第一篇：物業檔案管理練習題

物業檔案管理練習題

一、材料分析題

1、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第三條 物業管理區域檔案由物業管理單位依照本規范收集、管理。市檔案行政管理部門和市物業管理主管部門負責對全市物業管理區域檔案工作進行業務指導，并依法實行監督檢查。

第四條 物業管理單位應當明確專人負責物業管理區域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應當具備檔案專業知識。

問題：要使物業管理檔案收集盡可能齊全完整，應把握好那兩個關鍵環節？如何做好這兩個環節的工作？

2、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第五條 物業管理單位應于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區域物業管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔，具體歸檔范圍見附件。

第六條 物業管理單位應當建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統計等各項規章制度，并認真組織實施。

問題：什么是物業管理文件的歸檔？歸檔工作有什么要求？

3、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第七條 物業管理單位應當把檔案工作作為質量管理或目標管理的重要內容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關管理制度、有關人員的崗位職責和有關工作程序。

物業管理單位應當加強檔案管理現代化建設，提高檔案管理現代化水平，使檔案管理現代化與物業管理現代化同步發展。

問題：請你談談物業公司應如何提高檔案管理現代化水平？

4、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第八條 歸檔的文件材料應當為原件或者具有憑證作用的復制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。

問題：從字跡材料色素成分和轉移固定方式結合起來看，各種字跡材料的耐久性應如何分類？

5、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第九條 歸檔文件材料應當做到分類合理，整理規范，排列有序，鑒定準確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

問題：如何才有可能做到物業檔案分類合理？如何才有可能做到物業檔案鑒定準確？如何分析物業檔案的價值？

6、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第十條 對保管期滿經鑒定無保存利用價值的檔案，按有關規定經物業管理單位法人批準后，可以按一定程序進行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。

會計檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國會計法》的有關規定執行。問題：物業檔案銷毀應遵循什么程序？

7、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第十一條 物業管理區域的檔案管理應當符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設立的檔案寄存中心寄存。

問題：檔案庫房建筑應滿足哪些基本要求？

8、《深圳市物業管理區域檔案管理規范》第十二條 物業管理單位可以委托依法設立的檔案中介機構開展檔案整理、鑒定評估、業務咨詢、軟件開發、數字化加工等業務。檔案中介機構應當對委托人檔案內容保密，未經委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或提供他人使用。

第十六條 物業管理區域檔案中涉及業主、住戶（用戶）管理的檔案應當做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規另有規定的除外。

第十七條 物業管理單位應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依照規定進行處理。

問題：請你談談物業檔案提供利用與保密的關系。

二、論述題

1、物業檔案是物業管理的內容之一，做好物業檔案管理對物業管理起重要的作用。隨著業主對物業服務企業的要求越來越高，物業檔案管理的問題日益突出，解決這些問題成為了行業的共同話題。

請你論述：目前物業檔案管理存在的問題、原因及對策。

2、在電子信息技術飛速發展的今天，檔案管理的數字化、信息化是物業檔案管理的必然要求，傳統的檔案管理模式已無法完全緩解越來越多的物業檔案給保管和服務帶來的壓力，落后的管理方法和手段也越來越不適應現代物業公司的發展要求，加速網絡信息化進程成為了提高物業檔案管理現代化水平的必要條件。

請你論述：如何維護紙質檔案和電子媒體檔案的完整和安全？

附錄

深圳市物業管理區域檔案管理規范

（2003年10月30日深圳市檔案局、深圳市住宅局印發 深檔字〔2003〕150號）

第一條 為加強我市物業管理區域檔案的規范化管理，保障其有效利用，根據國家和深圳市有關檔案管理和物業管理的法律、法規，結合我市實際，制定本規范。

第二條 本規范所稱物業管理區域檔案是指在住宅區、工業區、商住樓、寫字樓等物業管理過程中形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條 物業管理區域檔案由物業管理單位依照本規范收集、管理。

