以看出制定會(huì)議方案是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。一個(gè)好的會(huì)議方案，應(yīng)該是科學(xué)、詳盡、可行的。會(huì)議方案的制定要求高，需要秘書(shū)人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真細(xì)致地做好。

小李的方案還有一些需要改進(jìn)的地方： 1．會(huì)議名稱(chēng)不能使用口語(yǔ)，應(yīng)該用正規(guī)的書(shū)面語(yǔ)。“時(shí)裝秀”應(yīng)改為“時(shí)裝展示會(huì)”。

2．展示會(huì)的目的是打響品牌、開(kāi)拓市場(chǎng)，應(yīng)請(qǐng)新聞媒體記者到會(huì)報(bào)道，以擴(kuò)大影響。

3．會(huì)議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在x x服裝集團(tuán)內(nèi)部，這既不方便來(lái)賓，也起不到擴(kuò)大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來(lái)賓住宿的花園酒店大會(huì)議廳。

4．會(huì)議用品中沒(méi)提及應(yīng)該準(zhǔn)備的用于展示的新款時(shí)裝樣品。

會(huì)見(jiàn)與會(huì)談

一、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的含義

會(huì)見(jiàn)又稱(chēng)接見(jiàn)、拜會(huì)。凡身份較高的人士接見(jiàn)身份較低者，或是主人接見(jiàn)客人，一般稱(chēng)為會(huì)見(jiàn)。凡身份較低的人會(huì)見(jiàn)較高者，或是客人會(huì)見(jiàn)主人，一般稱(chēng)為拜會(huì)或拜見(jiàn)。會(huì)見(jiàn)分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見(jiàn)主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見(jiàn)。政治性會(huì)見(jiàn)一般涉及雙邊關(guān)系及重大國(guó)際事務(wù)等。

會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問(wèn)題，以及其他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，政治性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。

二、會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會(huì)見(jiàn)的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)；另外，爭(zhēng)議的內(nèi)容涉及面要比會(huì)見(jiàn)、會(huì)談寬泛得多。

2、功能不同：會(huì)見(jiàn)主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見(jiàn)，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過(guò)程。會(huì)議是為了達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問(wèn)題、決定對(duì)策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。

三、秘書(shū)安排會(huì)見(jiàn)工作的具體操作

了解意圖

準(zhǔn)備資料

確定參加人員

確定時(shí)間和地點(diǎn)

會(huì)見(jiàn)座次安排

場(chǎng)所布置

迎送工作

四、秘書(shū)安排會(huì)談工作的具體操作

1、了解意圖 2．準(zhǔn)備資料

3．確定參加人員 4．確定時(shí)間和地點(diǎn) 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會(huì)談文件

技能訓(xùn)練

【訓(xùn)練目標(biāo)】通過(guò)訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析 案例：

一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書(shū)小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無(wú)，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺(jué)得效果不錯(cuò)，開(kāi)會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來(lái)。小劉打開(kāi)錄音機(jī)，前幾分鐘聽(tīng)起來(lái)還不錯(cuò)，但越聽(tīng)越不清晰了，到后來(lái)竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒(méi)有整理出來(lái)，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

二、問(wèn)題討論

1．怎樣做好會(huì)見(jiàn)的準(zhǔn)備工作? 2．會(huì)見(jiàn)與會(huì)談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么? 3．什么是會(huì)見(jiàn)?什么是會(huì)談?秘書(shū)人員為什么要做好會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的準(zhǔn)備工作?

附件：會(huì)議通知例文

各區(qū)、市、縣國(guó)家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局：

經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開(kāi)全市xxx工作會(huì)議。傳達(dá)總局、省局xxx工作會(huì)議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、參會(huì)人員：各區(qū)、市、縣國(guó)家稅務(wù)局，市局直屬分局、稽查局分管領(lǐng)導(dǎo)、法制征管科科長(zhǎng)、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點(diǎn)分局局長(zhǎng)，市局征管科、法制科、計(jì)財(cái)科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負(fù)責(zé)人。

二、報(bào)到時(shí)間及地點(diǎn)：14日上午8：30分前在xxx市國(guó)家稅務(wù)局報(bào)到。

三、會(huì)議日程及時(shí)間：14日上午8：30—10：00在xxx國(guó)家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，10：30—12：00在xxx國(guó)家稅務(wù)局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；14日下午在市局直屬分局進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流；15日上午在xxx會(huì)議室討論，下午領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人講話。

