第一篇：檔案收集整理制度

檔案收集整理與管理制度

一、文書檔案的收集整理與管理

1、堅持做到文件材料統收、統管。凡本機關所有收文必須交辦公室拆封、登記，經有關領導批閱后，及時送有關部門或人員辦理，辦好后負責收回歸檔。

2、本機關制發文件禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆或藍復寫紙等不利于檔案材料長期保存的書寫材料，并做到發文擬稿必須送有關領導核稿、簽發。再交辦公室統一編號、登記、封發，然后將底稿和兩份正文歸檔。

3、加強清退文件的管理。凡上三級文件不得遺失。本機關所有文件材料堅持每季度清退一次，年終徹底清理，并做到辦理完畢的文件材料隨時歸檔整理。

4、按照本級機關文件材料歸檔范圍及保管期限表對收集的文件材料進行鑒定，凡屬本機關歸檔范圍的文件材料，必須齊全完整，任何人不得據為已有。

5、機關檔案人員，應在次年五月底前，將平時整理的檔案材料編目裝盒。

6、按時向市檔案局報送檔案統計年報表及相關資料。

7、借閱文書檔案按照借閱制度執行，檔案人員要做好借閱登記和利用檔案典型事例的記載。

二、會計檔案的收集整理與管理

1、會計檔案的收集范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算材料。具體包括：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證；總賬、明細帳、日記賬、銀行存款帳、現金日記賬；年報、季報、月報；銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

2、按照財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》的規定，本單位每年形成的會計檔案，應當由財務會計部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

3、憑證每月包角裝訂成冊，帳薄、報表和其他會計核算材料年終整理。每個保管單位（冊、卷）封面各項均應填寫清楚，移交前編好案卷號，歸檔號，填寫好案卷目錄等。

4、會計檔案的整理要達到分類清楚，裝訂結實美觀，編目系統正確，封面書寫清楚整齊，便于查找和利用。

5、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務會計部保管一年，期滿后，由會計部編制移交清冊，移交綜合檔案室保管。出納人員不得兼管會計檔案。

移交綜合檔案室的會計檔案，原則上應當保持原卷的封裝。個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室應當會同會計部和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

6、凡是采用電子計算機做帳的，除將數據刻錄光盤保存外，還必須保存打印出的紙質會計檔案。

7、堅持借閱登記，嚴守檔案機密，本部門職工因工作需要查閱會計檔案，應進行登記，經批準后方可利用。外單位前來借閱會計檔案，須持單位介紹信，經分管領導批準后方能查閱。

8、會計檔案管理人員調動工作時，必須辦理好交接手續，方能離職。

三、基建檔案的收集整理與管理

1、基建檔案有關文件材料的收集由主管基建的工作人員負責。收集范圍包括：立項計劃、預決算材料、材質檢驗報告、隱蔽工程材料、竣工資料和圖紙、表冊等。

2、基建項目完成后，由負責人將材料清理核對清楚，按照《科技檔案案卷構成一般標準要求》進行立卷整理。整理要達到項目區分清楚，整理規范標準，編目系統正確。

3、在項目竣工完成后兩個月內，將整理規范的基建檔案移交綜合檔案室保存，交接雙方按照科技檔案目錄清點，辦理交接手續。

4、本單位職工借閱基建檔案，要進行登記；外單位借閱基建檔案需經過分管領導同意方可借閱復印。

四、聲像檔案的收集整理與管理

1、收集范圍：本單位各項活動中形成的具有保存價值的各種照片、錄音帶、錄像帶。

2、收集方法：由本單位人員拍攝和錄制的，由負責拍攝和錄制的人員收集；聘請外單位人員拍攝和錄制的，由綜合辦公室主任負責收集。

3、對收集的聲像檔案年底按照有關規范標準要求進行整理編目，對數碼相機拍攝的照片不僅要保存沖洗的照片，還應將其刻錄成光盤保存。

4、凡刻錄成盤的數碼照片，每五年翻刻一次，錄音帶 和錄像帶每年要按規定倒帶。

5、錄音帶、錄像帶和光盤要存放在防磁柜里。

五、電子檔案的收集整理與管理

1、收集的范圍：本單位在職能活動，行政管理以及業務管理活動中通過特定的編輯軟件生成的各種文本文件；利用計算機輔助設計，輔助制造等技術形成的單獨承擔文件職責的具有查考利用價值的數據文件、圖形文件；采用數字設備采集制作的圖像文件；使用視頻捕獲設備錄入或使用動畫軟件生成的影像文件；用音頻設備錄入的聲音文件；軟件開發活動中形成的程序文件；支持文件順利讀取的軟硬件和相關數據。

