第一篇：做好內引外聯 加強協調溝通

做好內引外聯 加強協調溝通

——記集團公司辦公室9月5日部務會

2015年9月5日上午，集團公司辦公室召開部務會，總結回顧前一階段工作，安排部署近期工作。會議由辦公室主任主持，辦公室全體管理人員參會。現紀要如下：

一、關于基層單位《崗位職責》工作。基層單位《崗位職責》匯總編制工作，由集團公司辦公室牽頭，其余各部室重點負責修訂完善。現已經主要領導審核批準，近期將下發各單位執行。集團公司辦公室為提高文件的嚴謹性和準確性，集團公司辦公室對基層單位《崗位職責》進行了全面系統的審核，進一步校稿糾錯，維護公文文件的權威性。

二、關于集團公司會務工作。集團公司辦公室除本部室主辦會務外，協助做好全司會務安排工作。鑒于近期會務工作出現溝通不及時，影響會務正常召開現象，集團公司辦公室為提高會務質量，將制定相關會務規定，不斷加強協調溝通工作，確保會務工作順利進行。

三、關于信息化建設工作。集團公司信息化中心設在集團公司辦公室，全權負責全司信息化建設工作。在信息化系統全面運行之前，需要全司上下的共同努力。信息化專題會議，是加強與各單位、各部室工作安排與溝通的重要橋梁，為保證集團公司信息化工作進度，信息化中心將與近期召開專題會議，信息化建設相關部室和人員積極參會，做好工作協調和溝通，確保信息化建設工作如期優質高效完成。

會議最后，辦公室全體匯報了近期工作安排，面臨工作任務重、時間緊的工作性質，辦公室將進一步做好內引外聯，加強協調溝通，做到政務工作務實高效，事務工作謹慎細致，逐步推進辦公室各項工作再上新臺階。

第二篇：如何做好溝通與協調

如何做好溝通與協調

我們每個人無論做什么工作，都殷切地希望別人能夠理解自己，支持自己的工作，充分與自己合作，但卻缺乏理解別人，信任別人。因此，從自己的感受中自覺地覺察出別人的感受，讓對方理解自己，消除誤會，為信任與合作掃清障礙，變互相不理解為理解，這就是溝通與協調過程。

對一個企業而言良好的溝通與協調不僅可以提高管理績效，掌握人員的情況，使員工參與組織管理，激勵員工的工作積極性和無私奉獻的精神，還可以增強團隊內部成員之間及團隊與外部的溝通與理解。最終達到變革、創新的目的。

那么今天就讓我們一同來學習關溝通協調方面的一些知識：

一、溝通

一)、溝通的基本原理

人與人之間發生的聯系就是溝通，人際交往的過程就是人與人之間的一種心理和行為的溝通過程。溝通能力是指提高理解別人的能力，增加別人理解自己的可能性。心理學家估算，人們除睡眠之外70%的時間用于溝通交往。我們日常活動的過程，就是最基本的溝通過程。可見，溝通對于人們的日常工作、學習和生活具有極端重要的作用，但是溝通又是一門很大的學問。溝通就是發送者憑借一定的渠道將溝通意圖經編碼而成的信息發送給既定對象(接收者)，并尋求反饋以達到相互理解的過程。溝通是一個反復循環的互動過程，這一模型包括7個要素:發送者、編碼、信息、渠道、接收者、解碼和反饋。此外，整個過程易受到噪音的影響。

溝通的準確定義是：將信息傳遞給對方，并期望得到對方組預期的相應反應效果的互動過程。二)、高效的語言溝通技巧

一生中我們用得最多的是語言。這是我們人類特有的一個非常好的溝通模式。語言的溝通包括口頭語言、書面語言、圖片或者圖形。要想保證語言溝通的高效性，在溝通過程中我們應時刻注意以下幾點:（1）學會傾聽——不要隨便打斷別人的話語,多聽,只有多聽別人你才能知道他到底要講什么,需求什么,才能了解他的心思

（2）不否定——聽到對方的話跟你的想法不一致的時候,不要馬上就一口否定，或做出反駁(如果你老否定別人,那沒人喜歡和你交談)。待人說完后,先給予肯定,然后再以詢問的語氣說出你的觀點。

（3）適時的鼓勵——當對方正在說話的興頭上,要用眼晴注視對方,并給予適當的鼓勵(點頭 ,用贊賞的眼神或表情,或者口頭上的肯定)。（4）如果是閑聊,就找出對方的興趣愛好方便聊,就是找對方喜歡說的話題。一般的男人有幾個話題：一是他的特長，二是軍事，三是歷史。女人一般的就是美、穿、吃、喝、玩、樂(當然不都這樣，得根據她的職業，性格，以及教育背景等來判斷）。

最后，與人溝通的時候，特別要注意第一，思路清析，第二，主題明確，第三，真誠、真誠、再真誠！

二、協調 一）、什么是協調

在理論上,任何工作,如能事前制訂完善的計劃,選擇合適的擔當者,采取必要的管制措施,則工作必能按既定計劃順利進行，從而達成工作目標。然而，實際上并非如此，目前管理者的大多時間都有浪費在直接工作以外的活動上，這就是協調活動。

所謂協調，乃指管理人員為調整大家的工作方向，達到觀點、理念的基本一致，或者為了任務更好地完成，而對某一特定問題與有關人員聯系，彼此交換意見，借以保持雙方的和諧與融洽。簡言之，協調的意義，不僅包括目標與觀點的共識，還包含問題意識與職務意識的鼓舞及士氣的提升。二）、協調關系的方法技巧

協調能使組織的經營富有彈性及機動性，因此屬于管理者在管理上不可或缺的重要手段同（功能）。一般情況下，提出要求后，他人要么答應，要么拒絕。他人答應好說，如果拒絕，自己就面臨雙重選擇：要么放棄要求，要么堅持要求。如果堅持要求，應該如何取恰當的策略，才能獲得好效果呢？有以下技巧能夠幫助我們：

⑴要有高度的自信心

這是堅持要求的心理基礎與前提。自信，就是既相信自己的要求合理合情合法，又相信別人一定會考慮自己的要求。

⑵避開拒絕的鋒芒

人們在堅持要求時，常見的錯誤有：

①質問拒絕的原因，一個勁地問：“為什么你不同意呢？”“我的要求不是很合理嗎？為什么不答應呢？”“你完全可以答應我，為什么不呢？”這種說法給人的印象似乎是拒絕得沒有道理。

②抱怨自己，如說：“唉，我知道你不會答應我的。”“哼，我這個人你看不上眼呀！”這種說法看起來是自責，實際上是抱怨別人。

③攻擊、埋怨他人，如“你這個人怎能這樣？”“我與你這么要好，這么點小小的要求都不能答應？”甚至有時候直接攻擊別人的人品。

④威脅、恫嚇他人，如：“不行，這項任務一定要完成，不然就扣發獎金！”“如果你不答應我的要求，后果你看著辦吧。”

上述四種做法有個共同特點，都認定別人拒絕自己的要求是無理的，并針鋒相對。這種做法的后果就是直接造成雙方的對抗態勢，反而會把關系搞僵。堅持要求的第一個要領就是避開他人拒絕的鋒芒。

⑶要有靈活多變的策略

在“提出要求—拒絕要求—堅持要求”的結構中，堅持要求是“要求”的延續，但不應該是“要求”的簡單重復。

“重復式”的堅持要求時常可見。這種方式不但無效，而且使人心煩。而堅持要求的恰當行為則應是變換要求的角度、方式、口氣……這樣常能取得好效果。

⑷要解決他人拒絕時提出的理由

堅持要求時，好的方法并不是去直接反駁他人的拒絕，但他們總是接過他人的拒絕話語，加以“軟性”處理，化解他人的拒絕。

三、組織協調與溝通管理的關系

溝通與協調不是孤立存在的，而是統一的。溝通的過程包含著協調，溝通是協調的前提和基礎，協調的過程也包含著和諧。溝通常常是人與人、人與組織團體之間發生聯系、交往的過程（溝通是指人們分享信息、思想和情感的過程，也是一種信息的溝通。人與人之間的溝通是傳達思想感情和溝通情報信息的過程），而協調常常是受命于組織、團體，或受人委托與某一組織、團體，或特定人員進行溝通以達到某種目的，或者說完成某種任務，協調常常具有行政性。因此，協調就是調節各社會成員、組織在社會活動中相互之間的關系，使之做到分工合理、步調一致、目標趨同，從而取得成果和效益。

總之，溝通與協調是處理好日常工作的基礎，也是每一個員工職業素養、專業知識、經驗閱歷等等綜合的體現。溝通與協調所體現的終極價值就是和諧的人文精神，它體現著待人處世的態度與存在方式。工作中的溝通與協調工作就是從了解到理解，理解到諒解，諒解到信任，信任到支持，支持到和諧，和諧到拓展，拓展到樹立組織的形象，進而達到和諧的過程。

