第一篇：十三個文種中常用公文的寫作要求及常見問題

第一講：行政機關公文寫作要求及常見問題

一、命令（令）

“適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員?！?/p>

使用者是有限定的發令機關及其法定代表。國家主席、人大常委會委員長、國務院總理、國務院及其所屬各部長、各委員會主任、各級人民代表大會及其常委會、地方各級人民政府及其法定機關或人員，具有發布命令的職權。另外，軍事領導機關及軍政首長也可發布命令。其他單位和個人不能發布命令。

二、決定

“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。”

1．決定的適用范圍

（1）對重要事項或者重大行動做出安排；（2）獎懲有關單位及人員；

（3）變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。2．決定公文的結構

一般由標題、正文、發布機關及時間組成。

（1）標題：一般由作出決定的機關、決定事項和文種三部分構成。

（2）正文：由“原由”和“決定”兩部分組成。

— 1 — “原由”:要寫明作出決定和原因及目的?！皼Q定”:要寫明作出決定的內容。

往往還對決定的事項作出評價、提出執行的要求和希望，或加上號召、動員的內容。有的決定還得附詳細的附件，如表彰決定。（附表彰名單）

3．決定的寫作要求

要觀點明確，要點具體，條理清楚，敘述簡明。

三、通報

“適用于表彰先進，批評錯誤。傳達重要精神或者情況” 1．通報的適用范圍

（1）適用于表彰先進，批評錯誤；（2）傳達重要精神或者情況。2．通報的種類（三種）（1）表彰性通報

表彰性通報主要用于表彰先進，樹立典型，以提高人們的認識，它具有教育性，不具有強制性。表彰先進，對被表彰的單位和個人是一種鼓舞、激勵，對其它單位和個人是一種教育和引導。

寫法：正文一般包括三個層次：一是先進事跡和典型經驗。二是先進事跡和典型經驗所具有的意義。三是決定通過表彰，號召學習先進。

（2）批評性通報

批評性通報的作用是警示被通報單位和個人認識錯誤，改正

— 2 — 錯誤并引以為戒。

正文分三部分：一是介紹情況。二是通報處理事項，處理根據。三是告戒與要求。

（3）傳達重要精神和情況通報 如統計局國民經濟情況的通報

這類通報一般只須將事項一一列出，完整敘述，講清情況，闡明道理即可。

命令、決定、通報的區別

命令、決定、通報都屬于下行文，三個文種中都具有嘉獎、獎懲、表彰有關單位及人員的功效，有時在使用中不好掌握。

一、發文機關不同

命令只有縣以上各級人民政府才有權使用，其他任何單位和個人均不得發布命令。決定、通報的發文機關要廣泛得多，沒有特別限制，國家行政機關、群眾團體、基層企事業單位都可以使用。

二、內容不同。命令、決定、通報三者都具有嘉獎、獎懲、表彰的作用，但應根據隸屬關系和職權范圍選用不同的文種。命令用于嘉獎有突出成就和重大貢獻的單位及個人。決定、通報用于表彰或批評正反兩方面的典型。

三、性質、要求不同。

命令所承載的內容一般都比較重大，帶有明顯的強制性、指揮性、權威性，有嚴格的約束力，因而命令一旦發布，已不管下

— 3 — 級機關是否同意，也不管下級有什么意見、有什么困難，都必須無條件地、不折不扣地執行；決定的內容涉及的一般都是重要事項、重大行動，比較起來，決定的強制性沒有命令那么強，但卻比通報嚴肅和鄭重，也具有一定的約束力，也要求無條件執行；通報具有告知性、教育性，其目的是以典型事例教育更多的人，它不具有約束力。

四、公告

“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項?！钡胤近h政機關、群眾團體一般不宜隨便使用。如：《國務院公告》、《中華人民共和國全國人民代表大會公告》。

2．公告的特點

（1）公告宣布的事項比較重大，莊嚴凝重；

（2）公告的內容集中單一，一事一文，文字簡潔、篇幅短??；

（3）告知對象廣泛，包括國內、國外。

注意：不能濫用公告。公告是國家高層權力機關、行政機關或授權單位使用的文件（全國人大、國務院），其它單位不能隨便使用。[正誤點評]常見的①把并不重大的事項用公告行文、使公告失去嚴肅性②無權使用單位濫用，使其失去權威性。

五、通告

1．通告的適用范圍

（1）通告適用于在一定范圍內公布社會各有關方面應當遵

— 4 — 守或者周知的事項。

（2）國家高層行政機關多用于公布政策法令；中下級行政機關多用于公布應當遵守或周知的事項。

（3）各級行政機關、團體、企業、事業單位均可使用。（4）行政機關的通告可以用文件發布，也可以登報或張貼。2．通告的結構

一般由標題、正文、制發機關和日期三部分組成。（1）標題：寫法有三種 一是制發機關+事由+文種。

如：《西安市人民政府關于XXX的通告》 二是制發機關+文種。如西安市人民政府通告： 三是只寫文種。將制發機關寫在落款處。如：通告（2）正文：由開頭、主體、結尾三部分組成。

開頭：一般由發布本通告的根據、原因、目的、意義和過渡語組成。過渡語可用“特通告如下”、“為此，特通告如下”、“現將有關事項通告如下”，以承上啟下。

主體：主要闡述發布本通告所規定的具體事項，一般分條分項，逐一闡述。

結尾：另起一行寫上“特此通告”或“本通告自發布之日起執行”作為結尾。

3．通告的寫法

擬寫通告要以法律為根據，不得與現行規定相抵觸；語言要

— 5 — 莊重嚴肅，通俗易懂，簡潔明了，不拖泥帶水。

以文件發布的通告要掛發文寫號；用于張貼的通告不印發文字號。圍繞某個重要活動連續發布的通告，如需編順序號，可臵于標題之中。如《西安市人民政府關于市容綜合整治的第一號通告》。[正誤點評]很多是該用通知的用成了通告。

公告、通告的區別 二者都具有告知性（1）從制發機關看：

公告主要是國家一級權力機關、行政機關和各級司法部門的專用公文中使用，地方行政機關、群眾團體不能隨便使用；

通告除國家各級行政機關可以使用外，一些業務部門、企事業單位、群眾團體需要知照某些事項時也可以在一定范圍使用。

（2）從公布的對象看：

公告可以對國內，也可以對國外； 通告可以對平級、對下級、對人民群眾。

六、通知

通知，顧名思義，就是把事情告訴人知道。具體來講，就是把行政領導機關對行政管理事項的決定在一定范圍內，讓行政管理者周知。通知的應用范圍相當廣泛，在行政機關的行政管理活動中起著承上起下、聯系內外的多方面的作用。

1．通知的適應范圍

（1）適用于批轉下級機關的公文；

— 6 —（2）轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；

（3）傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；

（4）任免人員。2．通知公文的種類

通知公文從內容上可分為指示性通知、批示性通知、會議性通知、任免性通知等。

（1）指示性通知

上級機關需要向下級機關作出指示，但其內容又不適宜以命令（如不夠重大，強制力不十分強）發布時，則用指示性通知。例：《西安市人民政府關于加強地下管網安全管理的緊急通知》。

指示性通知要寫清事由、通知事項、執行中應注意的問題等，道理講清，任務明確，措施具體。

（2）批示性通知

領導機關在批轉下級機關的公文，或轉發上級機關、平級機關和不相隸屬機關的公文，發布某些規范性文件時用批示性通知。

批示性通知一般比較簡短，但必須得體、適當，符合所批示發布文件的實際。通知中要寫明對所批轉或轉發文件的評價或意見，指明通知事項的意義，說明批轉的目的和要求，并對如何開展工作作出明確指示，提出具體要求。

批示性通知有三種形式：

— 7 — 一是用于轉發性通知。上級機關、平級機關或不相隸屬機關的機關來文，如果對所屬下級機關具有指示、指導或參考作用，可以加上批語，以“通知”形式轉發。

轉發上級機關文件《西安市人民政府轉發國務院關于XXX的通知》

轉發平級機關文件《西安市人民政府辦公廳轉發市民政局關于XXX的通知》

注：轉發文件不僅是下級轉發上級；平行機關、不相隸屬機關之間都可以互相轉發文件，不受等級和系統的制約。

二是用于批轉性通知。上級機關認為下級機關上報的“請示”、“報告”具有普遍意義，可以加上批語，以“通知”形式轉發給所屬的下級機關。

批轉下級機關的文件《西安市人民政府關于批轉市教委基本普及高中階段教育的意見的通知》

注：具有嚴格的等級性和系統性。它只能是上級批轉下級的公文，平行機關之間不能互相批轉公文。批轉只能在其管轄的大系統內使用，不能超越系統序列。如：政府只能批轉政府直屬部門的公文，不能批轉黨的工作部門的公文。若確有必要跨系統批轉，必須由相關系統聯合行文，如《市委、市政府關于批轉……的通知》。

三是用于發布性通知。本級行政機關制定的規范性文件如規定、辦法、細則，不宜以政府命令發布的，可以“通知”發布。

— 8 — 印發

例《西安市人民政府辦公廳關于專項整治行動方案的通知》 例《西安市人民政府辦公廳關于的通知》(3)會議性通知

會議性通知是以召開會議的有關事項為主要內容的通知。須交待清會議名稱、會議時間、會議地點、參加人員（請新聞單位派記者采訪報道）、報到地點等。要編發文字號。

(4)任免性通知

上級機關任免下級機關的領導人，或者公布上級機關的有關任免事項時使用任免通知。任免通知的寫法：標題、主送單位、任免根據、任免人員姓名、職務等。

3．通知中幾個技術性問題的處理（1）關于的用法：

被轉發、批轉的文件中有“關于”的，文件標題中“轉發”或“批轉”前不再用“關于”。例：《西安市人民政府（此處不加關于兩字）批轉市水利局關于加快發展水利經濟的意見的通知》印發本級文件時，“印發”二字可以加“關于”二字。也可以不加“關于”二字。

（2）層層轉發的問題：

層層轉發中存在著“通知的通知”的問題?？芍苯愚D發原文件標題。如《國務院辦公廳轉發民政部關于規范村民委員會印章制發使用和管理工作意見的通知》，省政府再轉發時就會出現“通

— 9 — 知的通知”的問題，可采取直接轉發民政部文件標題的做法。即《陜西省人民政府辦公廳轉發關于規范村民委員會印章制發使用和管理工作意見的通知》（陜政辦發?2007?103號）