2、收集的方法：由負責計算機管理的人員平常注意積累電子文件材料，每年12月31日前，將應該歸檔保存的電子檔案收集齊全。

3、電子檔案的整理：由綜合檔案室檔案員負責將已收集齊全的電子檔案分類整理，編目造冊。

4、電子檔案應存放在防磁柜里保存，并按規定提供借閱和利用。光盤每五年翻刻一次。

六、實物檔案的收集整理與管理

1、收集的范圍：凡是本單位獲得或者形成的具有保存價值的獎狀、獎牌、獎杯、證書、獎旗、印章等實物，都屬于收集范圍。

2、收集的方法：由辦公室負責對獲獎的實物進行收集登記。

3、整理的方法：全部實物采取以實物形式結合實物形成的時間進行排列，并從第1件開始編流水號，然后登記造冊。

4、年底由檔案員對收集的實物按規定進行整理、編目。

5、實物檔案的借閱利用按照規定執行，檔案員做好登記和利用效果記錄。

檔案保管制度

一、本機關各類檔案必須實行集中統一保管，任何部門或人員不得拒絕向檔案部門或檔案人員移交檔案。

二、各類檔案應按要求存放入柜，不得隨處亂放，以免失密。檔案保管應做到“八無”、“八防”，對破損褪變檔案應及時修復或復制。

三、檔案室的門、柜要牢固、加鎖；窗戶要密閉，掛厚窗簾，設置鋼筋或金屬網。

四、根據保管檔案的需要，檔案室應配備溫濕度計、滅火器、電風扇、除濕機等設施設備及殺蟲藥物。

五、定期檢查檔案保管情況，發現問題及時處理，并認真填寫檔案檢查記錄。

六、檔案室應經常保持清潔衛生，整潔干燥。

檔案人員崗位責任制

一、機關檔案工作人員要認真學習貫徹《檔案法》和《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業務建設規范》及黨和國家有關檔案工作的政策、法規。

二、負責制定本單位檔案工作計劃、規劃和各項規章制度、管理辦法。

三、認真按照《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業務規范》做好本機關檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和編研等工作，并按要求及時移交應進館的檔案。