第三篇：如何做好溝通協調工作

如何做好溝通協調工作

行政部是一個綜合管理部門，對內要正確領會貫徹廠部的各項工作部署，做好全廠性服務工作，協調好各部門的關系。對外要加強企業與地方的公共關系，樹立良好的企業形象。工作涉及消防、保衛、交通、檔案、文秘、接待、信息等。

行政部職責：綜合協調、行政樞紐、參謀助手和窗口服務 部門子文化“強管理、重效率、善協調、講服務、厲節約”。

提升“總攬全局、推進發展、科學管理、應對突發事件”的四種能力。理念、思路：“講學習、樹風氣、顧大局”，“勤思考、善謀劃、多辦事”

方向：建設一支具有一流職業素養、一流業務技能、一流工作作風、一流崗位業績的部門隊伍。

目標：堅定地貫徹上級精神，加強督導督辦，進一步提高執行力，提高工作效率。努力將部門打造成一個工作高效率、服務高質量、技能高水平的團結、奮進、有凝聚力的團隊。

行政部工作的幾個特點： 繁：處理不完的繁多的事務。雜：沒有嚴格的工作程序。

小：相對于安全生產、電量指標，日常工作就顯得微小。偶然性或不可預測性。

一、與上級部門及領導的溝通

匯報工作的方法：所謂匯報，就是指將本專業向部門領導或者上級組織報告的一種常用工作（溝通）方法。有的人匯報后，給人的印象很深，覺得這個專業工作不錯，匯報也挺好。有的人匯報后，覺得這個專業工作沒少做，但沒匯報出來。有的人匯報后，叫人根本聽不明白這個專業的工作究竟是怎么做的。由此可見，匯報工作是一門學問，值得研究和探討。

方式方法：

（一）端正態度：

對待匯報，應該有高度的責任心，要從大局出發，堅持實事求是的態度，有一說一，有二說二，有成績就講成績，有問題就擺問題，不歪曲事實，不粉飾成績，這才是應有的正確態度。

（二）抓住重點：

匯報工作因時間所限和實際需要，不能不分主次和輕重、眉毛胡子一把抓地什么都匯報，而應抓住重點說深說透，有些點到為止，有些干脆不說。這就需要在匯報前作好充分準備。

（三）獲得領導滿意：

匯報工作是一種比較特殊的回答式對說，既有說話的技巧，又有心理溝通的藝術，是一門綜合學問。掌握了它的人，匯報工作時說話既清楚、簡練，又分寸得當、邏輯性強，說出的道理令人信服，領導一聽就明白，且容易引起心理上的共鳴，匯報前需要在心里回答好以下幾個問題：

1.此次匯報的主要目的是什么？（這是必須清楚的）。

2.不進行這次匯報自己能否順利解決遇到的問題？（匯報越重要，越要做好這方面的準備）。3.與匯報相關聯的情況是否都了解清楚了？

4.領導是否準備討論自己提出的問題？（這可使匯報者估計到匯報時將出現的一些障礙）。

5自己對匯報的良好開端是否有信心？（會遇到什么樣的主觀和客觀的障礙，它們的嚴重程度如何）6.什么樣的匯報開端對自己和領導是合適的，什么樣的是不合適的？

7.在匯報中利用什么樣的方法可以對領導產生作用？（援引權威者的見解，談解決所有問題的重要性）。8.領導可能向自己提出什么問題？

如果按照上述問題做好準備，那么，匯報（溝通）就會有良好的開端。

（四）應避免的匯報方式：

1.長篇大論，沒有結論。有的人見到領導，總好像有說不完的心里話，嘮不完的知情嗑。匯報起工作來，心底里老暗暗告誡自己：“機會難得，一定得把工作成績一滴不漏地向領導說到。”于是，匯報起來面面俱到，海闊天空，包羅萬象。結果，領導越聽越煩，感覺工作沒有重點，無法評價。

2.匯報中摻雜個人恩怨。中國有句古語，叫做“無情未必真豪杰”。在工作中，不以親情和友情代替原則，不拿原則做交易。如果匯報工作中摻雜個人恩怨，領導查清后，恐怕不只是“小事一樁”啦！

3.匯報時間、地點不合時宜。這類問題多出于主動找領導匯報的時候。作為領導，特別是職務較高的領導，工作都比較忙。實事求是地講，有些領導確實很難隨時找到，于是有的人就采取等、堵的辦法找領導――上、下班時，午休前，回家途中，或領導參加會議、活動間，都是不要取的。如無特殊情況和緊急事宜，這些時間或地點是不宜匯報工作的。

（五）講究匯報藝術。

1.條理分明、邏輯清楚、詳略得當； 2.注意修辭、褒貶恰到好處； 3.語言流暢、重點突出； 4.用事實說話、事例生動。

（六）做好充分準備。事先認真綜合分析的基礎上，經過深思熟慮，擬出提綱，把觀點、材料一一書寫清楚。這樣在匯報時，才能思路清晰，緊扣主題，從而取得滿意的效果。

二、如何做好外來人員接待

因工作性質關系，行政部不可避免要與外來人員進行接觸，也是外來人員了解電廠的窗口，為維護電廠形象，應堅持如下原則：

1.誠懇熱情。誠懇熱情的態度是人際交往成功的起點，也是待客之道的首要之點。做到平等相等，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。

2.講究禮儀。接待活動作為一項重要的社會交際活動，務必以禮待人，體現自身禮貌修養。講究禮儀包括：在言語方面，要聲音適度，語氣溫和，禮貌文雅；在儀表方面，要面容清潔，衣著得體，和藹可親；在舉止方面，要穩重端莊，從容大方。

3.細致周到。接待工作的內容往往具體而瑣碎，涉及許多方面的部門和人員。這就要求在接待工作中要開動腦筋，綜合考慮，把工作做得面面俱到、細致入微、有條不紊、善始善終。

對群眾投訴的接談和處理：

對來訪者的申訴，要堅持“一聽、二問、三記、四分析”。

聽，就是耐心傾聽來訪者的申訴，讓人家把話講完。對談得過長、抓不住要點的來訪者，可以適當加以引導。問，就是把來訪者沒有談清楚的主要問題問明白，特別是要把事情經過、主要情節、過去上訪情況和處理的結果，這次來訪的要求及其理由了解清楚。

記，就是把來訪者的主要問題扼要記下來，對其中的主要情況要詳細記錄，以便分析情況和處理問題提供充分的原始材料。

分析，就是對來訪者談的問題，按相關政策規定進行分析，作出判斷。對周邊群眾來訪反映的問題，要以事實為根據，以相關政策和國家的法律為準繩，實事求是地進行處理。

對來訪者提出的正確意見，要熱情歡迎，虛心聽取。有重要建議的，應給予鼓勵、表揚。對來訪者提出的政策上允許、條件上又可以解決的合理要求，要及時處理，盡可能予以滿足。對那些要求盡管合理，但限于條件無法解決的，要做好解釋說服工作，以爭取得到來訪者的諒解。

對來訪者提出的不符合政策或要求過高的問題，處理時，既要體諒他們的實際困難，又要以明確的態度向來訪者講明不能解決的原因，不要含糊其辭，應耐心說服來訪者放棄那些不合理的或過高的要求。對無理取鬧者，要進行批評教育。對那些態度極為蠻橫，經勸說無效的，可請求公安機關予以教育和制止。

三、與同級部門的溝通

正常工作中，大部分的溝通及協調會在其它部門同級人員之間進行，但由于部門不同，所站立場、角度不同，可能會存在溝通的不暢通，這就要求做到以下幾點：

（一）見賢思齊，強者為師

處理同級同事關系，不僅要有“容人之短”的肚量，而且要有“容人之長”的胸懷。強者為師，就是主動地向賢者看齊，虛心地拜強者為師。這既是在“氣度”方面的要求，也是處理同級關系的重要原則。

（二）互相尊重，彼此信任

互相尊重，是因為每個部室都有明確的分工和職權范圍。在工作時一定要掌握好分寸和尺度，掌握好時機和方法。尊重，一方面表現為自尊，另一方面表現為尊重別人。每個人都有自尊心，在工作溝通中，既要熱情地支持、鼓勵，又要善意地指出其不足，不要袖手旁觀。隨著廠各部門崗位的調整，一大批學歷高，有知識，年富力強的青年職工進入到管理崗位，但由于年齡、資歷、經驗、文化知識的不同，使他們有著不同的思想感情和不同的心理。另一方面某些年紀稍大的員工，雖然文化水平、干勁、精力與年輕員工相比差一些，但經驗豐富，辦事穩妥，遇事冷靜，有許多解決問題的經驗和辦法，這是年輕員工所不能比的。

信任別人和被別人信任，這是一名員工高貴品質的表現。相互信任、互不猜疑是處理好同級之間相互關系的一個重要原則。信任，一方面是自己要言必行，行必果，給對方以信任感；另一方面是要相信對方，遇事不要胡亂猜疑，更不要依據自己的臆想來推測對方如何如何。

