**機電設備有限公司

合同管理辦法（試行）

第一章

總則

第一條

為規范**機電設備有限公司（以下簡稱“公司”）合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，根據國家有關法律、法規，結合公司實際，制定本辦法。

第二條

本辦法適用于公司簽訂、履行的旨在建立民事權利義務關系的各類合同、協議以及具有合同性質的備忘錄、文件等，包括但不限于采購合同、銷售合同、合作協議、代理合同、服務合同等。

第三條

任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商業和技術秘密。

第二章

合同管理部門及職責

第四條

綜合辦公室負責合同的歸口管理職責

（一）建立健全合同管理制度，組織貫徹、監督檢查合同管理制度執行情況。

（二）負責合同專用章的使用及管理，建立合同登記臺帳，并負責備份蓋有合同專用章和公司公章的合同文本。

（三）負責公司合同編號管理，建立合同信息檔案，對各類合同信息進行登記、保管、統計。

（四）主持公司重大商務合同談判。

（五）負責對合同文本審查工作，對其合法性提出意見。

（六）監督檢查合同的訂立和履行，協調或指導合同承辦部門的合同管理工作。

（七）負責協調外聘律師對合同合法性的審查和合同執行情況進行檢查工作，定期對公司簽署的協議進行綜合分析工作，處理公司合同糾紛和合同索賠等工作。

（八）負責公司合同文本的檔案管理工作。

（九）負責除物資采購部合同承辦職責以外的其他合同的承辦工作。

第五條

物資采購部履行采購合同承辦職責

（一）負責調查、了解并收集合同當事人的相關工商資料及開票信息等。

（二）負責合同的流程審簽工作。

（三）負責擬定、審查采購合同文本，負責準備合同最終簽訂文本。

（四）負責合同工期、質量、安全、合同價款、款項回收支出督促等履約情況的記錄。

（五）業務往來過程中，負責對相關的函件、通知單等資料的收集歸類，并及時交綜合辦公室、財務資產部、經營管理部備案保存。

第六條

經營管理部履行資產處置合同、招標代理合同承辦職責

（一）負責調查、了解并收集合同當事人的相關工商資料及開票信息等。

（二）負責合同的流程審簽工作。

（三）負責擬定、審查資產處置合同、招標代理合同文本，負責

準備合同最終簽訂文本。

第七條

財務資產部負責合同履行的監督職責

（一）負責審查合同內容是否符合國家財經法規和公司財務管理制度，維護公司利益。

（二）負責合同款項支付及票據審查工作。

（三）業務往來過程中，負責對相關的詢證函、付款申請單等資料的收集、審查、歸類，并定期備案保存。

第三章

合同的訂立

第七條

合同簽訂前，合同承辦部門應當對合同當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，并搜集對方當事人的資質證書、專營許可證、法定代表人身份證明（或有效的授權委托書）、資信和履約能力等相關資料。經合同承辦部門負責人核實后，由經營管理部備案保存。

