第一篇：山東省安全生產行政處罰案卷制作標準

山東省安全生產行政處罰案卷制作標準

第一部分 總則

1.目的依據

為規范安全生產行政處罰工作，提高執法水平，切實保護公民、法人或者其他組織的合法權益，根據《安全生產法》、《行政處罰法》、《行政強制法》、《安全生產違法行為行政處罰辦法》、《山東省行政程序規定》等法律、法規和規章的規定，結合本省實際，制定本標準。

2.適用范圍

本省行政區域內具有行政處罰權的安全生產監督管理部門（包括授權組織和受委托執法組織）按照法定程序實施行政處罰案卷的制作與管理，適用本標準。

3.標準分類

案卷制作標準分為基本要素標準、一般要素標準和立卷歸檔標準。

3.1本標準所稱基本要素標準，是指行政處罰決定足以在行政復議、行政訴訟中維持的標準。

3.2本標準所稱一般要素標準，是指卷內法律文書的要素齊備、填寫規范的標準。3.3本標準所稱立卷歸檔標準，是指立卷歸檔應當符合國家、省檔案管理的相關規定。

第二部分 基本要素標準

4.處罰實施主體合法

4.1行政處罰的實施主體具備法定資格。

4.2實施的行政處罰屬于法定職權范圍、授權范圍或者委托范圍。受委托組織在委托范圍內以委托方的名義實施處罰，不得再次委托，委托方對委托處罰的后果承擔責任。

4.3實施的行政處罰屬于本級安監部門的管轄權限。兩個以上安監部門因行政處罰管轄權發生爭議的，由其共同的上一級安監部門直接管轄或者指定管轄。法律、法規、規章規定的行政處罰由上級安監部門決定后才可實施的，應當報請上級安監部門決定。

5.被處罰主體認定準確

5.1被處罰主體必須是依法能夠獨立行使權利、承擔法律責任的公民、法人或者其他組織。

5.2被處罰主體必須是違法行為的當事人。

5.3未超過法律規定的處罰追溯時效，一般不超過2年。6.事實清楚、證據確鑿

6.1作出行政處罰所認定的違法事實是法律、法規、規章規定應當給予行政處罰的事實。6.2法律文書能夠準確記載違法行為的時間、地點、情節和事實全貌。

6.3卷內證據應當合法、有效，證據之間能夠相互印證，形成有效的證據鏈，足以證明違法行為的性質、情節、程度和危害后果。證據的采集和形式內容應符合《最高人民法院關于行政訴訟證據若干問題的規定》、《山東省行政程序規定》等有關法律、法規、規章的要求。

7.適用法律依據正確

7.1認定違法事實和作出行政處罰所引用的依據必須是現行有效的法律、法規、規章。

7.2定性適用的法律依據與作出行政處罰適用的法律依據應當相互對應。

7.3認定違法事實和作出行政處罰所引用的法律、法規、規章的名稱應使用全稱，并準確引用到條、款、項、目。

7.4同一違法行為違反不同法律、法規、規章規定的，在適用具體條文時應當遵循“上位法優于下位法、特別法優于一般法、新法優于舊法、行為地法優于屬人地法”的原則。

7.5行政處罰的種類和幅度符合法定要求，處罰決定與違法行為的事實、性質、情節和危害程度相當，行使自由裁量權無明顯不當情形。

8.處罰實施程序合法

8.1違法事實確鑿并有法定依據，對個人處以50元以下罰款、對生產經營單位處以1000元以下罰款或者警告的行政處罰的，執法人員可以當場作出行政處罰決定。處罰決定作出后5日內報所屬安監部門備案。

8.2經調查認定當事人涉嫌存在安全生產違法行為，依法應當給予行政處罰的，經部門負責人審批后立案。確需立即查處的，可以先行調查取證，但應當在5日內補辦立案手續。對于生產安全事故處罰案件，應當按照人民政府的批復，依照法律、行政法規規定的權限和程序，予以立案。

8.3進行案件調查時，執法人員不得少于兩名，并出示合法、有效的行政執法證件。8.4作出行政處罰決定前，應當向當事人履行法定告知義務，告知擬處罰的事實、理由及依據，并聽取其陳述和申辯。對于當事人的陳述和申辯，安監部門應當予以記錄并歸入案卷，并不得因當事人提出異議或者申辯而加重處理。對當事人提出的可能影響行政處罰性質和結果的新的事實、理由和證據，應當進行復核，采納其合理意見；不予采納的，應當說明理由。

8.5安監部門作出責令停產停業整頓、責令停產停業、吊銷有關許可證、撤銷有關執業資格、崗位證書或者對公民處以500元以上罰款、對法人或者其他組織處以2萬元以上罰款的行政處罰決定之前，應當告知當事人有要求舉行聽證的權利。當事人要求聽證的，應當依法組織聽證。

8.6案件調查基本清楚，且當事人陳述申辯權已經行使后，由辦案人員填寫案件處理呈批表，連同當事人陳述申辯意見及有關證據材料一并報本部門負責人審批。對嚴重安全生產違法行為給予責令停產停業整頓、責令停產停業、責令停止建設、責令停止施工、吊銷有關許可證、撤銷有關執業資格或者崗位證書、3萬元以上罰款、沒收違法所得價值3萬元以上以及擬報請給予關閉的行政處罰的，應由部門負責人集體討論決定。

8.7作出行政處罰決定書，應當書面明確告知當事人如不服行政處罰決定，申請行政復議或者提起行政訴訟的具體途徑、法定期限。

8.8行政處罰決定書應當在宣告后當場交付當事人；當事人不在場的，應當在7日內依照民事訴訟法的有關規定，將行政處罰決定書送達當事人或者其他的法定受送達人。

8.9嚴格執行“收支兩條線”管理。在依法收取罰沒收入時，應向被處罰當事人開具省財政廳統一印制的“山東省非稅收入繳款書（罰沒專用）”（以下簡稱“罰沒繳款書”）；當事人持“罰沒繳款書”到非稅收入代收銀行繳納罰款，通過“山東省非稅收入征收管理系統”上繳國庫，并持代收銀行加蓋收訖章的“罰沒繳款書”，到安監部門換回罰款收據。安監部門根據代收銀行加蓋收訖章的“罰沒繳款書”，登記非稅收入輔助賬簿，定期與財政部門核對罰沒收入收繳情況。

8.10縣級安監部門處以2萬元以上罰款和沒收違法所得價值2萬元以上、設區的市級安監部門處以5萬元以上罰款和沒收違法所得價值5萬元以上、責令停產停業、停止建設、停止施工、停產停業整頓、撤銷有關資格、崗位證書或者吊銷有關許可證的行政處罰的，應當自作出行政處罰決定之日起10日內報上一級安監部門備案。

8.11安監部門制作行政處罰決定書以及其他相關法律文書，應當加蓋本級安監部門印章。

第三部分 一般要素標準

9.法律文書的通用標準

9.1安全生產行政執法文書分為一聯式和兩聯復寫式兩種。一聯式由安監部門備案，兩聯復寫式一份由安監部門備案，一份交相對人留存。文書欄目應逐項填寫，不得有空項。摘要內容填寫語言準確，文字簡練、規范、清晰。禁止使用模糊含義的詞語，禁止隨意簡化單位名稱或者使用非專業稱謂。

9.2法律文書應按規定的格式填寫或者打印，填寫可用黑色、藍黑墨水鋼筆或者黑色中性筆，文面清潔，文字工整，標點正確，使用法定計量單位。

9.3案件名稱應當簡潔描述，但要能夠反映案件的性質，并且在案件材料中保持前后一致。案件名稱應根據實際情況分類填寫，主要分為兩大類：一是事故類，由事故發生單位+事故發生月日+事故等級+事故類別+案組成，如“××公司‘2.2’較大高處墜落事故案”；二是違法事實類，由違法主體+違法事實+案組成，如“××公司未取得安全生產許可證擅自進行生產××（產品名稱）案”，涉及多個違法主體或違法事實的，填寫主要的違法主體或違法事實。

9.4文書文號由地區簡稱+安監管+文書簡稱+年份+序號組成。序號按年度采用流水編號的方式填寫。如2012年第1起案件的立案號應是“魯安監管立〔2012〕1號”。文書流水編號應遵循“一案一號”的原則，即在一個案件立案后形成的所有需要編流水號的文書，應當統一為一個流水號（案號）；立案前所形成的文書需要編號的，可以統一于一個受理號；立案后形成的文書編號不得出現“一案多號”現象；一起案件中涉及對多個單位或個人實施行政處罰的，采用“文書流水編號+-

1、-2”的方式填寫。

9.5文書中當事人情況一欄，應當根據案件調查結果確定其為單位還是個人，單位、個人兩欄不能同時填寫；當事人為個人的，姓名填寫身份證（戶口簿）上的姓名，住址填寫常住地址或者居住地址，年齡以公歷周歲為準；當事人為單位的，單位名稱、法定代表人（負責人）、地址等事項應按工商注冊信息填寫，并寫明全稱。

9.6凡需交當事人留存的文書和送達文書，成文日期使用中文小寫書寫；其余法律文書可以使用阿拉伯數字書寫；處罰罰款數額應當使用中文大寫書寫。

9.7法律文書書寫超出樣本頁范圍時，可另附頁，但應注明頁碼并由當事人簽名、捺印或者加蓋印章、注明日期。

9.8當場制作的法律文書，應當場交當事人審閱或者直接向當事人宣讀，并由當事人逐頁簽字確認。如有改動或者補充，應由當事人在改動或者補充處捺印或者加蓋印章。當事人認為內容無誤的，應在文書上注明“以上情況屬實”或者“以上記錄我看過，與我所說一致”等確認表述并簽名。

9.9送達文書應記錄送達的時間、地點、送達人、當事人、收件人、見證人、送達方式等。需要當場交付當事人的文書中有簽收欄的，由當事人直接在文書上簽收；個人委托他人簽收的應有委托書，也可由其直系親屬代為簽收，但應當注明與當事人的關系并出具關系證明。文書中沒有簽收欄的，應當使用送達回執簽收。

9.10當事人拒簽、拒收法律文書的，執法人員要在相應文書上載明情況，并向執法監察機構負責人報告；現場有見證人的也應在文書上同時簽名或者蓋章。非被檢查（復查、處罰）單位法定代表人、負責人或者現場負責人等代簽、代收法律文書的，應出具相應的職務證明或者授權手續。

9.11文書中注明加蓋安監部門印章的地方必須加蓋印章。加蓋印章應清晰，需蓋騎縫章的地方要加蓋騎縫章，一般文書蓋章要“騎年蓋月”。

9.12審核人、審批人要簽名并寫上具體明確意見，不得打印審核、審批簽名或者意見。9.13證據采集要規范。文書空白處要加蓋“以下空白”印章；對傳來書證要加蓋“經核對與原件無異”章；對照片資料要有與照片內容一致的文字說明，照片拍攝時間、地點、拍攝人、證明人可簽字（或蓋章）確認；對計算機數據或者錄音錄像等視聽資料應提供原始載體或者復制件，注明采集方法、采集時間、采集人、證明人等，聲音資料應當附有該聲音的文字記錄。相關印章式樣如下：

9.14應當告知當事人如不服安監部門作出的具體行政行為的，可以自知道該具體行政行為之日起60日內申請行政復議或者3個月內提起行政訴訟。對于行政復議權，告知當事人既可以向作出該具體行政行為的安監部門的本級人民政府申請，也可以向上一級安監部門或經省人民政府批準、可以集中行使行政復議權的設區的市、縣(市、區)人民政府申請。對于行政訴訟權，告知當事人向最初作出具體行政行為的安監部門所在地人民法院提起；經復議的案件，復議機關改變原具體行政行為的，也可以向復議機關所在地人民法院提起。

10.法律文書的具體標準 10.1立案審批階段文書

10.1.1立案審批表應當載明的事項：①文書文號；②案由（用于對案件性質進行初步定性，可以按照違法事實分類填寫）；③案件來源和時間（案件來源主要包括執法檢查、事故、舉報、上級交辦、下級報請、××單位移送和其他等）；④案件名稱；⑤當事人及其基本情況、地址和郵編；⑥案件基本情況（應簡要說明初步掌握的案件基本情況以及造成的危害或者影響，包括違法行為實施的時間、地點、動機、目的、手段、經過、初步證據材料、后果等）；⑦承辦人意見、簽名及日期（應列出當事人涉嫌違反的法律、法規或者規章名稱，并具體到條、款、項、目，表明承辦人“建議立案”的意見）；⑧審核意見（審核意見由執法監察負責人或者承擔執法監察審理職能的負責人簽署意見。同意立案應填寫“同意立案”，并簽署姓名和日期；不同意立案應注明理由，可附頁說明）；⑨審批意見（審批意見由安監部門主要負責人或分管執法工作負責人簽署意見。分管執法工作負責人與執法監察負責人為同一人的，或安監部門主要負責人分管執法工作的，執法監察負責人也可以簽署意見。同意立案應填寫“同意立案”，并簽署姓名和日期；不同意立案應注明理由，可附頁說明）。

