第一篇：談案卷制作1

談案卷制作

今年以來，我們已經組織過兩場專門關于案卷制作的法制培訓：3月份組織各單位分管執法的副職、法制員和新進人員學習了《案卷的制作和整理》；8月份又組織法制員學習了案卷制作實務操作。同時，法規股和全體法制員對2011年度的行政執法案卷進行了自查，通過學習，和對案卷的自查，我們可以發現：廣大執法人員，尤其是各單位法制員，案卷的制作水平和制作的案卷質量有明顯提高，經縣法制辦評查，中隊被抽查的案卷基本合格（主體、客體和程序有一項不合格即視為不合格案卷）。

盡管如此，我們所制作的案卷還不是很滿意，離優秀案卷的要求標準還有較大差距。根據本次評查的結果，及案卷制作中存在的不足，我認為很有必要再談一下案卷的制作。

一、執法案卷（行政處罰）合法的基本要求

（一）行政處罰合法的要件：

1、主體合法：包括執法機關和執法人員是否構成主體資格，有無法律依據和法律規定。

2、客體合法：要準確確認違法主體，主體是個人（自然人）、法人還是其他組織；違法行為（主要事實）是不是我們所執行的法律、法規和規章范圍之內（在職權范圍內），法律運用是否準確，法律是否有明確的規定等。

3、程序合法：嚴格遵守法定程序，并遵照法定程序辦理、辦結。[案件來源（巡查發現）、停止違法行為、立案審批、復查、調查取證、處罰告知、處罰決定、各種文書送達、執行、結案等必須符合法定程序。]

（二）行政處罰的基本要求

1、事實確鑿：就是違法事實確實存在 并有明確的法律規定，法律沒有規定的，不能給予行政處罰（有意向，沒有實施的，不構成違法事實；沒有足夠證據證明的，違法事實不能成立。）

2、證據充分：收集的證據必須合法；所有證據要形成證據鏈（而不是單一的證據），各證據之間能相互映證，足以證明違法事實的存在（違法情節及造成的社會危害程度）。

3、應用法律準確：行政處罰必須有法律依據，法律、法規、規章沒有規定的不予處罰。

4、程序合法：行政處罰最容易違法的就是不遵循法定程序，不遵循法定程序做出的行政處罰決定都是無效的。

5、處罰（種類、幅度）適當：針對當事人違法事實的情節和造成的危害程度，依據法律規定，并結合行政處罰自由裁量權基準做出適當的行政處罰種類和處罰幅度，任何人不得擅自改變。

二、目前我局案卷制作存在的不足

（一）違法主體確認把握不準，不能確認違法主體是個人，單位，還是組織。

（二）執法程序把握不準，特別是當事人申請盡快處理的案件，不注意時間上的吻合，而造成程序上的違法。

（三）案卷材料復查不細，前后文書內容描述不一，文書上容易留下空白，有執法人員簽字的，只有一個人簽字的現象較多（基本概念上的錯誤）。

（四）個別案卷證據比較單一

（五）案卷整理歸檔不及時，三、改正措施

1、加強公共法學習熟練掌握法律基礎

《行政處罰法》是行政執法的母法，任何行政執法行為不能違背《行政處罰法》的基本原則，根據我局行政執法的實際，執法人員要著重加強以下法律條文的學習、理解和運用。

《行政處罰法》

第三條 公民、法人或者其他組織違反行政管理秩序的行為，應當給予行政處罰的，依照本法由法律、法規或者規章規定，并由行政機關依照本法規定的程序實施。

沒有法定依據或者不遵守法定程序的，行政處罰無效。

第四條 行政處罰遵循公正、公開的原則。

設定和實施行政處罰必須以事實為依據，與違法行為的事實、性質、情節以及社會危害程度相當。

第三十一條 行政機關在作出行政處罰決定之前，應當告知當事人作出行政處罰決定的事實、理由及依據，并告知當事人依法享有的權利。

第三十二條 當事人有權進行陳述和申辯。行政機關必須充分聽取當事人的意見，對當事人提出的事實、理由和證據，應當進行復核；當事人提出的事實、理由或者證據成立的，行政機關應當采納。

