第一篇：常用公文寫作之信函性文種

常用公文寫作之信函性文種

函

函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。函和請示都有“請求批準(zhǔn)”的用途，函和請示的區(qū)別在于，函主要用于平級單位之間、不相隸屬單位之間以及有業(yè)

務(wù)上的主管和被主管關(guān)系的單位之間。

根據(jù)主動與被動，函有發(fā)（去、問）函和復(fù)函之別。根據(jù)形式和規(guī)格，函又可分公函與便函兩類。公函與便函都是處理公務(wù)的文書，但公函的內(nèi)容往往比較重要，涉及行使權(quán)力，故行文鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領(lǐng)導(dǎo)之間處理具體事務(wù)時用，格式如同一般書信，不加標(biāo)題，不編文號，不需存檔，但亦需加蓋公章。

一、公函的類別

（一）聯(lián)系函

1．商洽性函用于單位、機(jī)關(guān)之間互相商量、接洽工作和委托對方辦理某一事項。例：《北京聯(lián)合大學(xué)旅游學(xué)院關(guān)于商洽×××同志調(diào)動工作事宜的函》。

2．詢答性函用于單位、機(jī)關(guān)之間互相詢問或答復(fù)問題。例：《教育部科技司關(guān)于詢問貫徹×××工作會議情況的函》。

（二）請批函向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時用請批函。這里的“主管部門”是指與發(fā)文機(jī)關(guān)不存在有行政上隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管單位，而請求批準(zhǔn)的只限業(yè)務(wù)事項。例：《×××學(xué)報關(guān)于申請廣告許可證的函》。

（三）告知函主動將有關(guān)信息（如問題、意見、情況）告知對方。例：《北京聯(lián)合大學(xué)旅游學(xué)院關(guān)于×××結(jié)果的函》。

二、公函的寫法

（一）標(biāo)題函的標(biāo)題有多種寫法，一種是發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、回復(fù)函對象、文種，如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的復(fù)函》，這是較重要復(fù)函常用的標(biāo)題。另一種是只寫事由、文種，省略發(fā)文機(jī)關(guān)，如《關(guān)于請求增撥設(shè)備維修費(fèi)的函》、《關(guān)于撥款舉辦“×××節(jié)”的復(fù)函》，前例為發(fā)函標(biāo)題，后例為復(fù)函標(biāo)題。屬答復(fù)性質(zhì)的函，文種均須標(biāo)明“復(fù)函”。還有一種是省略事由的，如《××省高級人民法院函》，這種情形不多見。

（二）主送機(jī)關(guān)頂格寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，后標(biāo)冒號。復(fù)函的主送機(jī)關(guān)即來函單位。

（三）正文函的正文包括原由、事項、結(jié)語三部分。原由，指發(fā)出本函的原因，一般簡明扼要，一兩句話說明即可。例如復(fù)函的原由一般寫：“你單位××××年××月××日關(guān)于××××××的來函收悉”，等等。事項，指函的主體內(nèi)容。發(fā)函要寫清商洽、詢問、告知、請準(zhǔn)的主要事項；復(fù)函則要針對來函內(nèi)容，作出具體的、明確的答復(fù)。不論去函還是復(fù)函主體的內(nèi)容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。不管寫哪種函，事項必須清楚、具體、明確、扼要，還要求語言得體，視內(nèi)容、行文方向等掌握用語分寸并符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務(wù)實(shí)直陳，有利辦事。結(jié)語，指函的結(jié)尾，一般使用公文術(shù)語，如：“特此函告”，“特此函達(dá)”，“專此函告”，“敬請函復(fù)”，“請復(fù)”，等等；復(fù)函多用“特此函復(fù)”，“此復(fù)”，等等。尾語應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、要求來擬寫。

（四）落款正文右下方署名并蓋公章。

【 范 文 一 】

中國科學(xué)院××研究所

致××大學(xué)商洽建立全面協(xié)作關(guān)系的函

××大學(xué)：

近年來，我們研究所與貴校在一些科學(xué)研究項目上互相支持，取得了令人滿意的成績，建立了良好的協(xié)作基礎(chǔ)。為了鞏固已取得的成果，取得更大的成就，建議我們雙方今后能進(jìn)一步在學(xué)術(shù)思想、科學(xué)研究、人員培訓(xùn)、儀器設(shè)備等方面建立全面的交流協(xié)作關(guān)系，特提出如下意見：

一、定期就共同關(guān)心的學(xué)術(shù)問題舉行所、校之間的學(xué)術(shù)討論與學(xué)術(shù)交流；共同分析國內(nèi)外同行的項目動態(tài)和發(fā)展趨勢；互相參加對方組織的學(xué)術(shù)年會及專家講學(xué)活動；互派專家參加對方的學(xué)術(shù)組織對科研發(fā)展方向、任務(wù)和學(xué)位、學(xué)術(shù)論文及重大科研成果的評審工作。

二、根據(jù)所、校各自的科研發(fā)展方向和特點(diǎn)，對雙方共同感興趣的課題進(jìn)行協(xié)作。協(xié)作形式和辦法視課題性質(zhì)和雙方條件，制定單項協(xié)議。

三、根據(jù)所、校各自人員配備情況，校方在可能條件下對所方研究生、科研人員的培訓(xùn)予以幫助，所方為學(xué)校學(xué)生、研究生的畢業(yè)論文提供指導(dǎo)。校、所雙方教學(xué)科研人員對等地承擔(dān)對方一定的教學(xué)科研工作，享受同原單位職稱相應(yīng)的待遇。

四、雙方每年進(jìn)行科研計劃交流以便掌握方向，協(xié)調(diào)分工，避免重復(fù)。共商協(xié)作項目，使雙方有所側(cè)重與分工。

五、雙方科研教學(xué)所需高、精、尖儀器設(shè)備，在可能情況下向?qū)Ψ教峁├茫f(xié)助做好測試工作。雙方的附設(shè)工廠車間，相互給予科研和實(shí)驗設(shè)備加工的方便。

六、加強(qiáng)圖書資料和情報的交流。

以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關(guān)內(nèi)容進(jìn)一步磋商，達(dá)成協(xié)議，以利工作。特此函達(dá)，請即研究函復(fù)。

中國科學(xué)院××研究所

一九××年×月×日

【 范 文 二 】

國務(wù)院辦公廳關(guān)于安徽合肥經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的復(fù)函

國辦函〔2000〕16號

安徽省人民政府：

你省《關(guān)于要求批準(zhǔn)合肥經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)為國家級經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的請示》(皖政秘〔1999〕138號)收悉。經(jīng)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同意，現(xiàn)函復(fù)如下：

一、同意合肥經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)為國家經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)，實(shí)行現(xiàn)行的國家經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的政策。

二、合肥經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)位于合肥市南郊，東以始信路、耕耘路、清潭路為界，西至合安公路、石門路、高壓走廊、錦繡大道、合安公路，南至紫蓬路，北至繁華大道、明珠廣場，規(guī)劃范圍總用地985平方公里。

三、合肥經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的建設(shè)和發(fā)展，納入合肥市經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展總體規(guī)劃，建設(shè)發(fā)展資金由你省自籌解決。

四、合肥經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)要堅持以工業(yè)項目為主、吸收外資為主、出口為主和致力于發(fā)展高新技術(shù)的方針，積極改善投資環(huán)境，逐步完善綜合服務(wù)功能。

五、要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理，促進(jìn)合肥經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)各項工作的健康發(fā)展。

國務(wù)院辦公廳

二○○○年二月十三日

【 范 文 三 】

××大學(xué)人事處關(guān)于

商洽×××同志調(diào)動工作事宜的函

××××制造廠人事處：

我校××學(xué)院××系××教研室×××同志，19××年從××工業(yè)大學(xué)××專業(yè)本科畢業(yè)，分配到我校任教師以來，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，教學(xué)、科研都取得了顯著成績，于19××年被聘為講師。

該同志一人單身在我校工作，家庭的其他成員全部住在你市，其妻×××同志在貴廠工作。不但夫妻分居兩地，且上有體弱多病的母親，下有不滿周歲的兒子需要照顧。根據(jù)該同志多次申請，經(jīng)我校領(lǐng)導(dǎo)研究，為解決×××同志夫妻兩地分居并照顧家庭存在的特殊困難，我校同意該同志調(diào)往貴廠工作的要求。現(xiàn)特致函與你們商洽，并請盡快函復(fù)。若貴廠同意考慮×××同志的這一要求，接到你們復(fù)函后我們即將該同志的檔案寄給你們審查。

××大學(xué)人事處

一九××年×月×日

【 病文分析 】

公函

××大學(xué)校長辦公室：

首先，我們以××省財經(jīng)學(xué)校的名義，向貴校致以親切的問候。我們以崇敬和迫切的心情，冒昧地請求貴校幫助解決我校當(dāng)前面臨的一個難題。

事情是這樣的：最近，我們經(jīng)與某某學(xué)院磋商，決定派×位老師到該院進(jìn)修學(xué)習(xí)。只因該院恢復(fù)不久，在“文革”中大部分房屋遭到破壞，至今未能修蓋完畢，以致本院職工的住房和學(xué)生的宿舍及教室破舊擁擠。我校幾位進(jìn)修教師的住宿問題，雖幾經(jīng)協(xié)商，仍得不到解決。然而舉國上下，齊頭并進(jìn)，培養(yǎng)人才，時不我待，我校幾位教師出省進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會難得，時間緊迫，任務(wù)繁重，要使他們有效地學(xué)習(xí)，則住宿問題是亟待解決的。