3．辦公廳轉發、印發經市政府同意的文件時，文件開頭要寫“經市人民政府同意”。

4．批示語的結尾有多種寫法

一類是貫徹執行類，要求下級必須照辦，同時根據情況加上認真、務必、堅決等強調性的詞語。如“請遵照執行”，“請貫徹執行”，“請認真貫徹執行”。強調在總的批示精神下，結合實際情況確定具體的方法、步驟、重點等。如“請結合當地實際，認真貫徹執行”。另一類是參照執行類。如“請參照執行”，參，參考，照，照辦，給下級以選擇余地。

通知、通告與通報區別：

通報的對象不專對某機關或某些人，僅是告知, 有表揚，批評的功能，通知的對象專指，沒有表揚，批評的功能，通告的內容特指。

七、議案

“議案”屬于提請審議的上行文。比較明確，比較單一。適用于各級人民政府，按照法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項，其主送機關只能是各級人大及其常務委員會。

八、報告

1．報告的適用范圍：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

2．報告公文的結構

報告的格式一般由標題、受文機關、正文、結尾等幾部分組成。

（1）標題：由制發機關、事由、文種構成。

（2）正文：正文反映所報告的內容。其結構可采取縱式結構或橫式結構。

縱式結構：按工作過程、事件發生的時間順序安排材料。橫式結構：按所提問題、所取得的經驗、成績安排材料。如工作總結報告，是比較典型的橫式結構。（3）結尾

報告一般不要求上級批復。因此報告的結尾一般寫“特此報告”

（4）落款

制發機關名稱和時間。制發機關名稱以制發機關公章表達，不另打制發機關名稱。

3．報告公文的寫作

（1）寫報告必須真實，條理清楚，不得虛報冒估，甚至弄虛作假，邀功請賞。

（2）報告中不能夾帶請示事項。如暨需詳細報告情況，又

— 11 — 需要請示問題，可采取兩種處理方法。一是請示、報告分開，形成兩個文件。二是作為請示處理。在請示文件中簡述報告內容，提出請示事項，把詳細的報告內容作為請示的附件處理。

（3）報告屬上行文，公文格式按上行文要求，發文號用“字”不用“發”，如“西政字”，而不用“西政發”。

九、請示

1．請示的適用范圍：適用于向上級機關請求指示、批準。（請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、某個問題給予指示，作出批示、答復、審核批準等的上行文。）

（這里所說的上級機關是指本系統直屬上一級機關。）2．請示公文的結構（1）請示事由

請示事由要扼要講明所提問題的背景或依據，明確寫出所請示的是什么問題或什么事項。

（2）請示事項

請示事項是請示正文的主要內容，需詳細、具體地寫明要求給予指示、批準的問題或事項的基本情況、存在問題以及本單位對解決這些問題的意見、建議與設想。意見要寫的有根有據，中肯可行。

（3）請求

請求是請示的結尾部分，另起一行書寫。根據請示事項的內容可分別用“當否，請指示”，“以上意見妥否，請批示”，“以上

— 12 — 意見如無不妥，請批轉執行”。

3．請示公文的寫作

（1）請示的問題應是工作中亟待解決而下級又無權決定或無力解決的問題，情況必須確實，原因必須說清，理由必須充分，建議必須切實可行。見例21（2）請示必須一文一事一請示，專文上報，以便上級研究批復，不能一文數事。

（3）請示只寫一個主送機關，不能多頭請示。需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。（因上級未批復之前文件還未生效）。

（4）不以部門或部門負責人的名義直接的送市政府領導同志個人（除市政府領導同志交辦的事項和需要報送市政府領導同志的絕密事項以及少數特別緊急的涉外事項、重大突發事件）。

（5）各部門要切實做好協調工作。報送市政府審批的公文，如涉及其它部門的職責，主辦部門要主動征求有關部門的意見，協辦部門要積極配合，取得一致意見后，經有關部門負責同志會簽上報市政府。部門間如有分歧意見，主辦部門主要負責同志要出面協調。經協調后仍不能達成一致的，主辦部門應將有關部門的意見及理據列明，經有關部門主要負責同志會簽后上報市政府。

（6）各部門上報市政府審批的公文（請示），由部門正職簽發（正職外出時，由主持日常工作的副職負責人簽發）。

— 13 —（7）請示是上行文，按上行文格式要求，發文號用“字”不用“發”。落款下要注明（聯系人：聯系電話：）

請示與報告的區別（1）行文目的不同

請示的事項應是工作中亟待解決而下級又無權決定或無力解決的問題，行文目的是向上級機關請求解決問題，請求指示和批準有關事宜。其實質是陳請、祈使，要求上級批復。

報告的行文目的是向上級匯報工作，反映情況，其實質是陳述。

（2）行文時間不同

從時間上看，請示所涉及的事項是準備作而尚未作的事，要等上級機關批復以后才能辦理實施，屬事前行文。

報告所涉及的事項是正在作或已經作過的事，屬事后行文。（3）結束語不同

請示公文和報告公文的結束語匯寫法不同，其實質區別是請示要求批復，用“請批復”。報告公文只匯報情況，不要求批復。

（4）結構不同

請示一般由事由、請求事項、請求三部分構成。而報告則由情況、經驗、問題、今后設想或意見構成。

（5）涉及問題的廣度不同

請示是一文一事，專題請求。而報告則既有專題報告，又有綜合報告。綜合報告涉及多方面的問題。

— 14 —（6）處理方式不同

請示作為辦理件，領導閱后要提出具體批辦意見。報告作為傳閱件，只須領導閱知，上級機關不作答復。

十、批復

1．批復的適用范圍：適用于答復下級機關的請示事項。（批復，是上級機關答復下級機關的請求事項時所使用的一種帶有指示、答復性的下行文。行文對象是提出請示的下級機關）。

2．批復的結構（1）引語

引語是引用下級機關請示公文的時間、標題和發文字號，簡述請示事由。例23：《西安市人民政府關于藍田縣縣城總體規劃的批復》中你縣《關于藍田縣城總體規劃修編審批的請示》（藍政字XX號）收悉。經第XX 次市政府常務會議討論，現批復如下：

（2）正文

正文是針對下級機關所請示的事項表明同意與否的態度。如同意，還須作一些指示；如不同意，則要說明理由，作出如何處理的指示，使下級明白原因，有所遵循。如下級機關請示的問題有的同意，有的不同意，則須逐條表明態度，分別說明同意與不同意的原因。

（3）結尾：結尾一般以“此復”、“特此批復”等結尾。

— 15 — 3．批復的寫作要求：

批復是一種指示性、政策性、法規性很強的文件，寫作時要態度明朗，語氣肯定，當行則行，當止則止，決不能含糊其辭，橫棱兩可，似是而非，要內容具體，措詞準確，文字簡潔，表達清楚，針對性強。

批復的主送機關一般是批復事項的請示機關。批復如需；其它機關知道或執行的，可以抄送。如帶普遍性，可批轉。

4．批復的寫作要領：

一、針對性要強。批復是針對下級上報的“請示”而制發的，因此，它的內容必須與請示所提的要求與陳述的情況緊緊相扣。首先要引“請示”的標題和發文字號，這樣就使來往的兩個文件自然的聯接在一起；然后根據所提請審批的事項，亮明態度，做出同意或不同意的表示，凡屬同意一般不必再寫理由。

5．堅持一文一事。批復應堅持一文一事原則，一份“批復”針對一份“請示”，假若一個單位的幾份請示是在同一種辦公會議上審批的，也應堅持一文一事，分別“批復”，而不應在一分“批復”中包括數份請示的內容。

十一、函

1．函的適用范圍：

（1）適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（2）向平級的有關主管部門請求批準有關事項。如經費、編制、表彰、稅收、征地等。

— 16 — 2．函的寫作

函的適用范圍非常廣泛，與其它公文比較有簡便靈活的特點。

（1）標題一般由發文機關、原由、文種三部分構成。（2）函的正文要中心明確，一函一事，有的放矢，及時準確。

（3）函的行文對象是平級和不相隸屬機關，在語氣和措施上要表現的平等、敬重、誠懇，不能使用對下級機關的口氣。提出請求，態度誠懇，切忌傲慢，打官腔。

（4）主送機關要寫全稱，不寫簡稱，以示敬重。（5）結語多用“盼予函復”“上述意見如何，盼予答復”。函是法定公文文種之一，由于函具有向有關主管部門請求批準的功能，故在公文處理實踐中往往被人們與請示文種混淆使用，在平行文中存在的比較普遍的問題是文種使用問題。該用函的不用，卻用請示或報告。如一些單位向同級財政部門申請經費，向計委申請計劃項目，都是平級，行文本應用函，卻常常用請示或報告，把同級當上級。

為什么會出現這種情況呢，我想有以下三方面的原因： 一是公文撰擬者認識上的原因。一些同志由于平時不注意認真、細致的學習和領會公文的有關規定，對函缺乏明確的認識，不了解其含義和用途，未能從思想上對函的重要地位及功用給予充分的重視。似乎一提“函”，人們總覺其效力不如通知、請示

— 17 — 強，（甚至有的同志認為函不是正式公文）。因而當需要向有關主管部門請求批準事項而行文時，便認為既然有求于對方，就用“請示”代替“函”，導致了文種錯用。另外有些同志覺得用函這個文種不夠鄭重，對受文機關不太尊重。所以明明知道該用函不用，而用請示。

二是發文機關領導者的原因。在很多情況下，公文撰擬者用函向有關主管部門請求批準，這無疑是正確的，卻過不了本機關主管領導這一關。如：有關人員最終初將文種確定為“函”，但最后被領導者改成“請示”。有的領導也知該用函卻用請示，是屬于無奈，也有的領導是由于對公文知識特別是對函的使用缺乏全面、正確的理解所致。

三是受文機關的原因。這是導致函錯用的主要癥結所在。實踐中，有關主管部門由于有權審批一些具體事項如：財政、計劃、干部任免等，便不問是否具有隸屬關系，自覺不自覺地把自己擺在了領導機關的位臵上，非要對方用“請示”不可。如不照此辦理，就設臵障礙不予審批。而對方如改用請示，他就以批復回文。

請示和函的區別，是兩個不同的文種。請示：適用于向上級機關請求指示、批準。

函：適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準事項等。函作為公文文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法定效力?！昂焙汀罢埵尽边@兩種公文，從作用上來說，都有用于請求批準的功

— 18 — 效，但二者有著嚴格區別，不能互為通用，要明確你的行文對象是誰，向上級機關請求指示、批，只能用請示，不能用函。向有關主管部門請求批準，應該用函，而不應用請示。

