學院物資采購管理實施細則

第一章

總則

第一條

為了規(guī)范學院的物資采購行為，降低物資采購成本，確保學院各項物資供應，加強學院物資采購的監(jiān)督管理，根據《新華集團采購工作管理辦法》，結合我院實際，特制定本實施細則。

第二條

本規(guī)定中物資采購包括各部門所需的各種材料、零部件、辦公用品、家具、教學物資、教材、機器設備等購置，不包含物資租賃、學生實習等項目。

第三條

各請購部門負責人對本部門請購物資的合理性、真實性負責，采購部門對采購的物資質量、價格及合法性負責。

第二章

物資采購的原則、權限

第四條

物資采購工作遵守的原則：

1、學院內采購實行集中采購，采購工作必須堅持依法、公開透明、公平競爭、公正誠信、按預算和計劃采購以及服務學院的原則；

2、公司、學院內可調劑、能滿足使用的物資，調劑優(yōu)先；

3、在采購過程中，嚴格執(zhí)行同類的企業(yè)比質量，同樣的質量比價格，同樣的價格比服務，擇優(yōu)確定采購單位和物資。

第五條

采購工作應堅持“五適”方針，即以適當的價位、在適當的時間、從適合的供應商，購進適當品質及適當數量的物資及服務。

第六條

各類物資采購中，單件金額500元以上（含）、單項品種批量3000元以上（含）的物資采購報集團行政中心采購部統(tǒng)一采購，低于上述金額的物資由學院總務處資產采購中心負責采購。

第三章

請購與論證

第七條

各部門每年初應根據教學計劃、工作需求、年度預算及現有庫存情況測算和制定出年度、季度、月度采購計劃。

第八條

各部門應根據月度采購計劃和實際工作需要，每月統(tǒng)一于1日－3日、16日－18日由部門資產協(xié)管員向資產管理處集中上報《請購單》，若逢周末或節(jié)假日上報時間順延，其他時間原則上不予受理。

第九條

各部門請購相關物資時，應根據采購程序、所需時間，提前提出申請，填寫《請購單》。《請購單》應詳細注明產品的品名、規(guī)格、型號、性能、款式、配置、材質、零部件標準、技術參數和有關指標及物資需求時間等。屬于定制加工類產品和工程服務類項目，應清楚描述該類產品和項目的概況及其制作、安裝、施工、服務要求，必要時提供圖紙。《請購單》一般不得指定某一特定生產廠家、特定品牌、特定經銷服務商，確需指定的，應詳細說明理由。

第十條

一次性請購物資總金額在1萬元以下的，由各部門填寫《請購單》經部門負責人核準簽字后（二級學院教學物資請購由教學副院長簽字，其他物資請購一律由行政副院長簽字），送總務處資產采購中心登記、匯總、審核，審核后，由總務處資產采購中心統(tǒng)一依次上報申購部門分管院領導、分管財務院長審批(其中單件金額500元以上、單項品種批量3000元以上的須先送財務處審核)，審批后，總務處資產采購中心按本細則第六條執(zhí)行，未通過審核或審批的《請購單》，將在審核或審批后的2個工作日內反饋請購部門。

第十一條

總務處資產采購中心收到《請購單》后，主要對本次請購的物資是否重復、是否可以調劑、是否有庫存等情況進行審核。財務處收到《請購單》后，除對物資申購部門的再審核外，重點是對本次采購有無計劃和支付能力進行綜合分析。

第十二條

學院成立以分管總務處的院領導為組長，總務處、財務處、督查辦、院辦、教務處等部門負責人為組員的物資采購論證組，負責對學院采購計劃和上報一次性請購總金額在1萬元以上（含1萬元）或1萬元以下特殊物資的必要性、合理性等事宜進行審查論證。

第十三條

一次性請購物資總金額在1萬元以上（含1萬元）的,或請購1萬元以下的物資有必要進行論證的,由總務處資產采購中心匯總后,原則上于每月5日、20日召開物資采購論證組會議，并作好會議記錄。