10.2調查取證階段文書

10.2.1詢問通知書應當載明的事項：①文書文號；②發文對象（應寫明具體的人員）；③原因（填寫“辦理+案件名稱”）；④時間和地點（所設定的時間應考慮可行性，即應當考慮文書的送達和被通知人前往的在途時間）；⑤攜帶材料（視調查需要而定，一般包括3個方面：第一，被詢問人的身份和工作關系證明，如身份證、工作證以及法定代表人身份證明或者委托書等。第二，屬單位違法的，有關該單位的情況證明，如營業執照、章程等。第三，與案件直接相關的材料，如合同書、各種收據、往來賬目等）；⑥安監部門地址、聯系人及聯系電話（聯系人一般應是案件的調查人員）；⑦印章和日期。

10.2.2詢問筆錄應當注意的事項：①詢問的內容主要包括：一是被詢問人的基本情況。二是與案件有關的事實。三是被詢問人對自己行為的申辯。執法人員不得詢問與案件無關的問題。國家秘密、商業秘密或者個人隱私，如果與案件有關，也應作為詢問內容，但必須采取保密措施；②詢問是對案件事實情況進行調查，執法人員在詢問過程中不應對當事人的行為是否違法進行評判；③詢問應當采取一問一答的形式。切忌自問自答，或者由詢問人提出多個問題，然后要求被詢問人做出“是”或者“不是”的回答；④對被詢問人陳述的記錄，要客觀、準確、詳略得當。文書空白處應當注明“以下空白”等技術處理；⑤在調查詢問結束時，要將筆錄交被詢問人閱讀核對，被詢問人沒有閱讀能力的，應向其宣讀筆錄內容。若

發現筆錄有漏記、錯記，應進行補充或更正，并由被詢問人在補充或者更正處捺印確認，然后讓其在筆錄上逐頁簽名，在筆錄末頁最后定格頂行寫明“以上記錄已閱，和我所說一致”的字樣。若被詢問人拒絕簽名，應注明情況，并由詢問人簽名。必要時，應由現場其他人員簽字證明；⑥詢問聾啞人時，應有通曉手語的人參加，并在筆錄中載明；⑦涉及少數民族人員或者國外人員不能使用漢語時，應聘請翻譯，做好翻譯記錄并由當事人和翻譯人員簽字確認；⑧一份筆錄只能詢問一人，且只能針對當次詢問。筆錄中如有涂改處應由被詢問人捺印確認。如有第三人在場，應如實記錄在場人的姓名、與本案的關系。

10.2.3勘驗筆錄應當載明的事項：①文書文號；②勘驗時間、勘驗場所和天氣情況；③勘驗人、當事人、被邀請人、記錄人（勘驗或檢查必須由兩名以上執法人員共同進行并在筆錄上簽名；勘驗人、當事人要同時在場。當事人不在場的一定要說明理由，當事人拒絕簽名的應注明原因，當事人代表單位對勘驗筆錄進行確認時應有相應的授權手續；被邀請人中有專業技術人員參與勘驗的，專業技術人員也應在筆錄上簽名，有當地基層組織或者當事人所在單位的人也應當在筆錄上簽名）；④勘驗情況（包括表明身份、說明執法依據、準確客觀地記載違法事實或者違法行為與違法情節等。需要對現場情況附以圖示、圖片的，或者專業技術人員運用科技手段做出現場檢測、勘查結論的，必須要有相應的文字說明；現場制圖、錄音、錄像，須載明其種類和份數，表明制作時間和制作人）。

10.2.4抽樣取證憑證應當注意的事項：①應詳細記載抽樣時間、地點和所抽取物品的生產廠家、品牌名稱、規格、批號、數量等內容；②抽樣時應當盡量少抽，避免給當事人造成不必要的損失。與案情無關的物品不能抽樣；③抽樣取證記錄由被抽樣取證單位現場負責人簽名并表明日期；④抽樣人不得少于兩人。在實際辦案中，如果某些檢驗機構對送檢物品有特殊要求，并派員抽樣的，則應予以注明。

10.2.5先行登記保存證據文書（包括先行登記保存證據審批表、通知書、物品清單和處理審批表、處理決定書）應當注意的事項：①先行登記保存的先決條件是“在證據可能滅失或者以后難以取得的情況下”，不具備該條件的，則無需采取該措施；②分為原地保存和異地保存兩種保存方式，承辦人應依據案件實際情況進行選擇。異地保存時，應記錄存放地點以及保管人的姓名或者保管單位名稱；③采取先行登記保存的，應當在7日內作出處理決定。違法事實成立依法應當沒收的，作出行政處罰決定，予以沒收；依法應當扣留或者封存的，予以扣留或者封存。違法事實不成立或者依法不應當予以沒收、扣留、封存的，解除登記保存；④對證據進行先行登記保存時，當事人應在場，并在文書上簽名。當事人不在場或者拒絕參加的，可以邀請有關人員參加，并在清單中載明；⑤先行登記保存證據處理決定書具有相對獨立性，當事人可以申請行政復議或者提起行政訴訟。

10.2.6現場檢查記錄應當載明的事項：①被檢查單位、地址、法定代表人、職務、聯系電話（按工商注冊信息填寫，并寫明全稱）；②檢查場所（相對多個獨立的場所，應分別制作文書，或者在一份文書中作出準確的描述。場所的名稱應盡量寫清楚、明確具體方位和地點）；③檢查時間（應當具體到檢查的年、月、日、時、分）；④檢查情況（要將檢查的內容、方法、發現的問題及其處理情況全部記錄下來，做到有序、客觀、全面、準確。有序指筆錄記載情況的順序應與檢查的順序一致，按照先遠后近、先外后內、先上后下、先一般后個別的原則記錄，避免錯記或漏記?？陀^指要如實記載檢查人員在現場觀察到的實際情況，反映其客觀的原始狀態。檢查人員的分析、判斷、推理等不應計入筆錄。涉及專業性檢查時，應當使用專業性的規范用語。全面指凡是與案件有關的情況需全面收集并予記錄，對關鍵細節要詳細記錄。準確指文字表達要做到準確、客觀，不使用模棱兩可的詞句，一般不用形容詞。對于檢查發現的問題及其處理情況的建議，應有法律、法規、規章或者標準規范等作為判斷依據）；⑤檢查人員（檢查必須有兩名以上執法人員共同進行，并在筆錄上簽名。筆錄應交付當事人閱讀或者向其宣讀，但一般不留存當事人）；⑥被檢查單位現場負責人（被檢

查單位現場負責人須簽署“以上看過，情況屬實”的意見，并在筆錄上簽名）。

10.2.7責令限期整改指令書應當載明的事項：①文書文號；②當事人名稱；③存在問題（對于當事人存在的問題應當描述準確、具體，可以列明相應的法律、法規、規章或者標準的全稱及其對應的條、款、項、目。此處填寫內容應能夠與現場檢查記錄的內容相一致）；④整改時限（由執法人員根據違法行為或者存在問題的大小、難易程度等因素合理確定。因不可抗力無法在規定期限內完成整改的，當事人應當在進行整改或者治理的同時，于限期屆滿前10日內提出書面延期申請，安監部門應當在收到申請之日起5日內書面答復是否準予延期）；⑤救濟途徑；⑥安全生產監管執法人員；⑦被檢查單位負責人；⑧印章和日期。

10.2.8整改復查意見書應當載明的事項：①文書文號；②當事人名稱；③使用范圍（可以針對責令限期整改指令書、現場處理措施決定書、強制措施決定書、行政處罰決定書等多種文書使用，應根據文書不同填寫相應文書編號）；④復查意見（問題表述應有法律、法規、規章或者標準規范作為依據，表述文字應緊扣相關法律法規行為設定或者法律責任的具體描述；復查意見應與使用范圍所針對的文書中要求的事項相對應；必須明確復查意見僅限于當日現場狀況；復查意見表述忌簡單或絕對，嚴禁表述為“完全整改完畢”、“基本整改完畢”等字樣；文書內容不夠可以通過附頁的形式進行補充）；⑤被復查單位負責人；⑥安全生產監管執法人員；⑦印章和日期。

10.2.9現場處理措施決定書應當注意的事項：①現場處理措施決定書可以針對當場糾正、責令立即停止作業（施工）、責令立即停止使用、責令立即排除事故隱患、責令從危險區域撤出作業人員、責令暫時停產停業、停止建設、停止施工或者停止使用等多種決定使用；②作出現場處理決定，應當有法律、法規、規章的規定，并在文書中列明所引用的條款；③責令暫時停產停業、停止建設、停止施工或者停止使用的期限一般不超過6個月，期限屆滿或者依當事人申請，安監部門應當進行復查，并制作《整改復查意見書》；④本文書送達由被檢查單位負責人在文書上簽名并簽署時間即可；⑤印章和日期。

10.2.10強制措施決定書應當注意的事項：①對有根據認為不符合國家標準或行業標準的在用設施、設備、器材予以查封或扣押時，應當制作《強制措施決定書》，并載明下列事項：當事人的姓名或者名稱、地址；查封、扣押的理由、依據和期限；查封、扣押場所、設施或者財物的名稱、數量等；申請行政復議或者提起行政訴訟的途徑和期限；行政機關的名稱、印章和日期；②安監部門在監督檢查中，發現生產經營單位存在安全生產非法、違法行為的，可以依法查看現場、查閱和復制有關資料、記錄有關情況、扣押相關的證據材料和違法物品。必要時可以臨時查封有關場所；③行政強制措施由法律、法規規定的行政機關中具備資格的行政執法人員在法定職權范圍內實施，其他人員不得實施。行政強制措施權不得委托；④在交通不便地區，或不及時查封、扣押可能影響案件查處，或存在事故隱患可能導致生產安全事故的，可能先行實施查封、扣押，但應在24小時內向安監部門負責人報告，并補辦強制措施決定書送達當事人；⑤查封、扣押的期限不得超過30日；情況復雜的，經安監部門負責人批準，可以延長，但是延長期限不得超過30日。法律、行政法規另有規定的除外。

10.2.11鑒定委托書應當載明的事項：①文書文號；②被委托單位名稱（應寫清楚被委托單位的名稱，以便被委托單位及時收函，盡快完成鑒定事項）；③鑒定物品（鑒定物品應分行填寫。限于表格的篇幅，如所需鑒定的物品多于5種時，可另附表格填寫）；④鑒定要求（鑒定要求應當具體、明確，寫清楚要求對方單位在哪些方面對物品進行鑒定，且該物品應是可以使通過技術手段進行鑒定的）；⑤印章和日期。

10.3審查決定階段文書

10.3.1行政處罰告知書應當載明的事項：①文書文號；②當事人；③違法行為（該部分按照案件調查查明的違法事實填寫，主要是違法行為人、違法時間和地點、具體違法行為、相關情節包括違法所得、主觀過錯、危害后果和影響等方面內容。案件涉及多個違法行為的，應當按照“1?2?3?”的表述方式逐項列明，）；④違法依據（該部分應當寫明違法法律、法規和規章的全稱及具體條、款、項、目，一般為禁止性規定或者義務性條款）；⑤處罰依據（該部分應當寫明擬作出處罰所具體適用的法律、法規和規章的全稱及具體條、款、項、目，主要為法律責任部分的條款。沒有具體處罰條款規定的，不得處罰）；⑥擬作出處罰（填寫擬對當事人作出的單處或者并處行政處罰的具體內容，要求符合法定權限、自由裁量適當）；⑦告知當事人陳述申辯權；⑧安監部門地址、聯系人及聯系電話；⑨印章和日期。

10.3.2當事人陳述申辯筆錄應當注意的事項：①當事人陳述申辯筆錄，是當事人收到行政處罰告知書3日內，根據當事人的申請，聽取當事人陳述申辯情況的記錄性文書。當事人在規定期限內沒有提出申請的，無需制作筆錄；②筆錄應盡量記錄各方原話。不能記錄原話的，也應真實反映陳述申辯人意愿；③對當事人提出的新的事實和證據要記錄完整。當事人提供文字陳述申辯材料的，應當隨卷保存。需要限期提供證明材料的，應當注明；④當事人認為陳述申辯記錄有遺漏或者差錯的，應當進行補充或者修改；⑤當事人陳述申辯后,承辦人要詢問其“是否還有其他陳述申辯意見”，確認其是否還要陳述申辯；⑥當事人委托陳述申辯人，應當出具當事人的委托書。