如1．平級之間。辦公廳與財政局《西安市人民政府辦公廳關于申請撥付XXX專項經費的函》。

2．不相隸屬機關之間。市政府向財政部申請專項資金，文件標題是《西安市人民政府關于申請資金的函》。

要解決這個問題，就要從發文機關和受文機關兩方面協調聯動，認真學習貫徹《國務院公文處理辦法》，嚴格依法行文。特別是各機關領導人要對此給以足夠的重視，同時有關業務主管部門（財政、國土、計劃、編制）與平級其他機關之間也需要互相理解與溝通，以確保函這一文種使用的規范化。

批復和復函的區別

批復和復函都是用于答復問題的。

批復是一個文種，適用于答復下級機關的請示事項。批復屬下行文。批復的作者一定是上級機關，而它的行文對象必須是下級機關，而且必須是有隸屬關系的上下級機關。如XXX 復函，平行文，用于平級機關之間或不相隸屬機關之間答復問題。省政府某廳局給市政府報文用《函》，市政府經過專題會議研究后給予答復，用《復函》回復。因為沒有隸屬關系，只能用復函，而不能用批復。經常有平級或不相隸屬回復用批復，是不對的。

十二、意見

《國務院公文處理辦法》中新增加的文種。適用范圍：適用于對重要問題提出見解和處理辦法 意見這個文種可以用于上行文、下行文、平行文。作為上行文，即對上級的重要工作部署和重要問題提出意見和建議。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。

作為下行文，即對本地區、本部門的重要工作、重要問題提出見解和處理辦法。文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。

作為平行文，提出的意見供對方參考。

十三、會議紀要

1．會議紀要的適用范圍：適用于記載、傳達會議情況的議定事項。

2．會議紀要的結構

（一）標題

標題：一般只標明第幾次會議。因為在文件紅頭上已印有《西安市人民政府專項問題會議紀要》

（二）開頭

主要介紹會議的基本情況：

時間：XX地點：XX主持人：XXX議題：XXXXXXXX

（三）正文

— 20 — 正文主要是具體闡述會議討論的問題、意見、結論、決定及對今后工作提出的要求，全面、具體、詳盡地反映出會議的主要精神和成果。常見的寫法是概括闡述式。

概括闡述式。就是把會議的發言、討論情況和結論加以綜合分析，圍繞某個中心內容，歸納概括成幾個部分，分條分段冠以序號和小標題進行排列，然后對各部分進行完整系統的說明和闡述。這種寫法的優點是擬寫靈活，綱目清晰，層次分明，便于把問題講深講透。

除寫明會議討論了那些問題，取得了那些一致認識，得出那些結論，明確了那些貫徹落實意見外，還應把會議懸而未決或遺留問題以及對這些問題何時再議等寫上。

（四）結尾。一般會議紀要要注明參加會議人員 出席：XXX請假：XXX列席：XXX 例會和辦公會議是研究處理日常行政事務的決策性會議，會后用會議紀要的形式，發布會議作出的決議和決定，傳達貫徹會議精神，這種紀要實質就是會議決定，具有一定的權威性。如：《西安市市長辦公會議紀要》和《西安市人民政府常務會議紀要》

3．會議紀要的寫作

一是要忠實于會議實際，不能隨意增刪或發揮，突出一個“實”字；但又不能有言必錄，寫成流水賬，突出一個“要”字。要在忠實于會議主題精神的前提下，對會議內容進行分析歸納，擇其要點，做到詳略得當。

— 21 — 二是會議紀要一般不加蓋章，其效力視同正式公文。但會議議定的事項，如涉及人事任免、機構設臵、人事編制、經費劃撥以及政策性強、涉及面廣的事項。必須以其它公文種類專門行文。

三是條理清晰，層次分明，觀點鮮明，語體莊重。

如何確定文種

國務院發布《公文處理辦法》指出“公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定”。就是說，在起草公文確定文種時應遵循上述三條原則。①根據行文目的確定文種。比如，目的是請求上級給以指示、幫助和支持的用請示，匯報的用報告，指導下級工作用意見或通知，商洽聯系工作用函。②根據發文機關的職權確定文種。一般來說，國家行政機關的13種公文，凡是法定的行政機關都可以使用，但在具體實踐中，具有不同職權的機關在使用文種上也有一些差別。比如“命令（令）”是具有指令性質的文種，根據法律規定，國家主席、全國人大委員長、國務院總理、各部部長以及地方政府首腦和機關、軍事領導機關可以發布命令，其他機關和人員不得隨意發布?！肮妗彪m屬告知性文種，但其中的“公”字既有公開的意思，又包含著黨和國家的大公，而且是向國內外宣布重要事項或法定事項，所以，只有中央行政機關或受權的高級行政機關才能使用（市政府都不使用）。最明顯的例子是“議案”，它是各級人民政府專用的。政府的有些事項需要人大或人大常委會審議，— 22 — 就要使用“議案”。③根據與主送機關的行文關系確定文種。一般來說，收文機關是上級的，文種的確定只能是上行文，請示、報告、議案；收文機關是下級則選用下行文，通知、命令、決定、批復；公開向社會公布事項，則使用公告、通告；向平行或不相隸屬機關行文使用函。

第二篇：公文寫作中常見問題

公文寫作中常見問題

（一）文種使用不規范

一是生造文種。把沒列為文種的公文種類作為文種

使用。不能作為文種使用的有 “規定”、“辦法”、“總結”、“計劃”等，有的甚至把“安排”、“要點”、“細則”這些既不

是公文文種又不是應用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯誤的。

二是錯用文種。有的該用“請示” 的，卻用了“報告”，而該用“報告” 的反而用的是“請示”；有的該用“函” 的卻

用“通知”。

三是文種并用。指兩種法定公文文種在標題中同時使

用，除比較常見的“關于……請示報告”外，還有“關于…

請示函”、“關于…決定（批復）的通知（通報、決議）”等。

（二）公文結構上的不規范

一是結構不嚴。

二是層次混亂。

三是段落組織松散無力。

四是過渡脫節。

五是層次段落重疊交叉

（三）公文格式不規范

標點符號使用不規范。如“關于印發《xx同志在XX會議上講話》的通知”、關于印發《安徽電信備品備件管理體系建設實施意見》的通知”，以上兩例中的“<<>>”符號都不應該使用，公文處理辦法明確規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。

（四）公文標題不規范

標題用詞重疊。多出現在轉發、印發式公文方面。如“××縣人民政府關于轉發《××市人民政府關于轉發〈××省人民政府關于加快畜牧養殖業發展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，在一個標題內重復使用，造成標題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉法”三種技術處理辦法。

（五）語言、語法不規范

結構層次序數使用不規則。結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意序數數詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓號和點號。引用文號格式不對。引用公文應當先引標題，后引發文字號。如，“據×辦〔2003〕12號文《關于××××××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規定的，正確的引用方式應為據《關于××××××通知》（×辦〔2003〕12號）。公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂。一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱?！俺瓐蟆爆F象依然存在。目前，行政公文無論是對上級還是對下級抄送，概用“抄送”一詞。公文中的數字使用不正確。公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

附件標注不符合規定。附件是公文的有機組成部分，但有些公文出現附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標識、附件序號使用漢語數字標識，附件名稱后加標點符號等毛病。語言啰嗦，常有口語化的現象。公文的語體特點：準確、簡要、規范、莊重。

不少公文存在不合語法的現象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。主要有成分殘缺、成分多

余、搭配不當、語序不當等毛病。

用詞不當。主要有詞義誤用、生造詞語、詞語使用不當等毛病。

第三篇：公文寫作中常見問題及解決辦法

公文寫作中常見問題及解決辦法

今天主要想和大家從公文的文面結構、容易用錯和寫錯的字、標題寫作中一些常見問題的處理、公文結構層次序數的規范、數字運用的規范、字體和字數的規范、標點符號的運用、公文用印、主題詞的提煉、版記標識等十個方面就公文寫作中的常見問題和解決辦法進行學習和探討，目的在于進一步提高我們公文寫作和處理的能力，促進公文寫作和處理的進一步規范。

一、公文的文面結構主要有哪些要素？

公文的文面結構即公文格式問題，是公文規范性的重要體現。按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發《黨政機關公文處理工作條例》的通知（中辦發[2012]14號）規定，由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、引發機關和印發日期、頁碼，共18種要素組成。

主要的要素有八個方面：即版頭、發文字號、標題、主送機關、正文、附件、發文機關（落款）、成文日期。

（一）版頭

（1）“紅頭文件”。文件的首頁上端，印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。

（2）“白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發領導人的講話等文字材料。

（二）發文字號

由機關代字、年份、發文順序號組成。

發文機關代字 + 〔年份〕+ 發文順序號

機關代字是發文機關的簡化代稱，一經確定，不得隨意改動。年份用公元紀年標記，使用阿拉伯數字，并用六角方括號括住。位置居中略下（縱向）或左下。順序號，使用阿拉伯數字，如“58號”。寫作“第58號”或“058號”均不規范。

（三）標題

由發文機關名稱、事由和文種組成。

機關名稱 +（關于）事由 +（的）文種

如：中共政協西安市委員會黨組關于召開政協西安市

第十三屆委員會第一次會議有關問題的請示 政協西安市委員會辦公廳關于報送《關于我市

節能減排工作情況調查報告》的函

（四）主送機關

公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

如：政協西安市委員會 或 西安市政協 或 市政協

中國國民黨西安市委員會 或 民革西安市委員會

或 市民革

頂格，后加冒號。少數直接面向社會或全體的文件可省略主送機關。

該要素要注意主送機關之間的排列順序和標點符號的使用。從系統的角度說，應按黨→政→軍→群的順序排列，四大班子排序應為：黨委、人大、政府、政協；從級別的角度說，應按由高至低的順序排列。不同系統、不同級別的主送機關之間用逗號隔開；同一系統、同一級別的主送機關之間用頓號隔開。如：以市委或市委辦向下行文，主送機關為“各區縣黨委，市委各部委，市直機關各單位，各人民團體黨委（黨組）。各主送機關間用逗號而不是用頓號隔開，是因為它們雖處于同一級別但分屬于不同系統。

當公文的主送機關為平級機關時，可按公文的內容與主送機關關系的密切程度安排先后順序。

（五）正文

公文的主體，用來表述公文的內容。

排印正文時，標點符號應尾隨文后，即點號不能打頭，標號不要拆開。數字、年份也不能拆開回行。

（六）附件、附件說明和附注

附件即公文正文的說、補充或者參考資料；附件說明即公文附件的順序號和名稱；附注即公文印發傳達范圍等需要說明的事項。

附件寫在正文下，空一行，左空2字，用3號仿宋體字標識。格式為：

附件：序號 + 標題 + 件數（新規定沒有件數）

如：

1、市政協調研組人員名單 1件

2、調查表（表

一、表

二、表三）3件

附件的標題不加書名號，標題與件數空一字距，其末尾不加標點符號。如果寫作“附件如文”、“附件×份”是錯誤的。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