為此，我們在進(jìn)退維谷的情況下，情急生智，深曉貴校府高庭闊，物實(shí)人齊，且具有寬大為懷，救人之危的美德。于是，我們抱著一線希望，與貴校商洽，能否為我校進(jìn)修教師的住宿問題提供方便條件。但不知貴校是否有其他困難，如有另外的要求和條件，我校則盡力相助。若貴校對于住宿一事能夠解決，我校進(jìn)修教師在住宿期間可為貴校教學(xué)事務(wù)做些義務(wù)工作，如輔導(dǎo)和批改作業(yè)等，這樣可以從中相得益彰。我們以校方的名義向貴校表示深深的恩謝。

以上區(qū)區(qū)小事，不值得驚攪貴校，實(shí)為無奈，望諒解。并希望盡快得到貴校的答復(fù)。

此致

敬禮

××省財經(jīng)學(xué)校(公章)

一九××年×月×日

這篇公函存在以下幾個方面的問題：

1．格式不正規(guī)

首先是標(biāo)題不規(guī)范。作為正式的公文，應(yīng)該采用公文標(biāo)題的常規(guī)格式，只用“公函”二字作標(biāo)題，顯然不合要求。

其次是結(jié)語不規(guī)范。此函用一般書信的祝頌語作結(jié)語，消解了公文的特色，有些不倫不類。

2．請求近乎無理

發(fā)函單位為解決自己進(jìn)修教師的住宿問題，竟要求與此事無關(guān)的第三方幫助解決困難，這要求近乎無理。合作總是要在互利互惠的前提下才能得以實(shí)現(xiàn)的，請求幫助也要在合情合理的情況下才能提出，此函僅以幫助輔導(dǎo)、批改作業(yè)作為交換條件(他們的教師其實(shí)并沒有為對方做輔導(dǎo)和批改作業(yè)的資格)，其他真正能作為對等交換的條件完全沒有，其結(jié)果可想而知。

3．語言不得體、不準(zhǔn)確

此函的語言有較多問題。

一是沒有公文語言的嚴(yán)謹(jǐn)性與簡潔性，有些話近乎口語，如“事情是這樣的”、“希望盡快得到貴校的答復(fù)”等。

二是有些語言分寸失當(dāng)，有獻(xiàn)媚之嫌，如“深曉貴校府高庭闊，物實(shí)人齊，且具有寬大為懷，救人之危的美德”。

三是用詞不當(dāng)，如“寬大為懷”，應(yīng)是舊時懲處時的用語，“救人之危”的說法也有些過份。最不應(yīng)該的是居然要和對方“相得益彰”。還有“我們以校方的名義”一句話，讓人莫名其妙：難道這函不是以校方名義發(fā)出的嗎？

以上種種問題使得這篇公函幾乎沒有達(dá)到目的的可能，應(yīng)從中汲取失敗的教訓(xùn)。

第二篇：常用公文寫作之公布性文種

常用公文寫作之公布性文種

公告、通告

公告是黨和國家機(jī)關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。

通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項時使用的文種。

兩者的不同點(diǎn)主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級別高，是黨和國家的高級機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用；

四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

常用公文寫作之信函性文種

函

函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。

函和請示都有“請求批準(zhǔn)”的用途，函和請示的區(qū)別在于，函主要用于平級單位之間、不相隸屬單位之間以及有業(yè)務(wù)上的主管和被主管關(guān)系的單位之間。

根據(jù)主動與被動，函有發(fā)（去、問）函和復(fù)函之別。根據(jù)形式和規(guī)格，函又可分公函與便函兩類。公函與便函都是處理公務(wù)的文書，但公函的內(nèi)容往往比較重要，涉及行使權(quán)力，故行文鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領(lǐng)導(dǎo)之間處理具體事務(wù)時用，格式如同一般書信，不加標(biāo)題，不編文號，不需存檔，但亦需加蓋公章。

一、公函的類別

（一）聯(lián)系函

1．商洽性函

用于單位、機(jī)關(guān)之間互相商量、接洽工作和委托對方辦理某一事項。例：《北京工商大學(xué)大學(xué)關(guān)于商洽×××同志調(diào)動工作事宜的函》。

2．詢答性函

用于單位、機(jī)關(guān)之間互相詢問或答復(fù)問題。例：《教育部科技司關(guān)于詢問貫徹×××工作會議情況的函》。

（二）請批函

向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時用請批函。這里的“主管部門”是指與發(fā)文機(jī)關(guān)不存在有行政上隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管單位，而請求批準(zhǔn)的只限業(yè)務(wù)事項。例：《×××學(xué)報關(guān)于申請廣告許可證的函》。

（三）告知函

主動將有關(guān)信息（如問題、意見、情況）告知對方。例：《北京工商大學(xué)大學(xué)關(guān)于×××結(jié)果的函》。

二、公函的寫法

（一）標(biāo)題

函的標(biāo)題有多種寫法，一種是發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、回復(fù)函對象、文種，如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的復(fù)函》，這是較重要復(fù)函常用的標(biāo)題。另一種是只寫事由、文種，省略發(fā)文機(jī)關(guān)，如《關(guān)于請求增撥設(shè)備維修費(fèi)的函》、《關(guān)于撥款舉辦“×××節(jié)”的復(fù)函》，前例為發(fā)函標(biāo)題，后例為復(fù)函標(biāo)題。屬答復(fù)性質(zhì)的函，文種均須標(biāo)明“復(fù)函”。還有一種是省略事由的，如《××省高級人民法院函》，這種情形不多見。

（二）主送機(jī)關(guān)

頂格寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，后標(biāo)冒號。復(fù)函的主送機(jī)關(guān)即來函單位。

（三）正文函的正文包括原由、事項、結(jié)語三部分。

原由，指發(fā)出本函的原因，一般簡明扼要，一兩句話說明即可。例如復(fù)函的原由一般寫：“你單位××××年××月××日關(guān)于××××××的來函收悉”，等等。

事項，指函的主體內(nèi)容。發(fā)函要寫清商洽、詢問、告知、請準(zhǔn)的主要事項；復(fù)函則要針對來函內(nèi)容，作出具體的、明確的答復(fù)。不論去函還是復(fù)函主體的內(nèi)容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。不管寫哪種函，事項必須清楚、具體、明確、扼要，還要求語言得體，視內(nèi)容、行文方向等掌握用語分寸并符合身份，做到多用雅語，既熱情誠懇又務(wù)實(shí)直陳，有利辦事。

結(jié)語，指函的結(jié)尾，一般使用公文術(shù)語，如：“特此函告”，“特此函達(dá)”，“專此函告”，“敬請函復(fù)”，“請復(fù)”，等等；復(fù)函多用“特此函復(fù)”，“此復(fù)”，等等。尾語應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、要求來擬寫。

（四）落款

正文右下方署名并蓋公章。

第三篇：公文文種

公 告

一、公告的概念及用途

公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。屬于公開宣布的告曉性公文，它與其它告曉一般事件的“通知”和用于表揚(yáng)、批評和傳達(dá)重要情況的“通報”不同，它具有高度的莊嚴(yán)性和權(quán)威性。

有些人不了解公告的用途和特點(diǎn)，以為在公共場所告知某項事情或向公眾告明某項事情就得用“公告”，出現(xiàn)了一個地區(qū)內(nèi)的事情用“公告”，一個單位內(nèi)的事情也用“公告”。這種濫用公告的現(xiàn)象，必須糾正。

二、公告的特征

針對性和周知性。公告宣布的重要事項是需要廣大人民群眾了解、周知、遵守和執(zhí)行的事項，是面向社會的。

嚴(yán)肅性和莊重性。公告的制定和發(fā)布機(jī)關(guān)一般是地位較高、影響較大的國家機(jī)關(guān)，涉及的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、國家領(lǐng)導(dǎo)人行動等大事，由此決定了公告的嚴(yán)肅性和莊重性。

慎重性和單一性。公告宣布的事項一般都是重要事項，且發(fā)布的方式不是張?zhí)峭ㄟ^通訊社、電臺、報刊發(fā)布，接受的對象是全世界、全社會。宣告者與被告者不一定具有隸屬關(guān)系，由此而決定了公告內(nèi)容的單一性。

三、公告的種類

發(fā)布性公告。依法頒布重要法律；宣布重要決定。如實(shí)施重要決策、召開重要會議等。告知性公告。告知出現(xiàn)重大人事變動，發(fā)生為世人矚目的重要事件等。如告知領(lǐng)導(dǎo)人出訪、重要領(lǐng)導(dǎo)人病危逝世。

關(guān)涉國內(nèi)外有關(guān)方面的公告。依照國際法和國際慣例發(fā)布需國內(nèi)外周知或遵守的事項。如要求有關(guān)方面在境外公海海域、空域于特殊情況下實(shí)行規(guī)避等。

四、公告的寫作格式

公告包括標(biāo)題、正文、簽署和日期等。

標(biāo)題（1）發(fā)文機(jī)關(guān)加事由加文種。如《中共中央、全國人大常委會、國務(wù)院關(guān)于寧慶齡副委員長病情的公告》；（2）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加文種，如《中華人民共和國國務(wù)院公告》；（3）事

由加文種，前加“關(guān)于”；（4）只寫“公告”。

正文直述公告緣由，宣布事項。內(nèi)容必須是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出執(zhí)行要求。

簽署寫明公告發(fā)布機(jī)關(guān)全稱。公告標(biāo)題系發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加文種的，也可不寫公告發(fā)布機(jī)關(guān)名稱。

日期公告的年月日一般標(biāo)在簽署下一行。

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。

（三）通告可以由各級機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機(jī)關(guān)發(fā)布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強(qiáng)制力。