信任是在相互間的交往中產生的，一個人只有自己行得端，立得直，才能有值得別人信任的地方，才能期望得到別人的信任。同時，信任別人，還要正確地看待別人對自己的忠言和直言，千萬不要把這些話當做別人對自己不信任的信息加以“反饋”，正是因為別人的信任，才敢于講真話，敢于對你傾訴肺腑之言。

（三）互相“補臺”，積極配合

許多工作需要各部門積極主動地配合，齊心協力地工作，以求得最佳的整體效果。所謂互相“補臺”，積極配合，就是既要有合作精神，又要有“補臺”意識。這是對同級溝通“行為”方面的要求，也是處理同級關系的又一條重要原則。當同級有困難時，應當熱情地幫一把；當同級有問題時，應當盡力地幫助解決；當同級出了差錯時，應當主動地彌補一下。而不是視而不見、見而不幫、幫而不力，更不能抱著看“笑話”的態度來“欣賞”同級的困難、問題和差錯。

（四）寬容別人，學會自制

寬容水平越高，就越能與人搞好關系。而一個人心胸狹窄，處處不容人，就不會有更多的朋友，也做不好行政部的工作。寬容別人偶爾的過失，是必備的素質。要有寬廣的胸懷和氣量，對于別人的缺點和短處應該持包容和原諒的態度，并想辦法用自己的長處去彌補。當然，容忍和原諒并非是無原則的遷就，而是要在相互交往中互相寬容。

（五）與人為善，以誠相待

任何人都期望有一個良好的人際環境，期望與其他成員和睦相處，在心情舒暢的情況下工作。而要達到這個目標，就要以誠相待，與人為善。以自己的“誠心”和“善意”去換取他人的“實意”和“友善”。古人去：“精誠所至，金石為開”，“誠之所感，觸處皆通”。意思是說，只要真心實意以誠相待地對待別人，就會使人感化，無論是什么地方、什么情況下，都會把該辦的事情辦好。

（六）互相支持和幫助

一個能夠在事業、生活等各個方面相互支持的團體，才是一個有力量的戰斗集體。彼此之間在工作、生活、學習中得到支持和幫助，是圓滿完成工作任務的前提。

四、與同級部門溝通協調的藝術

同級之間發生這樣那樣的矛盾、分歧總是難免的。處理這些矛盾和分歧，既要堅持原則，又要講究藝術。

（一）善于溝通

一般善于主動溝通的同事，都容易被對方理解和信任，彼此之間“心理防線”都容易迅速消除。相反，相互之間缺乏主動溝通精神，彼此“各揣心腹事”，最容易發生心理沖突，造成“僵局”。同事之間良好感情的增進，同樣也是首先在于主動溝通。如果說主動溝通是一個姿態問題，那么善于主動溝通則是一個藝術問題。這里，有以下幾點需要特別注意：

1.要善于選擇最適合交談的時機和場合以及最容易引進對方興趣的話題。2.交談時，不論對方態度如何，都要謙虛、誠懇，并貫穿交談的始終。3.要講究語言藝術。盡量選擇“商量式”、“調劑式”、“安慰式”、“互酬式”等語言，并注意分寸。

4.交談中，要善于體察對方的心理變化。當對方對某一話題或某一句話產生共鳴時，應因勢利導，迅速向廣度和深度擴展；當對方對某一問題表現冷淡或反感時，應機智地改變話題。有時可轉談對方最關心或最感興趣的問題。

5.即使談話不成功，也不要喪失信心，要善于總結經驗，尋找機會再談。因為“成功常常存在于再堅持一下的努力之中”。

（二）“關鍵時刻送溫暖”

是指在對方最需要的時刻及時給予相應的支持和幫助。它是與“雨后送傘”相反的“雪中送炭”。這樣做，不僅能及時解決對方的困難或問題，還會使對方倍加珍視和感激。

同事之間平時在工作上，生活上互相關心、支持和幫助，無疑是重要的，但更重要的是當對方遇到困難、挫折或工作上出了“漏洞”，因而最需要幫助的關鍵時刻，如果能及時給予相應的支持和幫助，這是最有價值并最能產生“奇效”的。因為支持和幫助的價值與對方的需求強度之間存在著“正比規律”。

當然，我們說“關鍵時刻送溫暖”并不意味著平時可以不關心其痛癢，而只是強調不要忽視放過“關鍵時刻”。同事之間需要支持和幫助的“關鍵時刻”表現在各個方面，如工作出了“漏洞”需要“補救”時；遇到難題拿不出主意時；新上任崗位不熟悉情況時；受到打擊身陷逆境時；以及生活上遇到某些困難時。在這些情況下，給予及時熱情的支持或幫助，對方是難以忘懷的。

（三）同事之間怎樣開展批評

因影響工作關系或工作出現失誤，不可避免同事之間會開展批評活動。同事之間開展批評是非常重要的，但要收到良好的批評效果并不是一件容易的事。這里既需要有“團結－批評－團結”的良好愿望，又需要講究藝術。

1.要定準批評的目標。2.評語要盡可能明確。3.用“我想”、“我覺得”來講，不要用責備或傲慢的語言。

4.所批評的行為必須是可以修正的，如果根本不能修正，請免開尊口。

5.善于融批評于閑談、娛樂等“無形無意”之中，以防止或減少對方的緊張、戒備、抵觸等心理。這有利于對方接受批評。

6.在批評時密切注視對方的反應。對方的反應一般包括：分析批評的動機和價值。品評批評的內容。度量情緒成分。注重重復出現的評語。估量改正錯誤的能力。權衡利弊。

7.可以同意對方的看法，但要讓他明白別人未必同意。8.“箭在弦上，引而不發”，以促使對方自覺、自悔、自新。

9.要強調對方的錯誤對雙方都有危害，使其明白如果不改進，其他人也會受其拖累，改了對雙方都有益，這雖有些埋怨的意思，但決不會說對方在“多管閑事”。

10.“畫龍點睛”，點到為止。

11.善于以表揚代批評。這里表揚是策略，批評是目的。即所謂“醉翁之意不在酒”。12.不宜作結論式或“定性”式評語。如“你不誠實”、“不正派”等。

13.切記“人非圣賢”這句至理名言。有些錯誤要批評；有些錯誤要容忍；有些錯誤既要批評又要容忍，至少是暫時容忍。這樣才更有利于同級關系的和諧與穩定。

14.要善于表示能體諒對方的處境和感情。

15.等候最適合的時機再發表批評，沖口而出的批評常不受控制，因而影響批評效果。

16.度之以君子之心，有助于消除對方的戒心和敵意。比如說“我知道你比較實在，才直接和你說，知道你不會計較”等。

17.要盡力使對方相信某人不是“越界”干涉他，而是真正在關心他。否則，即使是出于一片好意，也容易被對方認為是“多管閑事”、“自以為高明”或“故意和他過不去。”

18.必須使對方明白之所以批評的原因。

19.一旦批評產生積極效果，應立即表示贊許或感激。

20.批評必須以客觀事實為根據，不可摻進個人成見。如果批評不當，很難引起共鳴。21.批評的同時，要注意肯定對方的長處和成績，增強對方的自尊心和自信心，促使其主動承擔責任或檢討問題。22.提出改正錯誤的條件和意義，使對方覺得改正有益。

23.假如心中不高興，不可在言語態度上流露出來。特別注意不要流露譏諷、歧視、反感、敵意等情緒。避免作出握拳頭、瞪眼睛、皺眉頭等發怒的動作。而應借表情、態度、聲調等增加批評的積極效果。

24要注意對方的競爭心理和嫉妒心理，勿使對方感到你是“拆他臺”。25.批評應盡量針對共同目標而發，措辭方面強調合作。

（四）牢固建立“友好合作”的關系

同事之間，客觀存在著既是天然的“合作者”，又是潛在的“競爭者”這種微妙的人際關系，因此，作為客觀存在的一種心理反應，在同級的內心世界，必然會產生既渴望“合作”，又警覺“競爭”的復雜心理。解決的辦法就是轉變思路，逐步建立互相信任、互相支持的協調關系。一般來說，消除“心理屏障”主要不是靠語言的“表白”，而是靠行為的“顯示”。通過工作接觸，使對方深信以下幾點：

1.對于同事取得的成績，就和自己取得的成績一樣，同樣感到由衷的高興。

2.自己每取得一點成績，都將它看做是同級之間密切配合，共同努力的結果，而絕不以此為資本，向同事顯示自己的“高明”。

3.自己積極做好本職工作，主要是出于高度的事業心和責任感，而絕無半點“壓倒”同事的私心雜念。

（五）主動協調、互相配合

在工作中，同事之間，常常會遇到一些工作上的交叉，也會有一些需要共同處理的事務。對這些工作和事務，同事之間應當互相尊重、互相支持。互相支持是互相尊重的標志，只有互相支持，才能互相配合。對需要交叉處理的事務，同級之間應當盡量通過協調去解決，不要擅自做主處理，否則，既影響同事之間的關系，也往往造成工作上的困難，甚至會帶來一些不必要的損失。