附件不是“副件”，有的對正件起說明、解釋和證實作用，有的則用于向上級機關報送或向下級機關批轉的附件，此類 4 附件實際是主件。

（七）發文機關（落款）

署發文機關全稱或規范化簡稱。

黨的文件一般寫落款，并必須寫全稱；政府機關僅以版頭和印章為標志，不寫落款。

（八）成文日期

署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文，署最后簽發機關負責人簽發的日期。

會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準。領導簽發的，以簽發日期為準。聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準。法規性文件以批準日期為準，或者在正文最后專門規定具體生效和開始執行的日期。特殊情況署印發日期，如電報。

發文日期必須寫明年、月、日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯數字。

二、容易用錯寫錯的字詞如何區辨？

（一）“二”與“兩”

使用“二”的地方：

1、自然數。

2、序數、小數、分數。

使用“兩”的地方：

1、一位數的基數。如“兩臺機器”。

2、概數。如“三兩天”。

（二）“倍”的運用

“倍”雖是一個比較簡單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時的誤用?！霸黾恿恕笔窃谠瓟祷A上，向上增加若干個原數。二是與“增加到”合用時的誤用?！霸黾拥健笔前ǖ讛?，指增加后的總數。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因為“倍”只能用于增加，不能用于降低或減少。如果用于減少，就應該加“負”字。

（三）“以上”與“以下”的運用

“以上”、“以下”等詞與前面的數字連用，這種表達方法的數目概念，習慣上應包括前面的本數在內，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應把本數排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準確，應注明本數是否包含在內。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內?！被颉笆臍q以下（包括十四歲在內）兒童不得入內。”

（四）“制定”與“制訂”的運用

“制定”即制作、定出。公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十八次代表大會，為我們制定了全面建成小康社會和全面深化改革開放的目標”

“制訂”即制作、訂立。公文中習慣用于具體規章制度的訂立。如：辦公廳相繼制訂了全委會工作規則、常委會工作 規則等會議工作制度?！?/p>

（五）“物質”與“物資”的運用

“物質”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。多用于哲學和物理學上的抽象概念。

“物資”即指具體的財物資源。

（六）“需要”與“須要”的運用

“需要”是對“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動詞，后可帶賓語。

“須要”即說明“應當”、“必須”的意思。詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

（七）“權力”與“權利”的運用

“權力”即可以管轄、統治、支配別人的權柄，受其管轄者必須服從。

“權利”即指一定的人被規定賦予的可以享受的權益。如：“公民有監督公共權力正確行使的權利。”

（八）“截止”與“截至”的運用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……為止。

（九）“違反”與“違犯”的運用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

（十）“以至”與“以致”的運用

“以至”即到，直到。用于時間、數量、范圍的延伸或擴 大。

“以致”即由此而造成，用于下半句的開頭，表示結果。

（十一）“象”與“像”的運用

在公文寫作中重點要注意，當“像”作為比喻詞或作為其它系動詞時不能寫作“象”。

（十二）“的”、“地”、“得”的運用

“的”、“地”、“得”是結構助詞，在口語里都念“de”。

“的”用在名詞前，是定語的標志?！暗摹庇袝r是語氣助詞。（如何辨別？

1、去“的”意不變，為助詞，反之為“的”字結構。

2、“的”字結構后邊都可以加名詞，而助詞則不能加。

“地”用在動詞前、形容詞后，是狀語的標志；

“得”用在動詞后、形容詞前，是補語的標志，回答“怎么樣”的問題。例如，這一仗，同志們打得勇敢、打得頑強、打得漂亮。

圖例：這樣的表示方法，可以幫助我們清晰地看出，那些是句子的主干，那些是枝葉，主干和枝葉怎樣搭配。一般情況下，用“=”表示主語，用“—”表示謂語，用“彎曲”的線表示賓語，用“（）”表示定語，用“{ }” 表示狀語，用“【】”表示補語。

這些，我只是從一般的情況講的。其實，字可以作句子成分，詞和詞組可以作句子成分，句子也可以作句子成分。如名詞不僅可以作主語，還可以作賓語、定語。動詞不僅可以作謂語，在一定的條件下還可以作主語和賓語。聯合詞組（兩個或幾個并列的詞）六種句子成分都可以作，如名詞性的可以作主語、賓語和定語，動詞性的可以作謂語，形容詞性的可以作謂語、定語、狀語、補語；主謂詞組也是六種成分都可以作；至于句子作句子成分，那就是復句或多重復句了。還是先易后難吧！建議大家好好地學習學習現代漢語語法知識（什么是語法？—語法是現代漢語組詞成句的規則。普通話是現代漢民族的共同語——以北京語音為標準音，以北方的方言為基礎方言，以典范的現代白話文為語法規范）。

同時，請大家抽點時間學習學習修辭和邏輯。語句通不通是語法問題；好不好是修辭問題；對不對是邏輯問題。“語法可以使人規矩，修辭是人敏銳，邏輯是人精巧”。建議大家一定要學。

（十三）“部署”與“布置”的運用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項的安排。

（十四）“既”與“即”的運用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對使用。

“即”相當于判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

（十五）“和”、“與”、“及”的運用

“和”口語色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場合；“及”連接的成分雖然也是并列，但表達的意思上有輕重的分別，即前重后輕。

（十六）對、對于”，“對于、關于”，“經過、通過”的運用 這幾組公文中常用的介詞，用法或功能相近，共性較強，但是否可以通用，要斟酌實際情況，避免誤用。

“對于”和“關于”。表示關涉用“關于”，指出對象用“對于”；“關于”有提示作用，組成介詞短語可以做標題，尤其在公文標題中不可缺少，“對于”則沒有這個功能。

（十七）不當使用模糊用語

模糊用語，即語意不夠明確、不夠具體的詞語。在公文中，適當使用模糊用語是必要的，它能起到確切詞語所起不到的表達效果。然而，有些公文是不能使用模糊語言的。

（十八）關聯詞語使用不當

關聯詞語是指復句的分句之間起連接作用的詞語。關聯詞語大都是連詞，如，“因為—所以、不但—而且、雖然——但是，與其—不如”等；還有少量副詞，如“也、又、都，和、與、同”；還包括一些起連接作用的短語，如，“一方面——另一方面、不是—而是”等等。

關聯詞使用不當也是常見的問題，值得引起我們足夠的重視。

三、如何處理公文標題寫作中的幾個棘手問題

（一）解決轉發性通知標題冗長繁瑣問題

層層轉發公文，由于“過橋”機關多，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問題辦法有四：

（1）只寫轉發第一次轉發機關的通知；

（2）直接轉發原文件；

（3）在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號；

（4）只用本機關發文的標題，而將其它機關的標題概括為文件。

例如：《國務院辦公廳轉發民政部關于規范村民委員會印章使用和管理工作的意見的通知》，省政府再轉發就會出現“通知的通知的通知”的問題。怎么辦？可以直接轉發民政部文件的標題，即《陜西省人民政府辦公廳轉發關于規范村民委員會印章制發使用管理工作的意見的通知》（陜辦發【2001】193號。

辦公廳轉發、印發市政府或市政協同意的文件時，文件開頭要寫“經市人民政府同意”或“經市政協同意”。

（二）標題中標點符號的運用問題

為了保持標題簡煉和整潔大方，一般地能夠不用標點符號的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

（1）可用書名號。主要用于法規、規章名稱和被批轉、11 轉發的公文標題等。

（2）可用問號。如：《人的正確思想是從哪里來的？》

（3）可用引號。如：《中共中央關于堅持“少宣傳個人”的幾個問題的指示》

（三）長標題的排列

根據標題長短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個詞不可斷開分在兩行。

如:中國人民政治協商會議西安市第十三屆委員會

常務委員會工作報告

中國人民政治協商會議西安市第十三屆委員會

第二次會議關于政協十二屆委員會 常務委員會工作報告的決議

(四)結構層次序數是如何規范的？

第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

(五)公文中的數字運用有哪些規范要求？ 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

黨的公文用阿拉伯數字書寫成文日期。不標明主送機關的普發式公文（決議、決定、條例、意見、規章等）加括號標注于標題下方居中位置。

例：政協西安市委員會關于加強界別工作

發揮界別作用的意見（2008年8月20日）

年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。

同一文件中同類數量的表示方法應前后一致。

(六)公文字體和字數有哪些規范要求？

主標題字號一般應為二號標宋字體，副標題的字號應小于主標題字，大于或同于正文字。正文用三號仿宋體。

2011年11月5日，中共中央辦公廳通知“經中央批準，中央文件統一采用國際標準A4紙型同時對文件版型做出調整”。從2012年1月1日起不再印發16開紙型中央文件。

以A4紙型編排，每頁文字22行，每行28字。公文主題詞用三號標宋字體，“主題詞”三字應用三號黑體。

公文中的頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

2011年11月5日，中共中央

(七)正確使用標點符號有哪些講究？

1、并列短語中的頓號、逗號的使用。

并列短語中各成分之間如果沒有顯著的停頓，當中不需用頓號。如“工農業生產”不寫成“工、農業生產”，“五六個”不寫成“

五、六個”，“各區縣”不寫成“各區、縣”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。

并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應用逗號。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光?！?/p>

2、破折號、省略號同點號連用。

破折號和省略號都是標號。用在有停頓的地方，不論是句中或句末，如果本來應該用點號的，可以用了點號再加破折號或者省略號。

3、引號同點號連用

凡是完整地照錄別人的話，末了的點號（多為句終號）放在引號之內。如：俗話說：“到什么山上唱什么歌?！庇终f： 14 “看菜吃飯，量體裁衣。”

凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點號放在引號的外面。如：我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內容，真是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”。

4、句內括號與句外括號的使用。

句內括號（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在這里該用點號，點號應放在括號之后，括號內部可以有逗號或分號，但不能有句號，盡管已經是一個句子。

如：這就是說，將群眾的意見（分散的無系統的意見）集中起來（經過研究，化為集中的系統的意見），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見，使群眾堅持下去，見之于行動，并在群眾行動中考驗這些意見是否正確。

句外括號（即注釋全句的）前邊正文的點號用在括號之前。括號內部如果是句子，可以用句號。

如：全國各族人民間的大團結萬歲?。ㄩL時間的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國共產黨萬歲?。ㄈ珗銎鹆ⅰ崃业慕浘貌幌⒌墓恼?，轉為歡呼。）