第八條

合同談判由承辦部門組織，公司采購領導小組參加，重大合同談判應遵循相關法律法規并邀請集團法務、技術等專業人員參加。

第九條

合同由承辦部門起草，凡國家、行業有合同示范文本或合同有統一文本的，應優先適用或參照適用。

第十條

合同的訂立應按照公司規定的程序進行會簽、審批程序

（一）承辦部門申報。

合同承辦部門負責準備合同文本及相關材料，按照公司的規定程序和格式填報合同會簽表，由承辦人簽名確認、承辦部門負責人審核后申報。

（二）相關部門會簽。

由財務管資產部和綜合辦公室根據其對合同管理的職責對合同文本進行審核并簽署意見。

（三）分管領導審簽。

由公司分管領導對合同文件進行審核并簽署意見。

（四）經理審查。

在通過上述各級審核的基礎上，由經理對合同文件進行審查。

（五）執行董事審批。

由公司執行董事對合同文件進行審批并簽署、或授權簽署。

（六）合同完善。

根據領導的審批意見，若對合同有重大改動，應返回合同經辦部門修改并重新組織審簽和審批。

（七）合同文件的打印和校對。

合同承辦人負責合同文件的打印及文字校對，并對合同文件的正式稿和經審核的合同文件文本的一致性負責。

（八）合同文件的簽字和蓋章。

合同文件正式稿應加蓋合同專用章和法定代表人或委托代表人簽名，應加蓋騎縫章。

（九）合同文本的備案。

負責準備合同最終簽訂文本3套，分別交由綜合辦公室、財務資產部、合同承辦部門備案保存。

第十一條

合同主體

（一）訂立合同必須遵守《中華人民共和國合同法》及其他相關法律法規的規定。

（二）訂立合同的主體必須具有法人資格，且須嚴格按本辦法規定的程序進行，未經公司法定代表人的授權，任何部門和人員一律不得以

公司名義對外訂立合同。

（三）訂立合同不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與對方當事人簽訂與其履約能力明顯不相符的經濟合同。

第十二條

合同形式

（一）訂立合同，工程材料單次采購價格超過5000元應采用書面形式，5000元以下及框招類可以采用訂單形式，單體設備類原則上應采用書面形式。

（二）書面形式是指合同書、補充協議、技術協議、公文信件、數據電文、產品訂貨單（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司原則上要求采用書面合同形式。

第十三條

合同內容

（一）當事人的名稱、住所、合同抬頭、落款、公章等應與對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所等信息應保持一致。

（二）合同標的應具有唯一性、準確性，采購合同應詳細約定規格、型號、商標、產地及標準等內容。

其中：服務合同應約定詳細的服務內容及要求，對合同標的無法以文字描述的應將圖紙、或設計資料、相關紀要等作為合同的附件。

（三）合同數量應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年采購合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如訂單、送貨單、發票等）。

（四）標的質量有國家標準，部門行業標準或企業標準的，應約定所采用標準的代號，可以用指標描述的產品應約定主要指標要求（標準已涵蓋的除外），憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點等。

（五）合同價款應在合同中明確，價款的支付方式如轉帳支票、電匯、票匯、信匯、托收、信用證等應予以明確，價款的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件滿足后多少日內支付。

（六）履行期限、地點和方式。

履行期限應具體明確，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式。

合同履行地點應明確交貨地點，約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級、或買方指定地點。

采購合同在合同中一般應約定交付的手續，即合同履行的標志，如托運單、送貨單方式交貨，倉庫保管員簽單等。

（七）合同的擔保。

合同中對方當事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５?，應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。

（八）合同的解釋。

合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。

（九）保密條款。

對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。

（十）違約責任。

根據《合同法》作適當約定，兼顧公司的利益和合同的公平性。

（十一）解決爭議的方式。

解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，選擇起訴的一般應約定在公司住所地有管轄權人民法院解決。

（十二）合同落款。

要寫明公司名稱、法定代表人（授權委托人）、電話、傳真、開戶行及賬號、簽訂日期等信息。

第十四條

合同編號

（一）合同編號采用規則統一、簡明易記、不重不漏、便于管理的原則確定。

合同編號并不改變合同性質和內容，作公司內部合同管理之用。

（二）合同編號采取拼音與數字相間隔組合而成，一般由3部分構成，即公司拼音簡稱+簽訂日期+合同類型編碼及該類型流水號（四位數），例如2019年8月19日簽訂的一份購銷合同（采購），可編號為：DZJH20190819GX0006-G。

（三）合同類型編碼，分為：采購合同，CG；

合作協議，HZ；代理合同，DL；監造合同，JZ；服務合同，FW；勞動合同，LD。根據公司發展的實際情況，經營管理部、財務資產部、合同承辦部門可聯合商定新類型的合同編碼。