（六）掌握分寸，分清職責

與同事相處，應當分清職責，掌握分寸，不爭權力，不推責任。屬于別人職權之內的事，決不干預，屬于自己的責任，也決不推卸。本應由自己分管的工作，決不請別人點頭畫圈，本來不應該由自己處理的事情，也決不爭著要管。特別是那種凡好事就爭，凡難事就推的行為，是破壞同事間相互協作的腐蝕劑，必須堅決防止和克服。

（七）經常聯系，溝通情況

既然是同事，都屬于整個管理機構的一個組成部分，工作上有著密切的聯系，只有保持經常聯系，及時溝通情況，才可能進行有效的合作。也唯有這樣，才能彼此了解，互相信任，將一些不必要的誤會和摩擦消滅在萌芽狀態。因此，無論工作多忙，也應主動向同事提供有用的資料、信息、情況和建議，只要能夠堅持下去，就一定會贏得同事的“感激”和“回報”。

（八）相互信任，親密合作

在與同事接觸中，僅有美好主觀愿望和正確的行為準則，往往還不能完全收到良好的客觀效果。建立“互相信任、親密合作”的同事關系，還必須遵循事物發展規律，講究一定的方式方法，掌握科學的合作藝術。

1.運用創新思維來考慮和處理同級之間的工作配合。如AB角互補工作崗位。

2.運用全方位思維來考慮和處理同事提出的要求。與同事的交往中，屬于自己向對方提出的要求，都是主動式的，可控的；屬于對方向自己提出的要求，都是被動式的，不可控的。每個崗位都要學會巧妙地應對同事提出的要求。

3.運用宏觀思維來考慮和處理同事關系。鑒于工作性質及精力有限，對于諸多同事，不可能也沒有必要個個皆顧，八方掛聯。因此，很有必要站在宏觀立場上，冷靜剖析一下自己和諸多同事，在整個部門管理上分別處于什么位置，他們之間存在有怎樣的工作關系人際關系，然后掂量輕重，分清主次，權衡利弊，鑒別優劣，從中篩選出一些與自己的工作沒有直接聯系的同級，作為自己“一般交往”的對象，而將其中位置重要、影響明顯、聯系密切、能夠左右全局的同事，作為自己“重點交往”的對象。

（九）心平氣和，以理服人

同事之間常常會在工作中遇到一些糾葛和矛盾。在解決這些糾葛和矛盾時，應本著顧全大局，維護團結的良好愿望，對一些無關緊要的“小事”，采取不予細究，委曲求全的態度。即使遇到一些需要辨清是非的“大事”，也要講究方式方法，盡量做到心平氣和，以理服人。這樣做，隨著問題的妥善解決，同事之間不但不會傷和氣，反而會在新的基礎上，建立起更加牢固的友誼。

（十）既“合作”又“競爭” “合作”和“競爭”，是同事關系中不可割的兩個方面，合作中包含著競爭，競爭中又包含著合作；合作，推動競爭，競爭，又有助于更好地合作。因此，一味“合作”而不講“競爭”，最終將減弱自己與人“合作”的能力，這種“合作”也不可能持久有效。因此應該正確對待“合作”與“競爭”的辯證關系，自覺樹立“競爭意識”，對同事，既要熱誠合作，又要敢于“競爭”。這種“競爭意識”，應該是積極的、健康的，具體表現在以下幾點：

1.以競爭來激勵自己；

2.在和同事的競爭中，領先時不自滿，落后時不自餒，一如既往，積極進取； 3.自覺向同事中的先進、優秀者看齊、學習； 4.依靠自己的不懈努力，奮力創造工作業績。5.無保留地幫助在競爭中暫時落后的同事。

（十一）善于“回避”和“等待”

社會生活是復雜的，同事之間工作上的分歧有時也會引進個人恩怨或受已存在的個人恩怨的影響。當同事之間的矛盾或分歧比較嚴重，并且一下子難以解決時，就暫時回避一下。暫時回避矛盾或分歧，表面看來似乎是消極的，其實卻是積極的。特別是當對方“怒火中燒”、頭腦不冷靜時，暫時回避本身就能起到“釜底抽薪”的作用。回避不是逃避，而是為了防止矛盾激化，并在回避中等待解決矛盾的時機。同事之間發生的有些矛盾或分歧，常常會在回避與等待中自然化解。所以回避與等待是處理同級關系的一種藝術。當然，什么樣的矛盾與分歧應該回避與等待，還需要具體問題具體分析。同事之間在工作中產生矛盾或分歧本屬正常，只要雙方都是為工作，沒有個人的私怨和成見，心胸都比較開闊，即使爭執起來，也不難和解。

（十二）協調同事之間不同意見的方法

工作中，需要協調同事關系時，有五種方法很值得借鑒；

1.重組。有時候，同事提出的解決問題的意見之所以行不能，并不在于意見本身一無是處，而在于意見中的個別要素排列位置不盡合理。這時候，只需將這些要素調換一下位置，變換一下結構和順序，就會產生新的結果。2.移植。有時候，將自己的或同事的某一“擱淺”的建議，移植到另一個工作領域，用來處理某一特定的非程序性問題，往往會收到意想不到的奇效。

3.變通。將同事提出的看似難以實行的處理辦法，稍加變通，諸如“放大”、“縮小 ”，或者變換其中的某一要素，有時往往會成為令人驚訝的理想處置方案。

4.“雜交”。生物之間的雜交，可以產生良種。同事之間有不同意見和想法，通過“雜交”，也能產生創新思維，促使一種全新的工作模式和同級之間新型的協作關系誕生。

5.綜合。對于同事提出的不盡完善的主張和建議，可以將自己的其他同事的合理意見加以綜合，最終形成新的處理意見。運用創新思維，是行政部員工處理新時期同事之間的工作配合、建立新型工作模式不可缺少的手段，對此，應該予以足夠的重視。

（十三）處理同級之間矛盾的原則

同事之間都渴望有一個良好的人際關系，與各位成員友好相處，為工作創造舒暢的環境。面對同事之間出現的矛盾，我們可采取以下原則來處理：

1.以德報怨。以德報怨是征服人心的上策。在同一部門工作日久，難免出現些恩恩怨怨的事情。對此，是以德報怨還是以怨報德，將直接影響同事關系的發展趨勢和結果。應該胸懷坦蕩，有“君子之心”。即使某人做了對不起自己的事，也不能“以其人之道，還治其人之身”，而應該以德化之，以情感之，這樣常常會收到奇效。

2.以短比長。同事之間在思想上如果能堅持以短比長，那么在工作上就自然會以長補短，形成一個團結互助的集體。實踐表明，大凡善于以已之長補他人之短的同事，其同事關系都很好。在同事之間，盡管總體工作能力和水平不相上下，但在某一方面卻會有長短、優劣。有些人常喜歡以已之長比他人之短，因而難免造成某種心理沖突，使同事關系緊張。如果善于以已之短比他人之長，則會明顯增強同事之間的吸引力，有效防止這類矛盾的發生。

3.從“治已”開始。同事之間發生矛盾，原因是多方面的。其中既有自身的原因，也有對方的原因，還可能有“第三方”的原因。因此，要解決這種矛盾，作為矛盾的雙方，都應首先從“治已”開始，調節自己情緒，控制自己感情，尋找自身的原因，確定解決矛盾的最佳姿態。即使造成矛盾的主要原因在對方也如此。這里，“治已”既是“治人”的前提，又是“治人”的策略。在多數情況下，通過“治已”都能產生強烈的“治人效應”，進而使矛盾化解。

（十四）掌握“度”

處理同事關系，一定要考慮有“度”。準確把握這個度，是處理同事關系的要旨之一。具體說，就是做到“恰到好處”，不論是發表意見的時機、態度還是強調的分寸都應如此。坦誠但不草率、熱情但不失態、謙遜但不虛假、謹慎但不拘泥、自信但不傲慢，等等，都是恰到好處的表現，這些也是一個好的行政部員工應該必備的。

總之，相對來說，玉環電廠廣大干部、職工整體素質較高，均有較強的敬業精神，希望通過掌握適當的溝通協調方法，更有助于工作的進一步推進，為圓滿完成全廠的各項工作奠定基礎。

2012年3月26日

第四篇：如何做好部門的溝通協調

如何做好部門的溝通協調

主講：冉景嶧

一、溝通的意義

二、對溝通與協調的認識

三、如何提高溝通協調能力

四、如何讓跨部門溝通更有效

溝通的意義: 1.有效的溝通可以及時準確地獲得市場,競爭對手等方面的信息.為企業決策的制定提供依據;2.保持企業各部門上下信息通暢,使企業員工及時了解企業的發展狀況及面臨的困難和機遇,通過員工的參與,提高執行力和凝聚力;3.有效的溝通可以增進員工領導之間的相互了解,減少矛盾,促進工作的協調性.對溝通與協調的認識：