(八)加蓋印章應注意哪些問題？

發文機關印章是證明公文效力的重要表現形式?？偟囊笫恰吧喜粔赫?，下騎年蓋月”。區別不同情況有以下具體 要求：

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

(九)怎樣提煉公文的主題詞？

首先要說明的一點是，公文主題詞，中央和國務院新近發出的文件已經停用，我市怎么辦，目前還沒接到通知。

主題詞也稱敘詞，是經過規范化的詞或詞組，用于文獻的主題標引或檢索。

撰寫文稿時應在文中標明主題詞，具體要求和做法是：

1、全面審讀公文，確認公文的主題內容，即確認公文涉及了哪些事物和具體對象及問題。

2、認真進行主題分析，找出公文涉及的主要對象。弄清其性質，弄清其歸屬哪方面問題，形成主題概念，對關鍵性語句準確、精煉地進行主題概括。

3、在有關機關正式制發的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對應的最專指的主題詞，其詞形務必與詞表中規定的詞形相一致。

4、如在詞表中沒有與公文主題相對應、專指性強的主題詞時，要在詞表中選取與公文主題直接相關，最相鄰的主題詞進行相配。組配后有多義性時，應放棄組配，直接采用反映公文主題上位概念的上位詞。不能進行組配時，也采用最直接的上位詞。

5、應有效把握對公文主題的標引深度。一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個。

6、主題詞的排列次序應科學合理。一般應按主題詞的含義，從內容到形式排列，進行組配時應按以下次序：

主體因素，即反映公文主題的關鍵性概念，如對象、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個并列的主體因素時，一般按語法關系和邏輯順序排列；

通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對主題起細分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、對象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區名、地名以及機構名稱等方面的主題詞；

時間因素，即公文所涉及的事物、對象和問題存在的時間范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；

公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報告等。

(十)公文版記如何標識？

公文版記主要內容與標識規范如下：

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號標宋體字；詞目之間空1字。

公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

印發機關和印發日期位于抄送機關之下（無抄送機關在 主題詞之下）占1行位置；用3號仿體字。印發機關左空1字。印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉拍數字標識。

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記應置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

就介紹到這里，謝謝大家！

第四篇：公文寫作中常見問題解析

公文寫作中常見問題解析

公文寫作是要求一名機關工作人員具備的基本素質，應該說我們每天都在和它打交道，工作總結、計劃，活動通知、會議紀要、請示、報告、領導講話等。公文是辦理公務的重要工具之一，是具有法定效用與規范格式的文件材料。寫作要求極具規范性，國家也專門出臺了《國家機關公文處理辦法》，對公文種類、格式、行文規則、發文辦理、收文辦理、歸檔、管理等方面都做了全面的規范要求。我單位也進行過相關的培訓，但在實際工作中，我感覺還是有許多拿捏不準的地方，近幾天，我上網查找了相關資料，現將學習心得和各位作以交流。今天，我將和大家交流四個方面的問題，一是公文中的稱謂；二是公文中的簡稱使用；三是公文中數字的用法；四是常用詞語辨析。

一、公文中的稱謂

正確使用稱謂語是交際深入進行的重要環節，惟有?名正?，才能?言順?。在公文寫作中，由于受語言簡約性要求的制約，行文中的稱謂語常常隱匿于?抬頭?和?落款?之中，使全篇的語句成為?無主句?。且不足以表現雙方的微妙關系，因此，在強調發文的主體、發文的受體，或語意轉折時，稱謂語就被凸現出來。這時，表述者就要斟酌選擇稱謂用語，使行文得體。

受不同行文的語體規范及稱謂語的語用效果制約，公文行文中的稱謂語運用有極強的習慣性。習慣性就是規律性。

1、下行文的稱謂習慣。

下行文自稱一般用發文機關名稱，顯其莊嚴肅穆，而不用帶第一人稱代詞的稱謂，如?我（們）?、?我（本）市?等。一般來說，用第一人稱表述，表述者臵身事內，顯得真實、親切、富有人情味；用第三人稱表述，表述者臵身事外，顯得客觀、冷穆。用本機關名稱作自稱，形成第三人稱表述，切合下行文或莊重嚴肅，或嚴謹縝密，或威嚴果斷的語體規。

下行文對稱一般用?你（們）?、?你縣?等，而不用受文機關名稱，有叮嚀囑咐、嚴而可親之感。

2、上行文的稱謂習慣。上行文自稱一般用帶第一人稱

代詞的稱謂，如?我（們）?、?我（本）市?等，而不用發文機關名稱，有真實、懇切之感；對稱用?上級、領導?或受文機關名稱，而不用?你（們）?、?你部?、?你省?等，有尊重、避諱之意。上行文的自稱和對稱與下行文正好來了個換位，這與第一人稱、第三人稱不同的表意功能有關。任何一個上級機關都希望下級機關為自己提供真實、準確的情況，因此，上行文在向上級機關匯報工作、反映情況、請示事項時，自稱宜用?我（們）?、?我省?、?我市?、?我部?、?我局?等帶?我?字的稱謂，形成第一人稱表述，以示真實、準確。若用本機關名稱作自稱，變成第三人稱表述，則有臵身事外，事不關己之感，且語氣生硬。對稱用?上級、領導?或受文機關名稱，有尊重、避諱之意；若用?你（們）?、?你部?、?你省?、?你市?、?你縣?等，則有吩咐、指點、督促之

3、平行文的稱謂習慣。平行文自稱一般用?我（們）?、?我市?等，對稱用?你（們）?、?你部?、?你市?等，顯得親切平易，不打官腔。平行文的語體規范是親切平易，相互尊重。以商洽的口氣說話，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高氣揚。

4、領導的職務稱謂。在公文中介紹領導的時候會經常出現，該怎么介紹呢？咱們拿介紹劉主席為例。現在我有兩種介紹方法，大家分別聽一下。副主席劉毅和劉毅副主席。大家同意前一個的請舉手，同意后一個的舉手。一個是職務在前、姓名在后，一個是姓名在前、職務在后。兩者在表達效果上有些區別：前者是客觀性表述，后者則含有敬意（敬稱）。公文一般采用前一種方式，即客觀性表述；當然，如果介紹上級領導，也可使用敬稱。

介紹離職領導經常用到?原?字，?原?的位臵也有講究。例如，?原科協副主席李恒寶?和?科協原副主席李恒寶?，前者表示科協已不存在，當然李恒寶也不是副主席了；后者表示雖然副主席換了，但科協仍然存在。所以大家一定要甄別使用。與此類似的還有?前?字，如?前蘇聯?。但是?前?只用于國家、政黨及其政要等，我們的?級別?不夠，只能用?原?而不能用?前?。

采用客觀性表述時，很多人習慣在職務和姓名之后加上?同志?二字，如?副主席劉毅同志?。其實，這是口語的習慣說法，書面語中這個?同志?是多余的。

公文使用?同志?一詞還需注意兩點。①這個詞有特指和泛指兩種含義。干部任免文件中，如果是黨委任免干部，被任免人姓名之后要加?同志?二字，這里的?同志?特指黨內干部，是?黨內互稱同志?的體現；如果是行政任免，一般不加?同志?，因為行政干部不一定都是黨員。以上是特指的例子；而領導講話或工作報告里的?同志們?則是泛指。②主送本系統、本單位的公文，對于眾所熟知的領導，可以僅用?同志?稱謂而不必冠以職銜。例如印發省科協黨組書記、副主席康捷在某次會議上的講話，標題可擬為《關于印發康捷同志在××會議上的講話的通知》。這樣既節約用字，又淡化?官位?意識。

二、公文中的簡稱使用

簡稱又稱縮略語，它是事物的名稱或固定詞組簡化了的稱謂。簡稱不單純是全稱在數量上的減少，而是全稱的科學概括和濃縮。使用簡稱以后，絲毫不影響全稱的特定含義。在公文寫作中，為使語言表達簡潔凝練，富于概括性和表現力，往往要使用簡稱。特別是那些內容復雜、篇幅較長的公文，諸如會議紀要、工作報告、工作總結、綜合性簡報等，更是如此。

（一）單位名稱

公文中要經常涉及機關單位名稱的表述問題，不僅版頭部分用，發文字號中用，公文標題、落款（發文機關署名）以及印章中也要用。至于正文部分的寫作，使用得就更多。但在表述時究竟是用其全稱還是規范化簡稱，并無硬性規定，一般情況下二者是通用的。但有時需要根據具體情況作適當處理。主要有以下幾點：

1、視行文關系而定。下行文的版式中，發文機關名稱既可用全稱，也可用簡稱，但上行文版式中的發文機關名稱一般只能使用全稱。以黨委名義所發的文件，如系采用《中共××文件》形式的版頭，例如《中共中央文件》其發文機 3

關名稱可以使用簡稱。但如系采用《中國共產黨××委員會（）》形式的版頭，其發文機關名稱則需用全稱，以示鄭重。

2、視文字繁簡而定。例如公文版頭、標題、發文機關署名（落款）中所涉及的發文機關名稱，究竟以使用全稱還是簡稱為宜，應當根據實際情況酌定。一般而言，如果機關名稱字數較多，為簡潔起見，則通常應當使用簡稱，以使行文趨于簡潔，并求得文面布局的醒目、勻稱、美觀。但需要注意的是，發文字號中的機關代字必須是簡稱，而且是高度濃縮了的稱謂；印章中的發文機關名稱則應使用全稱，以示莊重、嚴肅。

3、視內容性質而定。就一般而言，對于系統或機關單位內部運行的公文，其發文機關名稱可以使用簡稱，既不會令人費解，又會使行文顯得簡練，便于接受；但對于那些政策性、規定性較強的公文以及會議性公文，如公報、決議、會議紀要等，則應以使用全稱為宜，以體現行文的莊重性和嚴肅性。

4、要注意講究規范。根據公文處理法規的規定，在公文寫作中第一次使用機關名稱時應當使用全稱并用括號注明簡稱，下文再出現相同名稱時，則始可用簡稱。

（二）簡稱形式

一般來講，公文寫作中使用的簡稱，其構成形式主要有以下幾種：

1、標數概括。這種簡稱具有多種表現形式，其總的特點是由數詞加名詞或名詞化的詞、詞組這樣兩部分組成，如?講學習、講政治、講正氣?簡稱為?三講?，?一個國家，兩種制度?簡稱為?一國兩制?，?堅持社會主義道路，堅持人民民主專政，堅持黨的領導，堅持馬列主義、毛澤東思想?簡稱為?四項基本原則?等；在這一總的特點之下又可將其劃分為如下三種類型：一是單重式。這種標數概括簡稱通常由一個數詞加名詞或名詞化的詞、詞組構成，例如?兩個務必?、?五條禁令?、?三個代表?等；二是雙重式，即由兩個數詞加名詞或名詞化的詞、詞組構成，如?一個中心兩個基本點?、?雙增雙減?、?一國兩制?、?三大紀律八項注意?、?八榮八恥?等；三是多重式，即由三個或