10.3.3聽證告知書應當載明的事項：除“告知當事人陳述申辯權”更改為“告知當事人舉行聽證權”外，聽證告知書的制作方法和載明事項同行政處罰告知書。

10.3.4聽證會通知書應當注意的事項：①當事人要求聽證的，應當在安監部門下達聽證告知書后3日內以書面方式提出。當事人超過規定期限未申請的，視為放棄聽證權利；②當事人申請聽證符合條件的，安監部門應當自接到申請之日起5日內受理，并自受理之日起20日內組織聽證；不符合條件的，應當自接到申請之日起5日內書面告知，并說明理由。③安監部門組織聽證，應當在舉行聽證會的7日前，通知當事人舉行聽證的時間、地點；④當事人應當按期參加聽證。當事人有正當理由要求延期的，經組織聽證的安監部門負責人批準可以延期1次。當事人未按期參加聽證且未事先說明理由的，視為放棄聽證權利；⑤當事人可以委托1至2名代理人參加聽證，并提交委托書；⑥除涉及國家秘密、商業秘密或者個人隱私外，聽證應當公開舉行。公開舉行的聽證會，公民、法人和其他組織可以申請旁聽。

10.3.5聽證筆錄應當注意的事項：①聽證主持人應當具備相應的法律知識和專業知識，經政府法制機構統一培訓，并取得資格證書。聽證主持人由安監部門負責人指定。與案件有利害關系的人員不得擔任本案的聽證主持人。沒有符合條件的聽證主持人的，可以申請本級人民政府法制機構或者上級安監部門選派；②聽證主持人在聽證期間不得與當事人、利害關系人及其他聽證參與人單方接觸。對違反聽證紀律的人員，聽證主持人可以勸阻；不聽勸阻的，可以責令其離場；③聽證會前要做好相關準備工作，認真閱讀案件材料，熟悉案情，掌握案情的重點和關鍵，以及法律名稱、人名、地名、專業術語等；④筆錄應盡量記錄各方原話。不能記錄原話的，也應真實反映各方意愿；⑤筆錄要清楚明白，盡量體現出聽證按程序、分階段進行的特征，記在筆錄正文欄按聽證進展過程分幾個分欄記錄。第一，聽證會開始的情況，包括對當事人權利的告知和當事人申請主持人回避權的使用情況。第二，案件調查人員關于當事人違法的事實、證據、依據以及處罰建議的陳述。第三，當事人及其委托人的陳述和申辯。第四，利害關系人及其委托人的陳述。第五，相互的質證和辯論。第六，聽證主持人根據需要向聽證參加人進行的詢問；當事人、利害關系人經聽證主持人同意，就聽證事項向有關人員進行的發問；應邀參加聽證的專業人員經允許，就聽證事項的有關問題進行的陳述意見等。第七，聽證參加人的最后陳述。第八，出現聽證延期、中止、終止情況的，該情況產生的原因、過程和相關決定；⑥記錄應突出重點，對各方存在的爭議和圍繞爭議所展開的質證和辯論應詳細記錄；⑦記錄應當完整，不得缺少法定要件和程序。聽證主持人認為必要的，可以采用錄音、錄像等方式輔助記錄。筆錄應交由各方確認無誤后當場簽名或者蓋

章。筆錄中的證人證言部分應當交由證人核對后簽名。各方認為有遺漏或者差錯的應當進行補充或修改，補充或修改處應捺印或者蓋章確認。無正當理由拒不簽名或者蓋章的，聽證記錄人應當載明情況附卷。

10.3.6聽證會報告書應當注意的事項：①聽證主持人應當自聽證會結束之日起10日內，根據聽證筆錄制作聽證報告，并將聽證筆錄和聽證報告一并報本部門負責人；②聽證會報告書應當載明聽證會的基本情況以及聽證主持人的處理意見或者建議；③聽證會基本情況摘要應當重點寫明當事人、案件承辦人、利害關系人和應邀參加人對違法事實、證據的認定和對處罰建議是否存在分歧。如有，應分別寫明各方共同認可的事實和存在分歧的事實和依據；④處理意見應根據不同情況分別提出：第一，經過聽證，認定違法事實清楚，擬作出行政處罰意見適用法律正確，證據確鑿，程序合法，處罰適當的，提出維持意見。第二，經過聽證，認定違法事實清楚，但擬作出行政處罰意見適用法律錯誤或者處罰裁量不當的，提出糾正意見。第三，經過聽證，認定違法事實清楚，但辦案程序不足的，提出調查人員補正后再作出行政處罰意見。第四，經過聽證，認定違法行為輕微，提出免予行政處罰意見。第五，經過聽證，認定違法事實不能成立，提出不予行政處罰意見；第六，經過聽證，認定違法事實不清楚，提出繼續調查意見。

10.3.7案件處理呈批表應當載明的事項：①文書文號；②案件名稱（應當與立案審批表一致）；③當事人基本情況（被處罰單位和被處罰個人不能同時填寫）；④違法事實及處罰依據（主要寫清當事人實施違法行為的具體過程，包括違法行為發生的時間、地點、經過，違法行為的性質、情節以及造成的危害后果等。指出當事人的違法行為違反的法律、法規、規章以及依據其進行處罰，具體到條、款、項、目）；⑤當事人的申辯意見（應當寫明當事人在下達行政處罰告知書后的申辯意見。如當事人沒有申辯意見，注明“無申辯意見”）；⑥承辦人的意見（承辦人應根據查明的違法事實、性質，根據有關法律、法規、規章的規定，提出擬作出的具體處罰意見，以及是否提請局機關負責人集體討論決定的建議）；⑦審核意見（同意承辦人意見簽署“同意承辦人意見”，對嚴重違法案件或者疑難案件應同時簽署“依法定程序應由局機關負責人集體討論決定”，如有其他意見可另簽署）；⑧審批意見（同意則簽署“同意承辦人意見”，對嚴重違法案件或者疑難案件應同時簽署“同意提請局機關負責人集體討論決定”，也可視案情簽署其他意見）。

10.3.8行政處罰集體討論記錄（一案一份）應當載明的事項：①案件名稱；②討論時間和地點；③主持人、匯報人和記錄人（主持人由安監部門主要負責人擔任，主要負責人因特殊事由不能參加討論會議，可以委托負責相關的分管負責人主持會議。匯報人一般應是案件的調查人員）；④出席人員姓名及職務（所有參加人員的姓名及職務均應記錄在內）；⑤討論內容（一是擬作出行政處罰的主體是否合法，被處罰主體是否認定準確。二是違法事實是否清楚，證據是否確鑿充分。三是行政處罰適用依據是否正確。四是行政處罰的程序是否合法。五是自由裁量的種類、幅度是否得當）；⑥討論記錄（應當詳細記載參加會議人員依次發表的意見。對于不同意見和保留意見，應當如實記錄。記錄應當客觀具體，盡量引用會議參加人的原話。當事人有陳述申辯或者舉行聽證的，對其內容在此一并討論）；⑦結論性意見（原則上須經參加會議人員的三分之二以上同意通過，方可作出處理決定。處理決定包括下列事項：

（一）確有應受行政處罰的違法行為的，根據情節輕重及具體情況，作出行政處罰決定；

（二）違法事實認定不清、證據不足的，暫不予行政處罰，由案件經辦單位補充調查。補充調查以1次為限。補充調查后仍達不到事實清楚、證據確鑿充分的，作出不予行政處罰決定。

（三）違法案件依法不屬于本部門管轄的，移送有關部門處理；違法行為涉嫌犯罪的，移送司法機關處理。案件爭議較大、形不成決定的，經過充分醞釀后再次召開會議仍形不成決定的，由主要負責人作出最終決定）；⑧出席人員簽名（所有出席人員均應簽名。簽名必須使用手寫，嚴禁代簽）。

10.3.9行政（當場）處罰決定書應當載明的事項：①文書文號；②當事人基本情況；③違法事實及證據（應寫明當事人從事違法行為的時間、地點，并用概括的語言寫明當事人的違法行為，已查明的證據應全部記載在內，由于文書所限不能清楚地表述違法事實的，可另附紙）；④處罰依據及處罰內容（應列明適用的法律、法規、規章的全稱及引用的條、款、項、目，處罰內容應當是明確的行政處罰種類、幅度，并遵守自由裁量權的規定）；⑤履行的方式和期限（有兩種履行方式：一種是當場收繳罰款，并應當自收繳罰款之日起2日內，交至所屬安監部門。另一種是告知當事人將罰款直接交到非稅收入代收銀行）；⑥救濟途徑（告知當事人依法申請行政復議或者提起行政訴訟的權利）；⑦安全生產監管執法人員；⑧當事人或委托代理人簽名（當事人委托代理人的，應出具書面的委托書）；⑨印章和日期。

10.3.10行政處罰決定書應當載明的事項：①文書文號；②當事人基本情況（應當按照文書樣式的欄目逐項填寫完全，不可有缺項。涉及多個當事人的案件，應分別制作行政處罰決定書）；③違法事實及證據（應寫明當事人從事違法行為的時間、地點，并用概括的語言寫明當事人的違法行為，已查明的證據應全部記載在內，由于文書所限不能清楚地表述違法事實的，可另附紙）；④處罰依據及處罰內容（應列明適用的法律、法規、規章的全稱及引用的條、款、項、目，處罰內容應當是明確的行政處罰種類、幅度，并遵守自由裁量權的規定。對兩個以上違法行為同時進行處罰的，應分開敘述違法事實及證據，適用不同的法律規定，“分別裁量、合并處罰”）；⑤履行的方式和期限（告知當事人將罰款直接交到非稅收入代收銀行）；⑥救濟途徑（告知當事人依法申請行政復議或者提起行政訴訟的權利）；⑦印章和日期。

10.4送達執行階段文書

10.4.1文書送達回執應當注意的事項：①一個案件各類文書的送達，統一使用一份送達回執；②文書應當直接送交受送達人。受送達人是公民的，本人不在交他的同住成年家屬簽收；受送達人是法人或者其他組織的，應當由法人的法定代表人、其他組織的主要負責人或者該法人、組織負責收件的人簽收；受送達人委托代理人的，可以送其代理人簽收；受送達人指定代收人的，送交代收人簽收。受送達人的同住成年家屬，法人或者其他組織的負責收件的人，代理人或者代收人在送達回執上簽收的日期為送達日期；③受送達人或者他的同住成年家屬拒絕接收文書的，送達人應當邀請有關基層組織或者所在單位的代表到場，說明情況，在送達回執上記明拒收事由和日期，由送達人、見證人簽名或者蓋章，把訴訟文書留在受送達人的住所，即視為送達；④直接送達有困難的，可以委托當地安監部門代為送達。代為轉交的部門收到文書后，必須立即交受送達人簽收，以在送達回執上的簽收日期為送達日期。⑤直接送達有困難的，也可以郵寄送達。郵寄送達的，以回執上注明的收件日期為送達日期；⑥受送達人是軍人的，通過其所在部隊團以上單位的政治機關轉交。受送達人是被監禁的，通過其所在監所或者勞動改造單位轉交。受送達人是被勞動教養的，通過其所在勞動教養單位轉交；⑦受送達人下落不明或者用以上方式無法送達的，公告送達。自發出公告之日起，經過60日，即視為送達。公告送達，應當在案卷中記明原因和經過。

10.4.2罰款催繳通知書應當注意的事項：①在當事人收到行政處罰決定書之日起15日內未繳納罰款的，安監部門應向當事人下達罰款催繳通知書，并每日按罰款數額的3%加處罰款，加處罰款的數額不得超出金錢給付義務的數額；②對罰款繳納最后履行期限的計算。期間以時、日、月、年計算。期間開始的時和日，不計算在期間內。期間屆滿的最后一日是節假日的，以節假日后的第一日為期間屆滿的日期；③當事人收到罰款催繳通知書后有權進行陳述和申辯。安監部門應當充分聽取當事人的意見，對當事人提出的事實、理由和證據，應當進行記錄、復核。當事人提出的事實、理由或者證據成立的，應當采納；④罰款催繳通知書送達10日后當事人仍未履行義務的，安監部門可以向所在地有管轄權的人民法院申請強制執行。執行對象是不動產的，向不動產所在地有管轄權的人民法院申請強制執行。

10.4.3延期（分期）繳納罰款文書（包括延期（分期）繳納罰款審批表和延期（分期）繳納罰款批準書）應當注意的事項：①當事人收到行政處罰決定書之日起15日內向作出行政處罰的安監部門提出延期（分期）繳納罰款申請的，經安監部門審批同意，可以延期（分期）繳納罰款；②對當事人申請延期（分期）繳納罰款的理由，安監部門應在認真仔細調查核實后，再作出決定。經調查發現當事人實際情況與所述理由不相符的，不得準予延期（分期）；③當事人超過規定的期限繳納罰款的，仍應當按照《行政處罰法》第51條第（1）項的規定，每日按罰款數額的3%加處罰款；④對分期繳納罰款的期數和具體數額，應當根據當事人的實際承受能力和罰款的數額大小，合理決定恰當的期數；⑤批準當事人延期繳納罰款的，應寫明延長期限，具體到年、月、日；⑥批準當事人分期繳納罰款的，應寫明第一期繳納罰款的具體期限，且每一期均應當單獨開具延期（分期）繳納罰款批準書，并編寫相應的文書編號；⑦安監部門同意延期（分期）繳納罰款的，應當報財政、監察、審計機關備案，并向社會公布。