市檔案行政管理部門和市物業管理主管部門負責對全市物業管理區域檔案工作進行業務指導，并依法實行監督檢查。

第四條 物業管理單位應當明確專人負責物業管理區域檔案的收集、整理、保管和提供利用。檔案管理人員應當具備檔案專業知識。

第五條 物業管理單位應于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區域物業管理活動的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時歸檔，具體歸檔范圍見附件。第六條 物業管理單位應當建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統計等各項規章制度，并認真組織實施。

第七條 物業管理單位應當把檔案工作作為質量管理或目標管理的重要內容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關管理制度、有關人員的崗位職責和有關工作程序。

物業管理單位應當加強檔案管理現代化建設，提高檔案管理現代化水平，使檔案管理現代化與物業管理現代化同步發展。

第八條 歸檔的文件材料應當為原件或者具有憑證作用的復制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。第九條 歸檔文件材料應當做到分類合理，整理規范，排列有序，鑒定準確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

第十條 對保管期滿經鑒定無保存利用價值的檔案，按有關規定經物業管理單位法人批準后，可以按一定程序進行銷毀，銷毀清冊必須歸檔保存。

會計檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國會計法》的有關規定執行。

第十一條 物業管理區域的檔案管理應當符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國家檔案館和依法設立的檔案寄存中心寄存。

第十二條 物業管理單位可以委托依法設立的檔案中介機構開展檔案整理、鑒定評估、業務咨詢、軟件開發、數字化加工等業務。

檔案中介機構應當對委托人檔案內容保密，未經委托人同意，不得擅自將檔案向社會公開或提供他人使用。第十三條 在物業管理區域檔案中，業主住戶資料及基建、設備等檔案資料屬于業主所有。開發建設單位在移交住宅區等物業時，應當向業主或物業管理單位移交有關工程建設、設施設備等物業管理所必需的檔案，并辦理移交手續。

第十四條 業主委員會在與物業管理單位訂立書面的物業管理服務合同時，應當將檔案管理作為合同內容，并在合同生效后向物業管理單位提供該物業的工程建設、設施設備、住戶（用戶）等檔案供其使用。第十五條 物業管理單位負責檔案工作的人員在崗位變動時，應當辦理檔案交接手續。

第十六條 物業管理區域檔案中涉及業主、住戶（用戶）管理的檔案應當做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規另有規定的除外。

第十七條 物業管理單位應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依照規定進行處理。

第十八條 市、區物業管理主管部門應當將檔案管理列入住宅區、工業區、商住樓、寫字樓等物業管理評優活動的內容。

第十九條 本規范自發布之日起實施。附件：深圳市物業管理區域文件材料歸檔范圍 附件：

深圳市物業管理區域文件材料歸檔范圍

一、行政后勤管理材料

（一）行政綜合

1．物業管理處組織沿革、大事記及工作計劃、總結 2．管理處會議紀要、會議記錄 3．規章制度

4．文秘、檔案、印章管理記錄 5．文件、檔案接收及移交、銷毀清冊 6．物業管理發展規劃、計劃、總結 7．物業管理的請示、批復、報告、通知等 8．專題調查、調研、考察、普查工作材料 9．物業管理區域驗收、接管記錄

（二）接待宣傳工作

1．國家級、部省級、市級及一般性參觀團接待材料 2．專題新聞報道、采訪、新聞發布會材料 3．來訪領導題詞簽名冊 4．來訪者贈送禮品登記

（三）勞資管理

1．機構設置與人事管理規定 2．員工花名冊

3．員工工資表、勞動工資表、員工考評記錄 4．用工合同臺帳、社會保險記錄

5．員工培訓計劃、措施、教材、試題、考試成績 6．人員增補申請表

（四）后勤管理 1．固定資產登記冊

2．辦公樓設施、辦公用房及辦公用品管理記錄 3．行政辦公設備領用、維修、報廢記錄表 4．物料采購計劃表、供方評價記錄

5．物料管理、盤點資料、調離人員移交清單 6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料 7．職工食堂管理材料 8．區域通訊工具管理材料 9．員工福利管理材料