三個以上的數詞加名詞或名詞性的詞組構成，如?五講四美三熱愛?、?兩參一改三結合?、?五有六定七不準?等

2、取前舍后。如?清華大學?簡稱為?清華?、?蹲點調查?簡稱為?蹲點?；?蹲坑守候?簡稱為?蹲坑?、?非典型肺炎?簡稱?非典?等。

3、舍前取后。如?中國人民解放軍?簡稱為?解放軍?、?高致病性禽流感?簡稱為?禽流感?等。

4、選取全稱中有代表性的語素或詞。如?中國共產黨中央委員會?簡稱為?中共中央?，?全國人民代表大會?簡稱為?全國人大?，?國家語言文字工作委員會?簡稱為?國家語委?，?科學技術?簡稱為?科技?、?調查研究?簡稱為?調研?、?中央電視臺?簡稱?央視?、?非典型肺炎?簡稱?非典?等。

5、合并相同成分。亦即省略兩個詞中的一個相同的語素，如?企業、事業?簡稱為?企事業?，?離休、退休干部?簡稱為?離退休于部?，?復員軍人、轉業軍人、退伍軍人?簡稱為?復轉退軍人?；?病害、蟲害?簡稱為?病蟲害?等。

6、標義概括。例如1987年公安部頒發的《公安機關辦理刑事案件程序規定》簡稱為?一百二十條?，它沒有從表面上將其簡稱為?規定?，而是根據該法規的條款數目(共計120條)而進行歸納，此即所謂?標義概括?。

7、取全稱首尾。亦即將全稱的首字和尾字保留，省略其余的內容，如?中華人民共和國?簡稱?中國?，?掃除文盲?簡稱?掃盲?，?歸國華僑?簡稱?歸僑?，?微型計算機?簡稱?微機?，?整頓黨風?簡稱?整風?，?外交部長?簡稱?外長?、?軍人家屬?簡稱?軍屬?等。

8、舍全稱首尾。例如?中央企業?簡稱?央企?，?快速記錄?簡稱?速記?，?物理化學?簡稱?理化?，?歷史地理?簡稱?史地?，?人民警察?簡稱?民警?等。

（三）注意事項

1、要有可接受性。亦即所使用的簡稱必須是已經約定俗成或者為公眾所認可的，否則不宜使用。如?奧林匹克運動會?簡稱?奧運會?，?調查研究?簡稱?調研?。

2、新創簡稱應力求表意準確、清晰，切忌含糊隱約，生僻晦澀，令人難解其意。例如?整辦?，究竟指?整黨辦公室?，還是?整頓市容辦公室?，令人費解。

據報載，?文革?時期，哈爾濱市一機構的門前掛有?三兩辦?的牌子，?三兩辦?所指究竟為何，讓人莫名其妙。后經詢查，方知是?兩個階級、兩條道路，兩種思想斗爭辦公室?。這種含混模糊的簡稱，還是以不用為好。

3、使用簡稱，尤其是新創或較少使用的簡稱，除?知名度?較高者如?一國兩制?、?四項基本原則?、?一個中心兩個基本點?等外，必須先用全稱，并用括號標注說明。對此，《國家行政機關公文處理辦法》第二十八條第六項已作出明確規定。如不予標注說明，就會給人以突兀之感，不知所指。

如有一篇會議紀要寫道：?五月份除搞好選舉和開好人代會外，集中精力，認真抓好經濟工作<包括縣、鄉、鎮企業，兩戶一體和農業)。縣四大部門及咨詢處的領導同志分片深入下去，直接聽取鄉、廠長的匯報。重點抓新建廠、大廠、虧損廠、倒退廠和第一季度進展不大的地區?？簇熑沃坪汀龣唷?三制’是否落實。要開展時間過半任務完成超半的競賽活動，對好的單位要進行表彰。?這段簡短的文字，總計使用了?兩戶一體?、?四大部門?、?三權?、?三制?等四個簡稱。這些簡稱，其具體含義究竟為何，并非所有人都能理解，如不作出必要的說明，往往容易造成文勢不通，前后阻滯，給閱者準確理解和把握公文內容帶來困難。

4、要盡量避免使人產生歧義。例如將?上海市測繪研究所?簡稱?上測所?，?人造肉加工廠?簡稱?人肉廠?，打擊經濟領域嚴重犯罪活動辦公室?簡稱?打經辦?等，應當堅決加以避免。

三、公文中數字的用法

《國家行政機關公文處理辦法》規定：?公文中的數字，除了成文時間、部分結構層次序數、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。?

（一）應當使用阿拉伯數字情況

根據《國家標準出版物上數字用法的規定》，阿拉伯數字是指?0、1、2、3、4、5、6、7、8、9?等。

1、公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數字。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、1949年10月l日、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如: 1980—1995年不能寫作1980—95年、2005年，不應簡寫成05年。

2、記數與計量(包括正負整數、分數、小數、百分比、約數等)。例如：1302，1/16，4.5倍，34%，3∶1，45萬元，500多種、60多萬斤等。

3、物理量量值必須使用阿拉伯數字，并正確使用法定計量單位。如，300kg、l5cm、35℃等。如果是多位的阿拉伯數字，不能換行。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數字，如235元，11個月、l00名。但小學和初中教科書、非專業書刊的計量單位可使用中文表示。如:200kg(200千克)。

4、部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯數字。例如:92493部隊、葫科協發“2010”號文件、T37/T38次快車，HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

5、引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所據版本一致外，一般要使用阿拉伯數字。例如:列寧:《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

6、表示數字的范圍也有寫法的講究。例如:3萬～8萬，不能寫成 ?3～８萬?；5%～15%不能寫成?5～15%?。

應用時還要注意：第一，一個數值的書寫形式要照顧到上下文。不是出現在一組具有統計意義數字中的一位數（一、二……九)可以用漢字，如一個人，四種產品，六條意見，重復三遍。第二，5位以上的數字，尾數零多的，可改寫為以萬、億作單位的數，一般不得以

十、百、千、十萬、百萬、千萬、十億等作單位(千克、千米、千瓦等法定計量單位不在此列)。如：34000可以改寫為3.4萬。第三，一個用阿拉伯數字書寫的多位數不能移行。

（二）應當使用漢字的情況

根據《國家標準出版物上數字用法的規定》，漢語數字通常是指?一、二、三、四、五、六，七、八、九、十?及其大寫?壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾?等數字。

1、數字作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的語句。例如：?十二五?規劃、一律、二萬五千里長征、第三世界、相差十萬八千里、三心二意、四平八穩、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2、鄰近的多個數字（一、二……九)并列連用，表示概數(連用的多個數字之間不應用頓號隔開)。例如七八十種、一千七八百元、五六萬套、三四天、五六米、七八個、十五六歲、三四百里、四十五六歲。

3、星期幾一律用漢字，如星期三。

4、中國歷史紀年、干支紀年、夏歷月日、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。如:萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節、正月初五等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數字括注公歷。如:藏歷陽木龍年八月二十六日（1964年10月1日）、日本慶應三年(1867年)等。

5、行政機關公文和軍隊系統公文成文時間用漢語數字。但黨委系統公文成文日期應按規定使用阿拉伯數字。

6、含有月日簡稱表示事件、節日或其他特定意義的詞組，應用漢字數字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號?〃?隔開，并外加引號。如: ?一〃二八?事變（１月２８日）、?一二〃九運動?(12月9月)等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。一般來說，知名度高的事件如?五一國際勞動節、三八婦女節?不需外加引號，而?五二○?聲明、?九一三?事件就需要外加引號加以說明。

7、用?幾、多、余、左右、上下、約?等表示約數時，使用漢語數字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現一組具有統計意義和比較意義的數字，用?多、約?等表示約數時，為保持局部體例上的一致，其約數也可以使用阿拉伯數字。如:該省從機動財政中拿出近2000萬元，調撥鋼材3000多噸、水泥3萬多噸、柴油1400噸，用于農田水利基本建設。

四、公文中常用詞語辨析

用詞準確是起草公文的基本要求，但是達到這個要求有時并不容易。究其原因，往往是對一些詞語的詞義及用法不甚了解。筆者根據工作實際，挑出公文中容易用錯的一些詞語試加辨析。

1、主管、分管

這兩個詞的意思很接近，但在詞性上有區別。?分管?是動詞，?主管?兼有動詞、名詞兩種詞性。常用詞組如?財務主管?、?一級主管?，?主管?都是名詞；作為動詞，主管的意思是?負主要責任管理（某一方面）?，口語中用得較多。

起草班子成員分工的文件，應使用動詞?分管?，如?副主席劉毅分管學會部和科技館?。

2、出席、列席、參加

出席和列席都是參加，區別在于：法定成員參加本組織的會議叫做出席，其他人員（上級領導除外）參加叫做列席。例如召開局黨委會議，局黨委委員出席會議，非黨委成員——哪怕是局領導——只能列席。原則上，列席人員沒有表決權等。

上級領導參加會議也叫出席，不能?降格?為列席，盡管上級領導并不參與表決。這種?出席?，姑且算做特例

3.制訂、制定

前者強調過程，后者側重結果（含有確定下來的意思）。兩者在詞義上難以區分，基本可以通用。

?制定?即制作、定出。公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：?黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進入小康社會的總任務和政治路線。?

?制訂?即制作、訂立。公文中習慣用于具體規章制度的訂立。如：?我們單位相繼制訂了防火、門衛等安全管理制度。?