10.4.4強制執行申請書應當注意的事項：①當事人在法定期限內不申請行政復議或者提起行政訴訟，又不履行行政處罰決定的，安監部門可以自期限屆滿之日起3個月內，依法申請人民法院強制執行；②安監部門向人民法院申請強制執行，應當提供的材料有：強制執行申請書；行政處罰決定書及作出決定的事實、理由和依據；當事人的意見及安監部門催告情況；申請強制執行標的情況；法律、法規規定的其他材料；③強制執行申請書應當由安監部門負責人簽名，加蓋部門印章并注明日期。

10.4.5案件移送文書（包括案件移送審批表和案件移送書）應當注意的事項：①移送主要在4種情況下發生：一是因地域管轄權發生的移送，發現違法行為的行為地、結果地均不屬于本部門管轄的，應該移送給有管轄權的安監部門。二是因職權管轄發生的移送，對于不屬于本部門職權范圍的，應該移送給具有相應職權的行政機關。三是因級別管轄發生的移送，超出本部門權限時，應移送給上級安監部門。四是因違法行為性質發生了變化，即行政案件變為刑事案件后，應移送司法機關處理；②在案件移送中，辦案機關已經掌握的相關材料應當一并隨案移送，并在文書最后注明材料名稱及數量；③辦案機關將案件移送給有權機關后，應當確認受移送機關是否收到案件移送函及附件的材料。必要時，應當進行當面交接。受移送機關收到移送機關交來的材料后，應當出具收據。移送機關應當妥善保管收據。④受移送的行政機關認為不屬于自己管轄的，不得再行移送，應當報請共同上一級行政機關指定管轄。

10.5結案歸檔階段文書

10.5.1結案審批表應當載明的事項：①文書文號；②案件名稱（應當與立案審批表一致）；③當事人基本情況（應當與案件處理呈批表一致）；④處理結果（應當寫明當事人違反的法律規定、處罰依據和處罰內容，引用法律條文要具體到條、款、項、目，并且與行政處罰決定書的表述相一致）；⑤執行情況（應當根據行政處罰決定的履行情況對應填寫。承辦人在確認執行完畢后，應當在此欄填寫“建議結案”的意見，并簽署姓名和日期）；⑥審核、審批意見（審核人、審批人應同立案審批表中的審核人、審批人相一致。審核人同意結案應填寫“同意結案”，并簽署姓名和日期；不同意結案應注明理由和擬處理意見。審批人同意結案應填寫“同意結案”，并簽署姓名和日期；不同意結案應注明理由和處理意見）。

10.5.2案卷首頁應當載明的事項：①文書文號；②案件名稱（應當與立案審批表一致）；③案由（簡要敘述立案來由，包括案件來源、主要違法事實、證據、案件定性情況等）；④處理結果（應當與結案審批表一致）；⑤立案時間（以立案審批表中的審批意見簽署時間為準）；⑥結案時間（以結案審批表中的審批意見簽署時間為準）；⑦承辦人（填寫該案件具體承辦人的姓名）；⑧歸檔日期（參照本標準11.2的規定，一般不得超過15日）；⑨歸檔號（參照本標準11.7的規定）；⑩保存期限（參照本標準14.1的規定，分為永久、30年或者10年）。

10.5.3卷內目錄應當載明的事項：①序號（使用阿拉伯數字排列填寫）；②文件名稱及編號（應當填寫文書全稱及相應編號）；③日期（對于法律文書，應當填寫正式生效的日期。其他證據材料，填寫證據采集確認日期）；④頁號（將卷內文件排序后統一編制頁碼號，采用阿拉伯數字填寫。文件在兩頁以上，填寫起始頁碼號即可）；⑤備注（填寫文件說明事項，如復制件）。

第四部分 立卷歸檔標準

11.案卷的整理立卷

11.1凡在行政處罰案件辦理過程中形成的與案件有關的具有查考利用價值的各種載體形式的案件文件材料均應收集齊全。

11.2按照“誰辦案、誰立卷”的原則，從調查或者立案之日起，承辦人員就應當開始系統收集有關文書，做好立卷的前期準備。承辦人員應當自案件辦結之日起15日內立卷完畢。

11.3案卷分為一般程序案件案卷和簡易程序案卷。一般程序案卷又分為事故案卷和非事故案卷。

卷內文書的順序，按照結論性文書（行政處罰決定書、文書送達回執）在前，辦案客觀進程形成的材料在后；法律文書材料在前，證據材料在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；批復在前，請示在后的次序排列。事故案卷中，負責事故調查的人民政府的批復文件（附事故調查報告）排在結論性文書之前，其余事故調查材料作為證據材料按時間順序排列。

11.4簡易程序案卷和一般程序案卷分別整理。簡易程序案卷20至30案為一卷；一般程序案卷實行一案一卷，案情重大、復雜或者案件材料過多時可以一案多卷，涉及國家秘密、商業秘密或者個人隱私的案件實行一案二卷，即正卷和副卷。依法不宜公開的案件材料和行政處罰集體討論記錄，應當裝入副卷。

11.5在行政處罰決定發生法律效力后，當事人提起行政復議或者行政訴訟形成的檔案，可以合并入原案卷保管，或者另立附卷保管。

11.6卷內文書材料按照排列順序采用阿拉伯數字依次編寫頁碼，用打碼器打碼。單面書寫文件的頁碼在右上角；雙面書寫文件，正面頁碼在右上角，背面頁碼在左上角。空白頁不編寫頁碼。各分卷之間不連續編寫頁碼。案卷封面、卷內目錄、備考表、卷底不編寫頁碼。

11.7案卷的歸檔保管號，采用8位阿拉伯數字表示，前4位數字為立案當年的年份號，后4位數字為當年辦理案件的流水號，自0001開始，一案一號，依次編寫。

11.8案卷裝訂前，要對卷內文書材料進行檢查整理，材料上的金屬物應當全部剔除干凈；破損的材料應當進行修復；原件模糊、褪色或為不符合要求的字跡材料，應予復制，復制件與原件一并歸檔；外文材料要與翻譯材料一并歸檔；信封（展開放平、保留郵票、郵戳）、照片和紙張較小、輕薄的文書、證據材料應當加貼襯紙，紙張過大的材料應當折疊，紙張的折疊、裁剪以A4紙為準。

11.9案卷采用軟封面裝訂，用檔案盒存放。檔案盒、備考表采用檔案局統一監制的式樣，軟封面采用國家安監總局統一規定的文書式樣。案卷應當整齊美觀固定，不松散，不壓字跡，不掉頁，便于翻閱。一般采用三孔一線的裝訂方式，裝訂線在距案卷左邊2.5厘米，以中眼為準，上眼和下眼與中眼的距離均為8厘米，孔徑1至2毫米；裝訂的案卷，要求在紙張的長度和寬度一致的前提下（A4紙），達到右邊齊、下邊齊；案卷厚度不超過2厘米，頁數不超過200頁；案卷裝訂完畢，在卷底三眼線上貼上封紙，蓋住線繩，在封紙與卷宗紙的騎縫處，由立卷人簽名和加蓋單位騎縫章。

11.10歸檔的錄音帶、錄像帶、視頻等聲像檔案，應轉換成格式統一的數字信息進行存

儲，并在載體上注明當事人的姓名、案由、案號、承辦單位、錄制人、錄制時間、錄制內容，并按形成順序逐盤登記造冊歸檔。歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應裝訂入卷；不能裝訂入卷的，應拍照入卷，證物放入證據袋內，并貼上標簽，注明證據名稱、數量、種類、制作的時間、地點和所在案件案卷號等事項。

12.案卷的移交和登記

12.1辦案人員應在每年3月底前，將上一年度已辦結的案件檔案移交本單位檔案室集中統一保管。移交前應由檔案管理人員對案卷和附卷證物進行當場清點接收，編制移交清冊（一式兩份，分別由辦案人員和檔案管理人員保存），辦理移交手續。電子文件應當隨紙質案卷一并移交；不符合規定要求的，退回辦案人員重新整理后歸檔。

12.2受委托的鄉鎮（街道）安監部門實施行政處罰形成的案卷材料，應當依據本標準的規定，將有關案卷材料整理完畢后，及時移送縣級安監部門歸檔管理。

12.3已經歸檔的案卷，確需增加材料的，應當經執法監察負責人審核后，報安監部門分管執法工作負責人審批同意，并按本標準的規定重新整理立卷。

12.4檔案管理人員調動，應當辦理檔案移交手續。行政區劃變動部門涉及案件檔案，要及時辦理移交手續，并做好登記備查。

12.5案件檔案必須履行登記手續，編制檔案存放登記表，做到專柜儲存、專人保管。檔案放置應科學和便于查找，案件檔案柜上或者檔案盒上應標有檔案年度和案卷流水號。

13.案卷的保密和借閱

13.1對于涉及國家秘密、商業秘密或者個人隱私的案卷，辦案人員在移交時，應當向檔案管理人員說明。檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得超越制度向任何人提供案卷或者擴大利用范圍，不得向他人泄露案卷的內容。

13.2案卷的借閱必須嚴格執行審批制度，履行審批手續。安監系統內因工作需要查閱和摘錄案卷材料的，應當填寫檔案借閱登記表，經執法監察負責人審核、分管執法工作負責人審批同意后，方可查閱和摘錄。查閱和摘錄原則上在檔案室進行，不劃道、涂改、拆卷、裁剪、拍照、撕毀等。確需復制案卷材料的，應經主要負責人審批同意。

安監系統外的單位和個人需要查閱、摘錄和復制案卷材料的，應當出示公函、工作證（居民身份證）等有效證明，經執法監察負責人審核、分管執法工作負責人審批同意后，按國家有關規定進行查閱、摘錄和復制。外借案卷的，應經主要負責人審批同意。借出單位禁止轉借其他單位和個人使用。

13.3接收借出的案卷時，要認真驗收和清點核對。對存在的短缺、涂改、增刪、污損等情況，應報告分管執法工作負責人及時追查處理。珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不得借出。

14.案卷的保管和銷毀

14.1案件檔案保存期限分為永久和定期兩種，定期采用標時制，根據歸檔材料的價值定為30年或者10年。

保存期限自立卷之日起開始計算。簡易程序案卷的保存期限為10年。一般程序案卷中，未經部門負責人集體討論決定的非事故案件的保存期限為30年；經部門負責人集體討論決定的非事故案件、所有事故案件、具有典型意義的案件、有本級人民政府領導或者上級領導批示的案件、涉及國家秘密、商業秘密或者個人隱私的案件的保存期限為永久。

14.2按照國家規定的檔案銷毀標準，經執法監察負責人鑒定后，書面報主要負責人審批，填寫案卷銷毀登記表，由兩人以上（一名銷毀人、一名監督人）負責銷毀，并在銷毀登記表上簽名，嚴禁把銷毀的檔案出售給任何單位和個人。銷毀檔案的請示報告和銷毀登記表應立卷存檔。

第五部分 附則

15.本標準屬于山東省安監系統的執法監察工作規范，用于指導和規范全省安全生產行政處罰工作，涉及相關法律問題處理上以上位法為準。國家、省對實施行政處罰及法律文書制作另有明確規定的，從其規定。

16.本標準由山東省安全生產監督管理局負責解釋。17.本標準自發布之日起實施。

第二篇：行政處罰案卷制作實用提醒

行政處罰案卷制作實用提醒

案卷是煙草專賣行政執法的有效載體，是執法水平的直接體現。但在制作的過程中，經常會出現一些不規范問題，一些細節方面的錯誤，筆者結合工作實踐總結了煙草專賣行政處罰案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷質量，規范行政執法行為。

一、注意“涉嫌”兩字要寫明

從案件發生到案件調查終結之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文書中的案由都要加注“涉嫌”兩個字。如果案件已定性，在《案件處理審批表》、《行政處罰決定書》、《結案報告表》等文書中案由就不再寫“涉嫌”兩字，切記關鍵點就是案件是否已定性。

二、注意“陳述權”的中“述”字要正確書寫

目前在審查案卷時發現有案件承辦人在告知當事人享有陳述權時，將“述”寫為“訴”，一字之差意義大不相同?！笆觥迸c“訴”都是指說話，但“述”指講話和陳述，偏向于敘述，是一個中性詞，而“訴”側重訴求、控告，感情色彩比較強烈。陳述權是指當事人對行政機關給予行政處罰所認定的事實及適用法律是否準確、適當，陳述自己對事實的認定以及主觀的看法、意見，同時也可以提出自己的主張、要求。在這里更多的是強調當事人的敘述案件的權利，為自己及時申辯的權利。而只有在告知當事人享有的訴訟與復議的權利時，這里才用“訴”。