行政機關不得因當事人申辯而加重處罰。

第三十七條 行政機關在調查或者進行檢查時，執法人員不得少于兩人，并應當向當事人或者有關人員出示證件。當事人或者有關人員應當如實回答詢問，并協助調查或者檢查，不得阻撓。詢問或者檢查應當制作筆錄。

行政機關在收集證據時，可以采取抽樣取證的方法；在證據可能滅失或者以后難以取得的情況下，經行政機關負責人批準，可以先行登記保存，并應當在七日內及時作出處理決定，在此期間，當事人或 3

者有關人員不得銷毀或者轉移證據。

執法人員與當事人有直接利害關系的，應當回避。

第三十八條 調查終結，行政機關負責人應當對調查結果進行審查，根據不同情況，分別作出如下決定：

（一）確有應受行政處罰的違法行為的，根據情節輕重及具體情況，作出行政處罰決定；

（二）違法行為輕微，依法可以不予行政處罰的，不予行政處罰；

（三）違法事實不能成立的，不得給予行政處罰；

（四）違法行為已構成犯罪的，移送司法機關。

對情節復雜或者重大違法行為給予較重的行政處罰，行政機關的負責人應當集體討論決定。

第四十一條 行政機關及其執法人員在作出行政處罰決定之前，不依照本法第三十一條、第三十二條的規定向當事人告知給予行政處罰的事實、理由和依據，或者拒絕聽取當事人的陳述、申辯，行政處罰決定不能成立；當事人放棄陳述或者申辯權利的除外。

2、掌握部門法規定，依法處理違法行為

發現違法行為時，應該按照法律規定和法定程序即時予以制止，不能立即停止的，依法責令限期改正，并出示相關文書（按文書制作和送達要求），經復查，在規定期限內整改到位的，免予處罰；期限內未能改正的，按照相應的法律、法規和規章的規定依照法定程序給予適當行政處罰，每一過程必須有相關文書，確保程序合法。

3、了解掌握各種法律期限

法律期限是法定的，執法過程中不遵守法定期限也是違法的，準確地說，是一種程序違法。一般的法律期限有：限期改正：視具體情況而定（可以立即停止的立即停止，不能立即停止的視情況確定）；

先行登記保存：7天以內；陳述申辯：自知道告知事項后三天內；行政 復議：60天以內；行政訴訟：30天以內。（具體時間從簽字簽收時算起。）

4、規范各類文書的制作

目前，我局各類執法文書都是固定格式的，也就是說，都是一些格式文書，由法規股統一制作，各單位只是根據具體的案例填寫，但作為一名執法人員，應該每個人都會制作，也必須會做，否則，對大家的執法能力和執法水平沒一點提高。

巡查筆錄的制作

巡查筆錄重點是案情簡介：對違法事實的時間、地點、違法事實（必須有法律規定的）及違法情節和其社會危害程度等進行準確的描述，執法人員必須有兩個人的簽字，并注明證件號碼，當事人的意見盡量要有手模。巡查筆錄是案件（案卷）的第一份文書，是以后的文書 基礎，以后的文書都有與此項內容相同的描述，所以在制作中一定要注意。

停止違法行為通知書（限期改正通知書）

這類文書是對違法事實定性的前提性文書，根據違法事實的表現，準確運用正確的法律，并根據法律的規定采取相應的法律措施，及時填寫送達回證。在這里，違法事實必須要與巡查筆錄的案情簡介中的描述相一致，運用的法律依據也要和以后的立案、處理、告知、處罰決定相一致。

立案審批

這類文書屬內部審批文書，相關人員會嚴格把關，需要注意的是違法事實與巡查筆錄相符，并寫清違反的具體法律條文（定性）。同時把握好簽字和時間的合法性。

案件處理審批

基本上與立案審批相同，要注意的就是根據具體法律的規定和違法行為的事實，情節及社會危害程度，對照城市管理行政處罰自由裁量權基準，確定擬做出的行政處罰的種類和幅度，由相關部門依法審批。