溝通與協調是一個普遍的客觀存在,是一個問題的兩個方面.溝通是協調的條件和手段,協調則是溝通的目的和結果,兩者是相輔相成。溝通與協調無處不在,無時不在,其作用體現在：

一是溝通協調是人類社會發展的基礎。社會性是人的本質性,馬克思指出,人的本質“在其現實性上,它是一切社會關系的總和”。社會性決定了人與人之間的合作,而合作的前題就是溝通與協調.沒有溝通協調,個人與個人之間就不會形成群體的力量來對付外來的威脅,人們之間就不會答成共識,就不會形成協調人類社會各種關系的規則,就不會形成道德和各種法律規范,人類只能停滯于自然狀態,就不可能形成群體的力量從而創造出悠久的人類歷史和璀璨的人類文明.只有溝通協調才能形成社會強大的力量來進行社會改造,促進社會的發展,推進社會的進步。

二是溝通協調是國際交往的基礎。隨著社會的日趨發展,經濟

第 2 頁 全球化推動了全球生產力的加快發展,一個國家的發展已經不可能離開世界,越來越多的問題已經形成全球共同面對的問題,僅靠一個國家的力量是不可能解決的,必須要通過加強國際溝通來協調解決。

三是溝通協調是提高行政效率的保證。沒有溝通協調就沒有效率,深化改革就是要從體制上加強中央與地方,地方與地方,部門與部門之間的溝通協調,理順工作關系,形成工作合力,促進各行業,各系統工作和諧高效運轉.否則,溝通不暢,就會推委扯皮,延誤工作。四是溝通協調是促進社會經濟發展的重要措施.隨著社會進入信息時代,信息溝通協調對經濟社會的發展越來越起到舉足輕重的作用,發展信息產業,就是為社會經濟的發展提供良好平臺,通過溝通,實現資源的最佳配置和合理的社會分工,促進經濟社會的發展。五是溝通協調是個人事業成功的基礎.一個人的事業成功,要靠集體的力量,沒有他人的幫助,僅靠個人單一的事業是很難成功的,要想事業成功,必須善于溝通協調。

如何提高溝通協調能力

提高溝通協調能力，必須圍繞實現總體目標進行溝通協調。目標是一切管理活動的中心和方向。任何組織和部門都因特定的目標而存在。目標越明確，行動越有效。溝通協調是為了更好地實現目標，圍繞目標來開展。

提高溝通協調能力，必須圍繞提高行政效能進行溝通協調。實踐證明，一個單位的工作順不順、群眾滿意不滿意，很大程度上在于那里干部作風正不正、機關效能高不高。而決定機關行政效能高

第 3 頁 低的一個很重要的因素，就是內部和諧不和諧、運轉協調不協調。而形成和諧協調局面的關鍵是那里能否形成溝通與協調的氛圍和機制。

提高溝通協調能力，必須圍繞人員團結進行協調。團結是克服困難、贏得勝利的強大力量，是凝聚人心、成就事業的重要保證。個人出成績、工作出效率、單位出成就，原因千萬條，團結最重要。但有少數人把團結看淡了、想偏了、做歪了。有的為了一己私利，是非面前不開口，躲著矛盾走，做息事寧人的“好好先生”；有的為了小圈子，互相吹捧，互相表揚，做到處拉關系的“混混先生”，等等。這些都是與構建和諧社會的要求背道而馳的。我們開展溝通協調工作，就是要減少誤解、增進理解，減少阻力、增加動力，把一切可以團結的力量團結起來，把一切積極因素調動起來，共同致力于事業的發展。

良好的溝通需要穩定的情緒和比較健康的心態以及對于溝通對象的尊重，外加一定的技巧和手段，這些全部都構成了溝通不可或缺的要件。那些在生活中為溝通失敗感到困惑的人，其實真正的原因都遠不是表面上所呈現出來的那樣簡單，往往有更深層次的因素、甚至當事人自己都忽視了的因素所影響著。比如一個焦躁的喜歡挑剔丈夫的妻子可能是在性的問題上遭到挫折，所以不知不覺地表現在兩個人的日常相處上；一個經常干預妻子社交的丈夫可能是因為自己內心感到自卑，因此表現在對對方的控制上。

一個人自從來到這世上，注定就不可能孤立的生存著。小時候

第 4 頁 有父母、親人；上了學有老師、同學；踏入社會有同事、朋友。而今天談論的主題是：同事之間的相處。

（一）真誠相待、勤學為主

記得一位同學曾經向我透露：他說，找工作他既不擔心實力、也不害怕沒有機遇、最“悚”的恰恰是人際關系。這種擔憂從另一個側面反映了當代大學生對社會關系的隱憂，因為職場與學校畢竟文化相差較大。但就我個人的求職感受而言：這個社會也許不像你想象得那么美好，但也絕不像有人說的那么險惡。所以說，對于初來匝道的畢業生而言，不要有什么顧慮。只要你本著：真誠待人、勤學為主的原則，相信可以為你開拓較為良好的人際局面。當然，因為初來，同事對你的感覺還比較陌生，可能有一些人會產生自卑的感覺，好象覺得自己是局外人一樣。這點可以理解，但不應成為你的負擔。你可以通過自身實力展現自己，并使自己盡快融入工作氛圍中。這里尤其得提到勤學。勤學包括兩層含義：一是勤快、二是肯學習。尤其是前者，比如說：你提前半個小時搞好清潔衛生。同時，你應通過學習，盡快掌握技能并熟悉公司業務。如果你在工作中遇到困難，自己應思考在先，實在不明白的，可以請教同事。注意：不要忘了道謝。如果你能在工作中表現出良好的個人修養和素質，相信會給同事留下較好的印象。

（二）加強溝通、展現實力

工作是一大機器，員工就好比每個零件，只有各個零件凝聚成一股力量，這臺機器才可能正常啟動。這也是同事之間應該遵循的第 5 頁 一種工作精神或職業操守。其實生活中不難發現，有的企業因為內部人事斗爭，不僅企業本身“傷了元氣”，整個社會輿論也產生不良影響。所以作為一名在職人員，尤其要加強個體和整體的協調統一。因為員工作為企業個體，一方面有自己的個性，另一方面，就是如何很好的融入集體，而這種協調和統一很大程度上建立于人的協調和統一。所以，無論自己處于什么職位，首先需要與同事多溝通，因為你個人的視野和經驗畢竟有限，避免“獨斷獨行”的印象。況且，隨著社會分工的越來越細，這種溝通協調也是必須的。當然，同事之間有摩擦是難免的，即使是一件事情有不同的想法，我們也應具有“對事不對人”的原則，及時有效的調解這種關系。不過從另一角度來看，此時也是你展現自我的好機會。用成績說話，真正另同事刮目相看。即使有人對你有些非議，此時也會“偃旗息鼓”。當然有了成績，也不應滋生驕傲的情緒，好象覺得“高人一等”。我們應該意識到：工作是一種團隊合作精神，成績是大家共同努力的結果。順便帶一筆，如果你有了物質獎勵，不妨拿出一部分和同事一起分享。

（三）適當的贊美，不搬弄是非

一成不變的工作容易使人變得乏味，如果你能生活中適當加點“調味”，相信會使你的工作變得多姿多采，同事間的關系也會更加融洽。比如：一句由衷的贊美或一句得體的建議，同事會感覺到你對他的重視，當然，也無形中增加對你的好感。不過，這里需要注意的是：不要盲目贊美或過分贊美，這樣容易有掐媚之嫌。這里既然說到了贊美，我們也談一談禁忌。其實生活中我們不難發現：有的第 6 頁 人“喜歡”對同事評頭論足（包括對工作處世、服裝品味、個人習慣等），這些都是一個人不成熟的表現。因為每個人都有自己一套原則，作為同事，只能是尊重個人的權利和隱私。如果你超越了自己身份的話，很容易引起同事的反感。當然，如果你想進一步拉近彼此的距離，不妨在閑暇時，和同事多參加一些有意義的活動。在集體生活中發掘每個人的另一面，這也是一種很不錯的“潤滑劑”噢！其實同事的關系也是一種很微妙的“化學反應”，也許一件小事就能讓你和他或（她）的關系很好，也可能很壞，關鍵是在于這個“度”。所以作為一個職業人，只有在不段的經驗積累和學習中，才能更好得把握這種“度”。

如何讓跨部門溝通更有效

現在眾多企業都趨于扁平化，使得跨部門之間的溝通更加頻繁。部門之間地位平等，不存在上下級關系，按說溝通應該比較容易。但現實的情況是，部門之間協調的成本相當高昂，這種溝通成本不僅存在于大規模組織內，同樣也困擾著中小型公司。

許多事情，其實并不復雜，而是相互之間的溝通不暢，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司來協調。繞了大大的圈子，走了長長的彎路，耽誤了你我他的寶貴時間。俗話說，浪費時間就是浪費金錢，這其實就是高昂的溝通成本。有句話說得很直接，搬出上司來協調，就是你我他的溝通無能。有效的溝通，能節約大家的時間，避免占用上司的時間。

那么，造成跨部門溝通如此高昂的成本原因何在呢?原因可能有

第 7 頁 三：

一、職能部門未能將各自的目標有效地整合在組織目標之下——盡管各自制定的目標似乎都無懈可擊，但都各自為政。如A部門在某件事情上做出讓步，對B部門有利、對組織整體也有利，但對A部門不利，則跨部門溝通就不好協調了。

二、由于部門不同，大家在認知上難免有差異。如果再加上溝通的信息不對等、不能及時反饋等因素，就會導致目的或結果預期的不同。

三、組織所倡導和形成的文化氛圍及員工的互動方式，決定了溝通效率的差別。

在公司里，員工和中級主管花在內部溝通的時間大約占其工作時間的40%～50%，而對于高層主管，這個比率會更高。如何提高公司內部跨部門溝通的運營效率呢?

