第一篇：文件收發管理制度（最終版）

文件收發管理制度

為充分發揮公文的效用，保證公文上傳下達、及時準確，制定本制度。公司來文、來函、來電、信息、簡報、出席會議帶回的文件以及公司的請示、匯報、通知（以下統稱“文件”）等公文，均由辦公室機要文書負責登記和保管。

一、收文

1、文件登記。收到文件和信件要及時啟封，并按密文和一般文件管理規定，進行分類、編號、登記。

2、文件傳閱。文件登記后，及時按規定程序呈送領導審批，并根據領導批示，進行傳閱。凡是急件、會議通知或時間性較強的文件，必須隨收隨送，盡快送到有關領導和部門；其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過一星期傳閱完成；要做到急文急辦、特文特辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規文件辦理不拖拉。

3、公司各部門要安排專人管理文件收發工作，按照上述規定認證登記并按文件批示要求及時送交部門領導和有關人員傳閱，部門傳閱完畢后，要及時返還公司機要文書室。

4、密級文件、資料，必須根據批示傳閱范圍由公司機要文書專人傳送；密級文件要在當天內閱讀，下班前交回公司機要文書保管，以確保文件的安全。

二、發文

1、認真做好登記和編號工作，按照發文規定和要求，編訂文號，并審查審批程序是否完備。

2、按規定，為公司制發的文件蓋章，并保留公文底稿和一份文件存檔。

三、規范文件管理

1、認真做好文件的防火、防盜、防竊、防蟲、防潮等防護工作；一切密級文件和資料應存放在指定的保密柜。

2、定期檢查清理文件。公文閱辦完畢后，各部門應主動、及時退還，不得自行存放，如工作需要可保留非密級文件復印件以備查；文書對逾期未退還文件要及時追回；按保密部門規定和要求定期清退秘密文件；做到及時傳閱，保證文件無積壓、無遺漏、無差錯、無遺失。

3、公司印發剩余的文件材料，以及沒有保存價值需要銷毀的重要資料，各部門要統一送到公司機要文書室，由機要主管按規定到保密部門規定的地點銷毀，確保公司秘密。

4、做好文件的立卷歸檔工作。年度終了，文書要將收發文件收集整理后，及時保管歸檔，對需要立卷的公文按規定時間和要求立卷，并及時歸檔。

編號

YCQ---04 序號 文件資料名稱 文件編號 受控號 編制部門 發布日期 實施日期 發放部門 收件人 備注 1

第二篇：文件收發管理制度

文件收發管理制度

目的：為完善我館的行政管理機制和文件收發管理工作，特制定該管理制度。

文件管理的內容主要包括：本單位上報下發的各種文件，資料管理。收發文管理：

一：所有發至我館的公文（含傳真公文和附有領導的批示或上級部門轉我館處理的公文），由文書統一簽收，登記，編號，然后送我館領導批示或送有關部門和個人辦理。

二：接收文件負責人將“接收通知單”和接受文件分發給接收部門，部門負責人要在“接收通知單”上簽字。

三：傳閱的文件，交給有關人員簽字傳閱，傳閱完畢，收回存檔。四：對急辦文件，有關負責人應立即將文件送交領導批閱。領導不在時，負責人應根據文件內容及時限要求，交相關部門或人事辦理，事后及時與領導匯報并做好督辦工作。

五：凡去區委、區政府、市局等部門開會或辦事帶回的各類文件及材料，一律由辦公室文書人員登記存檔。

六：各部門來文有限制日期要求的，辦公室負責人應及時催辦，發現問題，及時匯報。

七：對處理完的文件要及時整理，按照規范要求和時間順序歸檔，保證應歸檔的文件材料齊全。

八：公司的文件由負責人起草和審核，并由上級負責人簽發。九：文件簽發后確認無誤方能復印，蓋章，發送。

十：文件和原稿，由負責人進行歸檔，保存備查。

十一：文件由負責人統一發送，送件人應將文件內容，報送日期，部門，接收人等有關事項填寫清楚，并向文件簽發人報告報送結果。

第三篇：公司文件收發管理制度

收發文件管理制度

一、總則

1、為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我企業實際情況，特制定本制度。

2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業函、電、來文，本企業上報、下發的各種文件、資料。

3、本企業各類文件統一由辦公室歸口管理。

二、發文管理

1、凡以我公司名義上報或下發的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發。

2、經總經理簽發的文件由辦公室統一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

3、發出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發或改用其他方式發送。

4、所有由辦公室發出的傳真、文件等應統一登記，并標注發送單位、日期，由發件人簽名。其他部門自主發送的，由發送部門自行負責。

5、發文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

（4）簽發：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發。簽發公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。