處罰告知

處罰告知是行政執法合法的必經程序，告知的內容一定要與案卷中描述的違法事實、違反的法律規定、擬處罰的種類幅度相一至。

處罰決定（書）

根據《行政處罰法》規定，行政處罰一旦作出，即有法律效力，必須嚴肅對待。目前，行政處罰決定書的制作是完全由法規股制作的，而且是普通的格式文書，這種文書已不適宜當前行政執法的要求，需向說理式行政處罰決定書轉換，行政處罰的幅度和種類，應與行政處罰告知的內容基本相同，不同的就是：當事人是否進行陳述和申辯，陳述和申辯是否被采納，有陳述和申辯的且合理的應當采納，在處罰種類和幅度上應該有所變動；沒有陳述、申辯或者當事人放棄陳述、申辯權利的，行政處罰種類和幅度與行政處罰告知應該是一致的。

送達回證

送達回證是各類文書是否當事人簽收、確認的證明，（當事人自知道之日起的“知道之日”以當事人簽收時間為準，）需要注意的就是以下幾點：

當事人：必須是案件中確定的當事人，（分清個人、組織、法人）

簽收方式

正常簽：就是當事人本人簽，沒有其他問題。

代 簽：必須是具有行為能力的人簽字，并注明簽字人與當事人 6 的關系。所謂有行為能力就是能獨立承擔法律責任的正常人。

拒 簽：這種方式是執法過程中很常見的，也是比較難處理的，根據法律規定，拒簽的，要說明理由，還要有除兩名執法人員以外的有行為能力的第三人簽字證明，第三人很難找，所以在執法實踐中操作起來很麻煩。一不小心就會使文書送達“失效”，造成執法違法，最好的辦法就改變送達方式，改“直接送達”為“郵寄送達”，憑郵局回執做為當事人的簽收確認。送達方式

送達方式有直接送達、郵寄送達、公告送達、留臵送達等方式，沒有法律規定的方式不要想當然。比如“面交”等意思相近的不合法 描述等。其他文書

除以上文書外，還其他的文書,大家都用過，也很簡單，這里就不多講了。

以上是我今天和大家共同學習的內容，有不正確的請大家指正，以便共同提高。

謝謝大家。

第二篇：行政處罰案卷制作實用提醒

行政處罰案卷制作實用提醒

案卷是煙草專賣行政執法的有效載體，是執法水平的直接體現。但在制作的過程中，經常會出現一些不規范問題，一些細節方面的錯誤，筆者結合工作實踐總結了煙草專賣行政處罰案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷質量，規范行政執法行為。

一、注意“涉嫌”兩字要寫明

從案件發生到案件調查終結之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文書中的案由都要加注“涉嫌”兩個字。如果案件已定性，在《案件處理審批表》、《行政處罰決定書》、《結案報告表》等文書中案由就不再寫“涉嫌”兩字，切記關鍵點就是案件是否已定性。

二、注意“陳述權”的中“述”字要正確書寫

目前在審查案卷時發現有案件承辦人在告知當事人享有陳述權時，將“述”寫為“訴”，一字之差意義大不相同。“述”與“訴”都是指說話，但“述”指講話和陳述，偏向于敘述，是一個中性詞，而“訴”側重訴求、控告，感情色彩比較強烈。陳述權是指當事人對行政機關給予行政處罰所認定的事實及適用法律是否準確、適當，陳述自己對事實的認定以及主觀的看法、意見，同時也可以提出自己的主張、要求。在這里更多的是強調當事人的敘述案件的權利，為自己及時申辯的權利。而只有在告知當事人享有的訴訟與復議的權利時，這里才用“訴”。

三、注意“案由”要寫清

在案卷中幾乎每項文書中都涉及“案由”一項，但發現在《責令整改通知書》、《先行登記保存通知書》等文書中，出現未寫案由的問題，如只寫“X年X月X日在X街X店的行為違反了XXX條款”，只寫清楚了案發的時間、地點未寫案由，也就是未寫出當事人的違法行為。在此一定要注意，沒有案由就沒有將案情表述清楚，也是一種不規范行為。

四、注意“日期”要一致

案件中的日期是整個案件發生、案件調查、案件結束的一個詳細記錄與體現。一定要在書寫時注意寫對，注意前后文書中的日期是否一致、是否符合邏輯。如案發時間是5月22日，《詢問筆錄》里案發時間寫成5月21日。同時要注意案件各階段的法定辦理時限。如調查取證要在30日內完成，立案要在7日內完成等，不可超時、過期，注意法律效力。