二、業主、住戶資料

（一）業主住戶入住通知、購房合同復印件

（二）業主住戶身份證、工作證復印件、家庭成員登記

（三）業主公約

（四）租住戶登記表

（五）租賃物業清單、合同

三、物業裝修材料

（一）裝修申請審批表

（二）商鋪樓宇裝修審批表

（三）裝修違章處理通知單

（四）裝修稅單

四、業主大會、業主委員會材料

（一）業主委員會籌備、選舉等材料

（二）業主委員會的請示、報告、批復

（三）業主委員會制度

（四）業主大會材料

（五）樓長評選、增補、改選記錄

（六）有關收支情況公告

五、日常運行材料

（一）日常運行綜合 1．業主、住戶問卷調查表

2．員工住戶合理化建議、表揚與投訴處理記錄、物業管理事務處理跟蹤記錄 3．日常工作檢查記錄 4．事務助理工作總結

5．分包計劃、合同、合格供方名錄、供方評價記錄、分包服務記錄、不合格報告、糾正措施報告 6．家訪表、聯絡單

7．服務要求評審記錄、車輛繳費換證記錄 8．突發事件處理記錄、預防措施報告

9．公共、辦公設施、工程及住戶日常維修和回訪記錄

（二）園林綠化

植物檔案及補種、病蟲害檢查、防治材料

（三）保潔工作

1．保潔隊工具領用、維修、報廢記錄表

2．保潔綜合、保潔區域及人員分布記錄、檢查表 3．環境衛生消殺記錄

（四）治安工作

1．治安隊工具領用、維修、報廢記錄表 2．治安事件處理記錄

3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、4．來訪人員登記表、搬運放行記錄登記表 5．車輛進出登記表、異常車輛進出登記表

（五）設備運行記錄

1．供水、供電設備匯總表、月統計表

2．供水、供電設備值班、操作運行及保養、檢查記錄 3．電梯運行情況統計表、記錄、值班巡視檢查記錄表 4．電梯故障（事故）處理單

六、消防工作材料

（一）消防中心值班情況記錄

（二）消防設備月、季度檢查記錄表、維修記錄表

（三）消防設備運行記錄表

（四）消防安全檢查記錄表

（五）火險隱患整改通知書

七、創優資料

（一）國家級創優評比資料

（二）省、市級創優評比資料

（三）行業評比資料

（四）企業內部創優評比資料

（五）企業ISO9000認證及其它認證材料

八、社區文化

（一）社區大型慶典、文化活動材料

（二）社區文藝體育活動材料

（三）團組織及青年文明號活動材料

（四）社區科普教育、社會公益性活動材料

（五）各類專題座談會、學習參觀考察活動材料

（六）和街道、社區居委會、派出所等協作單位共同活動材料

（七）人文事件方面材料

（八）員工文化生活材料

九、會計檔案

（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證

（二）總帳、明細賬

（三）銀行日記賬、現金日記賬

（四）停車場機動車輛管理及收費記錄、住戶維修費記錄、收費統計等會計月、季度報告

（五）年度會計報告（決算）

（六）會計移交清冊

（七）會計檔案銷毀清冊

（八）會計檔案保管清冊

（九）其它

十、基建檔案

（一）工程竣工圖

（二）土建綜合材料、水電綜合材料

（三）樓宇住房驗收交接材料

（四）業主工程維修項目價格表

（五）公共設施新建、維修請示、批復、施工、驗收材料

十一、設備檔案

供水、供電、電梯、消防等設備隨箱、開箱及試運行、維修、維護資料

十二、人事檔案

（一）聘用員工檔案

（二）專業技術人員檔案

（三）辭工員工檔案

十三、聲像檔案

國家、省、市領導和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各類慶典活動，社區文化及開展各項宣傳等活動形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料