（5）發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，并對待發文稿進行編注發文字號，確定份數后印制。

（6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進行蓋章。

（7）存檔：在發文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

三、收文管理

1、所有發至本企業的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業務往來文件等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。

2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。

4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。

5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續，經總經理批準后方可借閱。

6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。

7、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

-1-室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。

（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。

（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協商辦理，并負責回復辦理結果。

（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。

（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。

（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷保證不丟失、不落銷。

四、保密文件管理

1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。

2、制發保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發送范圍、數量，報送總經理審批后印發。

3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業性場所復印。

4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

五、文件的銷毀

1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規定，辦理銷毀手續報總經理批示。

2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進行銷毀。

六、附則

1、本制度由公司辦公室負責解釋。

2、本制度自發文之日起實施。

第四篇：文件收發印章管理制度

文件收、發、工作會議管理制度

一、收文管理

1、上級來文、簡報、信息等要在收到后及時處理。

2、項目監理部文件管理人員要按照公文處理辦法，及時準確的將文件歸類并報項目總監。

3、項目監理部文件管理人員要按照文件批示要求請有關人員傳閱。傳閱人員必須在公文處理箋上簽字。

4、文件具體承辦人員需長期保存文件的要在文件處理箋上標出“×××借存”字樣，文件處理箋由項目監理部文件管理人員保存。

5、未按收文處理程序操做，影響工作的，追究有關人員責任，造成重大影響和損失的，按重大責任追究辦法處理。

二、關于發文

1、項目監理部發文需經項目總監批準。

2、發文程序：擬定草稿經部門負責人或主管領導審批后，加附發文處理箋，請項目總監批準打印。

3、項目監理部發文，根據需要份數打、復印，原稿由項目監理部文件管理人員存檔。

三、工作會議

1、項目監理部每周召開一次工作會議。

2、要求全體人員參加，并寫出會議記錄或記入監理日志。

3、每周工作會議檢查上周工作會議落實情況。

第五篇：文件收發及檔案管理制度

文件收發及檔案管理制度

一、文件收發

第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關于文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

二、收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。第五條 公文的編號保管

1.收發員(文書)拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用

三、檔案管理

1.公司檔案是公司生產經營活動中形成的歷史真實記錄，它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結，而且對今后發展也是很有價值的文獻寶庫。.檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結合，以集中管理為主；界定的部分檔案，由有關業務部門管理，以便于利用。

3.凡屬檔案工作，都必須維護檔案的完整與安全。4.檔案機構的主要職責

⑴ 制定檔案工作的規章制度。

⑵對文秘部門和其他業務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督。

⑶負責收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔案，確保檔案質量。

⑷ 積極開展檔案的提供利用工作。5、公司檔案的構成與分類

⑴ 公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成包括黨政、經營、技術、產品、設備(儀器)、基建、會計、人事和聲像、榮譽等。⑵ 檔案分類

① 黨政文書檔案

主要指公司黨、工、團組織和行政機構長期工作中形成的文書，經立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施，企業工作的指導原則。

