物資采購質量控制

第一節

物資采購質量控制目的為保證公司所采購的物資符合規定要求，對采購進行控制。

第二節

物資采購各部門的職責

一、財務部對項目部材料室的采購活動進行監督指導和檢查。

二、項目部料室負責編制物資采購文件，并負責采購的談判簽約，保存物資采購文件，負責所采購物資中發生質量爭端的處理。

三、工程部參與采購物資中發生的技術性較強的質量爭端的處理。

四、項目部經理負責對采購工作的監督，并審批采購計劃。

第三節

物資采購的工作程序

一、編制完善采購資料

1、項目部材料室根據技術部門物資需要計劃編制工程項目主要物資申請計劃，施工過程中所需物資按材料申請單進行采購。工地急需物質，按特殊情況解決。

2、編制物資采購計劃應包括以下內容：

物資名稱、品種（牌號）、規格、型號、等級、計量單位、數量；

質量標準、技術規范要求（有國家、行業標準的物資應注明）；

包裝、交付、時間、地點。

3、項目部材料室對報送的物資需用計劃及時審核、編制采購文件。采購文件應由項目部經理審批下達執行，并由項目部材料室妥善保管。

4、對特殊材料、機具設備及重要器材的采購，由項目部技術主管提出需用計劃，項目部材料室編制采購計劃，報項目部經理批準，交項目部材料室作采購準備，采購計劃應報財務部存檔。

5、因設計變更或其他原因，須調整物資需用計劃的，項目部分管技術人員應正式提出調整物資需用計劃，經項目部技術主管審核并經項目部經理批準交項目部材料室處理，同時提供有關變更設計文件或說明變更原因的有效文件。

二、物資采購

1、采購人員在執行采購任務之前，應首先檢查采購資料是否齊備，采購要求是否明確。

2、采購人員執行采購任務之前，必須在主認定的合格供應商中以質量為前提，綜合價格、交貨期、售后服務、運輸等因素選擇最優方案。應盡可能直接從生產廠進貨，減少中間環節，避免購入假冒偽劣物資，因條件需要另行選擇供應廠商時應先按《合格供應廠商評估程序》對新供應商進行評估。

3、現貨采購時，必須及時檢驗物資質量、點收數量、核對規格型號和單證是否相符。并索取有關技術證件、產品合格證、生產許可證以及稅務部門正規發票。禁止購買技術證件不全，沒有生產廠家，不提供正規發票的物資。

4、訂貨采購時，必須簽訂“產品購銷合同”，內容可包括：

A

產品名稱、商標、型號、數量、價格、金額、供貨時間及分批交貨數量；

B

產品技術標準或質量要求、驗收方式和提供產品質量的文件以及供方責任期限；

C

計量方法；

D

理損耗計量方法；

E

隨機備件、配件、工具數量和備品供應方式；

F

交提貨期限、提出異議期限；

G

產品包裝標準、回收及費用負擔；

H

結算方式；

I

運輸方式；

J

交提貨地點、方式和到站費用負擔；

K

違約責任；

L

擔保及解決合同糾紛方式；

M

其他約定事項。

5、物資定貨采購合同的簽訂，除應符合相應的合同條款的有關規定外，應由項目部經理批準。

三、采購物資的驗收

1、采購員的供應廠商貨源處、車站、港口提貨時，應對物資進行驗收（數量驗收、質量驗收、外觀包裝驗收）。

2、采購物資進入庫房或施工工地時，由庫管進行驗收，對新材料、特殊材料、機具設備及重要器材等物資應由工程部參加驗收。

3、對采購物資進行驗收，應按采購文件要求進行，并檢查包裝及外裝是否完好，有無受潮受損情況、隨機備件、配件、工具、產品說明書、質量證明文件等是否齊全，并按實際狀況填寫驗收記錄。

4、對采購物資除按3驗收外，還應執行《進貨檢驗及試驗程序》對采購物資進行檢驗及試驗。

5、對采購物資未經驗收前應掛“待檢”標牌，經驗收合格的物資管庫員應按《采購物資搬運、儲存管理程序》進行保管，經驗收不合格的物資應掛警示標牌，隔離存放，嚴防誤用不合格物資，并執行《不合格品的處理程序》。

6、物質進貨驗收或使用保修期內發生質量問題，驗收人員或使用部門應及時作好記錄，并將存在問題的物資做好標識，隔離存放，同時通知項目部材料室進行處理。

7、確認物資質量問題后，項目部材料室立即通知供應廠商共同按“購銷合同”或“質量保證協議”協商處理，及時辦理退貨或更換。

8、為了減少因退貨過大損失，對可以降級使用的物資可執行《不合格品的處理程序》。

四、業主對供應廠商產品的驗收

1、當合同有規定時，業主或其代表有權在收貨地點或供貨地點驗證進場物資是否符合要求，當業主或其代表有要求對供應廠商產品進行驗貨時，項目部材料室應組織安排業主對供應廠商產品的驗收活動。

2、業主或其代表的驗證不能減輕本公司的責任，也不能視同本公司對供應廠商的物資質量進行了有效的控制。各項目部仍需嚴格執行本程序規定。

五、財務部對項目材料部進行監督和檢查

財務部應對項目部材料室在采購活動中是否按《物資采購控制程序》執行并進行監督和檢查。即每年應檢查一次項目部材料室的采購計劃。采購物資質、采購物資的驗收等項工作，每次檢查后，應將檢查記錄保存，如果發現有不符合規定的，應局面通知項目部材料室主管進行糾正，糾正后的結果報物資管理部存檔。

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