四、通告的寫作格式

通告由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期等部分組成。

標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機(jī)關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項是面對大眾的，應(yīng)簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機(jī)關(guān)名稱和日期。

通知的概念

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

通知的種類

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

指示性通知。上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、對平級均可發(fā)送。

事務(wù)性通知。用于上級機(jī)關(guān)對下級就某一具體事項布置工作，交待任務(wù)；同級機(jī)關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進(jìn)行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機(jī)關(guān)工作人員職務(wù)等。

通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文須把握三點(diǎn)：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文發(fā)文日期。

（二）批示性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實(shí)可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。

（四）事務(wù)性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點(diǎn)，需準(zhǔn)確的材料等。

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機(jī)關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用

人員的具體職務(wù)即可。

一、通報的概念

通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進(jìn)，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學(xué)習(xí)先進(jìn)，見賢思齊，改進(jìn)與推動工作。

批評性通報。用來批評后進(jìn)，糾正錯誤，打擊歪風(fēng)，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實(shí)，提出解決辦法或處理意見。

情況性通報。用于傳達(dá)上級重要精神；溝通信息，互通情況，以推動本單位或全局工作。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期組成。

標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報》等。

正文表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實(shí)。表彰性通報阿突出主要的先進(jìn)事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實(shí)。

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的精神。批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等。

（三）提出要求。

情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實(shí)作客觀敘述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應(yīng)采取何種對策的指導(dǎo)性意見。

一、報告的概念

報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復(fù)報告。是根據(jù)上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標(biāo)題事由加文種，如《關(guān)于1999年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《銅陵市人民政府關(guān)于1999工作情況的報告》。

正文把握三點(diǎn)：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點(diǎn)明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實(shí)。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實(shí)又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實(shí)。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。

（二）專題報告的寫法

標(biāo)題由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報告》。有的報告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實(shí)、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責(zé)任、處理意見及改進(jìn)措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

（三）回復(fù)報告的寫法

標(biāo)題與前兩種報告大體相同

正文根據(jù)上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應(yīng)注意抓住重點(diǎn)，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點(diǎn)，分層次闡述。說明觀點(diǎn)的材料要詳略得當(dāng)，以觀點(diǎn)統(tǒng)領(lǐng)材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)。

第四篇：公文寫作及常用文種知識講稿http

機(jī)關(guān)公文寫作及常用文種知識講稿http://2009-8-12公務(wù)員百事通對于經(jīng)常與文字打交道的人說，掌握文章寫作的一般規(guī)律，具備各種常用文體寫作的基本能力，把握公文寫作的具體細(xì)節(jié)，是我們必備的素質(zhì)。咱們局長對如何寫文章講了兩句話，我覺得十分精辟：第一句是：”萬變不離其宗“,就是說，寫文章的目的是表達(dá)觀點(diǎn)、說明問題，因此應(yīng)圍繞觀點(diǎn)和主題運(yùn)用多種有效的構(gòu)思；第二句是：”把握時代語言“,就是說在語言的組織上，必須緊跟形勢，體現(xiàn)出時代特征。比如每年都有工作總結(jié)，如果僅僅變些數(shù)字，材料的謀篇布局沒有新意，語言表達(dá)還是老生常談，這樣的文章就不會有吸引力。下面簡單談一談公文寫作中的一些基本常識和需要注意的幾個問題。

一、做好準(zhǔn)備

”巧婦難為無米之炊“.只有準(zhǔn)備充分，起草公文才能奮筆疾書，一氣呵成，反之就只能不知從何處入手，”十步九回頭“,寫了撕、撕了寫，別別扭扭，很難寫出”高屋建瓴，勢如破竹“的公文來。那么，起草公文需要做好哪些準(zhǔn)備呢？

一要提高個人的思想修養(yǎng)和學(xué)識儲備。一方面，正確的世界觀、政治觀、道德觀、藝術(shù)觀、美學(xué)觀、歷史觀、倫理觀、文化觀對作者的文風(fēng)、作品的質(zhì)量至關(guān)重要。古人說：”志高者意必遠(yuǎn)。“寫作者樹立了正確、遠(yuǎn)大的理想，寫作時才能正確地”言志“,做到文意深遠(yuǎn)。另一方面，”讀書破萬卷，下筆如有神“,作者只有博覽群書，對各方面的知識才能融會貫通、運(yùn)用自如。同時，公文寫作要求的學(xué)識既要博，也要專，假如寫經(jīng)濟(jì)方面的材料，沒有經(jīng)濟(jì)學(xué)理論作基礎(chǔ)，寫政黨建設(shè)的材料，沒有政黨理論作基礎(chǔ)，那是寫不出好材料的。所以，平時我們要強(qiáng)化自己的思想境界修養(yǎng)，要增進(jìn)自己多方面的文化科學(xué)知識的素養(yǎng)。

二要掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖、語言風(fēng)格。所謂”領(lǐng)導(dǎo)意圖“,就是領(lǐng)導(dǎo)對撰寫某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，只能是自作主張，瞎寫一氣。所以，在公文寫作前，必須把領(lǐng)導(dǎo)意圖搞清楚。對領(lǐng)導(dǎo)意圖，了解得越具體越好，越透徹越好。當(dāng)然，有時領(lǐng)導(dǎo)對領(lǐng)導(dǎo)意圖不可能談得那么具體、那么透徹，這要靠平時對近期領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注問題的掌握程度了，要靠充分發(fā)揮主觀能動性了。有了領(lǐng)導(dǎo)意圖，寫作就有了”尚方寶劍“,就知道寫些什么了。”語言風(fēng)格“就是領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格和習(xí)慣。如果不了解領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格，講話稿寫的再好，與領(lǐng)導(dǎo)行不成共同語言，領(lǐng)導(dǎo)也不會欣賞。這就要求我們通過參加會議等多種途徑掌握領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格。

三要學(xué)習(xí)有關(guān)文件和報刊，深刻領(lǐng)會中央和上級黨委指示精神。中央和上級黨委指示精神，是各級黨政組織工作的指南。掌握了這個指南，工作就能沿著正確方向前進(jìn)；離開了這個指南，就會迷失方向，甚至?xí)叩叫甭飞先ァＶ挥猩羁填I(lǐng)會中央和上級黨委指示精神，才能在公文里正確體現(xiàn)，才能保證上級指示精神的貫徹和落實(shí)。所以，在起草公文前，我們必須通過學(xué)習(xí)，把近期中央和上級黨委指示精神領(lǐng)會深透，把準(zhǔn)當(dāng)前時代的脈搏。這是非常重要的。

四要了解實(shí)際情況。各級機(jī)關(guān)的任務(wù)，就是要做好中央和上級精神與當(dāng)?shù)貙?shí)際結(jié)合的文章。只有了解當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，才能做好上下結(jié)合這篇文章，才能有針對性地提出問題和解決問題。要了解當(dāng)?shù)貙?shí)際，就要多翻閱一些資料，經(jīng)常深入下去，搞些調(diào)查研究，事物是不斷發(fā)展變化的，現(xiàn)代化建設(shè)日新日異，新情況、新問題、新事物層出不窮，這就需要我們經(jīng)常地了解當(dāng)?shù)貙?shí)際，把握新鮮事物，否則，就容易犯”照抄、照搬、照傳“的毛病，就容易發(fā)生”言之無物，空話連篇“的弊端。這是公文寫作的大忌。

五要統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)組織。在遇到寫大材料，一人準(zhǔn)備匯報材料來不及的時候，就需要多人合作，共同完成。經(jīng)驗的做法就是采取”統(tǒng)-分-統(tǒng)“的組織寫作方法，即：統(tǒng)一研究寫作提綱，分頭去寫，最后一人統(tǒng)稿。市委、市政府的秘書部門比較常用。

二、謀篇布局

文章謀篇布局的好壞，直接影響表達(dá)效果，所以在確立了公文的主題后，就要圍繞主題對整個公文結(jié)構(gòu)進(jìn)行謀篇布局，考慮文章的組織構(gòu)造及它們之間的邏輯聯(lián)系，使其”首位開闔，繁簡奇飛，各極其度。“

（一）基本要求

一是完整連貫，首尾圓合。所謂完整是指文章的結(jié)構(gòu)布局有頭有尾，首尾對應(yīng)，通篇一體。要求文章的部分與部分之間，片斷與片斷之間，前言與后語之間，都要緊密連接，以一貫之，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完美。二是疏密相間，錯落有致。我們在安排層次和段落時，長短要適當(dāng)搭配，其密度不要均等，要根據(jù)公文主題表達(dá)的需要，有詳密、有疏落，使全篇布局疏密相間，錯落有致。總之，要有的放矢，合理安排，才能使公文錯綜其勢，舒緩自如，給人一種抑揚(yáng)頓挫、節(jié)奏鏗鏘之感。三是波瀾起伏，曲折變化。”文似看山不喜平。“文章布局應(yīng)該崇曲忌直。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化，反映了客觀事物的錯綜復(fù)雜和發(fā)展變化，同時，也能滿足讀者、聽者的審美要求。但是，必須合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使開合、起落、曲直、伸縮等等，恰到好處。

（二）基本內(nèi)容

文章的結(jié)構(gòu)包括內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部結(jié)構(gòu)兩種。