二○○四年十二月二日

第三篇：會(huì)務(wù)總結(jié)[推薦]

201期教導(dǎo)模式會(huì)務(wù)總結(jié)

二○一五年三月三十日

201期4組小天使解冰會(huì)務(wù)總結(jié)

一、會(huì)務(wù)工作小結(jié)：

時(shí)光流逝，轉(zhuǎn)眼間我在成長(zhǎng)中又渡過(guò)一個(gè)月。回首這走過(guò)的一個(gè)月，很榮幸能與各位伙伴共同進(jìn)步，我也在大家的身上學(xué)到不少的“知識(shí)”。一個(gè)月以來(lái)我心中最大的感受便是要做一名合格的小天使（課程顧問(wèn)），在會(huì)務(wù)四天中，從一頭霧水中漸漸有了收獲

剛到師道人本時(shí)，對(duì)師道人本方面的知識(shí)不是很精通，對(duì)于新環(huán)境、新事物比較陌生。在文芳姐，和解寒姐的幫助下，很快了解到公司的性質(zhì)及其-市場(chǎng)。作為小天使（課程顧問(wèn)）中的一員，我深深覺(jué)到自己身肩重任。作為企業(yè)的門(mén)面，企業(yè)的窗口，自己的一言一行也同時(shí)代表了一個(gè)企業(yè)的形象。所以更要提高自身的素質(zhì)，高標(biāo)準(zhǔn)的要求自己。在高素質(zhì)的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能。

咱們小伙伴都比較年青，工作上雖然充滿干勁、有激情和一定的親和力，但在經(jīng)驗(yàn)上存在不足，尤其在處理突發(fā)事件和一些新問(wèn)題上存在著較大的欠缺。

核心改進(jìn)：

1、盡快提升個(gè)人專(zhuān)業(yè)知識(shí)

2、熟悉掌握銷(xiāo)售技巧框架，門(mén)路

3、公司的機(jī)制，制度盡快完善（太過(guò)閑散）

二、此次會(huì)務(wù)收獲：

1、讓客戶深層次的了解我們

2、讓學(xué)員深層次的信任我們

3、讓我們成長(zhǎng)、讓我們成交

No.1 精確明確了會(huì)務(wù)的目的和意義

經(jīng)過(guò)“一模塊”情商管理的課程后，親身經(jīng)歷了學(xué)員由“自我”和“自大”的一個(gè)狀態(tài)，轉(zhuǎn)換為“親和”、“關(guān)懷”、深深觸動(dòng)。會(huì)務(wù)當(dāng)中跑

“走火大會(huì)”，通過(guò)北京3天的“黃金班”學(xué)習(xí)，引導(dǎo)我走向了教育培訓(xùn)方面的事業(yè)，自那以后便瘋狂學(xué)習(xí)成功學(xué)，并在勵(lì)志網(wǎng)站發(fā)表文章獲得很多的人的喜歡，也因此結(jié)交了很多志同道合的朋友。

在參加黃金班時(shí)，就特別想去參加這么一份事業(yè)，因?yàn)槲姨岵坏茫趯W(xué)習(xí)完成后，離開(kāi)課堂的那一剎那，我真的不想走。我就想靜靜的呆在那里，哪怕一會(huì)兒也好，現(xiàn)在能來(lái)到師道，算是一種緣分，也算是了卻了自己幾年來(lái)的夢(mèng)想，我喜歡參與在那其中，雖然我是助教，但我樂(lè)在其中。

三天下來(lái)，我們除了在會(huì)務(wù)上明確了應(yīng)該做什么，更應(yīng)該在夜深之際，問(wèn)問(wèn)自己的內(nèi)心，我們自己有木有沉淀下來(lái)，學(xué)員處于興奮期，半年后，一年后大部分學(xué)員仍會(huì)回歸本質(zhì)，否則一堂課程，早已讓我中華實(shí)現(xiàn)“大同”社會(huì)。

會(huì)務(wù)結(jié)束后，回家和我姐姐開(kāi)了一個(gè)小型的分享會(huì)，通過(guò)學(xué)員透析自己，其實(shí)我們都過(guò)于以“我”為中心，不論做事說(shuō)話，一切都會(huì)不自覺(jué)的以“我”為中心展開(kāi)的。在與客戶交談時(shí)，多想想他想要聽(tīng)到的是什么，給客戶想要的感覺(jué)。

人人說(shuō)跑銷(xiāo)售的都是見(jiàn)人說(shuō)人話，見(jiàn)鬼說(shuō)鬼話，不可信。但我想保持著一顆真誠(chéng)的心，去面對(duì)每一位客戶。

