淺談如何做好文件收發工作

文件收發是各級機關辦公室工作中至關重要的組成部分，它承載著重要文件及信息的收集、傳遞、整理、歸檔等重要工作，是各類信息匯集的平臺、文件傳輸的驛站，其工作質量與好壞，直接反映出辦公室的綜合服務水平，具有高度的政治性、嚴格的規范性和謹密的程序性。本人結合實際工作，淺談以下幾點：

一、文件收發工作的特點及規律

文件收發工作是辦公室職能運轉的關鍵環節，承擔著上級機關來文的登記、辦理、呈送、歸檔。本級機關文件的印制、分發、存檔、保管等。做好文件收發工作，是有效落實領導決策部署、保證重要信息安全、確保政令暢通的必然要求，而在財政系統，文件收發工作又有其特定的規律和特征，主要體現于以下幾點：

（一）“重”。

即崗位責重。文件收發工作崗位特殊，責任重大，處于辦公室職能運轉地位最核心，聯系各方利益關切最廣泛，服務各級領導決策部署最直接，如果說辦公室是整個局機關的“中樞”，那么文件收發工作則是辦公室的“中樞核”，牽一發而動全身。在我們財政系統，看似一份小小的文件可能就事關一個重大的民生項目，看似一個小小的失誤也許就會影響到很多人的切身利益。因此，能否勝任本職崗位，是對我們每一名文件收發人員責任、作風、素質、能力最有效的檢驗。

（二）“雜”。

即紛繁復雜。很多人認為，文件收發工作就是“郵遞員”工作，缺少技術含量，實則不然，只有真正從事過這項工作的人才會體會到它的事無巨細、高標準與嚴要求，就像一鍋大雜燴，不理出頭緒，就會造成一團亂麻導致雜亂無章；不沉下心思摸索其特點規律，就會盲人摸象分不清門道。

（三）“碎”。

即環節細碎。文件收發工作，從收文登記、傳閱督辦、清退保存整個過程所涉及到的細節較多，一份文件從傳遞前、傳遞中、傳遞后就包含了接收、擬辦、呈送、分發、回饋、歸檔、清退等一系列流程化管理，從收文、承辦再到具體落實，往往會出現傳遞次數多、時間跨度長的特點。如果漏掉其中任何一個不起眼的細微環節，稍有不慎，就會導致工作中的被動，甚至有些失誤還會給全局性工作帶來負面影響。

（四）“廣”。

即涉及面廣。在財政系統，文件收發工作涉及面十分廣泛，僅…年全年，我局共辦理省市財政部門及縣委、縣政府以上黨政機關公文…份，各類資金請示文件…份，累計傳遞達10000多人次。其中還涵蓋了涉密、應急、督辦等各類文件…余件，呈現出了應急事項多、涉密風險大，傳遞范圍廣的典型特征。

二、做好文件收發工作的幾點體會

要做好文件收發工作，就必須結合財政工作實情，摸索出一套適合本單位實際的精細化管理路子，切實認清做好這項工作的極端重要性，扎實念好“細”、“實“、“快”三字訣，追求零差錯、零失誤、零瑕疵。確保不讓“中樞核”變成“梗阻源”。

（一）在“細”字上動腦筋。

嚴謹細致是做好文件收發工作的先決條件。所謂“細節決定成敗”闡述的就是這個道理，要想真正做好這項工作，就必須要在“細”字上動腦筋。其一要細心揣摩。文件收發人員要善于總結、分析、摸索其特定的規律，在財政系統，涉及最廣泛、最重要的就是各類資金請示文件，如不認真仔細，往往就會貽誤時機造成被動。細微之處見精神，粗心大意是文件收發工作中的大忌，所以我們要立足本職崗位，通過崗位實踐，鍛造成為實際工作中的“活電腦”，努力爭做一名

“有心人”、“明白人”。其二要精細管理。細化分類是收發文實際工作中的核心要素，是確保便捷查閱的重要手段，是提升工作質效的關鍵所在。俗話說“好記性不如爛筆頭”，文件收發工作必須嚴格落實“痕跡管理”，實行分類歸檔保存，確保有章可循、有據可查。切實做到登記一本賬、存檔一套冊、查找一口清。促使文件收發工作真正成為服務領導決策的“信息庫”。其三要規范操作。不以規矩難成方圓，文件收發工作環節細碎、程序復雜、每一類文件傳遞的對象、途徑、范圍都不同，只有在每個環節處理中固化流程，堅持規范標準的操作方法，形成一整套制度化、規范化的操作機制，按照領導簽發的意見，做到一一對應檢查、精準無誤傳遞，才能避免因處理環節不當而造成差錯遺漏。

（二）在“實”字上下真功。

務實肯干是崗位職責所需的本職要求。所謂“小崗位連著大責任”，文件收發工作崗位平凡，但越平凡的崗位越需要毅力與耐心。要想保證工作中不出任何紕漏與閃失，就必須要在“實”字上下真功。其一要為人踏實。文件收發工作實質就是服務保障工作，對內服務領導決策、業務部門，對外服務于基層單位、廣大群眾。在實際工作中，當別人因為工作需要急于查找一份文件的時候，要以誠相待、不厭其煩、耐心面對，一份小小的文件體現的不僅僅是我們收發文工作人員的辦事效率，更彰顯出財政部門的精神面貌。其二要工作務實。文件收發工作人員必須要有高度負責的精神，在實際工作中，每天我們都要處理幾件甚至幾十件各類通知和文件，工作責任重、密度大、強度高。要切實做好上下左右的銜接，照應到方方面面的關切，做到不遺漏、不誤事，就要堅決克服麻痹思想，杜絕疲于應對，真正做到入腦入心入行。其三要責任落實。一份小小的文件傳遞的是一份責任，落實的則是一種制度，文件收發工作要堅決落實崗位責任制，收、傳、發、存必須專人負責、統一管理、層層把關，從而避免出現圖簡單、省步驟、走過場的問題發生。確保傳遞不延誤，量大不積壓，差錯不發生。

（三）在“快”字上求實效。

快速高效是確保任務落實的現實需要。由于財政工作千頭萬緒，財政業務點多面廣，這就對我們每一名文件收發人員提出了新的更高要求。其一要運轉快。文件收發工作主要以人工傳遞為主，要提高文件傳閱辦理的速度和質量，就要做到口勤多問，多請示、多報告、多追查。腿勤多送，不怕麻煩、快速反應、迅速落實。確保第一時間傳遞到人，傳達到位。其二要反饋快。文件收發工作不能等、不能拖、不能靠，反之就會形成惡性循環。要切實提高辦事效率，壓縮辦理周期。對于領導批示的重要文件，要及時準確的傳送到各個部門，并及時將辦理結果及早、盡快的進行反饋，做到急件急傳、快事快辦、案無積卷、事不過夜，確保文件不空傳、不橫傳、不誤傳，真正達到“件件有著落，辦結有回音”的良好效果。其三要督辦快。文件收發工作必須堅持“督”為底線，才能保證最終的制度落實、任務完成，實際工作中往往會發現，當我們在嚴格落實了各種制度的同時，還是有一少部分文件不知去向，究其原因，就是督辦落實不到位。因此，收發文工作人員一定要克服因辦理時間較長而忘記督辦，因文件傳到領導處不敢督辦，因思想麻痹松懈而不愿督辦的畏難情緒，及時做好文件回收工作，切實堵塞漏洞，確保長效機制落實。用我們的實際行動，努力為領導、為單位創造一個優質、高效、便捷的辦文環境。