1、內(nèi)部結(jié)構(gòu)。所謂文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，就是文章思路的內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)。在敘述性文體里，稱之為”線索“;議論性、說理性文體里，稱之為”脈絡(luò)“.不管什么文體，只要有一貫到底的思路，一脈貫通的邏輯，它就必然有一縷貫穿的線索和脈絡(luò)。思路是線索和脈絡(luò)的基礎(chǔ)；線索和脈絡(luò)是思路的表現(xiàn)形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都可以為線索，如《項鏈》以項鏈這一事物為線索，《紅樓夢》以愛情悲劇為中心線索等，線索無形地穿梭著全文的人物、事件和景物，構(gòu)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃囆g(shù)整體。作為我們行政機(jī)關(guān)，平時處理的公文主要是說理性質(zhì)的文體，基本遵循”提出問題--分析問題--解決問題“的脈絡(luò)形態(tài)，它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴(yán)謹(jǐn)性，即：分清先后順序，有條不紊地表達(dá)思想；合乎邏輯，合乎人們的思維形式，使文章流暢貫通；思想脈絡(luò)細(xì)密周嚴(yán)，沒有縫隙，沒有漏洞。

2、外部結(jié)構(gòu)。所謂外部結(jié)構(gòu)，就是文章的外部存在形式。它的主要內(nèi)容包括：一是層次和段落。層次是指文章各部分內(nèi)容表達(dá)的次序，它著眼于思想內(nèi)容的劃分，段落是行文時自然形成的基本單位，它側(cè)重于文字表達(dá)的需要。層次和段落既有區(qū)別，又有聯(lián)系：層次著眼于思想內(nèi)容的劃分，段落側(cè)重于文字表達(dá)的需要；一般來講，層次大于段落，即幾個段落表達(dá)一個層次，但也有時段落的劃分恰好與層次一致，二者相等；層次安排方式有總分式、并列式、遞進(jìn)式和對比式，根據(jù)作者的思想或者線索來決定，段落劃分強(qiáng)調(diào)的是集中、完整和勻稱。二是過渡和照應(yīng)。過渡和照應(yīng)是使文章內(nèi)容前后連貫的一種重要結(jié)構(gòu)手段。過渡在文章中起承上啟下的作用，它使先后相關(guān)的兩個層次和段落上下連貫，前后銜接。照應(yīng)就是文章前后內(nèi)容關(guān)照呼應(yīng)，能使結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，脈絡(luò)連貫。三是開頭和結(jié)尾。古人語”起句當(dāng)如爆竹，驟響易徹，結(jié)句當(dāng)如撞鐘，清音有余。“所以”虎頭龍尾“是好文章的半壁江山，當(dāng)然，怎樣開頭和結(jié)尾，應(yīng)從文章的整體出發(fā)，有利于主題的表達(dá)和全文各部分的和諧。公文開頭多用開篇點(diǎn)題式：開門見山，起句發(fā)意，直接揭示主旨，落筆入題，說明緣由，交代作者寫作的緣由；開頭總說，提攝全文，先揭示文章的中心，然后再分說。公文、特別是領(lǐng)導(dǎo)講話稿的結(jié)尾方式一般有兩種：醒明主旨，篇末點(diǎn)題；展望未來，鼓勵斗志，向人們提出希望，發(fā)出號召，指明方向，鼓舞人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)目標(biāo)去努力奮斗。

（三）如何謀篇布局

要鍛煉思路。謀篇布局是思路的表現(xiàn)形式，所以，我們寫文章要提高謀篇布局的能力，根本的是要認(rèn)真鍛煉思路，加強(qiáng)思維活動的邏輯性、條理性的訓(xùn)練。毛澤東曾說：”寫文章要講邏輯，就是要注意整篇文章、整篇講話的結(jié)構(gòu)，開頭、中間、尾巴要有一種關(guān)系，要有一種內(nèi)在聯(lián)系，不要互相沖突。“只有對內(nèi)容經(jīng)過精心思考，對文章的謀篇布局做到胸有成竹，再動筆寫作，才能寫出結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯性、條理性強(qiáng)的文章。要列好提綱，或打腹稿。這是起草公文的一道重要工序。按提綱寫稿子，有許多好處：可以幫你組織材料；可以使你想問題更周到；免得一面寫一面想，吃力不討好。列提綱，一定要在掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖和吃透”兩頭“的基礎(chǔ)上進(jìn)行。提綱列的越細(xì)致越好，不要光列大題目，還要列小題目，就連每個小題目里各寫幾層意思，哪一層意思放在哪一個題目里面，每一層意思用哪些材料也要考慮清楚。比較簡短的公文，可以不列提綱，但一定要打好腹稿。打腹稿，雖然不一定形成文字，但對文稿的謀篇不拘也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就會得心應(yīng)手。

三、語言的錘煉

準(zhǔn)確、簡潔、鮮明、易懂是公文語言的基本要求。

準(zhǔn)確。公文代表著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)集體的聲音和意見，不準(zhǔn)確，含糊不清，摸棱兩可，執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)就不好把握，就不好執(zhí)行。

簡潔。毛澤東同志說：”文字要簡短，使他們頃刻之間能看完；要精警，使他們一看起一個印象。“公文必須簡短扼要，特別是領(lǐng)導(dǎo)講話一定要注意多用短句，忌用長句子，不要用過多修飾，把意思講明白就可以。

鮮明。公文，表達(dá)要清楚、明白，無論贊成或反對什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常確切地表述和說明，使人心領(lǐng)神會，一目了然。還要簡潔易懂，不能用那些華麗而不易懂的辭藻；不能用那些自己生造的語言；不能有”學(xué)生腔“、”文學(xué)腔“;不講空泛的”普通話“,多講實(shí)實(shí)在在的”地方話“,多用群眾語言。

有文采。我們說，一般情況下公文的語言風(fēng)格講究簡潔、平實(shí)。但并不是說一定要形成那種干巴生硬、缺乏生氣的八股文章。古人講：言而無文，行之不遠(yuǎn)，就是這個道理。馬克思《共產(chǎn)黨宣言》中開篇一句：”一個幽靈，共產(chǎn)主義的幽靈在歐洲游蕩“就極其生動；毛澤東的著作，唐詩、宋詞、漢文章信手拈來，恰到好處，各種排比句、比喻運(yùn)用自如，使所要表達(dá)的思想更深刻、更生動。所以，我們在追求內(nèi)容到位的同時，也要努力寫出富有文采的好文章來。

四、日常公文寫作需注意的幾個細(xì)節(jié)問題

1、公文寫作的標(biāo)題。標(biāo)題實(shí)際上就是公文的題眼，是觀點(diǎn)及公文邏輯結(jié)構(gòu)的集中體現(xiàn)。按照層次大小劃分，標(biāo)題可以劃分為大標(biāo)題、小標(biāo)題，一級標(biāo)題、二級標(biāo)題等。標(biāo)題的確立應(yīng)根據(jù)公文的中心思想和層次要求具體確立，一篇文章的標(biāo)題與標(biāo)題之間應(yīng)層次分明、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、相互照應(yīng)。公文的標(biāo)題既要求緊扣文意、層意、段意，不能跑題、偏題和以偏蓋全，又要求語言簡潔精練，有些公文，比如講話的語言必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)同志的感情色彩和風(fēng)格要求。在公文寫作中，有時公文的內(nèi)容較多，人們看起來、聽起來，留下印象的內(nèi)容并不多，所記下來、留下印象的大多是文章的題目和各個標(biāo)題，所以公文好的標(biāo)題或標(biāo)題群，能引人入勝，起到事半功倍的效果。

2、公文寫作的觀點(diǎn)。好公文的關(guān)鍵是要有新意和創(chuàng)意，按部就班，對著葫蘆畫瓢，體現(xiàn)不出個人的觀點(diǎn)是寫不出好公文的。所以公文寫作者平時必須通過經(jīng)常學(xué)習(xí)黨政理論和相關(guān)專業(yè)知識，深刻領(lǐng)會上級政策，經(jīng)常調(diào)查研究了解當(dāng)?shù)貙?shí)際，多上下結(jié)合深入思考來提高自己的”悟性“,身在外而心在內(nèi)，雖不是領(lǐng)導(dǎo)，但多從領(lǐng)導(dǎo)的角度來思考問題。同時，在執(zhí)筆時，注意要以工作為中心，以思路為紐帶，把多個觀點(diǎn)、觀點(diǎn)群有機(jī)聯(lián)系起來，做到主次有位、先后有序，既前后園合，又錯落有致。

3、資料、語言方面的取舍。修改過程中的取舍。對于初稿，一定要進(jìn)行修改，通過縝密的思考，根據(jù)公文的性質(zhì)，進(jìn)行語言錘煉，看看哪些材料可以去掉，哪些必須保留，哪種表達(dá)方式更為精妙和符合領(lǐng)導(dǎo)語言風(fēng)格。對于引用的材料，關(guān)鍵把握一點(diǎn)：拿來主義，以”有用“為原則，吸其精華，去其糟粕。簡單的引用，無疑于一件單色的衣服補(bǔ)上了一塊花補(bǔ)丁，補(bǔ)丁雖好，但影響了整體的和諧。所以，對借鑒的材料一定要加以認(rèn)真改造，根據(jù)公文主旨和文章的邏輯結(jié)構(gòu)，對引用的材料進(jìn)行再加工，與實(shí)際情況結(jié)合起來，與公文的整體邏輯結(jié)構(gòu)和語言、語氣統(tǒng)一起來，做到天衣無縫、錦上添花。