在家庭上面，自己很孝順，但是往往沒(méi)有把情感表達(dá)出來(lái)，我會(huì)將師者禮，擁抱文化，融入到家庭生活當(dāng)中，相信我們的家庭會(huì)更加和諧幸福！

總之，創(chuàng)造教導(dǎo)型企業(yè)是一個(gè)艱苦，漫長(zhǎng)的過(guò)程，必須結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，不斷摸索，不斷總結(jié)。盡管教導(dǎo)模式看起來(lái)非常迷人的未來(lái)，但把它當(dāng)做解萬(wàn)毒的解藥，是非常危險(xiǎn)的，就如同守護(hù)者宣言里說(shuō)道，它是一個(gè)孩子，它需要成長(zhǎng)，需要我們擁有遠(yuǎn)大母親的愛(ài)去呵護(hù)她，包

第四篇：會(huì)務(wù)總結(jié)范本

展望未來(lái)明確方向開(kāi)拓市場(chǎng) —河南移動(dòng)公司新產(chǎn)品介紹、咨詢、洽談

暨訂貨會(huì)議會(huì)務(wù)總結(jié)

1． 會(huì)議簡(jiǎn)介

我公司聯(lián)合中興通訊為河南省大學(xué)生開(kāi)發(fā)了一款新型的學(xué)生手機(jī)，我公司為了向河南高校推廣該產(chǎn)品，聽(tīng)取客戶對(duì)我公司產(chǎn)品和售后服務(wù)的意見(jiàn)，做好下一的銷(xiāo)售工作，我公司于2011年11月26日，在鄭州國(guó)際會(huì)議中心召開(kāi)新產(chǎn)品介紹、咨詢、洽談暨訂貨會(huì)議。此次會(huì)議由河南移動(dòng)公司主辦，參加會(huì)議的有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)家、工作人員代表，銷(xiāo)售部總監(jiān)介紹產(chǎn)品的銷(xiāo)售策略、銷(xiāo)售政策及未來(lái)銷(xiāo)售情況開(kāi)展銷(xiāo)售競(jìng)賽評(píng)比等事項(xiàng)做專(zhuān)題發(fā)言。

本次會(huì)議受到與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和與會(huì)代表的一致好評(píng)，取得了圓滿成功。現(xiàn)將訂貨會(huì)具體情況總結(jié)如下：

一:會(huì)議過(guò)程

二：自我評(píng)估

總的來(lái)說(shuō)，本次訂貨會(huì)取得了圓滿的成功，收到了與會(huì)人員的高度評(píng)價(jià)。成功的原因可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

1.公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視。這次訂貨會(huì)，公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，多次召開(kāi)籌備會(huì)議，還指派副總經(jīng)理專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議籌備工作，為會(huì)議的成功召開(kāi)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.計(jì)劃縝密。正是有了翔實(shí)周密的計(jì)劃，這次訂貨會(huì)才有了成功的前提。

3、各部門(mén)之間密切配合。本次訂貨會(huì)過(guò)程中各部門(mén)之間密切配合，分工合作，這是訂貨會(huì)取得圓滿成功的主要原因。

3、分工具體、合理。在會(huì)議每開(kāi)設(shè)在之前，我們就已經(jīng)將任務(wù)、工作時(shí)間合理的進(jìn)行了分配，同時(shí)也注意到宣傳組織工作時(shí)間的協(xié)調(diào)。

4、當(dāng)然這次訂貨會(huì)中的組織還有一些缺點(diǎn)，我們對(duì)此也做了總結(jié)：

1、時(shí)間緊迫，安排欠缺充分。雖然事前我們對(duì)各種所需物品

2．本次會(huì)務(wù)工作要點(diǎn)

（1）會(huì)務(wù)組成人員名單；

由張副總經(jīng)理總負(fù)責(zé)

會(huì)務(wù)組 郭玉賢 張曉培 張靜

李麗總負(fù)責(zé)