一、有效整合部門目標

有部門就必然存在部門利益、小團體利益，這是不爭的事實。盡管大家理論上都知道要摒棄小團體利益，要從公司整體來考慮問題;但一旦公司利益侵犯到部門利益時，這個部門一般都會自覺不自覺地維護部門利益，而不是簡單地首先犧牲小團體利益。這是人的自利本性造成的;即使部門經理不想這么做，但迫于部門基層員工的壓力也不得不這么做。這個問題的根子在于兩者利益的不一致性，或者說是兩者的目標是不一致的。

為此，我們應該整合那種各自為政的部門目標，使部門的各個目標與組織的總目標同心。如很多大企業給部門設定預算目標時，都采取企業內部的計算依據;這樣便于考核，但顯然這種內部的計算依據是不面向市場的，也就是說部門的預算目標不是面向市場，而企業是

第 8 頁 面向市場的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業設置的指揮棒方向性不一致，直接導致部門和企業的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。

二、換位思考

在溝通過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對于一個部門經理來說，換位思考也即應該多了解其他部門的業務運作情況，多從其他部門的角度考慮問題，要理解其他部門的難處。這樣才能溝通無極限。當其它部門不配合你的工作時，你應該檢討自己，站在對方的角度去看問題，而不能一味地埋怨、抱怨。

那么，企業能為員工的換位思考做些什么?首先是可以制定一些制度，為員工創造一些條件跨部門溝通，也可以成立跨部門的項目小組進行工作。不過，最常做的也是最有效的一招就是實行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規律告訴我們，公司內部80%的信息交流與溝通發生在20%的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內部溝通的“關鍵少數”。所以，應該鼓勵崗位輪換，請業務背景的人員擔當支持部門的主管，請業務鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學習到多種知識，很好地規劃他們的職業生涯，也可以讓各部門的員工站在更高的一個職位角度思考問題，使團隊協作精神得以發揮。

三、注重非正式溝通

企業內部溝通中有正式溝通和非正式溝通。正式溝通很普遍，在跨部門溝通時經常被運用，如會議溝通。但我們需注意，部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會議前私下解決，迫不得已需要在會

第 9 頁 議上討論的，也應該先通氣。此外在會上的溝通討論，要盡量以解決問題為主，而不能相互指責、相互挖墻腳。

部門經理們應該常“串門”，要多與溝通對象面談。現在很多企業的部門都是塊塊管理，各自為塊，部門經理們很少“互訪”，用得最多的溝通就是電話溝通。對于面談，很多人會說“我正事都忙不過來，哪有空去串門閑聊?”孰不知，面對面的溝通借助豐富的表情，表達更加準確，可以大幅減少信息失真，還可以增進部門間的感情和理解。

要避免告狀式溝通。發現了相關部門的問題，最好與這個問題的相關部門責任人協調解決，而不能簡單直接地把問題端給部門經理，更不能直接端給部門經理的上司。否則，這樣做，對于這個責任人而言，就是“告狀”;即使這個問題由上司出面干涉解決了，但以后的溝通協調可能更麻煩。

四、堅持跟進

跨部門溝通的一個重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會、發個文件、寫個報告就沒事了，事后應該隨時保持聯系，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發生了，而是要主動而持續地溝通，預防問題的發生。

很多人常常抱怨：“事情怎么會這樣，為什么不早說?”很多人都有過這樣的經驗，對方事前都沒有主動聯系，任由問題擴大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。這樣導致的氣憤也是情有可原，但是如果別人不告訴你，為何你不主動去問對方?

第 10 頁

不過，除了要跟進其它部門的執行之外，還需關照自己的部門狀況。首先要確保與屬下之間的信息是完全流通的。要避免這樣的事情發生，如有時部門主管之間約定的事情，屬下卻完全不知情，還在為這事徒傷腦筋;有時則是屬下之間彼此協調好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了，主管事后知道卻大感不妥，推翻之前的決定，一切又得重新來過。其次，要跟進屬下在與其它部門溝通時是否遇到了某些困難，你可以主動詢問員工，是否需要你出面聯系，以便盡早發現問題、盡早解決問題。

五、倡導溝通文化

跨部門溝通還有一個最為明顯的障礙是企業缺乏一種氛圍。很多企業的企業文化沒有鼓勵溝通的內容。因此，企業的老板如果想打造一個優秀的團隊，各部門之間不會因為溝通不暢而內耗的話，就應努力在企業中營造一個良好的溝通氛圍。

比如很多員工在企業內部不愿意去溝通，這有可能是他曾經因為主動溝通而遭受過打擊。因此，企業的負責人應該為員工營造一個交流的平臺，能包容各種不同意見，不要隨意打擊下屬的積極性。有些企業采取“頭腦風暴法”，把問題拿出來，每個人都可以說，什么意見都能講，慢慢地再把它總結出來。方法很多，關鍵一點還是能包容不同的意見，企業要慢慢營造這種氣氛。

企業應該鼓勵部門的員工與相關部門的員工建立朋友關系，采用“人盯人”的戰術，告別以前那種只是“半熟臉”、沒事不說話的現象;在有可能的情況下，請需要配合的部門主管來參加本部門的業務會，第 11 頁 一方面可以讓他了解本部門的意圖和需要獲得的配合，而且還可以聽取他的建議，以便在實施過程可以更順利地配合;而且其它部門主管可能也會吸取這個經驗而請你“回訪”。同時，不要總指望由企業出面組織部門之間的溝通和聯誼，因為那恐怕一年也沒有兩次。跨部門溝通不應拘泥于某種模式，溝通的方式多種多樣，溝通的目的是為了增進交流和默契的合作，達到整個事業的提升。

溝通的有效性與企業文化直接相關，其關鍵在于企業如何去引導和執行。

六、調整組織機構

如果部門間需要頻繁的溝通，則有必要考慮調整組織機構，使跨部門溝通變成部門內部溝通，這有助于改善溝通。如果信息傳遞鏈過長，會減慢流通速度并造成信息失真，則有必要減少組織機構重疊，拓寬信息渠道。

總之，有溝通才能把握全局、了解真偽，拓寬領導者視野;有溝通才能凝成合力、構成堅強團隊;也只有更好地溝通，才能使人心暢通、企業興旺!

第 12 頁

第五篇：辦公室如何做好溝通協調工作

辦公室如何做好溝通協調工作

張文濤

(延安大學 文學院 陜西 延安 716000）

溝通協調是辦公室的一項重要工作。辦公室處在單位領導之間，無論是參與政務、處理事務還是辦理會議，都離不開辦公室的大力溝通協調。新時代、新形勢、新任務要求辦公室必須以新的方法、新的思維來處理組織交給辦公室的各項工作。所以，如何做好辦公室的溝通協調工作的重要性是不言而喻了。筆者現順應時代的要求，就如何做好辦公室溝通協調工作淺談一下自己的看法。

[1]

一、正確認識溝通協調工作的重要性是做好辦公室工作的前提

溝通協調是指兩人或兩人以上的群體通過符號的相互交換而建立的關系，為實現共同的目的而把各項活動加以調節,并引導各組織機關之間和工作人員之間分工協作,相互配合,同步和諧地完成任務。在組織坐標中辦公室就像兩根數軸的交叉點,承擔著各種指令和信息的落實執行、分解傳輸、綜合反饋和聯絡溝通等職能。而辦公室溝通協調工作是使辦公室與外部人員的交流,領導與下屬的感情聯絡，控制者與控制對象的糾偏工作能有目的、有秩序地協同配合行動。[2]

1、溝通協調是使組織成為一個整體的“凝聚劑”

