第一篇：機要文件的“四個一”

什么是機要文件的“四個一”？

老秘觀點: “四個一”包括：

進出一個口（指機要信函運轉(zhuǎn)）、拆封一只手（指機要信函拆封）、登記一本帳（指要單獨登記機要文件）、傳閱一個點（指機要文件傳閱的形式）。

這是建國前后一個時期黨和國家機關(guān)對文件加強安全管理的一條極其寶貴的經(jīng)驗作法。可是，從近幾年的實踐來我們所掌握的情況看，不少的秘書人員對此熟知甚少，甚至從未聽說過這一提法。

傳閱是指在文件只有一份或很少幾份的情況下，需要閱知的人又較多，故在他們中間傳遞閱知。機要文件傳閱應(yīng)當(dāng)堅持“點傳”，即以機要文書為一個“中心點”，閱件人只和機要文書人員之間有嚴(yán)格的取還登記手續(xù)，閱件人相互之間不發(fā)生直接關(guān)系，一般把這種方法叫做“傳閱一個點”，這是避免機要文件在傳閱過程中“不翼而飛”的一條好辦法，同時，又可以防止閱件人積壓文件。

文件登記是管理文件的帳目。設(shè)立文件登記是管理與保護文件的一種必要措施，也是一項細(xì)致的工作。所謂“登記一本帳”，是指對收入的秘密、機密和絕密文件，應(yīng)與非機密性的文件相分開，單立一本帳來登記，設(shè)立《機要文件收文登記薄》。拆封就是啟封，它是文書處理工作的一個重要環(huán)節(jié)。

在文書處理工作上，黨和國家賦予機要文書部門一種特有的職責(zé)，即除上級發(fā)來指定領(lǐng)導(dǎo)人拆封的“親啟”信件外，對其他機要信函，機要文書部門均有拆封權(quán)。這也就告訴我們，非機要文書部門不得自行拆封機要信函，一般稱這種做法叫“拆封一只手”。是指機要信函的收發(fā)進出，要堅持一個口，這個口就是機要文書部門。向外發(fā)送機要信函，無論采取哪種方式，都應(yīng)由機要文書部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。與機要文書工作無關(guān)的部門或人員，不得參與機要文件的裝封與傳遞，不得讓非機要人員捎帶機要信函，更不能借開會方便之機，讓開會人員給本單位捎帶機要信件（注：這種現(xiàn)象在不少的地方相當(dāng)普遍。試想，解放前，我們的機要交通人員爬山涉水，出生入死，不誤機要文件準(zhǔn)時送達。解放初期，在天津的一些市區(qū)機關(guān)，機要交通員的最好工具不過就是“大鐵驢”，早出晚歸，懷揣干糧，迎風(fēng)冒雨，不誤文件的送達?？纯船F(xiàn)在，摩托車騎膩了，汽車也不愿開了，懶得非要等機關(guān)召開由下級單位參加的會議時，到會場去發(fā)應(yīng)由機要交通人員逕直送達的信函……這種作法實屬不該）。必須注意裝封牢固，以防中途破損，重要的機密文件要加貼密封條；要反復(fù)檢查送達單位和收件人是否與文件的主送機關(guān)和抄送機關(guān)相符；并要認(rèn)真登記，嚴(yán)格編號，核準(zhǔn)份數(shù)，以防有誤。

接收機要信函的單位，不論該機密信函來自何方，采用哪種方式，只有該機關(guān)的機要文書部門才能接收，中間不得轉(zhuǎn)手；非機要文書部門或人員，特別是傳達室不得經(jīng)手機要信函的接收。機要文書人員對收到的機要信函，首先要認(rèn)真查驗封裝得是否完好，密封條有否變異；其次，對接收的多份機要文件，要注意點收，查對有否發(fā)錯、短份現(xiàn)象。

上述機要信函的進出必須經(jīng)由機要文書部門的做法，是公文處理工作上的一條老規(guī)矩，人們通常稱它為“進出一個口”。

第二篇：機要文件管理規(guī)定

第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對，在收文登記薄上分類詳細(xì)登記，并注明密級。

外出參加會議人員應(yīng)將帶回的文件交機要室統(tǒng)一登記管理。

第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中，由專人保管。去省委領(lǐng)取或消退文件應(yīng)有專車接送，嚴(yán)防丟失。

第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應(yīng)及時閱示，并于當(dāng)日退回機要室，不得橫傳，不得留存文件。