第十四條

各部門申報的單件物資金額在1萬元以上、單項物資批量金額在5萬元以上的物資采購論證會應邀請集團公司采購部派員參加，以及專業(yè)性或技術性較強的物資采購應聘請專家和相關專業(yè)人員參與論證。單件采購物資金額在5萬元以上、單項物資批量金額在10萬元以上的物資請購論證會應邀請集團公司行政中心采購部負責人參加。對一些重要采購事項應事先報告集團總經理，總經理認為有必要報告集團公司審議的，由學院報集團公司審議。

第十五條

論證通過后，資產管理處與財務處統(tǒng)一會簽《請購單》，并分別報送物資采購論證組組長、分管財務院長審批，審批后，采購金額在1萬元以下的《請購單》，由總務處資產采購中心直接報送公司行政中心采購部采購；采購金額在1萬元以上（含1萬元）的《請購單》，由總務處資產采購中心報集團總經理審批，審批后，由集團公司辦公室進行登記，同時將已批準的《請購單》復印件交給集團公司行政中心采購部采購，原件由總務處資產采購中心專人負責取回存檔。

第十六條

人為不可預見或特殊情況下，造成的緊急采購或每月在二個時間段以外請購物資的，必須事先經分管院領導審批后再進行申購。若人為預見或計劃不足，造成的失誤，由請購部門自行負責。

第十七條

各部門請購物資時，不準化整為零將本應一次性申報采購的物資，分解為多次請購，也不準同部門不同崗位分單請購。同期同種物資多個部門請購的，由總務處資產采購中心統(tǒng)一匯總后再請購。

第十八條

各部門負責人對本部門的物資請購項目負責，原則上經分管院領導批準后，對所購物資的型號、規(guī)格、數量等不予變更，確系需要進行變更的必需由部門負責人確認并經分管院領導批準后方可進行采購，因《請購單》填報失誤造成的損失，總務處將報院領導，追究相關責任人的責任。

第四章

采購與驗收

第十九條總務處資產采購中心收到由分管財務院長審批的《請購單》后，集中處理《請購單》。

第二十條

學院內常規(guī)性物資采購在7個工作日內完成（日期以院領導批準之日起），公司常規(guī)性物資采購在10個工作日內完成(以主要領導批示之日起),因請購部門報送內容不清又未及時補報材料而導致延誤采購的除外；加工制作類物資在二個月內完成（以主要領導批示之日起）。凡申報內容和項目不清的，應立即通知請購單位書面補報相關材料。

第二十一條

采購員對《請購單》審核無誤后，應立即開展市場調查和專業(yè)技術分析及多方詢價、比價、議價工作；對定制加工類產品，應組織相關人員到請購部門現場確認定制加工方案。

第二十二條

采購員根據招標采購、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等方式確定供應商后，要按照公司合同管理辦法的規(guī)定，與供應商洽談買賣合同和加工承攬合同，詳細研究和確定合同條款。經過審查批準的合同文本，由分管院領導代表購買方簽字，合同簽訂后，一份交給供應商，一份由總務處資產采購中心保管和執(zhí)行。簽訂合同時，《廉政責任書》應作為合同附件，由具體采購員簽訂。對于集團公司行政中心采購部非合同形式的采購，總務處資產采購中心以《采購通知單》作為提貨依據。

第二十三條

采購工作至少有2名采購員同時全程參與。采購人員在采購物資時，依據《請購單》，堅持質量優(yōu)先，價格合理的原則，選擇質優(yōu)價廉、性價比高的物資。

第二十四條

對于市場短缺、需使用代用品的物資，采購員要征求使用部門意見，在使用單位同意簽字后方能采購，否則，出現后果由采購員負直接責任。

第二十五條

采購員未能按時完成采購任務時，應及時報告本部門領導，說明異常原因，提出相應調整方案，并及時與請購部門溝通，擬定處理對策，特別重大事項，應匯報院領導。

第二十六條

對于采購過程中，涉及物資專業(yè)性較強的，采購員需要求請購部門派專人參加采購過程，請購部門無條件服從。

第二十七條

定制加工類物資和工程服務項目需要在使用現場組裝、安裝和施工的，請購部門要確定專人負責現場的管理與協(xié)調，并對產品質量、安裝施工質量和安裝施工進度進行全程監(jiān)督。對發(fā)現的問題要及時責成供應商改正，同時報總務處資產采購中心進行協(xié)調或處理。