十四、實物檔案

本單位獲得的各種證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等

第二篇：物業檔案管理

物業檔案管理

物業檔案資料管理指物業管理公司在物業管理活動中，對物業原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統計和利用，為物業管理提供客觀依據和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業管理中可實行原始資料和計算機檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉化為計算機磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對業主和企業利益影響較大的檔案應加以保存。這些檔案應按授權級別檢索并嚴格控制借閱。

3．檔案管理人員應編制統一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進行科學合理的分類存檔。

4．檔案室應保持干燥、通風、清潔，注意防盜，并確保儲存地點符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計算機網絡技術，并采用先進檢索軟件，充分發揮檔案資料的作用。

2．對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機關負責人批準后借閱，并應辦理借閱手續。

(三)檔案的銷毀

根據檔案的保存期限和性質，對確實沒有保存價值和保存期已滿的檔案，嚴格按制度規定進行銷毀……

第三篇：檔案管理練習題

問題：要使物業管理檔案收集盡可能齊全完整，應把握好那兩個關鍵環節？如何做好這兩個環節的工作？

答：關鍵環節是文件材料形成過程和物業管理文件材料的積累。

文件材料形成的要求：

一、物業管理工作的手續和程序必須標準化，每個工作環節必須做好。

二、物業管理使用的載體材料必須規范和宜長期保存。

三、物業管理使用的記錄材料、記錄手段、記錄技術必須科學。

文件材料的積累的要求：文件材料的積累范圍要符合物業檔案的歸檔范圍；在積累過程中，盡可能保留文件正文和原件；積累的文件一定要進行登記，供有關人員使用，要有借用手續，并嚴格執行有關規章制度。

問題：什么是物業管理文件的歸檔？歸檔工作有什么要求？

答：物業管理文件的歸檔是指物業管理機構及個人在物業管理過程中形成、積累的有保存價值的文件材料，由業務部門整理立卷，定期交本單位檔案室或檔案機構集中管理的過程。要求：

1、收集齊全，經過分類、立卷，并正確劃分保管期限。案卷質量符合規范要求，卷內文件材料線條、自己清楚、紙質優良。檔案部門在歸檔時應嚴格把握部門立卷原則，對案卷質量進行檢查，不合格的退回檔案形成部門重新整理。

2、經過必要的技術加工，正確擬制案卷標題，填寫案卷封面、案卷文件目錄、備考表。

3、編制案卷目錄或移交清單一式數份，以供歸檔時雙方核準后簽名使用。案卷目錄最少應包括案卷號、案卷標題。

問題：請你談談物業公司應如何提高檔案管理現代化水平？

答：1.更新思想觀念，適應社會的發展2.加快硬件設施建設，促進檔案事業健康發展3.優化知識結構，提高檔案管理者的素質4.強化服務意識，拓寬服務領域

問題：從字跡材料色素成分和轉移固定方式結合起來看，各種字跡材料的耐久性應如何分類？

答：從字跡材料色素成分和轉移固定方式結合起來看，我們可以將各種字跡材料的耐久性分為三類：

1、最耐久的。凡事以炭黑作為色素成分，而轉移固定方式是結膜的，這樣的字跡材料最耐久。

2、比較耐久的。凡是色素成分是顏料，轉移固定方式是結膜或吸收的，這樣的字跡材料比較耐久。

3、不耐久的。這類字跡有兩種情況：第一，凡是色素成分是有機染料，無論其轉移固定方式如何，都是不耐久的：第二，凡是轉移固定方式是粘附的，無論其色素成分如何，也都是不耐久的。