五、注意“騎縫章”要加蓋

目前，發現部分單位煙草專賣行政處罰案卷未加蓋騎縫章，這也是一種不規范行為。騎縫章的加蓋能防止案卷掉頁、被抽頁、丟失證據等情況的發生，保護案卷的完整性，因此一定要加蓋，如果單位沒有章，可以用行政處罰機關的公章代替，但一定要經部門負責人批準。

六、注意“證據”要簽名按手印

證據是行政處罰案件中能證明當事人違法事實的資料，但在復制、提取證據時發現部分案件承辦人只將證據復印件粘貼在了《證據復制（提取）單》上，沒有任何說明，這就沒有法律效力。不管采取哪種方式取得的證據，只要是復制的都要在復印件上加上當事人的手印與簽名，并要注明“與原件一致”。如當事人的身份證復印件、進貨發票等。同時建議證據提取盡量在現場進行，這樣更有說服力。如果出現文書記錄有誤，在修改后一定注意加按手印，以確保信息的準確、合法。

七、注意“數據”要準確

在行政處罰案卷中一定會涉及到數字問題，如在《先行登記保存通知書》、《詢問筆錄》等文書中都會出現卷煙品牌、數量。但在實際操作中發現存在不同文書中數據不符的情況，如近期在案件審查時發現查扣了5條假冒卷煙，《先行登記保存通知書》的卷煙也是5條，由于有1條進行了抽樣簽定，案件承辦人在沒收物品收據中開據了4條，前后數據不一致。因此案件承辦人員在開據票據、填寫文書時一定要核對清楚數量，如遇到特殊情況要及時與部門負責人溝通，提高準確性。

八、注意“人稱”要統一

隨著辦案信息平臺的使用，現在部分單位用電腦打印文書代替手工填寫，但隨之也出現了人稱先后不統一的問題。如在《行政處罰決定書》中，在寫違法行為基本情況時使用的人稱是“你”，而在作出行政處罰決定告知當事人權利時使用的人稱是“當事人”，同一文書前后人稱不統一，案件承辦人一定要注意這一細節。

九、注意“執法證”要有效

目前，在《檢查（勘驗）筆錄》、《詢問筆錄》、《抽樣取證物品清單》、《證據復制（提取）單》、《先行登記保存處理通知書》等文書要求注明執法人員的“執法證號”而且要2名以上人員。現在我們的行政執法人員中聘用員工占據一半，而這部分人員的檢查證件有效期一般為兩年，因此一定要注意證件的有效性，否則會出現程序上的不合法，影響行政執法效力。

十、注意“印章”要與行政執法機關一致

經過近期的案卷合法性審查，發現有部分單位文書的落款與印章不符，如行政執法單位落款為“清徐縣煙草專賣局”，而印章為“山西省清徐縣煙草專賣局”兩者不符，沒有使用全稱。雖然是同一個執法部門，但只有印章具有法律效力，且受法律保護，因此，希望各部門在制作案卷時落款一定要按印章全稱來寫。

十一、注意“兩人簽名”要寫全

在我們目前使用的文書中，只要涉及到檢查人員、見證人等簽名的部分，一定注意簽署兩個人的姓名，規范我們的行政執法行為。同時也要注意，兩個人的簽名一定不能出現代簽情況，否則同樣沒有法律效力。

第三篇：案卷制作注意要點

案卷制作注意事項：

1.移送工商處理的無證戶案件，在詢問筆錄描述完銷售情況后要加上一句概括性語句，即：當事人銷售總額為XX 元，獲利XX元。

2.照片提取：個別案卷照片對執法過程反映不夠準確。原則：從大到小，從前到后且注意照片的挑選。賀城煙立[2015]第33號黎福輝案共5張照片，有2張是簽字和按手印照片，1張是店面照片，1張卷煙照片，1張是亮證(補照)

地點寫完整，如“賀州市八步區信都鎮朝陽街10號”，不要直接寫“信都鎮朝陽街10號”

3.送檢機構名稱寫正確：廣西壯族自治區煙草產品質量監督檢驗站

4.終結報告：處罰幅度對應自由裁量權基準表來填寫，處罰種類寫齊全，如：銷售非法生產的煙草專賣品的：1.責令停止銷售；2.沒收違法所得；3.處以銷售非法生產的卷煙總額25%的罰款;4.將非法銷售的煙草專賣品公開銷毀。