第二十八條

采購的物資到貨后以及定制加工類物資、工程服務類項目安裝施工完畢后，按雙方約定的時間，總務處資產采購中心組織使用部門對所購的物資的品種、規(guī)格、數量、質量和其他相關內容進行認真驗收。通過招標實施的采購，以合同約定、招標文件要求、投標文件承諾為驗收標準；雖未招標，但簽訂合同的采購以合同約定為驗收標準；沒有簽訂合同的采購，以產品技術資料或行業(yè)規(guī)定為驗收標準。驗收合格的物資，應由請購部門出具驗收證明，采購員、申購部門資產協(xié)管員應及時辦理入庫、出庫手續(xù)。驗收人員對驗收事項的真實性負責。

第二十九條

按照政府法律法規(guī)規(guī)定對特種安全產品和其他產品需要相關部門或第三方進行產品檢測的，在完成實地檢測并出具檢測合格報告后，方能對該產品和工程項目進行驗收。

第三十條

對驗收過程中發(fā)現的異常情況，使用部門應立即通知總務處，總務處、使用部門和供應商要根據具體情況研究制定處理辦法或上報集團行政中心采購部處理。驗收問題嚴重、與合同約定明顯不符的，應作退貨處理，總務處或集團行政中心采購部應向供應商追回所產生的所有費用。

第三十一條

需入倉庫的物資，采購員要與倉庫管理員辦理驗收手續(xù)，核對清點物資名稱、規(guī)格、質量、數量是否與計劃合同及《請購單》相符，檢查包裝封印是否完好，并按驗收單上的要求簽字。

第三十二條

驗收中的不合格物資，嚴禁接收，如出現工作失誤或隨意驗收，按規(guī)定追究相關責任人責任。

第五章

付款與結算

第三十三條

總務處采購物資時，依據學院及公司的財務規(guī)定進行借款、付款。

第三十四條

采購員持采購發(fā)票、請購單、驗收證明、入庫單、出庫單、采購跟蹤單到財務部門清款、掛賬或銷賬（預付款或定金）。

第三十五條

采購付款方式原則上超過1千元的均實行轉帳，1千元以下的采購可支付現金；超過1千元特殊業(yè)務需支付現金的，由采購人員向部門負責人申請，經分管財務院領導審批后方可辦理現金支付；公司行政中心采購部采購的項目需支付現金時，由行政中心采購部經辦人專題報告行政中心負責人，經批準后由學院財務部門派員隨同采購人員現場辦理。

第三十六條

學院財務部門在辦理付款或掛賬業(yè)務時，應當對采購發(fā)票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核，并與合同文本或采購通知單核對一致后，登記賬簿。

第三十七條

總務處資產采購中心由專人對應付賬款和應付票據進行管理，按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。已到期的應付大額款項經集團公司行政中心負責人簽字認可后方可辦理結算與支付，并在10個工作日內應回復行政中心采購部具體付款情況。

第三十八條

總務處資產采購中心定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。

第六章

紀律與監(jiān)督

第三十九條

各部門應加強現有物資的整合利用，提高物資利用率，減少請購物資次數、量數。嚴禁無計劃采購或采購后長期未使用，由此造成資產閑置將追究請購部門負責人的責任。

第四十條

嚴禁由同一個人辦理采購與付款業(yè)務的全過程。

第四十一條

嚴禁采購人員接受各項回扣、宴請、禮物等賄賂。

第四十二條

總務處除了要加強自身審核監(jiān)督外，學院及公司督查部門將定期或不定期地進行檢查監(jiān)督。

第七章

附則

第四十三條

學院內所有的印刷類、廣告制作等宣傳類物資應按本規(guī)定執(zhí)行。

第四十四條

本規(guī)定由總務處負責解釋，自2020年1月1日起實施。