三、注意“案由”要寫清

在案卷中幾乎每項文書中都涉及“案由”一項，但發現在《責令整改通知書》、《先行登記保存通知書》等文書中，出現未寫案由的問題，如只寫“X年X月X日在X街X店的行為違反了XXX條款”，只寫清楚了案發的時間、地點未寫案由，也就是未寫出當事人的違法行為。在此一定要注意，沒有案由就沒有將案情表述清楚，也是一種不規范行為。

四、注意“日期”要一致

案件中的日期是整個案件發生、案件調查、案件結束的一個詳細記錄與體現。一定要在書寫時注意寫對，注意前后文書中的日期是否一致、是否符合邏輯。如案發時間是5月22日，《詢問筆錄》里案發時間寫成5月21日。同時要注意案件各階段的法定辦理時限。如調查取證要在30日內完成，立案要在7日內完成等，不可超時、過期，注意法律效力。

五、注意“騎縫章”要加蓋

目前，發現部分單位煙草專賣行政處罰案卷未加蓋騎縫章，這也是一種不規范行為。騎縫章的加蓋能防止案卷掉頁、被抽頁、丟失證據等情況的發生，保護案卷的完整性，因此一定要加蓋，如果單位沒有章，可以用行政處罰機關的公章代替，但一定要經部門負責人批準。

六、注意“證據”要簽名按手印

證據是行政處罰案件中能證明當事人違法事實的資料，但在復制、提取證據時發現部分案件承辦人只將證據復印件粘貼在了《證據復制（提取）單》上，沒有任何說明，這就沒有法律效力。不管采取哪種方式取得的證據，只要是復制的都要在復印件上加上當事人的手印與簽名，并要注明“與原件一致”。如當事人的身份證復印件、進貨發票等。同時建議證據提取盡量在現場進行，這樣更有說服力。如果出現文書記錄有誤，在修改后一定注意加按手印，以確保信息的準確、合法。

七、注意“數據”要準確

在行政處罰案卷中一定會涉及到數字問題，如在《先行登記保存通知書》、《詢問筆錄》等文書中都會出現卷煙品牌、數量。但在實際操作中發現存在不同文書中數據不符的情況，如近期在案件審查時發現查扣了5條假冒卷煙，《先行登記保存通知書》的卷煙也是5條，由于有1條進行了抽樣簽定，案件承辦人在沒收物品收據中開據了4條，前后數據不一致。因此案件承辦人員在開據票據、填寫文書時一定要核對清楚數量，如遇到特殊情況要及時與部門負責人溝通，提高準確性。

八、注意“人稱”要統一

隨著辦案信息平臺的使用，現在部分單位用電腦打印文書代替手工填寫，但隨之也出現了人稱先后不統一的問題。如在《行政處罰決定書》中，在寫違法行為基本情況時使用的人稱是“你”，而在作出行政處罰決定告知當事人權利時使用的人稱是“當事人”，同一文書前后人稱不統一，案件承辦人一定要注意這一細節。

九、注意“執法證”要有效

目前，在《檢查（勘驗）筆錄》、《詢問筆錄》、《抽樣取證物品清單》、《證據復制（提?。﹩巍?、《先行登記保存處理通知書》等文書要求注明執法人員的“執法證號”而且要2名以上人員。現在我們的行政執法人員中聘用員工占據一半，而這部分人員的檢查證件有效期一般為兩年，因此一定要注意證件的有效性，否則會出現程序上的不合法，影響行政執法效力。

十、注意“印章”要與行政執法機關一致

經過近期的案卷合法性審查，發現有部分單位文書的落款與印章不符，如行政執法單位落款為“清徐縣煙草專賣局”，而印章為“山西省清徐縣煙草專賣局”兩者不符，沒有使用全稱。雖然是同一個執法部門，但只有印章具有法律效力，且受法律保護，因此，希望各部門在制作案卷時落款一定要按印章全稱來寫。

十一、注意“兩人簽名”要寫全

在我們目前使用的文書中，只要涉及到檢查人員、見證人等簽名的部分，一定注意簽署兩個人的姓名，規范我們的行政執法行為。同時也要注意，兩個人的簽名一定不能出現代簽情況，否則同樣沒有法律效力。

第三篇：河北省行政處罰案卷標準

《河北省行政處罰案卷標準（試行）》

2010-07-02

為進一步完善全省各級行政執法部門的行政執法案卷，規范各級各部門的行政執法行為，不斷提高行政執法水平，根據《中華人民共和國行政處罰法》、《河北省行政執法和行政執法監督規定》、《河北省行政執法證件和行政執法監督檢查證件管理辦法》等有關法律、法規、規章的規定，制定本標準。

本標準分為基本術語、一般程序處罰案卷標準、簡易程序處罰案卷標準、立卷歸檔標準和附則五部分。

基本術語

1、處罰主體：是指依法能夠獨立行使行政處罰權并承擔法律責任的行政機關或組織。

2、被處罰主體：是指實施違反行政法律、法規、規章的行為，受到行政處罰的公民、法人或者其他組織。

3、公民：包括自然人、個體工商戶、農村承包經營戶、個人合伙等。

4、法人：是指具有民事權利能力和民事行為能力，依法獨立享有民事權利和承擔民事義務的組織，分為企業法人、機關法人、事業單位法人和社會團體法人四種。

5、其他組織：是指合法成立，有一定組織機構和財產，但又不具備法人資格的組織。

6、行政機關負責人：是指該行政機關的法定代表人或主管負責人。

7、證據：主要包括書證、物證、視聽資料、證人證言、當事人的陳述、鑒定結論、詢問筆錄、檢查（勘驗）筆錄等。

8、時間：本標準所稱的時間至少要具體到年、月、日。

9、地點：本標準所稱的地點要具體到市、縣（市、區）、路、門牌號、樓層、房間號或鄉、村、隊和具體處所。

10、日期：本標準所稱的日期要具體到年、月、日。

11、當事人基本情況：當事人是公民的，要記載其姓名、性別、年齡、身份證號碼、住址、單位、職業、聯系方式等情況；當事人是單位的，要記載其單位的名稱、組織機構代碼、營業執照號碼、地址、法定代表人或負責人姓名、職務、聯系方式等。

一般程序處罰案卷標準

一、實體標準

實體標準是指反映行政處罰案卷合法性的基本標準和要素，包括：主體、事實、適用法律、原則和程序。

（一）主體合法

1、處罰主體合法

（1）實施行政處罰的部門具備行政處罰的主體資格，并取得罰沒許可證；

（2）實施的行政處罰符合法定權限；

（3）法律文書中，印章使用符合《行政處罰法》的有關規定；

（4）履行行政執法任務的人員必須是行政執法人員，并按照《河北省行政執法證件和行政執法監督檢查證件管理辦法》申領和持有合法、有效的行政執法證件（含國務院部門依照法律、行政法規規定核發的行政執法證件，并已向當地人民政府法制機構備案）。

2、被處罰主體認定準確

（1）被處罰主體必須是依法能夠獨立行使權利、承擔法律責任的公民、法人或者其他組織。對不滿14周歲的人有違法行為的和精神病人在不能辨認或者不能控制自己行為時有違法行為的，不予行政處罰，且在案卷中應有證明被處罰主體資格的材料；（2）被處罰主體必須是違法行為的當事人；

（3）法律文書中，被處罰主體應當使用全稱，且前后一致。

（二）事實清楚、證據確鑿

1、法律文書所述違法事實是法律、法規、規章規定應當給予行政處罰的事實；

2、準確記載違法時間、地點、情節、程度和后果以及調查取證過程；

3、證據材料應當合法、真實，與違法事實有關聯，足以證明違法行為的性質、情節、程度和后果。

（三）適用法律正確

1、作出行政處罰的依據必須是現行有效的法律、法規、規章；

2、法律、法規、規章的名稱應使用全稱，并準確引用到條、款、項、目；

3、行政處罰的種類和幅度符合法律、法規、規章的規定。

（四）遵循處罰原則

1、公正、公開原則。設定和實施行政處罰必須以事實為依據，與違法行為的事實、性質、情節以及社會危害程度相當。對違法行為給予行政處罰的規定必須公布；未經公布的，不得作為行政處罰的依據。

2、處罰與教育相結合原則。實施行政處罰，糾正違法行為，堅持處罰與教育相結合，教育公民、法人或者其他組織自覺守法。

3、“一事不再罰”原則。對當事人的同一違法行為，不得給予兩次以上罰款的行政處罰。

（五）程序合法

1、應按照立案、調查取證、告知當事人權利、審查決定、送達、執行的步驟實施行政處罰；

2、在時間順序上應按照實施處罰的步驟記載；

3、在形式上每一執法活動的內容、過程和結果都應當有相應的法律文書記載；

4、在行為方式上必須符合法定要求。主要包括：作出行政處罰決定前必須由兩名以上執法人員進行調查取證，并出示合法有效的執法證件；作出行政處罰決定前必須告知當事人擬處罰的事實、理由和依據，并聽取當事人的陳述和申辯；符合聽證條件的，在作出處罰決定前必須書面告知當事人享有要求聽證的權利；當事人要求聽證的，行政機關應依法組織聽證；行政處罰決定必須經行政機關負責人批準，情節復雜或者重大行政處罰決定必須經行政機關負責人集體討論；依法應由上一級行政機關批準或決定的行政處罰案件，必須上報；法律文書 的送達符合法定的時限、方式，案卷中必須有相應的送達回證；依法應當移送其他機關的案件，必須移送。

二、案卷文書標準

案卷文書標準，是指行政處罰案卷中，反映各種法律文書的制作和使用規范的一般要求。

（一）立案

行政處罰案件的立案，應有立案審批表，并明確以下內容：

1、當事人基本情況。

2、案件來源。檢查中發現、舉報、群眾來信來訪、領導交辦、移送、途徑披露和其他方式等。檢查中發現的案件應注明檢查的時間、地點。

3、案情記載。應注明發生違法行為的時間、地點，及承辦人對涉嫌違法的事實、情節的客觀描述。

4、承辦人意見。應注明當事人涉嫌違反的法律、法規、規章的名稱、條款，建議立案的理由、依據及意見、承辦人簽名及日期。

5、辦案機構意見。應有辦案機構負責人意見、簽名及日期。

6、審批意見。應有行政機關負責人審批意見、簽名及日期。

（二）調查取證

主要法律文書有調查筆錄、抽樣取證文書、先行登記保存文書、鑒定結論、告知及聽證文書、調查終結報告等。

1、有兩名以上行政執法人員共同執法，案卷內所有調查取證文書中均有兩名以上行政執法人員的簽名。

2、調查筆錄。包括：詢問筆錄、檢查（勘驗）筆錄等。

詢問筆錄（每份詢問筆錄只能對應一個被詢問人且每次詢問制作一份）應當有：詢問起止的時間和地點；詢問人和記錄人姓名；被詢問人的基本情況；詢問內容（包括反映本案事實的時間、地點、行為及行為人、情節、后果等）；被詢問人對筆錄的意見（應有“記錄屬實”的字樣并由被詢問人逐頁簽名或蓋章）；告知當事人享有陳述、申辯權和申請回避的記載（使用專門告知文書的除外）；詢問筆錄記錄的被詢問人回答的問題，有更改的，應由被詢問人在更改處捺手印；詢問筆錄為多頁時，被詢問人應捺騎縫手印；被詢問人拒絕簽字的，應在筆錄中注明，并由兩名執法人員簽名。

檢查（勘驗）筆錄（一個案件有多處現場的，應分別制作筆錄）應當具備：檢查（勘驗）的時間、具體地點；被檢查人基本情況。其他有關人員在場的，記載其基本情況；檢查（勘驗）的完整內容記錄（包括表明身份、說明執法依據、準確客觀地記載違法事實或違法行為與違法情節等）；檢查（勘驗）、記錄人員簽名；被檢查人對筆錄的意見。應注明“情況屬實”的字樣并逐頁簽名或蓋章。被檢查人拒絕簽字或不在現場的，應在筆錄中注明，由見證人或兩名執法人員簽名或蓋章并說明原因；筆錄中有更改之處時，應有被檢查人捺手印、蓋章或簽名；筆錄為多頁時，被檢查人應捺騎縫手印。

3、抽樣取證文書。包括：抽樣取證通知書和抽樣取證物品處理通知書及相應審批文書（使用案件處理內部審批表）。

抽樣取證通知書中應當具備事項有：當事人的名稱（姓名）；取證的事由；取證物品的抽樣基數、生產企業、品牌名稱、數量、規格等；

取證的時間、地點；取證的依據；當事人簽名或蓋章；行政機關印章及日期；物品清單；兩名以上執法人員簽名或蓋章；當事人拒絕簽字的，應在清單上注明。

抽樣取證物品處理通知書應當具備事項有：當事人的名稱（姓名）；取證物品的名稱、數量、規格等；抽樣取證物品處理的依據；抽樣取證物品的處理意見；兩名以上執法人員簽名或蓋章；當事人拒絕簽字的，應在清單上注明拒簽的原因及理由。