第四條文件的借閱。借閱機要文件應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù)，閱文和傳達文件要嚴(yán)格按規(guī)定的范圍，不得擴大，不得將文件帶入無關(guān)場所，不得攜帶機要文件順便辦理私事，文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。

第五條文件的復(fù)制。嚴(yán)格執(zhí)行上級部門復(fù)制國家秘密載體的管理規(guī)定。復(fù)制機要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復(fù)制。其它文件復(fù)制必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制的文件視同原件管理。

第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進行清退，其它機要文件要認(rèn)真填寫中共中央、省委文件清退情況統(tǒng)計表，上報發(fā)文單位。

第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關(guān)規(guī)章制度及學(xué)校檔案工作的規(guī)定和要求，及時分類立卷、歸檔，并辦理相關(guān)手續(xù)。

第八條文件的銷毀。各單位（部門）需要銷毀的文件資料交機要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù)，禁止把文件、內(nèi)部資料當(dāng)廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”，經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理，必須2人押送，實行監(jiān)銷。

第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學(xué)期末對外借文件進行一次檢查催還工作，如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況，及時上報校保密委員會。

第三篇：縣委機要文件保密工作經(jīng)驗材料

縣委機要文件保密工作經(jīng)驗材料

機要文件管理工作，是各級黨委辦公室的一項重要工作，黨中央確定的路線、方針、政策就是通過機要文件這個紅色通道，迅速傳達到每個基層組織和全體黨員，從而實現(xiàn)黨對各級組織的領(lǐng)導(dǎo)。因此，機要文件管理絕不是一般性工作，而是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)，溝通機關(guān)內(nèi)外，聯(lián)系上下左右的紐帶。因此，機要文件管理工作是黨交給我們的一份永遠(yuǎn)需要做好的答卷。好范文出品

當(dāng)前，西方敵對勢力對我實行“西化”、“分化”的圖謀一刻也沒有改變，他們要在政治、經(jīng)濟、軍事、外交、科技等方面與我們進行的竊密與保密的斗爭日益激烈，黨的機要文件往往成為境內(nèi)外敵對勢力竊密的重點。對此，我們必須要有高度的政治警覺，牢固樹立保密意識，一絲不茍地做好黨的機要文件管理工作。2004年，我縣被評為全市機要文件管理工作先進單位，在此將我們的做法作以介紹，愿與大家共同探討學(xué)習(xí)。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，是搞好機要文件保密安全的前提好范文出品

兩年前，我縣沒有專用機要文件室，文件柜一直沿用80年代的木柜，其它的硬件設(shè)施幾乎是個空白。同時文件管理人員不固定，文件管理常常出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，對機要文件的保密安全構(gòu)成嚴(yán)重威脅。對此，在全省機要文件保密安全檢查時，省委辦公廳、市委辦公室都提出了批評，并把我縣列為全省重點整改單位。這種局面引起了縣委領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，縣委常委、縣委辦公室主任王中義同志立即把機要文件管理工作列入重要工作日程，在縣委常委會上作了專題匯報。提出了縣委領(lǐng)導(dǎo)要帶頭遵守機要文件的管理制度，帶頭清退機要文件，并多次在縣委辦公室主任辦公會上安排部署加強機要文件管理工作，從而保證了經(jīng)費和人員到位，為我們做好機要文件管理工作提供了有力的保障。為了使這項工作做得實而又實，細(xì)而又細(xì)，主任經(jīng)常到機要文件室實地檢查工作，定期聽取工作匯報，提出指導(dǎo)性地工作意見，對于工作中出現(xiàn)的問題及時加以解決。主任時常找機要員談心，在噓寒問暖中了解機要員工作中有什么阻力，生活上有什么困難，待遇上有沒有應(yīng)該解決的而未解決的難題，并一一作出解答。在日常工作中，他強調(diào)指出作為一名機要員必須具備“三種精神”，即：不計報酬、樂于吃苦、默默奉獻的“老黃?！本?；不計名利、扎實工作、腳踏實地的“馬前卒”精神；不計得失、忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)的“螺絲釘”精神。由于領(lǐng)導(dǎo)重視，我縣機要文件管理工作發(fā)生了質(zhì)的變化。一是形成了一套以“提高文件利用效率，保證文件運轉(zhuǎn)安全”為目的的機要文件管理機制，既充分發(fā)揮黨的文件效用，又保證了文件安全。二是明確一名機要員（副主任科員）負(fù)責(zé)機要文件管理工作，確保機要文件有人管，有人問。三是我們落實了機要員崗位津貼每月100元，極大地調(diào)動了工作積極性。四是縣機要局專門設(shè)立一間機要文件室，配置了“三鐵兩器一機”即：鐵門、鐵窗、鐵柜、報警器、滅火器、電話機,這些硬件的配置，為機要文件管理人員創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境，為提高機要文件保密安全打下了堅實的基礎(chǔ)。