四、負責對本機關所屬單位檔案工作的監督、檢查和指導。

五、遵紀守法和恪守業務道德，保守黨和國家的機密，維護檔案的完整和安全。

六、主動向專業主管機關或檔案管理部門反映情況，接受監督指導并舉報違法案件。

七、凡本單位檔案工作人員，在檔案工作中成績顯著的給予表揚或獎勵；因玩忽職守造成檔案材料損失的，視其情節輕重分別給予黨紀、政紀處分，構成犯罪的要依法追究刑事責任。

第二篇：檔案制度

“揚帆”就業與創業服務協會檔案管理制度

為健全資料收集、管理制度、真實有效的記錄協會建設發展的歷程，以便更好的總結經驗教訓，提供齊全、完整的檔案資料，特制定此制度。

第一條本制度所指定的資料包括協會所有文字、圖片、攝影器材等資料檔案。

第二條協會資料檔案由協會辦公室統一管理，并由辦公室指定一名干事具體負責檔案的保存整理工作。

第三條協會檔案分六類：文件、會議記錄、各部門及人事檔案、活動檔案、日常管理、獎懲記錄。

文件是指院團委下達的相關文件、通知；協會下達的通知；

會議記錄是指協會的各種例會，會議記錄等；

人事檔案是指協會干部、干事檔案、人事變動資料等； 活動檔案是指活動的計劃、實施方案、總結；

日常管理是指日常考勤、獎懲記錄、綜合測評計量。

第四條 協會各個部門舉辦活動時，應指派專人進行資料檔案整理。除本部門存檔外，應該將副本或者原件上交辦公室統一管理。

第五條 辦公室指定副辦公室主任定期對成員資料檔案進行管路。整理后的重要文件需經會長、院團委審核后方可進行保存。

第六條 工作檔案作為評價協會成員的重要依據，采用“協會成員履歷表”的形式對成員的工作、活動表現作綜合評價。當成員辭職歷任時，要及時報辦公室備案。

第七條辦公室整理資料檔案時時，可向協會有關部門提出詢問，要求核查，各個部門應該積極配合。

第八條辦公室資料檔案柜指定專人保管，未經同意不得隨意翻動。協會重要的報刊、雜志、圖片由辦公室保管，個人不得私自占有。

第九條各個部門可在向會長團提出申請并經批準登記后，向辦公室有關人員借閱、復印資料圖片。所借資料圖片應妥善保管，不得轉借，應及時歸還。

第十條以上未盡事宜根據具體情況進行完善。本制度由泰山學院就業服務社負責解釋并自發布之日起實施。

“揚帆”就業與創業服務協會二〇一一年九月十五日

第三篇：檔案制度

檔案制度匯編

檔案人員崗位責任制

一、負責機關各門類各載體檔案的管理工作，按《檔案法》和《保密法》的有關規定，妥善保管，確保檔案的完整與安全。

二、宣傳檔案法規，嚴格遵守檔案管理各項規章制度。

三、定期清理機關文件材料，及時立卷歸檔，做到收集齊全，分類科學，組卷合理，排列有序，編目規范。

四、做好庫房內溫濕度記錄、調控、分析；保持庫房內清潔衛生，做到無塵、無霉、無蟲、無鼠咬現象。

五、開展檔案資料編研工作，積極主動提供檔案利用服務。

六、積極主動對本系統和直屬單位檔案工作進行監督、檢查和指導。

七、加強檔案業務和計算機操作技能的學習，熟練地掌握檔案業務知識和計算機操作知識。

檔案利用制度

一、建立檔案查閱、借閱和利用效果登記薄，實行利用效果反饋登記。

二、外單位查閱檔案，必須持單位介紹信，經主管領導

審查批準后，方可查閱。

三、查閱檔案時，不準吸煙、不準在檔案材料上作記號、涂改、折疊、撕毀張頁等，一經發現，要立即制止，嚴重的報主管領導依《檔案法》嚴肅處理。

四、機關內部借閱檔案要嚴格履行借閱手續，限期歸還。歸還時，檔案人員應認真檢查有無涂改、缺卷、缺頁、撕毀等現象，一經發現，立即報主管領導依《檔案法》嚴肅處理。

五、查閱檔案人員要愛護檔案，以延長檔案壽命。

六、檔案工作人員要主動、熱情地為查閱者提供利用服務。

檔案保管制度

一、本機關各門類各載體的檔案實行專人、專室、專柜集中統一保管，任何單位和個人不得分散保管屬于本機關的檔案。

二、加強庫房管理，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲等八防工作。

三、堅持溫濕度記錄，溫濕度基本控制在省有關規定標準；庫房內清潔衛生，不堆放雜物；器械清潔安全；電線、自來水等設施安全無隱患。

四、庫房內檔案柜架排列整齊，檔案存款位量索引醒目、規范。

五、定期對室藏檔案保管狀況進行檢查，發現問題及時

向領導匯報，采取措施，確保檔案安全。

六、因保管不善造成損毀、丟失檔案及其他安全事故的，依法追究主管領導或當事人的責任。

檔案統計鑒定制度

一、及時、準確地向檔案行政管理部門填報有關機關檔案統計報表，建立機關檔案統計臺帳。