第十五條

合同簽署

（一）公司法定代表人行使全部對內對外合同的簽署權，也可授權他人代理簽署合同。

（二）公司法定代表人的委托人，必須根據本公司法定代表人在合同會簽表上書面授權簽署合同。

受托人應當在授權范圍和期限內訂立合同。未經書面授權的人不得簽署合同。

（三）法定代表人或已被授權委托人認為具備簽署條件的，簽署合同后加蓋合同印章。

法定代表人未簽字或未得到公司法定代表人

授權的，不得簽蓋合同專用章（公章）。

（四）《合同會簽表》應作為合同附件，一并歸檔保存。

第十六條

合同蓋章

（一）公司公章或合同專用章。

原則上，公司對內對外合同統一蓋合同專用章。緊急情況下，經綜合辦公室登記后蓋公司公章。

（二）合同簽字、蓋章后，應朝正面加蓋騎縫章。

第四章

合同的履行、變更和解除

第十七條

合同履行應本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執行合同各項規定，保證合同全面、實際履行，確保合同預期目標實現。

第十八條

合同履行實行動態跟蹤制度。合同承辦部門應隨時跟蹤合同履行，在合同重要時間節點前，對合同當事人的履約情況及時記錄、催促。對合同履約信息，合同承辦部門應備案保存。

第十九條

合同履行實行信息反饋制度。若合同發生變化或爭議等，合同承辦部門應及時報分管領導及相關部門協商解決。

第二十條

合同變更應與對方當事人協商具體變更方案，并經相關部門會簽及公司領導審批后，簽署書面的變更協議，防止合同變更的隨意性。

第二十一條

合同爭議的解決，應堅持以合同文件為依據，以法律為準繩的原則。

第二十二條

合同在履行過程中，出現法律規定或合同約定可以變更或解除的條件時，除一方依法享有單方解除權外，經合同雙方協商一致后，方可變更或解除合同。

第二十三條

合同的變更或解除，必須采用書面形式，必須符合法定或約定程序。

第五章

建立健全合同風險防控機制

第二十四條

合同經辦部門、合同管理部門及合同監督部門應提高風險防控意識和證據保存意識。公司建立健全合同風險的事前、事中、事后的防控機制。

第二十五條

合同風險事前防控。有計劃的對合同樣本和其他法律防范措施進行推廣，提高公司各部門的法律防范意識。嚴格按照公司規定程序進行合同審簽，全面對合同風險審查。完善目前公司使用的詢證函、交貨單等，做到措辭嚴謹，具有法律依據的作用。

第二十六條

合同風險事中防控。加大對合同履行中的管理力度，對到了履行期限的合同要求經辦部門出具書面說明，及時監督各合同的履行情況。對可能出現糾紛的合同，立即作出補救辦法，防止出現訴訟情況。合同履行過程中，注意收集往來函件、通知等文件材料，做好必要的證據保存工作。

第二十七條

合同風險事后防控。若合同當事人出現合同違約行為，應視違約情況的輕重，采取口頭提示、書面通知、發送《律師函》、調解、訴訟或仲裁等方式解決。若公司出現違約情況，應及時與合同當事人溝通、取得諒解，簽署備忘錄或相關文件，避免訴訟。

第六章

考核與獎懲

第二十八條

合同經辦部門、合同管理部門應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司

綜合辦公室負責本辦法執行情況的監督考核。

第二十九條

對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。

第三十條

合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：

（一）未經授權批準或超越職權簽訂合同。

（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書。

（三）應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

第三十一條

合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司可酌情向有關人員追償損失：

（一）因工作過失致使公司被詐騙。

（二）公司履行合同未經對方當事人確認。

（三）遺失重要證據資料。

（四）發生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的。

（五）合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書遺失未及時報案和報告。

（六）其他違反公司相關制度的。

第三十二條

公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。

第七章

附則

第三十三條

本辦法由**機電設備有限公司負責解釋、修改。

第三十四條

本辦法自發布之日起施行。