（2）會(huì)務(wù)工作安排；

郭玉賢負(fù)責(zé)會(huì)議資料的籌備打印。

張曉培負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置。

張靜負(fù)責(zé)與會(huì)人員的報(bào)到。

（由于小組人員人員有限，這些工作由一人做完。）

（3）本次會(huì)務(wù)主要抓的幾項(xiàng)工作；

（4）本次會(huì)務(wù)關(guān)鍵要素（要針對(duì)本次會(huì)議的特點(diǎn)進(jìn)行分析和安排）；

（5）本次會(huì)務(wù)與其他會(huì)務(wù)工作的不同之處；

（6）本人負(fù)責(zé)部分工作總結(jié)。

3．會(huì)務(wù)滿意度調(diào)查情況

即“會(huì)務(wù)組織滿意度”調(diào)查反饋情況，對(duì)各要素得分進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，評(píng)價(jià)最好與最差的問(wèn)題集中點(diǎn)等。

4．問(wèn)題分析

參考會(huì)務(wù)滿意度調(diào)查結(jié)果分析整個(gè)會(huì)議過(guò)程，歸納出本次會(huì)議存在的問(wèn)題，以及從此次會(huì)議中得到的教訓(xùn)、相關(guān)改進(jìn)意見(jiàn)等。

5．經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

（1）本次會(huì)務(wù)工作的成功之處；

（2）可以推廣或可供他人借鑒的地方。

除此之外，還要對(duì)會(huì)議籌備期間的組織、營(yíng)銷(xiāo)宣傳、論文征集、資金籌措、資金管理等各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)；對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)、現(xiàn)場(chǎng)接到、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)、會(huì)議專(zhuān)業(yè)活動(dòng)情況、會(huì)議附設(shè)展覽活動(dòng)（如果有的話）、會(huì)議社會(huì)活動(dòng)情況、會(huì)議餐飲活動(dòng)情況等工作進(jìn)行總結(jié)；對(duì)會(huì)議結(jié)束后的收尾工作、會(huì)議評(píng)估工作、財(cái)務(wù)結(jié)算工作等進(jìn)行總結(jié)。

各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來(lái)賓，朋友們：今天，我們假座東莞東城國(guó)際酒店召開(kāi)“××××××用戶座談暨2005年訂貨會(huì)”。首先，請(qǐng)?jiān)试S我代表×××對(duì)各位的到來(lái)表示最熱烈的歡迎；對(duì)多年來(lái)一直關(guān)心、支持和幫助我們的公司領(lǐng)導(dǎo)和廣大用戶，表示最衷心的感謝我們今天有幸相會(huì)這里，共商合作事宜。再過(guò)兩天，我們又將各奔東西，為各自的事業(yè)去奮斗。我真誠(chéng)地希望在座的各位，明年相會(huì)時(shí)，都能創(chuàng)造一個(gè)屬于自己的“奇跡”！

最后，祝大家能滿載而歸！祝大家在東莞玩得開(kāi)心！謝謝大家！

第五篇：會(huì)務(wù)總結(jié)

會(huì)務(wù)工作流程

首屆“中韓友好經(jīng)濟(jì)交流合作暨商品說(shuō)明洽談會(huì)”圓滿閉幕，作為公司首次獨(dú)立承辦策劃的商業(yè)會(huì)議，公司在整個(gè)會(huì)務(wù)籌備和會(huì)議前后或多或少出現(xiàn)紕漏：會(huì)議籌備時(shí)準(zhǔn)備鞏工作不足、會(huì)議過(guò)程中工作人員略顯忙亂、在處理雙邊關(guān)系上不夠沉穩(wěn)，扎實(shí)等情況。此次會(huì)務(wù)中暴露出來(lái)的諸多問(wèn)題值得大家深刻研究、反思，在以后的活動(dòng)中避免再次發(fā)生，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后的工作積累經(jīng)驗(yàn)，做到盡善盡美。以下是會(huì)務(wù)總結(jié)：

一、會(huì)務(wù)籌備

1、預(yù)先溝通：

與協(xié)會(huì)達(dá)成舉辦會(huì)議的事宜，提前確定會(huì)議主議題、召開(kāi)時(shí)間、出席范圍和人數(shù)等信息。

2、制定預(yù)案：

制定預(yù)案供對(duì)方選擇、推薦合適的會(huì)議型酒店、餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)議交通流程、接待流程等。同時(shí)，就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。

3、簽訂協(xié)議：

細(xì)化方案，以書(shū)面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開(kāi)暫時(shí)的不合，以會(huì)議的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書(shū)面承諾原來(lái)協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來(lái)允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

4、經(jīng)費(fèi)支付：

經(jīng)費(fèi)由委托方在會(huì)議前提前支付總費(fèi)用，會(huì)議過(guò)程中產(chǎn)生的額外經(jīng)費(fèi)在雙方認(rèn)可的情況下做為補(bǔ)充經(jīng)費(fèi)于會(huì)議結(jié)束當(dāng)天進(jìn)行結(jié)算。同時(shí)，會(huì)議過(guò)程中節(jié)省的經(jīng)費(fèi)也于會(huì)議結(jié)束當(dāng)天進(jìn)行結(jié)算。