二、全部檔案分種類統計齊全、準確，做到統計數據、目錄、檔案三相符。

三、及時對檔案的鑒定、移交、銷毀、搶救、利用及效果、設備等情況進行統計，統計情況及數據及時進入全宗卷備查。

四、定期對檔案進行鑒定，銷毀檔案要有清冊，手續齊全。

檔案保密制度

一、機關檔案屬現行檔案，不得開放，不準外借。

二、未經主管領導批準，本機關外的單位或個人不得查閱、復制、抄錄本機關檔案。

三、不準攜帶有關秘密檔案、文件、資料離開本機關。

四、不準用普通郵件寄發檔案和涉密文件、資料。

五、不準向廢品收購部門出售決定銷毀的檔案和有關秘

密文件、資料。

文件收集歸檔及檔案移交制度

一、本機關上工作結束后，全體工作人員應將全年公務活動中形成的文件材料的底稿、打印件一并交文書處理部門立卷歸檔，任何部門或個人不得將國家檔案資料據為己有。

二、上級下發的應歸檔的文件材料由文書處理部門作好收文登記，在辦理完畢后及時歸回文書處理部門。

三、單位領導及工作人員外出開會或直接收到的文件材料，應交文書處理部門統一登記、辦理、歸檔，任何個人不得擅自處理。

四、本單位制發的主要文件要多印制2份，一份隨簽發底稿歸檔，一份按文號順序匯編《發文匯集》。

五、文書處理部門必須按規定于一季度（最遲不超過二季度）將上的文書文件材料立卷歸檔；專業文件材料由業務部門負責立卷歸檔；會計文件材料由財務部門于當決算終了后立卷歸檔；科技文件材料由項目或設備負責部門在項目完成后或設備安裝調試后卷歸檔；聲像、電子、實物等應隨時歸檔。

六、各門類、各載體的檔案立卷歸檔后要及時交機關檔案室集中統一保管，會計檔案在會計室保管一年后交機關檔案室統一保管。

七、各部門向檔案室移交檔案時，應造好移交清冊，辦理好移交手續。

第四篇：集團公司檔案制度

立卷歸檔制度

一、歸檔范圍

凡是反映本機關工作職能，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍（詳見各類檔案的歸檔范圍）。

二、歸檔時間

（一）文書檔案要求在次年六月底前歸檔。

（二）科技檔案材料，在項目完成后二個月內歸檔。

（三）會計檔案在終結后，根據工作需要可由財務部門保管一年，期滿由會計部門立卷移交綜合檔案室。

（四）聲像載體材料在完成制作后三個月內歸檔案。

三、歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須保持齊全性和完整性。

（二）歸檔的文件材料必須準確、真實。

（三）凡歸檔的文件材料用紙一律要求紙質優良，文件要求字跡清楚，簽署完備，書寫符全檔案規范要求，用炭素墨水或藍黑墨水書寫，禁止使用純藍墨水、鉛筆、彩色筆、圓珠筆或復寫紙書寫，以利于長期保存，按29、7cm×21cm規格（a4）紙裝訂案卷（特殊情況采用折疊式）。

四、歸檔份數

本機關各類文件材料歸檔一般一式一份；部分特殊材料或使用頻繁的檔案材料可二至三份，存以備用。

五、歸檔手續

（一）凡歸檔的文件材料必須用word文檔編制歸檔移交清單，歸檔清單一式兩份，交接雙方簽字，由交接雙方各保留一份，以便查考。

（二）一些重大活動的歸檔材料由歸檔人或歸檔部門撰寫“歸檔材料說明書”。內容包括材料的來源、過程、完整、準確狀況；主要人物、時間、地點以及材料整理人的姓名、日期等。一并向綜合檔案室移交。

檔案登記統計制度

一、移交進檔案室的檔案必須及時進行編目，建立檔案收進、移出、銷毀庫存登記簿，并按門類進行登記、統計，隨時掌握庫存檔案來源、數量、移出去向、銷毀原因和庫存情況。

二、文書檔案按保留期限、、機構進行統計、登記；科技檔案按類別進行登記統計；科技資料、基建檔案、會計檔案、照片檔案及其它檔案隨來隨登記。

三、建立檔案查閱和利用效果登記簿，嚴格履行登記手續，每年12月底前分別按人次、卷次及利用效果做好登記、統計和匯總記錄。

四、建立檔案機構、人員、庫房、設施裝具登記簿，了解掌握館藏情況及設備現狀。

五、庫房內應每天做好溫濕度記錄，發現問題及時采取措施。

六、按照有關要求，每年做好年中及年終檔案工作情況統計報表。

檔案保管制度

一、本機關的全部檔案實行集中統一管理，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據為己有。

二、加強檔案室的管理，做好防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等工作，并配備必要的保護設施。