4.施行、實施

詞義十分接近。對于法令、政策和規章制度，既可施行，也可實施。只不過在習慣上，?本條例（規定、辦法等）自公布之日起施行?用?施行?；而條例?施行?之后，還可以制訂?實施?細則。

同?制訂?、?制定?一樣，筆者認為?施行?、?實施?的使用只有習慣上的區別，而沒有對錯之分。語言中的?習慣勢力?非常強大，有些用法單從語法上、邏輯上很難判定誰是誰非。例如，紀要是把會議、會談的情況?記?下來，但習慣上寫成?紀要?而不是?記要?；?年輕（人）?、?年青?和?青年?，分清他們之間的差別很傷腦筋。還有極難區分的?作?和?做?。?寫作?、?作文?、?作報告?都用?作?，?做文章?卻用?做?；?做人?用?做?，?作為……的人?卻用?作?；?當做?、?叫做?只用?做?，而?做客?和?作客?、?做成?和?作成?、?做法?和?作法?的用法都是規范的……如此等等，連語言學家也為之頭疼。諸如此類解釋不清的問題，只好歸為?習慣用法?。掌握習慣用法，只有?不講道理?地死記硬背，舍此似無更好的辦法。

?施行?付諸實施，執行。多用于法規性文件?附則?的末尾，與時間結合用以表明文件的時效。例：本條例自公布之日起施行。多用于發布令的結尾，例：《物業管理條例》已經2003年5月28日國務院第9次常務會議通過，現予公布，自2003年9月1日起施行。

5、其他、其它 其它?僅指事物，?其他?既可指物、指事也可指人（《詞典》第1070頁）。?他?用于指物并不鮮見，如：他鄉、他日、他山之石。筆者意見，一律使用?其他?而不用?其它?，似乎更加保險。

?他?也不僅限于指代男性。古漢語沒有?她?字，?她?是?五四?時期劉半農先生發明的，所以古典小說里無論男女一律都用?他?作代詞；現代漢語中，?他?同樣可以用

做不分性別的泛指，例如指稱有男有女的若干人時，用?他們?而不用?他（她）們?或?他們和她們?。

6、權利、權力

權力總與職務相關聯，有職才能有權（力），所以樹立正確的權力觀只是對領導干部提出的要求。普通人享有的是?權利?，如公民的權利、黨員的權利等，當然領導干部作為普通公民、黨員的時候，這些權利同樣享有。權利同義務相對應，具有法定性。公文中使用?權利?的場合比?權力?要多一些。?權力?即可以管轄、統治、支配別人的權柄，受其管轄者必須服從。權利?即指一定的人被規定賦予的可以享受的權益。如：?公民有監督公共權力正確行使的權利。?

?權力‘在職權范圍內的支配和管理指揮的力量。有的是強制力，如國家權力；有的是支配力量，如大會主席權力。例：我國憲法規定，一切權力屬于人民，人民行使國家權力的機關是人民代表大會。

?權利?公民或法人依法行使的權力和應享受的利益（與?義務?相對）。例：依照我國憲法的規定，我國公民的基本權利有：選舉權和被選舉權；言論，出版、集會、結社、游行、示威的自由；宗教信仰自由；人身和人格不受侵犯的權利；批評、建議、檢舉、申訴的權利；通信自由和通信秘密的權利；社會經濟權利以及受教育的權利等。?權利?與?權力?的區別：權力，著重于?力量?上，帶有某種權威性；權利，著重于?權益?上，具有某種享有性。

7、蒞臨、光臨

光臨是敬詞。稱賓客的來到。蒞臨是來到、來臨的意思。特用于下級對上級光臨的一種褒義詞，屬于客套的書面語。后者是強調上級對下級的關系的。

8、按照、根據

它們是近義詞，側重點不同。按照一般來說不必有自己的意見，別人如何說如何做你照做說行。同依照、遵循、遵照。它們均可用作動詞，都有?以某事物為依據、依照?的意思。?按照?可用于上級的指示、精神、命令等外，還可用于情況、季節、次序、時間、道理等，適用范圍更大，是中性詞。

例：我一定按照你說的去做。

根據是在別人的意見上加以評判采納。同依據，證據，它們都有?作為行動、言論的憑據?的意思。?依據?側重指?結論或言行的憑據?。

例：這一理論沒有事實根據。

9、當前、目前

當前和目前都是現在的意思，當前比較緊急重要，目前是比較平緩的，沒有緊迫性。

10、擔綱、擔任

?擔綱?不只是?擔任?，而是擔任主角或主力。?擔綱?不能及物，不能說?擔綱主角（主力）?，因為用詞重疊；?擔任?則可用?擔任主角（主力）?。句中既無所謂?主角（主力）?之說，又不好說?承擔重任?，故?擔綱?改為?擔任?為好。

11、罰款、罰金 看一則報道：《南京16起涉毒案昨集中宣判無業男制毒被判12年半》：?（倪某）2003年因犯非法持有毒品罪被判處有期徒刑1年半，罰款1萬元。??……對戴某……判處有期徒刑8年，罰款6000元……?

?罰款?，是指行政機關強制違法者繳納一定數量的錢，是一種行政處罰；?罰金?，是指司法機關強制罪犯繳納一定數量的錢，是一種刑事處罰，常作為附加刑使用。文中的?罰款?應改為?罰金?。

12、囑托、囑咐

囑托，有托付的意思，托人之意，而囑咐，則是吩咐，對對象的口氣要降下來一些。

13、游覽、游歷

?游覽?是玩、觀光；?游歷?不僅去觀光，還要學習一些東西。

14、條例、規定、辦法

“條例”與“規定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質更重要，范圍比較寬；內容高度概括；有效的時間與空間范圍廣闊，穩定性強；對制定與發布機關的地位有較嚴格限制，如行政系統只有國務院有權使用，“國務院

各部門和地方人民政府制定的規章不得稱”條例“（見1987年4月21日國務院發布的《行政法規制定程序暫行條例》）黨的系統也只限”用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度“（見1996年5月3日中共中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》）；一般屬于”自主的“規范性公文，即自身即可創造新的規則。

”規定“的特點是使用范圍廣泛，對制定和發布機關的地位無嚴格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，范圍相對窄一些；內容詳盡具體，針對性強；一般既可是”自主的“規范性公文，也可以是”補充的“規范性公文（內容為依法或根據授權補充其他規范性公文的內容，對其加以細化和完善），也可以是”執行的“規范性公文（直接為有效執行其他規范性公文而制定，自身不創造新的規則，只是對這些公文在何種情況下適用做出具體規定，對有關概念和問題做出精細的解釋說明）。但從實際使用情況看，規定更適合作為”自主的“和”補充的“規范性公文。

”辦法“比”規定“所涉及的事物和問題的規模要更小一些，性質也相對輕一些；針對性更強，內容也更加詳盡、具體而精細，更重直接的可操作性；除了一部分為”自主的“公文外，大部為”執行的“規范性公文，如各種”實施辦法"即均具備這種性質。

15、起草、草擬

?草擬?指粗略地擬出草案，多指各種計劃，工程設計，論文提綱等的擬定。?起草?多指方針、政策、法令、決定、規章制度等文件的擬稿。一般重大的國家法令的起草，要成立起草委員會或起草小組。

16、合計、總計

我個人學習體會是這樣的：如果只有一個總和，那么那一欄就是?合計?。如果在合計的基礎上再匯總，那么就是?總計?。

?合計?與?總計?不能隨便對調位臵。因為?合計?是對于一個相對獨立的團體而言，如六年級男、女生人數和，而總計是跨團體而言，如一至六年級所有男生的和。

沒見過專門的規定，但一般同時使用時，合計所包含的范圍小，總計的范圍大。

17、部署、布臵

?部署?即指全局重大工作的安排。布臵?即指全局具體工作和事項的安排。

例：關于?兩氣東送?管線的安全維護工作已經做了布臵。使用?布臵?要注意與?部署?的區別，前者多用于具體事宜，后者側重于全局性、戰略性的工作安排。例：關于我省經濟振興工作，已按國家東北振興本地經濟的戰略部署做了具體布臵。

18、以至、以致

以至為即到，直到。用于時間、數量、范圍的延伸或擴大。以致即弄得，由此而造成，用于下半句的開頭，表示結果。?以致?用于下半句的開頭，表示下面的結果是由上述原因所帶來的。例：該人由于不斷賭博，不聽勸告，以致家庭不和，愛人與其離婚。

?以至?表示在時間、數量、范圍上的延伸或擴大。例：XX市反貪局局長李某變得很快，由?反腐精英?墮落成一個貪污犯，滿打滿算沒過半年，以至許多人感到驚訝不已。

19、物質、物資

?物質?即能觸及、能見到的客觀存在的東西。該詞多用于哲學和物理學上的抽象概念。物資?即指具體的財物資源。

20、必須、必需

?必須?表示事實上、道理上的必要，帶有命令語氣，一般用于下行文所講主張、所提要求部分。例：?各級黨委、政府和政法部門，對經濟投機詐騙犯罪活動必須引起高度注意。?

?必需?一定要有的，不可少的。例：組織現崗的文書工作人員系統學習公文處理知識是加強文書隊伍建設所必需的。在使用指令性語氣時，應用?必須?而不要用?必需?。

21、鑒于、基于

?鑒于?考慮到，覺察到。多用于引出事情的情況、原因、理由等。例：鑒于今年財務較緊，修建海河二號大橋的項目，擬待財政狀況稍寬裕后再行安排。

?基于?常用于承接上文理由、原因、情況等，以引起下文對主觀意見的表述。例：基于上述理由，來函所提的意見需重新考慮。

22、予以、給予

?予以?給予。例：根據鄉、鎮各自的人員配備情況，縣里在可能條件下對鄉鎮的人口普查工作將予以幫助。?給予?給予通常作一個動詞用，帶動詞賓語。例：上述開支應給予報銷。

23、公布、發布

?公布?公開發布、公開宣布，對象多指法規、規章和其他需要大家周知的事項，一種程式性用語。例：中央關于加強未成年人思想道德建設的決定精神公布后，立刻得到全國人民的擁護。

?發布?公開宣布。側重于法規、指示、通知文件的發布用語。例：2004年8月24日國務院發布了《國家行政機關公文處理辦法》。

24、切忌、切記

?切忌?切實避免或防止。例：要全面地觀察問題、分析問題，切忌片面性。

?切記?牢牢記住。例：切記歷史教訓，不能再犯錯。

25、申述、申訴

?申述‘詳細說明。例：這就有必要將事情的前因后果作如下申述。

?申訴?說明或提出自己的意見。用于國家工作人員和黨、政、團體成員對所受處分不服時，向原機關或上級機關表示自己意見的一種舉動。例：黨員有權向黨的上級組織直至中央提出請求、申訴和控告，并要求有關組織給予負責的答復。

26、呈報、呈請

?呈報?向上級呈送報告、總結之類的文件。例：茲呈報我局《二○一一年工作總結》一式三份，請查收。

?呈請?向上級呈送請求批準性的文件及事宜。例：此題事關重大，將我們的意見呈請上級批準后再作答復。

27、擬定、擬訂

?擬定?①起草制定，跟?擬訂?不同，?擬訂?指正在起草、擬議的過程中，用于進行體；?擬定?指?擬訂?的過程已經結束，用于完成體。例：擬定了一個學習計劃草案。②打算、想要。例：擬定15日出發赴河南登封市公安局參觀學習。