4、先行登記保存證據文書 先行登記保存證據文書包括：

（1）先行登記保存證據通知書。并注明：當事人的名稱（姓名）；登記保存物品的法律依據、理由、名稱、規格、數量等物品性狀描述；登記保存物品的方式、期限和地點；當事人簽名或蓋章和主管領導簽字及行政機關印章，并有日期。（2）物品清單。

（3）先行登記保存證據審批文書（使用案件處理內部審批表）。（4）先行登記保存證據物品處理通知書。包括：當事人的名稱（姓名）；物品處理意見；執法人員、當事人簽名蓋章；行政機關印章及日期。

5、鑒定結論

鑒定結論應當具備：申請鑒定的單位或個人；申請鑒定的時間及內容；明確的結論性意見；鑒定人員簽名、鑒定機構印章及日期。

6、告知及聽證文書

（1）在作出行政處罰決定之前，應制作行政處罰事先告知書。行政處罰事先告知書應載明：當事人的基本情況；有告知當事人違法事實、理由和依據的條、款、項、目及完整記載；應告知當事人擬給予行政處罰的種類和額度；有告知當事人陳述、申辯權以及陳述、申辯的途徑、期限；應載有行政機關名稱、印章及日期。

當事人要求陳述和申辯的，應制作陳述、申辯筆錄，或當事人陳述申辯材料，應當有陳述和申辯開始和結束的時間、地點；有陳述人的基本情況及與本案的關系；有陳述和申辯的內容；有陳述人及記錄人的簽名。

（2）聽證文書。包括：聽證告知書、舉行聽證通知書或聽證公告、聽證筆錄、聽證報告等。

在作出責令停產停業、吊銷許可證或執照、較大數額罰款等行政處罰決定之前，應當制作聽證告知書。聽證告知書具備的事項與處罰事先告知書基本相同。

當事人要求聽證的，應當制作舉行聽證通知書。通知書要注明：當事人，舉行聽證的具體時間、地點和方式，聽證主持人、聽證員、書記員的姓名，告知當事人可以委托代理人參加聽證和有要求聽證主持人回避的權利，行政機關印章及日期。

聽證公告應明確：案由；聽證的時間、地點、方式和有關事項；行政機關印章及日期。

聽證筆錄具備的事項包括：舉行聽證的起止時間、地點；聽證主持人、記錄人、案件調查人、當事人、代理人、證人的基本情況；聽證過程

中的陳述、質證等詳細內容；聽證主持人、記錄人、當事人、代理人、有關證人簽名等。

聽證報告應當具備：聽證的時間、地點、方式和參加人情況；案件調查人提出當事人違法的事實、證據和行政處罰建議的內容；當事人針對行政機關認定的違法事實、證據、行政處罰建議、適用法律等提出的申辯和質證，以及從輕、減輕或不予處罰的要求；爭論的焦點問題；主持人意見及簽名；報告形成時間等。

7、調查終結報告

（1）有對案件調查的來源、調查經過；

（2）有當事人的基本情況；

（3）有當事人違法事實和相關證據記錄；

（4）有違反法律規定的行為和行政處罰的法律依據及行政處罰自由裁量規則依據；

（5）有案件調查機構的處理建議。

（三）審查決定

主要法律文書有：案件處理審批表、案件集體討論記錄、行政處罰決定書、責令改正通知書等。

1、案件處理審批表（使用案件處理內部審批表）。（1）有對案件來源記載。（2）有當事人的基本情況。（3）有違法事實和證據情況。

（4）有明確的行政處罰依據（法律、法規、規章及條款）以及根據

行政處罰自由裁量規則進行裁量的依據。（5）有承辦人和承辦機構的意見及簽名。（6）有行政執法部門法制機構意見。（7）有行政機關負責人審批意見。

2、案件集體討論記錄。集體討論決定的行政處罰，須有案件集體討論記錄，記錄內容應包括：討論時間、地點；案由；主持人、出席人員、列席人員、記錄人員的姓名及職務；承辦人員匯報案情；參加討論人員的主要觀點和意見；結論性意見及參加人簽名。

應由上級行政機關批準的行政處罰案件，須有報批文書，包括本行政機關的意見及印章，案由和案情陳述、處理建議、報送日期、上級行政機關批準日期等。

3、行政處罰決定書（1）有當事人的基本情況。

（2）有違反法律、法規、規章的事實和證據。

（3）有行政處罰的種類和依據（含根據行政處罰自由裁量規則進行裁量的依據）。

（4）有行政處罰的履行方式和期限；實行罰繳分離的，應告知當事人罰款繳付的指定銀行名稱、地址等，并告知若逾期繳納罰款是否有加處罰款的規定。

（5）有告知當事人不服行政處罰決定，申請行政復議或者提起行政訴訟的途徑和期限。

（6）有作出行政處罰決定的日期（以行政機關負責人批準或決定處

罰的日期為準）。

（7）有作出行政處罰決定的行政機關名稱、印章。

4、責令改正通知書

（1）應載明當事人的基本情況。

（2）有違法事實和違反法律、法規、規章名稱的全稱及具體條、款、項、目。

（3）有責令改正的內容及期限。（4）有行政機關名稱、印章及日期。

（四）送達和執行

1、送達文書主要是送達回證，適用于發生法律效力和具有法律意義文書的送達。送達回證必須包括：送達文書的名稱；受送達人的名稱（姓名）；送達時間、地點；送達方式（代收送達、留臵送達的應在備注中注明；公告送達應將公告文書歸檔入卷；郵寄送達的可以將掛號信回執粘貼于備注中）；送達人簽名、被送達人或見證人簽名。

2、執行文書的要求是：處罰全部履行的，應有相應的憑證。如行政處罰繳款書、違法物品監銷單等；處罰部分履行的，應有相應的審批文書，如延期或分期繳納罰款審批文書等；處罰逾期不履行的，應有依法加處罰款、查封、扣押、凍結文書或申請法院強制執行的文書。

（五）結案

結案的主要法律文書是結案報告。結案報告包括：案由、案情、送達情況、執行情況及其結果和相關證據、承辦人意見及簽名、辦案機構負責人意見及簽名、行政機關負責人意見及簽名、結案日期等。

簡易程序處罰案卷標準

簡易程序處罰案卷標準，只適用于違法事實確鑿并有法定依據，對公民當場處以五十元以下，對法人或者其他組織當場處以一千元以下罰款或警告的行政處罰案卷。其具體標準為：

一、實體標準

實體標準同一般程序處罰案卷標準中的實體標準。

二、案卷文書標準

簡易程序處罰案卷的文書應具備以下內容（相關內容的具體要求與一般程序處罰案卷標準中的案卷文書標準要求相同）：

1、使用預定格式和編有號碼的行政處罰決定書；

2、有當事人姓名或單位名稱、地址（住址）；

3、有違法行為的具體時間、地點；

4、有違法行為的事實和證據；

5、有罰款金額或警告內容；

6、有行政處罰依據（條、款、項、目）；

7、有行政處罰履行方式和期限；實行罰繳分離的，應告知當事人罰款繳付的指定銀行名稱、地址等，并告知若逾期繳納罰款是否有加處罰款的規定；

8、有告知當事人不服行政處罰決定，申請行政復議或提起行政訴訟的途徑和期限；

9、有作出行政處罰決定的行政機關名稱、印章和日期；

10、有當場實施處罰的行政執法人員的行政執法證件號碼、簽名或蓋

章；

11、當場執行行政處罰決定的要有備注。

立卷歸檔標準

1、行政處罰案件實行一案一卷、一卷一號制度。涉及國家機密、商業秘密、個人隱私的案件，可以實行一案二卷，即正卷和副卷。

2、卷內文書應當使用藍黑色、黑色鋼筆、簽字筆書寫。當事人提供的材料使用鉛筆或圓珠筆的，入卷前應予復印。所有文書只存一份正本。

3、案卷按照《文書檔案案卷格式》（GB/T9705—2008）的要求立卷。

4、卷內材料排列有序?？蛇x擇兩種順序排列：第一種順序是按照辦案過程順序排列文書；第二種順序是行政處罰決定書和送達回證在前，其余文書按照法律文書、證據文書、其他文書設臵分類排序。

5、卷內文書采用阿拉伯數字逐頁編寫頁碼，正頁在右上角、反頁在左上角編寫。

6、不能隨文書裝訂立卷的證據，應放入證據袋中，隨卷歸檔，并在證據袋上注明證據的名稱、數量、拍攝時間、地點等內容；不能隨文書立卷裝訂的錄音、錄像或實物證據，需在備考表中注明錄制的內容、數量、時間、地點、責任人及存放地點等內容。

7、紙張無破損，破損文書應修補或復制。文書大小規格統一，文書過小的應襯紙粘貼切齊，文書過大的應折疊整齊。

8、案卷中不得涂改，如確需涂改，必須在涂改處捺手印，并注明涂 13

改的原因及理由。

附則

1、各級政府法制部門和部門法制機構負責指導、規范和監督行政處罰文書的制作、立卷和案卷管理工作。

2、各級政府法制部門和部門法制機構應定期組織行政處罰案卷的評查，推廣先進經驗，糾正存在的問題，不斷提高行政處罰案卷質量和行政執法水平。

3、國務院有關部門對行政處罰文書格式有規定的，從其規定；省人民政府行政執法部門按照本標準制作本系統統一的文書格式，可根據部門執法工作需要增加相關文書格式，并報省政府法制機構備案。

4、行政處罰文書中根據行政處罰自由裁量規則進行裁量的依據不得單獨使用，應與相應的法律、法規、規章同時使用。

5、本標準由河北省人民政府法制辦公室負責解釋。

附：河北省行政處罰案卷參考文書樣式

一、立案審批表

二、詢問筆錄

三、檢查（勘驗）筆錄

四、抽樣取證通知書

五、抽樣取證物品處理通知書

六、先行登記保存證據通知書

七、先行登記保存證據物品處理通知書

八、行政處罰事先告知書

九、陳述、申辯筆錄

十、行政處罰聽證告知書

十一、行政處罰聽證通知書

十二、聽證筆錄

十三、聽證報告

十四、調查終結報告

十五、案件集體討論筆錄

十六、案件處理內部審批表（通用）

十七、行政處罰決定書

十八、責令（限期）改正通知書

十九、行政處罰文書送達回證

二十、行政處罰案件結案報告 二

十一、當場行政處罰決定書 二

十二、行政違法案件移送函 二

十三、行政處罰強制執行申請書 二

十四、案卷封面 二

十五、案卷目錄

第四篇：吉林省行政處罰案卷標準

附件3：

吉林省行政處罰案卷標準（試行）

目 錄

第一章總則

第二章立案

第三章調查取證

第四章陳述、申辯與聽證

第五章審查決定

第六章送達執行

第七章結案

第八章簡易程序

第九章歸檔

第十章附則

第一章 總 則

第一條 為了保護公民、法人或者其他組織的合法權益，規范行政處罰行為，提高行政執法水平，根據《中華人民共和國行政處罰法》和《吉林省實施〈中華人民共和國行政處罰法〉若干規定》等法律、法規和規章的規定，結合本省實際，制定本標準。

第二條 全省范圍內行政執法機關（包括法律、法規授權的組織和受委托實施處罰的組織）行政處罰案卷的制作和管理適用本標準。

由于部門執法特點的需要，或國家部委有特殊要求的，可以在符合本標準實體內容的基礎上，增加執法文書種類。

第三條 各級政府法制部門和部門法制機構負責指導、規范和監督行政處罰文書的制作、立卷和案卷管理工作。

各級政府法制部門和部門法制機構應定期組織行政處罰案卷的評查，推廣先進經驗，糾正存在的問題，促進行政執法水平的提高。

第四條 行政處罰案卷應是案件辦理的真實記錄，嚴禁弄虛作假。

第五條 制作行政處罰案卷應堅持公正原則，不得排斥或去除對當事人有利的證據。

第六條 規范和制作行政處罰案卷應兼顧規范執法行為和節約行政資源兩個方面。

第七條 行政執法機關應建立行政處罰案卷的管理制度，并確定管理人員，促進管理的規范化。

第二章 立 案

第八條 立案是行政違法案件查處的啟動程序，是行政執法人員對當事人進行調查取證、提出處罰建議等履行職責活動的依據。在案卷中體現為立案審批表及相關材料。

第九條 立案審批表應當具備下列內容：

（一）初步掌握當事人的基本情況；

（二）案件來源，注明案件是來自現場檢查、投訴舉報、交辦還是移送等內容；

（三）案情記載，包括涉案的時間、地點，行為及涉嫌違反的法律、法規和規章；

（四）執法人員意見、簽名及日期；

（五）辦案機構負責人意見、簽名及日期；

（六）行政機關領導的意見、簽名及日期。

第十條 案件來源應當附相關材料。相關材料包括：舉報電話記錄、舉報信、現場檢查筆錄、移送材料等。

對舉報人可能產生不利影響的，行政機關應為舉報人保密。

第三章 調 查 取 證

第十一條 證據是作出行政處罰的事實根據。調查取證階段的文書包括：詢問筆錄（證人證言）、勘驗檢查筆錄、取證（抽樣）物品清單、物證取證文書、書證取證文書、視聽資料取證文書、先行登記保存證據文書和鑒定文書等。