二、完善制度，是搞好機要文件保密安全的保障好范文出品

俗話說沒有規(guī)矩不成方圓。機要文件管理工作是一項政治性、保密性、技術(shù)性很強的工作，為了使機要文件管理有章可循，我們根據(jù)上級要求和工作實際，從抓制度入手，使各項具體工作都作出了明確而嚴(yán)格的規(guī)定。一是建立文件登記制度。我們建立了《收文登記本》、《發(fā)文登記本》、《轉(zhuǎn)辦登記本》、《借閱登記本》、《機要文件夾走向登記本》。做到每份文件走向清楚，有據(jù)可查。二是針對機要文件管理工作的各個環(huán)節(jié)，制定了七個制度。它們分別是：《機要文件分發(fā)制度》、《機要文件轉(zhuǎn)辦制度》、《機要文件傳閱制度》、《機要文件借閱制度》、《機要文件保管制度》、《機要文件回收制度》、《機要文件存檔制度》等規(guī)定，并裝框上墻，使各項工作職責(zé)分明，操作有序。三是實行督促檢查制度。在日常的工作中，我們發(fā)現(xiàn)文件出現(xiàn)的丟失現(xiàn)象，主要根源在于錯過了查找文件的最佳時間，因此加強機要文件管理工作，貴在平時，功在平時。我們堅持以自查為主，領(lǐng)導(dǎo)督促為輔的方針，具體做到三查：一是查崗，就是定期不定期檢查機要員按時上下班情況，在崗值班情況，確保機要員一直處于待命狀態(tài)，隨時向領(lǐng)導(dǎo)以及秘書工作人員提供文件資料。二是查勤，就是堅持每月檢查一次記錄本登記情況，文件的運轉(zhuǎn)情況以及相關(guān)制度的落實情況。并將檢查結(jié)果作為年終考評依據(jù)，對于成績優(yōu)秀的實行獎勵，對于成績差的進行通報批評。三是查漏，就是每季檢查一次上級來文有沒有漏登現(xiàn)象，傳閱件有沒有漏傳現(xiàn)象，受文單位有沒有漏領(lǐng)現(xiàn)象，文件回收有沒有漏繳現(xiàn)象。通過平時的查漏，及早發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，以便贏得充足的時間來解決這些問題。

三、狠抓落實，是搞好機要文件保密安全的關(guān)鍵

為確保中央、省委機要文件在我縣運轉(zhuǎn)有序，安全保密，我們突出工作重點，強化機要文件管理。一是來文登記，突出一個“細(xì)”字。對上級發(fā)來

第四篇：某某某公司機要文件管理辦法[范文]

某某某公司機要文件管理辦法 1 目的為進一步加強某某某公司（以下簡稱“某公司”）機要文件的管理，落實國家保密法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，防止機要文件丟失、泄密，特制定本辦法。定義

本辦法中的機要文件是指中共中央、國務(wù)院，國務(wù)院各部門，各級政府機關(guān)，國家軍事機關(guān)，總公司集團公司，分公司公司印發(fā)的帶有秘密、機密、絕密等級的文件。3 適用范圍

本辦法適用于某某某公司所屬各單位對機要文件的接收、發(fā)送、傳閱、保管、銷毀等管理工作。4 管理職責(zé)

4.1 機要文件管理部門職責(zé)

4.1.1機要文件執(zhí)行統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)的制度。辦公室是機要文件的管理部門，負(fù)責(zé)外部機要文件的接收、處理和某公司機要文件的審查和制發(fā)。

4.1.2辦公室負(fù)責(zé)某公司機要文件的接收、制發(fā)和管理。

4.2 機要文件管理人員職責(zé)

4.2.1要選派政治可靠、立場堅定、堅持原則、認(rèn)真負(fù)責(zé)的同志擔(dān)任機要文件管理人員，并保持機要文件管理人員的相對穩(wěn)定。

4.2.2 機要文件管理人員因公外出或請長假時，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)指定專人代理工作并通知辦公室備案，不得擅自找人代理。機要文件管理人員因工作調(diào)動或需要長期離職時，必須辦理正式的交接手續(xù)。

4.2.3 機要文件管理人員要認(rèn)真遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)守國家秘密和企業(yè)商業(yè)機密，認(rèn)真執(zhí)行《某某某公司保密工作管理制度》的有關(guān)規(guī)定。管理要求