問題：如何才有可能做到物業檔案分類合理？如何才有可能做到物業檔案鑒定準確？如何分析物業檔案的價值？

答：

一、1.分類應該體現客觀性。2.分類具有邏輯性3.分類具有實用性4.分類具有發展性。

二、做好物業檔案鑒定工作，應堅持一下基本觀點

1、堅持全面觀點

2、堅持歷史觀點

3、堅持發展觀點

三、檔案價值是指檔案的利用價值，即檔案對社會實踐活動的作用。構成價值的客觀基礎是客體的屬性，所謂檔案價值也就是檔案的屬性與人們社會需要的統一。

問題：物業檔案銷毀應遵循什么程序？

答：

1、編造物業檔案銷毀清冊

2、嚴格執行國家規定的銷毀檔案審批權限，物業公司銷毀物業檔案，須經公司領導人審批、核準。

3、為慎重起見，準備銷毀的物業檔案，經領導批準后，還應繼續保存一段時間。

4、經鑒定銷毀的物業檔案，銷毀前應把檔案形成部門所作的反映前案基本情況的結論性材料抽出，按或案卷號整理，并化為永久保管檔案。

5、實行監銷制度。

6、對批準銷毀的物業檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準當廢紙出賣或留作他用。

7、已銷毀的物業檔案或卷內文件，必須在相應的案卷目錄，包括案卷宗目錄、分類目錄、專題目錄上注明“已銷毀”字樣。

問題：檔案庫房建筑應滿足哪些基本要求？

答：

1、加厚庫房墻體。

2、庫房窗戶宜小不宜大，宜少不宜多。

3、庫房的外觀式樣，應以利于檔案保護為前提，適當考慮檔案室專業功能的獨特風格及當地周圍環境的和諧。

4、庫房地面單位面積的承重，應大于其他用房。

5、庫房的開間大小、層高、門窗的結構和形式，都應不同于其他用房，已有利于柜架排放、管理及安全為原則。

6、檔案庫房應集中，自成一體，不與其他辦公、技術用房相混雜或穿插，以便于檔案的整理、保管、利用。

問題：請你談談物業檔案提供利用與保密的關系。

答：檔案利用制度是檔案利用工作進行規范的制度。一般應包括利用范圍、利用手續、利用要求及注意事項等內容。檔案保密制度是為保證檔案信息安全而制定的專門制度。內容主要包括檔案人員的保密職責、利用涉密檔案的審批手續、涉密檔案管理規定等。

請你論述：目前物業檔案管理存在的問題、原因及對策。

答：

一、目前物業檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

1檔案管理人員專業素質不高。2是檔案材料缺失情況比較嚴重。3是檔案材料不完整。4是檔案管理不夠規范。5是檔案材料缺失責任不清。

二、物業檔案管理工作存在問題的主要原因 1是對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少或是沒有，相關的制度和檢查考核措

施沒有。2是檔案管理人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責任心不夠、業務不精。很多檔案材料的缺失應歸責于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應該入檔，哪些材料不應該入檔。3是工作規范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構不健全。很多企業的部門檔案都是自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，比如業主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案 流失。4是物業企業管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業建設同步規劃、同步發展?，F在企業很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業近期和遠期規劃中，一般對物業規模、設施設備、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與業務同步 發展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態度?？?/p>

三、解決物業檔案管理工作存在問題的對策

1要從上至下加強檔案意識企業領導要對物業檔案工作高度重視，通過完善制度，落 實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。要通過組織參加檔案知識培訓、答卷等有效措施增強全體物業管理人員的檔案意識，達到 人人關心檔案工作，人人支持檔案工作。2要加強檔案管理人員的責任意識和奉獻意識 要安排綜合素質高、責任意識強、工作認真扎實、富有奉獻精神的人員從事物業檔案管理工作。物業檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應具備細心、耐心和恒心，把檔案工作當成一項事業。要保證檔案管理隊伍的穩定，切實為做好企業檔案管理工作提供充分的保障。3要完善制度，進一步規范工作程序檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據，需要不斷科學化、規范化，需要不斷完善改進，同時需要根據項目管理狀況不斷創新，只有這樣才能更好的管理檔案。4要強化業務培訓統一大家的思想認識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應加大對基層物業檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業務素質和綜合素質，使之能接受到更多更新的專業知識及管理技能。5要開發檔案資源，為物業管理工作服務通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為物業管理及物業使用人服務。同時，通過利用檔案為物業創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在物業管理中的地位和作用，促進檔案建設。綜上所述，物業檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認識存在的問題和尋求切實可行的對策。因此，作為物業管理從業人員只有正視現實，及時調整管理思路，積極改進檔案管理的方法，與時俱進，才能適應形勢的要求。