二、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備

1、確定和落實(shí)會(huì)議預(yù)案執(zhí)行。包括時(shí)間、地點(diǎn)、主題、人員等

2、發(fā)布會(huì)議通知。

通知內(nèi)容主要包括主議題、時(shí)間、地點(diǎn)、出席范圍和其它需要提醒的事項(xiàng)。通知的方式：電話通知、電子郵件通知、書(shū)面通知、移動(dòng)短信通知等采取多種方式通知。及時(shí)向會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人報(bào)告通知送達(dá)的情況和擬出席情況。

3、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓。

邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及來(lái)賓與會(huì)要提前制發(fā)邀請(qǐng)函并根據(jù)需要安排車(chē)輛接送事宜。

4、準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議材料包括：會(huì)議文件、與會(huì)人員名單、樣品等涉會(huì)材料與物 品。在會(huì)議召開(kāi)之前審定后印制。

5、落實(shí)會(huì)場(chǎng)布置。

1.主席臺(tái)布置。

包括會(huì)標(biāo)、主席臺(tái)座次和席位牌、會(huì)議材料、話筒、茶 水等

2.根據(jù)參會(huì)人員擺放座簽 3.會(huì)場(chǎng)環(huán)境。

包括會(huì)標(biāo)布置、引導(dǎo)牌安置、音響設(shè)備、燈光、空調(diào)等，就座區(qū)域劃分。4.落實(shí)會(huì)務(wù)人員職責(zé)。

包括會(huì)議簽到、材料分發(fā)、茶水添置、車(chē)輛接送、餐飲安排 和其它應(yīng)急服務(wù)。

6、安排會(huì)議接待。

根據(jù)會(huì)議需要做好接站、住宿和餐飲安排等。大型會(huì)議要制作接送、住宿和餐飲安排一覽表。根據(jù)會(huì)議安排落實(shí)參觀游覽安排及有關(guān)紀(jì)念品贈(zèng)送工作。

7、發(fā)布新聞信息。

通知公司部門(mén)做好新聞宣傳工作安排。安排專(zhuān)人做好會(huì)議記錄，做好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)工作。

8、制定分工預(yù)案、召開(kāi)會(huì)務(wù)人員動(dòng)員會(huì)。明確工作目標(biāo)、任務(wù)、期限。明確責(zé)任人。

9、檢查會(huì)務(wù)準(zhǔn)備情況。

會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作布置后，要重視動(dòng)態(tài)的檢查監(jiān)督，對(duì)沒(méi)有及時(shí)完成規(guī) 定任務(wù)的，要及時(shí)采取措施加以彌補(bǔ)，并做好相應(yīng)預(yù)案。

二、會(huì)中服務(wù)

1、檢查會(huì)場(chǎng)布置情況。提前開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備。重點(diǎn)檢查音響、燈光等設(shè)備、主席臺(tái)的布置情況。

2、檢查會(huì)務(wù)人員就位情況。

1.會(huì)議簽到處負(fù)責(zé)人員應(yīng)該提前到位做好簽到和會(huì)議材料準(zhǔn)備 工作。

2.檢查迎領(lǐng)、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況。3.檢查休會(huì)期間茶點(diǎn)服務(wù)等。

3、檢查會(huì)議記錄人員到位情況。

4、檢查攝影、攝像、錄音等工作到位情況。

5、檢查文秘和翻譯是否到位。

5、做好與會(huì)人員合影的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

6、做好會(huì)議的新聞采訪、安全保衛(wèi)和醫(yī)療保障工作。

7、編印會(huì)議通訊錄。

8、做好與會(huì)人員會(huì)后餐飲、游覽以及送機(jī)的相關(guān)安排。

三、會(huì)后工作

1、結(jié)算。提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專(zhuān)人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳

1、整理與會(huì)人員照片和制作通訊錄。

2、安排相關(guān)人員、車(chē)輛為與會(huì)人員送行。

3、做好會(huì)議記錄及相關(guān)材料的整理歸檔工作。

4、落實(shí)會(huì)議形成的決議，明確專(zhuān)人協(xié)調(diào)落實(shí)。

5、建立客戶檔案，對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行必要的問(wèn)候和工作聯(lián)系。