4、提倡自己動筆寫文章。隨著電腦的普及、電子政務(wù)的發(fā)展，無紙化辦公成為辦公室發(fā)展的趨勢，但動筆仍然不可或缺。從健康的角度考慮，長時間坐在電腦前，對眼睛、肌體的健康無疑會造成很大的傷害，需要動筆。從思考的程度考慮，動筆寫作時作在文章中起承上啟下的作用，它使先后相關(guān)的兩個層次和段落上下連貫，前后銜接。照應(yīng)就是文章前后內(nèi)容關(guān)照呼應(yīng)，能使結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，脈絡(luò)連貫。三是開頭和結(jié)尾。古人語”起句當(dāng)如爆竹，驟響易徹，結(jié)句當(dāng)如撞鐘，清音有余。“所以”虎頭龍尾“是好文章的半壁江山，當(dāng)然，怎樣開頭和結(jié)尾，應(yīng)從文章的整體出發(fā)，有利于主題的表達(dá)和全文各部分的和諧。公文開頭多用開篇點(diǎn)題式：開門見山，起句發(fā)意，直接揭示主旨，落筆入題，說明緣由，交代作者寫作的緣由；開頭總說，提攝全文，先揭示文章的中心，然后再分說。公文、特別是領(lǐng)導(dǎo)講話稿的結(jié)尾方式一般有兩種：醒明主旨，篇末點(diǎn)題；展望未來，鼓勵斗志，向人們提出希望，發(fā)出號召，指明方向，鼓舞人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)目標(biāo)去努力奮斗。

五、如何謀篇布局

要鍛煉思路。謀篇布局是思路的表現(xiàn)形式，所以，我們寫文章要提高謀篇布局的能力，根本的是要認(rèn)真鍛煉思路，加強(qiáng)思維活動的邏輯性、條理性的訓(xùn)練。毛澤東曾說：”寫文章要講邏輯，就是要注意整篇文章、整篇講話的結(jié)構(gòu)，開頭、中間、尾巴要有一種關(guān)系，要有一種內(nèi)在聯(lián)系，不要互相沖突。“只有對內(nèi)容經(jīng)過精心思考，對文章的謀篇布局做到胸有成竹，再動筆寫作，才能寫出結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯性、條理性強(qiáng)的文章。要列好提綱，或打腹稿。這是起草公文的一道重要工序。按提綱寫稿子，有許多好處：可以幫你組織材料；可以使你想問題更周到；免得一面寫一面想，吃力不討好。列提綱，一定要在掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖和吃透”兩頭“的基礎(chǔ)上進(jìn)行。提綱列的越細(xì)致越好，不要光列大題目，還要列小題目，就連每個小題目里各寫幾層意思，哪一層意思放在哪一個題目里面，每一層意思用哪些材料也要考慮清楚。比較簡短的公文，可以不列提綱，但一定要打好腹稿。打腹稿，雖然不一定形成文字，但對文稿的謀篇不拘也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就會得心應(yīng)手。

第五篇：公文具體文種寫作的標(biāo)準(zhǔn)格式

一、命令（令）

1．發(fā)布令

【例文】

中華人民共和國主席令

（第十八號）

《全國人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于外商投資企業(yè)和外國企業(yè)適用增值稅、消費(fèi)稅、營業(yè)稅等稅收暫行條例的決定》已由中華人民共和國第八界全國人民代表大會常務(wù)委員會第五次會議于1993年12月29日通過，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。

中華人民共和國主席xx

一九九三年十二月二十九日

【分析】發(fā)布令的正文結(jié)構(gòu)最為簡潔——依據(jù)要素一般表現(xiàn)為“會議通過”一類“發(fā)布依據(jù)”（有時可某某略），主旨要素則往往某某略“發(fā)布目的”，用“現(xiàn)予公布”一類語句直抒“發(fā)布意圖”，分旨要素只點(diǎn)明具體實(shí)施時間（有時也可承前某某略）。整篇正文格式呈現(xiàn)為三要素俱全或有所某某略的“單槍匹馬”式。

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□令

（第□□號）

《□□□□□□》已經(jīng)□□□□□□通過（依據(jù)），現(xiàn)予公布（主旨），自□□□□年□月□日起施行（分旨）。

□□□□□□（職務(wù)）□□□（簽署）

□□□□年□月□日

發(fā)布令正文格式

2．嘉獎令

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的嘉獎令

（□□□□年□月□日）

最近，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)）。

□□□□□□體現(xiàn)了□□□□□□，……（理論依據(jù)）

為了□□□□□□，……（目的主旨）；現(xiàn)決定□□□□□□，……（意圖主旨）。

希望□□□□□□，……（分旨）。

嘉獎令正文格式

二、議案

【例文】

國務(wù)院關(guān)于提請審議鄒家華等

三位同志職務(wù)任命的議案

國函[1991]16號

全國人民代表大會：

根據(jù)工作需要，提請任命鄒家華、xx同志為國務(wù)院副總理，提請任命錢其琛同志為國務(wù)委員。

請審議決定。

國務(wù)院總理李鵬

一九九一年三月二十二日

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于提請審議

□□□□□□的議案

□□人民代表大會（常務(wù)委員會）：

根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)）。為了□□□□□□，……（目的主旨）；擬□□□□□□，……，現(xiàn)提請審議（意圖主旨）。

□□□□□□（職務(wù)）□□□（簽署）

□□□□年□月□日

議案正文格式一

□□□□□□關(guān)于提請審議

□□□□□□的議案

□□人民代表大會（常務(wù)委員會）：

近年來，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)）。

根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)）。

為□□□□□□，……（目的主旨）；擬□□□□□□，……（意圖主旨），□□□□□□，……（分旨）。

現(xiàn)提請審議（結(jié)語兼意圖主旨）。

□□□□□□（職務(wù)）□□□（簽署）

□□□□年□月□日

議案正文格式二

□□□□□□關(guān)于提請審議

□□□□□□的議案

□□人民代表大會（常務(wù)委員會）：

近年來，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)）。

根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)）。

為□□□□□□，……（目的主旨）；擬□□□□□□，……（意圖主旨），□□□□□□，……（分旨）。

現(xiàn)提請審議（結(jié)語兼意圖主旨）。

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

□□□□□□（職務(wù)）□□□（簽署）

□□□□年□月□日

議案正文格式三

三、決定

【寫作的標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的決定

（□□□□年□□月□□日）

目前□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)），根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)）；為了□□□□□□，……（目的主旨）；現(xiàn)決定□□□□□□，……（意圖主旨）。具體□□如下（過渡語）：

一、□□□□□□，……

二、……

……（分旨）

安排性決定正文格式

二、決策性決定

【例文】

全國人民代表大會常務(wù)委員會

關(guān)于教師節(jié)的決定

（一九八五年一月二十日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第九次會議通過）

第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第九次會議同意國務(wù)院關(guān)于建立教師節(jié)的議案，決定九月十日為教師節(jié)。

【分析】決策性決定主要用于將對某個具體事項的決策公諸于眾，因而屬于告知性公文，一般無具體的使令性內(nèi)容，因此，行文簡潔，全文只需“有一說

一、有二說二”，將必要的“決定依據(jù)”和“決定主旨”等要素說明即可。整篇正文格式主要表現(xiàn)為“單槍匹馬”體式。

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的決定

（□□□□年□□月□□日）

根據(jù)□□□□□□，……（依據(jù)），現(xiàn)決定□□□□□□，……（主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。

決策性決定正文格式

三、獎懲決定

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于表彰（處分）

□□□□□□的決定

（□□□□年□□月□□日）

最近，□□□□□□，……（事實(shí)論據(jù)）。

□□□□□□，體現(xiàn)了□□□□□□，……（理論依據(jù)）。

為□□□□□□，……（目的主旨），決定□□□□□□，……（意圖主旨）。

希望□□□□□□，……（分旨）。

獎懲決定正文格式

公告

國務(wù)院公告

國務(wù)院總理□□□于十二月二十日起訪問非洲十國，在出訪期間，總理職務(wù)由□□副總理代行。

中華人民共和國國務(wù)院

□□□□年十二月二十日

【例文】

□□□□□□公告

（第□□號）

目前，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)）；根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)）；為了□□□□□□，……（目的主旨），現(xiàn)決定□□□□□□，……（意圖主旨）。□□□□□□，……（分旨）。

現(xiàn)予公告（意圖主旨兼結(jié)語）

□□□□年□□月□□日

公告正文格式

通告

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的通告

（□□□□年□□月□□日）

根據(jù)□□□□□□，……（依據(jù)），為了□□□□□□，……（目的主旨）；現(xiàn)決定□□□□□□，……（主旨），請□□□□□□，……（分旨）。

特此通告

通知

使令性通告正文格式

【例文】

“秘書工作”關(guān)于召開全某地人民調(diào)解工作會議的通知

各某地（某地）、區(qū)人民政府：

為了總結(jié)全某地人民調(diào)解工作的經(jīng)驗，部署今后的工作任務(wù)，表彰在政法工作第一道防線上做出突出貢獻(xiàn)的先進(jìn)集體和先進(jìn)個人，推動全某地人民調(diào)解工作的開展，根據(jù)國務(wù)院《人民調(diào)解委員會組織條例》和遼寧某某第三次人民調(diào)解工作會議精神，某地政府決定召開全某地人民調(diào)解工作會議。現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

一、會議時間：12月6日上午9時，會期半天。

二、會議地點(diǎn)：

三、會議內(nèi)容：表彰先進(jìn)、總結(jié)工作、交流經(jīng)驗、部署今后的工作。

四、參加人員：各某地（某地）區(qū)主管某地（某地）長、區(qū)長一人，司法局長一人，基層科（股）長一人以及防止民間糾紛激化先進(jìn)集體代表、先進(jìn)調(diào)解委員會代表、先進(jìn)調(diào)解人員代表各一人[請各某地（某地）、區(qū)政府負(fù)責(zé)通知所屬各有關(guān)部門]。