請你論述：如何維護紙質檔案和電子媒體檔案的完整和安全？

答：紙張的耐久性取決于纖維素的性質，只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是紀錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5~15年。1做好備份工作。對于由紙質原件生成的電子文件，對應的紙質原件一定要保存好，因為紙的自然壽命要長的多；對于沒有紙質原件的電子文件，可以輸出一套紙質文件保存。另外，無論在什么情況下，電子文件都應拷貝出一套作為備份，單獨保存。2研究并制定相應的管理辦法。根據電子檔案儲存載體的特點，制定相應的保管辦法，配套相應的保存設備。定期組織檔案工作人員學習，嚴格按照要求保管，確保存儲載體在自然壽命內不損壞。3定期檢查存儲載體。檔案管理人員對載體的使用情況進行詳細記錄，定期對電子檔案儲存載體進行檢查，核查儲存時間和更新時間，對于到達儲存壽命的電子檔案，及時進行更新。

第四篇：物業檔案管理和管理制度

管理制度和檔案建立管理

物業管理規章制度明細

豪之英物業管理中有嚴格的規章制度，以下制度是我公司現場配置的標準化管理制度目錄，進入現場后，公司運行部將根據現場情況，制定和現場相適應的規章制度，進行培訓教育。物業檔案管理措施

物業管理是長期細致的管理工作，涉及建筑物的硬件軟件、政府機關、客戶等各個方面。詳實準確的檔案管理，有助于保持管理信息的連貫真實，利于資產管理和客戶服務，是非常重要的管理工作。項目管理的檔案可以分為客戶檔案和管理檔案兩大部分?？蛻魴n案：

主要包括個科室基本情況，各科室緊急聯絡人、投訴和意見處理記錄、客戶滿意度調查等內容 管理技術檔案：

主要包括項目圖紙、審批手續等法律技術資料、各物業管理專業的工作方案、ISO9001工作記錄、工作計劃及報告、客戶及政府機關工作指示、往來信函公文等。

檔案管理職責

1.公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合辦公室統籌管理。二級管理是指各職能部門、服務提供部門的檔案資料管理工作。

2.公司檔案由專人負責，業務歸屬綜合辦公室。各職能部門、服務提供部門指定人員，兼職檔案資料管理工作。

3.公司檔案管理人按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、作業規程統一管理公司的檔案。各職能部門、服務提供部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4.檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5.公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。檔案保管的目的 1.便于查閱。2.保證檔案的安全。

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3.防止檔案損壞。

4.采取修復技術，延長檔案壽命。檔案保管的責任部門

1.項目所有檔案由檔案管理員統一歸檔、保管。

2.各部門日常工作記錄由部門檔案負責人于每月1號統一遞交檔案管理員歸檔。檔案的保管程序

1.各部門將需要保管的資料經文書處理程序后，移交檔案管理員。

2.檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號。3.檔案原則上保管原件。檔案的查閱權限

1.項目經理可查閱所有檔案。

2.部門負責人可查閱該部門相關的所有檔案。3.其他人員根據審批查閱有關檔案。檔案的查閱/借閱/復制

1.查閱/借閱/復制人員到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。2.檔案管理員審核其查（借）閱資格。3.權限內（經授權/審批）的按正常手續辦理。

4.權限外的，檔案員開具《文件查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續。5.屬公司或ISO9000質量體系檔案，由項目經理審批。6.屬部門檔案，由部門負責人審批。