第十二條 詢問筆錄是對當事人和相關證人詢問的書面記載。

詢問筆錄應當具備下列內容：

（一）詢問事由；

（二）起止時間和地點；

（三）詢問人、記錄人的姓名和職務；

（四）被詢問人的基本情況，包括姓名、性別、年齡、職務、住址、單位等信息；

（五）被詢問人是案件當事人的，應有向被詢問人告知申請回避的內容；

（六）詢問的具體內容；

（七）被詢問人的意見，并在訊問筆錄上逐頁、頂格簽名；

（八）詢問筆錄中如有涂改，應有被詢問人的簽名確認。

每份詢問筆錄只能針對一個被詢問人。

相關證人出具書面證言的，可不受本條第二款中

（一）、（二）、（三）、（五）項內容的限制。

第十三條 對與案件有關的場所、物品進行勘驗檢查時，應制作勘驗檢查筆錄。

勘驗檢查筆錄應當具備下列內容：

（一）現場勘驗檢查的起止時間和地點；

（二）勘驗檢查人和記錄人的姓名和職務；

（三）被檢查人名稱（姓名）、地（?。┲?、法定代表人等情況；

（四）現場情況，包括有關的數據、位置、狀態、程度等；

（五）勘驗檢查人簽名；

（六）被檢查人對勘驗檢查筆錄的意見和簽名。

每份勘驗檢查筆錄只能針對一個案件現場。

第十四條 取證（抽樣）物品清單應當具備下列內容：

（一）物品名稱；

（二）物品數量；

（三）物品主要特征；

（四）執法人員簽名及日期；

（五）當事人（持有人、保管人）簽名。

第十五條 物證取證文書應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（?。┲?、法定代表人等情況；

（二）取證事由；

（三）取證方式、時間、地點；

（四）物證與案件的相關性及證明事項；

（五）取證物品的名稱及性狀；

（六）執法人員簽名及日期；

（七）當事人（持有人、保管人）簽名。

物證可附原件，對于體積較大或難以歸檔的物品，可以采取拍照或錄制音像資料等方式附卷。

不宜附卷的證據物品，應由執法機關保存。保存期限為：不提起行政復議和行政訴訟的為一年，提起行政復議和行政訴訟的，保存至行政復議或行政訴訟結案。依法應返還或不宜存放的證據物品除外。

第十六條 書證取證文書應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（住）址、法定代表人等情況；

（二）取證事由；

（三）取證方式、時間、地點；

（四）書證與案件的相關性及證明事項；

（五）執法人員簽名及日期；

（六）當事人（持有人、保管人）簽名。

書證可采取復印、掃描、拍照等方式保存。

第十七條 視聽資料取證文書應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（住）址、法定代表人等情況；

（二）取證事由；

（三）取證方式、時間、地點；

（四）視聽資料與案件的相關性及證明事項；

（五）執法人員的簽名及日期。

視聽資料可采取錄音帶、錄像帶、光碟等方式保存。

第十八條 先行登記保存審批表應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（住）址、法定代表人等情況；

（二）登記保存物品的理由；

（三）登記保存物品的名稱、規格及數量；

（四）登記保存的方式、期限及地點；

（五）執法人員意見、簽名及日期；

（六）辦案機構負責人意見、簽名及日期；

（七）行政機關領導的意見、簽名及日期。第十九條 先行登記保存通知書應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（住）址、法定代表人等情況；

（二）登記保存物品的理由；

（三）登記保存物品的名稱、規格及數量；

（四）登記保存的方式、期限及地點；

（五）執法人員簽名及日期；

（六）行政機關印章及日期；

（七）當事人簽名。

第二十條 先行登記保存物品處理審批表應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（住）址、法定代表人等情況；

（二）處理物品的名稱、規格及數量；

（三）執法人員處理意見、簽名及日期；

（四）辦案機構負責人意見、簽名及日期；

（五）行政機關領導的意見、簽名及日期。

第二十一條 先行登記保存物品處理通知書應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（?。┲?、法定代表人等情況；

（二）對先行登記保存物品的處理意見；

（三）處理物品的名稱、規格及數量；

（四）執法人員簽名及日期；

（五）行政機關印章及日期；

（六）當事人簽名。

第二十二條 對于行政處罰案件中涉及的某些專門性或技術性的問題，可指定具有鑒定資格的機構進行鑒定，并出具鑒定文書。

鑒定文書由鑒定機構按預定格式出具，一般應當具備下列內容：

（一）申請鑒定的單位或個人；

（二）申請鑒定的時間；

（三）申請鑒定的物品及事項；

（四）結論性意見；

（五）鑒定人員信息，鑒定機構印章及日期。

第四章 陳述、申辯與聽證

第二十三條 行政機關在作出行政處罰決定之前，告知當事人陳述、申辯與聽證的權利應在文書上體現。陳述、申辯與聽證階段的文書包括：陳述、申辯（聽證）告知書，陳述、申辯筆錄，聽證通知書，聽證筆錄，聽證報告。

第二十四條 陳述、申辯（聽證）告知書應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（住）址、法定代表人等情況；

（二）執法人員認定的違法事實；

（三）違反的法律、法規和規章的名稱及相應的條、款、項、目；

（四）依據法律、法規或規章的條、款、項、目，擬作出行政處罰的種類和幅度；

（五）當事人依法享有陳述、申辯或要求聽證的權利及法定期限；

（六）執法人員簽名，行政機關的名稱、地址、印章及日期；

（七）當事人簽名及日期。

第二十五條 當事人陳述、申辯的，應當制作陳述、申辯筆錄。

陳述、申辯筆錄應當具備下列內容：

（一）案由；

（二）起止時間和地點；

（三）當事人名稱（姓名）、地（住）址、法定代表人等情況；

（四）陳述、申辯人姓名及與當事人關系；

（五）執法人員和記錄人的姓名、職務；

（六）當事人對案件涉及的事實、證據、適用法律以及辦案程序方面進行陳述、申辯的內容；

（七）當事人對陳述、申辯筆錄核對并逐頁頂格簽名。

當事人放棄陳述、申辯與聽證權利的，應有本人簽名確認或執法人員記錄及簽名。

第二十六條 符合法定條件，當事人要求聽證的，行政機關應當組織聽證，下達聽證通知書。

聽證通知書應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（住）址、法定代表人等情況；

（二）聽證會案由

（三）舉行聽證的時間、地點、聯系人、電話；

（四）聽證主持人、記錄人的姓名；

（五）明示當事人可以委托1～2名代理人參加聽證；

（六）明示當事人有要求聽證主持人、記錄人回避的權利；

（七）行政機關印章及日期；

（八）當事人簽名及日期。

第二十七條 聽證過程應當制作聽證筆錄。

聽證筆錄應當具備下列內容：

（一）案由；

（二）舉行聽證的時間、地點；

（三）聽證是否公開舉行；

（四）聽證主持人，記錄人，執法人員，當事人，代理人，第三人的基本情況；

（五）執法人員對當事人違法事實的認定，違反的法律、法規和規章，處罰建議及法定依據；

（六）當事人對案件涉及的事實、證據、適用法律以及辦案程序方面進行申辯和質證的內容；

（七）當事人及其代理人、第三人及其代理人、執法人員、聽證主持人逐頁在聽證筆錄上簽名。

第二十八條 聽證會結束后，應當制作聽證報告。

聽證報告應當具備下列內容：

（一）案由；

（二）聽證會的時間、地點和參加人的情況；

（三）當事人對案件涉及的事實、證據、適用法律以及辦案程序進行申辯和質證的內容；

（四）爭議的焦點問題；

（五）主持人的意見和建議。

第五章 審查決定

第二十九條 案件調查終結，行政機關應當對調查結果進行審查并作出處罰決定。這一階段的文書有：案件處理呈批報告表、重大（情節復雜）案件集體討論記錄、責令改正通知書、行政處罰決定書。

