文件收發管理規定

為進一步加強公司各類文件資料的收發管理工作，使公司文件資料的收發管理工作更加規范化、制度化，提高工作效率，并明確職責;結合公司實際情況，制定本管理規范。

2、適用范圍

公司所有文件資料，包括工程資料、圖紙、內外__文件、函件等。

3、職責

公司所有文件資料，由公司各職能部門專人負責擬發、收集、整理后，統一交公司行政人事部檔案室歸檔保管，具體操作根據《檔案管理規定》標準執行;

4、發文管理規定及流程

4.1發文規定

4.1.1公司各類發文均由所屬部門負責擬稿排版及校對，分管部門領導審核，總經理簽發;

___所發文件必須由發文部門留存書面底稿、電子文本以作存檔，并由部門專人建立文件收發登記臺帳;

___所發文件必須履行文件呈批手續且要有相關擬稿人、審核人、簽發人的簽字方可發出，需加蓋公章的文件另加填蓋章申請單;由總經理簽字后，財務部執行蓋章;

___所有發文文件必須定期統一歸檔到公司檔案室保管存檔。

4.2發文字號編排

4.2.1以公司名義，加蓋公司印章的發文字號統一編排為以下格式：

公司簡稱的大寫英文縮寫(XDCJ)+發布年號(四位數)+順序號(三位數);

公司名義發文，統一由行政部負責擬文及編號，經相關部門領導審核，總經理批準后發出;

4.2.2以部門名義，加蓋公司印章的發文字號統一編排為以下格式：

4.3文件分類

4.3.1制度、規定：根據公司經營管理的實際需要，由公司職能部門提出建立和完善的各類管理規章制度;

4.3.2決定：對重大事項做出的決定按排;

4.3.3通知：發布或公布公司各項制度，傳達相關部門、人員或單位需要周知的事項;

4.3.4通報：表彰先進，批評錯誤，借以教育員工;傳達重要精神或情況;

4.3.5通告：在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項;

4.3.6報告：下級向上級匯報工作，反映情況、提出建議意見或答復上級的詢問;

4.3.7請示：向上級部門請求請示、批準;

___批復：答復相關部門(單位)__請示;

4.3.9意見：對相關問題提出意見或處理辦法。