每個黨政機關與企事業單位都由數人，數十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構成。由于個體的地位、利益和成長經歷以及能力的不同，他們對組織目標的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個體的目標有可能偏離組織的總體目標，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強，主動溝通協調的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡單的認為辦公室無非是領導的“傳聲器”，組織材料的“勤務員”，這種思想恰恰與時代對辦公室提出的參與政務、管理事務、搞好服務等要求相背離。所以組織的總體目標在此類單位中根本是“墻上的門簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個部分相互之間，都不可避免地要發生這樣或那樣的矛盾，現代組織機構尤其是如此。著名管理學家巴納德認為“溝通是一個組織的成員聯系在一起,以實現共同目標的手段”。有關資料研究表明：管理中70%的錯誤是由于不善溝通協調造成的。那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標呢？這就需要溝通協調使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認識，自覺地協同配合各項工作的完成，從而保證組織目標的實現。[3]

2、溝通協調是領導者激勵下屬，實現其職能的基本途徑

一個組織的領導者無論他有多么高超的領導藝術水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認為“上情不通于下，則人惑，下情不達于上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令。”如何做到上級領導不疑部屬，而部屬不覺得困惑從而順利地實現領導的職能？領導環境理論認為，領導者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應的行動，為滿足這些愿望而擬訂與實施各種方案的人，而下屬就是從領導者身上看到了一種達到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協調這個基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰不殆”，作為辦公室人員只有充分認識了解領導者和溝通協調工作的重要性，才能將辦公室的事做好。

[4]

13、溝通協調是辦公室乃至整個組織與外部環境建立聯系的橋梁

無論政府的辦公室還是企事業單位的辦公室，都必須要與公眾及其它組織部門，發生各種各樣的聯系，他必須按照已定的法規法令并結合人民的要求調整政策，承擔自己應盡的社會責任。有時公眾與部門之間產生了沖突，有了矛盾往往要由辦公室來具體承辦或者牽頭處理，協調相互之間的關系，使其他部門也能積極地參與或支持配合才能化解矛盾，平息沖突。

溝通協調工作滲透在辦公室各項工作的每一個環節上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認識到溝通協調工作的重要性，把溝通協調工作作為辦公室的一項重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運轉和任務的圓滿完成。

二、準確把握溝通協調工作的核心是做好辦公室工作的基礎

溝通協調是通過平衡、調整和改善相關組織及其人員之間的關系，使其思想與行為由分散變為統一，由沖突變為合作，從而使組織系統發揮最優的整體性功能的一種管理方式。辦公室溝通協調工作的目的主要是促進領導班子的團結，理順決策機關、執行部門和基層單位之間的關系，同時增強決策的科學性和決策實施的穿透力，從而使組織上下一致，目標一致，行動統一，合力推動各項事業的順利發展。具體是要突出抓好辦公室的工作溝通協調與關系溝通協調兩個方面：

1、工作溝通協調

第一、公文溝通協調，包括對外公文與對內公文的撰寫和外來公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見完善公文內容，提高公文質量，為領導提供優質的智力服務，并根據領導的意見、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領導閱覽，以此減少領導的工作的壓力，提高領導的工作效率。

第二、會議溝通協調，這是最常見的一種溝通協調方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協調會議的時間、地點、議題和決策的落實工作，避免“會議撞車”，保證會議達到預期的目的。而重要的是指：通常上級機關為了加強宏觀管理，會制定一系列的政策規定。這些政策在具體的地方部門的執行中可能會有不一致，甚至“撞車現象”的發生，矛盾各方都是取其有益的政策規定為依據，各執一方，互不相讓。在此情況下，為了統一思想認識，統一政策規定，統一步調，辦公室人員有責任召集矛盾各方以開會的形式溝通協調解決問題。通常情況下參加會議的人員較多，各方的意見發表后，與會者會“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”，會顧大局、識大體，一般不會在眾多部門人員面前赤裸裸的要求自己的利益得到滿足而棄他人于不顧。這樣就容易結合實際情況討論出合理的方案來解決矛盾。因此這種方法有利于解決情況比較復雜、各方矛盾比較尖銳的問題、比較敏感的問題。

第三、事務溝通協調。辦公室的職能之一就是管理事務。把握“尺度”協助領導管理事務，使領導騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復雜，就使有的工作人員對其產生了不屑一顧的消極思想，認為這些是小事隨便應付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據說這種思想傾向在許多單位存在。對此，必須要引起辦公室人員的高度重視。豈不知一屋不掃，何以掃天下的道理。萬丈高樓平地起，有這種思想的秘書人員要及時糾正自己的工作觀念，不要讓時代的車子把你淘汰。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務工作，努力提高接待水平，贏得各級領導和各屆人士的理解與支持。[5]

2、關系溝通協調

第一、領導關系的溝通協調。任何一個單位的領導者都有相應的職責權力。由于領導的閱歷、經驗、作風、氣質不同，或者由于他們的認識、觀察事物的角度、出發點不同，導致在處理具體的問題、形成某項決策時，往往會因一些不同的觀點而出現矛盾。此時辦公室人員就要及時溝通信息、協調關系，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發揮好調節領導關系的“粘合劑”、“潤滑劑”和領導決策的“催化劑”作用，增強領導班子的凝聚力、向心力和戰斗力。切不可因過去那位領導對你有偏見就趁此機會從中挑撥離間，使單位關系緊張，影響了組織工作的正常運行。

第二、搞好部門之間的溝通協調工作。由于利益關系的調整，往往會引起部門之間工作的不和諧，從而影響領導決策的實施。辦公室的主要任務就是把握動向，合理引導并溝通協調各方面的關系，促進部門間精誠合作，防止推委扯皮等不良現象發生。另外，在重大決策出臺與實施前，辦公室應及時向有關領導部門匯報，聽取指示，做到既填補“盲區”又避免“撞車”，使領導部門之間的工作連接成一個整體，以促進組織整體工作目標的實現。

第三、內外關系的溝通協調。在辦公室內部，辦公室的負責人員應帶好頭搞好溝通協調工作，充分調動各方面的積極性處理好內部上下級、橫向部門間、工作人員間的矛盾，實現內部信息暢通交流，創造一個團結協作、溫暖和諧的內部人事環境。在處理外部關系時,辦公室應輔助協調領導將全能型領導機構轉變為有限型。改變過去無所不包、無所不能的傳統習慣，堅持有所為，有所不為。凡是社會能自我調節、自我管理的事，上層領導組織就不必介入，減少上層領導組織不必要的負擔。另外，辦公室要協調領導部門在制定公共政策方案時應積極推動組織及個人的民主參與，廣泛聽取群眾的真實呼聲，以此準確地了解政情、社情和民情，從而實現決策的民主化與科學化。

第四、中心工作與其它工作關系的溝通協調。項目辦公室工作千頭萬緒、紛繁復雜。辦公室一定要有預見性，提前為領導提出活動預案，并協助領導處理好中心工作與其他工作的關系，突出重點、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，沒有重點、次重點與非重點的分別，最后搞的領導與下屬都忙的疲憊不堪，積勞成疾。要學會“十個指頭彈琴”，而且要十個指頭都能應用自如，有“重音”與“輕音”之別。從而能讓領導把主要的精力投入到重要工作中去，用放松與休閑大腦的時間來處理大量的一般性事務性的工作。

三、掌握溝通協調的藝術是做好辦公室溝通協調工作的關鍵

溝通協調工作是一門藝術，也是一門科學。辦公室的溝通協調工作具有層次高、難度大的特點，所以只憑秘書人員的滿腔熱血、埋頭苦干是遠遠不夠的，還必須要既注意工作的方法又講究溝通協調的“藝術”性。在具體的工作中，就是要做好“三不”與處理好“四個統一”的關系。

1、做好“三不”

首先，要有胸懷全局“不近視”。毛澤東同志說過，沒有全局在胸，是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯系內外的“中間”地位，要面對層出不窮的新情況、新問題，處理好這些工作必須要把握好全局，要有全局觀。要讓他們學會從宏觀上把握工作的全局，要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件，遇到什么做什么，不能高瞻遠矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來。惟有這樣溝通協調工作的立足點就高了，辦公室的工作人員想問題就更全面、更深刻了。同時也就會慢慢克服鼠目寸光、捉襟見肘、顧此失彼的被動局面。另外要自覺的維護大局、服從大局，真正從大局出發，把增進領導之間，部門之間的團結與辦公室的本職工作作為溝通協調工作的出發點與落腳點。

其次，要超前運籌“不粗心”。馬克思主義辯證唯物主義認為，水無常形、物無橫勢、斗轉星移、事過境遷，一切事物都在變化之中，不能用形而上學的眼光看形勢，要用發展的眼光認識形勢。萬物的運行皆有規律。古語言，凡事“預則立，不預則廢”，“多算勝，少算不勝，何況不算乎！”辦公室工作也是如此。辦公室既是領導的左臂右膀也是領導的“智

囊團”，同樣辦公室的工作人員必須要有超前運籌的意識，例如制定工作預案、工作計劃等等。而且要明確工作的重點，確保各項工作有條不紊、忙而有序的進行。同時要密切注視工作的進展情況，及時發現并彌補由于銜接不及時或其他難以預測到的原因造成工作的“脫節”、“失誤”。