5、卷煙抽檢：查獲1個品種卷煙20條，有3種激光噴碼，只抽檢1條卷煙不妥，今后注意這種情況要對應每個噴碼分別抽檢1條。

6.詢問筆錄非當事人來接受詢問調查，表述卷煙應表述卷煙為當事人陳民慶所有，并且要體現當事人陳民慶知道其妻子購進和銷售卷煙的情況。

第四篇：案卷制作歸檔程序

一、總 則

第一條 藥品監督行政處罰文書，是實施行政處罰活動的真實記錄，反映了藥品監督行政機關執行藥品監督管理法律法規等部門法律和《行政處罰法》等基礎法律的基本職能，各級食品藥品監督行政機關必須嚴格按照藥品監督行政處罰文書立卷的要

求，做好立卷歸檔工作。

第二條 藥品監督行政處罰文書，根據案件辦理、適用程序，堅持一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從立案、結案到歸檔保管以及所有的法律文書和公文、函電，都使用收案時編定的案號。聽證的案件另行編號。

第三條 藥品監督行政處罰文書，必須用鋼筆或碳素筆書寫、簽發，由經辦案件的部門負責整理立卷歸檔，歸檔前由案件主要承辦人負責立卷質量的檢查。

二、材料的收集

第四條 藥品監督行政處罰立案以后，案件承辦人員應立即著手收集本案有關的各種文書材料。在案件辦結以后，要認真檢查全案的文書材料是否收集齊全，發現法律手續不完備的，應及時補齊或補救，去掉與本案無關的材料，再行排列整理。第五條 卷內各種文書材料，一般只保存一份，重份的文書材料一律剔除。多余的處罰決定書，以備日后查考，可將其夾在已裝訂好的卷內。

第六條 具有下列情況之一的來信，可以不立卷歸檔。（1）不屬藥品監督行政處罰范圍，歸口交辦的人民來信；（2）答復來信來訪人向有關部門投訴的信件或記錄；（3）詢問一般法律手續問題的來信來訪；（4）沒有參考價值的信封；（5）內容、地址不清的申訴信件；（6）確系精神病人的來信。上述各項由

相關業務部門處理。

三、材料的排列

第七條 行政處罰文書材料的排列順序，總的要求是，內部程序性文書按照倒序進行排列，證據性文書按照行政處罰程序的客觀進程形成文書的時間自然順序進行排列。

第八條 簡易程序行政處罰文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）處罰決定書；（4）現場檢查筆錄、檢驗報告書、調查筆錄等證據材料（按時間順序排列）；（5）行政處罰結案報告；（6）罰款上繳收據復印件；（7）備考表；

（8）卷底。

第九條 一般程序行政處罰文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）處罰決定書（含沒收物品憑證及清單）；（4）行政處罰結案報告；（5）舉報登記表或案件移送書；（6）現場檢查筆錄、檢驗報告書等證據材料（按時間順序排列）；（7）立案申請表；（8）調查筆錄等證據材料（9）先行登記保存物品審批表；（10）先行登記保存物品通知書；（11）先行登記保存物品清單；（12）查封扣押物品審批表；（13）查封扣押物品通知書；（14）查封扣押物品清單；（15）行政處理通知書（包括立案告知書）；（16）解除先行登記保存物品審批表、通知書；（17）解除查封扣押物品審批表、通知書；（18）案件調查終結報告；（19）重大案件集體討論記錄；（20）案件合議記錄；（21）行政處罰事先告知書；（22）陳述申辯筆錄（或者陳述申辯材料）；（23）案件復核表；(24)行政處罰審批表；（25）送達回證；（26）沒收物品處理審批表；（27）沒收物品處理清單；（28）延期繳納罰沒款審批表（延期繳納罰沒款申請書）；（29）行政處罰強制執行申請書（法院裁定書及相關執行文件）；（30）罰沒款上繳收據復印件；（31）備考表；