機要文件管理包括外部接收機要文件管理和內(nèi)部制發(fā)機要文件管理。

5.1外部接收機要文件管理

外部接收機要文件管理主要包括機要文件的接收、傳閱、保管、銷毀等程序。

5.1.1 外部機要文件的接收

各級黨委、政府，總公司集團公司、分公司公司發(fā)至某公司的機要文件，由辦公室根據(jù)文件發(fā)放范圍負(fù)責(zé)向廠領(lǐng)導(dǎo)、所屬各單位發(fā)送；所屬單位派專人直接到辦公室領(lǐng)取機要文件，經(jīng)認(rèn)真核對后在機要文件領(lǐng)取登記簿上履行簽收手續(xù)。

5.1.2 外部機要文件的傳閱

5.1.2.1 機要文件傳閱要嚴(yán)格按照文件規(guī)定的范圍和廠領(lǐng)導(dǎo)的批示進行，不得拖延積壓。

5.1.2.2縣、團級的機要文件，由辦公室負(fù)責(zé)組織廠領(lǐng)導(dǎo)成員傳閱，不得自行擴大機要文件的傳閱范圍。

5.1.2.3嚴(yán)禁使用普通電話機、手機或其他通訊工具交談機要文件的內(nèi)容。機要文件不得用普通傳真機傳遞，也不得在辦公區(qū)外口述。

5.1.2.4不得在未采取數(shù)據(jù)保護和網(wǎng)絡(luò)安全保密監(jiān)控管理技術(shù)措施的計算機網(wǎng)絡(luò)輸入、保存和傳遞機要文件。

5.1.3 外部機要文件保管

5.1.3.1要設(shè)立機要文件管理人員和機要室，配備專用保險柜。機要文件要存放在保密柜內(nèi)嚴(yán)格保管，不得遺失，不得帶回家或帶到公共場所。

5.1.3.2 需傳閱的絕密文件應(yīng)當(dāng)天閱后當(dāng)天歸還，特殊情況需要留用時，需經(jīng)辦公室同意并存放在保險柜內(nèi)，嚴(yán)加管理，及時歸還，不得攜帶絕密文件離開辦公區(qū)。

5.1.4 外部機要文件的銷毀

5.1.4.1 機要文件必須定期進行清理、清退和銷毀。

5.1.4.2每年３月份對上一不需要歸檔保存的秘密級、機密級文件，按照傳閱范圍組織清理、核對，核對無

誤后填寫機要文件清退目錄（一式二份，一份留本單位備查，一份交公司文件管理部門備案），連同文件一起交辦公室。

5.1.4.3 需要集中銷毀的機要文件，經(jīng)保密工作委員會審核批準(zhǔn)后，由辦公室按有關(guān)規(guī)定銷毀，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

5.1.4.4 接收的絕密級文件，由辦公室負(fù)責(zé)按照有關(guān)部門的要求清退、銷毀，并將有關(guān)清退、銷毀記錄留存?zhèn)洳椤?/p>

5.2 內(nèi)部制發(fā)機要文件的管理

內(nèi)部制發(fā)機要文件的管理包括機要文件的起草、印制、發(fā)送、銷毀等程序的管理。

5.2.1 內(nèi)部機要文件的制發(fā)

5.2.1.1 某某某公司制發(fā)機要文件要嚴(yán)格執(zhí)行《某某某公司保密工作制度》和《某某某公司行政公文處理辦法》進行起草和制發(fā)，由機要文件管理人員按照機要文件制發(fā)流程采取走簽的方式逐級審批，盡量減少涉及人員范圍。

5.2.1.2 機要文件保密程度按照《某某某公司保密工作制度》的有關(guān)規(guī)定確定秘密、機密等級。

5.2.2 內(nèi)部機要文件的發(fā)送

5.2.2.1 機要文件發(fā)送要嚴(yán)格履行登記、簽收手續(xù)。嚴(yán)格控制在指定范圍內(nèi)，不得自行擴大機要文件的傳達范圍。

5.2.2.2 分公司公司制發(fā)的機要文件由某公司機要文秘到機要室領(lǐng)取；某公司上報的機要文件由機要文件管理人員送達分公司公司機要室。

5.2.2.3 機要文件嚴(yán)禁翻印、復(fù)制。因工作需要確需復(fù)印的，須請示發(fā)文單位同意或按照文件制發(fā)單位的規(guī)定辦理；復(fù)印件按正式文件管理。