第三十條 案件調查終結，執法人員應當向行政機關作出案件處理呈批報告表。

案件處理呈批報告表應當具備下列內容：

（一）案由；

（二）當事人名稱（姓名）、地（?。┲?、法定代表人等情況；

（三）違法事實及證據；

（四）違反的法律、法規、規章的名稱及條、款、項、目；

（五）執法人員對當事人陳述、申辯或聽證所提出意見的采納情況及理由；

（六）承辦案件的執法人員提出的處罰建議及法定依據；

（七）辦案機構負責人意見、簽名及日期；

（八）行政機關領導意見，簽名及日期。

第三十一條 對情節復雜或者重大違法行為給予較重行政處罰的，或行政機關領導認為應當集體討論的案件，應當集體討論，并作出記錄。

案件集體討論記錄應當具備下列內容：

（一）集體討論的時間、地點；

（二）案由；

（三）主持人、出席人員、列席人員、記錄人員的姓名及職務；

（四）執法人員匯報當事人主要違法事實，當事人陳述申辯的主要內容和聽證報告的內容，是否采納及其理由，處罰建議及法定依據；

（三）每個參加討論人員的觀點和意見；

（四）參加討論人員簽字；

（七）結論性意見。

第三十二條 對在案件調查過程中發現的違法行為，依法應當制止或責令改正的，應當責令改正并下發責令改正通知書。

責令改正通知書應當具備下列內容：

（一）當事人名稱（姓名）、地（住）址、法定代表人等情況；

（二）違法事實；

（三）違反法律、法規和規章的名稱及具體條、款、項、目；

（四）依據的法律、法規和規章及責令停止違法行為或責令改正的內容和期限；

（五）行政機關印章及日期；

（六）當事人簽名及日期。

第三十三條 行政機關決定給予行政處罰的，應當制作行政處罰決定書。

行政處罰決定書應當具備下列內容：

（一）編號；

（二）當事人名稱（姓名）、地（?。┲贰⒎ǘù砣说惹闆r；

（三）違法事實并簡述相關證據，違反的法律、法規和規章的名稱及條、款、項、目；

（四）行政處罰依據的法律、法規、規章的名稱及條、款、項、目，給于行政處罰的種類及幅度；

（五）行政機關行使自由裁量權的理由；

（六）行政處罰的履行方式和期限；

（七）不服行政處罰決定，申請行政復議或者提起行政訴訟的機關和期限（行政復議前置的可不告知申請行政訴訟的權利）及投訴舉報電話；

（八）作出行政處罰決定的行政機關名稱和日期及印章。

行政處罰決定書應采用打字的文書下達。

第三十四條 責令改正與行政處罰同時作出的，責令改正與行政處罰可一并通過行政處罰決定書下達。

第六章 送達執行

第三十五條 送達執行階段，包括對行政處罰決定書的送達和行政處罰的執行情況。

第三十六條 行政處罰決定書送達當事人的，應當填寫送達回執。

送達回執應當具備下列內容：

（一）送達文書的名稱；

（二）受送達人的名稱（姓名）；

（三）送達時間、地點；

（四）送達方式及簽收情況；

（五）受送達人或代收人簽名及日期；

（六）送達人簽名及日期。

代收送達、留置送達的應在備注中注明，并有代收人或見證人簽名；公告送達應將公告文書歸檔入卷；郵寄送達的可以將掛號信回執粘貼于備注中。

其他行政處罰文書需送達的，可按本條規定執行。

第三十七條 行政處罰的執行情況，在案卷中應有文書記載。

行政處罰全部履行的，應有相應的憑證。如行政處罰繳款書或票據，沒收及銷毀物品的處置記錄。

分期、延期繳納罰款的，應有相應的審批文書。

第七章 結 案

第三十八條 行政處罰案件辦結后，應當作出結案報告。

結案報告應當具備下列內容：

（一）案由及案情；

（二）行政機關處理決定及執行情況；

（三）執法人員意見、簽名及日期；

（四）辦案機構負責人意見、簽名及日期；

（五）行政機關領導意見，簽名及日期。

第八章 簡易程序

第三十九條 適用簡易程序，當場作出行政處罰決定的，應當制作當場行政處罰決定書。

行政處罰決定書應當具備下列內容：

（一）處罰決定書名稱、編號；

（二）當事人名稱（姓名）、地（?。┲?、法定代表人等情況；

（三）違法事實及違反的法律、法規和規章的名稱及條、款、項、目；

（四）當事人陳述、申辯的主要內容；

（五）行政處罰依據的法律、法規和規章的名稱及條、款、項、目，給于行政處罰的種類及幅度；

（六）行政處罰的履行方式和期限；

（七）不服行政處罰決定，申請行政復議或者提起行政訴訟的機關和期限及投訴舉報的電話；

（八）作出行政處罰決定的行政機關的名稱及印章；

（九）作出行政處罰決定的日期；

（十）當場實施處罰的執法人員的執法證件號碼及簽名；

（十一）當事人在存根聯簽名。

當場行政處罰決定書可用格式文書填寫。

第四十條 應將簡易程序當場行政處罰決定書的存根作為案卷存檔。

第九章 歸 檔

第四十一條 行政處罰案卷實行一卷一號，一案一卷制度。

第四十二條 行政執法機關應當在行政處罰案件辦結后15日內按規定將辦案文書立卷歸檔。

第四十三條 案卷應用易于存放的紙質材料作為封皮。

第四十四條 案卷不應金屬裝訂，且案卷內不能有其他金屬物。

第四十五條 卷內應有文書目錄，并且填寫規范。

第四十六條 卷內文書不能采用鉛筆或圓珠筆填寫。

第四十七條 卷內文書一般按時間順序排列。

采用阿拉伯數字逐頁編寫頁碼，正頁在右上角，反頁在左上角。

第四十八條 有關機關調取行政處罰案卷應當出具書面憑證；逾期未歸還的，管理人員應當及時催收。

第十章 附 則

第四十九條 本標準中所稱的當事人簽名包括：簽名、手印或印章。

第五十條 直接辦案執法人員的執法證件號碼在案卷中應當有所體現。

第五十一條 案件中需要當事人簽名、簽收，當事人拒絕簽名、簽收或不在現場的，應在文書中由兩名以上執法人員簽字注明。具備條件的，應有見證人簽字。

第五十二條 本標準自2007年9月1日起施行。

第五篇：北京市行政處罰案卷標準

北京市行政處罰案卷標準

總 則

1.適用范圍。本標準適用于本市各級行政機關（包括經合法授權或委托實施行政處罰的組織）按照法定一般程序實施行政處罰的案卷。

2.標準依據。本標準依據《中華人民共和國行政處罰法》和《中華人民共和國檔案法》，以及市政府的有關規定制定。

3.術語

3.1 本標準所稱處罰主體是指依法享有行政處罰權的行政機關和法律、法規授權實施行政處罰的具有管理公共事務職能的組織。

3.2 本標準所稱被處罰主體是指作出違反法律、法規、規章的行為并受到行政機關依法給予行政處罰的公民、法人或者其他組織。

3.3本標準所稱行政機關負責人是指行政機關的法定代表人或者主管負責人；行政機關所屬執法機構的負責人和受委托組織的負責人，也可視為“行政機關負責人”，但應在行政機關內部執法程序或者執法委托書中明確規定。

3.4本標準所稱當事人基本情況：當事人是公民的，應當包括姓名、性別、年齡、單位、住址等；當事人是法人或者其他組織的，應當包括單位名稱、地址、法定代表人或者負責人姓名等。

3.5本標準所稱基本標準是指反映行政處罰案卷基本要素的標準。包括主體資格、事實證據、適用法律和程序規則等。

3.6本標準所稱一般標準是指反映行政處罰案卷中各種法律文書制作和使用規范的一般要求的標準。

3.7本標準所稱技術處理是指在案卷文書涂改處按壓指印或者加蓋印章等。

基本標準

4.主體資格 4.1 處罰主體：

4.1.1 實施行政處罰的主體具有法定資格。

4.1.2 實施行政處罰符合法定權限。4.1.3 印章使用符合法律規定。4.2 被處罰主體：

4.2.1 被處罰主體確認清楚。

4.2.2 被處罰主體是依法能夠獨立行使權利、承擔法律責任的公民、法人或者其他組織。

4.2.3 被處罰主體是違法行為的當事人。5.事實證據

5.1 作出行政處罰所認定的違法事實是法律、法規、規章規定應當給予行政處罰的事實。

5.2 法律文書能夠準確記載違法行為的時間、地點、情節、程度和后果。

5.3 卷內證據應當具備合法性和有效性。

5.4 卷內證據能夠證明違法行為的性質、情節、程度和危害后果。

6.適用法律

6.1認定違法事實和實施行政處罰的依據是現行有效的法律、法規、規章。

6.2 認定違法事實和實施行政處罰引用法律、法規、規章依據及其條、款、項、目準確無誤。6.3行政處罰的種類和幅度符合法定要求。

7.程序規則

7.1 實施行政處罰按照立案、調查取證、審查決定、送達執行的步驟進行。

7.2 實施行政處罰符合法定程序和規則。

7.3 履行行政處罰程序的每一環節有相應法律文書記載，并符合法定形式要件。

7.4行政機關在適用行政處罰程序時，可在法律允許的范圍內，適當簡化文書和工作環節。

一般標準

8.立案。主要文書：立案審批表

立案審批表應當記載初步掌握的案件當事人和案件情況，并準確記載案件來源、承辦意見、審批意見、審批時間等。

9.調查取證。主要文書有調查筆錄、取證文書、鑒定結論或相關說明、聽證文書、調查終結報告等。

9.1 調查筆錄。包括：詢問筆錄、檢查（勘驗）筆錄等。9.1.1 詢問筆錄。應當準確記載詢問起止的時間和地點、詢問人和記錄人簽名、被詢問人的基本情況、詢問內容、被詢問人對筆錄的意見及簽名或蓋章。

9.1.2 檢查（勘驗）筆錄。應當準確記載檢查（勘驗）時間和地點、被檢查人的基本情況、檢查（勘驗）的內容、檢查人員簽名、被檢查人對筆錄的意見及簽名或者蓋章。

9.2 抽樣取證文書。包括取證審批文書、取證通知書、物品清單、物品處理通知書。

9.2.1取證審批文書。應當準確記載案件調查的基本情況、需要取證的理由、取證內容、承辦人意見、負責人審批意見及其申請和批準時間。

9.2.2取證通知書。應當準確記載當事人名稱（姓名），取證事由、時間和地點，行政機關印章。

9.2.3物品清單。應當準確記載物品的數量、品級、名稱、規格、型號、形態，當事人簽名或者蓋章，兩名執法人員簽名或者蓋章。

9.2.4物品處理通知書。應當準確記載當事人的名稱（姓名）、物品處理意見、執法人員、當事人簽名或者蓋章、行政機關印章和通知時間。

9.3 先行登記保存證據文書。包括先行登記保存證據審批文書、先行登記保存證據通知書、物品清單、物品處理通知書。（文書內容同本標準9.2所列各項）

9.4相關證明文書。包括鑒定結論、相關說明和授權委托書。

9.4.1鑒定結論或者相關說明。應當準確記載鑒定或者說明的單位或者個人名稱、申請鑒定或者說明的時間及事由、明確的結論性意見；鑒定或者說明部門的印章和鑒定時間。

9.4.2授權委托書。應當注明受托人姓名，授權委托的內容和時間，授權委托人簽名或者蓋章。

9.5 聽證文書。包括聽證告知書、聽證通知書、聽證公告、聽證記錄、聽證報告等。

9.5.1 聽證告知書。應當準確記載當事人名稱、違法事實、認定依據、擬作出行政處罰的種類和幅度、當事人依法享有要求舉行聽證的權利、法定期限、行政機關的名稱、地址、印章及其告知時間。

9.5.2 聽證通知書。應當準確記載舉行聽證的時間、地點、聽證主持人的姓名、當事人可以委托代理人參加聽證和有要求聽證主持人回避的權利、行政機關印章及其通知時間。

9.5.3 聽證公告。應當準確記載聽證事由、舉行聽證的時間、地點、行政機關印章及其公告時間。

9.5.4 聽證筆錄。應當準確記載舉行聽證的時間、地點；聽證主持人、記錄人、當事人、代理人、案件調查人的姓名、性別、工作單位、職務、電話、住址等基本情況；案件調查人的案情簡介；當事人對案件涉及的事實、證據和依據進行陳述申辯的內容；當事人簽名。

9.5.5聽證報告。應當準確記載案件來源和案件調查認定的基本情況；舉行聽證的時間、地點和參加人情況；當事人針對行政機關認定的違法事實、情節、適用法律等陳述和申辯的理由和證據，以及從輕、減輕或者不予行政處罰的要求；主持人的意見和建議。

9.6調查終結報告（可與案件處理呈批文書合并使用，報告主要內容同本標準10.1）

10.審查決定。主要文書有：案件處理呈批文書、案件集體討論記錄、行政處罰決定書等。10.1 案件處理呈批文書。應當準確記載當事人的基本情況、調查確認的違法事實、情節、后果；認定和處罰的依據；承辦人意見和簽名；行政機關負責人審批意見、簽名和審批時間。

10.2 行政機關負責人集體討論記錄。應當準確記載集體討論的時間、地點；主持人、出席人員、列席人員、記錄人員的姓名及其職務；案情簡介；會議作出的結論性意見。

10.3 行政處罰決定書。應當準確記載當事人的基本情況；違法事實和證據；違反法律、法規、規章的名稱及其條、款、項、目；實施行政處罰的依據及其種類；行政處罰的履行方式及其期限；當事人不服行政處罰決定，申請行政復議或者提起行政訴訟的途徑和期限；作出行政處罰的行政機關名稱和作出決定的日期；做出行政處罰的行政機關印章。

11.送達執行。主要文書有：送達文書、執行文書。

11.1 送達文書。應當準確記載送達文書的名稱、文號；受送達人的名稱（姓名）；送達的時間、地點和送達方式；行政機關印章、送達人簽名、收件人簽名及其簽收時間。11.2 執行文書。

11.2.1 行政處罰全部履行的，應當具有相應的憑證。如行政處罰繳款書、違法物品監銷單等，此類文書應當按照財政部門的統一要求填制。

11.2.2 行政處罰部分履行的，應當具有相應的審批文書。如延期、分期繳納罰款審批文書或者無法繼續履行的說明等，此類文書應當準確記載當事人的名稱（姓名）和違法事實；違反法律、法規、規章的名稱；承辦人關于延期、分期或者無法繼續履行的理由和簽名；行政機關負責人審批意見、簽名以及審批時間。

11.2.3 行政處罰逾期不履行的，應當具有加處罰款的文書；查封、扣押、凍結文書；申請法院強制執行文書等。

11.2.3.1 加處罰款文書。應當在卷中附存加處罰款的行政處罰繳款書或者銀行代收憑證。

11.2.3.2 查封、扣押、凍結文書。包括審批文書、通知書、物品清單、物品處理通知書等（文書內容同本標準9.2所列各項）。

11.2.3.3 申請法院強制執行文書。按照法院統一要求填制。

12.結案。主要文書是結案審批文書。

12.1 結案審批文書。應當準確記載當事人名稱（姓名）和違法事實；行政機關做出行政處罰決定的內容和時間；行政處罰決定的執行結果；承辦人申請結案的意見、簽名及其時間；行政機關負責人同意結案的意見、簽名及其時間。

13.案件移送文書。應當準確記載當事人基本情況；案件移送理由、移送內容；移送機關名稱、印章以及移送時間等。14.立卷歸檔。應當符合檔案管理的有關規定。14.1 行政處罰案件原則上實行一案一卷，一卷一號。涉及國家機密、商業秘密、個人隱私的案件，可以實行一案多卷，即正卷和副卷。案卷使用檔案部門統一印制的封皮。

14.2 文書填制。卷內文書使用黑色或藍黑色鋼筆、簽字筆或者毛筆書寫，字跡清晰，頁面整潔。涂改處應當進行技術處理，空白處應當做劃線標注。

14.3 證據保存。不能隨文書裝訂立卷的證據，應放入證據袋中，隨卷歸檔，并在證據袋上注明證據的名稱、數量、拍攝時間、地點等內容；不能隨文書立卷裝訂的錄音、錄像或實物證據，需在備考表中注明錄制的內容、數量、時間、地點、責任人及其存放地點等內容。

14.4 文書裝訂順序。卷內文書可選擇下列兩種順序排列：第一種順序是行政處罰決定書和送達回證在前，其余文書按照辦案時間順序排列；第二種順序是行政處罰決定書和送達回證在前，其余文書按照法律文書、證據文書、其他文書設置分類按序排列。

14.5 卷內文書頁碼。采用阿拉伯數字逐頁編寫頁碼，正頁在右上角、反頁在左上角。

14.6 破損文書應修補或者復制。文書過小的應襯紙粘貼，文書過大的應折疊整齊。

14.7 案卷封皮、卷內目錄和備考表填寫規范。案卷裝訂無金屬物。

14.8 立卷歸檔符合檔案法的其它要求。

15.本標準實施中的問題由市政府法制辦公室負責解釋。

16.本標準自發布之日起實施。