② 上級機關頒發的需公司執行的方針、政策、指示、決議、紀要等文件的全部，以及內公司發布的自制文件的全部和各種規章制度。

③ 公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股東大會、董事會、公司總部行政會議等形成的文件。

④ 計劃和總結性文件。

⑤ 統計年報表，包括黨員年報及名冊，干部年報及名冊、團員年報及名冊等。

⑥ 黨政工作中的其它文件，包括公司結構調整，組織機構圖、廠慶活動資料、工業普查資料等。

6、經營文書檔案

主要指公司在生產經營活動中所形成的各種統計報表、合同協議、憑證記錄、市場信息等文件材料。

⑴ 計劃類文件。指公司生產計劃、營銷計劃、財務計劃和其它專項業務性計劃。⑵指導類文件。指計劃指標、技術指標、質量指標、市場銷售指標等。

⑶ 價格類文件。指產品出公司價格、公司內部勞務價格、原材料計劃價格等。

⑷ 憑證類文書材料。指在經營活動中形成的原始記錄和憑證，如財務狀況、能源消耗、產品銷售等的原始記錄。

⑸有關經營管理的文件、各類管理制度和工作指令等。⑹ 技術檔案

主要指公司在科學研究、產品開發、引進技術和設備等有關科技活動中形成的檔案。它是重要的技術活動和重要的技術資料，是與公司的生產和科技密切相關的資料。

⑺ 技術研究檔案。它是科學研究過程中形成的關于科技成果、科研數據、工作狀況指標等材料。

⑻ 產品檔案。它包括產品設計、產品工藝、產品技術標準等方面的材料。

⑼設備(儀器)檔案。它是設備、儀器生產、使用、維修、改造過程中形成的材料。⑽ 基建檔案。它包括工程設計、工程施工、維修、交工驗收等方面的材料。⑾ 引進資料檔案。它包括引進產品交往的文件、考定資料、產品蘭圖、底圖等。⑿會計檔案

主要指公司在會計工作中所作的記錄，以及一些重要的原始憑證，在會計活動結束后經立卷歸檔后形成的。它將為公司進行計劃工作和財務管理工作提供重要的資料，有利于公司進行計劃管理和經營決策。主要包括： ⒀ 會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產經營過程中的財務狀況，成本水平和財務成果的數據報告歸檔后形成的資料。

⒁ 會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續的經濟活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細帳等。

⒂ 會計憑證檔案。它包括原始會計憑證(各種發票、車票、材料單等)和記帳憑證(會計記錄)。⒃ 聲像檔案：它是指將公司一些重要的實況，用照片、錄像、錄音等形式真實地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包括黨和國家領導人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治經濟活動和文體活動等。

⒄ 人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案等。

⒅ 榮譽檔案：它主要指中央、省、市和有關上級機關授予公司的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、獎旗等。

具體歸檔文件材料范圍詳見《文件材料歸檔及保管期限的規定》

7、文件材料歸檔時間要求

⑴ 產品圖和工藝底圖歸檔，在設計完成整理、經樣機簽定圖樣全部修改后歸檔。⑵ 科技文件材料在試驗成果鑒定后歸檔。

⑶ 新購設備儀器，包括引進設備或技術，在開箱驗收時接收歸檔。⑷ 基建工程項目竣工驗收時接收歸檔。

⑸ 各項管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門負責人審定歸檔。

⑹ 財會檔案文件材料在終了后暫由財會部門保存三年，期滿后指定專人移交歸擋。⑺ 聲像檔案在各項活動結束經整理隨時歸檔。⑻ 榮譽檔案在上級授獎單位頒發后隨時歸檔。⑼ 人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。

8、立卷要求

⑴ 立卷的文件材料，應按以自然形成、保持歷史聯系的原則和立卷要求、特征及文件內容進行立卷。

⑵ 在一個卷內要按問題成文件形成的時間系統排列。

⑶ 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷應即確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

⑷ 按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。

⑸ 案卷組成后，應對案卷統一排列，編寫全檔號，然后逐一登記，填寫案卷目錄。

9、檔案保管

⑴ 檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命，保護檔案的完整和安全。

⑵ 建立檔案管理人員崗位責任制。⑶ 檔案接收按各類檔案交接手續辦理。

⑷ 以防為主，防治結合，重點在于防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應做到“七防”，即防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。⑸ 對受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時修復和抄錄(復印)。

⑹ 按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過規定期限應履行解密手續。⑺ 檔案庫房管理要規范化，框架應編號，編寫檔案存放地點索引。⑻ 按規定方式、方法和手續，做好檔案提供利用工作。