三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并做好記錄，發現問題及時向分管負責人匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。

四、認真做好檔案收集工作，按規定向檔案館移交，每年做到目錄與室藏檔案相符。

五、定期做好檔案鑒定工作，對無價值的檔案登記造冊，經分管領導同意后，由兩人以上在指定地點進行銷毀。

六、檔案人員在調動工作時，必須辦好移交手續，方可離開崗位。

七、因保管不善，造成丟失和損壞，按損壞程度追究責任。

檔案借閱制度

為確保檔案的安全和完整，更好地為本機關各項工作提供服務，查閱檔案的人員必須遵守以下規章制度：

1、凡本機關工作人員查閱檔案必須嚴格履行查閱手續。

2、因工作需要擬抄錄檔案，須經檔案管理中心主任同意，抄件要經檢查校對方可帶出。

3、檔案資料一般不借出室外使用，確因工作需要必須借出時，須經檔案管理中心主任同意，并限期歸還，最長時間不得超過一周。非黨員干部不能查閱干部人事檔案，不得查閱借用本人及其直系親屬的檔案。

4、在接交檔案時雙方要認真檢查案卷的完整情況，發現問題當即追查責任。

5、借閱秘密、機密檔案，須經本單位領導證明，檔案管理中心主任批準。查閱常委、黨委會議記錄必須經黨委辦公室負責人批準，查閱機關辦公會議記錄或其他絕密檔案，須經機關辦公室負責人批準。借閱干部、人事檔案，須經人事處處長批準。

6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾劃、涂改、撕頁、照像等。借出的檔案不準轉借他人，要嚴加保管。如發現丟失、損壞，應按《檔案法》的有關規定追究有關人員責任。

7、閱檔人員要嚴格遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，視情節輕重給予批評教育，以至紀律處分。

檔案鑒定銷毀制度

檔案室保管的檔案，已經保管期滿經認真鑒定后，確認沒有保存價值的檔案應進行銷毀。檔案銷毀工作是一項十分嚴肅的工作，必須認真做好，為此，特制定如下銷毀制度。

一、銷毀檔案的標準

檔案鑒定、銷毀應以國家有關規定和《檔案保管期限表》等為依據，全面分析檔案的現實作用和歷史作用，準確劃定檔案的銷毀范圍。檔案鑒定、銷毀工作一般每5-10年進行一次。

1、時間標準 短期保管的檔案，保管期滿，經過認真復查，主管領導批準即可銷毀，長期保管的檔案，50年期滿，經再次鑒定確認已無繼續保存的必要，經主管領導批準即可銷毀。

2、檔案內容、來源、形式標準

檔案室對保管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對原基礎不好的案卷或保管期限不明確的案卷，要再進行一次認真的鑒定，用檔案的內容、來源、形式為標準，重新判定檔案的價值，剔除無繼續保存價值的檔案。

二、鑒定銷毀檔案的程序(一)鑒定檔案工作程序：

1、檔案室擬寫檔案鑒定工作申請，報分管領導審核，主要領導批準。鑒定工作申請包括鑒定目的、內容、參加人員、所需時間等。

2、成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由分管檔案工作的領導具體負責，檔案室和有關部門兼職檔案員參加。

3、學習國家有關規定，統一檔案鑒定標準。

4、鑒定小組成員對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。對失去保存價值，需銷毀的檔案進行登記造冊，并提交檔案鑒定報告。

5、領導審查、批準檔案鑒定報告。

（二）銷毀檔案的程序

1、檔案室對經鑒定擬銷毀的檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，分別送交檔案形成部門領導進行初審。