第三、沉著冷靜“不沖動”。有人說沖動是魔鬼，這一點也不假。人在沖動的情況中，就會喪失理智，思維混亂，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動就會給組織造成難以估量的損失和災難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量，且能沉著冷靜積極地理解對方，并用換位思考來考慮共同面臨的問題，以求得相互理解、相互溝通目的一致的結果。

2、處理好“四個統一”的關系

第一、處理好程序性與時效性的統一。無規不成方圓，辦公室溝通協調工作只有遵循一定的程序和章法才能達到最佳效果，否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會錯失做事的最佳機會，影響工作的實際效果。為此，在做具體工作時要簡化程序。尤其是對一些重大突發事件地處理上，必須要堅持時效第一，急事急辦的原則。有時甚至要反程序而行之，先溝通協調有關方面解決問題，再向領導匯報。另外，危機時刻還可以臨時越級指揮或處理。有些事因找不到或來不及向領導請示，可以妥善處理后再將結果向領導匯報。有時為了快速處理問題減少中間環節，可把領導指示不通過中間部門而直接下達到基層事發部門。這樣就既按程序辦事，又根據急緩程序堅持時效性收到事倍功半的效果。

第二、處理好對上級與對下級的統一。為領導、為基層、為員工搞好服務是辦公室工作人員的重要職責。特別是溝通協調領導之間、上下級之間的關系時，由于辦公室受角色的制約，不可能事事都身臨其中，從而增加了溝通協調上級工作的難度。再者，由于體制和個人素質等方面的差異，有的辦公室人員從個人利益的角度考慮，將對上級與對下級的服務割裂開來、對立起來。他們對上級曲意逢迎、阿諛奉承，對下級傲慢驕橫、盛氣凌人，一副“哈巴狗”形象。其實上講對上級與對下級在本質是統一的，其出發點與落腳點都是為人民服務的。辦公室只有把對上級與對下級結合起來，才能使服務更到位，更有效。所以，辦公室應該對上級的指示和領導意見要高度重視，作充分的準備，全面領會精神實質，確保上級指示通過溝通協調工作能全面落實。同時對下級要放下架子，拉下面子，要“不恥下問”，多看看低層的疾苦，多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益，做到秉公辦事，并保障問題的解決與上級政策的順利的實施。[6]

第三、處理好靜態與動態的統一。每人都知道辦公室事務性工作多，其實幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會、溝通協調等日常工作中忙碌度過。辦公室管理中要堅持靜態與動態相結合的原則，既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質做好每一件事，更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的，辦公室人員的素質是工作質量的第一要素。工作的成效如何，往往是為人處世能力的真實寫照。古人云“先做人后做事。”就是這個道理。我們雖然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度，但也要使自己學會在“動”中聚精會神做事；在“靜”中總結提高，使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質都能適應辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質量和效率，才能出色地完成各項工作。

第四、處理好原則性與靈活性的統一。辦公室溝通協調工作要堅持原則性與靈活性的統一。惟有這樣單位才有凝聚力，戰斗力；才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時，一方面要有原則性，特別是在大是大非面前要堅定立場、原則。否則，一味的追求“和”為貴，而遷就無原則的事，就會是溝通協調工作變的蒼白無力，單位也就毫無戰斗力可言了。另一方面，要有靈活性。由于許多事情人們無法預料，所以辦

公室必須隨時調整思想改變應急對策，多做思考換位靈活應對，堅持以理服人切忌以形而上學、本本主義的思維方式生搬硬套，簡單行事，這樣只會進一步激化矛盾。在實際工作中只有把原則性與靈活性接起來取長補短，才能實現內在和外在的統一，否則會給工作帶來不利的影響和結果。

四、建立良好正常的人際關系是做好溝通協調工作的紐帶

辦公室工作繁、雜、難。在工作中，如何在身處矛盾中而妥善的解決矛盾，做到當局者不迷，辦公室的工作人員就必須要有良好正常的人際關系。試想如果有一個在整個組織中人際關系左右逢源，上下暢通，大家信任、尊重的辦公室工作人員，那么溝通協調的目標就很容易達到了。美國人際關系學家卡耐基曾經說過，良好的人際關系是一個人成功的重要因素。所以，辦公室工作人員在參與公司事務的同時還必須要建立良好的人際關系。具體就是要做好以下兩個方面：

首先、要學會感情聯絡法。人非草木，孰能無情？ “感情投資是人際溝通中的潤滑劑，掌握了感情投資的技巧可以大大提升我們的溝通能力。”感情投入有著其他方法難以達到的效果，它可以使工作人員之間相互理解和信任。從而樹立起辦公室人員自身的形象，建立起正常的人際關系，使辦公室溝通協調工作的順利實施。[7]

其次、要抓住最佳的溝通協調時機。信息科學證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。溝通協調工作就是要把握好時機，做到言當其時，不失良機。所謂的“機”通常指人們對事物所呈現的某種特殊狀態的認識與利用。在辦公室的溝通協調工作中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的成果。如對“機”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機，就會喪失良機，前功盡棄。“機”隨時隨地都在變化之中。高明的辦公室工作人員，總是無機時尋機，弱機時強機，有機時乘機。得先機之利的工作人員不可忘記“見而不決，人將先發；發而不繁，人將先收；難得者時，易失者機，迅而行之，速哉！”機不可失，失不在來，要及時溝通，相機協調。

五、提高辦公室人員的自身素質是做好溝通協調工作的基本保證

辦公室的角色決定了其溝通協調工作面廣量大，頭緒繁多。加強自身素質修養，具有本職工作相適應的思想素質、理論水平和決策能力，是搞好溝通協調工作的基礎。魏征說：“求木之長者，必固其根本；欲流之遠者，必浚其泉源。”溝通協調之本，集中于辦公室工作人員的基本素質，沒有良好的素質連一般的工作做起來都會感到吃力，做溝通協調工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認識自身素質的高低對辦公室工作的重要性，正視自身素質的不足，有針對性地提高自己，充實自我。

搞好素質建設，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質，主要解決人的世界觀、人生觀和行為準則方面的問題。這是一個涉及政治方向、階級立場及工作原則的問題。在辦公室溝通協調工作中，德是第一位的，要求以溝通協調好組織的工作為重，以整個組織的利益為重。為此，要加強思想品德修養，提高政治素質，做德高才多之士。智，指的是科學文化素質。智力的強弱，與溝通協調的效果是成正比的。智是溝通協調工作的基礎，多智才能多溝通協調，足智才能善溝通協調。才，指的是業務素質，也就是謀劃的能力。有溝通協調之心，無溝通協調之才，只能是臨淵羨魚、望洋興嘆。

其次，要有不斷創新的精神。創新是一個民族進步的靈魂，更不必說是一個單位了。辦公室要有新的突破、新的發展與其工作人員的創新精神是分不開的。創新正是辦公室工作的持久動力。如果辦公室人員總是因循守舊、辦事謹小慎微，不能突破陳規，放手去干，那么溝通協調工作也就無法有新的進展。

總之，搞好溝通協調工作既是提高辦公室整體工作水平的一個基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動的一個“法寶”。只有充分認識清楚了溝通協調工作的重要性，準確把握好溝通協調之“的”，真正掌握了溝通協調工作的藝術，誠心建立了良好正常的人際關系，切實提高了自身的素質，才能適應新世紀，新形勢對辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質量與水平，進而做好辦公室的溝通協調工作。

參考文獻：

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[2]張國慶.行政管理學概論[M].北京：北京大學出版社,2000.（8）

[3]凡禹.溝通技術的訓練[M].北京：北京工業大學出版社，2004.（2）

[4]張振學.中層領導藝術[M].北京：中國商業出版社,2005.（5）

[5]王樂夫、許文惠.行政管理學[M].北京：高等教育出版社,2000.（3）

[6]曾仕強、劉君政.人際關系與溝通[M].北京：清華大學出版社,2004.（6）

[7]方圓.辦公室文秘事務處理技巧[M].北京:石油工業出版社,2001.（4）

[8]廖小鷗.第一次當秘書[M].北京：企業管理出版社,2002.（5）

How to do the communication Work in the Office

Zhang Wentao

(College of Chinese literature yan’an university, shaanxi,716000)

Abstract: The office is in the key position of a unit.it not only gives advice to the government affairs ,but also is in charge of the routine work, which shouldering the heavy load such as linking the preceding with forewing, realizing execution, decomposing transmission, synthesizing feedback, contacting communication, coordinating all sides, superfine inspection, giving rear-service and so on.Coordinating enables this heavy responsibility to be carried out orderly and amity, but not to “have acollision”.It may be said that the communicating and coordinating work seepage in each aspect of office work, which is of vital importance to the execution of the office function, of the normal and effective revolution of the whole work.Facing new century, new situation and new duty, the office personnel should coordinate the relations of each function correctly and only by this can they fulfill their own function and adapt the time request.Key words: Office;link up;coordinate