7.借閱檔案原則上需當日歸還，如不能當日歸還的，應嚴格按申請的歸還日期歸還檔案，檔案管理員負責驗收保證檔案完好、整潔交還檔案室。

8.需復制檔案：一般和涉密檔案由部門負責人負責審批。機密和絕密檔案報部門負責人及項目經理逐級審批。檔案的銷毀

1.檔案管理員依據檔案保管期限，編制計劃，填寫《檔案銷毀記錄》經審批后進行銷毀。

2.屬公司檔案，由項目經理審批。

3.屬部門檔案，由部門負責人及項目經理逐級審批。4.屬ISO9000質量體系檔案，需報分公司總經理審批。

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檔案管理相關制度 歸檔制度

1.凡是反映公司企業開發、物業管理服務、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2.凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。3.歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或各部門須保留的，保存人必須到綜合辦公室登記，辦公室保存復印件。

4.由公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔：以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5.業務活動中的有關請示報告及公司領導批復，屬付款性質的，由計劃財務部保存原件。屬人力資源問題的，由人事部保存原件。其他重要報告，在公司資料歸檔范圍內的連同有關資料由經辦人整理后移交綜合辦公室，在工程資料歸檔范圍的，連同有關資料由經辦人整理后，根據具體情況移交工程維護部或綜合辦公室、相關項目部。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6.由公司對外簽訂的經濟合同，均保留兩份原件，綜合辦公室、計劃財務室各存一份。特殊情況只有一份原件時，財務部保存原件，辦公室保存復印件并注明原件存放處。7.公司的收文、發文等文書資料在綜合辦公室歸檔。

檔案保管制度

1.各職能部門應根據保存檔案數量，設置專門存放檔案的文件柜并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2.歸檔資料要進行登記，編制全行目錄。

3.科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄。根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4.檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學合理。5.庫存檔案必須圖物相符，賬物相符。

6.檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。7.根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。8.經鑒定需銷毀的檔案，由綜合辦公室編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

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9.嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10.公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

11.項目部的管理檔案除國家規定外保存期為三年。項目結束后，所有檔案資料需要移交給客戶保管。

檔案借閱制度

1.檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2.借閱部門保管的檔案、材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準。借閱非本部門經辦的檔案、材料須經綜合辦公室項目經理批準。閱檔必須在綜合辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合辦公室項目經理批準。3.借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4.借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合辦公室項目經理并報總經理、副總經理批準。

5.借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6.調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

借出檔案資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

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第五篇：簡論物業檔案管理

淺 論 我 國 物 業 檔 案 管 理

［內容摘要］ 19世紀中葉到20世紀20年代，是舊中國房地產業萌芽和初步發展的時期。在當時的房地產市場上，已經出現了代理租賃、清潔衛生，保安服務等專業性的經營公司，這些專業公司的管理方式正是我國物業管理的早期形式。隨著改革開放的深入，我國物業管理行業也有較大的發展。近年來，隨著我國市場經濟的發展和人民對生活質量的提高，人民對物業管理的要求越來越高。檔案管理作為物業管理的一個重要內容在當今的物業管理過程中越來越為重要。但因為我國物業管理行業還不夠成熟，物業檔案管理方面仍存在許多問題。［關鍵詞］ 物業管理 檔案管理 問題 對策

21世紀，是中國物業管理行業進入發展、完善和成熟的重要階段，在這個階段將會出現一個競爭激烈、管理完善、服務理念提升的時期。對物業管理行業來說，質量理念和品牌理念的角逐市場環境的變化、競爭格局的形成、高新技術的應用、消費觀念的更新，要求物業管理企業從服務觀念到服務方式，從經營理念到市場定位，都要作出相應的變革，才能適應發展的需要。

物業檔案管理工作是物業管理工作中的一項重要內容，也是一項基礎工作。物業檔案管理質量的優劣直接反映了物業管理水平的高低，已成為衡量物業管理企業規范與否的重要標志。隨著《物業管理條例》的深入實施，評選優秀物業管理項目活動的廣泛開展，物業管理工作逐步規范，在新的形勢下對物業檔案管理的要求也越來越高。因此，要解決物業檔案工作中存在的共性問題，做好物業檔案工作，真正發揮物業檔案在物業管理工作中的基礎性作用。