（32）卷底。

第十條 行政處罰聽證程序案件文書材料的排列順序：（1）卷宗封面；（2）卷內目錄；（3）處罰決定書（含沒收物品憑證及清單）；（4）行政處罰結案報告；（5）聽證意見書；（6）聽證筆錄；（7）聽證告知書；（8）聽證申請書；（9）聽證通知書；（10）聽證人員組成審批表；（11）重大案件集體討論記錄、案件合議記錄；（12）舉報登記表或案件移送書；（13）現場檢查筆錄、檢驗報告書等證據材料；（14）先行登記保存物品審批表；（15）先行登記保存物品通知書；（16）先行登記保存物品清單；（17）查封扣押物品審批表；（18）查封扣押物品通知書（包括已經或可能危害人體健康的證據）；（19）查封扣押物品清單；（20）立案申請表；（21）行政處理通知書（包括立案告知書）；（22）調查筆錄等證據材料；（23）解除先行登記保存物品通知書；（24）解除查封扣押物品通知書；(25)案件調查終結報告；（26）行政處罰事先告知書；（27）陳述申辯筆錄；（28）案件復核表；（29）行政處罰審批表；（30）送達回證；（31）沒收物品處理審批表；（32）沒收物品處理清單；（33）延期繳納罰沒款審批表；（34）行政處罰強制執行申請書；（35）罰沒款上繳收據復印件；（36）備考表；（37）卷底。

第十一條 本辦法第八條、第九條、第十條的規定中沒有列舉的法律文書材料，可以根據實際情況，按形成的順序排列。

第十二條 行政處罰案件文書材料為一卷裝訂，不分立正卷、副卷。但是，案件合議記錄、重大案件集體討論記錄、行政處罰決定書審批表等內部形成的材料，未經局長批準不得向當事

人及其委托代理人提供。

四、立卷編目

第十三條 一個案件的文書材料經過系統排列后，要逐張編號。卷宗封面、卷內目錄、卷底、備考表不編頁碼。頁碼編在右上角，一律使用阿拉伯數字。字體要整齊、清楚。

第十四條 卷內目錄應按卷內文書材料排列順序逐件填寫，標明起止頁碼，字跡要工整、清晰。

第十五條 卷宗封面所列的各個項目，用毛筆或鋼筆逐項填寫齊全，書寫工整。其中結案日期填寫處罰決定履行完畢日期。

五、卷宗裝訂 第十六條 裝訂前要做好處罰文書材料的檢查。對破損或褪色的材料，應當進行修補和復制。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，可加貼襯紙。紙張大于卷面的材料，按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。外文材料應當譯成中文附在后面。藥品包裝等原始證據材料，加貼襯紙，展開平放，并有當事人簽字。需要附卷的信封要打開平放，郵票不要起掉。材料上的全部金屬物都要剔除干

凈。

第十七條 一個案件的文書材料，每卷以二百張為限，超過時應按形成的順序分冊訂卷。

第十八條 卷宗必須用線繩三眼至五眼裝訂牢固，不要漏訂。長度應在十八公分左右。

第十九條 卷宗裝訂以后，應檢查文件材料有無漏訂現象，然后在卷底裝訂線上貼上封紙，并用案件承辦人員名章加蓋騎

縫。

六、歸 檔

第二十條 案件結案以后應在一個季度內歸檔。凡立卷不符合規定要求的，應重新整理。提出保管期限意見后，向本機關檔案管理部門移交，并辦好交接手續。

第二十一條 歸檔的錄音帶、錄像帶、影片等聲像檔案，應在每盤上注明當事人的姓名、案由、案號，承辦單位、錄制人、錄制時間、錄制內容，并按形成順序，逐盤登記造冊歸檔。第二十二條 歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應裝訂入卷。不能附卷保存的，可拍照附卷，證物另行保管，待訴訟期滿后，經領導批準可將不能附卷保存的證物銷毀或處理。第二十三條 已歸檔的行政處罰卷宗，不得從卷內抽取材料。需要增添文書材料時，必須征得檔案管理人員同意，按立卷要求辦理，以保證卷宗的質量。

第二十四條 本歸檔辦法自2007年10月1日起實施。

第五篇：交通事故案卷概述和制作（本站推薦）

交通事故案卷概述和制作

第一節

交通事故案卷概述

交通事故案卷是在處理交通事故過程中建立的，是處理交通事故工作的重要環節，也是衡量處理交通事故工作的重要標志。

一、交通事故案卷的基本概念

交通事故案卷指處理交通事故過程中匯集的案件材料。它全面客觀地記載和反映了交通事故處理的全過程。交通事故處理結束后，將所有材料按程序分類整理，裝訂成冊，作為檔案保存，以備復核檢查。