28、審定、審訂

?審訂?審閱修訂。例：我市城市整體規劃方案，已初步完成，尚待邀請專家協助審訂。

?審議?審查討論。對象多指計劃、提案、報告等。例：全國人民代表大會審議批準了 2003年的決算報告和2004年的預算草案。

?審定?審查決定。對象多指計劃、提案、方案、設計等。例：工作計劃一經審定，必須認真組織實施。

29、亟待、亟須

?亟待?急迫地等待。例：社會生活中，腐敗現象有所滋長，社會主義精神文明和民主法制建設面臨著不少亟待解決的問題。

?亟須?急迫須要。例：違章施工，問題嚴重，亟須立即糾正。

30、采納、采用

?采納?認為合適而接受（意見、建議、要求等）。例：廠長已經采納了我們的合理化建議。

?采用?認為合適而加以利用。例：漢語拼音方案歷史發展的另外一個方面，即采用拉丁字母為漢字注音，已經經歷了350多年的歷史。

31、責成、責令

?責成?要求某人或某機關辦成某事。多用于上級對下級行文。例：房改問題應責成專人負責，迅速落實各項措施，不能拖拖拉拉，?空打雷、不下雨?。

?責令?指定某人或某機構辦某事，用于上級對下級的行文，帶有一定的強制性。例：對販賣假煙的商版，除沒收

其假煙和非法所得，處以罰款外，并責令停止營業,吊銷執照。

32、務虛、務實

?務虛?在公務活動中，主要是指進行某項工作之前，為保證工作的順利進行，從思想、政策上進行研究討論，它與?務實?相對。

?務實?在公務活動中，主要是指按照領導的決策要求，實實在在地去完成。有時也含有對這一項工作在技術、設備、人力、物力、辦法、措施上如何具體組織進行所做的討論研究，所以，在這一點上，它與?務虛?是相對的。

33、隸屬于、隸屬

有人習慣在?隸屬?后面加上介詞?于?，如?總局隸屬于國務院國資委管理?。隸屬是?（區域、機構等）受管轄；從屬?的意思，這個詞本身就是帶有被動含義的及物動詞。所以，上句話應改為?總局隸屬國務院國資委?，?管理?二字也刪去。

順帶提一句：?從屬?是不及物動詞，后面要加?于?。

34、?凱旋?不要?歸來?

?凱旋歸來?在公文中很常見，可惜用得不對。凱旋是?勝利?和?歸來?的組合，?旋?的本意就是返回、歸來。?凱旋?詞條的例句?歡迎凱旋的體育健兒?，初讀起來可能不太順口，但是明白這個詞的含義后，就會慢慢習慣的。

與此類似的還有?懸殊?。懸殊形容?有差距，而且差距很大?，如?貧富懸殊?、?雙方力量懸殊?的用法都是正確的。在?懸殊?前面加上?相差?或者在后面加上?很大?，都是不規范的。

35、慎用?接見?

某單位公文中有句話，大意是某月某日局長接見了幾名上訪職工。顯然，這里的?接見?應改為?接待?。?接見?一詞?官味?較濃，說局長?接見?職工，難免招致?領導高高在上?的非議。領導親自處理職工來訪原本是件好事，然而用詞不當卻傷害了原意的表達。

后面我講了幾個用詞不當而產生的笑話和誤解，有時還會造成很嚴重的后果，因此在公文寫作中，要嚴格遵守行文

格式和要求，我們每個人都要認真對待，因為這不僅體現個人素質，而是代表的單位形象、甚至是利益問題。

以上是我的學習心得，不當之處，請批評指正。祝工作愉快，身體康健！

第五篇：公文寫作常見問題

公文寫作的基礎知識與常見問題分析

公文的分類

按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文 按其時限要求，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。

常用公文文種

我國現行黨和各級領導機關使用的文件有14個：

決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。國家行政機關使用的公文種類有13個: 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要；

不同的有9個，其中屬黨的機關的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規定；屬國家行政機關的有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規中明確規定的，一般稱為法定文種。公司常用的主要公文種類 1.決定:適用于公司對重要事項或者重大行動做出安排，如機構設立與撤銷；變更或撤銷公司不適當決定。

2.通報:傳達重要精神或者通報有關重要情況，也適用于對全系統各單位或個人的表彰與批評。

表彰通報：介紹先進事跡＋先進事跡意義＋表彰決定＋希望號召 批評通報：錯誤事實＋錯誤性質分析＋懲罰措施＋提出希望要求 情況通報：緣由目的＋情況信息＋希望要求

3.請示:適用于下級向上級的請求指示和批準；也適用于分公司必須以公文形式向總公司的請求指示和批準。

應用范圍

（1）遇到問題無法解決，需要上級指示；（2）處理較為重要的事件和問題，要上報批準；

（3）遇到問題，雖有解決方法，但沒有權力或能力實施，需要上級幫助；

（4）對有關方針、政策和上級發布指示有疑問，要上級解答；（5）下級機關之間在重要問題上出現意見分岐，要上級仲裁；（6）請上級領導參加活動，指導工作。

注意事項

（1）主送機關只能有一個，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式；

（2）只能主送上級機關，不能送領導者本人；（3）不得越級；

（4）必須由主要負責人簽發，留下聯系人聯系電話 ；（5）常用結語（當否，請批示，妥否，請批復，以上請示，請予審批，特此請示，請予批復等）。

句子成分

4.報告：適用于下級向上級匯報工作，反映情況，答復單位所反映問題的詢問。又分：工作報告、情況報告、建議報告、回復報告、備案報告。

5.批復：適用于批準分公司以公文形式上報的請示事項。注意：主送機關一個，即發出請示的下級機關。6.函：適用于與不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，不在公司內部使用。又分：公函和便函發函和復函

注意：主送機關一個，即發出請示的下級機關。

7.通知：適用于總、分公司批轉至下級公司和的公文，轉發上級的公文；傳達要求下級公司和有關部門辦理的需要周知或者執行的事項；人事任免等。

8.會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和會議事項。決策型、交流型、研討型。注意：會議紀要一般不加蓋公章。

公文的格式 印刷用紙和技術要求：

用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行26-28個字。

幾種常見公文的寫作要點

1.請示：請示就是需要上級批示或批復的事項。寫請示要注意幾個問題：

一是只能一事一請，不能在一個請示里夾帶多個請示事項。二是一請一報，一個請示只能報一個主送單位，不能多頭報送。三是一般不越級請示。

四是要簡短精煉，簡潔明了地講明目的、原因、困難，對請求上級批準的事項要寫明白。

針對公司的情況，大體上要說明：為什么目的、干什么事情，什么人、什么時間、在什么地點，需多少花費，預算內還是預算外。

2.報告：報告的特點是閱知性，不是批復、答復性，看的人可以簽署意見，也可以不簽署意見或表態。

（1）分類：一是工作報告，是按照上級單位要求或公司要求所做的報告；二是情況報告，即在工作中遇到了問題，或覺得應該讓上級知道某個重要事項的當前情況（貫徹落實會議精神的報告）；三是建議報告，即在工作中發現好的經驗、做法，認為應讓上級采納或推廣，可以寫建議報告；四是回復性報告，回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作（關于整改情況的報告）；五是備案報告（上級的規范性文件要求的備案）。

寫法

一是要有導語：說明依據什么寫這個報告，或者為什么要寫這個報告（依據上級的什么通知精神，或者根據某位領導的批示精神，我們做了什么，怎么做的）。

二是總體結構一般包括：第一，基本情況；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的問題；第五，今后工作的建議。也可以先寫成效（或做法），再寫問題，最后寫建議，總共由三個部分完成。

回復報告的寫法比較直接，上級問什么問題，我們就答什么問題，一條一條的答（比如意見整改報告，用打醬油的錢打了醋我們是怎么整改的，程序不規范我們是怎么整改的，擠占專項資金我們是怎么整改的）。

三是結尾：報告結尾寫“專（特）此報告，請閱”；一般不能寫“當（妥）否，請閱（批）示”；備案報告寫“請予審查”。

注意：切忌報告中夾帶請示事項。

3.通知：通知的應用范圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務、任免干部等等，都需要印發通知。通知屬下行文，要下級單位（或受文對象）明確做什么、怎么做（這與請示、報告不同，一定要細，避免執行過程中的反復詢問），要具有可操作性。例如寫一個會議通知，開會的目的、時間、地點、人員、會議內容（議程）、其他要求等等，要逐一說清楚，讓執行的人一看就明白。

4.批復：批復的正文一般都很簡短，不必像通知那樣詳細闡述意義或道理，也不必像請示那樣充分說明理由，而只是答復問題。一般由“引語”和“答復意見”兩部分組成：引語即引述請示名稱或請示主要事項來作為批復的依據，多為“××收悉”等語。

“答復意見”即針對請示問題所作的具體答復，也很簡短。如果答復意見稍多，須分項來寫。“答復意見”如是同意意見，必要時還可加上幾點指示或說明；如是不同意見，要說明不同意的理由，以便于下級理解和接受。

常用非規范性公文有：工作計劃、工作總結、講話稿、調查報告、匯報材料、禮儀講話、簽報等，下面分別作簡單介紹。1.工作計劃類

是對未來一定時期內的某項工作或全面工作進行安排部署的文件，明確下一步做什么、怎么做。

計劃、規劃、方案、要點，都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟、檢查與考核等四要素。

計劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重點工作任務分解、擬辦事項分解、主要經營指標分解、辦理責任分解等都可以采用圖表式。

計劃類文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而談，更不能隨便列幾條交差。

2、作總結類

工作總結的特點是實踐性、經驗性、自述性、理論性。不僅要陳述工作情況，更要揭示理性認識，不僅回答“是什么”，更要回答“為什么”、“怎么做”的問題。

工作總結一般包括本（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經驗、存在的不足和教訓、下一步工作計劃（個人總結寫努力方向）。

個人總結要抓住主要問題，把握寫的側重點，突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西，切忌寫成流水帳。

工作總結類材料，要注意亮點的提煉和先進經驗的總結。要讓閱讀者看出，與別的單位相比我們有什么亮點、與去年相比有哪些做得更好，促成以上變化的原因、政策、措施、方法是什么。

公文中常見問題分析 文種的誤用

主要表現在報告和請示的錯用報告和請示同屬上行文，但是性質截然不同的兩類文種。

1、目的不同

報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。

2、內容不同

請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。

3、性用語不同

報告用 “特此報告”等；請示用“當否，請批復”，“特此請示，請批復”。

4、事例

這兩種文種的濫用主要表現在兩個方面。

（1）請示、報告混用 如《關于請公司領導出席開業典禮的報告》（2）請示、報告并用 如《關于召開----會議的請示報告》

公文的語言特點：莊重、平實、明確、簡約、得體