五、其它事項：各單位接此通知后，請將參加會議人員的名單于12月23日前報會議籌備組。

聯(lián)系人：陳某、馬某

電話：

電傳：

某某地人民政府辦公廳

一九九四年十二月十五日

【分析】會議通知作為使用頻繁的常用公文，正文內(nèi)容與格式均比較固定，一般說，會議通知的正文可細(xì)分為“會議依據(jù)”，“會議目的”，“會議機(jī)關(guān)”，“會議名稱”，“會議時間”，“會議地點(diǎn)”，“會議內(nèi)容”，“會議日程”，“與會人員”，“與會要求”等十項內(nèi)容。其中，“會議依據(jù)”屬于依據(jù)要素；“會議目的”，“主會機(jī)關(guān)”，“會議名稱”屬于主旨要素；其他則屬于分旨要素。內(nèi)容簡單的，“會議依據(jù)”，“會議目的”，“會議內(nèi)容”，“會議日程”等項內(nèi)容可以某某略，正文格式表現(xiàn)為“單槍匹馬”體式；內(nèi)容復(fù)雜的，上述分旨要素可分條列項，正文格式表現(xiàn)為“天鵝下蛋”體式。

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于召開□□□□□□會議的通知

□□□□□□（主送機(jī)關(guān)）：

根據(jù)□□□□□□，……（依據(jù)），□□□□□□決定于□□□□年□□月□□日在□□□□召開□□□□□□會議（主旨），會議內(nèi)容為□□□□□□，……。參加人員□□□□□□，……。要求□□□□□□，……（分旨）。

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

會議通知正文格式

通報

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于表彰（批評）

□□□□□□的通報

（□□□□年□□月□□日）

最近，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)）。

□□□□□□，體現(xiàn)了□□□□□□，……（理論依據(jù)）。

為□□□□□□，……（目的主旨），決定□□□□□□，……（意圖主旨）。

希望□□□□□□，……（分旨）。

獎懲通報正文格式

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的通報

□□□□□□（主送機(jī)關(guān)）：

目前，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)）；根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)），為了□□□□□□，……（目的主旨），必須□□□□□□，……（意圖主旨）。為此，特規(guī)定如下（過渡語）：

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

情況報告正文格式

報告

一、工作報告

二、情況報告

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的報告

□□□□□□（主送機(jī)關(guān)）：

最近，□□□□□□，……（依據(jù)）為了□□□□□□，……（目的主旨），現(xiàn)提出□□如下（意圖主旨兼過渡語）：

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

以上為情況報告正文格式

以下為答復(fù)報告正文格式

【例文】

某某某某人民政府辦公廳關(guān)于清理整頓統(tǒng)一著裝工作情況的報告某政辦函[1992]223號

圖務(wù)院統(tǒng)一著裝管理委員會：

根據(jù)你委著裝辦字[1992]5號文要求，現(xiàn)將我某某清理整頓統(tǒng)一著裝工作情況報告如下：

1991年26日某某政府辦公廳下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步清理整頓統(tǒng)一著裝的通知》（某政辦發(fā)[1991]55號），某某監(jiān)察廳、財政廳、審計局根據(jù)通知組成了某某清理整頓統(tǒng)一著裝辦公室，開展了全某某性的清裝工作。經(jīng)過我某某各級監(jiān)察、財政、審計部門的共同努力，1991年12月，整個清裝工作基本結(jié)束。今年2月10日，某某財政廳根據(jù)國務(wù)院著裝委《關(guān)于印發(fā)〈國務(wù)院統(tǒng)一著裝管理委員會第一次全體會議紀(jì)要〉的通知》要求，以某財行字[1992]3號文上報了《關(guān)于清理整頓統(tǒng)一著裝工作情況的報告》。某某監(jiān)察廳也于3月25日向監(jiān)察部報告了此項工作情況。國務(wù)院著裝委[1992]國著裝委字2號、3號文下發(fā)后，鑒于我某某前段清裝工作與上述文件精神基本一致，某某財政廳、監(jiān)察廳已分別寫出了專題報告，所以未再報告工作情況。

關(guān)于養(yǎng)路費(fèi)征收和路政管理人員的著裝問題，因當(dāng)時有關(guān)規(guī)定不夠明確，故確定“暫緩清理”。今年8月接到國務(wù)院著裝[1992]國著裝字4號文后，我們立即著手進(jìn)行調(diào)查研究，并部署開展了清理工作，目前正在進(jìn)行中。待工作結(jié)束后，將專題上報清理情況。

特此報告

某某某某人民政府辦公廳

一九九二年十二月二日

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的報告

□□□□□□（主送機(jī)關(guān)）：

根據(jù)□□□□□□，……（依據(jù)），現(xiàn)將□□□□報告如下（意圖主旨兼過渡語轉(zhuǎn)入下述分旨）：

最近，□□□□□□，…………（二級依據(jù)）為了□□□□□□，……，應(yīng)當(dāng)□□□□□□，……（二級主旨），具體□□如下（過渡語）：

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（二級分旨）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

請示正文格式

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的請示

□□□□□□（主送機(jī)關(guān)）：

目前，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)），根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)），為了□□□□□□，……（目的主旨），擬□□□□□□，……（意圖主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。

當(dāng)否，請審批。（意圖主旨兼結(jié)語句）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

請示正文格式二

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的請示

□□□□□□（主送機(jī)關(guān)）：

目前，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)）。

根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)）。

為了□□□□□□，……（目的主旨），擬□□□□□□，……（意圖主旨），由□□□□□□，……（分旨）。

當(dāng)否，請審批。（意圖主旨兼結(jié)語句）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

批復(fù)

批準(zhǔn)性批復(fù)正文格式一

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于同意□□□□□□的批復(fù)

□□□□□□（主送機(jī)關(guān)）：

你□《關(guān)于□□□□□的請示》收悉。經(jīng)研究（依據(jù)），同意□□□□□□（主旨）。

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

商詢函正文格式

【例文】

關(guān)于擬派某某同志赴香港培訓(xùn)的函

某某工委：

我部上海海運(yùn)局海員醫(yī)院，于一九八五年訂購了一臺美產(chǎn)高效液相色譜儀。現(xiàn)應(yīng)賣方香港貝克曼儀器公司的邀請，擬派上海海員醫(yī)院藥劑師某某赴香港接受為期一周的培訓(xùn)。按訂貨合同規(guī)定，自廣州至香港往返旅費(fèi)及在港培訓(xùn)期間的交通、宿、膳費(fèi)用，均由該公司提供。

妥否，請函示。

附貝克曼儀器公司邀請信、簽報一份（復(fù)印件）

某某部

一九八六年五月五日

【分析】商詢函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問問題或向有關(guān)主管部門請求的祈請性公文，因此，與請示文種類似，開頭部分先步步深入祥細(xì)陳述“請示依據(jù)”，結(jié)尾處才和盤托出“請示主旨”。因為內(nèi)容比較簡單，正文格式一般表現(xiàn)為行文簡潔的“單槍匹馬”式。

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的函

□□□□□□（主送機(jī)關(guān)）：

目前，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)），根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)），為了□□□□□□，……（目的主旨），擬□□□□□□，……（意圖主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。

當(dāng)否，請函示。（意圖主旨兼結(jié)語句）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

答復(fù)函正文格式

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的復(fù)函

□□□□□□（主送機(jī)關(guān)）：

你□《關(guān)于□□□□□□的□□》收悉。經(jīng)研究（依據(jù)）現(xiàn)對□□□□□□問題答復(fù)如下：（主旨）

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

會議紀(jì)要

會議紀(jì)要正文格式

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□會議紀(jì)要

（□□□□年□□月□□日）

□□□□年□□月□□日，□□□□□□會議在□□□□□□召開。參加會議的有□□□□□□，……。□□□主持會議。會議討論了□□□□□□問題（依據(jù)）。現(xiàn)紀(jì)要如下（主旨）：

一、會議指出□□□□□□，……

二、會議強(qiáng)調(diào)□□□□□□，……

三、……會議要求□□□□□□，……（分旨）。

會議紀(jì)要正文格式二

□□□□□□會議紀(jì)要

（□□□□年□□月□□日）

時間：□□□□年□□月□□日

地點(diǎn)：□□□□□□

主持人：□□□

出席者：□□□、□□□、□□□、□□□

列席者：□□□（依據(jù)）

會議討論和決定了以下問題：（主旨）

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

意見正文格式

【標(biāo)準(zhǔn)格式】

□□□□□□關(guān)于□□□□□□的意見

（□□□□年□□月□□日）

目前，□□□□□□，……（事實(shí)依據(jù)）；根據(jù)□□□□□□，……（理論依據(jù)）；為了□□□□□□，……（目的主旨）；應(yīng)當(dāng)□□□□□□，……（意圖主旨）。具體意見如下（過渡語）：

一、□□□□□□（小標(biāo)題）

……

二、□□□□□□（小標(biāo)題）

……

三、□□□□□□（小標(biāo)題）

……

……（分旨）

公文的“信函式格式”

公文的“信函式格式”問題是近年來因為公文處理規(guī)范化而正式提出的一個新問題。XX年開始施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《新辦法》）為了杜絕責(zé)權(quán)不明的公文濫發(fā)，在第十五條規(guī)定：“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”這里第一次提出“非正式行文”問題，同時提出了“函的形式”問題。