二、交通事故案卷的作用

交通事故案卷是分析交通事故的基礎，檢驗交通事故處理工作的依據，其主要作用有以下幾個方面：

(一)起到固定證據的作用。處理每一起交通事故都要依靠充分可靠的證據。可以說交通事故處理過程就是收集應用證據的過程，比如當事人的詢問、車輛技術和傷情傷殘的鑒定以及尸體檢驗的報告等等，都是交通事故案卷所要收集的內容，這些內容的收集和制作，不但關系到雙方當事人的利益，還對民警辦案的作為有了證實，因此，事故案卷的制作在法律上起到證據的作用。

(二)起到處理交通事故的憑證作用。在處理交通事故過程中，分析交通事故的成因和當事人的過錯，以及所承擔的責任，必須依據交通事故案卷，因為交通事故案卷中匯集了現場處理、當事人陳述、詢問及訊問筆錄、現場圖、現場照相、檢驗及鑒定等材料，這些都是能客觀、準確地反映交通事故全貌的憑證。

(三)起到復查交通事故處理工作的依據作用。交通事故辦理結束以后，評價交通事故處理工作水平的重要依據就是交通事故的案卷。案卷材料是否客觀、準確、完備，直接影響到交通事故處理工作的質量，特別對于我們事故處理大隊來說，事故案卷的質量更是重中之重。

(四)起到提供典型事故案例，及時進行交通安全宣傳教育的作用。交通安全宣傳教育是交通管理工作的一項重要內容，我們不能光處理事故，更應該宣傳教育，維護良好的交通秩序，提高廣大群眾的交通安全意識，從根本上創造良好的交通環境，起到良性循環。交通安全宣傳教育的形式多種多樣，其中利用典型交通事故案例是最常見，也是最有效的宣傳形式之一，真實的案卷材料更加能讓群眾信服。

(五)起到了為預防交通事故提供基礎資料的作用。預防和減少交通事故發生，是公安機關交通管理部門乃至政府部門的重大課題。如何制訂預防對策和措施，就必須通過對大量的交通事故案卷的統計分析，從而才能找出交通事故的發生規律和影響因素，因此大量的案卷就是大量的資料。

三、建立交通事故案卷的基本原則

（一）統一管理原則。交通事故案卷應由各地公安機關交通管理部門集中統一管理、統一編號、專人負責，以便更好地為交通管理工作服務。

（二）便于利用原則。建立交通事故案卷，不僅對于促進交通管理工作有著重要的作用，而且對加強交通管理科研工作也有著十分重要的意義，但案卷眾多，如何高效準確的調取案卷是。

（三）安全原則。交通事故案卷是處理交通事故的重要證據，是交通管理的重要史料。因此，要注重案卷的安全，做到不丟失、不損壞、不失密、防止蟲蛀、防止水火。

四、案卷的要求

（一）案卷的基本要求。

1、使用能夠長期保存字跡的鋼筆、毛筆等填寫，書寫工整、清晰，各項內容填寫完整、準確。

2、印制文書、表格及打印文件使用的文字符合國家發布的標準。交通事故認定書、交通事故車輛技術檢驗報告等敘述式文書宜打印。正式印制時，本標準文書中標明的(印章)、(簽名或蓋章)、(簽名捺指印)以及文書制作應含內容說明不印出。