5.2.3 內(nèi)部機要文件的銷毀

5.2.3.1辦公室負(fù)責(zé)對制發(fā)的機要文件進行跟蹤管理，于每年3月份按照登記冊認(rèn)真清點、核對后進行清退、銷毀。

5.2.3.2 清退工作根據(jù)機要文件保密期限，經(jīng)保密委員會同意，由辦公室對需要清退的機要文件按照發(fā)放范圍組織進行，并填寫《機要文件清退目錄》（一式二份，一份留本單位備查，一份交文件管理部門備案），連同文件一起交制發(fā)單位辦公室。

5.2.3.3 銷毀工作由辦公室經(jīng)保密委員會批準(zhǔn)，按有關(guān)規(guī)定進行。要指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，同時填寫《機要文件銷毀目錄》和《機要文件銷毀清單》存檔備查。

6罰則

6.1 發(fā)現(xiàn)機要文件丟失，當(dāng)事人和有關(guān)部門要迅速查明情況，同時向廠領(lǐng)導(dǎo)和保密工作委員會或領(lǐng)導(dǎo)小組報告，由保密工作委員會或領(lǐng)導(dǎo)小組組織進行調(diào)查，向上級部門進

行報告，并提出處理意見。

6.2 對泄露國家秘密情節(jié)嚴(yán)重的，依法處置。7 附則

7.1 本辦法自發(fā)布之日起施行。

7.2 本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第五篇：機要文件管理規(guī)定

機要文件管理規(guī)定

一、收發(fā)

（一）機要文件實行專人收取，專人傳送，專人保管。局辦公室確定一名黨員干部專門負(fù)責(zé)此項工作。

（二）凡屬機要文件，必須由機要人員親自去取，并辦理簽收、登記手續(xù)。上級來文屬于機要文件的，除機要人員和辦公室主任外，其他人員不得拆看。屬于上級紀(jì)檢、監(jiān)察類的信函，要直接送交紀(jì)檢、監(jiān)察工作負(fù)責(zé)人拆閱。

（三）上級機關(guān)下發(fā)的要求局領(lǐng)導(dǎo)親啟的機要信件，機要人員收到后要直接轉(zhuǎn)送局領(lǐng)導(dǎo)本人，任何人不準(zhǔn)拆閱。

（四）領(lǐng)導(dǎo)傳閱后收回的文件，機要人員要及時整理，存入文件柜內(nèi)妥善保管歸檔，年底及時清退。

（五）按照上級有關(guān)保密及文件管理規(guī)定，局領(lǐng)導(dǎo)及各處室負(fù)責(zé)人參加的各種會議所印發(fā)的涉及全局工作、政策法規(guī)及職工切身利益的人事、勞資、福利、住房、醫(yī)改等的文件，會后應(yīng)及時交機要室。需局各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱和干部職工知曉的，按有關(guān)規(guī)定進行傳閱或組織學(xué)習(xí)，并按文件管理規(guī)定做好歸檔保管工作。

二、傳閱

（一）機要文件由機要人員簽收、拆封后，要及時認(rèn)真填寫來文登記，送辦公室主任簽批。

（二）機要人員應(yīng)根據(jù)辦公室主任簽批的閱文范圍，及時親自送達有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員中傳閱，不得延誤，不得漏傳。

（三）傳閱的機要文件要由機要人員親自送、親自取，閱文者之間不得橫傳。并堅持當(dāng)日送、當(dāng)日取的原則。機要文件不得在領(lǐng)導(dǎo)辦公室過夜。

（四）領(lǐng)導(dǎo)閱后的文件，機要人員要當(dāng)面清點。凡有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，要及時送辦公室主任和有關(guān)處長閱辦。

三、保密

（一）凡機要文件、信函、上級通知及本單位需要保密的事項，要嚴(yán)格執(zhí)行國家保密規(guī)定。做到不該說的不說，不該問的不問，不該看的不看。決不傳播機密事項，不攜帶密件回家、外出、探親、出入公共場所。

（二）機要人員簽收機要文件時，要檢查封口是否完好，數(shù)量是否短缺。短缺文件要及時向發(fā)文機關(guān)核實、查找。

（三）嚴(yán)格機要文件傳閱范圍。處級以上領(lǐng)導(dǎo)干部可以傳閱文件，其他干部到機要室閱讀文件。

（四）機密和絕密等級的文件任何人不得摘錄、傳抄。凡發(fā)現(xiàn)摘錄、傳抄者，按相關(guān)保密規(guī)定追究責(zé)任。

（五）保密人員要每季進行一次保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取有力措施加以解決。