何謂“非正式行文”？XX年1月下發(fā)，與《新辦法》配套的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施〈國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》（以下簡稱《公文處理意見》）作了具體而詳細(xì)的解釋：“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對外正式行文的含義是：部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得向本部門機(jī)關(guān)以外的其他機(jī)關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不代替部門審批下達(dá)應(yīng)當(dāng)由部門審批下達(dá)的事項；與相關(guān)的其他機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。”

那么，“函的形式”又是一個什么樣的形式呢？《公文處理意見》的解釋是：“‘函的形式’是指公文格式中區(qū)別于‘文件格式’的‘信函格式’”。從規(guī)定“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對外正式行文”，到明確只能以“函的形式”行文，最終落實(shí)到了“信函格式”上。可見“非正式行文”在公文形式上的標(biāo)志就是“信函格式”。

“信函格式”有何規(guī)范性要求呢？由中國標(biāo)準(zhǔn)研究中心和國務(wù)院辦公廳秘書局共同起草，從XX年1月開始實(shí)施的國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡稱《公文格式》）作了簡要說明。其重要附件《國家行政機(jī)關(guān)公文格式?條文釋義》（以下簡稱《條文釋義》）則作了進(jìn)一步詳細(xì)解釋。

《條文釋義》在“信函式格式”一節(jié)中提出了明確的規(guī)范要求：“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線印紅色。發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識。發(fā)文字號下空1行標(biāo)識公文標(biāo)題。如需標(biāo)識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識。兩線之間其他要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。”

“信函式格式”之所以確定為上述規(guī)范，是因為在長期的公文運(yùn)作實(shí)踐中，各制發(fā)機(jī)關(guān)經(jīng)常使用一種只標(biāo)識發(fā)“文件”兩字的變通的公文樣式，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，而且使用頻率很高。《公文格式》從公文工作實(shí)際出發(fā)，同時又要使“信函式格式”的格式特征明顯區(qū)別于“文件式格式”，所以設(shè)計了上述格式規(guī)范。

“信函式格”與“文件式格式”的顯著區(qū)別有三點(diǎn)：

其一是將“文件式格式”上白邊37mm縮小為30mm，7mm的差距使兩者區(qū)別明顯。

其二是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由“文件式格式”的“發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（或規(guī)范化簡稱）+文件”改為只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱。

其三，設(shè)計了發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處的一條武文線和距下頁邊20mm處的一條文武線，此兩線與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識均印成醒目的紅色，突出了“信函式格式”與“文件式格式”的顯著區(qū)別。

應(yīng)該說，公文法規(guī)對“信函式格式”的要求是十分明確的，但對這一公文格式認(rèn)識不足的人還是很多。據(jù)調(diào)查，主要有以下兩種情況：

1、對“信函式格式”的規(guī)范要求存在錯誤認(rèn)識

“函”是平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間經(jīng)常使用的文種。長期以來，基層單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題時，為方便起見，往往使用一種寫法與書信大體相同的“便函”。久而久之，便形成一種錯誤認(rèn)識，以為“信函格式”即是便函，沒有什么規(guī)范要求。這種認(rèn)識對公文的規(guī)范化、制度化極為不利。通過對《新辦法》和《公文格式》的深入學(xué)習(xí)和領(lǐng)會，這種錯誤認(rèn)識應(yīng)該加以糾正。

2、對“信函式格式”的適應(yīng)文種存在錯誤認(rèn)識

“信函式格式”由于其名稱中出現(xiàn)了“信函”一詞，不少人就將這種格式與“函”這一公文文種混為一談。關(guān)于“信函格式”，《公文處理意見》說得很清楚，即是指一種區(qū)別于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文種類。雖然在公文實(shí)踐中，“函”采用“信函格式”的情況較多，但絕不意味只有“函”才能使用這一公文格式。例如，“意見”在發(fā)至平行或不相隸屬機(jī)關(guān)時，就可采用“信函格式”。也正因為此，《公文處理意見》才提出：“以‘函的形式’行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致，與公文內(nèi)容相符的文種。”

綜上所述，“信函式格式”是公文辦理中不可或缺的重要辦文形式，事關(guān)公文處理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，實(shí)在不容忽視。

總結(jié)寫作應(yīng)“魂系于文”

總結(jié)有三大特點(diǎn)：

1、真實(shí)性；

2、典型性；

3、規(guī)律性，即理論性。思想性可以說是公文的精髓。精髓不存，公文無魂；精髓所在，片言萬代。諸葛亮的《出師表》之所以千年不衰，最根本的是它深蘊(yùn)了“鞠躬盡瘁”的偉大精神；魏征的《諫太宗十思疏》之所以代代相傳，是在于他提出了“居安思危”、“戒奢以儉”、“載舟覆舟”的精辟思想；毛主席在解放戰(zhàn)爭時期寫的《關(guān)于情況的通報》之所以載入史冊，主要不只在于它通報了解放軍在各個戰(zhàn)場上的勝利戰(zhàn)果，而是它通過闡述情況揭示了“政策和策略是黨的生命”這樣一個偉大的馬克思主義真理。由此可見，思想性是公文的靈魂和血脈。沒有思想性，公文就必然缺乏生命力。

所謂思想性，不是穿靴戴帽的一般道理，也不是照抄照轉(zhuǎn)的官樣文章，更不是人云亦云的空泛議論，而是經(jīng)過深思熟慮，從事物的本身中開掘出的真知灼見，開掘出的客觀事物的本質(zhì)意義，開掘出的材料中所蘊(yùn)含的力量。然而，從接觸到的公文情況看，存在一個通病，多是就事論事，思想性比較貧乏，即或講一點(diǎn)道理和思想，也是蜻蜓點(diǎn)水、淺嘗輒止，甚至只談工作，不談思想；只有血肉，沒有靈魂，使公文成為一具“僵尸“，失去了指導(dǎo)工作的價值。

怎樣寫才能寫出思想性呢？總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗，應(yīng)抓住兩個環(huán)節(jié)：

第一，善于抽象概括，就材想理。

公文的思想性不是從外部附加上去的，也不是撰寫者頭腦中固有的，而是深蘊(yùn)在材料之中。因此，在占有材料之后，必須在抽象概括上下功夫，就材想理，就事論理。抽象概括得越深刻，公文的思想性就越會越強(qiáng)。有些同志可能讀過毛主席在50年代為《中國農(nóng)村的社會主義高潮》一書所寫的按語，許多按語都有很強(qiáng)的思想性，使人受到深刻的教育和啟迪。回過頭來，你再結(jié)合讀一下每一篇典型材料的原文，就會突出地感覺到，這些思想都是對原文的科學(xué)抽象，而且概括得那樣貼切和精辟。例如，毛主席關(guān)于社會主義企業(yè)必須建立強(qiáng)有力的思想政治工作的著名論點(diǎn)：“政治工作是一切經(jīng)濟(jì)工作的生命線”，就是從山西某某解虞某地三婁合作社建立后，通過政治思想工作把自己鞏固起來，之后由于放松了政治思想工作，幾乎跨了臺，只有在重新恢復(fù)政治思想工作之后才克服了危機(jī)，走上健康發(fā)展道路的幾經(jīng)反復(fù)的事實(shí)中概括出來的（見《嚴(yán)重的教訓(xùn)》一文的按語）。現(xiàn)在有些文秘人員在撰寫公文時，對占有材料比較重視，但對抽象概括這道工序則下功夫不夠，不肯用腦筋多想一想、深想一想，往往把公文寫成材料堆積。1995年年底在某某地政府辦公室看到一份給政府領(lǐng)導(dǎo)的《工作總結(jié)》。總的印象是材料比較豐富，也很實(shí)在，最大的問題是見物不見魂，沒有指導(dǎo)工作的價值。為了說明問題，現(xiàn)摘錄如下：

文件開頭寫道：“1994年我們緊緊圍繞黨委和政府的中心工作，強(qiáng)化政務(wù)，改進(jìn)事務(wù)，興辦實(shí)體，全面完成年初確定的責(zé)任目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)。”接著就從三個方面列了一份成績清單：

在政務(wù)工作方面：①調(diào)查研究：全年共參與黨和政府大型調(diào)查2次，起草各種文字材料115篇，約74萬字；②公文制發(fā)和情況綜合：共制發(fā)文件、電報、函和通知249件，完成急難新情況綜合7次，編發(fā)《政府簡報》20期，起草各類文字材料26篇；③政務(wù)信息：共編發(fā)《政府信息》62期，發(fā)電傳信息17期；④文書工作：共收發(fā)、傳閱各類文件15萬份，整理裝訂文書檔案142卷，接待查檔調(diào)卷128人次，用印1.8萬次，收發(fā)報刊、信件53萬件……；⑤督辦檢查：共列督辦項目139件，辦結(jié)130件，辦結(jié)率達(dá)到94%；⑥法制工作：按規(guī)定清理某地政府各部門制發(fā)的文件1.37萬件，其中修改完善了8件，廢止和自然失效1.3萬件。

在事務(wù)工作方面：①財務(wù)管理：嚴(yán)格實(shí)行了經(jīng)費(fèi)包干辦法，全年未發(fā)生違紀(jì)現(xiàn)象；②庭院建設(shè)：在大門兩側(cè)修建了70平方米的門某地房，庭院衛(wèi)生綠化均保持某某級先進(jìn)單位的榮譽(yù)稱號；③生活服務(wù)：共采購蛋、魚、菜、果等3.05萬公斤，購進(jìn)液化氣600噸位，檢驗鋼瓶3600個，車隊實(shí)現(xiàn)了安全行車50萬公里無事故；④房產(chǎn)開發(fā)和管理：完成開發(fā)面積17486平方米，創(chuàng)產(chǎn)值1100萬元，實(shí)現(xiàn)利稅130萬元，分配住宅103套，完成水電氣維修23項；⑤接待工作：賓館共接待黨和政府五大班子客人1.25萬人次，普通旅客2.5萬人次，某某以上大型會議6次，均做到了禮貌、熱情、周到；⑥安全保衛(wèi)：全年共組織大型安全檢查4次，配合公安部門檢查5次，使火險隱患整改率達(dá)到95%，保證了機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)行。