3、文書的編號，填寫在該文書名稱下居中位置。

4、案卷的統一頁號標注在每頁文書正面的右上角，背面有內容的，標注在背面的左上角。

（二）立卷方法

1、適用簡易程序處理的交通事故，可根據具體情況定期歸為—個案卷。適用一般程序處理的交通事故分別立卷，結案后隨時歸檔。

2、適用簡易程序處理的交通事故案卷包括：事故認定書，公安交通管理簡易程序處罰決定書或者公安交通管理行政處罰決定書。

3、適用一般程序處理的交通事故檔案分正卷和副卷。

（四）裝訂方法和要求

1、交通事故案卷應用防腐防銹的線材裝訂。材料中不能有大頭 針、回型針等。

2、案卷材料以右頁邊和下頁邊為準，疊放整齊；對于大于或小于文書用紙幅面的案卷材料，按A4紙型規格折齊或粘貼成相應尺寸的紙張。

3、對橫排A4紙型圖、表，圖、表的上方應在訂口一邊。

4、膠粘文書、軟卷皮，粘合劑粘度要適當，粘貼牢固、平整、無空泡、無皺折，無粘合劑溢出。案卷材料裝訂后粘貼軟卷皮，粘貼軟卷皮要包緊、包平，漿口≤7mm。

（五）保管期限。立卷時劃定的案卷的存留年限，保管期限從結案后第二年開始算起。

1、永久保管：對交通肇事逃逸人員吊銷駕駛證處罰的，使(領)館官員、使(領)館車輛發生死1人以上及其他死亡3人以上的交通事故。

2、定期保管

（1）適用簡易程序處理的交通事故：保管期為2年。

（2）適用一般程序處理的交通事故(4.5.1和4.5.2.3中規定的除外)：保管期為5年。

（3）致人傷殘、死亡l至2人和交通事故(4.5.1中規定的除外)：保管期為20年。

3、對保管期滿的，案卷須復查一次，有保存必要的可延長保管期限或轉為永久保管。銷毀的案卷須經過審批，并保留審批件及案卷 索引目錄。

第二節

交通事故案卷文書

交通事故案卷文書是由公安機關交通管理部門依法制作，使用的法律文書，具有法律效力，是國家強制力在交通事故處理活動中的具體體現，其具體的表現形式就是通過交通事故案卷文書的制作使用過程，確定公安機關交通管理部門和交通事故當事人之間，當事人與當事人之間的法律關系。

一、適用簡易程序處理交通事故的文書

（一）事故認定書

（二）公安交通管理簡易程序處罰決定書、公安交通管理行政處罰決定書

二、適用一般程序處理交通事故的文書

（一）正卷內容（證據卷）:包括受理案件表，移送案件通知書，立案表，現場勘查筆錄，現場圖，事故照片，行政強制措施憑證，傳喚證，當事人身份證明、駕駛證、行駛證復印件，視聽材料目錄，訊問筆錄，詢問筆錄，談話記錄，當事人陳述材料，人體損傷程度鑒定書，傷殘評定書，尸體檢驗鑒定書，未知名尸體信息登記表，死亡證明，車輛技術檢驗鑒定書，其他檢驗、評估、鑒定書，交通事故認定書，行政處罰告知筆錄，聽證文書，行政

處罰決定書，撤銷決定書，轉遞通知書，行政復議文書，暫緩執行行政拘留通知書，執行通知書(回執)，委托書，損害賠償調解申請書，調解終結書，調解記錄，尸體處理通知書，搶救費支付(墊付)通知書，交通事故處理通知書(包括 不立案、不受理、不調解等)，送達回執，其他行政法律文書；

(二)副卷內容（文書卷）：包括審批表，報告書，呈請(回避、拘留、提請批準逮捕、變更強制措施、偵查終結、起訴、撤銷案件)報告書，交通事故處理工作記錄，交通事故逃逸案件協查通報、公告或者撤銷通知，與損害賠償調解有關的材料(如被撫養關系證明，戶口證明等)，交通事故遺留物品清單，司法機關調卷公函，消除安全隱患通知書，涉嫌酒后駕車駕駛人血樣提取登記表，認尸啟事，其他與交通事故處理有關的文書材料，交通事故案卷材料粘貼紙。

（三）辦理涉嫌交通肇事罪的文書包括： 接受刑事案件登記表、立案決定書、移送案件通知書(回執)；傳喚通知書(副本)，拘傳證；取保候審決定書(副本)、取保候審保證書、收取保證金通知書(回執)、對保證人罰款決定書(副本)、退還保證金決定書(副本)、沒收保證金決定書(副本、回執)、解除取保候審決定書(副本)、不予取保候審通知書(副本)；監視居住決定書(副本)、解除監視居住決定書(副本)；拘留證、拘留通知書(副本)、延長拘留期限通知書(副本)；提請批準逮捕書、批準逮捕決定書、不批準逮捕決定書、逮捕證、逮捕通知書(副本)，變更強制措施通知書(副本)；提請批準延長偵查羈押期限意見書(副本)、批準延長羈押期限決