一個物業企業在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發利用，減少了內耗，相對地節省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現。另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業企業人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產和源泉，其掌握物業知識和管理經驗存儲在人的大腦里，尤其是物業管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。但當前我國物也行業在物業檔案管理方面仍然存在許多的缺陷及不足。

目前物業檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

一、檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內容填寫不完整。

二、檔案管理不夠規范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進行過整理和排序。

三、檔案材料缺失責任不清。由于檔案管理工作不規范，檔案材料在轉遞過程中手續不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補充工作異常困難。

四、檔案管理人員專業素質不高。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉物業檔案內容，能進行物業檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

五、檔案材料缺失情況比較嚴重。很多設施設備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產品合格證書、產品原理圖等隨機文件，設備安裝、調試記錄、驗收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設備檔案的質量和設備的使用。

針對當前物業檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：

一、物業企業管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業建設同步規劃、同步發展?，F在企業很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業近期和遠期規劃中，一般對物業規模、設施設備、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與業務同步發展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態度。

二、對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少或是沒有，相關的制度和檢查考核措施沒有。在物業目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。尤其是一些基層物業檔案管理人員存在對物業檔案“只存不管”的現象。

三、檔案管理人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責任心不夠、業務不精。很多檔案材料的缺失應歸責于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應該入檔，哪些材料不應該入檔。

四、規范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構不健全。很多企業的部門檔案都是自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，比如業主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。

通過對當前物業檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認為，要進一步做好物業檔案工作應從以下幾個方面入手：

一、強化業務培訓。統一大家的思想認識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應加大對基層物業檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業務素質和綜合素質，使之能接受到更多更新的專業知識及管理技能。在物業人才培養中，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發展，創新檔案管理手段，激發工作活力。

二、上至下加強檔案意識。業領導要對物業檔案工作高度重視，通過完善制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工

作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。要通過組織參加檔案知識培訓、答卷等有效措施增強全體物業管理人員的檔案意識，達到人人關心檔案工作，人人支持檔案工作。

三、案管理人員的責任意識和奉獻意識。安排綜合素質高、責任意識強、工作認真扎實、富有奉獻精神的人員從事物業檔案管理工作。物業檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應具備細心、耐心和恒心，把檔案工作當成一項事業。要保證檔案管理隊伍的穩定，切實為做好企業檔案管理工作提供充分的保障。

四、善制度，進一步規范工作程序。案管理制度是檔案管理工作的重要依據，需要不斷科學化、規范化，需要不斷完善改進，同時需要根據項目管理狀況不斷創新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應由專門的人員進行統一指導、監督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規范檔案工作，要對檔案管理的實際效果進行檢查和監督，并且做到檔案信息共享。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，嚴格執行檔案管理制度，并結合實際制定切實可行的具體措施，抓好物業檔案管理的每一個環節的工作，使物業檔案工作走上規范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴格執行工作規程，做到手續完備，為物業檔案管理工作奠定良好的基礎。

五、開發檔案資源，為物業管理工作服務。通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為物業管理及物業使用人服務。論文發表。同時，通過利用檔案為物業創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在物業管理中的地位和作用，促進檔案建設。

當前, 隨著物業管理市場的建立和完善，現代物業公司對檔案資源的依賴程度逐漸增強，檔案資源已經成為現代物業企業經營管理不可或缺的重要資源。在現代物企業里，企業的重大決策、服務品牌和人事管理、提高企業服務能力和競爭力、建立和傳承企業文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。由于我國正處于社會主義初級階段，市場經濟的發展不成熟和我國物業行業發展的不成熟必然導致物業檔案管理方面存在許多的缺陷和不足。面對這些缺陷及不足我們必須采取有效的措施來進一步健全和完善我國的物業檔案管理。同時，物業檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認識存在的問題和尋求切實可行的對策。因此，作為物業管理從業人員只有正視現實，及時調整管理思路，積極改進檔案管理的方法，與時俱進，才能適應形勢的要求。