2、送交檔案形成部門進行初審的擬銷毀案卷登記冊，必須經部門領導簽字

3、匯總初審意見，編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應撰寫一份銷毀檔案的書面報告。

4、銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交主管領導審核、批準。

5、經鑒定批準銷毀的檔案，必須送指定地點化為紙漿或焚毀，任何單位、或部門均不得將應銷毀的檔案作其它用途或當作廢紙出售。

6、銷毀檔案須有兩名以上監銷人，監銷人在銷毀檔案前，應對銷毀檔案認真清點復核，檔案銷毀后，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人分別在銷毀清冊上簽字。經審查不準銷毀的檔案仍繼續保存，并在銷毀清冊上詳細注明。

三、檔案鑒定、銷毀工作結束后，檔案館應及時做好檔案整理、檢索工具調整等處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、妥善保存。

檔案保密制度

一、檔案人員要加強保密觀念，認真學習《保密法》，自覺遵守黨和國家的保密規定，做到不泄密、不失密、不傳密。

二、認真做好檔案文件、資料的密級劃分和保密期限的確定。

三、對辦理完畢的秘密文件，檔案人員要收集齊全，妥善保管，及時歸檔。

四、查閱、復印秘密文件資料必須持單位介紹信，經分管領導批準。本機關查閱、復印秘密檔案資料，必須經辦公室主任批準。

五、銷毀秘密檔案資料，必須經主管領導批準同意簽章，由兩人以上銷毀并造冊登記。

六、發現秘密檔案資料丟失或被盜，必須立即報告并及時查追，根據責任大小給予當事人紀律處分或追究法律責任。

第五篇：檔案統計制度

檔案統計制度

1、檔案統計要符合《中華人民共和國統計法》及其他有關法規、規章要求。

2、檔案統計包括登記和統計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統計臺帳，檔案人要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數量、狀況及結構的登記和統計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統計。

3、檔案統計內容與指標要保持一致性、穩定性和連續性,不得隨意更改。

4、統計數字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數字一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

5、及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統計年報及其他檔案調查統計表，統計表要由領導簽字蓋章后方能上報或歸檔。

6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內溫濕度控制達到國家和本省規定的標準。

7、檔案室要定期對檔案統計資料進行歸納整理，定期對統計數據進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發現問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現狀，掌握發展規律，分析發展趨勢，提高管理水平。