在黨的建設(shè)和政治工作方面也列舉了一堆數(shù)字。諸如，全年共發(fā)展新黨員6名，預(yù)備黨員按期轉(zhuǎn)正6名，組織入黨積極分子考試2次，成績均達(dá)到90分以上，收繳黨費(fèi)5652元，接轉(zhuǎn)組織關(guān)系48人次……等等。整個工作成績詳詳細(xì)細(xì)地寫了三大方面，接著又寫了約100字的工作差距，這就是總結(jié)的全部內(nèi)容。

從摘錄中大家可以看到，這哪是工作總結(jié)，而是一篇“流水帳”。什么是總結(jié)？總結(jié)是對過去工作的再認(rèn)識。工作成績是要寫的，根據(jù)某種需要（如鼓舞士氣）也可以寫足、寫夠。但寫成績不是目的，目的是通過對前段或某項工作的全面回顧、分析研究，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，并把它條理化、系統(tǒng)化，得出規(guī)律性的認(rèn)識，用于指導(dǎo)下一階段工作。所以，工作總結(jié)絕不是過去工作的簡單重復(fù)，而是對實(shí)踐的本質(zhì)概括，是實(shí)際工作的“理性認(rèn)識”，這種理性認(rèn)識就是思想性。如果總結(jié)只停留在照相式低層次水平上，那就失去了總結(jié)的意義。

第二，善于挖掘事物的本質(zhì)，畫龍點(diǎn)睛。

公文的思想性與論文不同，它不能旁征博引地長篇大論，也不能別出心裁地標(biāo)新立異，主要是挖掘事物的本質(zhì)意義，運(yùn)用論斷式的語言把精粹的東西點(diǎn)出來。古人稱為“點(diǎn)化”，意思是在文章的關(guān)鍵處點(diǎn)而化之，生發(fā)出一番新意或提煉出事物的精髓。而這種點(diǎn)化多屬于精彩閃光的東西，就足以使全文生輝。如前面講過的《諫太宗十思疏》，文章從喻入手，通過成敗得失的比較推論，把問題的實(shí)質(zhì)點(diǎn)化為四個字：“可畏惟人”，提出了爭取人心的重要。然后圍繞這一點(diǎn)睛之筆講了爭取人心的“十思”的具體內(nèi)容，寫得語重心長、真切深厚。所以唐太宗十分贊賞，親寫詔書嘉許魏征，并把它放置案頭，以資警惕。又如《為徐敬業(yè)討武檄》，這是駱賓王為徐敬業(yè)討伐武則天、催促各地發(fā)兵而起草的一篇檄文。文章氣勢磅礴，語言豪壯，足以動軍聲、振士氣，具有強(qiáng)烈的鼓動作用。但最精彩之筆，還是結(jié)尾表明唐室必勝、武后必敗的充滿必勝信心的兩句話：“請看今日之城中，竟是誰家之天下”。這兩句話至今仍在后人心目中閃閃發(fā)光。毛主席在1941年為延安《解放日報》寫的社論，其題目就是用的“請看今日之城中，竟是誰家之天下”。

建國后，特別是黨的十一屆三中全會以來，黨中央下發(fā)了一系列重要文件不乏點(diǎn)睛之筆。例如，1981年6月黨中央六中全會通過的《關(guān)于建國以來黨的的若干歷史問題的決議》，對毛澤東思想作了全面分析，步步深入，層層升華，直至見其“活的靈魂”，精辟地概括為12個字：“實(shí)事求是，群眾路線，獨(dú)立自主”。1992年黨的xx大報告對鄧小平建設(shè)具有中國特色社會主義理論從九個方面進(jìn)行剖析，層層剝筍，最后點(diǎn)出它的精髓和實(shí)質(zhì)是八個字：“解放思想，實(shí)事求是”。1995年5月22日黨中央和國務(wù)院下發(fā)的《關(guān)于加速科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的決定》，一開首就對科學(xué)技術(shù)的巨大作用居高臨下地概括為三句話：“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的首要動力，是國家強(qiáng)盛的決定性因素”。一個“第一”，一個“首要”，一個“決定性”，把科學(xué)技術(shù)的本質(zhì)意義說到家了。馬克思主義哲學(xué)告訴我們，事物的本質(zhì)隱藏在現(xiàn)象的背后，是看不見摸不著的，而且其精髓的東西又不是很多的，只能集中到一點(diǎn)，就像關(guān)公的大刀再重，刀刃也是薄薄的一線；張飛的蛇矛再長，矛鋒也是尖尖的一點(diǎn)，所以，精髓的東西隱藏得就更深一些。因此，我們要認(rèn)識事物的本質(zhì)和精髓，必須在挖掘上狠下功夫。挖掘得越深，光點(diǎn)越亮，震動人心的力量就越強(qiáng)。有的同志撰寫公文，不在挖掘上下功夫，總想在語言上打主意，企圖用華麗的語藻去閃光。殊不知，語言是思想的外殼，思想淺薄，詞藻華麗，勢必成為“浮文”；反之，思想深邃，質(zhì)樸的語言也會給人們的心靈打上深深的烙印。

【例文1】（請參考1998年xx同志在全國抗洪搶險表彰大會上的總結(jié)發(fā)言）

【例文2】

售后服務(wù)是企業(yè)的命根子

-------萬寶技術(shù)服務(wù)中心1993年工作總結(jié)

1993年，萬寶集團(tuán)技術(shù)服務(wù)中心全體員工和分布在全國各地維修網(wǎng)點(diǎn)的員工一起，根據(jù)何總經(jīng)理關(guān)于“售后服務(wù)是企業(yè)的命根子”的批示精神，堅持“擁有萬寶電器，享受一流服務(wù)”的宗旨和“一切為了使用戶滿意”的標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揚(yáng)“同心多奉獻(xiàn)，合力創(chuàng)一流”的企業(yè)精神，大力開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)活動，扎扎實(shí)實(shí)地做好各項工作，實(shí)現(xiàn)了1993年的總體目標(biāo)。全年維修合格率達(dá)99.8%，比去年上升了30.3%；維修返修率0.2%，比去年下降30.13%；用戶來信處理率100%，全年未出現(xiàn)重大的維修質(zhì)量投訴，贏得了用戶和社會各界的好評，促進(jìn)了萬寶系列產(chǎn)品的銷售，促進(jìn)了萬寶售后服務(wù)工作向服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系化、服務(wù)管理規(guī)范化、服務(wù)方式多樣化、服務(wù)經(jīng)營一體化的方向發(fā)展。1993年被評為全國優(yōu)質(zhì)服務(wù)企業(yè)。

回顧一年來，我們主要做了以下幾項工作：

一、業(yè)務(wù)工作方面

1、開展網(wǎng)點(diǎn)建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)點(diǎn)管理（略）

2、開展網(wǎng)點(diǎn)升級達(dá)標(biāo)活動。（略）

3、合理調(diào)整網(wǎng)點(diǎn)布局，擴(kuò)大維修服務(wù)的覆蓋面。（略）

4、開展用戶抽查，優(yōu)化網(wǎng)點(diǎn)結(jié)構(gòu)。（略）

二、調(diào)整售后服務(wù)策略，適應(yīng)某地場和用戶需要（略）

1、增加服務(wù)項目，擴(kuò)展服務(wù)范圍。（略）

2、轉(zhuǎn)換服務(wù)形式，提高服務(wù)水平。（略）

3、開拓服務(wù)經(jīng)營一體化道路，增強(qiáng)自身實(shí)力。（略）

三、提高員工素質(zhì)，深化優(yōu)質(zhì)服務(wù)（略）

四、開展“萬寶電器百日維修服務(wù)質(zhì)量無投訴”活動（略）

1994年是萬寶事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵一年，也是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)中期發(fā)展規(guī)劃的決定性一年。我中心必須進(jìn)一步貫徹落實(shí)何總關(guān)于“售后服務(wù)是企業(yè)的命根子”和湯總關(guān)于“服務(wù)先于銷售”的指示精神，堅持“一切為了使用戶滿意”的最高標(biāo)準(zhǔn)，把售后服務(wù)工作作為首要任務(wù)，為維護(hù)萬寶信譽(yù)做出更大貢獻(xiàn)。

[評析]：

這是一篇企業(yè)售后服務(wù)的綜合性總結(jié)。標(biāo)題采用正副題式，正題揭示文章的中心內(nèi)容，副題標(biāo)示出單位、時間、事由和文種。正文由前言、主體、結(jié)尾三部分組成。前言部分概述了基本情況，交代了總結(jié)所涉及的時限、單位、背景、工作任務(wù)、完成情況，并引用數(shù)據(jù)，概述了成就，用語精練，字里行間洋溢著信心和決心，然后用“回顧”一句過渡轉(zhuǎn)入主體部分。主體部分分四大項列舉了一年來的主要工作，內(nèi)容按邏輯順序排列，圍繞著“命根子”這個中心，充分證明了總結(jié)中所提出的各個觀點(diǎn)。最后以展望作結(jié)，充滿了信心，反映了企業(yè)的精神面貌。全文層次分明，觀點(diǎn)與材料統(tǒng)一，是一篇值得借鑒的總結(jié)。