檔案鑒定銷毀制度

一、檔案是各項活動的真實記錄和歷史憑證，是黨和國家的寶貴財富。確定其存毀是一項嚴肅、細致的工作，必須嚴格執行制度。

二、檔案的鑒定分為案卷鑒定和銷毀鑒定兩種。

三、案卷鑒定由專職檔案員和歸檔部門領導負責。

四、案卷鑒定會可在檔案材料移交檔案室時進行。檔案經鑒定合格后，應及時登記歸檔。

五、銷毀鑒定應根據檔案保管期限由銷毀鑒定小組按檔案的性質，吸收有關部門負責人和檔案工作主管領導參加。

六、檔案銷毀前要編造銷毀清冊，重要檔案要逐份登記，一般檔案可只寫明其形成年份、字號、內容、數量。

七、對從檔案中剔除的已經失去保存價值的案卷，凡有卷內目錄的可只登記案卷標題，將卷內目錄附后，代替銷毀清冊。無卷內目錄和從檔案中剔除的單價檔案材料，要逐份登記。

八、銷毀檔案，必須經所領導審查，并簽字同意后方可銷毀。

九、銷毀檔案時應由兩名專、兼職檔案干部押運監銷，嚴禁將其作廢紙出售。

十、檔案銷毀后，監銷人應在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊要整理歸檔，以備查考

檔案借閱制度

一、借閱檔案必須在“檔案借閱登記薄”登記后方可借閱，秘密級以上的檔案文件必須經過相關領導批閱方能借出。

二、案卷原則上不需借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。

三、借閱期限不得超過一個星期，到期必須歸還，如需再借應辦理續借手續。

四、借閱檔案的人員必須愛護檔案，保護檔案的安全與保密。

1、不得擅自涂改、勾畫、裁剪、拆散、轉借或損壞，否則，違反保密法有關法規追究當事人責任。

2、如有需要必須摘抄、翻印、復印以備使用時，一般性文件、材料、圖表等必須由辦公室主任簽字批準后，將批準交予檔案管理員備案方可實施。

五、借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或者損壞，應立即報告相關主管。

六、外單位查閱檔案，應持有單位介紹信，并經所領導批準方能查閱，但不能將檔案帶離檔案室。

七、外單位摘抄卷內檔案，應經所領導同意，對摘抄材料檔案管理人員要隨時跟蹤，進行審查、簽章。

檔案管理人員違反上述規定，一經發現視情況給予100-300元罰款，情節嚴重的予以開除，并追究法律責任。

檔案移交制度

為保證檔案信息資源安全保管、合理利用，規范檔案移交各環節工作，根據《檔案法》和其它檔案法律法規，特制定本制度：

一、本所檔案實行集中統一管理。各科室形成的各類文件材料，按要求歸檔完畢后，及時向檔案室移交。

二、移交的檔案資料，要保證按歸檔要求，做到整理規范，檔號編制規范，編目清晰，并編制好移交清冊。移交檔案時，檔案目錄（含電子目錄）一并移交。

三、移交人員同檔案人員在檔案室辦理交接手續。檔案人員對照移交清冊，對移交人員移交的檔案逐一進行核對，確認無誤后，雙方在《檔案交接文據》上簽字。《檔案交接文據》一式兩份，雙方各執一份。

四、移交人員根據要求，對不符合移交質量的檔案，有權要求移交人員重新整理后再移交。

五、檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續后，方可離崗辦理調離手續。

六、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統計和移交工作作好準備。

七、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

檔案利用需知

一、城關鎮檔案室檔案的利用，是指檔案的閱覽、復制和摘錄，必須符合本館《檔案利用制度》之規定。

二、需利用檔案者，可先向檔案室工作人員咨詢利用檔案的條件，符合條件后即可利用檔案，不符合條件不得利用檔案。

三、檔案利用者必須遵照檔案室利用手續，借閱前出具規定的合法證明，如實填寫《檔案利用登記表》，借閱時交接清楚，歸還時檢查無誤后注銷，并認真填寫《檔案利用效果登記表》反饋利用信息。

四、利用檔案，需按照物價部門規定的標準向本館交納費用。

五、檔案利用者有維護檔案完整與安全的義務。對拆卷、剪裁、涂改、勾劃、折疊、污損等損毀檔案的行為，將視情節及后果，依照檔案法追究行政責任或刑事責任。

六、檔案利用者有嚴格保守國家秘密的義務。對擅自閱覽和傳播秘密事項造成失泄密的行為，將視情節及后果，依照保密法追究行政責任或刑事責任。

七、利用檔案需復制時，一律由本館復制。

八、利用檔案只能在借閱室內進行，禁止將檔案攜帶外出。

九、借閱室內禁止吸煙、飲食、高聲喧嘩。

檔案利用制度

一、根據《檔案法》及有關法規，制度本制度。

二、本制度所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。

三、中華人民共和國公民和組織，持有身份證、介紹信或工作證等合法證明，可以利用本檔案室已開放的檔案。

四、外國人或者外國組織利用本檔案室已開放的檔案須經有關部門介紹并報經鎮黨委、政府同意。

五、本檔案室未開放檔案屬于下列情況之一時可以提供利用：

（一）、鎮屬機關利用其職能任務范圍內的檔案，持檔案形成單位的介紹信及本人工作證可以利用；

（二）、公、檢、法、司機關利用與經辦案件有關的檔案，持檔案形成單位的介紹信及本人工作證可以利用；

（三）、寄存于本檔案室由本檔案室代管的檔案，其所有權單位可以利用；

（四）、經本檔案室負責人批準的其他特殊需利用檔案的情況。

六、本檔案室提供利用檔案，嚴格按照物價部門規定的標準收取費用。

七、本檔案室檔案原則上不外借，確因特殊情況需借出館使用，必須經本檔案室負責人批準。

八、利用檔案，要維護檔案的完整安全，嚴禁任何形式的損毀檔案現象。

九、利用檔案，要嚴格遵守《保密法》之規定，嚴禁任何形式的失泄密現象。

十、利用檔案必須嚴格利用手續。

十一、利用檔案需復制，必須由本檔案室復制。